Kontrol af egenindsats Kvalitetsprocedure RT-8 Anvendelsesområde: Risikobaseret tilsyn Ansvarlig enhed: AFC, Metoder og virkemidler Ikrafttræden: 1. januar 2008 Senest redigeret: 1. januar 2016 Aktuel for tilsynsførende Denne kvalitetsprocedure indeholder en beskrivelse af kontrolniveauet for egenindsatsen i forbindelse med Arbejdstilsynets risikobaserede tilsyn. Kravene til virksomhedens egenindsats består af 5 hovedpunkter: 1. Samarbejde om sikkerhed og sundhed 2. Arbejdspladsvurdering 3. Ulykkesrisiko (hvornår skal du reagere) 4. Det kemiske område 5. Andre områder 1. Samarbejde om sikkerhed og sundhed I alle virksomheder, hvor ti eller flere ansatte udfører arbejde for en arbejdsgiver, skal samarbejdet om arbejdsmiljø foregå i en arbejdsmiljøorganisation (AMO). AMO er en intern organisering af samarbejdet om arbejdsmiljø i virksomheden, hvor nøglepersonerne er arbejdsgiveren eller dennes repræsentant, valgte arbejdsmiljørepræsentanter og udpegede arbejdsledere. Principperne for Arbejdstilsynets håndhævelse af de nye AMO-regler er overordnet: Har virksomheden etableret en AMO Har virksomheden haft en årlig arbejdsmiljødrøftelse Har medlemmerne af AMO gennemført obligatorisk arbejdsmiljøuddannelse Når der konstateres et eller flere materielle arbejdsmiljøproblemer på en virksomhed skal følgende elementer også håndhæves: Har arbejdsmiljøorganisationen bidraget til kompetenceudviklingsplanen vedr. supplerende uddannelse ifbm den årlige arbejdsmiljødrøftelse Har medlemmerne af AMO fået tilbud om supplerende uddannelse og/eller er der indgået aftale mellem arbejdsgiver og de ansatte om at sammenlægge den supplerende uddannelse. 1
Ovenstående elementer skal ikke kontrolleres, hvis virksomheden ikke har arbejdsmiljøproblemer, eller hvis arbejdsmiljøproblemerne alene er af formel karakter som fx manglende APV eller arbejdsmiljøorganisation. Læs mere om Arbejdstilsynets håndhævelse af AMO-reglerne nedenfor. Kontrol af AMO For alle virksomheder med 10 eller flere ansatte, skal du kontrollere, om virksomheden har organiseret arbejdsmiljøarbejdet jf. de nedenstående retningslinjer. Du skal kontrollere, om AMO dækker alle ansatte på virksomheden. Husk at antal ansatte tælles på j-enhed. Virksomheder uden AMO I virksomheder med 1-9 ansatte er der ikke pligt til at oprette en AMO. Arbejdsgiveren skal i disse virksomheder sørge for, at samarbejdet om sikkerhed og sundhed kan finde sted. Samarbejdet sker ved løbende kontakt og dialog mellem arbejdsgiveren, eventuelle arbejdsledere og de øvrige ansatte. Arbejdstilsynet fører ikke tilsyn med, om arbejdsgiveren har sørget for at samarbejdet om sikkerhed og sundhed kan finde sted. AMO for virksomheder med 10-34 ansatte På virksomheder med 10-34 ansatte er der krav om, at arbejdsgiveren etablerer en AMO. Hver AMO består af en eller flere valgte arbejdsmiljørepræsentanter og en eller flere arbejdsledere med arbejdsgiveren eller dennes repræsentant som formand. Arbejdsgiveren fastsætter i samarbejde med de ansatte og evt. arbejdsledere det nødvendige antal medlemmer i AMO. Der skal være det samme antal arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere i AMO. AMO for virksomheder med 35 eller flere ansatte På virksomheder med 35 eller flere ansatte, er der krav om, at der oprettes en AMO med arbejdsmiljøgrupper og arbejdsmiljøudvalg. En arbejdsmiljøgruppe består af en udpeget arbejdsleder og en valgt arbejdsmiljørepræsentant. Et arbejdsmiljøudvalg består af arbejdsledere og arbejdsmiljørepræsentanter fra en eller flere arbejdsmiljøgrupper med arbejdsgiveren eller dennes repræsentant som formand. Det nødvendige antal medlemmer og arbejdsmiljøgrupper fastsættes af arbejdsgiveren i samarbejde med medarbejdere og arbejdsledere. Arbejde på midlertidige eller skiftende arbejdssteder (fx bygge- og anlægsarbejde) Du skal være opmærksom på, at der gælder nogle særlige regler for arbejde på midlertidige eller skiftende arbejdssteder fx byggepladser. 2
Ved arbejde, der helt eller delvist udføres på midlertidige eller skiftende arbejdssteder uden for virksomhedens faste arbejdssted, herunder bygge- og anlægsarbejde, skal samarbejdet om sikkerhed og sundhed foregå i en AMO, når 5 eller flere ansatte arbejder for samme arbejdsgiver på udearbejdsstedet, og arbejdet foregår i en periode på mindst 14 dage. Ansatte, der alene er ansat til at udføre et bestemt bygge- og anlægsarbejde på et midlertidigt eller skiftende arbejdssted skal ikke medregnes i antal ansatte på virksomhedens faste arbejdssted. Det vil sige, at ansatte, som ikke har fast tilknytning til virksomheden og kun udfører en enkeltstående opgave ikke skal tælles med, når antal ansatte opgøres, når der skal oprettes en AMO. Sæsonbetonet virksomhed Ved sæsonbetonet virksomhed, fx nogle restauranter, butikker, forlystelsesparker mv. skal samarbejdet om sikkerhed og sundhed foregå i en AMO, når 10 eller flere ansatte er beskæftiget samtidigt i mindst 3 ud af 12 sammenhængende måneder. Frivilligt arbejde i organisationer som fx spejder- eller idrætsforeninger er normalt ikke arbejde for en arbejdsgiver, og derfor er der ikke krav om et samarbejde om sikkerhed og sundhed. Hvis der i foreningerne udføres arbejde for en arbejdsgiver, skal reglerne derimod følges. Det gælder fx for professionelle spillere i sportsklubber. Kontrol af den årlige arbejdsmiljødrøftelse Kontrol med overholdelse af kravet om en årlig arbejdsmiljødrøftelse gennemføres: 1. kun ved tilsynsbesøg på adressen for virksomhedens juridiske enhed, 2. kun hvis der tale om et risikobaseret tilsyn. Du skal under tilsynsbesøget spørge, om virksomheden inden for det seneste kalenderår har gennemført den årlige arbejdsmiljødrøftelse, og bede om dokumentation herfor. Det er tilstrækkeligt for at leve op til kravet om en årlig drøftelse, at den fx finder sted i foråret det ene år og efteråret det efterfølgende år. Et mødereferat af drøftelsen kan bruges som dokumentation. Der stilles ikke krav om, at dokumentationen er i papirformat, den kan fx være elektronisk. Dokumentation Kan virksomheden dokumentere, at den årlige drøftelse er afholdt, vejledes der ikke mundtligt om kravet om en årlig arbejdsmiljødrøftelse. Ingen dokumentation - første gang det konstateres Kan virksomheden ikke dokumentere at arbejdsmiljødrøftelsen er afholdt inden for det seneste kalenderår, skal du mundtligt vejlede virksomheden om kravet om en årlig arbejdsmiljødrøftelse, herunder kravet om at AMO skal bidrage til kompetenceudviklingsplanen vedr. supplerende uddannelse ifbm den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Ingen dokumentation anden gang det konstateres Kan virksomheden ikke dokumentere at arbejdsmiljødrøftelsen er afholdt inden for det seneste kalenderår, skal der afgives påbud i sagen. 3
Afrapportering Når besøget afrapporteres skal det registreres i ViVI eller ATIS. Når det er første gang, at Arbejdstilsynet vejleder den årlige arbejdsmiljødrøftelse, registrerer du i ViVi eller i ATIS, at virksomheden er blevet vejledt. Når en tilsynsførende kommer på virksomheden næste gang i forbindelse med et risikobaseret tilsyn, kan den tilsynsførende se i ViVi, at virksomheden er blevet vejledt tidligere årlig arbejdsmiljødrøftelse. Har AMO bidraget til kompetenceudviklingsplanen Når du konstaterer et eller flere materielle arbejdsmiljøproblemer på en virksomhed skal du hvis virksomheden har afholdt den årlige arbejdsmiljødrøftelse - også spørge ind til, om arbejdsmiljøorganisationen fik mulighed for at bidrage til kompetenceudviklingsplanen for supplerende arbejdsmiljøuddannelse i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Hvis virksomheden ikke kan bekræfte dette, skal du afgive et påbud herom. Undtagelse Hvis virksomheden er omfattet af en aftale om fravigelse af reglerne om samarbejde om sikkerhed og sundhed spørges der ikke ind til årlig drøftelse, da dette så er aftalestof. Fx vil det på det kommunale område være hovedreglen, at kommunen og de selvejende institutioner er omfattet af en sådan aftale i form af en MED-aftale. Kontrol af den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse Arbejdsgiveren skal sørge for, at arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere i AMO gennemfører en obligatorisk arbejdsmiljøuddannelse af en varighed på 3 dage. Du skal kontrollere, om arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere i AMO har gennemført i den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse indenfor 3 måneder efter, at de er blevet valgt eller udpeget. Kontrol af den supplerende arbejdsmiljøuddannelse Arbejdsgiveren skal desuden tilbyde arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere i AMO supplerende arbejdsmiljøuddannelse svarende til 2 dages varighed i deres første funktionsår og herefter svarende til 1,5 dags varighed hvert funktionsår i resten af funktionsperioden. Når der konstateres materielle arbejdsmiljøproblemer på en virksomhed, skal du bede om skriftligt dokumentation for, at arbejdsgiveren har givet tilbud om supplerende arbejdsmiljøuddannelse til medlemmerne af AMO. Det kan fx være et mødereferat, hvor det fremgår, at arbejdsgiveren har tilbudt supplerende uddannelse til medlemmerne af AMO eller en mail fra arbejdsgiveren hvor tilbuddet fra arbejdsgiveren fremgår. Dokumentationen kan både være i papirformat og i elektronisk form. Arbejdsgiveren og de ansatte kan indgå aftale om, at den supplerende uddannelse af 1,5 dags varighed indenfor valgperioden kan sammenlægges og gennemføres samlet i stedet for inden for hvert funktionsår. Der kan dog ikke sammenlægges supplerende uddannelse af mere end 3 dages varighed. Hvis der er indgået en aftale herom skal arbejdsgiveren dokumentere dette. Arbejdsgiverens dokumentation af, at der er indgået en sådan aftale skal være skriftlig og kan således fx ske ved fremvisning af fremsendt mail eller af et referat fra et møde i arbejdsmiljøorganisationen. 4
Hverken arbejdsgiveren eller virksomhedslederen er forpligtet til at gennemføre den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse eller supplerende arbejdsmiljøuddannelse. Det gælder uanset, om de indgår i AMO som formand eller ej. Ansatte, der fungerer som formand, og som ikke er arbejdsgiverudpeget arbejdsledermedlem i AMO, skal heller ikke uddannes. Du kan give virksomheden inspiration til den supplerende arbejdsmiljøuddannelse, da det er nyt for virksomheden. Du kan finde inspiration til at tale med virksomheden om den supplerende uddannelse på www.at.dk/amo. 2. Arbejdspladsvurdering Du skal alene kontrollere arbejdspladsvurderingens overordnede struktur jf. de punkter, der er nævnt nedenfor. Du skal ikke foretage en kvalitetsvurdering af indholdet i de enkelte elementer. Der er følgende krav til arbejdspladsvurderingen: 1. Der skal være gennemført en kortlægning af arbejdsmiljøet, der dækker alle afdelinger/arbejdssteder. 2. Hvis kortlægningen har vist, at der er arbejdsmiljøproblemer skal de være vurderet/prioriteret og indført i en handlingsplan med retningslinier for opfølgning. 3. Arbejdsmiljøorganisationen/de ansatte skal være inddraget i APV-arbejdet. 4. Sygefravær skal være inddraget i arbejdspladsvurderingen 5. Arbejdspladsvurderingen skal være skriftlig. 6. Arbejdspladsvurderingen skal være tilgængelig for de ansatte. - Arbejdspladsvurderingen må gerne ligge i elektronisk form, blot den er frit tilgængeligt eller kan udskrives. - Arbejdspladsvurderingen skal ligeledes være tilgængelig for ansatte, herunder for ansatte inden for bygge- og anlæg og på midlertidige og skiftende arbejdssteder. Kommer de ansatte jævnligt på hjemmeadressen (f.eks. én gang om ugen) eller giver de ansatte udtryk for, at de ved hvor og hvordan de kan rekvirere arbejdspladsvurderingen, hvis de har behov for den, kan du betragte arbejdspladsvurderingen som tilgængelig for den ansatte. 7. Der skal være foretaget en revision af arbejdspladsvurderingen senest hver 3. år. Krav til udarbejdelse af arbejdspladsvurdering på midlertidig og skiftende arbejdssteder, herunder bygge- og anlægsområdet Alle arbejdsområder skal medtages i forbindelse med udarbejdelse af arbejdspladsvurderingen, herunder også arbejde som foregår uden for p-enhedens adresse. Det skal således vurderes, om der også her er arbejdsmiljøproblemer, der skal håndteres på lige fod med problemerne på den faste arbejdsplads. Det er ikke en pligt, at der, som led i arbejdspladsvurderingen, er udarbejdet arbejdsinstruks for det pågældende arbejde (proces-apv). Hvis arbejdspladsvurderingen er under revision Arbejdspladsvurderingen kan være under revision ved tilsynet. I det tilfælde skal du vurdere, hvor længe revision har været i gang. Afhængig af j- og p-enhedens størrelse kan revisionen tage fra 1 dag til mellem 3 og 6 måneder. Vurderer du, at APV-arbejdet er gået i stå eller har taget længere tid end rimeligt, skal du ikke acceptere arbejdspladsvurderingen. 5
3. Ulykkesrisiko (hvornår skal du reagere) Ulykker, anmeldelse og undersøgelse J-enheden skal anmelde alle arbejdsulykker på p-enheden med 1 eller flere dages fravær ud over tilskadekomstdagen til Arbejdstilsynet. På det risikobaserede tilsyn skal du undersøge følgende spørgsmål: 1. Har der været arbejdsulykker på p-enheden? - Anmeldte arbejdsulykker på p-enheden vil fremgå af ViVi. 2. Har p-enheden anmeldt arbejdsulykkerne? - Har p-enheden ikke fulgt reglerne for anmeldelse af arbejdsulykker, skal du afgive et påbud jf. 1 i Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 33, om anmeldelse af arbejdsulykker mv. til Arbejdstilsynet. Brugsanvisninger til tekniske hjælpemidler Hvis det er relevant kontrollerer du ved gennemgangen af p-enhedens arbejdsmiljø, om der er brugsanvisninger til CE-mærkede maskiner og trykbærende udstyr. Der foretages ingen kvalitetsvurdering. Vurderingen baserer sig alene på, om materialet eksisterer. Forpligtelsen til at udarbejde brugsanvisningen ligger hos producenten/importøren, men det er arbejdsgiveren som skal sørge for, at brugsanvisningen er til stede. Lovpligtige uddannelser Hvis der på p-enheden udføres arbejde, der kræver særlig uddannelse kontrollerer du, om de ansatte har gennemført lovpligtig uddannelse. Det drejer sig ex. om uddannelse til truckkørsel, teleskoplæssere, kran- og stilladsarbejde og kedelpasser (kontrolklasse A og B). De personer, som anvender disse maskiner dvs. både arbejdsgiver og ansatte, skal have gennemgået de lovpligtige uddannelser. Arbejdsgiveren skal dog ikke have stilladsuddannelsen. Du skal dog være opmærksom på, at Arbejdstilsynet i nogle tilfælde kan give dispensation i forhold til ovenstående. Du kan henvende dig til juristen i dit eget center, hvis du har spørgsmål om dispensation. Lovpligtige eftersyn Hvis det er relevant kontrollerer du ved gennemgangen, om p-enhedens hejseredskaber og spil, løfteredskaber, transportredskaber, presser, centrifuger og trykbærende udstyr har gennemgået lovpligtige eftersyn (jf. gældende bekendtgørelser for områderne og leverandørens forskrifter). Se kvalitetsprocedure RT-9: Tilsyn med trykbærende udstyr. Se kvalitetsprocedure RT-10: Tilsyn med elevatorer. 6
3. Det kemiske område Arbejdspladsbrugsanvisninger for stoffer og materialer Hvis der anvendes faremærkede stoffer og materialer kontrollerer du, om der foreligger arbejdspladsbrugsanvisninger for disse. Der er ikke nogen enkeltforhold i en arbejdspladsbrugsanvisning der skal kontrolleres særligt. Det væsentlige er, at p-enheden dokumenterer, at der er styr på arbejdspladsbrugsanvisninger i forhold til anvendelsen af farlige stoffer og materialer. Din vurdering af dette afhænger af: Virksomhedstype/branchetype Type af stof/materiale Mængden, der anvendes Hvor ofte det anvendes I brancher som fx kontor og administration, hjemmepleje, daginstitutioner og lignende brancher vil det normalt kun være nødvendigt at fokusere på arbejdspladsbrugsanvisninger, hvis arbejdsmiljøgennemgangen viser, at anvendelse ligger ud over anvendelsen i en normal husholdning, eller hvis der er problemer med anvendelsen af de farlige stoffer og materialer. For information om arbejdspladsbrugsanvisninger henvises til At-vejledning C.0.11. Lovpligtige uddannelser Hvis der på p-enheden udføres arbejde, der kræver særlig uddannelse kontrollerer du, om de ansatte, der arbejder med epoxy og isocyanater, styren og polyesterstøbning, asfalt, svejsning, termisk skæring og slibning i tilknytning hertil og som arbejder med asbest har gennemgået den særlige lovpligtige uddannelse, jf. Bekendtgørelse om arbejdsmiljøfaglige uddannelser. Både arbejdsgiver og ansatte skal have gennemgået de lovpligtige uddannelser for at udføre arbejdet. Arbejde med kræftfremkaldende stoffer Du spørger ved gennemgangen om arbejde med eventuelle kræftfremkaldende stoffer og materialer er anmeldt til eller godkendt af Arbejdstilsynet eller om brugen kræver dispensation, herunder om p-enheden har fået en sådan. Mærkning af kemiske stoffer og materialer Beholdere og rørsystemer, hvor der opbevares stoffer og materialer på en arbejdsplads, skal mærkes efter Arbejdstilsynets bekendtgørelse om sikkerhedsskiltning på én af følgende måder: 1. Beholdere med rene stoffer kan enten mærkes efter CLP-forordningen eller med de symboler, der er angivet i bilag 3 i bekendtgørelsen om sikkerhedsskiltning. 2. Beholdere med materialer (blandinger) kan enten mærkes efter Miljøstyrelsens regler for klassificering, CLP-forordningen eller med de symboler, der er angivet i bilag 3 i bekendtgørelsen om sikkerhedsskiltningen. 7
Fra 1. december 2012 skal alle kemiske rene stoffer, der anvendes/findes på en virksomhed være mærket efter CLP-forordningen, da de rene stoffer ikke længere kan mærkes efter Miljøstyrelsens klassificerings- og mærkningsregler. Det betyder, at virksomhederne skal ommærke deres kemiske stoffer, så de er mærket efter CLPforordningen (hvide farepiktogrammer med rød kant) i stedet for Miljøstyrelsens mærkningsregler (orange faresymboler). Ved gennemgangen på virksomheden spørger du ind til, om virksomheden anvender/opbevarer rene stoffer fx saltsyre, og om stofferne er mærket efter CLP-forordningen. Hvis der er rene stoffer på virksomheden, der fortsat er mærket efter Miljøstyrelsens mærkningsregler, skal disse ommærkes til CLP-forordningen. Materialer (blandinger) fx maling skal senest være mærket efter CLP-forordningen den 1. juni 2017. Under gennemgangen kan du vejlede om dette og om fristen for ommærkning. For mere information om mærkning af kemiske stoffer og materialer på arbejdspladsen kan du fx. henvise virksomheden til Arbejdstilsynets nyhed om ommærkning. 5. Andre områder Oplæring og instruktion til de ansatte om arbejdsmiljø Du kontrollerer ved gennemgangen, hvor det er relevant, om de ansatte har fået instruktion i de arbejdsopgaver, som de udfører. Instruktionen behøver ikke at være skriftlig. Det afgørende er, at ledelsen og AMO/ansatte på overbevisende måde kan gøre rede for, at oplæring og instruktion finder sted. Eksempler Arbejde ved en maskine, hvor det er udførelsen af arbejdet, som er uhensigtsmæssigt, eller løft af byrder i uhensigtsmæssige arbejdsstillinger. Arbejde med mennesker, hvor der er risiko for vold og hvor der mangler instruktion af de ansatte. 8