Kort beskrivelse Formålet med at bruge betalingsaftaler Brugerbegrænsning Opret betalingsaftale Dette dokument beskriver hvornår du med fordel kan bruge betalingsaftaler hvordan du opretter en fast kontooverførsel hvordan du opretter en Betalingsservice-aftale hvordan du opretter en aftale om saldotømning hvordan du godkender, retter og sletter en betalingsaftale hvordan du får vist betalinger foretaget iht. en betalingsaftale Der findes tre typer betalingsaftaler: 1) Fast kontooverførsel. Hvis du har en fast tilbagevendende betaling til den samme konto, kan du med fordel oprette betalingen som en fast kontooverførsel, hvorefter den bliver gentaget lige så længe, du ønsker det. 2) Saldotømning. Når du opretter en aftale om saldotømning, kan du specificere, hvad saldoen på kontoen skal være efter tømning og hvor ofte der skal ske tømning. 3) Betalingsservice-aftale. Ved at tilmelde dine regninger til Betalingsservice sikrer du dig, at de automatisk bliver betalt til tiden. I Business Online Administration har en administrator mulighed for at begrænse en brugers adgang til kun at kunne oprette betalinger til kreditorer registeret i Business Online. Brugere underlagt denne begrænsning kan ikke oprette betalingsaftaler. For at oprette en betalingsaftale skal du have adgang til betalingsmodulet i Business Online. Betalingsaftaler oprettes med og under samme fuldmagt, som den, der gælder for kontooverførsler. Der gælder de samme regler for oprettelse og godkendelse af betalingsaftaler som for almindelige betalinger. For tilmelding til Betalingsservice kræves også at virksomheden har underskrevet Danske Banks generelle betalingstilladelse. Du får adgang til at oprette betalingsaftaler via topmenuen: 1
Opret fast kontooverførsel Du får adgang til at oprette faste kontooverførsler via topmenuen. På skærmbilledet indtaster du de oplysninger, du normalt indtaster, når du opretter en kontooverførsel. Bemærk, at du kan vælge den konto du vil overføre til via en rulleliste, hvis overførslen sker til egen konto. Alternativt kan du indtaste kontonummeret. Den konto, du vil overføre til, skal være i samme valuta og føres i samme land som den konto, du overfører fra. Der kan altså ikke ske valutaveksling, og det er heller ikke muligt at lave faste overførsler til konti i udlandet. Reglerne for godkendelse af aftaler om faste kontooverførsler er de samme som reglerne for godkendelse af kontooverførsler. En aftale om fast kontooverførsel aktiveres ikke, førend den er endeligt godkendt. Betalingsinterval I rullelisten Vælg betalingsinterval vælger du, hvor ofte du vil foretage overførslen. Vælger du betalingsinterval Hvert år, Hver 6. måned, Hver 3. måned, Hver 2. måned eller Hver måned, skal du udfylde feltet Fast betalingsdag. Herefter vælger du første ønskede betalingsmåned under Betales første gang. Vælg Sidste bankdag, hvis du ønsker at betale ultimo hver måned. 2
Vælger du betalingsinterval Hver den 1. og 15. i måneden, Hver 14. dag, Ugentligt eller Hver bankdag, skal den ønskede startdato angives i feltet Betales første gang. Vælg en betalingsdato eller indtast datoen med tal. Datoen skal være mindst en dag frem i tid Vælger du Hver den 1. og 15. i måneden som betalingsinterval, skal du angive enten den 1. eller den 15. som dato for første betaling. Vælger du Hver 14. dag, Ugentligt eller Hver bankdag som betalingsinterval, må datoen for den første betaling ikke falde på en lørdag, en søndag eller en helligdag. Hvis den faste betalingsdag falder på en lørdag, en søndag eller en helligdag gennemføres betalingen den følgende bankdag. Hvis du på forhånd ved, hvornår den faste overførsel skal stoppe, kan du udfylde feltet Betales sidste gang. Du har mulighed for at vælge en eller flere betalingsfrie måneder ved at klikke i feltet til højre for måneden. Opret saldotømning Du får adgang til at oprette saldotømning via topmenuen. På skærmbilledet indtaster du de oplysninger, du normalt indtaster, når du opretter en kontooverførsel. Ved saldotømning kan du specificere, hvad saldoen på kontoen skal være efter tømning, dvs. hvilket beløb, der skal være tilbage på kontoen efter hver tømning. Dette er den eneste forskel mellem saldotømning og fast kontooverførsel. Alle regler og mulige intervaller er de samme. Denne valgmulighed er kun tilgængelig, hvis det valgte land er Danmark og Business Online-aftalen har tilknyttet Cash Management-betalingsmodulet. 3
Opret Betalingsserviceaftale Du får adgang til at oprette betalingsservice-aftaler via topmenuen. Udfyld alle felter på skærmbilledet og afslut med at klikke på knappen Opret. Denne valgmulighed er kun tilgængelig, hvis det valgte land er Danmark. Afsenders konto: Rullelisten indeholder kun de konti, der er omfattet af den generelle betalingstilladelse, som er underskrevet af virksomheden. Nets-kreditornummer: Når du har udfyldt feltet, vises kreditors navn ved siden af feltet. Feltet kan indeholde op til 8 tal. Debitorgruppe: Når du har udfyldt feltet med Nets debitorgruppe, vises den tilsvarende tekst ved siden af feltet. Feltet kan indeholde op til 5 cifre. Nets-kundenummer: Feltet kan indeholde op til 15 karakterer. Godkend betalingsaftale Hvis du har fuldmagt til kontoen, vil du efterfølgende blive bedt om at indtaste din elektroniske underskrift, hvorefter du vil få vist et bekræftelsesskærmbillede, som bl.a. fortæller dig, om aftalen kræver yderligere godkendelse eller om den er aktiv. Eventuel 1. eller 2. godkendelse skal ske ved hjælp af funktionen Afventer handling på startsiden eller via Ændringer til godkendelse i topmenuen. 4
Skærmbilledet giver et overblik over alle udkast til betalingsaftaler, som skal godkendes, både nyoprettede aftaler og aftaler, der er ændret i. Fra rullelisten kan du vælge aftaletype Fast kontooverførsel, Betalingsservice eller Saldotømning. Fra dette skærmbillede er det også muligt at se, rette eller slette et udkast til en aftale. Reglerne for godkendelse af betalingsaftaler er de samme som reglerne for godkendelse af kontooverførsler. Ret eller slet faste kontooverførsler Du har adgang til listen over betalingsaftaler fra topmenuen. Listen giver et overblik over de forskellige typer betalingsaftaler, der er tilknyttet den enkelte konto. Via fanebladet vælger du først, hvilken aftaletype du vil have vist. Derefter vælger du fra rullelisten den konto, som du f.eks. vil se faste kontooverførsler for. Ikonerne i kolonnen Status viser om aftalen er aktiv (grøn) er slettet (rød) er under ændring og kræver godkendelse (gul) 5
Når en aftale om fast kontooverførsel er under ændring, vil den eksisterende fortsat være i kraft, indtil ændringerne er endeligt godkendt. Ændringer træder derfor først i kraft, når godkendelsen er endelig. Visse faste kontooverførsler kan du ikke ændre, f.eks. ydelser på lån og overførsler til pensionsopsparing. Ud for den enkelte aftale kan du vælge, om du vil have vist, rette eller slette aftalen. Hvis der findes et udkast til en betalingsaftale, vil funktionsmenuen også give dig adgang til at rette i udkastet. Betalinger i henhold til betalingsaftaler Når du har oprettet og godkendt en betalingsaftale, vil den førstkommende betaling vises i Betalingsoversigten som en fremtidig postering. I Betalingsoversigten er det muligt for brugere med alene-fuldmagt at rette en fast kontooverførsel eller en saldotømning. I betalingsoversigten kan du rette i alle felter med undtagelse af modtagers konto. 6
Alle brugere med dispositionsret eller to-i-forening-ret til kontoen kan desuden slette en betaling, som stammer fra en betalingsaftale. Du skal være opmærksom på, at en ændring eller sletning af en betaling via Betalingsoversigten kun vil gælde for den aktuelle betaling. Den har ikke indflydelse på den underliggende aftale. For saldotømnings-betalinger vil beløbet blive vist som Afventer indtil transaktionen er bogført. Efter bogføringen vil det bogførte beløb blive vist. Betalingsaftalebetalinger vises i Betalingsoversigten 3 måneder tilbage i tiden. Faste kontooverførsler vises også som fremtidige betalinger på Kontobevægelser. Dette gælder dog ikke betalinger i henhold til en saldotømningsaftale, da det præcise beløb, der skal overføres, ikke kendes førend saldotømningen er bogført. Betalingservice-betalinger vises i Betalingsoversigten og som fremtidige posteringer i Kontobevægelser, når vi har modtaget dem fra Nets. I Betalingsoversigten vil det være muligt at afvise eller tilbagekalde en endnu ikke gennemført Betalingsservice-betaling, hvis det sker inden for de gældende tidsfrister. Hjælp Du kan få yderligere hjælp til at udfylde de enkelte felter på siden. Klik på spørgsmålstegnet i øverste højre hjørne af skærmbilledet og vælg det emne, du vil vide mere om. 7