7. maj 2009 Referat Mødedato og tid 7. maj 2009 20:00 Sted Mødeleder Referent Festivalkontoret Einar Pia Emne Bestyrelsesmøde Dagsorden 1. Godk. af dagsorden, valg af ref. 2. Godk. af ref. fra sidste møde 3. Fastsætte møde række indtil uge 29 4. PR 5. Medhjælper og formandsstatus 6. Økonomi 7. Opfølgning på aktionslisten 8. Runden 9. Evt Deltagere EM, TS, HKL, TJ, KS, AHL, MR, KV, TJ, PL Fraværende MNN Referat sendes i øvrigt til kontoret@samfest.dk Samsø Festival Marsk Stigsvej 20 8305 Samsø Tlf: 86 59 18 15 Fax 86 59 01 09 Internet: www.samfest.dk E-mail: info@samfest.dk
2 Ad 1. Godk. af dagsorden, valg af ref. IAB Ad 2. Godk. af ref. fra sidste møde IAB Ad 3. Fastsætte møde række indtil uge 29 Oplæg til flg datoer: mandag den 25 maj 20.00, mandag 8. Juni kl. 20.00, onsdag den 17 juni kl. 20.00, mandag den 29 juni kl. 20.00. torsdag den 9 juli kl. 20.00, hverdag i uge 29 kl.? Datoer vedtaget trods sejlplanen har ændret sig efterfølgende. Ad 4. PR Hvor står vi med BT aftalen, vi var ikke med i BT s festival guide forleden uge? Plan og indhold af rækken af nyhedsbreve, Kisser har lidt til medio maj omkring Bette BO. Samtelte? Status Souvenier, T-shirt. BT aftalen er ikke lukket. Mette har snakket med BT efter sidste møde. Udestående er drinksbilletter. Mangler at få aftalt hvordan de skal afregnes. Nyhedsbrevet, som sendes til alle der har tilmeldt sig til at modtage, er strandet lidt. Svært at finde tid til det. Hvem kan evt. overtage den opgave? Vi mangler at udnytte det tilbud vi har fra Billetnet. Pia vil gerne prøve at få udgivet første Nyhedsbrev. Input medlemsnyt: BetteBo, Samtelte, Solbriller, Beachvolley, Musikken, Appelsinbaren, vandskyllende toiletter over det hele, busreklamer, info om at medhjælperbørn kun kan spise iflg. voksne, medhjælperbørn ønskes registreret. Input pressemeddelelse: 20 års jubilæum, Bettebo, Alt under kontrol.festival til tiden Mængden af plakater er købt ud fra vi ikke i år har en aftale med Citrus Media. Spørgsmålet er nu hvordan vi får plakaterne op og omdelt. Mette har indhentet forskellige tilbud på ophængning. Outdoorplakater landsdækkende i 2 uger. 1.000 A2 6.400 Indoor plakater århus og Ålborg: skoler, udd, butikker, cafeer og biblioteker. 200 A3 5.250 kr. Flyers landsdækkende ud på mere end 400 steder 10.000 kr. 6.375 K-kort landsdækkende ca. 200 steder 4 sammenhængende uger. 8.700 Forslag 1. Outdoorplakater. Mette opfordret til at presse prisen, med billetter eller andet. Forslag om at lave en aftale med Johnny om at pakke flyer med i Tuborg pakkerne.
3 Kisser eller Thomas S snakker med Johnny. Bestyrelsesgaven klar til prøvning. Der skal tages beslutning om vedhæng også skal have gaven, kunne købe gaven, eller slet ikke få tilbuddet. Dem der alligevel gerne vil have det fremviste tøj, kan købe det til indkøbspris. Efter debat om hvor pengene skal komme fra til ophængning af plakater, blev det foreslået at sætte bestyrelsesgaven på vent og bruge pengene til ophængning af plakater. Giver festivalen et positivt resultat, kan vi give os selv en gave. Bestyrelsesgaven afventer Festival slutresultat. Påhæng kan købe til indkøbspris. Øvrige familie venner m.v. til fuld pris. Prøv tøjet nu og afgive din bestilling. Handles i Souvenir boden skrives køb i den sorte bog. Kun køb til eget forbrug. Farven på medhjælper T-shirten er valgt. Den er Orange. Mangler beslutning om hvem der skal trykkes på trøjen. Hvad skal prisen være. Enhedsprisen er 10.000. Forslag: Samsø Posten, SuperBrugsen, Tuborg(gratis), B.T, Godik, BilletNet, Sportsmaster (betaler de selv), Kjeldahl, XL byg, Samsoetrafikken, Stenbjerggaard. Mette og Kirsten tager en rundtur på øen. Spørgsmål. Hvordan afregnes de? De modtager en faktura. Mette præsenterede Radiospot. Foreslået lagt på hjemmesiden sammen med logo. Også til download. Postkort (gocart) klar til omdeling. Der må ikke tjenes penge på dem. Ad 5. Medhjælper og formandsstatus Hvor mangler vi? Pia gennemgik status på formandsoversigten. Status lægges på formandssiden. Formandsmødet i BetteBo mandag kl. 20:00. Formænd, sub og koordinatorer. Æresmedlemmer registreres på særskilt områdeliste. De opkræves på lige fod med støttemedlemmer. 2 Gæstelister. En der opkræves. En der ikke gør. Ingen T-shirt. Nogen skal have mad, andre ikke. Dem der skal have mad, får medhjælperarmbånd. De andre bare gæstearmbånd. Alle gæster (best.gæster, formandsgæster m.v.) samles på gæstelister. Gæster m.v. der tidligere er oprettet på områdelister skal flyttes til de officielle gæstelister. Skal område 230 have T-shirts. Henning undersøger. Cuba pigerne slettes i kartoteket. Ad 6. Økonomi Opfølgning på budget. Billetsalg foran i forhold til tidligere år. Det går stadig godt, men det skal selvfølgelig bemærkes at det er til billigere penge. Henning og Einar modtager dagligt opgørelse fra Billetnet. Mette vil også fremover modtage liste.
4 Forslag om at udlodde 2 x 2010 billetter blandt købere af Samtelte. Regner med at lukke aftalen med Tuborg og Peter Torup i næste uge. Flaskeforbud besluttes respekteret. Sodavand, øl og Ice sælges i år på dåse. Udestående er hvad der skal ske med spiritus og vinflasker. Ad 7. Opfølgning på Aktionslisten Palle (der graver for os)har udstyr til at måle og finde vandledninger m.v. Brian Korsgaard vil gerne tegne. Pladsen er opmålt, men der mangler angivelse af vand og el. Deadline for indmelding til åbne/lukke tider. Henning tager action. Truckkørsel. Meddelelse til formænd. Alle skal indmelde truckfører. Minimum kørekort til bil for at fører traktor. Gælder også minibilerne. Ad 8. Runden Thomas og Henning har holdt møde med Pia og Mona. Planen er at der etableres kryds på armbånd, tjek gennem sluse. En afkrydsning giver adgang til buffet én gang. Der sættes opøsere på den varme ret. Den valgte løsning blev diskuteret og vurderes igen. Mona og Pia forventes nu at arbejde videre og vende tilbage. Der forventes at skulle holdes et nyt møde. Jacob steger bøffen og laver sovsen. Pris pr. kuvert 37,50 kr. incl moms. Arbejdsweekend starter fredag kl. 9:00. Pladsgruppen har lagt planer for arbejdsopgaver. Hvilken vogn får samaritterne? Mangler afklaring. Har Ritter fået besked? Nej ikke endnu. Anders: Tilbud om at kommer der ikke en forening til opstilling af telte, har Anders en gruppe der gerne vil udføre opgaven, mod at de må ankomme en dag tidligere. Afgørelsen afventer salget af samtelte. Einar efterlyser info og div. aftaler med leverandører. Af hensyn til pladsbestillinger bør leverandører rykkes for fragtplaner, så pladser kan bestilles på færgen. Rykkede for info om Godik bestillingerne. De er lukket for stort materiel. Stramning inden for festival Danmark. Hver festival kan sende max 5 til udveksling med andre festivaler. Bestyrelsen kan deltage men ikke med påhæng. Opfordring til at vi alle har gjort os overvejelser til næste gang. Vi skal have sat en deadline på input til program.
5 Ad 9. Evt