Hvordan kommer man i gang med contract management?

Transkript

1 RIGSPOLITIET KONCERN IT OG KONCERNINDKØB Hvordan kommer man i gang med contract management? Oplæg til SKI årsdage 2019 v/ Sidse Ünal og Louise Hundebøl JANUAR 2019 Side /

2 Agenda Rigspolitiets organisation Hvem er vi forskellige perspektiver Baggrund for fokus på contract management Hvordan er vi startet? Hvor langt er vi nået? Hvad ligger foran os? Spørgsmål Side /

3 Dansk politi Justitsministeriet Rigsadvokaten 12 politikredse samt politiet på Færøerne og i Grønland Kommunikation Rigspolitiet Rigspolitichef Politiets Efterretningstjeneste (PET) Koncernstyring Politiområdet Koncern IT Koncern HR Koncernindkøb * Der er ca ansatte i politiet. Heraf ca polititjenestemænd og ca civilt ansatte. Side 3 /

4 Rigspolitiets Koncern IT Koncern IT har ansvaret for IT i dansk politi, og vores vigtigste bidrag til politiets arbejde er itløsninger, som fungerer i forhold til den opgave, rolle og samfundsansvar, som politiet har; som er at sikre tryghed og sikkerhed i samfundet. Beskæftiger knap 400 medarbejdere. Drifter og udvikler politiets it-systemer og platforme, som omfavner alt fra store EU-projekter til simple optimeringer og vedligeholdelse i politiets systemportefølje. Varetager it-brugersupport til alle i politiet. Rigspolitiets Koncernindkøb Koncernindkøb har det overordnede ansvar for indkøb i politiet og er retningssættende for de indkøbsfaglige processer på tværs af organisationen. Rådgiver om indkøb og gennemfører udbud. 37 medarbejdere, heraf 2 contract managere. Kontraktopfølgning på centrale aftaler i samarbejde med forretningsejere, bortset fra ITkontrakter, Facility Management og SINE, hvor der sker specialiseret opfølgning. Side /

5 Baggrund fokus på overholdelse af udbudsreglerne Side 5 /

6 Hvorfor kontraktstyring? Sikre, at der sker en løbende og systematisk opfølgning og styring af politiets aftaler, herunder: At der købes lovligt ind på aftalerne At leverancerne svarer til det aftalte med hensyn til pris, serviceniveau og kvalitet At alle aftalens forpligtelser overholdes af begge parter At alle mål med at indgå aftalerne opfyldes At skabe grundlaget for en åben og konstruktiv dialog med leverandører Side 6 /

7 Udviklingstrin Systemunderstøttelse Organisationsudvikling Roller, ansvar og ejerskab Udvikling af koncept Kontraktoverblik Side 7 /

8 Kontraktoverblik Helt lavpraktisk - hvilke aftaler har vi? Kontraktdatabase KommFu Hvilke typer af aftaler, er det? (Rammeaftaler, kontrakter, leveringsaftaler) Kan vi finde alle aftaler? (underskrevet og inkl. bilag) Faktaboks Spend på 1,9 mia. i 2018 (ekskl. husleje o.l.) Ca aktive kontrakt ID 211 centrale aftaler Ca. 240 IT-aftaler Oprettelse af unikke kontrakt ID til alle aftaler over kr. også allerede eksisterende aftaler Ny (obligatorisk) konteringsdimension overblik over samlet forbrug på aftaler Side 8 /

9 Kontraktoverblik Side 9 /

10 Dokumentstruktur til dokumentstyring og segmentering Leverandør 1. niveau Aktive Inaktive 2. niveau ID-kontraktnavn 3. niveau 1. Tracking Tool 2. Gældende kontrakt 3. Ændringsanmodninger 4. Rapporter 5. Hændelsesdokumentation 6. Arkiv 4. niveau Kontrakt ID-Navn 4.1 Måned 5.1 Måned 6.1 Gamle kontraktversioner Bilag 6.2 Løste tvister Side 10 /

11 Udbudspipeline Kontrakt Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Kontraktstamdata i excel Kontrakt A Seneste dato for godkendt ophørsanalyse Seneste dato for godkendt projekt-/opgavegrundlag Kontrakttildeling Kontraktudløb Kontrakt B Kontrakt C Seneste dato for godkendt ophørsanalyse Projektide A Dagsdato Idé Kontraktnedlukning Kontrakt- Indgåelse Mobilisering af samarbejde Leverandørstyring. Side 11 /

12 Udvikling af koncept Ekstern assistance til udvikling af koncept Politiets ønsker: Operationelt, enkelt og skalérbart Side 12 /

13 Udvikling af koncept: Drejebøger/manualer Side 13 /

14 Udvikling af koncept: Forpligtelsesstyring Side 14 /

15 Roller, ansvar og ejerskab Roller og ansvar følger af konceptet men det skal implementeres Princip: Koncernindkøb ejer ingen aftaler der skal være en forretnings-/kontraktejer Side 15 /

16 Systemunderstøttelse Lavt modenhedsniveau vi kommer fra excel-ark og delvise registreringer Krav: Kontraktoverblik, detaljeret metadata om den enkelte kontrakt tilpasset kontrakttypen, mulighed for opgaver/påmindelser, ledelsesinformation Markedsundersøgelse hvad findes der på markedet? Strategi: Udvikle vores eget simple system (database med metadata), der passer til vores nuværende behov. Så kan vi modne os og blive klogere på, hvilke processer og krav et mere avanceret system skal understøtte på sigt Baseres på sharepoint. Kontrakter opbevares i ESDH ikke i kontraktstyringssystemet Side 16 /

17 Systemunderstøttelse Eksempler på ledelsesinformation: Forbrug på den enkelte kontrakt ift. kontraktsum Antal kontrakter fordeling i organisation igangværende, kommende udløb, udløbet Overblik over kontraktudløb de kommende år Automatisk genereret udbudsplan Kontrakter indgået det seneste år/kvartal Side 17 /

18 Organisationsudvikling Etablering af en kontraktstyringsorganisation Pt. 2 contract managers i Koncernindkøb og 3 i Koncern IT Processer fx hvem ejer en leverandør, hvem initierer statusmøder mv. Strategisk valg: Skal vi styre lidt på alle kontrakter eller mere på færre udvalgte kontrakter? Strategisk valg: Styre på eksterne leverancer såvel som interne leverancer Pilottest af model på it-området Fælles sprog og kompetenceudvikling Identifikation af de strategisk vigtige kontrakter hvilke kontrakter er de vigtigste for politiet? Kriterier: Forretningskritiske kontrakter Politisk prioriterede aftaler Økonomi Kompleksitet Leverandørrisiko Mange interessenter Side 18 /

19 Videre proces Færdig udvikling af kontraktstyringssystemet (1. kvt. 2019) Registrering af kontrakter + metadata i systemet Definition af ydelseskatalog hvad kan contract managers hjælpe med? Det kunne fx være tre serviceniveauer Proaktiv kontraktstyring med støtte fra dedikeret contract manager Reaktive kontraktstyring med støtte fra dedikeret contract manager Reaktiv kontraktstyring, uden dedikeret contract manager Opgaver og årshjul på udvalgte strategisk vigtige aftaler i samarbejde med forretningsejere Struktur for opsamling af erfaringer på alle aftaler Udvidelse af contract management funktionen vi skal være flere centralt såvel som decentralt Tydelig kobling mellem udbuds- og CM-processen Side 19 /

20 Side 20 /

21 Tak for jeres tid! Sidse Ünal, Chef for Ledelsessekretariatet Koncern IT, Louise Hundebøl, Koncernindkøbschef, Side 21 /

22 Pause indtil kl