Dagsorden kommunikationsgruppen Boulevarden 13 9000 Aalborg Mødelokale 3
Mødedeltalere Heidi Holler Aalborg Kommune Anne Nøhr Ringgren Jammerbugt Kommune Dorte Reinholdt Hjørring Kommune Christian Michaelsen Vesthimmerland Kommune Lisbeth Bilde Hjørring Kommune Tobias Boelt Larsen Aalborg Kommune Afbud: Klaus Munkhøj Region Nordjylland 2
1. Godkendelse af dagsorden
1. Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Summery fra side møde 3. Nyt fra sekretariatet 4. Orientering fra kommunikationsansvarlige 5. Bevilling af midler til Folkemødet 6. Insight BRN kommunikation 7. Eventuelt 4
2. Summery fra sidste møde
2. Summary fra sidste møde - REFERAT Vi kører videre med opgaver. Vi skal være med til at vurdere, hvad der skal i pressen, og hvad der ikke skal i pressen, så vi ikke bliver taget på sengen. Der skal laves presse på decentrale udbud og QUALIFY. 6
2. Summery fra sidste møde Det indstilles, at kommunikationsgruppen: Tager summery fra sidste møde til efterretning Sagbeskrivelse Der er ikke udarbejdet referat fra sidste møde i kommunikationsgruppen den 7. januar. Derfor vil følgende punkt indeholde en orientering om beslutningerne fra sidste møde. Katrine Jacobsen fra Thisted Kommune frastræder kommunikationsgruppen grundet nyt job. Thisted Kommune arbejder på at udpege ny repræsentant. I mellemtiden overtager Heidi Holler funktionen som kommunikationsansvarlig for indsatsområdet internationalt samarbejde. Efter workshoppen med kommunikationsgruppen og netværket i november 2015 blev flere tiltag drøftet og udvalgt som konkrete tiltag til implementering i 2016. På sidste møde blev følgende besluttet i den forbindelse: 1. Heidi Holler udarbejder kontaktliste på medlemmer i kommunikationsgruppe og netværk og udsender til alle (bilag 1) 2. Præsentationsmaterialet for BRN suppleres med cases fra hver tovholdergruppe (disse er under udarbejdelse) 3. Formidlingstaktik sendes til orientering i sekretariatsledelsen (se bilag 2) 4. Kommunikationsgruppen anbefaler at et eventuelt kick-off 2.0 afholdes i november 2016 5. Alle repræsentanter fra sekretariatet og erhvervsforum sættes på mailliste for FællesNyt (er gjort) 6. FællesNyt forbliver i samme form indholdsmæssigt i foråret 2016, men revideres til efteråret Det blev besluttet af køre presse på følgende historier fra møderække 1: - Decentralt uddannelsesudbud - Qualify 7
3. Nyt fra sekretariatet
3. Nyt fra sekretariatet - REFERAT På sekretariatsmødet blev Folkemødet drøftet, herunder hvordan det skal gribes an. Der arbejdes på at få borgmestre på arrangementet, men det er svært pga. manglende interesse. Temaet for næste møde i bestyrelsen er turisme. Visit Aalborg m.fl. deltager. Programmet er godkendt. Der skal præsenteres følgende temaer: Centralisering-decentralisering, arbejdsmarkedsanalyse, Rekruttering og geografi, Indvandrer/flygtninge, studiejobs og bredbånd. Årsrapport fra BRN: Hvordan kan vi nuancere, hvad vi har lavet i 2015, og hvad vi påtænker at lave i 2016? Et vigtigt punkt i 2016 er at få mere fokus på BRN s projekter i pressen. Det har handlet meget om strategi og proces, og alle har skulle lære hinanden at kende, så der bliver masser af historier at fortælle herfra. Noget af det, som adskiller os fra andre business region groups, er vores vilje til at samle alle under fælles faner. Hvad gør BRN for Nordjylland? Vi skal fortælle, hvad vi har sat i søen for at komme ud med BRN s historier. Brug 1.000 nye studiejobs som case. Casen skal sandsynliggøre, at vores arbejde har haft en effekt på historiens gennemslagskraft og mediefrekvens. Der er lavet meget forskelligt materiale til 1.000 nye studiejobs. Fokusér på summen af kommunikationsarbejdet: Med 1.000 nye studiejob er vi gået fra det definerende og strategiske til konkret handling. Faktakort: Til fremtidig print bør det overvejes, om kortenes overskrifter skal strømlines: Måske skal teksterne tilpasses, så kortene har en gennemgående designprofil. Overskrifterne bør under alle omstændigheder ensrettes. Lige nu er faktakortene mest af intern interesse og skaber rammerne for fremtidigt arbejde. De er bl.a. skrevet således, at borgmestrene siger det samme, når de taler med pressen. Det vil være en fordel at omskrive teksterne, hvis de skal bruges eksternt. Der bør fx inddrages cases. Faktakortene skal inspirere folk. 9
3. Nyt fra sekretariatet - REFERAT BRN summary: Man kan ikke læse, hvad kommunikationsgruppen positivt skal gøre, når det er taget beslutninger, som er vedtaget oppefra. Hvad skal der fx gøres i stedet for at der sendes spørgeskemaer ud i forbindelse med Folkemødet, når idéen bliver skudt ned? Når grupperne beslutter noget, der skal sendes videre til andre, skal det være forståeligt for andre, hvad der er blevet vedtaget. 10
3. Nyt fra sekretariatet Det indstilles, at kommunikationsgruppen: Drøfter og godkender status fra kommunikationsgruppen til årsrapport 2015 Tager orienteringen om faktakort fra BRN til efterretning Tager orientering om BRN summery til efterretning Sagsbeskrivelse Årsrapport: Sekretariatet for BRN er i gang med at udarbejde en årsrapport for BRN i 2015, som skal præsenteres på bestyrelsesmødet den 8. april 2015. I denne forbindelse skal der udarbejdes en status for tovholdergruppens arbejde i 2016 med fokus på: Aktiviteter/temaer i 2015 Kommende aktiviteter/temaer Involvering af Erhvervsforum Andet af relevans Heidi Holler har udarbejdet udkast til statusrapporten, som findes i bilag 3. 11
3. Nyt fra sekretariatet Faktakort Bestyrelsen har sammen med ErhvervsForum besluttet at øge BRNs indsats som dagsordenssættende organ for Nordjylland i politiske sager. Beslutningen kommer ovenpå deres strategiseminar tilbage i efteråret 2015. På strategiseminaret blev der i samarbejde med en konsulent fundet frem til otte temaer, som skal danne grundlaget for fælles fortællinger i Nordjylland. Fortællingerne har udmundet i otte forskellige faktakort, som er udleveret til bestyrelsen og gjort tilgængelig via hjemmesiden. Faktakortene kan findes i bilag 4. BRN summery Sekretariatet i Aalborg ønsker at lette informationer om status på initiativer og platforme i BRN. Derfor udarbejdes der fremover et såkaldt BRN summery med de vigtigste informationer i forbindelse med hver møderække. Summery et udarbejdes som en A4 og indeholder følgende: - Aktuelle aktiviteter under igangsatte initiativer, som har relevans i forhold til temaet for bestyrelsesmødet - Relevante nøgletal - Tal over besøgende på kommunikationsplatforme - Andet relevant 12
4. Orientering fra kommunikationsansvarlige
4. Orientering- REFERAT Jobskabelse og erhvervsudvikling: Qualify: Christian har medbragt presseoplæg, som er klar til at blive sendt. Den gode historie er, at man ønsker at deltage i samarbejdet omkring erhvervsfremmeforløb. Vinklen er, at man inddrager virksomhederne i projekterne allerede inden projektet igangsættes. Det er vigtigt med en ensretning af, hvordan vi sender pressemeddelelser ud og hvem, der sender dem ud. Den foreslåede fremgangsmåde er, at det er den kommunikationsansvarlige, som kontakter pressen ved at ringe til journalisten og fortælle historien og herefter sende baggrundsmaterialet. Så får historierne større nyhedsværdi, fordi ikke selv skal skrive artiklen/pressemeddelelsen. På denne måde slipper vi for at sætte det op i et bestemt format, og kan holde os i vores faglighed og slippe for at tænke i målgrupper osv. Vi forsøger altså at lave oplæg til pressen, og hvis dette ikke virker, så sender vi PM eller bruger vores andre platforme. Der bliver lavet en MailChimp-konto. Hvis pressen ikke vil tage historien, lægger vi den selv op. Når vi sender noget ud, skal det altid fremgå, at BRN er involveret. Turisme: Anne foreslår 2 pressehistorier: 1) Incoming North Denmark På baggrund af Aalborg lufthaven, forsøger vi at få 30.000 flere til at lande i Nordjylland, hvilket vil give indtjening på 40 millioner. Der er to faser: a) markedet afdækkes b) initiativet iværksættes. 2) Markedsføring af Vestkysten over for det tyske marked: Der skal være sammenhæng mellem kystturisme og storbyturisme. Den bedste historie er Incoming North Denmark: Hvordan får man folk til at flyve til Aalborg i stedet for andre steder hen? Historien kunne være, at der bliver arbejdet på at gøre Nordjylland til destinationen: Man kigger udad. Nordjylland bør i lige så høj grad kigge mod Hamborg som mod København, så vi synliggøres som rejsedestination i Tyskland. 14
4. Orientering- REFERAT Kvalificeret arbejdskraft: 1.000 nye studiejobs får meget omtale i pressen lige nu. Der er ikke umiddelbart behov for større indsats. 15
4. Orientering fra kommunikationsansvarlige Det indstilles, at kommunikationsgruppen: Giver orientering om aktuelle opgaver og sager for deres indsatsområde Drøfter eventuelle udfordringer og opmærksomhedspunkter i forbindelse med aktuelle opgaver Udvælger historier til formidling på diverse medier i forbindelse med møderække 2 Sagsbeskrivelse Hver ansvarlig for tovholdergrupperne orienterer om aktuelle sager og opgaver til resten af gruppen. Formålet er at give et samlet overblik over de igangværende og kommende kommunikationstiltag i BRN. Der gives orientering om følgende: - Opgaver siden sidst - Kommende opgaver - Andet af relevans Derudover udvælges relevante historier og medier til formidlingen af disse. Historierne udvælges på baggrund af formidlingstaktikken i bilag 4. Det er op til kommunikationsgruppen at vurdere, hvilke historier der findes relevante at distribuere samt til hvilke medier de distribueres. 16
5. Bevilling af midler til Folkemødet
5. Bevilling af midler til Folkemødet - REFERAT Afvist da til sparring. deltagelsen på Folkemødet er en del af BRN, som allerede har fået midler. Kommunikationsgruppen står til gengæld gerne til rådighed i forhold 18
5. Bevilling af midler til Folkemødet Det indstilles, at kommunikationsgruppen: Drøfter eventuel bevilling af midler til at understøtte kommunikationen af BRNs deltagelse på Folkemødet i juni Sagsbeskrivelse Nordjylland får en fælles stand på Folkemødet med BRN som afsender. I den forbindelse er der udpeget følgende repræsentanter fra kommunikationsgruppen, som sidder med i arbejdsgruppen: Heidi Holler, Aalborg Kommune Katrine Jacobsen, Thisted ( Ny repræsentant følger snarest) Projektleder for Folkemødet er Mette Arleth fra Region Nordjylland. Sammen med arbejdsgruppen efterspørges midler til køb af beach flag for BRN, som stilles uden for teltet for at synliggøre BRN for besøgende på pladsen. Fordelen ved et køb af sådanne beach flag er muligheden for at BRN også i fremtiden kan benytte sig af dem til eksempelvis messer, arrangementer eller møder. Der er tale om en bevilling på omkring 5000 kroner. 19
6. Insight BRN kommunikation
6. Insight BRN - REFERAT Brug netværket til at booste antallet af modtagere på FællesNyt og LinkedIn. Til kommunikationsgruppen: - Oversigt over økonomi skal fremgå. - Antal besøgende på hjemmesiden skal fremgå. - Oversigt over historier i medierne: Hvor bredt er de nået ud og hvor? Hvor stor er spredningen? Christian undersøger mulighed for medieovervågning til næste møde. - Presse: Vores materialer skal samles i et arkiv på BRN s hjemmeside. Vores skriverier skal have et logo eller en kommentar, der viser, at projektet er affødt af BRN. 21
6. Insight BRN Det indstilles, at kommunikationsgruppen: Drøfter Insight BRN med henblik på godkendelse Sagsbeskrivelse For at sikre et bedre overblik over kommunikationsplatformenes udvikling forslår Heidi Holler at der for hvert møde i kommunikationsgruppen laves en Insight BRN med relevante nøgletal for den forgangne periode. Insight vil indeholde overblik over følgende: - Følgere på LinkedIn - Modtagere af FællesNyt - Åbningsrate for FællesNyt - Presseomtale - Andet af relevans Første udkast til Insight BRN kan ses i bilag 5. 22
7. Eventuelt
7. Eventuelt - REFERAT Kommunikationsgruppen vil gerne inviteres til tovholdergruppemøder, så muligheden for at deltage foreligger, når det har interesse. Kommunikationsgruppen bemærker, at referater er for mangelfulde. Handlingskataloget for Kvalificeret arbejdskraft skal lægges under siden for tovholdergruppen. 24
7. Eventuelt 25