Vejledning i udfyldelse af EudraCT ansøgningen

Indhold Hvor kan jeg læse mere om anmeldelse af et klinisk lægemiddelforsøg?... 2 Rekvirering af EudraCT nummer... 2 EudraCT ansøgningen... 4 Værd at vide før du går i gang... 4 A. TRIAL IDENTIFICATION... 6 B. SPONSORS IDENTIFICATION... 7 C. APPLICANT IDENTIFICATION... 8 D. IMP IDENTIFICATION (Investigational Medicinal Product)... 9 E. GENEREL INFORMATION ON THE TRIAL... 18 F. POPULATION OF TRIAL SUBJECTS... 19 G. CLINICAL TRIAL SITES/INVESTIGATORS IN THE MEMBER STATES... 20 H. COMPETENT AUTHORITY / ETHICS COMMITTEE INFORMATION... 20 Når skemaet er udfyldt... 20 Følgebrev... 21 Ansøgning via DKMA net... 21 Ansøgningsprocedurer for internationale multicenterforsøg... 21 Ændringslog... 23 side 1 af 23

Hvor kan jeg læse mere om anmeldelse af et klinisk lægemiddelforsøg? Lægemiddelstyrelsens vejledning, afsnit 3: Vejledning til ansøgning om tilladelse til kliniske forsøg med lægemidler på mennesker EU s retningslinjer for ansøgning til kliniske forsøg: Detailed guidance on the request to the competent authorities for authorization of a clinical trial on a medicinal product for human use, the notification of substantial amendments and the declaration of the end of the trial (CT 1) Rekvirering af EudraCT nummer Inden ansøgning til Lægemiddelstyrelsen skal ansøger rekvirere et EudraCT-nummer, som er et identifikationsnummer for det kliniske forsøg, og som gælder i hele EU. Dette nummer rekvireres ved at gå ind på: https://eudract.ema.europa.eu EudraCT netstedet side 2 af 23

Udfyld skema for at få et EudraCT Nummer: EudraCT nummeret modtages på E-mail umiddelbart efter rekvirering. Denne printede E-mail skal vedlægges ansøgningen til Lægemiddelstyrelsen som dokumentation. side 3 af 23

EudraCT ansøgningen Værd at vide før du går i gang Ansøgningsskemaet skal udfyldes via internettet, men ansøgeren kan ikke gemme xml-filen direkte i EudraCT databasen, det er udelukkende de kompetente myndigheder, der kan det. Ansøger skal derfor gemme skemaet som en XML-fil på sin egen computer og uploade filen igen, hvis skemaet har været lukket ned. Computerens almindelige navigeringssystem kan ikke benyttes, brug systemets markeringer for at fortsætte, gemme eller rette. Der findes vejledning i udfyldelsen af skemaet, som fremkommer ved at føre musen her over? Udfyld på engelsk EudraCT databasen bør udfyldes på engelsk, da databasen opfylder kravene, som anerkendt register, på samme måde som det amerikanske register ClinicalTrials.gov. Det betyder at forskere, der har ansøgt om tilladelse til et klinisk forsøg, samtidig opnår registrering i en offentlig database, som krævet af ICMJE (international komité af redaktører af medicinske tidsskrifter). Dette gælder dog ikke Fase I forsøg, der bør registreres i clinicaltrials.gov eller en anden anerkendt database. side 4 af 23

Tidsskrifterne kan dog have forskellige krav til, hvilke offentlige registre de accepterer. Det er derfor relevant at anmelde til et register, der er godkendt af det tidsskrift man forventer at publicere i. Efter at have Created eller loaded XML-filen kommer man ind på Clinical Trial Application (EudraCT skemaet) der ser sådan ud: side 5 af 23

A. TRIAL IDENTIFICATION Gem XML-filen side 6 af 23

B. SPONSORS IDENTIFICATION Gem XML-filen side 7 af 23

C. APPLICANT IDENTIFICATION Gem XML-filen side 8 af 23

D. IMP IDENTIFICATION (Investigational Medicinal Product) side 9 af 23

side 10 af 23

D.2.3.1 Full IMPD (Investigational Medicinal Product Dossier). Dvs. opsummering af informationer vedr. kvalitet, fremstilling og kontrol af forsøgslægemidlet. Dette skal sikre at Lægemiddelstyrelsen har tilstrækkelig information til at kunne vurdere et forsøg. Full IMPD skal vedlægges hvis Lægemiddelstyrelsen ikke i forvejen har kendskab til lægemidlet. Lægemiddelstyrelsen kan have kendskab til lægemidlet, enten fordi lægemidlet har markedsføringstilladelse eller fordi, dokumentation tidligere er indsendt i forbindelse med et andet forsøg. Se CT1 punkt 4.1.6 for yderligere information. D.2.3.2 Simplified IMPD Hvis forsøgsmedicinen er et markedsført lægemiddel og anvendes som beskrevet i produktresuméet eller anvendes til fx en ny indikation, er det tilstrækkeligt at henvise til produktresuméet og for en ny indikation supplere med oplysninger om den nye indikation, men der er ikke behov for flere oplysninger om selve produktet. Hvis forsøgsmedicinen er et markedsført lægemiddel og anvendes i fx en anden lægemiddelform, en anden styrke, eller der pga. blinding af forsøget ændres på form, udseende eller sammensætning, skal der, udover oplysninger, som er nævnt ovenfor, indsendes supplerende oplysninger om den kvalitative og kvantitative sammensætning af lægemidlet, samt overvejelser vedr. bioækvivalens vedlagt resultater af relevante in vitro test for såvel den markedsførte som den ændrede formulering. Disse oplysninger vil man sædvanligvis kunne få fra fremstiller af den ændrede formulering. Hvis der indgår placebo i forsøget, skal lignende oplysninger indsendes vedrørende placebo. D.2.3.3 Summary of product characteristics (SmPC) only Hvis der er tale om et godkendt markedsført præparat, der anvendes som beskrevet i produktresuméet, kan der henvises til dette. side 11 af 23

Anatomisk terapeutisk kemisk klassifikation findes i produktresuméet. ATC koden inddeler lægemidler i forskellige grupper efter hvilke organsystemer de påvirker og deres terapeutiske og kemiske egenskaber. Lægemidlerne inddeles i 5 niveauer: 1. niveau: Bogstavkode for den anatomiske gruppe, A, B, C. 2. niveau: Talkode (2 cifre) for terapeutisk hovedgruppe. 3. niveau: Bogstavkode for terapeutisk/farmakologisk undergruppe. 4. niveau: Bogstavgruppe for kemisk/terapeutisk/farmakologisk undergruppe. 5. niveau: Talkode (2 cifre) for kemisk substans-undergruppe Tilføj ét niveau på hver linje (ved at tilføje på krydset). Eksempel: N N05 N05B N05BA N05BA01 Nervesystemet Psykoleptika Anxiolytika Benzodiazepin-derivater Diazepam side 12 af 23

Gem XML-filen side 13 af 23

side 14 af 23

Hvis medicinen leveres fra et sygehusapotek (hvor den fx er blevet pakket og etiketteret), sidder QP på sygehusapoteket og er ansvarlig for frigivelsen af lægemidlet. Hvis det kommer direkte fra et firma, er det firmaet der er i besiddelse af QP og dem, der skal nævnes her. Manufacturer eller fremstilleren er den virksomhed, der har Lægemiddelstyrelsens tilladelse til fremstilling af lægemidler. I de tilfælde, hvor apoteket pakker, etiketterer osv. er apoteket manufacturer (fremstiller). Importer er enhver, der har Lægemiddelstyrelsens tilladelse til indførsel af lægemidler. Importøren er kun ansvarlig for frigivelsen, hvis præparatet kommer fra 3. land (dvs. udenfor EU) ellers vil det altid være manufacturer (fremstilleren) der er ansvarlig for frigivelsen. side 17 af 23

Gem XML-filen E. GENEREL INFORMATION ON THE TRIAL side 18 af 23

Gem XML-filen F. POPULATION OF TRIAL SUBJECTS Gem XML-filen side 19 af 23

G. CLINICAL TRIAL SITES/INVESTIGATORS IN THE MEMBER STATES Gem XML-filen H. COMPETENT AUTHORITY / ETHICS COMMITTEE INFORMATION Gem XML-filen Når skemaet er udfyldt side 20 af 23

Herved dannes en samlet pakke af: FullData.xml, PDF form af ansøgningen og en PDF valideringsrapport. Valideringsrapporten gennemgås for fejl og mangler. Følgebrev Ansøgningen skal vedlægges et signeret følgebrev, forsynet med EudraCT nummer, sponsors protokolkode og forsøgets titel. Følgebrevet skal gøre opmærksom på specielle forhold relateret til ansøgningen, så som en speciel forsøgspopulation, First in human forsøg, usædvanlige forsøgslægemidler, usædvanligt forsøgsdesign og indikere hvor den relevante information findes i ansøgningen. Det skal i følgebrevet angives, hvem fakturaen skal sendes til, samt eventuelle bemærkninger, man ønsker anført i fakturaen. Hvis sponsor er fra en offentlig institution, skal EAN-nummeret fremgå. Se endvidere checkliste til ansøgning om kliniske forsøg. Se under relateret indhold. Ansøgning via DKMA net Lægemiddelstyrelsen anbefaler, at offentlige forskere ikke ansøger via DKMA net (fælles ansøgningsportal til både Lægemiddelstyrelsen og det videnskabsetiske komitésystem), da der er tekniske problemer. Det anbefales derfor at søge separat til de to instanser, som beskrevet nedenfor. Elektronisk på e-mail til kf@dkma.dk 1. Ansøgningen sendes pr. mail til kf@dkma.dk 2. Emnefeltet udfyldes med: navn på sponsor navn på lægemiddel baggrund for henvendelsen 3. XML-filen, samt medfølgende dokumentation (fx protokol, deltagerinformation, Investigators Brochure, produktresumé, udfyldt blanket med faktureringsoplysninger, eksempel på etiket ect.) vedhæftes i PDF-format i én fil. Filen skal indeholde bogmærker for hvert dokument. Filstørrelsen må max være 40MB, såfremt ansøgningen er større, ønskes IMPD/IB i separat fil. Hvis ikke man har mulighed for dette, accepterer Lægemiddelstyrelsen, at dokumenterne sendes som individuelle PDF-filer med tydelig entydig navngivning (fx Protokol v 1.pdf, Samtykkeerklæring v2.pdf osv.) 4. Underskrevet følgebrev, scannes og vedhæftes. 5. Formen sendes til kf@dkma.dk For ansøgning til det videnskabsetiske komité system, se DNVK.dk Ansøgningsprocedurer for internationale multicenterforsøg Sponsor udenfor Danmark: Den nationale koordinator, eller den der har ansvaret for anmeldelsen i Danmark, skal have en kopi af den udfyldte EudraCT ansøgning som XML-fil. Følg vejledningen under punktet EudraCT ansøgningen og vælg upload. side 21 af 23

Ansøgningen skal nu ændres på de punkter der adskiller sig fra den oprindelige ansøgning. Det vil ofte dreje sig om: Følg herefter vejledningen Når skemaet er udfyldt. Gem XML-filen efter hvert punkt I forsøg hvor sponsor er i Danmark skal denne sørge for at alle deltagende lande får en kopi af XML-filen. side 22 af 23

Ændringslog Ændringer fra version 8.2 til version 8.3 Digital ansøgning Tilføjet at der kræves Adobe Acrobat Professional for at samle pdf-filer og indsætte bogmærker, samt at Lægemiddelstyrelsen midlertidigt accepterer individuelle pdf filer. Ændringer fra version 8.3 til 8.4 Lægemiddelstyrelsen erstattet med Sundhedsstyrelsen Tilretning af punkter efter ny version af EudraCT Flere punkter uddybet og omformuleret Ændringer fra version 8.4 til version 8.5 Tilføjet at EudraCT-databasen opfylder kravene til en offentlig tilgængelig database Ændringer fra version 8.5 til version 8.6 Tilføjet bemærkninger under D3.8 til D.3.10 efter ønske fra Sundhedsstyrelsen Ændringer fra version 8.6 til version 8.7 Efter ønske fra Sundhedsstyrelsen er det tilføjet at SST ikke kræver at der benyttes en sikker e-mail account Ændringer fra version 8.7 til version 8.8 Lægemiddelstyrelsen ændret til Sundhedsstyrelsen Ændringer fra version 8.8 til version 9.0 Sundhedsstyrelsen ændret til Lægemiddelstyrelsen Ændringer fra version 9.0 til version 9.1 Tilføjet ansøgning via DKMA net Ændringer fra version 9.1 til version 9.2 Ændret tekst om ansøgning via DKMA net og afskaffelse af gebyrblanket Ændringer fra version 9.2 til version 9.3 Fjernet oplysning om at følgebrev skal vedlægges Ændringer fra version 9.3 til version 10.0 Vejledningen gjort mere visionær og opdateret i forhold til EudraCT version 10.0 side 23 af 23