TimePlan med på Louis Nielsens årsmøde Hvad siger TimePlans kunder? Ny ferielov: Erstatningsferie ved sygdom Nye kunder siden sidst TimePlan i skyen Ny udviklingschef hos Simplex A/S Kis 10 år som sammenhængskraft Jagten på Simplex nu med hollandske rødder Ny programmør til TimePlan version 6.0 Direktørens Klumme Nr. 24 I information og nyheder om planlægning Simplex A/S Maj 2012
K o l o f o n Kundemagasinet Tid & Ressource udgives af Simplex A/S til kunder og samarbejdspartnere. Redaktør Svend Holm, sh@simplex.as Redaktion Louise Rønn, lr@simplex.as Hovedkontor og salgsafdeling Simplex A/S Indkildevej 6, Hus D, 1. sal DK 9210 Aalborg SØ Telefon +45 98402020 simplex@simplex.as www.timeplan-software.com Forhandlere Institutioner i Danmark Plustid ApS Telefon +45 70231716 info@plustid.dk www.plustid.dk Sverige Tomas Holm og Magnus Borjesson Telefon +46 406076220 timeplan@pakompetens.se www.pakompetens.se Norge Kaare-Henrik Ahlsen Telefon +47 97059604 kaare@datatjenesten.no www.datatjenesten.no Finland Jaakko Kairtamo og Seppo Kaile Telefon +358 407079622 jaakko.kairtarmo@ohjelma-aitta.fi www.ohjelma-aitta.fi Holland Robin Wensing Telefon +31 765780481 rwensing@allinco.nl www.allinco.nl Oplag 1.000 eksemplarer på dansk 500 eksemplarer på engelsk Budgetopfølgning med TimePlan Flere af vores kunder har ønsket, at TimePlan kan beregne pension og feriepenge af for eksempel overarbejde, og at personlige og faglige tillæg tages med når grundlaget for pension beregnes. Tidligere har sociale omkostninger og ATP været angivet på overenskomstniveau som en ekstra lønprocent. De er altså kun blevet beregnet som en gennemsnitsbetragtning med en vis unøjagtighed. Nu har Simplex A/S programmører udviklet en såkaldt matrix i TimePlan. Denne nye funktionalitet gør det muligt at definere hvordan hvert enkelt tillæg, der er oprettet på overenskomsterne eller som lønparametre, skal håndteres når det kommer til beregning af pension og feriepenge. For TimePlans brugere betyder det, at når der laves budgetopfølgning fra TimePlan, så tages der nu stort set højde for samtlige beregninger af lønomkostninger. Således er de faktiske omkostninger også er de omkostninger, der kan ses i lønsystemet. Den nye matrix er en del af TimePlan grundmodulet og er således inkluderet i den bestående licens. Således leveres TimePlan matrix uden beregning både til version 5.0 og 6.0. Kontakt Simplex A/S konsulenter for at sætte matrixen op i din TimePlan. God fornøjelse med denne sommerudgave af Tid & Ressource, som byder på nye kunder, nye funktionaliteter i version 6.0 og meget andet. God sommer. Redaktøren. Design, produktion og tryk FlexGraphic A/S Telefon +45 38412600 Distribution Kis Flindt, Simplex A/S Forsidebillede Annette Riise og Tina Mærsk Kjellerup, Louis Nielsen. Trykt på RePrint DeLuxe, Dansk genbrugspapir NORDISK MILJØMÆRKNING 541 006 Tryksag T e r m i n e r 25. - 26. september 2012 ERFA-gruppemøde Sverige Afholdes ved Simplex A/S i Aalborg. 5. marts 2013 ERFA-gruppemøde Detail 2 Afholdes på Odense Congress Center, Odense. 7. marts 2013 ERFA-gruppemøde Detail 1 Afholdes ved Netto i Køge. 11. april 2013 ERFA-gruppemøde HRTSF Afholdes ved Forbruger-Kontakt i Taastrup. 2 I Information og nyheder om Timeplan
Nye kunder siden sidst Blandt andre har disse virksomheder og organisationer for nyligt har valgt at implementere TimePlan. Bymose Hegn Hotel & Kursuscenter Vi har valgt TimePlan fordi vi efter at have screenet markedet er af den overbevisning, at TimePlan bedst opfylder vores krav til et planlægnings- og registreringsværktøj. Sådan lyder det fra Mai Vedel, administrerende direktør for Bymose Hegn Hotel & Kursuscenter i Helsinge. Vi hørte om TimePlan gennem en kollega i branchen, og det var især programmets store fleksibilitet, der tiltalte os, fortæller Mai Vedel. Bymose Hegn Hotel & Kursuscenter tilbyder en række faciliteter indenfor konferencer, selskaber, events, teambuilding, hotelovernatning og restauration. www.bymosehegn.dk Mia Vedel Forsorgshjemmet Godrum Lone Uhrskov og hendes kollegaer på Forsorgshjemmet Godrum var egentlig startet med en andet tidsregistreringssystem end TimePlan. Men dette system kunne ikke håndtere overenskomster. Vi har 10 forskellige overenskomster for vores 60 medarbejdere og meget afspadsering på søndage og helligdage. Alt dette kan TimePlan holde styr på for os, og vise os på en overskuelig måde. Derfor skiftede vi til TimePlan, fortæller Lone Uhrskov, som er kontorassistent hos Forsorgshjemmet Godrum i Hampen i Silkeborg Kommune. Forsorgshjemmet Godrum er en boform efter servicelovens paragraf 110, der tilbyder midlertidigt ophold til hjemløse personer. Forsorgshjemmet samarbejder blandt andet med KFUM Socialt Arbejde. Jeg spurgte KFUM, om de kendte et system og de fortalte os at de bruger Time- Plan, lyder det fra Lone Uhrskov. www.godrum.silkeborgkommune.dk Fodercentralen Limfjorden En af vores medarbejdere havde en lang sygdomsperiode, som har gjort os opmærksomme på vigtigheden af at lade systemerne gøre arbejdet i stedet for mennesker. Sådan beretter Jette Strauss Nielsen, bogholder hos Fodercentralen Limfjorden i Støvring, om en del af baggrunden for valget af TimePlan. I efteråret 2011 var Fodercentralen Limfjordens fabrikschef, produktionschef og chef for teknisk service desuden på besøg hos nogle kollegaer hos Sydvestjysk Pelsdyrsfoder i Esbjerg. Vores kollegaer i Esbjerg bruger Time- Plan og var meget begejstrede for programmet. Nu glæder vi os til at implementere TimePlan hos os, især til det overblik vi nu får med arbejdsplanerne inde i et elektronisk system, lyder det fra Jette Strauss Nielsen. www.fclimfjorden.dk Quality Airport Hotel Dan At vores medarbejdere selv kan bytte vagter, at vi kan se hvem der er på arbejde i hvilken afdeling og at vi har styr på hvor mange timer vi bruger. Dette er ifølge Jesper Berenth Olesen de primære årsager til at Quality Airport Hotel Dan har valgt TimePlan. Jesper Berenth Olesen har været direktør for hotellet i Kastrup i tre år, hvor man hidtil har registreret arbejdstimerne for hotellets 52 medarbejdere manuelt i Excel. Han fik Time Plan anbefalet af en kollega i den danske hotelbranche. Vi tog kontakt til Simplex A/S og udforskede også konkurrerende produkter. Vi valgte TimePlan fordi Simplex A/S kunne levere en komplet løsning med alt hvad vi skulle bruge, inklusiv overførsel til løn og generel kontrol, lyder det fra Jesper Berenth Olesen, som ser frem til at gå i gang med TimePlan. www.choicehotels.dk Styr på helligdagene i TimePlan version 6.0 Nu behøver du ikke længere at finde den trykte kalender frem, når du skal markere helligdage i TimePlans kalenderstyring. I TimePlan version 6.0 er de nationale helligdage (indtil videre kun for Danmark) lagt ind som en skabelon i kalenderstyring, hvor fra de kan indsættes automatisk i standardkalenderen. Hermed et endnu et ønske fra flere TimePlan kunder gået i opfyldelse i TimePlan version 6.0. Information og nyheder om Timeplan I 3
Hvad siger TimePlans kunder? Tid&ressource TimePlans kunder er generelt tilfredse med Simplex A/S support på TimePlan. Der er stadig plads til forbedring, når det kommer til brugen af den nye TimePlan webside. Sådan lyder nogle af konklusionerne på den kundetilfredshedsundersøgelse som Simplex A/S netop er i gang med. Indtil videre har 75 procent af Time- Plan kunderne deltaget i undersøgelsen, som bliver lavet via telefonopkald. Vi er meget stolte over, at 85 procent af vores kunder er tilfredse med vores telefonsupport, men vi skal være endnu bedre. Supporten er en altafgørende del af den personlige service vi tilbyder vores kunder, lyder det fra Henrik Baasch, administrerende direktør hos Simplex A/S. Stærkere på webdelen Kundeundersøgelsen viser, at 32 procent af TimePlan kunderne bruger websiden. 26 procent finder det de søger på webside. Blot 17 procent har været logget ind som kunde. Lars Gravesen er en del af teamet bag Simplex A/S webside, som blev lanceret i november 2011. Der er helt klart plads til forbedring, når det kommer til vores kunders brug af og tilfredshed med TimePlan websiden. Vi vil være lige så stærke på webdelen, som vi er på telefonsupporten, lyder det fra Lars Gravesen. Ny ferielov: Erstatningsferie ved sygdom Som følge af EU domstolens fortolkning af arbejdstidsregulativet har Danmark vedtaget en ny ferielov. Det betyder, at lønmodtageren har ret til erstatningsferie hvis han eller hun bliver syg mens de holder ferie og der er visse betingelser: 1. De første fem feriedage hvor man er syg kan man ikke få erstatningsferie (per ferieår). 2. Man skal sygemelde sig til arbejdsgiveren den første syge dag. 3. Arbejdsgiveren har ret til lægeerklæring, som betales af lønmodtageren. I Danmark gælder loven fra og med 1. maj 2012. Nogle lignende regler kommer til at gælde i alle EU lande. Der kan være lidt forskel på de enkelte landes regelsæt, men princippet kommer til at være gældende. I TimePlan administreres erstatningsferie umiddelbart ved at ændre fravær. Når karensdagene (de fem første feriedage med sygdom) er afviklet ændres fraværet til sygdom eller en eventuelt nyoprettet gruppe: Sygdom under ferie så kan der arbejdes statistisk med emnet. Administratorkursus og andre ønsker Foråret har traditionen tro budt på en række TimePlan ERFAgruppemøder, blandt andet hos den yngste gruppe, Detail 2. Detail 2 gruppen mødtes for tredje år i træk, denne gang på Odense Congress Center. Blandt de deltagende virksomheder var Salling, CF Køge, Plantorama, Arnold Busck, Sunset Boulevard, Noa Noa, Indeks Retail og Panduro. Deltagerne gav udtryk for, at de er interesserede i de TimePlan administratorkurser Simplex A/S tidligere har afholdt, da udbyttet har været stort. Kurset behøver ikke at vare flere dage, det kunne være en enkelt dag i Simplex A/S egne lokaler. Gruppen kom også med ønsker til statistikmodulet, internetmodulet, tillæg og refusion. Regitze Jenrich præsenterede Noa Noas brug af TimePlan for de øvrige Detail 2 deltagere under gruppens årlige ERFA-møde. 4 I Information og nyheder om Timeplan
TimePlan med på Louis Nielsens årsmøde Tina Mærsk Kjellerup og kollegaerne fra HR afdelingen hos optikerkæden Louis Nielsen præsenterede den nye TimePlan App via en messestand på Louis Nielsens årsmøde i februar 2012. vores medarbejdere kan downloade den, lyder det fra Tina Mærsk Kjellerup. Louis Nielsen installerede TimePlan i 2008 og i dag benytter alle 78 butikker i Danmark programmet. TimePlan App en blev rigtig godt modtaget på vores årsmøde. Vores TimePlan intranetsystem er lukket, så lige nu kan vi kun logge på TimePlan via computerne i vores butikker og på vores kontorer. Time Plan App en betyder, at vores medarbejdere kan logge på TimePlan hvor som helst, når som helst, fortæller Tina Mærsk Kjellerup, som er lønbogholder på Louis Nielsens hovedkontor i Aalborg. Louis Nielsens 640 medarbejdere er hvert år inviteret til årsmødet, der denne gang blev afholdt på Comwell i Holte. Sponsorerede smart phones Tina Mærsk Kjellerup og hendes kollegaer producerede et særligt TimePlan banner til deres HR messestand. Simplex A/S sponsorerede desuden to smart phones, som to heldige Louis Nielsen medarbejdere vandt. Lodtrækningen om de to smart phones skabte stor glæde. Nu glæder vi os til at TimePlan App en for alvor bliver lanceret, og at Tina Mærsk Kjellerup og hendes kollegaer producerede et særligt TimePlan banner til deres HR messestand forud for Louis Nielsens årsmøde i februar 2012. TimePlan i skyen Simplex A/S udbyder Cloud Computing. Vi kaldte det Hosting af TimePlan længe før det blev moderne at tale om at placere IT oppe i skyen eller i Private Cloud. Man kan næsten ikke åbne et tidsskrift eller sin ipad uden at støde på reklamer for Cloud Computing udbudt af Microsoft, Google, Apple og Amazon eller af teleudbydere som Public Cloud. De hastigt stigende forventninger til den daglige IT drift bidrager til udbredelsen af Cloud Computing, som sætter nye grænser for programintegration, fleksibilitet, hastighed og besparelser for virksomheder i alle størrelser. Tilbud Med TimePlan Cloud Computing slipper du for besværet og bekymringerne ved selv at drive IT-systemer. Hvis du er interesseret i et godt tilbud på at få din Time- Plan flyttet op i skyen, så kontakt Simplex A/S. Samtidig kan du få din TimePlan opdateret til version 6.0 til en fordelagtig pris. Fordele ved TimePlan Cloud Computing ü Ingen dyre investeringer i hardware eller licenser. ü Økonomisk overblik uden overraskelser. ü Ingen udgifter til strøm, køling og serverrum. ü Ingen udgifter til drift, vedligeholdelse eller online support. ü IT med høj sikkerhed og oppetid. ü fleksibel løsning som let kan tilpasses. Information og nyheder om Timeplan I 5
Ny udviklingschef hos Simplex A/S Tid&ressource Nu skal jeg jo være endnu mere opmærksom på at bruge tiden fornuftigt. For ellers er det ikke bare min egen, men også andres tid jeg kan risikere at spilde. Sådan lyder det fra Ejnar Dahl Jensen, som er blevet forfremmet til Simplex A/S nye udviklingschef. I takt med Simplex A/S vækst, fremgang og lancering af TimePlan version 6.0, er behovet for en udviklingschef blevet tydeligt. De ting vi lover Jeg skal planlægge, prioritere og holde styr på hvem der laver hvilke opgaver hvornår i forhold til udvikling og vedligeholdelse af TimePlan version 6.0. Vi skal blive endnu bedre til at nå de ting vi lover, siger Ejnar Dahl Jensen, som har arbejdet som programmør hos Simplex A/S siden 2005. Han har tidligere været ansvarlig for mindre TimePlan projekter. Nu er jeg ansvarlig for alle TimePlan udviklingsprojekterne, og medarbejderne kommer til mig med deres forespørgsler, fortæller Ejnar Dahl Jensen. Sandkasseprojekt Ejnar Dahl Jensens nye rolle har inspireret ham til at tænke i nye baner, når det kommer til planlægning af tid. Det kunne være spændende at bruge Time Plan til at styre vores egen individuelle tid. Måske vi en dag laver et sandkasseprojekt med et TimePlan projektværktøj, der viser hvilke opgaver vi har hvornår, og hvem der er ansvarlig, lyder det fra udviklingschefen. Ejnar Dahl Jensen trives i sin nye rolle som Time- Plan udviklingschef hos Simplex A/S, både i arbejdet med TimePlan projekterne og med sit nye ansvar i forhold til medarbejderne. Find Tips & Tricks videoer og PDFer på nettet 1 Som TimePlan kunde kan du finde meget nyttig information på TimePlan websiden www.timeplan.dk. Se for eksempel tidligere publicerede Tips & Tricks på video og som PDF filer på TimePlan ekstranettet for kunder. 2 1. log ind på TimePlan ekstranettet med dit brugernavn og password. Har du ikke et brugernavn og password endnu, kan på få dit log-in ved at sende en mail til Lars Gravesen på lg@simplex.as. 3 2. Vælg Tips & Tricks. 3. Download PDF filerne eller se en af videoerne. 6 I Information og nyheder om Timeplan
Kis 10 år som sammenhængskraft I april 2012 var det 10 år siden, at Kis Flindt blev ansat i Simplex A/S fordi gemalen, administrerende direktør Henrik Baasch havde for meget at lave. Jeg tog et års orlov fra mit daværende job for at aflaste og hjælpe Henrik. Men siden er det jo grebet om sig, fortæller Kis Flindt på Simplex A/S hovedkontoret i Aalborg. Da hun startede havde Simplex A/S syv ansatte. I dag er der 20 medarbejdere. Familie nummer to Her i Simplex A/S fungerer vi lidt som en familie nummer to for hinanden. Vi spiser fælles frokost og kender hinanden. Det er rart at høre, når konsulenterne får en ny ordre ind eller at en ny funktion lykkes for programmørerne, fortæller Kis Flindt, som har taget sig af ansættelsessamtaler, personalearrangementer, løn og bogholderi. I dag er hun økonomiansvarlig i Simplex A/S og bliver af kollegaerne betegnet som den der holder sammen på tingene og samler de løse ender op. Forholdet til vores kunder Jeg synes også, at det er et fantastisk forhold vi har til vores kunder. Generelt er det lige meget hvem af os kunderne taler med, for vi kender alle sammen hinanden, fortæller Kis Flindt, og tilføjer, at det er lidt af en livsstil at drive en familievirksomhed som Simplex A/S. TimePlan og Simplex A/S fylder meget i vores hverdag både på kontoret og derhjemme. Men omvendt kunne vi ikke forestille os noget andet lige nu, lyder det fra Kis Flindt. Gennem de seneste 10 år er TimePlan og Simplex A/S kunder og medarbejdere blevet lidt af en livsstil for Kis Flindt, som ifølge kollegaer holder flot sammen på det hele. Ny fraværsfunktion i TimePlan 6.0. Du kan nu gruppere fravær i TimePlan, så du ikke behøver at tage stilling til hvilken fraværstype, der skal indlægges på en given dag. Denne funktion er blandt andet relevant ved sygdom, hvor lønomkostningerne afhænger af, hvor langt fraværet har varet, og hvilken anciennitet medarbejderen har. Du kan også anvende funktionen ved barnets første sygedag, hvor TimePlan kan tage højde for om medarbejderen har seks måneders anciennitet. Du kan desuden oprette en overordnet fraværsgruppe for eksempel Sygdom, hvor du kan specificere regler samt hvilken fraværstype der gælder for medarbejderen den pågældende dag. De regler du opsætter definerer samtidig omkostningerne ved fraværet. Det vil sige om fraværet er med eller uden løn samt hvor meget der gives i refusion fra kommunen. Jagten på Simplex nu med hollandske rødder Hvem skulle nu have troet det? Simplex stammer fra Holland? Det er imidlertid det redaktøren er stødt på i sin fortsatte slægtsforskning i Simplex A/S og Time plans rødder. En god ven af Simplex A/S har fundet det viste kort i en souvenirbutik med kopier af gamle ting i Amsterdam. Hermed er vi kommet lidt tættere på mysteriet om Simplex A/S oprindelse. Cyklen er jo Hollands domæne, og derfor er det gamle cykelmærke et ikon, man har reproduceret annoncen i form af et postkort her 100 år senere. Cykelproducenten eksisterer skam stadigvæk i dag, se blot her: www.simplexfietsen.com/nl/default.aspx. Jagten på oprindelsen fortsætter ufortrødent i næste nummer af Tid & Ressource, hvor redaktøren har opsnuset en norsk forbindelse. Information og nyheder om Timeplan I 7
Direktørens Klumme Der er plads til forbedringer! Vores kundeundersøgelse viser helt overordnet, at vi har et godt omdømme og vores kunder generelt er tilfredse. Det er godt, men ikke godt nok fordi bedre er muligt. Det vigtigste er, at vores kunder får udbytte af deres investering i TimePlan og får den support, der er aftalt. Undersøgelsen viser at cirka 15 procent af vores kunder ikke er 100 procent tilfredse. Ud fra undersøgelsen kan vi se at det går galt, når en henvendelse ikke kan besvares med det samme, men skal videregives til en anden medarbejder. Det går også galt, fordi der i flere tilfælde er en uoverensstemmelse mellem hvad vores kunder forventer, og hvilken supportaftale der er erhvervet. For at imødekomme disse to punkter har vi besluttet, at der med virkning fra uge 22 i 2012 fast skal være en programmør i supporten og yderligere bemanding på de tidspunkter af måneden, hvor der klargøres løngrundlag. Derudover vil vi forenkle vores licens- og garantibetingelser, så de sammen med hver kundes indgåede supportaftale er let forståelige. Vi vil forsøge at lave et enkelt dokument, der beskriver hvordan man kommer i kontakt med os ved henholdsvis fejl og assistance. Vi håber, at når disse tiltag er sat i gang, at vi forøger tilfredsheden det må kunne lade sig gøre. I øvrigt fortalte undersøgelse også, at 72 procent af kunderne læser dette magasin så vi fortsætter udgivelsen. Der er desværre også plads til forbedringer, når det handler om at få flyttet vores kunder over på TimePlan 6.0. Det er ikke gået med den fart, som vi kunne ønske os. Alle nye kunder siden december 2011 er opstartet på TimePlan 6.0, men frem til udgangen af april 2012 var kun tre eksisterende kunder opdateret til versionen. Det skyldes naturligvis, at skiftet er meget omfattende i forhold til tidligere, da hele databasen skal udskiftes. Men det skyldes desværre også, at vi ikke er kommet succesfuldt gennem de første opdateringer. Vi har haft store problemer, som naturligvis hurtig har spredt sig blandt kunderne, hvilket er forståeligt. Vi har måtte bruge mange ekstra timer på de første opdateringer. Vi har også måtte konstatere fejl, som vores egen test ikke har fanget. Kunderne har også brugt flere timer end forventet, men med fælles hjælp er vi kommet igennem fremtiden er TimePlan version 6.0. Luftguitar eller luftgevær? Fred og ro, men fuld fart fremad! TimePlan version 6.0 er vores fremtid, og når de sidste uhensigtsmæssigheder er rettet, bliver der fred og ro til at komme fremad. Vi får en stabil og driftsikker version, så alle ressourcer kan anvendes på forbedret kontakt med vores kunder og salg til nye spændende kunder i Europa. Vores organisation er på vej til at blive tilpasset. Peter Naldal stoppede ultimo sidste år, han har fået nye udfordringer hos et softwarefirma i Viborg. Ejnar D. Jensen er ansat som udviklingschef og der er ansat to programmører, en her på kontoret, og en i udlandet. Vi udvider vores konsulentstab med to nye medarbejdere pr. 1. juni. De får til huse her på kontoret, når de er hjemme. Med den nye TimePlan 6.0 og udvidet medarbejderstab er vores primære mål at forbedre vores kundetilfredshed. Fokus på samarbejde, faglig viden og kvalitet Vores årsmøde var i år primært arbejdsmæssig, men en tur på flugtskydebanen blev der også tid til. Det blev til to gode dage, hvor alle arbejdede effektivt og engageret, og en masse gode beslutninger blev truffet. Beslutninger, som alle har at gøre med vores interne samarbejde, faglig viden eller kvalitet overfor vores kunder. Jeg håber, at vores kunder kommer til at mærke til nogle af beslutningerne. Med venlig hilsen og god sommer Henrik Baasch. Ny programmør til TimePlan version 6.0 Simplex A/S har dette forår ansat en ny programmør på hovedkontoret i Aalborg, Torben Larsen, som skal være med til at videreudvikle og vedligeholde TimePlan version 6.0. Torben Larsen er nyuddannet IT teknolog fra University College Nordjylland og har blandt andet tidligere arbejdet som montør i en televirksomhed. TimePlan er et stort og meget spændende program at arbejde med. Udviklingen af programmet er især spændende, fordi vi arbejder med SQL servere, som jeg også tidligere har beskæftiget mig med, siger Torben Larsen, som allerede er faldet godt til hos Simplex A/S: Simplex A/S har et godt arbejdsmiljø med hjælpsomme kollegaer. Jeg ser også frem til at yde support på TimePlan til kunderne, siger Torben Larsen, som bor i Vodskov. 8 I Information og nyheder om Timeplan