Referat for: Frederiksværk Provstiudvalg PU møde 9. december 2014. Kl. 18.30 Mødested: Søborg præstegård, Konfirmandstuen Fraværende med afbud: Mødepunkt 1 PUK samt MR kvartalsrapporter 3. kvt. 2014 1) PUK kvartalsrapport 2. kvt. 2014. Forelægges til PUs godkendelse. (uddeles på mødet) 2) MR kvartalsrapporter 2. kvt. 2014. Kvartalsrapporter er modtaget fra menighedsrådene. 1) Godkendt. 2) De modtagne kvartalsrapporter viser en tendens til et relativt større "mindreforbrug" på driftsbudgettet. På mødet i marts overvejes dette. VEJ nr 9080 af 25-02-2013 - Vejledning om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision. Afsnit 5.2. Bogholderi og rapportering: Et eksemplar af kvartalsrapporten sendes til provstiudvalget/stiftsøvrigheden senest 2 måneder efter kvartalets udløb. Provstiudvalget/stiftsøvrigheden kan beslutte at sende et eksemplar af kvartalsrapporten til provstirevisor senest 2 måneder efter kvartalets udløb. Kvartalsrapporten kan danne grundlag for provstiudvalgets/stiftsøvrighedens forvaltningstilsyn og provstirevisors forvaltningsrevision. 2 Græsted MR - Ansøger overførsel til 2015 samt Ekstraordinært afdrag på lån Sag: Græsted MR - Ansøgninger ved anlægsarbejder - vedr. budget - regnskab - prohibering m.m. (746) - Græsted Sogn 1) Godkendt. 2) Godkendt. 1) Ansøgning om overførsel til 2015. 2) Ansøgning om ekstraordinært afdrag på lån. Græsted MR - Ansøger overførsel til 2015 samt Ekstraordinært afdrag på lån 1) Græsted MR ansøger i brev af 25-11-2014 om overførsel til 2015. Ubrugt anlægsbeløb afsat i budget 2014 til Kirkegårdsmur, kr. 95.000, ønskes overført. 2) Græsted MR ansøger i brev af 25-11-2014 om anvendelse af overskydende beløb kr. 165.145, ej udbetalt restbeløb på stiftsmiddellån vedr. Referat,09-12-2014 Side: 1
Mødepunkt Præstegårdsladen. Beløbet ønskes anvendt til indbetaling af ekstraordinært afdrag på stiftsmiddellån vedr. minirestaurering af kirken, som vil kunne være endeligt afdraget i 2016. 3 PU - Fokuspunkter Status/Eventuelt som skal behandles. b) Statistik er sendt ud til menighedsrådene. Punktet sættes på dagsorden ved næste formandsmøde. PU har som vision udvalgt 4 fokuspunkter: a) Målsætning - side 2 b) Statistik (sagsnr. 948) c) Konfirmander d) Personale 4 Udvalget om samarbejde mellem menighedsråd Sag: Fælles udvalg for samarbejde mellem menighedsråd af 29-04-2014 (931) Status/Eventuelt som skal behandles. På formandsmødet d. 04-11-2014 blev udvalgets udarbejdede positivliste over samarbejdsmuligheder præsenteret. SVARBLANKETTEN der er udsendt sammen med referat fra formandsmødet til menighedsrådsformændene, bedes returneret til provstikontoret. ALLE menighedsråd bedes returnere en udfyldt svarblanket. Tilbagemelding på svarblanketten udsættes til slutningen af februar 2015. Menighedsrådene opfordres til på deres møder at arbejde med samarbejdsmulighederne. Er der er interesse for at arbejde videre med samarbejdsløsninger. Menighedsrådene skal være villige til, både at afgive kompetencer samt til at medvirke til betaling. Ønsker menighedsrådene at gå videre med nogle af foreslagene, skal udvalget have tilbagemelding inden udgangen af januar 2015. SVARBLANKET er udsendt sammen med referatet til menighedsrådsformændene, Tilbagemelding skal ske til provstikontoret. Udvalgets positivliste over samarbejdsmuligheder: Regnskabsfunktion Personalekonsulent Præstesekretærfunktion Kirkegårdssamarbejde Bygninger Arkiver 2014-1104 - MR-svarblanket for samarbejdsaftale- (Kopi) Referat,09-12-2014 Side: 2
Mødepunkt 2014-1104 - Formandsmøde - referat- (Kopi) 5 Torup MR - Lynæs kirkes tag (Sag:876) Intet modtaget - Udsættes! Er til behandling såfremt låneansøgning og finansieringsplan er modtaget fra Torup menighedsråd inden provstiudvalgsmødet. (Stiftsøvrigheden har i Dok.nr. 80699/14, af 03-07-2014, godkendt udskiftning af Lynæs kirkes tag.) Referat,09-12-2014 Side: 3
Orientering 6 Valby MR - Udarbejdelse af detailprojekt for nyt tag på kirken Sag: Valby kirke - Renovering af kirkens tag (937) - Valby Sogn Taget til efterretning. Valby Kirke - HS godkender udarbejdelse af detailprojekt vedrørende nyt tag Stiftsøvrigheden har i brev af 19-11-2014, dok.nr. 132575/14 til Valby menighedsråd, godkendt udarbejdelse af detailprojekt vedrørende nyt tag på Valby Kirke. 7 PUs Bygherrekonsulentaftale er godkendt Sag: Konsulentaftale Bygherrerådgivning (946) Taget til efterretning. Bygherrekonsulentaftale er godkendt og underskrevet, med ikrafttrædelse pr. 17-11- 2014. VS: udkast til aftale Referat,09-12-2014 Side: 4
Underskrifter vedr. møde d. 09-12-2014 Birgit Jakobsen Hasselager Bent Peetz Birgit Jakobsen Hasselager Birgit Sommer Ejvind Hartmund Else Rosenlund Korsholm Peter Søndergaard Poul Erik Kandrup Referat,09-12-2014 Side: 5