Du får her en kort beskrivelse af, hvordan du kommer i gang med at oprette filer, som Elektronisk fakt. OIOUBL/OIOXML i Business Online.

Transkript

1 Forløbet for en opkrævning Du får her en kort beskrivelse af, hvordan du kommer i gang med at oprette filer, som Elektronisk fakt. OIOUBL/OIOXML i Business Online. 1. Opret stamoplysninger (Fakturerings- og betalingsadresse) 2. Opret konti 3. Indtast OIOUBL/OIOXML opkrævninger/opret mapper 4. Indsend OIOUBL/OIOXML filer 5. Kontroller opkrævninger 6. Luk mappen og godkend opkrævninger 7. Opkrævningsoversigt Opret stamoplysninger Inden du kan oprette en OIOUBL/OIOXML dokument ved fil indsendelse eller via indtastning skal du sikre at din virksomheds stamoplysninger er oprettet korrekt. Når du vil rette stamoplysninger kan du bruge menuen. Hvis du kun skal afsende Elektronisk fakt. - OIOUBL/OIOXML, er det kun de Faste virksomhedsoplysninger, der skal udfyldes. Hvis du også skal have printet fakturaer, der ikke kan sendes videre til modtageren som Elektronisk fakt. - OIOUBL/OIOXML, skal du udfylde flere virksomheds- og fakturaoplysninger på fanebladet Dansk. Opret konti Hvis du skal anvende Kontooverførsel, som betalingsform skal kontonummeret være oprettet på din aftale med banken. 1

2 Ved faktura med kontonummer er det den eller de kreditorkonti, som du selv har oprettet, der kan vælges imellem. Når du vil oprette konti kan du bruge menuen. En kreditorkonto oprettes således. Det er vigtigt at der angives registreringsnummer efterfulgt af bindestreg (-) og kontonummer. Indtast OIOUBL/OIOXML Opkrævning Når du vil indtaste en OIOUBL/OIOXML opkrævning kan du bruge menuen. Nu får du mulighed for at oprette opkrævninger. Se et eksempel på en udfyldt OIOUBL/OIOXML opkrævning her. 2

3 3

4 Ved manuel oprettelse af OIOUBL/OIOXML faktura kan der til Betalingsform vælges mellem de danske opkrævningstyper der er tilknyttet din aftale. Hvis du skal anvende indbetalingskort skal Betalingsformen Dansk indbetalingskort være oprettet på din aftale med banken. Det samme gælder ved Leverandør Service osv. Du kan bruge Sidehjælp til at få yderligere hjælp til at udfylde de enkelte felter på siden. Ny mappe i Opret opkrævning Indtast opkrævningsoplysningerne. Når du opretter opkrævninger, oprettes som standard en ny mappe med et navn, der er sammensat af dags dato, dit brugernummer og et fortløbende nummer pr. dag, for eksempel Klik på knappen Opret mappe, hvis du i stedet ønsker en mappe med en mere sigende tekst, f.eks. Husleje. Du kan altid ændre navnet på mappen. Afslut opkrævning Du er nu klar til at afslutte opkrævningen Fjern markeringen ved Opret flere opkrævninger. Hvis du vil oprette flere opkrævninger, fjerner du markeringen, når du har indtastet sidste opkrævning. Klik på OK knappen. Du har nu oprettet en opkrævning i Business Online og samtidig gemt opkrævningen i en mappe. Du bestemmer selv, hvor mange opkrævninger du vil have i hver mappe. Indsend OIOUBL/ 4

5 OIOXML filer Du har mulighed for at indsende OIOUBL/OIOXML filer enkeltvis eller alle filer på en placering på din PC på én gang. Det kræver, at du opretter en ny fil registrering i Business Online til masseafsendelse af OIOUBL/OIOXML. Fil registreringen oprettes således: Angiv placeringen og marker Indsend filer samlet i én mappe Du er nu klar til at indsende OIOUBL/OIOXML filer til banken via Business Online. Bemærk, at alle OIOUBL/OIOXML filer i ovenstående placering vil blive sendt uanset om dokumenter er blevet sendt tidligere. Afsendte OIOUBL/OIOXML filer skal derfor fjernes fra ovenstående placering efter afsendelsen. Kontroller opkrævninger Inden opkrævningerne ekspederes, har du mulighed for at kontrollere antallet og summen af opkrævningerne. Når du vil kontrollere opkrævningerne, kan du bruge menuen Mappeoversigten indeholder de mapper, du har arbejdet med i dag. Du har også mulighed for at søge efter mapper fra tidligere datoer. I kolonnen Kontrolsum vises summen for opkrævningerne i mappen. I kolonnen Antal vises, hvor mange opkrævninger der er i mappen. 5

6 I kolonnen Kunne ikke eksped. vises antallet af fejlbehæftede OIOUBL/OIOXML filer, der ikke kunne ekspederes. Luk mappen, og godkend opkrævninger En mappe med status Åbnet af xxxxxx er en kladde, og OIOUBL/OIOXML filer i den mappe ekspederes ikke. Du kan fortsat oprette flere OIOUBL/OIOXML filer i den samme mappe. I en mappe med status Lukket af xxxxxx, ekspederer vi OIOUBL/OIOXML filer på ekspeditionsdagen, hvis forudsætningerne er i orden. Når du vil lukke en mappe og godkende OIOUBL/OIOXML filer, skal du vælge Mappeoversigt i Genveje eller i menuen. Klik på funktionspilen til venstre for den aktuelle mappe. Vælg menupunktet Godkend alle opkrævninger og luk mappen. Indtast sikkerhedskode for at forsyne opkrævningerne med en digital signatur. Klik på knappen OK. Nu er OIOUBL/OIOXML filer godkendt og mappen lukket. OIOUBL/OIOXML filer er nu klar til at blive gennemført på ekspeditionsdagen. 6

7 Opkrævningsoversigt Når du vil se oplysninger om OIOUBL/OIOXML filer kan du bruge menuen opkrævningsoversigt Nu ser du en liste i opkrævningsoversigten med flere valgmuligheder. Du har nu mulighed for at søge efter OIOUBL/OIOXML filer ved at udfylde de forskellige felter. Du kan se detaljerede oplysninger og feedback om OIOUBL/OIOXML filer ved at klikke på linket, som er placeret i kolonnen under Beløb klikke på linket, som er placeret i kolonnen under Status føre musemarkør over linket, som er placeret i kolonnen under Status klikke på funktions pilen til venstre for den aktuelle mappe og vælge menupunktet Vis opkrævning Ved at klikke på linket, som er placeret i kolonnen under Beløb ses den oprindelige dokument, som var indsendt med status Klar til ekspedition. 7

8 Faktura vises nu i en pop up vindue med de nødvendige oplysninger I tilfælde af et dokument fejler, vises status som Fejlramt. Du kan føre musemarkøren over linket, som er placeret i kolonnen under Status og der vises den status, som dokumentet er i uden at åbne den. Ved at klikke på linket, som er placeret i kolonnen under Status vises den applikationsmeddelelse (kvittering), som er nævnt i beskedboksen ved at føre musen over linket. 8

9 Applikationsmeddelelse er et kvitteringsdokument, som giver feedback på den oprindelige indsendte dokument. En fejl i en faktura medfører, at der automatisk returneres en applikationsmeddelelse til afsenderen, hvoraf det fremgår hvad fejlen er. Afsenderen har nu mulighed for at ændre og gensende fakturaen. Applikationsmeddelelsen bliver også sendt som en fil, der kan hentes via filer fra banken eller anden opkobling (eksempelvis ftp). Ved at klikke på linket, som er placeret i kolonnen under Beløb ses det oprindelige 9

10 dokument, som var indsendt og i dette tilfælde med en fejlmeddelelse i toppen samt en applikationsmeddelelse, som ligger i bunden af dokumentet med mulighed for at folde ud eller ind. 10

11 Menu Hvis du fører musen hen over punktet Menu i øverste hjørne, fremkommer følgende menupunkter, afhængig af hvor du befinder dig med hensyn til oprettelsen afopkrævningen. Ønsker du at få udskrevet de data, du har fundet via søgning, kan du klikke på menupunktet Udskriv. Ønsker du at overføre oplysningerne til et regneark, skal du klikke på menupunktet Til regneark. Sidehjælp Du kan få yderligere hjælp til at udfylde de enkelte felter på siden. Klik på spørgsmålstegnet i øverste højre hjørne af skærmbilledet for at få sidehjælpen frem, og vælg det emne, du vil vide mere om. 11