Kontraktbilag 8 (præciseret) Retningslinjer vedr. tildeling

Transkript

1 Kontraktbilag 8 (præciseret) Retningslinjer vedr. tildeling Rammeaftale Nærværende bilag er gældende fra 14. september Bilaget erstatter tidligere Kontraktbilag 08 således at tildelinger foretaget på Rammeaftale efter den 14. september 2010 skal foretages efter dette bilag

2 Indholdsfortegnelse 1. Direkte tildeling Generelt om direkte tildeling Generelt om evaluering ved direkte tildeling Tildelingskriterium og øvrige kriterier... 4 Følgende tildelingskriterium skal anvendes: Det økonomisk mest fordelagtige tilbud Miniudbud Generelt om Miniudbud Generelt om evaluering ved Miniudbud Tildelingskriterium og øvrige kriterier E-auktion Side 2 af 13

3 1. Direkte tildeling 1.1. Generelt om direkte tildeling Kunden både kan og skal anvende direkte tildeling i alle situationer, hvor samtlige betingelser for anskaffelsen er fastlagt ved Rammeaftalen med tilhørende Rammeaftalebilag. Ved direkte tildeling må der ikke ændres i de tekniske krav, priser, takster og øvrige betingelser, der i henhold til selve Rammeaftalen gælder for Leverandørens Produkter og Ydelser Generelt om evaluering ved direkte tildeling Ved tildeling af Leveringsaftale uden genåbning af konkurrencen skal Kunder foretage deres tildeling på baggrund af det konkrete behov. Behovet skal opgøres på et sagligt grundlag og ud fra objektive, gennemsigtige og ikke-diskriminerende kriterier. Kunden skal indgå leveringsaftalen med den Leverandør, som ud fra Kundens konkrete behov evalueres til at have afgivet det bedste tilbud på rammeaftalen. Kunden skal i den forbindelse anvende nedenstående kriterier, der gælder for Rammeaftalen. Kunden kan hverken tilføje nye kriterier eller slette eksisterende kriterier, men må kun anvende de nedenfor anførte kriterier. Kriterier er angivet under punkt 1.3. Kunden skal anvende de i Rammeaftalen definerede procentmæssige vægte af kriterier, og skal ved sin tildeling følge den nedenfor angivne vægtningsmæssige prioriterede rækkefølge. Ud fra det konkrete saglige og objektive behov skal Kunden vægte og vurdere de samme kriterier, som SKI har brugt ved udbuddet af selve Rammeaftalen. Endvidere kan de konkrete behov efter omstændighederne indebære, at et kriterium vurderes ens i forhold til samtlige Leverandører. I den situation indgår det pågældende kriterium fortsat i den anførte prioriterings rækkefølge, men samtlige Leverandører opnår blot samme vurdering i forhold til det pågældende kriterium. Dette kan forekomme, hvor de konkrete behov medfører, at et kriterium ingen relevans har i forhold til Kundens konkrete behov, eller hvor kundens behov er så konkret, at alle Leverandører opnår samme vurdering i forhold til det pågældende kriterium. Side 3 af 13

4 1.3 Tildelingskriterium og øvrige kriterier Følgende tildelingskriterium skal anvendes: Det økonomisk mest fordelagtige tilbud Følgende kriterier gælder for Rammeaftalen: Side 4 af 13

5 Side 5 af 13

6 Side 6 af 13

7 Side 7 af 13

8 Side 8 af 13

9 Side 9 af 13

10 2. Miniudbud 2.1. Generelt om Miniudbud Kunden skal genåbne konkurrencen ved et Miniudbud, hvis et eller flere af følgende behov er gældende: Levering og service vilkår afviger fra det i Rammeaftalen gældende (f. eks. Kunden ønsker levering på faste ugedage og ikke som angivet i Rammeaftalen) Miljøkrav afviger fra det i Rammeaftalen gældende (f.eks. Kunden ønsker skærpede krav til vejledning i forbindelse med valg af miljørigtige produkter) Kundens indkøbsmønster afviger væsentligt fra varekurv fastsat i udbuddet (f. eks. et væsentlig større behov for varer uden for varekurven end forudsat i udbudsmaterialet) Den konkrete mængde/værdi overstiger væsentligt det højeste rabattrin på koordineringskøbsrabatskalaen Ved sådanne anskaffelser under Rammeaftalen skal SKI s Kunder via et Miniudbud bede om en ordrespecifik markedspris på de konkrete enkeltstående eller successive Produkter og Ydelser i relation til det pågældende behov. Et Miniudbud indebærer, at konkurrencen først bliver afgjort efter Kundens modtagelse af tilbud samt efterfølgende tilbudsvurdering. Følgende procedure skal følges: Kunden opgør sit anskaffelsesbehov og anmoder skriftligt på grundlag heraf om at modtage tilbud indenfor en af Kunden fastsat tilstrækkelig tidsfrist. Kunden skal anmode om et løsningsforslag fra alle leverandører på delaftalen, der potentielt er i stand til at levere det der ønskes anskaffet (de "egnede" Leverandører). De egnede Leverandører er alle de Leverandører på delaftalen, som kan levere den ønskede vare eller tjenesteydelse inden for det sortiment, som Leverandøren kan levere under delaftalen Generelt om evaluering ved Miniudbud Side 10 af 13

11 Kunden skal i et miniudbud foretage en evaluering af rettidigt indkomne konditionsmæssige tilbud, der skal være skriftlige og angive Leverandørens løsningsbeskrivelse samt en konkret ordrespecifik markedspris. Kunden skal anvende de nedenstående kriterier. Kunden kan hverken tilføje nye kriterier eller slette eksisterende kriterier, men må kun anvende de nedenfor anførte kriterier. De således anvendte kriterier skal indbyrdes prioriteres i den rækkefølge, der fremgår nedenfor. Med henblik på at reducere antallet af Leverandører, der inviteres til at udfærdige konkret tilbud, kan Kunden anvende miniudbud i trin. Ved eventuelt miniudbud i trin skal proceduren for det samlede miniudbud samt kriterier anvendt til udvælgelse i de enkelte trin indledningsvis beskrives overfor alle leverandører på Rammeaftalen Tildelingskriterium og øvrige kriterier Side 11 af 13

12 Side 12 af 13

13 3. E-auktion SKIs Kunder skal kunne vælge at gennemføre et Miniudbud ved e-auktion. Afholdelse af e-auktion forudsætter, at de udbudte produkter, beskrives og specificeres nøjagtigt. Konkurrencen i en e-auktion må kun omfatte elementer, der kan vurderes alene ved hjælp af det elektroniske system, uden at Kunden deltager og/eller har mulighed for at foretage en vurdering heraf. Det indebærer, at det kun er elementer, som kan kvantificeres og udtrykkes i tal og procenter, der må gøres til genstand for e-auktionen. Kunden kan således anmode om prisafgivelse via afholdelse af en elektronisk auktion på enkeltstående større ordrer på konkrete anskaffelser. Kunden opgør sit anskaffelsesbehov og inviterer til en elektronisk auktion. Alle leverandører på Rammeaftalen, der er i stand til at udføre opgaven, skal inviteres til at deltage i den elektroniske auktion. En elektronisk auktion kan alene afvikles ud fra delkriteriet Pris. Scoringsenheden til bedømmelse af placering af indkomne bud på en auktion er således pris i DKK. Øvrige relevante forhold, der vedrører de øvrige kriterier, kan alene anvendes i det omfang, de på forhånd objektivt kan omregnes til en værdi i DKK. Inden auktionen påbegyndes skal Kunden have fastlagt en nøjagtig matematisk formel for beregning af auktionens vinder. Specifikationerne og vilkårene for tildeling af en konkret anskaffelse på baggrund af en elektronisk auktion, herunder den præcise matematiske formel for beregning af auktionens vinder, vil konkret blive meddelt Leverandøren i forbindelse med invitationen om at deltage i den elektroniske auktion. Invitationen til deltagelse i den elektroniske auktion skal fremsendes elektronisk og i rimelig tid dog minimum to hverdage inden auktionen påbegyndes. Den elektroniske auktion afvikles på tid i én eller flere runder. Såfremt den elektroniske auktion afvikles i flere runder, skal dette meddeles Leverandøren i invitationen til at deltage i den elektroniske auktion. Side 13 af 13