Tlf: 33 12 65 45 aarhus@bdo.dk BDO Kommunernes Revision Kystvejen 29 DK-8000 Aarhus C AARHUS KOMMUNE Beretning nr. 6 (side 155-167) BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.
Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING... 155 2 REVISIONENS BEMÆRKNINGER... 156 2.1 Generelt... 156 2.2 Revisionens bemærkninger til årsregnskabet 2012... 156 2.3 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger... 156 3 REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER... 157 3.1 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller... 157 3.2 Uanmeldt kasseeftersyn Magistratsafdelingen for Børn og Unge... 159 3.3 Beholdningseftersyn... 159 3.4 Decentrale besøg... 160 3.4.1 Magistratsafdelingen for Social og Beskæftigelse... 160 3.4.2 Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø... 160 4 MUSIKHUSET ARRANGEMENTSINDTÆGTER... 161 5 LØN- OG PERSONALEOMRÅDET... 162 5.1 Tilgangssager... 162 5.2 Arbejdstidsbestemte ydelser... 163 6 REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION... 164 6.1 Generelt... 164 6.1.1 Formål... 164 6.1.2 Revisionens omfang og udførelse... 164 6.2 Forretningsgange m.v.... 165 6.2.1 Forretningsgange... 165 6.3 Personsager... 166 6.3.1 Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse... 166 6.3.2 Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg... 167
Til Aarhus Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2012 udført indtil marts 2013. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets beslutninger, og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender, er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2010 (beretning nr. 1). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2012 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 155
2 Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt. 2.2 Revisionens bemærkninger til årsregnskabet 2012 Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger. 2.3 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Der er ikke afgivet revisionsbemærkninger i den seneste revisionsberetning. 156
3 Regnskabsføring og interne kontroller Vi har gennemgået udvalgte nøgleprocesser og herunder vurderet om administrationen varetages i overensstemmelse med de vedtagne retningslinjer. 3.1 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller har blandt andet for at sikre et effektivt bilagsflow valgt ikke at etablere en fuldstændig funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerende funktioner i kommunen. Dette forhold forøger risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler. Der er i de enkelte magistratsafdelinger i varierende omfang etableret funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerende funktioner i kommunen. Ledelsen har etableret interne kontroller til imødegåelse af ovennævnte risici. Blandt andet kontrol af pengestrømme, som ikke er omfattet af NEMkonto og integreret anvisning. Vi har ikke under vores revision konstateret fejl som følge af besvigelser. Vi har ved revisionen undersøgt om udvalgte nøgleprocesser udføres betryggende og i overensstemmelse med vedtagne regler. Revisionen har omfattet: Centralt tilsyn med rettidig bilagsbehandling i hele kommunen (Borgmesterens Afdeling) Administration af NEM-kontoordningen (Borgmesterens Afdeling) Vurdering af det etablerede tilsyn med decentrale enheder i Magistratsafdelingen for Børn og Unge og Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg Forretningsgange for bilagsbehandling, centralt i de enkelte magistratsafdelinger Afstemningsprocedurer for statuskonti, herunder stikprøvevis gennemgang af udvalgte afstemninger. I tilknytning til ovenstående har vi gennemgået et antal bogføringsbilag. Gennemgangen af bogføringsbilag har ikke givet anledning til kommentarer. Vores overordnede konklusion er endvidere, at de berørte nøgleprocesser er hensigtsmæssigt tilrettelagt og at de administreres betryggende. På nedenstående områder har revisionen dog givet anledning til kommentarer og anbefalinger: Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg: Det anbefales, at tilsynsbesøg ved decentrale enheder også omfatter en opfølgning på procedurerne vedrørende lønindberetning. 157
Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø: Den centrale stikprøvekontrol af bilag foretages ikke helt efter de kriterier, der fremgår af vejledningen om bilagskontrol. Især ikke kriteriet om, at det er betalinger under godkendergrænserne, der skal indgå i kontrollen. Den anvendte udvælgelsesmetode betyder, at det stort set kun er bilag med ændring i betalingsstrømmen, der kontrolleres. Mange af de bilag, der udvælges til kontrol, er bilag under 1.000 kr. Det anbefales, at kontrolmetoden overvejes i forhold til vejledningen, så kontrollen i højere grad rettes mod bilag, der ikke er underlagt to godkendere. Magistratsafdelingen for Børn og Unge: Vi har gennemgået opsamlingsnotater for 20 af de gennemførte tilsynsbesøg ved decentrale enheder. Gennemgangen viser følgende: En væsentlig del af enhederne benytter ikke s indgåede indkøbsaftaler optimalt og der er derfor anbefalet, at der sættes mere fokus på at udnytte de indgåede aftaler Flere af institutionerne har ikke udført stikprøvevise bilagskontroller i 2012, ligesom der ikke var udarbejdet beskrivelser af arbejdsgange/forretningsgange, herunder beskrivelse af bilagskontroller. Vi har følgende anbefalinger i forhold til det fremtidige tilsyn med de decentrale enheder: 1. At de anmeldte besøg suppleres med uanmeldte besøg på de decentrale enheder 2. At der tilrettelægges en opfølgningsprocedure der sikrer, at der følges op på uhensigtsmæssigheder, som konstateres ved besøgene 3. At der følges op på decentrale enheders kontrol af decentral lønindberetning. 158
3.2 Uanmeldt kasseeftersyn Magistratsafdelingen for Børn og Unge Vi har foretaget uanmeldt eftersyn ved hovedkassen på Grøndalsvej den 1. oktober 2012. Kontantbeholdningen blev optalt og afstemt til bogføringens registreringer. I forbindelse med besøget er det efterprøvet, om der er tilrettelagt betryggende kassekontrol, og der er foretaget en stikprøvevis kontrol af kontante bilag. Optælling af hovedkassen viste, at kontantbeholdningen var i overensstemmelse med bogføringen. De kontrollerede kontante transaktioner var dokumenterede og korrekt bogført. Kassen er enmandsbetjent, dvs. at der ikke er funktionsadskillelse mellem bogføring og kassebetjening. Der foretages dog efterfølgende kontrol af bilagene af en anden person end den, der bogfører. 3.3 Beholdningseftersyn Vi har foretaget uanmeldt kontrol af kommunens indeståender i pengeinstitutter. Ved kontrollen har vi konstateret beholdningernes tilstedeværelse, deres tilhørsforhold til kommunen samt anbringelse pr. eftersynsdagen. Vi har ligeledes vurderet, om der sker løbende bogføringsmæssig registrering af bankbevægelserne. Vi har foretaget uanmeldte eftersyn i de enkelte magistratsafdelinger på følgende tidspunkter: Dato: Borgmesterens Afdeling 15. november 2012 Kultur og Borgerservice 15. november 2012 Sociale forhold og Beskæftigelse 9. november 2012 Sundhed og Omsorg 28. september 2012 Teknik og Miljø 14. november 2012 Børn og Unge 1. oktober 2012 Beholdningernes tilstedeværelse, deres tilhørsforhold til kommunen samt anbringelse pr. eftersynsdagen er kontrolleret og fundet i orden. Kontrollen af afstemningerne viste, at der sker løbende bogføring af bankbevægelser. 159
3.4 Decentrale besøg Der er ved den løbende revision gennemført følgende decentrale besøg: 3.4.1 Magistratsafdelingen for Social og Beskæftigelse Der er i oktober kvartal 2012 foretaget uanmeldt besøg ved følgende enheder: Østervang Boformen Nygårdsvej Bo- og aktivitetscenter Skovlund. Revisionen har omfattet: Optælling af forskudsbeholdninger Forretningsgang for indtægter Forretningsgangene vedrørende bilagsbehandling og bilagskontrol Forretningsgang vedrørende administration af beboermidler Forretningsgang for lønadministration. Vi har konstateret, at den stikprøvevise bilagskontrol ikke er udført som foreskrevet i vejledningen om elektronisk bilagsbehandling. Vi konstaterede samme forhold sidste år. Det er vores opfattelse, at der bør etableres en intern revision, som kan foretage opfølgning på, at retningslinjerne i vejledningen fremover følges. Den interne revision kan foretage uanmeldte besøg hos de decentrale enheder. 3.4.2 Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø Der er den 1. oktober 2012 aflagt uanmeldt besøg ved følgende enheder: Natur- og Vejservice Kantinen Kirstinesminde. Revisionen har omfattet: Optælling af kontantbeholdninger Forretningsgang for indtægter (Kirstinesminde) Forretningsgangene vedrørende bilagsbehandling og bilagskontrol. Natur- og Vejservice: Ved kasseeftersynet var en del bilag ikke bogført. Vi fik ved revisionsbesøget oplyst, at der bogføres 2-4 gange om året. Seneste kasseoptælling var foretaget den 27. juni 2012. 160
Der bør stammes op på forretningsgangen vedrørende kontantkassen, og såvel kasseoptælling som bogføring bør foretages oftere. Natur- og Vejservice anvender IT-systemet Navision. Der foretages p.t. ikke en samlet afstemning mellem kommunens økonomisystem KMD Opus og Navision og mellem de lønregistreringer, der foretages i Navision og den udbetalte løn. Det er oplyst, at der etableres forretningsgange for afstemning. Kirstinesminde: Besøget gav ikke anledning til kommentarer eller bemærkninger. 4 Musikhuset arrangementsindtægter Vi har foretaget en gennemgang af forretningsgangen for registrering af arrangementsindtægter vedrørende Musikhuset og har herunder stikprøvevis påset, at der sker korrekt afregning til/fra Billetlugen. Det er herudover påset, at der er sket afstemning af indtægter for 2012 samt at mellemregningskonti vedrørende arrangementsindtægter er underlagt løbende afstemning. Afstemning af arrangementsindtægter og mellemregning foretages af Center for Økonomi og Personale i Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice. Det er vores opfattelse, at der er tilrettelagt en fornuftig forretningsgang samt at der sker korrekt registrering af arrangementsindtægter, herunder korrekt periodisering. Der er ikke sket ajourføring af forretningsgangsbeskrivelse for arrangementsindtægter, men det er oplyst at denne forventes ajourført i sommeren 2013. 161
5 Løn- og personaleområdet Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Kommunens lønadministration varetages i samarbejde med KMD BPO, som dermed er medansvarlig for, at der sker korrekt beregning og udbetaling af løn m.v. 5.1 Tilgangssager Vi har i forbindelse med vores løbende lønrevision tilfældig udvalgt 100 lønsager fordelt på de tre magistratsafdelinger, som generelt har flest tilgange til lønsystemet. Udsnittet er udvalgt fra 1. maj til 1. september 2012 og dækker dermed den periode, hvor decentral sagsoprettelse via indberetningsportalen har været i drift. Udsnit til revision af tilgange er udvalgt så det dækker forskellige overenskomster og stillingskategorier samt time- og månedsløn. Udsnittet er fordelt således på magistratsafdelingerne: 50 sager fra Magistratsafdelingen for Børn og Unge 30 sager fra Magistratsafdelingen for Social og Beskæftigelse 20 sager fra Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg. Vi har i gennemgangen haft fokus på følgende elementer: At der foreligger et ansættelsesbrev/tilgang for timeløn At lønindplaceringen/sammensætning af løndele er i overensstemmelse med ansættelsesbrev og gældende overenskomst herunder korrekt tilgangs- og anciennitetsdato, beskæftigelsesgrad og korrekt pensionsbidrag (eget bidrag/arbejdsgiverbidrag) At udbetalinger til andre konti end Nemkonto er dokumenteret. I tilknytning til ovenstående har vi vurderet den rapportering af fejl og mangler, som KMD BPO leverer til, som led i kommunens opfølgning på området. Gennemgangen af de 100 sager har alene vist fejl af udbetalingsmæssig karakter i 3 sager, som efterfølgende er påset rettet. I forbindelse med revisionen blev det konstateret, at en væsentlig del af ansættelsesbrevene ikke var arkiveret i de elektroniske p-sager. Arkivering af ansættelsesbreve skal foretages af arbejdsstedet. Vi har efterfølgende modtaget dokumentationen for størstedelen af sagerne. Ved revisionens afslutning mangler vi fortsat at se dokumentation for 7 ansættelsesbreve som bliver eftersendt til os. På baggrund af ovenstående gennemgang er det vores opfattelse, at kommunens procedurer omkring indberetning og udbetaling af løn for året 2012 generelt er betryggende og fungerer hensigtsmæssigt, samt at lønudbetalingen er foretaget korrekt i henhold til gældende lovgivning og overenskomster. 162
En væsentlig del af de interne kontroller udføres af KMD BPO. Disse kontroller var ved revisionens afslutning først ved at blive skriftligt dokumenteret i kommunens driftshåndbog. Der vil inden vores påtegning på regnskabet for 2012 - blive indhentet en erklæring med høj grad af sikkerhed fra KMD BPO s revisor om disse interne kontroller. Vi følger op på dette forhold ved den afsluttende revision. 5.2 Arbejdstidsbestemte ydelser Vi har foretaget en gennemgang af, om arbejdstidsbestemte ydelser er udbetalt i henhold til gældende overenskomst samt at satserne er korrekte. Vi har herudover påset, at arbejdssedler for en lønperiode er godkendt på institutionen. Der er udtaget et udsnit på 50 sager fordelt således: 25 stk. fra Magistraten for Børn og Unge 15 stk. fra Magistraten for Social og Beskæftigelse 10 stk. fra Magistraten for Sundhed og Omsorg. har ikke udarbejdet overordnede retningslinier for kontrolniveauet på de decentrale enheder. Kontrolniveauet fastlægges i magistratsafdelingerne. Vi har ikke undersøgt, om der foretages stikprøvevis kontrol på institutionerne af lønindberetninger. Det er vores opfattelse, at arbejdstidsbestemte ydelser er udbetalt i henhold til overenskomster, ligesom arbejdssedler er attesteret af institutionen. Vi har dog ikke modtaget dokumentation fra Magistratsafdelingen for Børn og Unge vedrørende godkendelse af arbejdstidssedler og har derfor kun kontrolleret, at ydelser er udbetalt i henhold til overenskomst. Vi følger op herpå. 163
6 Revision af de sociale områder med statsrefusion 6.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 6.1.1 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 1405 af 28. december 2011 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Social- og Integrationsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter samt Ministeriet for Børn og Undervisnings ressortområder (revisionsbekendtgørelsen) bekendtgørelse nr. 1305 af 15. december 2011 om kommunale revisorers revision af børnefamilieydelser. 6.1.2 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: Nyetablerede sager Sager af væsentlig økonomisk karakter Sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter Sager efter revisors vurdering. Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved 164
sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 6.2 Forretningsgange m.v. 6.2.1 Forretningsgange I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Lov om en aktiv socialpolitik Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats Lov om ansvaret for og styring af den aktive beskæftigelsesindsats Lov om dagpenge ved sygdom og fødsel Lov om integration af udlændinge i Danmark Lov om sociale pensioner Lov om individuel boligstøtte Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område. Vi har foretaget test af kontroller af 202 personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. For Jobcentret og Ydelsescentret er der etableret en hensigtsmæssig og betryggende kvalitetskontrol, som er med til at sikre, at risikoen for fejl minimeres. Kvalitetskontrollen udføres løbende og i overensstemmelse med retningslinjerne. Der er ved udvælgelsen af emner til kvalitetskontrollen fokus på risikoområder, ændringer i forretningsgange og tidligere konstaterede fejl. Som supplement til kvalitetskontrollen er der indført en række øvrige kontroller omkring opfølgning på advis er på E-indkomst samt en årlig kontrol af årsopgørelser fra SKAT på modtagere af kontanthjælp. Dette for at sikre, at der ikke sker uretmæssige udbetalinger af ydelser. For Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg er det ligeledes vores vurdering, at der er etableret en hensigtsmæssig og betryggende kvalitetskontrol på områderne boligstøtte og pensioner, som er med til at sikre, at risikoen for fejl minimeres. 165
6.3 Personsager På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk kritisk revision inden for følgende områder: Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse: Lov om en aktiv socialpolitik Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats Lov om dagpenge ved sygdom og fødsel Lov om integration af udlændinge i Danmark Lov om sociale pensioner. Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg: Lov om individuel boligstøtte Lov om sociale pensioner. 6.3.1 Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagerne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. På følgende områder har vi alene fundet ubetydelige eller ingen fejl: Integration Pensioner Hjælp i særlig tilfælde. På områderne forrevalidering, revalidering og sygedagpenge er der efter vores opfattelse tale om en forbedring af sagsadministrationen i forhold til 2011. Vedrørende sygedagpenge viser tal fra Jobindsats, at andel af sygedagpengemodtagere i Aarhus Kommune, der venter på en opfølgningssamtale, er lavere end landsgennemsnittet. På kontanthjælp har revisionen vist en forholdsvis høj andel af sager med manglende rettidighed. En gennemgang af jobindsats.dk viser dog, at s andel af personer, der mangler jobsamtale, ligger på et fornuftigt niveau. I bilag til den afsluttende beretning vil fremgå en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang, herunder redegørelse for enkeltstående fejl samt de tværministerielle oversigter. 166
6.3.2 Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagerne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Der er ikke konstateret fejl i de gennemgåede sager. I bilag til den afsluttende beretning vil fremgå en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang samt de tværministerielle oversigter. Aarhus, den 25. april 2013 BDO Kommunernes Revision Poul Schlosser Chefrevisor (fremsendt via mail forsynet med digital signatur) 167