Udbud af analyse-, evaluerings- og udviklingsopgaver samt konsulentydelser

Transkript

1 Udbud af analyse-, evaluerings- og udviklingsopgaver samt konsulentydelser

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Ydelserne Ordregivende myndighed Udbudsmaterialet Disposition for tilbud Tilbudsfrist og vedståelse Afgivelse af tilbud Skriftlige spørgsmål Udvælgelseskriterier - vurdering af tilbudsgivers egnethed Nærmere om bilagsgruppe A Tildelingskriterier Tildeling af rammeaftale Antal rammeaftaler Forbehold og alternative tilbud Behandling af tilbud Fortrolighed

3 1. Indledning Dette udbud udbydes i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, jfr. bekendtgørelse nr. 937 af Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud med henblik på indgåelse af landsdækkende rammeaftaler med en række leverandører og med en gyldighedsperiode på 4 år. Formålet er at dække det behov, der i den 4 årige periode måtte opstå for udførelsen af en række forskellige analyse-, evaluerings- og udviklingsopgaver samt visse konsulentydelser for følgende offentlige institutioner på beskæftigelsesområdet i Danmark: Beskæftigelsesregionerne Arbejdsmarkedsstyrelsen Jobcentre De anførte institutioner vil hver for sig eller sammen kunne indgå delaftaler under de med Beskæftigelsesregionerne indgåede rammeaftaler. Det tilføjes, at det primært er Beskæftigelsesregionerne, der vil gøre brug af rammeaftaler, som indgås under dette udbud. Det forventes ikke, at Arbejdsmarkedsstyrelsen og Jobcentre i større omfang vil købe ydelser, som er omfattet af de respektive rammeaftaler. Beskæftigelsesregionerne agter ikke at afgive kontrolbud. 3

4 2. Ydelserne Ydelserne, som udbydes, omfatter : 1. Analyseopgaver - Arbejdsmarkedsanalyser - Resultatanalyser - Surveys - Benchmarking - Samspilsanalyser - Andre typer af analyser 2. Evalueringsopgaver - Brugerevalueringer - Resultat- og effektevalueringer - Indsats- og projektevaluering - Procesevaluering - Andre typer af evalueringer 3. Udviklingsopgaver - Udvikling af nye redskaber og metoder - Udvikling af indsatsen - Andre udviklingsopgaver 4. Konsulentydelser - Konsulentbistand mhp. forbedring af indsatsen i jobcentre med resultatproblemer - Konsulentbistand ved udarbejdelse af udbudsmateriale - Konsulentbistand ifm. implementering af nye metoder og redskaber i jobcentrene - Andre konsulentydelser De anførte ydelser er yderligere beskrevet i udbudsmaterialets kravspecifikation, som efterfølgende vil være et bilag til rammeaftalen. 4

5 For hver opgave, der indgås delaftale om, aftales en tidsplan med fastlagte milepæle for opgavens gennemførelse. I delaftalen anføres endvidere et max. timeforbrug. 5

6 3. Ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er de 4 Beskæftigelsesregioner i Danmark i forening, dvs. Beskæftigelsesregion Midtjylland ( Beskæftigelsesregion Syddanmark ( Beskæftigelsesregion Hovedstaden & Sjælland ( Beskæftigelsesregion Nordjylland ( Ordregiveren repræsenteres i forbindelse med udbudsforretningen af: Beskæftigelsesregion Nordjylland Vestre Havnepromenade 9, 3. sal DK-9000 Aalborg Tlf.: Fax: brnord@ams.dk Internetadresse: CVR-nr.: hvortil alle henvendelser, herunder spørgsmål m.v., skal rettes i løbet af udbudsrunden. 4. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består ud over udbudsbetingelserne af: Kravspecifikation Bilagsgruppe A, dvs. Bilag A1 Generel præsentation af tilbudsgiver, herunder oplysning om omsætning inden for de relevante opgavetyper Bilag A2 Gældserklæring vedr. gæld til det offentlige Bilagsgruppe B til vurdering af tilbudsgivers pris og kvalitet mv. (tildelingskriterier), dvs.: Bilag B1 - Pristilbud, herunder evt. rabatter Bilag B2, dvs.: B2.1. Tilbud på analyseopgaver B2.2. Tilbud på evalueringsopgaver 6

7 B2.3. B2.4. Tilbud på udviklingsopgaver Tilbudsgivers redegørelse vedr. tilbud på konsulentydelser Bilag B3 Generel beskrivelse af de ansatte medarbejderes kvalifikationer og erfaringer Bilagsgruppe C, dvs.: Bilag C 1 Betalings- og afregningsregler Bilag C 2 Skabelon for rammeaftale Bilag C 3 Skabelon for delaftale Det samlede udbudsmateriale, kan downloades fra Beskæftigelsesregion Nordjyllands hjemmeside: Rammeaftalen med bilag fastlægger parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med levering af tjenesteydelserne. Rammeaftalerne indgås med valgte leverandører i forbindelse med udbudsforretningens afslutning. I forlængelse af rammeaftalen skal der på baggrund af rammeaftalens bestemmelser fra gang til gang indgås en delaftale mellem én eller flere af de under afsnit 1 nævnte institutioner på beskæftigelsesområdet og den valgte leverandør. I delaftalen beskrives den konkrete ordre. Der henvises til Bilag C 3 med skabelon for delaftale. Beskæftigelsesregionerne forbeholder sig ret til at foretage mindre væsentlige rettelser til udbudsmaterialet, såfremt man bliver opmærksom på fejl eller udeladelser. Sådanne eventuelle rettelser vil ligeledes blive offentliggjort på Beskæftigelsesregion Nordjyllands hjemmeside. 5. Disposition for tilbud Tilbudsgiver skal i forbindelse med afgivelse af sit tilbud benytte og udfylde bilagene i A- og B-gruppen. 7

8 Bilagsgruppe A udgør samlet den ene halvdel af tilbudsgivers tilbud. Bilagene indgår i vurderingen af tilbudsgivers egnethed. Begge bilag i denne bilagsgruppe skal udfyldes, dateres og underskrives af tilbudsgiver. Bilagsgruppe B udgør den anden halvdel af tilbudsgivers tilbud og indgår som bilag til rammeaftalen. Bilagene under B 2 (B 2.1, B 2.2, B 2.3 og B 2.4) skal udfyldes i det omfang, tilbudsgiver afgiver tilbud på de forskellige ydelser eller opgaver. Bilagene skal være skrevet på dansk, printet og underskrevne. Såfremt ovennævnte krav til tilbuddet ikke følges, vil tilbuddet blive afvist som ikke-konditionsmæssigt. 6. Tilbudsfrist og vedståelse Sidste frist for modtagelse af tilbud er den 4. august 2009, kl , lokal tid. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet kommer frem i rette tid. Enhver forsinkelse er beskæftigelsesregionerne uvedkommende. Alle tilbud, som kommer senere end den fastsatte tidsfrist, vil uanset begrundelsen blive afvist som ikke-konditionsmæssige og returneres uåbnede. Rettidigt indkomne tilbud vil ikke blive tilbageleveret. Tilbuddet skal være bindende i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb, dvs. til og med den 3. februar Afgivelse af tilbud Tilbuddet kan enten sendes med post eller afleveres personligt. Tilbuddet skal sendes eller afleveres personligt eller pr. bud i en lukket kuvert/pakke, hvorpå tilbudsgivers navn og adresse tydeligt fremgår. Kuverten skal tydeligt mærkes Udbud af analyseopgaver mv.. Tilbud skal sendes/leveres til: 8

9 Beskæftigelsesregion Nordjylland Vestre Havnepromenade 9, 3. sal DK-9000 Aalborg Tilbud skal være skrevet på dansk og afgivet i 5 (fem) enslydende eksemplarer. Mindst ét af disse eksemplarer skal være dateret og underskrevet (det gældende eksemplar). Desuden skal tilbuddet indeholdes i pdf-format eller andet sædvanligt fil-format på enten en cd-rom eller et USB-stik. Tilbud kan ikke sendes eller afleveres på anden måde eller i anden form end fastsat. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet kommer frem til rette adresse. Alle tilbud, som kommer frem til en anden adresse, vil uanset begrundelsen blive afvist som ikkekonditionsmæssige. Det henstilles, at tilbud, dvs. Bilagsgruppe A og Bilagsgruppe B, indholdsmæssigt begrænses til sammenlagt maksimalt 50 A 4-sider med skriftstørrelse på mindst 12 pkt., samt at bilagene ikke er sammenhæftede eller indsat i mapper. Vedlagt billedmateriale eller henvisninger til f.eks. hjemmesider og lignende vil ikke indgå i bedømmelsen af tilbuddet. Alle udgifter, som tilbudsgiver måtte have i forbindelse med tilbuddet, er ordregiver uvedkommende herunder også, hvis det måtte blive besluttet at aflyse udbudsforretningen på et eller flere områder. 8. Skriftlige spørgsmål Der er mulighed for at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmålene skal stilles på dansk og kan kun stilles elektronisk via udbudshjemmesidens spørgsmålsmodul i tilknytning til udbuddet, dvs. på Beskæftigelsesregion Nordjyllands hjemmeside Kun spørgsmål, der stilles senest den 26. juni 2009, kl. 12, vil blive besvaret. 9

10 Alle spørgsmål og svar vil så vidt muligt løbende blive offentliggjort på i anonymiseret form. Tilbudsgiver skal derfor selv holde sig orienteret på den anførte hjemmeside om spørgsmål og svar, som stilles og afgives under udbudsforretningen. Der kan ikke stilles spørgsmål til udbudsmaterialet på anden måde. Spørgsmål, som er stillet på anden måde, eller som kommer senere end ovenstående frist, vil ikke blive besvaret. Der vil ikke blive afholdt informationsmøde. 9. Udvælgelseskriterier - vurdering af tilbudsgivers egnethed Udvælgelseskriterierne er de kriterier, som ligger til grund for vurderingen af, hvorvidt den enkelte tilbudsgiver anses for egnet til at udføre opgaven. Bilagene i A-gruppen udgør grundlaget for denne vurdering. 9.1 Nærmere om bilagsgruppe A Bilagsgruppe A er grundlaget for beskæftigelsesregionernes vurdering af tilbudsgivers egnethed. Alle bilag i denne bilagsgruppe skal udfyldes, dateres og underskrives af tilbudsgiver. Bilag A1 har til formål at give en generel præsentation af tilbudsgiver, herunder ejerforhold, omsætning, kerneydelser og anvendelse af underleverandører. For så vidt angår omsætning ønskes oplyst virksomhedens samlede omsætning i hvert af de seneste 2 disponible regnskabsår, samt information om, hvor stor en andel af denne omsætning, der vedrører områder, som vurderes relevante for dette udbud. MINDSTEKRAV: Årlig gennemsnitlig omsætning de seneste 2 disponible regnskabsår på min dkr. inden for hvert af de fire områder analyseopgaver, evalueringsopgaver, udviklingsopgaver, konsulentydelser der afgives tilbud på. 10

11 Bilag A 2 er tilbudsgivers erklæring vedrørende gæld til det offentlige. En tilbudsgiver, som har forfalden gæld til det offentlige, som overstiger kr., vil blive vurderet som ikkeegnet. 11

12 10. Tildelingskriterier 10.1 Tildeling af rammeaftale Tildeling af rammeaftalerne vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Nedennævnte kriterier vil i den forbindelse blive lagt til grund med følgende prioritering/vægtning: Pris 50 % Kvalitet, herunder projektstyring og koordinering 50 % Pris Vurderingen af pris omfatter en vurdering af den tilbudte pris i Bilag B 1, afgivet på basis af de aftalte pris- og afregningsregler, priser og rabatter. (Prisregulering i rammeaftalens løbetid sker hver den 1. januar på grundlag af foregående oktober-nettoprisindeks, første gang pr. 1. januar 2011.) Kvalitet Ved kvalitet forstås en vurdering af, i hvilket omfang og med hvilket indhold ordregivers krav og ønsker opfyldes, dvs.; Dokumentation af erfaring med tilsvarende eller lignende opgaver Tilbudsgivers evne til projektstyring og koordinering, herunder overholdelse af tidsfrister Ansatte medarbejderes kvalifikationer og erfaringer jfr. kravspecifikationen samt bilagene B2 B Antal rammeaftaler For at sikre forsyningssikkerhed indgås der på landsplan rammeaftaler med mindst 5 leverandører inden for hver af de 4 opgaver/ydelser. 12

13 11. Forbehold og alternative tilbud Beskæftigelsesregionerne har udarbejdet vedlagte skabelon til rammeaftale med tilhørende bilag. Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for skabelon til rammeaftale og bilagene herunder kravspecifikationen. Tilbudsgiver kan ikke anføre betingelser for at udføre de opgaver, der er omfattet af rammeaftalen. Tilbud, som indeholder forbehold, vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige. Tilbudsgiver kan ikke afgive alternative tilbud. Beskæftigelsesregionerne agter ikke at afgive kontrolbud. 12. Behandling af tilbud Rettidige tilbud vil blive åbnet samlet umiddelbart efter afleveringsfristen. Der vil ikke være mulighed for at overvære åbningen. Tilbud, som er kommet for sent, returneres uåbnet. Indkomne tilbud vil ikke blive tilbageleveret. Udbudsforretningen anses ikke for afsluttet, før rammeaftalerne er underskrevet. Udbyder forbeholder sig ret til med saglig begrundelse at aflyse udbudsforretningen. Uanset om rammeaftalerne tildeles andre end tilbudsgiver, er tilbudsgiveren bundet af sit tilbud indtil vedståelsesfristens udløb den 3. februar Det påregnes, at rammeaftaler kan indgås i uge 35, Fortrolighed Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af udbyder og ordregivere. 13