Vejledning til PRO2TAL Bager/Online

Transkript

1 . Fakturaer til det offentlige skal altid være forsynet med EAN-nummer. EANnummeret er modtagers elektroniske postadresse. På en ordre skal der tilknyttes en kontaktperson, som igen har et EAN-nummer tilknyttet. Når der dannes fakturaer, kan der samlefaktureres på kontaktpersoner og dermed EAN-nummeret. Kontaktpersonen og EAN-nummeret udskrives på fakturaen under kundens adresse. Der er forskellige muligheder for at aflevere fakturaer til det offentlige. PRO2TAL Bager/Online kan danne filer, som sendes til det offentlige via programmet Nemhandel, som er lanceret af Digitaliseringsstyrelsen. Man kan også vælge at sende en mail med en vedhæftet pdf-fil eller udskrive fakturaer og sende disse med post - i begge tilfælde sendes til et Læsindbureau. Før du går i gang skal følgende kontrolleres: Landekode på postnumre. Under Basis/Opsætning/Adresser/Postnumre på fanebladet Generelt skal landekoden DK angives på alle postnumre, der skal benyttes til offentlige kunder Side 1 af 12

2 Enhedstekster. Under Basis/Opsætning/Enheder/Enheder vælges knappen Opsætning/Enhedstekster. Angiv enhed, sprog og tekst for alle enhedskoder, der benyttes. Det anbefales at benytte stk. ISO kode på landekode. Under Basis/Opsætning/Adresser/Lande indtastes ISO koden på landekoden DK Side 2 af 12

3 ISO koder på valutakurser. Under Økonomi/Opsætning/Valutakurser eller Basis/Opsætning/Økonomi/Opsætning/Valutakurser indtastes ISO-valutakode med STORE bogstaver. Opsætning/Parametre. Hvis fakturaer skal sendes til offentlige kunder via Nemhandel, skal der indtastes en stiangivelse. Stiangivelsen skal indtastes under Debitor/Opsætning/Parametre fanen Opdateringer i feltet efaktura-mappe. Når fakturaer dannes, bliver fakturaoriginalerne til de offentlige kunder gemt i filer placeret i den valgte mappe. Det vil være denne mappe, som programmet Nemhandel efterfølgende henter filerne fra Side 3 af 12

4 Ved fakturering vil nedenstående kvittering fremkomme. XML-filen kan efterfølgende omdannes, så den kan behandles af Nemhandel programmet. Det er vigtigt at Nemhandel ikke er åbent mens man fakturerer, men først åbnes efterfølgende. Såfremt der er adgang til at sende fakturaer pr. mail og fakturaer sendes til offentlige kunder via Læsind-bureau, kan -adressen til læsind-bureau et indtastes på de pågældende kunder under fanen Opsætning i feltet til faktura. Der skal endvidere være flueben i feltet Faktura pr. (se nedenstående billede) Side 4 af 12

5 Kundekartotek. Debitor/Kunder/Fane Adresse. Det er vigtigt, at den offentlige kunde er oprettet med adresseoplysninger, dvs. gadenavn, postnummer/by og landekode. Salgsordre. Debitor/Ordre/Fane Adresse. Det er vigtigt, at den offentlige kunde er oprettet med adresseoplysninger, dvs. gadenavn, postnummer/by og landekode. Adresseoplysningerne kopieres fra kundekartoteket ved oprettelse af en salgsordre. Debitor/Ordre/Fane Diverse: Felterne Debitorrekvisition og Kundereference skal ofte udfyldes ved fakturering til det offentlige. Debitor/Ordre/Fane Generelt: Feltet Dimensionskonto kan udfyldes ved fakturering til det offentlige, hvis kunden kræver det. Kontaktpersoner med EAN-nummer. Et EAN-nummer tilknyttes en kontaktperson. Dvs. pr. kontaktperson skal der oprettes et EAN-nummer. Oprettelse af kontaktpersoner sker under Debitor/Kunder. Opret/marker den aktuelle kunde og klik derefter på funktionsknappen Opsætning og vælg Kontaktperson Side 5 af 12

6 Alternativt kan de oprettes fra feltet Kontaktperson på fanen Kommunikation ved at placere cursoren i feltet, klikke på højre musetast og vælge Gå til hovedtabel. Herefter kan kontaktpersonen og det tilhørende EAN-nummer indtastes. Der kan indtastes 30 karakter til kontaktpersonen og 13 cifre til EAN-nummeret. Der må ikke være special tegn eller blanke i EAN-nummeret. Det er valgfrit, hvad der skal stå i feltet Kontaktperson. Der kunne f.eks. stå som ovennævnt eller Att. Lone Hansen/IK: 45987, hvor IK: står for Lone Hansen s interne kontonr. Feltet skal dog udfyldes, så indtast evt. en bindestreg eller stjerne, hvis ingen tekst ønskes Side 6 af 12

7 Man kan vælge at oprette en kontaktperson pr. kunde eller flere kontaktpersoner pr. kunde Side 7 af 12

8 Oprettelse af ordrer med EAN-nummer. Hvis du kun har én kontaktperson pr. kunde, kan denne kunde indsættes i feltet Kontakt- person under fanen Kommunikation. Klik på knækpilen for at vælge (se nedenstående billede). Hvis du har flere kontaktpersoner, kan du vælge at indsætte den primære af disse i feltet Kontaktperson. Værdien af feltet vil automatisk blive overført til nye ordrer. Såfremt dette felt er blankt, vil nyoprettede ordrer ikke automatisk blive forsynet med kontaktperson. Når du efterfølgende opretter en ny ordre, vil feltet Kontaktperson fra Kunder blive kopieret med over på ordren i feltet Kontaktperson under fanen Generelt Side 8 af 12

9 Såfremt feltet ikke er udfyldt på kunden, eller man ønsker at benytte en anden af kundens kontaktpersoner, kan denne vælges ved at klikke på knækpilen i billedet med Opret salgsordre (se nedenstående billede) eller på ovennævnte fane. På ovenstående oprettelse af salgsordre, ønskes kontaktperson ændret fra Skatteafdelingen til Teknisk afd. (se nedenstående billede). Bemærk : Feltet Kontaktperson opdateres ikke automatisk på allerede oprettede ordrer eller faste ordrer. Du skal ind på hver af dem (hvor kunden er en offentlig myndighed) og påsætte kontaktpersonen Side 9 af 12

10 Kontaktpersonens EAN-nummer vises på ordren i feltet EAN-nummer under fanen Opsætning. Der er ikke adgang til at rette i feltet herfra. Hvis du ønsker at oprette en ny kontaktperson til kunden, kan dette gøres uden at forlade ordren. Klik på funktionsknappen Opsætning i skærmbilledets højre side og herfra vælg Kontaktperson. Når du har oprettet kontaktpersonen og dennes EAN-nummer, klik på knappen Overfør for at overføre kontaktpersonen og EAN-nummeret til den igangværende ordre. Vær opmærksom på, at feltet Kontaktperson under stamdata for Debitor/Kunder fanen Kommunikation ikke bliver opdateret på denne måde. Hvis du vil oprette en ny kontaktperson til kunden og have denne person tilføjet feltet Kontaktperson under fanen Kommunikation under kunden, kan dette også lade sig gøre uden at forlade ordren. Placer cursoren i feltet Debitorkonto (under feltet Kontaktperson) på fanen Generelt, klik på højre musetast og vælg Gå til hovedtabel. Herved kommer du ind i kunde-billedet, og du kan nu oprette en kontaktperson, som beskrevet under Kontaktpersoner med EAN-nummer Side 10 af 12

11 Ordrer importeret via kasseintegration. Såfremt man har en integreret kasseløsning i butikken, hvorfra man importerer ordrer til PRO2TAL Bager/Online, vil det være en fordel at oprette offentlige kunder med én kontaktperson pr. kunde - svarende til én kunde pr. EAN-nummer. Når ordren importeres fra kassen, vil den ordre, der dannes i systemet, blive forsynet med kundens kontaktperson, såfremt denne er sat på under Debitor/Kunder fanen Kommunikation. Er offentlige kunder oprettet med flere kontaktpersoner pr. kunde, og man derfor ikke har indsat en kontaktperson under fanen Kommunikation på kunden, skal man efter import selv ind på den dannede ordre og udvælge den aktuelle kontaktperson. Fakturering af ordrer med EAN-nummer. I PRO2TAL Bager/Online kan der ved fakturering samlefaktureres pr. kontaktperson. Én eller flere kontaktpersoner pr. kunde. Hvis du kun har én kontaktperson pr. kunde, vil der blive dannet en faktura til kunden. Hvis du har ordrer til flere af en kundes kontaktpersoner, dannes en faktura pr. kontaktperson = en faktura pr. EAN-nummer. Hvis der findes ordrer med kontaktperson og ordrer uden kontaktperson til den samme kunde, vil det resultere i 2 fakturaer til kunden (også selvom kunden ikke er en offentlig myndighed). For at undgå dette skal ordrerne opdateres før fakturering, således at der er kontaktperson på alle ordrer. Feltet Debitorrekvisition, som kan udskrives på fakturaen under EAN-nummer, findes på ordre-billedet under fanen Diverse. Det er valgfrit, hvad der skal stå i feltet. Det kunne være kundens rekvisitionsnummer, ordrenummer eller interne kontonr. Vær opmærksom på, at feltet kan udfyldes pr. ordre. Ved ordre oprettet via integration fra kassen er feltet allerede forudfyldt med en henvisning til det følgeseddelnr., der stammer fra kasseterminalen Side 11 af 12

12 Ved udskrift af Ugelayout eller Følgeseddellayout og samlefakturering udskrives dog kun Debitorrekvisitionsnummeret fra den ordre, hvorpå fakturaen samles. Såfremt Almindelig layout benyttes, vil Debitorrekvisitionsnummeret blive anført for hver enkelt ordre. Man kan helt fravælge udskrift af Debitorrekvisitionsnummeret under Debitor/Opsætning/ Formularer/Formularopsætning/fanen Faktura ved at fjerne markering i feltet Debitorrekvisition under Vis på formular NB! Vær opmærksom på Nemhandel accepterer IKKE kombinationen af minus og plus linjer på den samme faktura/kreditnota. Disse skal være adskilte, så minus hører til kreditnotaer og plus til fakturaer. Åbne salgsordrelinjer: Hvis man har åbne ordrer, der ikke kan faktureres, kan disse ses under Kunder/Debitor - knappen Forespørgsler/Åbne salgsordrelinjer. Her kan man sortere på kolonnen Lever rest, og på den måde kan man finde frem til evt. negative linjer. Hvis man kan tilrette ordre-linjerne, så faktura kan opdateres, skal det gøres direkte på ordren, alternativt må man opdatere hhv. kreditnota og faktura hver for sig Side 12 af 12