2. november 2011 J.nr.: 2011-4221-54 Sagsbehandler: MLT003 KONCERNSERVICE Landlystvej 34 2650 Hvidovre Telefon: 4515 6004 E-mail: Web: MLT003@politi.dk www.politi.dk Teknisk dialog om it-drift
Indhold 1. Formål med gennemførelse af teknisk dialog... 3 2. Om politiet... 3 3. Afvikling af den tekniske dialog... 5 3.1 Temaer... 5 3.2 Leverandørens præsentation... 6 4. Formalia... 6 4.1 Invitation til deltagelse i teknisk dialog... 6 4.2 Præklusiv tilmeldingsfrist... 6 4.3 Udvælgelseskriterier... 7 4.4 Tidspunkt for gennemførelse af teknisk dialog... 7 4.5 Hvordan gennemføres den tekniske dialog... 8 4.6 Rettigheder og forpligtelser... 8 Bilag... 8 Bilag 1... 8 Bilag 2... 8 Bilag 3... 8 Side 2
1. Formål med gennemførelse af teknisk dialog Side 3 For at opnå en indsigt i markedsforholdene for it-drift, der gør det muligt at beslutte, hvordan politiets driftsydelser mest hensigtsmæssigt udbydes og eventuelt opdeles for at få en god konkurrenceudsættelse og markedskonforme ydelser, ønsker Rigspolitiet at gennemføre en teknisk dialog med relevante markedsaktører. Denne tekniske dialog skal danne grundlag for beslutninger om centrale elementer i tilrettelæggelsen af et kommende udbud af it-drift og skal give inspiration til, hvordan ydelserne mest hensigtsmæssigt udbydes, og de tilhørende kommercielle forhold, som kan sikre Rigspolitiet attraktive leverancer i aftalt kvalitet og en succesfuld transition. 2. Om politiet Politiet i Danmark, på Færøerne og i Grønland udgør et fælles korps. Justitsministeren er politiets øverste chef. Politiet er overordnet organiseret i Rigspolitiet og 12 kredse samt Politiet på Færøerne og i Grønland. Rigspolitiet fungerer som en overordnet styrelse for politiet i hele landet, der ledes af rigspolitichefen. Rigspolitiet er organiseret i to hovedområder: Politiområdet og Administrationsområdet. Politiets Efterretningstjeneste (PET) hører også under Rigspolitiet. Under Justitsministeriet hører tillige anklagemyndigheden. Den øverste ansvarlige for anklagemyndigheden er Rigsadvokaten. De 6 regionale statsadvokater samt statsadvokaten for Særlige Internationale straffesager (SAIS) og Statsadvokaten for Særlig Økonomisk Kriminalitet (SØK) refererer til Rigsadvokaten. Figur 1 Politiets og anklagemyndighedens overordnede organisering.
Figur 2 Rigspolitiets organisering Side 4 De 12 politikredse er typisk organiseret i overensstemmelse med nedenstående model. Figur 3 Kredsenes typiske organisering Landet er inddelt i følgende 12 politikredse: Nordjylland Østjylland Midt- og Vestjylland Sydøstjylland Syd og Sønderjylland Fyn Sydsjælland Midt- og Vestsjælland Nordsjælland Københavns Vestegn København Bornholm Hertil kommer politiet på Færøerne og i Grønland.
De første 10 af de ovenstående politikredse ligner organisatorisk hinanden med 700-900 ansatte. København har 2.600 ansatte, og Bornholm har 80 ansatte. Ca. 75% af de ansatte er politiuddannede. Side 5 Samtlige politikredse har døgnbetjente politistationer (hovedstationer) og understationer, hvor nogle kun er åbne i dagtimerne. I tyndere beboede landområder er der desuden landbetjente. Kredsene har hver især politistationer og kontorlokaler mv. på 15-30 forskellige lokationer undtagen Bornholm med blot to. Politiet havde i 2009 i alt 14.653 ansatte, hvoraf 10.782 var politiuddannede. Størstedelen af politiets personaleressourcer anvendes til løsningen af traditionelle politiopgaver, men politiet anvender også knap 1.700 årsværk på administrative funktioner såsom HR, økonomi, indkøb og IT mv. 3. Afvikling af den tekniske dialog Den tekniske dialog gennemføres som møder mellem Rigspolitiet og relevante leverandører. Der deltager kun 1 leverandør pr. møde. Der afholdes ét møde pr. leverandør. Møderne varer maksimalt 3 timer. Fra Rigspolitiet deltager repræsentanter fra Koncern IT (KIT) og Koncernservice. I møderne deltager tillige Deloitte, som bistår Rigspolitiet i tilrettelæggelsen og gennemførelsen af udbuddet af it-drift. Den tekniske dialog har form af leverandørens mundtlige forelæggelse af en skriftlig præsentation på baggrund af de informationer og temaer, der er givet i det følgende. Det er Rigspolitiets forventning, at leverandøren i sin tilgang sammenligner Rigspolitiet med andre relevante og sammenlignelige kunder, fremfører de erfaringer, som leverandøren har gjort sig, samt at leverandøren sætter disse i forhold til de generelle tendenser i markedet. 3.1 Temaer Rigspolitiet ønsker leverandørens synspunkter på følgende temaer i forbindelse med den tekniske dialog. Leverancemodeller Vederlagsmodeller Dokumentation og transition Servicemål, incitamenter og sikkerhedskrav Fleksibilitet Øvrige forhold Temaerne er uddybet i Bilag 2.
3.2 Leverandørens præsentation Præsentationen disponeres efter følgende struktur. Side 6 Leverancemodeller Vederlagsmodeller Dokumentation og transition Servicemål, incitamenter og sikkerhedskrav Fleksibilitet Øvrige forhold Da der er afsat maksimalt 3 timer pr. leverandør, må leverandørens mundtlige forelæggelse af den skriftlige præsentation ikke vare længere end 2 timer, således at der er mulighed for Rigspolitiet til at stille spørgsmål til leverandørens præsentation i den resterende tid. Rigspolitiet har anført temaerne i prioriteret rækkefølge. Såfremt leverandøren i sin mundtlige forelæggelse på 2 timer ikke når igennem alle temaer vil Rigspolitiet selv orientere sig i øvrige temaer via den skriftlige præsentation. Det understreges, at Rigspolitiet ikke ønsker en generel præsentation af leverandørens virksomhed, forretningskoncept mv. Rigspolitiet ønsker, at den tekniske dialog i det hele fokuserer på den inspiration, som leverandøren kan give til et kommende udbud af it-drift for politiet. 4. Formalia 4.1 Invitation til deltagelse i teknisk dialog Nærværende invitation til teknisk dialog er sendt elektronisk onsdag d. 2. november 2011 til EU-tidende som en vejledende forhåndsmeddelelse. Nærværende materiale er offentliggjort onsdag d. 2. november 2011 på www.politi.dk (http://www.politi.dk/da/ompolitiet/indkob/) 4.2 Præklusiv tilmeldingsfrist Leverandøren skal senest fredag d. 11. november 2011 kl. 14.00 tilmelde sig den tekniske dialog. Tilmelding skal ske på følgende mailadresse: driftsudbud@ekstern.politi.dk Samtidig med tilmeldingen skal leverandøren fremsende et udfyldt bilag 3. Tilmeldinger, der modtages efter tidsfristens udløb, eller tilmeldinger, der ikke er vedlagt et udfyldt bilag 3, kommer ikke i betragtning.
Side 7 4.3 Udvælgelseskriterier Rigspolitiet ønsker at gennemføre teknisk dialog med maksimalt 7 relevante leverandører. Såfremt Rigspolitiet modtager tilmeldinger, der overstiger dette antal, forbeholder Rigspolitiet sig ret til at udvælge hvilke leverandører, der gennemføres teknisk dialog med. Udvælgelsen af leverandører sker i så fald på baggrund af følgende, prioriterede udvælgelseskriterier: Erfaring med sammenlignelige driftsydelser på en flerhed af de teknologiske platforme, som Rigspolitiet anvender, jf. bilag 1 Erfaring med drift af systemer med skærpede sikkerhedskrav, jf. bilag 1 Omsætningen inden for it-driftsydelser til offentlige myndigheder i det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af, hvornår leverandøren blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger Leverandøren skal udfylde vedlagte bilag 3 og medsende dette ved tilmeldingen, jf. pkt. 4.2. 4.4 Tidspunkt for gennemførelse af teknisk dialog Den tekniske dialog gennemføres i perioden fra tirsdag d. 15. november til torsdag d. 24. November 2011, begge dage inklusiv. Rigspolitiet har reserveret følgende mødetidspunkter: Tirsdag den 15/11 kl. 10-13 Torsdag den 17/11 kl. 10-13 Mandag den 21/11 kl. 13-16 Tirsdag den 22/11 kl. 9-12 Onsdag den 23/11 kl. 9-12 Onsdag den 23/11 kl. 13-16 Torsdag den 24/11 kl. 10-13 Tildeling af mødetidspunkt sker på følgende måde: Den leverandør, der først tilmelder sig den tekniske dialog, får først mulighed for at vælge et mødetidspunkt i ovenstående liste, og så fremdeles, forudsat at den pågældende bliver udvalgt til at deltage i den tekniske dialog. Leverandøren angiver i bilag 3 en prioritering af ovennævnte mødetidspunkter.
Møderne afholdes hos Rigspolitiet, Koncern IT, Landlystvej 34, 2650 Hvidovre. Side 8 4.5 Hvordan gennemføres den tekniske dialog På mødet fremlægger leverandøren sin skriftlige præsentation, der er disponeret i overensstemmelse med pkt. 3.2. Rigspolitiet foretrækker, at leverandøren fremsender sin præsentation senest kl. 10.00 dagen før gennemførelsen af den tekniske dialog med den pågældende leverandør til den anførte mailadresse i pkt. 4.2. Fremsendelsen skal ske i PDF-format. Derudover skal leverandøren til dialogmødet medbringe materialet på en USB i MS Office format. 4.6 Rettigheder og forpligtelser Rigspolitiet forbeholder sig ret til at anvende de informationer, der måtte komme til Rigspolitiets kendskab i forbindelse med den tekniske dialog. Informationerne kan anvendes i forbindelse med Rigspolitiets udarbejdelse af det samlede udbudsmateriale. Bilag Bilag 1 Overordnet beskrivelse af Rigspolitiets mål med udbuddet og det nuværende it-miljø Bilag 2 Uddybning af temaer jf. punkt 3.1 Bilag 3 Skema til brug for afgivelse af oplysninger vedrørende leverandøren, jf. pkt. 4.3