Manual til elektronisk deltagerværktøj

Manual til elektronisk deltagerværktøj Den Europæiske Regionalfond & Den Europæiske Socialfond Denne manual er udarbejdet til det elektroniske værktøj til beregning af strukturfondsprojektets totale deltagerudgifter, i forbindelse med anvendelse af: Regnskabsskema R2, R3, S2 og S3 Projektmedarbejdere bør gennemlæse vejledningen før registreringen påbegyndes 1

Generelt - Kom godt i gang...4 A: Generelt vedr. indsendelse af regnskab og revisorgodkendelse...5 B: Hjælp til regnskabsregler og dokumentationskrav...5 C: Systemforudsætninger...5 D: Kapacitet...5 E: Fanen 'MENU'...6 Værktøjet trin for trin...6 1. Indtast bevillingsoplysninger under fanebladet 'STAMDATA'...6 1.1. Lås periode:...6 2. Brug af underholdsmatrix under fanebladet STAMDATA...6 3. Opret ny deltager og indtast deltageroplysninger under fanebladet 'DELTAGERE'...6 3.1. Knappen: Opret ny deltager...7 3.2. Indtast deltageroplysningerne...7 3.3. Knappen: Opdatér deltager :...8 4. Registrering af timer under Fanen X_TIMER...8 4.1 Indtastning af deltagerens aktivitet på projektet...9 4.2 Indtastning deltagertimer...9 5. Registrering af deltager løn / underhold under fanen X_UNDERHOLD...9 5.1. Indtastning og beregning af deltager løn / underhold...9 5.1.1. Forudsætninger:... 9 A: Registrering af løn / underhold og normtid ved anvendelse af faktisk afholdte udgifter og dokumentation:...9 B: Registrering af løn / underhold og normtid ved anvendelse af standardsats:...10 5.3. Finansieringsfordeling...11 5.4. Finansieringsfordeling (MANUEL):...11 6. Fanen 'N_RAPPORT' til brug for oplysninger til regnskabet...11 6.1 Korrektioner til tidligere fremsendt godkendt regnskab...12 6.2. Forklaring af rapportindhold 'N_RAPPORT'...12 6.2.1 Periode N (AKTUEL):... 12 6.2.2 Periode N (RAPPORTERET):... 12 6.2.3 Periode N (KORREKTIONER):... 12 6.2.4 Periode N (DIFFERENCE):... 12 6.3. Afsendelse af rapport med deltagertimer og lønudgift...12 6.4. Knappen RAPPORT (TIL REVISOR):...13 2

6.5. Registrering af udgifterne i perioderegnskabet...13 6.6. Knappen: RAPPORT (ENDELIG):...13 Bilag A: Aktivering af makroindstillinger i forskellige versioner af excel...14 Systemforudsætninger...14 3

Generelt - Kom godt i gang Erhvervsstyrelsen stiller på www.regionalt.dk et elektronisk værktøj til rådighed for projekterne, som anvendes til beregning af de samlede deltagerudgifter til brug for regnskabsaflæggelsen. Rigsrevisionen har ved sin revision af strukturfondsprojekter i 2011 konstateret, at anvendelsen af dette beregningsværktøj nedbringer fejlrisikoen i forbindelse med afrapportering til Erhvervsstyrelsen betydeligt. Projekterne anbefales derfor at anvende værktøjet, hvortil Erhvervsstyrelsen yder teknisk support. Anvendelsesområde: Værktøj hjælper med at beregne strukturfondsprojektets totale deltagerudgifter, hvad enten de jf. tilsagnsbrevet er baseret på: 1) Standardsats eller 2) dokumentation for de faktisk afholdte og betalte udgifter Værktøjet kan anvendes relateret regnskabsskema R2, R3, S2 og S3 og følgende konti: Regionalfondsprojekter Kontonavn Kontonummer Deltagerudgifter (underhold / løn), standardsats 1400 Deltagerudgifter (underhold / løn), faktiske udgifter 1410 Socialfondsprojekter Kontonavn Kontonummer Deltagerløn, standardsats 1100 Deltagerløn, faktiske udgifter 1110 Deltagerunderhold, standardsats 1120 Deltagerunderhold, faktiske udgifter 1130 Selve værktøjet hentes på www.regionalt.dk og gemmes lokalt på server, hvorefter det løbende anvendes igennem hele projektets levetid. Værktøjet bør anvendes ved beregning af det deltagerunderhold eller den deltagerlønandel, der kan indregnes i projektregnskabet for deltagere på strukturfondsfinansierede projekter. I værktøjet registreres de timer, hvor deltageren har været til stede på projektet. Fra værktøjets beregninger og fordeling af underholdet for de enkelte deltagere på udgifts- og finansieringskonti kan oplysningerne indtastes i projektregnskabet. Værktøjet bør anvendes for alle deltagere, der er med i projektet, og for hvem der ønskes medtaget deltagerløn og underhold i projektregnskabet. Værktøjet er til brug i hele projektperioden. I værktøjet er der indeholdt en funktionalitet til brug for udregning af korrektioner, såfremt der bliver behov herfor i forhold til tidligere fremsendte udgiftsberegninger. 4

For at få det bedste udbytte af værktøjet, anbefales det at læse manualen igennem, inden du går i gang. Bemærk: Udgangspunktet for brug af dette værktøj er, at projektet kun indtaster støtteberettigede timer, når der foreligger en gyldig og godkendt timeregistrering, lønsedler og timesedler. Ligeledes skal der kun indtastes timer og løn, der er dokumenteret i overensstemmelse med dokumentationskravene. Projektet skal alene anvende de konti, der fremgår af tilsagnsskrivelsen eller jf. senere godkendte budgetændringsanmodninger. A: Generelt vedr. indsendelse af regnskab og revisorgodkendelse Bemærk at anvendte timeregistreringsfiler altid skal indsendes til styrelsen som bilagsdokumentation i forbindelse med regnskabsaflæggelse. Materialet fremsendes som bilag til perioderegnskabet i status Rapport (til revisor). Først når projektets perioderegnskab er revideret af PwC og eventuelle rettelser, som PwC eller Erhvervsstyrelsen har påpeget i forbindelse med udbetaling eller budgetopfølgning, er indarbejdet i rapporten, anbefales det at sætte status til Rapport (endelig) for den pågældende periode. Det elektroniske deltageregistreringsskema skal altid indsendes til Styrelsen og indsendes i excelformat. Bemærk: Fra værktøjets rapportfaner N rapport vil det være afsnittet periode N (rapporteret), der danner baggrund for registrering af deltagerudgifter. Regnskabstallene for deltagerudgifterne hentes fra Fanen (N) rapport, Periode (N) (Rapporteret): Total efter korrektioner. Fra Total efter korrektioner overføres udgiftsbeløbene pr. udgiftskonto til regnskabets bilagsliste. Udgifternes finansieringsfordeling fremgår ligeledes af Total efter korrektioner. Se vejledning til perioderegnskab. Vedrørende den valgte metode indsendelse af samtlige bilag eller ved stikprøve. Ved Indsendelse af samtlige bilag indscannes og fremsendes bilagene til Erhvervsstyrelsen sammen med det øvrige regnskabsmateriale i projektet. Erhvervsstyrelsen videresender materialet til PwC. Ved stikprøve skal de af PwC udvalgte timesedler og lønsedler indscannes og fremsendes til PwC med kopi til Erhvervsstyrelsen. Styrelsen sender materialet videre til PricewaterhouseCoopers. Se endvidere vejledning til fremsendelse af perioderegnskaber. B: Hjælp til regnskabsregler og dokumentationskrav For hjælp vedrørende regnskabsregler og dokumentationskrav henvises til følgende dokumenter: Link: Bekendtgørelse nr. 207 af 5. marts 2010 Link: Retningslinjer for strukturfondsfinansierede projekter 2007-2013 Link: Vejledning til regnskabsskemaer C: Systemforudsætninger Bemærk: Værktøjet kan kun anvendes ved korrekt makroindstilling. For at kunne bruge værktøjet skal sikkerhedsniveauet for Excel være sat, så makroer er aktiveret. Årsagen er, at værktøjet anvender makroer. Makroindstillingen er afhængig af, hvilken excelversion der benyttes. Det er derfor vigtigt at indstille makroer korrekt, inden værktøjet kan tages i brug. Se bilag 1 i denne vejledning for aktivering af makroer afhængig af den benyttede excelversion. D: Kapacitet Der kan indtastes oplysninger for 250 deltagere i 8 perioder. Som udgangspunkt anvendes et skema pr. projekt. Såfremt der er behov for at anvende flere skemaer, anbefales det at bruge en logisk opdeling af deltagerne som grundlag for anvendelsen af flere filer. Det kan f.eks. være, at man kører et forårs- og et efterårsforløb, eller at projektets indhold kan bruges som opdelingskriterium. Da påbegyndes registreringen af nye deltagere i en ny fil mest hensigtsmæssigt ved påbegyndelsen af en regnskabsperiode. 5

E: Fanen 'MENU' Anvendes til at navigere mellem de tilgængelige ark ved at klikke på de grå bokse. På hvert enkelt faneblad trykkes på et link benævnt 'GÅ TIL MENU', hvorefter man vil blive sendt tilbage til fanebladet 'MENU'. Brugeren vil også kunne navigere rundt i værktøjet ved at trykke direkte på fanerne nederst i skærmbilledet. Værktøjet trin for trin 1. Indtast bevillingsoplysninger under fanebladet 'STAMDATA' Bemærk: Værktøjet vil kun kunne anvendes, såfremt alle felter er udfyldt, og der efterfølgende er trykket på 'LÅS PERIODE'. Oplysningerne til brug for indtastningen hentes fra tilsagnsskrivelsen. For enkelte felter vælges fra relevante lister. Felterne er indbyrdes afhængige, derfor udfyldes de én efter én fra toppen. 1.1. Lås periode: Når start- og slutdato er angivet, trykkes på knappen 'LÅS PERIODE'. Derved oprettes det antal perioder, der er nødvendige. Løber projektet eksempelvis fra 1. marts 2011 til 31. august 2012, opretter systemet i alt 3 perioder, da projektets varighed er 18 måneder. Perioderne er baseret på de i bekendtgørelsen fastsatte rapporteringsperioder (halvårlig). For hver periode vil der være mulighed for at indtaste timer og underhold / standardsats for deltagere samt mulighed for at afsende rapport, der opsummerer forbruget. Se mere om rapportering og indtastning i kapitel 5 og 6 i denne manual. Det er muligt efterfølgende at forlænge projektperioden. Bemærk: Det kræver skriftlig tilladelse fra Erhvervsstyrelsen at forlænge projektperioden. 2. Brug af underholdsmatrix under fanebladet STAMDATA Oplysningerne fra underholdsmatrix er bestemmende for, hvorledes det beregnede underhold / deltagerløn er fordelt på de enkelte finansieringskilder: Privat, Kommunal, Regional, Stat eller Offentligt lignende. Oplysningerne er til brug for regnskabets finansieringsoplysninger. For det enkelte projekt kan det være nødvendigt at oprette andre underholdstyper end de typer, der er prædefineret i værktøjet. De underholdstyper, der angives i matrixen, vil være tilgængelige, når der indtastes underhold for den enkelte deltager. Der kan til enhver tid oprettes en ny underholdstype. Når der indtastes en ny underholdstype, skal angives en procentmæssig fordeling mellem de enkelte finansieringskilder. Typisk vil der dog være tale om en 100 % finansiering fra én af kilderne. BEMÆRK: Værktøjet vil ikke acceptere en ny underholdstype, såfremt fordeling på finansieringskilder ikke summerer til 100 %. For projekter der anvender standardsats: For projekter der anvender standardsats ved deltagerløn kto. 1400 regionalfond, kto. 1100 Socialfond, anvendes underholdsmatrix til at definere ansættelsesforholdet bag standardsatsen. Herefter vil værktøjet placere udgiften med den korrekte finansieringskilde til brug finansieringsoplysningerne til regnskabet. Se afsnit 5.1.1. UNDERHOLDSMATRIX FINANSIERINGSSAMMENSÆTNING UNDERHOLDSTYPE STAT REGION KOMMUNE PRIVAT OFF. LIGN. SUM Kontanthjælp 50% 50% 100% Dagpenge 100% 100% Privat løn 100% 100% Statslig løn 100% 100% Regional løn 100% 100% Kommunal løn 100% 100% Standardsats privat løn 100% 100% Standardsats løn offentlig lignende 100% 100% 3. Opret ny deltager og indtast deltageroplysninger under fanebladet 'DELTAGERE' Der kan først registreres timer og satser for deltagere, når den enkelte deltager er oprettet og opdateret. 6

3.1. Knappen: Opret ny deltager Tryk Opret ny deltager for at få adgang til at tilføje en ny deltager. Deltagerne vil automatisk blive nummereret fortløbende. Bemærk at den angivne start- og slutdato har betydning for, om der for en deltager kan indtastes oplysninger for en given måned. En deltager skal som udgangspunkt kun oprettes én gang i systemet. BEMÆRK: Det er muligt efterfølgende at ændre deltagerens start- og slutdato inden for projektperioden samt de øvrige oplysninger om deltageren med undtagelse af navnet. Når oplysninger om den enkelte deltager er indtastet / ændret, skal der trykkes på knappen Opdatér deltager som beskrevet nedenfor. 3.2. Indtast deltageroplysningerne Bemærk: Det er nødvendigt at indtaste de forskellige data for deltagerne. Det er således ikke muligt at benytte copypaste til eksempelvis at kopiere et oplyst deltager CPR-nummer fra en ekstern kilde (mail, word-dokument el.lign.) ind i arket for den pågældende deltager. Dog er det muligt at kopiere internt i regnearket (eksempelvis kopiere start- og slutdato for en deltager til en eller flere andre deltagere). Navn: Deltagerens fulde navn CPR-nr.: Det fulde CPR nr. med følgende format ddmmååxxxx Startdato: Første dag deltageren er aktiv i projektet dd-mm-åååå Slutdato: Sidste dag deltageren er aktiv i projektet dd-mm-åååå (Kan altid ændres, hvis dette bliver nødvendigt). Medtages: Som udgangspunkt skal der stå 'Ja' i dette felt. Ja betyder, at registreringerne for deltageren medtages i opgørelsen af de samlede udgifter. 'Nej' skal kun anvendes undtagelsesvist, såfremt man ønsker at slette alle timer og al løn / underhold for en deltager i projektet. Hvis der er perioder, hvor en given deltagers timer ikke skal med i projektregnskabet, registreres der ingen timer i timeregistreringen for deltageren for den givne periode. Eksempel: Deltager en person kun i 1. og 3. måned i en periode, registrerer man en start- og slutdato, der dækker alle tre måneder, men der registreres alene timer i 1. og 3. måned. Normtid er antal af timer deltageren skal præstere for at oppebære løn / underhold for en måned. Som udgangspunkt er dette angivet til 134,42 timer pr. måned jf. Retningslinjerne for strukturfondsfinansierede projekter. Bemærk: Normtimetallet er afgørende for korrekt beregning af den faktiske timesats. Værktøjet vil som udgangspunkt foreslå 134,42 timer pr. måned svarende til en fuldtidsansat. I værktøjet er indlagt valideringer, som sikrer, at der ikke medtages mere løn / underhold end den bruttoydelse, der har dannet baggrund for udbetalingen. Normtimetal for deltidsansatte: Underhold / løn og normtid skal matche. Er der tale om en deltagerløn for en deltidsansat medarbejder, og hvor normtiden er mindre end en månedsnorm på 134,42, kan benyttes nedenstående omregningstabel for fastsættelse af normtimetallet. Tabellen tager udgangspunkt i omregningsfaktoren 134,42 / 160,33 = 83,8396 %. 7

Beregningstabel for fastsættelse af normtimetal ved deltidsansættelse. Tabellen tager udgangspunkt i omregningsfaktoren 134,42 / 160,33 = 83,8396 %. Deltid månedlig antal timer Deltid månedlig antal timer Deltid månedlig antal timer Deltid månedlig antal timer Deltid månedlig antal timer Deltid månedlig Beregnet antal timer normtid Beregnet normtid Beregnet normtid Beregnet normtid Beregnet normtid Beregnet normtid 5 4,19 31 25,99 57 47,78 83 69,58 109 91,38 135 113,18 6 5,03 32 26,82 58 48,62 84 70,42 110 92,22 136 114,02 7 5,86 33 27,66 59 49,46 85 71,26 111 93,06 137 114,86 8 6,70 34 28,50 60 50,30 86 72,10 112 93,90 138 115,69 9 7,54 35 29,34 61 51,14 87 72,94 113 94,73 139 116,53 10 8,38 36 30,18 62 51,98 88 73,77 114 95,57 140 117,37 11 9,22 37 31,02 63 52,81 89 74,61 115 96,41 141 118,21 12 10,06 38 31,85 64 53,65 90 75,45 116 97,25 142 119,05 13 10,89 39 32,69 65 54,49 91 76,29 117 98,09 143 119,89 14 11,73 40 33,53 66 55,33 92 77,13 118 98,93 144 120,72 15 12,57 41 34,37 67 56,17 93 77,97 119 99,76 145 121,56 16 13,41 42 35,21 68 57,01 94 78,80 120 100,60 146 122,40 17 14,25 43 36,05 69 57,84 95 79,64 121 101,44 147 123,24 18 15,09 44 36,88 70 58,68 96 80,48 122 102,28 148 124,08 19 15,92 45 37,72 71 59,52 97 81,32 123 103,12 149 124,92 20 16,76 46 38,56 72 60,36 98 82,16 124 103,96 150 125,75 21 17,60 47 39,40 73 61,20 99 83,00 125 104,79 151 126,59 22 18,44 48 40,24 74 62,04 100 83,83 126 105,63 152 127,43 23 19,28 49 41,08 75 62,87 101 84,67 127 106,47 153 128,27 24 20,12 50 41,91 76 63,71 102 85,51 128 107,31 154 129,11 25 20,95 51 42,75 77 64,55 103 86,35 129 108,15 155 129,95 26 21,79 52 43,59 78 65,39 104 87,19 130 108,99 156 130,78 27 22,63 53 44,43 79 66,23 105 88,03 131 109,82 157 131,62 28 23,47 54 45,27 80 67,07 106 88,86 132 110,66 158 132,46 29 24,31 55 46,11 81 67,91 107 89,70 133 111,50 159 133,30 30 25,15 56 46,95 82 68,74 108 90,54 134 112,34 160 134,14 160,33 134,42 Virksomhed: Navn på den virksomhed en ansat deltager er ansat i. Underholdskonto: Bemærk: Der kan alene vælges den underholdskonto, der er givet tilsagn på. For regionalfondsprojekter er der to valgmuligheder afhængig af om deltageren registreres efter standardsats eller faktiske omkostninger. For socialfondsprojekter er der fire valgmuligheder: 1. deltagerløn efter standardsats eller 2. deltagerløn efter faktiske udgifter. 3. deltagerunderhold efter standardsats eller 4. deltagerunderhold efter faktiske udgifter CVR-nr.: For ansatte deltagere, CVR-nummer for den virksomhed deltageren er ansat hos. SMV: Angivelse af om virksomheden kan kategoriseres under kategorien Små og Mellemstore Virksomheder. For definition af SMV henvises til bilag I i forordning 800/2008. 3.3. Knappen: Opdatér deltager : Efter tilføjelse af ny deltager trykkes på denne knap. Den tilføjede deltager vil herefter være tilgængelig for registrering. 4. Registrering af timer under Fanen X_TIMER Timer registreres pr. dag pr. deltager på baggrund af det fysiske time- og aktivitetsgrundlag. I hver enkelt periode vil der være op til 6 måneder tilgængelig afhængig af start- og slutdatoen for projektet. Om en deltager er aktiv eller ej i en måned, afhænger af deltagerens start- og slutdato i projektet. Se kapitel 3.1. for en beskrivelse af start- og slutdatoer for deltagere. Vigtigt for projekter der anvender standardsats: Vær opmærksom på, at ved anvendelse af mere end 134,42 timer på projektet, skal der ændres i normtiden, således at normtid og faktisk timer matcher. Se under pkt. 5 8

4.1 Indtastning af deltagerens aktivitet på projektet Fra valglisten vælges deltagerens hovedaktivitet for måneden jf. mødeprotokol eller deltagerens timeregistrering Først efter angivelse af aktivitet, vil det være muligt at indtaste månedens timer for den enkelte deltager. 4.2 Indtastning deltagertimer Indtast timetal pr dag Den enkelte deltagers stamoplysninger fra fanebladet DELTAGERE er vist. Indtast timeforbruget for den enkelte deltager pr. dag. Systemet opsummerer timerne for måneden for den enkelte deltager. VIGTIGT: Timer skal kun indtastes, såfremt der foreligger godkendte mødeprotokoller, som opfylder gældende krav. 5. Registrering af deltager løn / underhold under fanen X_UNDERHOLD Anvendes ved indrapportering af deltager løn / underhold. Underhold registreres månedsvis for den enkelte deltager baseret på dokumenteret og udbetalt løn / underhold for måneden. I hver enkelt periode vil der være op til 6 måneder tilgængelig afhængig af start- og slutdatoen for projektet. I den enkelte måned vil kun de deltagere, der er aktive, være tilgængelige. Om en deltager er aktiv eller ej i en given måned, afhænger af deltagerens start- og slutdato i projektet registreret i STAMDATA. 5.1. Indtastning og beregning af deltager løn / underhold For den enkelte deltager vises stamoplysninger fra fanebladet DELTAGER samt en opsummering pr. måned af det registrerede timetal fra fanebladet X_TIMER. Vær opmærksom på at værktøjet summere timer op til normtimetallet. 5.1.1. Forudsætninger: Indtastningerne under forudsætningerne afhænger af, om projektet anvender standardsats eller faktisk afholdte udgifter. Vælg underholdstype fra listen om type af løn / underhold Oplys med hvilken frekvens, der udbetales Underholdstype: Listen indeholder en række prædefinerede underholdstyper, som er defineret i Underholdsmatrix. Bemærk: Der kan vælges flere / nye underholdstyper end de prædefinerede typer. Der henvises til fanen STAMDATA. og Underholdsmatrix, hvor der kan defineres underholdstyper. Den valgte underholdstype har betydning for, hvorledes finansieringsfordelingen bliver af det beregnede underhold. Se punkt 5.3 og 5.4 vedrørende finansieringsfordelingen og kapitel 2 for yderligere vedrørende underholdsmatrix. A: Registrering af løn / underhold og normtid ved anvendelse af faktisk afholdte udgifter og dokumentation: Udbetaling: Der vælges mellem følgende: Månedlig, Ugentligt, Timesats. Valget afgør indtastningsmulighederne under underholdsbeløb og er afhængig af udbetalingsfrekvens. Indtast underholdsbeløb for den enkelte deltager. 9

Månedligt: Får deltageren udbetalt en månedsløn, skal bruttolønnen for måneden indtastes. Validering sikrer, at der ikke medtages underhold for timer ud over normtimetallet. Timesats: Såfremt deltageren er timelønsansat, indtastes timesats. Timesats anvendes herefter i beregningen af det underhold, der kan medtages. Bemærk at validering af timeantallet sikrer, at der ikke medtages underhold for timer ud over normtimetallet. Uge 1, Uge 2 osv.: Får deltageren udbetalt et ugentligt beløb (typisk deltagere på dagpenge), kan der angives op til 5 ugers udbetalinger. Systemet er baseret på normtimetal for en måned, hvor 134,42 skal anvendes. Løn og normtimer Systemet vil vise en beregnet timesats på baggrund af det indtastede beløb og de angivne normtimer. Uanset om der er registreret på måneds-, uge- eller timebasis, er systemet baseret på normtimetal for en måned på 134,42 svarende til en fuldtidsansættelse. Som udgangspunkt skal der jf. Retningslinjerne for strukturfondsfinansierede anvendes månedsnormen 134,42 for deltagerløn / deltagerunderhold svarende til en fuldtidsansættelse. Timer registreret ud over normtimetallet medtælles ikke i systemet. Der kan aldrig medtages mere løn / underhold end den bruttoydelse, der har dannet baggrund for udbetalingen til deltageren. Der kan kun medtages løn / underhold, der svarer til det af arbejdsgiver / den udbetalende myndighed faktisk betalte. I værktøjet er indlagt valideringer som sikrer, at der at der ikke medtages mere løn / underhold end den faktiske udbetalte bruttoydelse, der har dannet baggrund for udbetalingen. I værktøjet er der ligeledes en validering som sikre at der ikke medtages timer ud over normtimetallet. Normtimer (Standard): Vil som udgangspunkt blive anvendt til beregning af timesats. Værdi hentes fra stamoplysninger indtastet under fanebladet DELTAGERE. Normtimer (Ny): Der indtastes et nyt normtimetal, såfremt det ønskes, at systemet skal anvende et andet normtimetal end det, der er angivet som standard. Det kan eksempelvis være i situationer, hvor en deltager er blevet reduceret i løn pga. ferie afholdt for egen regning. For deltidsansatte med en mindre månedsnorm end 134,42 kan anvendes ovenstående nomtimeberegningstabel. Eksempel på beregning af normtid for en deltager med en arbejdstid på mindre end 37 timer ugentligt: For en medarbejder / deltager, der har en ansættelsesaftale på 100 timer pr. måned, anvendes normtimetallet 83,83 jf. ovenstående beregningstabel for nomtimetal. (Til beregning er følgende formel anvendt: 134,42 / 160,33 = 83,8396). Normtimer anvendt: Viser altid det antal normtimer, som systemet anvender til beregning af timesatsen. Som udgangspunkt vil det være værdien fra feltet NORMTIMER, som er angivet her. Såfremt der er indtastet en værdi i feltet NY, vil dette normtimetal i stedet blive vist. Beregnet timesats. Heraf kan aflæses den timesats, systemet beregner på baggrund af indtastet bruttoløn og normtimetal. Lønberegning for deltagerløn for timelønnede Indgår timelønnedes deltagerløn, skal timelønnen matche timesatsen på lønsedlen. Timesatsen indtastes. Herefter indtastes normtimetallet, som det antal timer, der arbejdes i måneden. Ved timelønnede udgør normtimetallet 160,33. Den udbetalte løn kan tillægges et beløb svarende til den feriegodtgørelse, som arbejdsgiveren kan dokumentere at have betalt (almindeligvis 12½ %). B: Registrering af løn / underhold og normtid ved anvendelse af standardsats: Underholdstype: Anvendes der standardtimesats jf. tilsagn for en deltager fx med regional løn, indføres regional løn std. sats i underholdsmatrixen og finansieringsfordelingen oplyses til 100 % regional finansiering. Regional løn std. sats kan herefter vælges fra valglisten under UNDERHOLDSTYPE. 10

Udbetaling: Ved anvendelse af standardsats skal udbetaling altid sættes som timesats. FORUDSÆTNINGER UNDERHOLDSBELØB UNDERHOLDSTYPE UDBETALING MÅNEDLIG TIMESATS UGE 1 UGE 2 UGE 3 UGE 4 UGE 5 Regional løn std.satstimesats 103,51 I eksemplet er anvendt standardtimesatsen for 2011. Oplysning om eventuelle justeringer kan fås hos Erhvervsstyrelsen. Under UNDERHOLDSBELØB timesats indtastes den anvendte standardtimesats. Eventuel ændring af normtid til faktisk anvendte timer på projektet Normtimer (Standard): Vil som udgangspunkt vise det maksimale antal timer der medtages. Værdi hentes fra stamoplysninger indtastet under fanebladet MEDARBEJDERE Normtimer (Ny): Der indtastes et nyt normtimetal, såfremt det ønskes, at medtage flere timer på standardsats end standardforslaget på normtid 134,42. Det samlede timetal jf. timeregistreringen fremgår af: Timer total under fanen: X_TIMER. Det kan eksempelvis være i situationer, hvor en deltager har været flere timer på projektet end standardforslaget på 134,42. (Bemærk at Reg timer under fanen X_UNDERHOLD maksimalt viser og medtager timer op til normtimetallet). Anvendes standardsats og har deltageren været 150 timer på projektet kan det faktiske timetal indtastes i Normtimer (NY). 5.3. Finansieringsfordeling På baggrund af den valgte underholdstype angiver systemet en fordeling af de støtteberettigede deltagerududgifter på finansieringskilder. 5.4. Finansieringsfordeling (MANUEL): Anvendes såfremt den forslåede finansieringsfordeling ikke er i overensstemmelse med den faktiske fordeling. For dagpengemodtagere og kontanthjælpsmodtagere skal den foreslåede finansieringsfordeling vælges. Når der indtastes en manuel finansieringfordeling, vil den automatisk beregnede finansieringsfordeling blive sat ud af kraft. EKSEMPEL: Det kan være nødvendigt at ændre i finansieringsfordelingen, når der vedrørende en privatansat deltager er udbetalt VEU-godtgørelse. I dette tilfælde vil den modtagne VEU-godtgørelse (i kroner) skulle indtastes som statslig medfinansiering, og det resterende beløb indtastes som privat medfinansiering. Når der indtastes en alternativ fordeling, skal denne summere til det beregnede underhold for måneden, for at systemet vil acceptere den alternative fordeling. 6. Fanen 'N_RAPPORT' til brug for oplysninger til regnskabet Der skal jf. bekendtgørelse nr. 207 af 5. marts 2010 indsendes perioderegnskaber pr. ultimo februar og pr. ultimo august hvert år i projektets levetid. For hver enkelt 6 måneders periode er der i værktøjet oprettet en rapport baseret på start- og slutdato for projektet. Kun det relevante antal rapporter er tilgængelige. I rapporterne er timer og underhold for perioden opsummeret øverst. Tallene er baseret på de indtastninger, projektet har foretaget i fanebladene N_TIMER og N_UNDERHOLD. VIGTIGT: Rapporten skal fremsendes som bilag til perioderegnskabet i status Rapport (til revisor). Først når projektets perioderegnskab er revideret af PwC, og eventuelle rettelser, som PwC eller Erhvervsstyrelsen har påpeget i forbindelse med udbetaling eller budgetopfølgning, er indarbejdet i rapporten, anbefales det at sætte status til endelig. Ved status endelig vil der være overensstemmelse mellem regnskabet, udgiftsposten og finansieringsoplysningerne. Det vil efterfølgende være muligt at anvende værktøjet i forbindelse med korrektioner i efterfølgende perioder i forhold til tidligere fremsendte regnskab (se nedenfor). Såfremt der er ændringer til tidligere rapporterede timer og underhold for deltagere, vil værktøjet automatisk sørge for, at disse ændringer bliver fremsendt i en efterfølgende periodes rapport. Dette kan illustreres med nedenstående eksempel for korrektioner. 11

6.1 Korrektioner til tidligere fremsendt godkendt regnskab Bemærk: At korrektioner ikke skal gøres i den fil, der ligger i foldere rapportering, men i den oprindelige fil. Eksempel: Korrektioner i forhold til tidligere fremsendt regnskab. Et projekt indtaster timer og løn i løbet af det første halvår (periode 1). Ved periodens afslutning indsendes RAPPORT (TIL REVISOR) for dette halvår, og udgifterne medtages i det første perioderegnskab for projektet. Projektet modtager et udbetalingsbrev fra Erhvervsstyrelsen og sikrer sig, at der er overensstemmelse mellem oplysningerne i 1. periode og regnskabet jf. udbetalingsbrevet eller budgetopfølgningsbrevet. Herefter trykker projektet på RAPPORT (ENDELIG) (se nedenfor). I den efterfølgende periode 2 bliver projektet opmærksom på, at man har glemt at indrapportere timer for en deltager, og man ønsker efterfølgende at korrigere denne fejl. Projektet registrerer derfor timer og underhold på normal vis i de måneder, hvor timerne oprindeligt blev forbrugt af deltageren, altså i fanebladet 1_REGISTRERING' (i periode 1). Da der allerede er afsendt en endelig rapport for 1. periode, kan der ikke ændres i de afrapporterede tal for denne periode. Værktøjet beregner derfor en korrektion til 1. periode. Denne korrektion kan være enten negativ eller positiv, afhængig af, hvilke ændringer der foretages vedrørende de enkelte deltageres timeforbrug og løn / standardsats. I dette eksempel vil korrektionen være positiv, da der er tale om en forøgelse af lønudgifterne i projektets 1. periode. Når projektet er klar til at indsende rapport for andet halvår (periode 2), vil værktøjet automatisk opgøre korrektionerne vedrørende periode 1 og særskilt vise disse korrektioner i rapporten for 2. periode. 6.2. Forklaring af rapportindhold 'N_RAPPORT' Hver enkelt rapport indeholder data for 6 måneder. De støtteberettigede udgifter er summeret pr. måned for de relevante konti. Endvidere vises finansieringsfordelingen af udgiften pr. måned. 6.2.1 Periode N (AKTUEL): Viser de til enhver tid indtastede timer for deltageren pr. måned samt den beregnede udgift og finansieringsfordelingen heraf. 6.2.2 Periode N (RAPPORTERET): Er som udgangspunkt ikke udfyldt med værdier. Når perioderegnskab indsendes, vil de aktuelle værdier blive indsat her og vil efterfølgende ikke kunne ændres. I periode 2 og frem vil man ligeledes kunne se, hvad der er indrapporteret sammen med den aktuelle periode vedrørende tidligere indsendte perioder. (Denne del af rapporten danner baggrund for registrering af udgifterne i perioderegnskabet. 6.2.3 Periode N (KORREKTIONER): Viser korrektioner foretaget i senere rapporteringer vedrørende den aktuelle periode. 6.2.4 Periode N (DIFFERENCE): Viser den til enhver tid værende difference mellem tidligere rapporteret og det aktuelle for perioden. Når rapportering har fundet sted, vil alle værdierne være lig 0. 6.3. Afsendelse af rapport med deltagertimer og lønudgift Bemærk at anvendte timeregistreringsfiler altid skal indsendes til styrelsen som bilagsdokumentation i forbindelse med regnskabsaflæggelse VIGTIGT: Ved indsendelse af rapport med regnskabet anvendes RAPPORT (TIL REVISOR) Lås først rapporten endeligt, når regnskabet er godkendt af revisor, og eventuelle rettelser, som PwC eller Erhvervsstyrelsen har påpeget i forbindelse med udbetaling eller budgetopfølgning, er indarbejdet i rapporten. Oplysningerne hentes fra udbetalings- og budgetopfølgningsbrevet vedrørende sidste periode. 12

For hver enkelt periode (hver 6. måned) skal der, som en del af perioderegnskabet, fremsendes en rapport, der indeholder timer og udgift for perioden. På tilsvarende vis skal der efter projektafslutning indsendes en lignende rapport i forbindelse med det endelige projektregnskab. Når projektet afrapporterer sit perioderegnskab, sker dette ved pr. mail til Erhvervsstyrelsen at fremsende perioderegnskabet med tilhørende dokumentation, herunder en zip-fil indeholdende en kopi af nærværende excel-fil i status RAPPORT (TIL REVISOR). Til dette formål anvendes knapperne øverst på periodens rapport. Bemærk at værktøjet selv laver versionsstyret zip-fil og backup. De to knapper, der er tilgængelige på siden, er beskrevet nedenfor. 6.4. Knappen RAPPORT (TIL REVISOR): Når knappen 'RAPPORT (TIL REVISOR)' anvendes, vil systemet lave en zip-fil af Excel-filen og gemme denne i en mappe benævnt 'RAPPORTERING'. Mappen 'RAPPORTERING' er placeret i samme mappe, som dette værktøj er placeret i. Den genererede zip-fil vil have formatet: "[Journalnummer] - TIL REVISOR DELTAGERFIL FOR PERIODE [rapportperiode] - rapport nr. [fortløbende nummer]". Filen vedhæftes perioderegnskabet, som skal sendes til Erhvervsstyrelsen, der videresender til PwC. Vigtigt: Det er vigtigt, at rapporten inden indsendelse gennemgås nøje i forhold til underliggende bilag og dokumentation for at sikre, at alle oplysninger er medtaget og er korrekte og for at sikre, at kun korrekt dokumenterede og godkendte udgifter er medtaget i perioderegnskabet. Såfremt projektet er i tvivl om forhold, anbefales det at kontakte PwC for rådgivning herom på strukturfond@pwc.dk eller 39 45 35 55. Ligeledes er det vigtigt, at det er rapport-formen (TIL REVISOR), der fremsendes til Erhvervsstyrelsen, således at eventuelle rettelser, som PwC påpeger i deres revision, eller Erhvervsstyrelsen har påpeget i forbindelse med udbetalingen eller budgetopfølgning, er indarbejdet, inden rapporten sættes i status. Rapport (endelig). Såfremt der efterfølgende skal foretages rettelser vedrørende perioden, gøres dette i værktøjet. Se vedrørende korrektioner til tidligere godkendt regnskab. 6.5. Registrering af udgifterne i perioderegnskabet Periode N (Rapporteret) På baggrund af den udarbejdede RAPPORT (TIL REVISOR) fra værktøjet skal der i perioderegnskabet foretages registreringer af deltagerudgiften i regnskabet. Når der foretages registreringer i perioderegnskabet, vil det være afsnittet 'Periode N (RAPPORTERET)'. Total efter korrektioner Fra Total efter korrektioner overføres udgiftsbeløbene pr udgiftskonto til regnskabets bilagsliste. Udgifternes finansieringsfordeling fremgår ligeledes af Total efter korrektioner. Se vejledning til perioderegnskab. Vigtigt: Såfremt der i en periode registreres korrektioner vedrørende tidligere perioder, skal dette tydeligt angives i tekstfeltet, der knytter sig til statusrapporteringen. Det elektroniske deltagertimeregistreringsskema skal indsendes til Styrelsen i excelformat, selv om stikprøvekontrol i øvrigt benyttes. I de tilfælde, hvor Rapport (TIL REVISOR) indgår i projektregnskabets bilagsliste som fil med henvisning til flere partnere og flere CVR-numre, som har afholdt udgiften, kan anføres dummyen 99999999 i partner CVR i regnskabets bilagsliste. Den partner, der har afholdt udgiften for den enkelte deltager, vil fremgå af filen. Såfremt Rapport (TIL REVISOR) indgår på en sådan måde, at der for hver partner anvendes en rapport, opføres hver fil som med cvr.nr. for den partner, der har afholdt udgiften i regnskabets bilagsliste. Perioderegnskabet samt vejledning til perioderegnskabet kan downloades på http://www.regionalt.erhvervsstyrelsen.dk/periode_projekt_regnskab 6.6. Knappen: RAPPORT (ENDELIG): Når projektets perioderegnskab er revideret af PwC, og eventuelle rettelser, som PwC eller Erhvervsstyrelsen har påpeget i forbindelse med udbetaling eller budgetopfølgning, er indarbejdet i rapporten, skal rapporten gøres endelig. Dvs. når udgifterne svarer til udgifterne i udbetalingsbrevet fra ERST. Dette gøres ved at trykke på knappen 'RAPPORT 13

(ENDELIG)'. Værktøjet vil herefter generere en zip-fil med kopi af excelfilen samt gemme en backup i mappen benævnt BACKUP. Mappen 'BACKUP' vil være placeret i samme mappe som dette værktøj, og værktøjet giver et klart overblik over udgifter og finansiering i overensstemmelse med periodens endelige regnskab. Værktøjet er klart til næste periodes indrapportering. For regnskaber, der ikke er modtaget udbetaling på, sættes perioden til RAPPORT (ENDELIG), når der er modtaget brev fra ERST. Der kan først genereres rapport til revisor i den efterfølgende periode, når forudgående periodes RAPPORT (ENDELIG) er genereret, men der kan tastes timer og underhold ind. Bemærk: At indarbejdelse af de ændringer som revisor eller ERST har påpeget i forbindelse med udbetalingsbrev eller budgetopfølgning skal foretages i den oprindelige fil og ikke i den fil, der ligger i folderen rapportering. Med denne indarbejdelse af ændringer som forudsætning for at sætte rapporten i status endelig vil der være overensstemmelse mellem det akkumulerede perioderegnskab og perioden Den genererede zip-fil vil have formatet: "[Journalnummer] - ENDELIG DELTAGER FOR PERIODE [rapportperiode] - rapport nr. [fortløbende nummer]". For regnskaber, der ikke er modtaget udbetaling på, sættes perioden til RAPPORT (ENDELIG), når der er modtaget brev fra ERST. VIGTIGT: Når knappen 'RAPPORT(ENDELIG)' er aktiveret, vil der ikke kunne rapporteres igen for perioden. Knapperne på siden vil derfor være deaktiverede. Såfremt der i efterfølgende regnskabsperioder må foretages ændringer i en rapporteret periode, vil disse korrektioner blive rapporteret særskilt i en senere rapport og skal indarbejdes i det efterfølgende perioderegnskab. VIGTIGT: Den backup, der er arkiveret i mappen 'BACKUP', må ikke slettes eller flyttes, da denne er en del af det kontrol- og transaktionsspor, projektet er forpligtet til at dokumentere. Bilag A: Aktivering af makroindstillinger i forskellige versioner af excel Systemforudsætninger Makroer: For at kunne bruge værktøjet skal sikkerhedsniveauet for Excel være sat, så makroer er aktiveret. Årsagen er, at værktøjet anvender makroer. Makroindstillingen er afhængig af, hvilken excelcersion der benyttes. Se bilag 1 i denne vejledning for aktivering af makroer. Excel version: 2003-2007 Sådan aktiveres makroer i Excel 2003: 1) Tryk på Funktioner / Tools i menulinjen 2) Vælg Makro / Macro i menuen og herefter Sikkerhed /Security i undermenuen 3) Vælg fanen Sikkerhedsniveau / Security level 4) Vælg herefter det ønskede niveau for makrosikkerhed i dit Excel (skal være enten medium eller lav) 5) Luk herefter Excel ned og åbn værktøjet på ny Sådan aktiveres makroer i Excel 2007: 1) Tryk på Office-knappen øverst til venstre i Excel 2) Vælg Excel-indstillinger / Excel options 3) Vælg Sikkerhedscenter / Trust Center i menuen til venstre 4) Tryk på knappen Indstillinger for Sikkerhedscenter / Trust Center settings 14

5) Vælg Indstillinger for makro / Macro settings i menuen til venstre 6) Vælg herefter det ønskede niveau for makrosikkerhed i dit Excel (makroer skal være aktiverede) 7) Når sikkerhedsniveauet er sat, trykkes på Ok 8) Luk herefter Excel ned og åbn værktøjet på ny Sådan aktiveres makroer i Excel 2010: 1) Tryk på Filer / file knappem (markeret med grønt) øverst til venstre i Excel 2) Vælg Indstillinger / options i menuen 3) Vælg Sikkerhedscenter / Trust Center i menuen til venstre 4) Tryk på knappen Indstillinger for Sikkerhedscenter / Trust Center settings 5) Vælg Indstillinger for makro / Macro settings i menuen til venstre 6) Vælg herefter det ønskede niveau for makrosikkerhed i dit Excel (makroer skal være aktiverede) 7) Når sikkerhedsniveauet er sat, trykkes på Ok 8) Luk herefter Excel ned og åbn værktøjet på ny VIGTIGT: Følg dette link og få en udvidet beskrivelse af sikkerhedsindstillingerne i Excel samt en beskrivelse af, hvordan der sikres det højst mulige sikkerhedsniveau i Excel. Link: http://www.erst.dk/file/15772/sikkerhedsindstillinger.pdf 15