Opdateret juli 2011. Administrationsgrundlaget i Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen for det generelle driftsorienterede tilsyn med private og kommunale tilbud omfattet af eksternt socialfagligt tilsyn Indholdsfortegnelse 1. LOVGRUNDLAG... 2 Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område:... 2 Socialministeriets vejledning om retssikkerhed og administration på det sociale område afsnit IX:... 2 Serviceloven 148 a.... 2 2. ORGANISERINGEN I FAMILIE- OG BESKÆFTIGELSESFORVALTNINGEN... 3 3. TILBUD OMFATTET AF DET EKSTERNE DRIFTSORIENTEREDE TILSYN... 4 4. DET DRIFTSORIENTEREDE TILSYN... 4 Formålet med det driftsorienterede tilsyn er:... 4 Der skal føres tilsyn med følgende hovedområder:... 4 Kontrolaspekt:... 5 Læringsaspekt:... 5 Udviklingsaspekt:... 5 Tilsynets fokus og gennemførsel... 5 Tilsynsformer... 7 Det løbende tilsyn:... 7 Anmeldt tilsyn... 7 Uanmeldt tilsyn... 7 Medicintilsyn... 7 Ekstra tilsyn... 7 4.2 DET ØKONOMISKE TILSYN... 8 De kommunale tilbud... 8 De private opholdssteder... 8 5. GODKENDELSE AF PRIVATE OPHOLDSSTEDER... 8 6. KLAGEADGANG... 9 7. MAGTANVENDELSE... 9 8. TILBUDSPORTALEN... 9 9. MYNDIGHEDSANSVAR... 9 10. ÅRSBERETNINGER... 10
1. Lovgrundlag Tilsynsopgaven reguleres af en række forskellige love og bekendtgørelser. Kommunalbestyrelsens forpligtigelser og retningslinjer i forbindelse med tilsynsopgaven er beskrevet i: Retssikkerhedsloven 15 og 16 Afsnit IX i Socialministeriet vejledning om retssikkerhed og administration på det sociale område Serviceloven 5 stk. 7, 148a og 149 Vejledning nr. 7 til Serviceloven om godkendelse af og tilsyn med private bosteder og botilbud. Vejledning nr. 3 til Serviceloven om særlige støtte til udsatte børn og deres forældre 3, 11 og 27 i bekendtgørelsen om Tilbudsportalen samt godkendelse og tilsyn med visse private tilbud Sundhedsloven 141 Sundhedsstyrelsens retningslinjer for kommunal godkendelse af alkoholbehandlingssteder Tvangsindgrebslove 5 Væsentlige uddrag fra ovenstående: Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område: 15. Kommunalbestyrelsen har ansvaret for og beslutter, hvordan kommunen skal planlægge og udføre sin virksomhed på det sociale og sundhedsmæssige område efter den sociale lovgivning. 16. Kommunalbestyrelsen har pligt til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, jf. 15. Tilsynet omfatter både indholdet af tilbuddene og den måde, opgaverne udføres på. Socialministeriets vejledning om retssikkerhed og administration på det sociale område afsnit IX: Formålet med at føre tilsyn er at påse, at borgerne får den hjælp, som de har ret til efter loven og efter de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet, at hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde, og at forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer. Tilsynsvirksomheden skal således opfylde forskellige formål i forhold til kommunens samlede virksomhed på det sociale område. Kernen i tilsynsforpligtelsen er, at myndighederne har pligt til at holde sig informeret om indhold og fremgangsmåde i tilbuddene, samt til at forholde sig til denne information i forhold til opgaver, formål og gældende lov. Det er ikke et krav, at medlemmerne af kommunalbestyrelsen personligt udfører tilsynsvirksomhed, og typisk vil væsentlige dele af tilsynsvirksomheden blive udført af den kommunale administration, der ved rapporter informerer det politiske niveau i kommunen. Serviceloven 148 a. Den stedlige kommunalbestyrelse fører det generelle driftsorienterede tilsyn med tilbuddets personale, bygninger og økonomi, herunder om grundlaget for afgørelsen efter 14, stk. 3, om op- 2
tagelse af et privat tilbud på Tilbudsportalen fortsat består. Stk. 2. Det generelle driftsorienterede tilsyn med anbringelsessteder for børn og unge, der er omfattet af 66, nr. 1, 2, 5 og 6, skal endvidere påse, at det enkelte anbringelsessteds pædagogiske målsætning og metoder fortsat gør anbringelsesstedet generelt egnet til at opfylde målgruppens behov, herunder behov for nære, stabile relationer til voksne, opbygning af sociale relationer og netværk, skolegang, sundhed, trivsel og forberedelse til et selvstændigt voksenliv. Det driftsorienterede tilsyn med anbringelsessteder, der er omfattet af 66, nr. 5 og 6, skal omfatte mindst et uanmeldt tilsynsbesøg om året. Stk. 3. Det generelle driftsorienterede tilsyn omfatter ikke tilbud, hvor en anden kommune eller region har indgået en generel aftale om anvendelse af samtlige pladser i tilbuddet og om tilsyn, eller hvor tilbuddet er omfattet af regionsrådets generelle driftsorienterede tilsyn, jf. 5, stk. 7. Særligt for de private tilbud Private opholdssteder og botilbud skal ifølge servicelovens 14 stk. 3 og 142, stk. 7 godkendes som generelt egnede af den stedlige kommunalbestyrelse. Private alkoholbehandlingssteder efter Sundhedslovens 141 godkendes efter Sundhedsstyrelsens retningslinjer for kommunal godkendelse af alkoholbehandlingssteder. Med godkendelsesbeføjelsen følger en forpligtigelse til at føre tilsyn med de private tilbud i kommunen. For de private opholdssteder og botilbud gælder blandt andet 11 og 27 i bekendtgørelsen om Tilbudsportalen samt godkendelse og tilsyn med visse private tilbud: 11. Den stedlige kommunalbestyrelse godkender private opholdssteder efter lovens 66, nr. 5, private botilbud og private behandlingstilbud for stofmisbrugere efter lovens 101 og 107 som generelt egnede. Godkendelsen skal meddeles i en skriftligt begrundet afgørelse og skal angive, hvilke målgrupper opholdsstedet, botilbuddet eller behandlingstilbuddet er egnet til og antallet af pladser. 27. Den kommunalbestyrelse, der har godkendt private tilbud som generelt egnede, jf. 11, fører tilsyn med de godkendte tilbud og med, at de krav, der følger af godkendelsesgrundlaget, overholdes, jf. lovens 148 a, stk. 1. Stk. 2. Kommunalbestyrelsen fører tilsyn med opholdsteder, botilbud og behandlingstilbud oprettet som fonde, der er undtaget fra lov om fonde og visse foreninger. Dette omfatter tilsyn med, 1) om fondens økonomiske dispositioner er i overensstemmelse med vedtægterne og med grundlaget for godkendelsen, herunder betingelserne i 21, og 2) om fonden efterlever lovgivningens krav om regnskabsaflæggelse og revision. 2. Organiseringen i Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen I Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen løses tilsynsopgaven for de kommunale tilbud administrativt i de tre fagafdelinger: Børne- og Familieafdelingen, Socialafdelingen og Jobcentret. Det politiske niveau orienteres om særlige situationer og ekstra tilsyn samt igennem en samlet årlig afrapportering fra fagafdelingerne. 3
Det administrative ansvar for godkendelse og tilsyn med de private opholdssteder, botilbud og alkoholbehandlingssteder er placeret i Juridisk Kontor. Det politiske niveau orienteres om særlige situationer og ekstra tilsyn samt igennem en samlet årlig afrapportering fra fagafdelingerne. 3. Tilbud omfattet af det eksterne driftsorienterede tilsyn Ud fra en grundtanke om ikke at føre tilsyn med sig selv har Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen samme med Ældre- og Handicapforvaltningen besluttet at gennemføre et udbud af tilsynsopgaven til en privat leverandør. Følgende tilbud er omfattet af forvaltningens eksterne driftsorienterede tilsyn: Gratis rådgivning med henblik på forebyggelse af sociale problemer (Serviceloven 10) Særlige dagtilbud (Serviceloven 32) Særlige klubtilbud (Dagtilbudsloven 4/Serviceloven 36) Opholdssteder for børn og unge (Serviceloven 66 stk. 5) Døgninstitutioner for børn og unge (Serviceloven 66 stk. 6) Botilbud (Serviceloven 107 og 108) Krisecentre (Serviceloven 109) Botilbud inden for forsorg og misbrug (Serviceloven 110) Private Alkoholbehandlingssteder (Sundhedsloven 141) Vejledning og opkvalificering (Lov om aktiv beskæftigelsesindsats) Ovenstående tilbud er alle kendetegnet ved, at brugerne har et særligt behov for støtte og behandling og ofte er særligt udsatte og sårbare. Tilsynet omfatter ikke tilbud, hvor en anden kommune eller region har indgået en generel aftale om anvendelse af samtlige pladser i tilbuddet. 4. Det driftsorienterede tilsyn Formålet med det driftsorienterede tilsyn er: At lovgivningen overholdes At private opholdssteder lever op til deres godkendelsesgrundlag At de offentlige midler anvendes forsvarligt og i overensstemmelse med formålet for anbringelsesstedet At det pædagogiske arbejde har kvalitet og bliver udført, herunder At større udvikling af anbringelsesstedet Der skal føres tilsyn med følgende hovedområder: Fysiske rammer (om de fysiske rammer er egnet til opgaveløsningen, bygningsstandard, overholdelse af bygningskrav, arbejdsmiljø mv.) 4
Pædagogiske og socialfaglige forhold (pædagogiske metoder og omsorgsmæssige forhold, faglig udvikling, mv.) Personale (personalesammensætning, kvalifikationer, rekruttering, sygefravær mv.) Magtanvendelse (om reglerne på området efterleves) Tilbudsportalen (om reglerne på området efterleves) Økonomi (om tilbuddet drives økonomisk hensigtsmæssigt og forsvarligt) Tilsynet kan således overordnet opdeles i to fagtilsyn: et socialfagligt og et økonomisk tilsyn. 4.1 Det socialfaglige tilsyn Tilgangen til tilsynsopgaven er anerkendende og dialogbaseret. Opgaven planlægges og udføres med vægt på tre overordnede principper: Kontrolaspekt: Tilsynet skal medvirke til sikring af, at opgaveløsningen i de enkelte tilbud lever op til beslutninger, regler, krav, forventninger og ikke mindst, at den foregår på en værdig, positiv og etisk måde i respekt for den enkelte bruger. Læringsaspekt: Tilsynet skal være en positiv mulighed for at skabe dialog med og mellem tilsynet og brugere, pårørende og medarbejdere med udgangspunkt i tilsynets anbefalinger, forslag og nye ideer. Dialog og læring skal gerne foregå ud fra et ønske om til stadighed at forbedre opgaveløsningen med afsæt i forbedring frem for som reaktion på fejl. Udviklingsaspekt: Tilsynsresultaterne skal anvendes som grundlag for afdækning og udvikling af behov for blandt andet uddannelse, arbejdsmaterialer, metodeudvikling, organisering og meget mere. Tilsynets fokus og gennemførsel Leverandøren har som hovedopgave at foretage tilsynsbesøg og beskrive observationer gjort på disse besøg. Leverandøren skal ved udformning af tilsynsrapporter vægte at beskrive de observerede forhold på institutionen. Vurderinger skal derfor være underbygget af observationer, som myndigheden også kan tage stilling til. Det er i det hele taget forvaltningernes opgave som myndigheder at konkludere på de foretagne observationer. Myndighedsopgaven kan ikke delegeres til leverandøren. Leverandøren kan og skal komme med anbefalinger i tilsynsrapporten, hvis tilsynsbesøget giver anledning til det. Tilsynet skal: Fungere som kontrol af, om det enkelte tilbud udfører forsvarligt socialfagligt og omsorgsmæssigt arbejde inden for sin målgruppe og efterlever lov regler og administrativt fastsatte retningslinjer og serviceniveau Være dialogbaseret i forhold til ledelse og medarbejdere for at sikre og fremme socialfaglig kvalitet på det enkelte tilbud. 5
Have fokus på at gode standarder af ydelser og opgaveløsninger fastholdes og udvikles. Tilsynet skal fokusere på følgende hovedpunkter: Efterleves politisk fastsatte generelle kvalitetsstandarder m.v., herunder eventuelt fastsat serviceniveau For tilbud omfattet af Tilbudsportalen: Er oplysningerne på Tilbudsportalen i overensstemmelse med de faktiske forhold Beboernes forhold o Sammensætningen af beboergruppen o Selvbestemmelse/medindflydelse/medinddragelse o Inddragelse af / samarbejdet med pårørende o Får beboerne den hjælp og støtte de er berettiget til, efter de foreliggende handleplaner, bevillinger m.v. De fysiske rammer o Tilgodeser de fysiske rammer målgruppens behov o Stemning, miljø og atmosfære Medarbejderforhold o Matcher den samlede medarbejdergruppes faglige forudsætninger opgaveløsningen o Mulighederne for faglig udvikling o Generel trivsel Socialpædagogiske og omsorgsmæssige forhold o Metodevalg i forhold til målgruppen og omsætningen i praksis o Målsætninger o Faglig udvikling o Omgangstone og etik Skriftlig dokumentation o Lever den skriftlige dokumentation op til regler og retningslinjer på området o Er den skriftlige dokumentation retningsgivende for indsatsen Magtanvendelse o Kendskab til og efterlevelse af regler på området herunder indberetningspraksis Særlige lokale forhold Særligt for private tilbud føres tilsyn med, om godkendelsesgrundlaget overholdes Tilsyn med medicinhåndtering (uddybet i nedenstående afsnit Medicintilsyn ) Tilsynet skal indeholde besigtigelse af tilbuddet og samtaler med ledelse, medarbejdere, beboere og om muligt pårørende. Samtaler med beboerne og pårørende skal ske med udgangspunkt i den enkeltes forhold. Besigtigelse af beboernes boliger / værelser skal aftales individuelt med beboerne og være frivilligt for den enkelte. Særlige forhold på det enkelte tilbud kan føre til anden fremgangsmåde. For hvert års tilsynsrunde sættes der særligt fokus på udvalgte områder. Fokusområderne udpeges i et samarbejde mellem forvaltningen og den private leverandør. Eksempler på fokusområder kan være magtanvendelse, brugernes medindflydelse, kost og sundhed mv.. 6
Ud fra et princip om åbenhed i Forvaltningen offentliggøres tilsynsrapporterne på Aalborg Kommunes hjemmeside. Tilsynsformer Den private leverandør aflægger to tilsyn årligt på alle tilbud et anmeldt og et uanmeldt tilsyn. I forbindelse med det årlige anmeldte tilsynsbesøg udføres der på alle relevante tilbud et særskilt tilsyn med medicinhåndteringen. Herudover kan forvaltningen af egen drift eller på leverandørens anbefaling bestille ekstra tilsyn. Det løbende tilsyn: De enkelte fagafdelinger har ansvaret for det løbende tilsyn med de sociale tilbud. Det løbende tilsyn sker i den daglige kontakt med de kommunedækkende enheder og de enkelte tilbud i forbindelse med møder, besøg, driftsaftaler, indberetninger om magtanvendelse mv. Anmeldt tilsyn Tilsynsbesøget anmeldes på forhånd, så tilbuddet har tid til at forberede sig til tilsynsbesøget, herunder forberede sig på de udmeldte fokusområder for årets tilsynsrunde. Forud for tilsynet har både kommunale og private tilbud pligt til at stille relevant materiale til rådighed for de tilsynsførende. Uanmeldt tilsyn Formålet med et uanmeldt tilsyn er at kontrollere forholdene på tilbuddet uden, at tilbuddet har haft mulighed for at forberede sig på en sådan måde, at tilsynet ikke bliver opmærksomt på eventuelle problemer, der skal tages hånd om. Kontrolelementet fylder derfor meget i det uanmeldte tilsynsbesøg, men igen kan det bidrage til læring og udvikling. Medicintilsyn Det socialfaglige tilsyn suppleres på relevante tilbud af et årligt tilsyn med medicinhåndtering. Tilbud der er omfattet af medicintilsyn er alle døgntilbud og dagtilbud, hvor brugerne almindeligvis er medicineret. Tilsyn med medicinhåndtering skal have fokus på følgende hovedpunkter: Interne retningslinjer/instrukser Ordination/bestilling Forsvarlig opbevaring Dispensering og administration Udlevering Bortskaffelse Procedure ved utilsigtede hændelser Personalets forudsætninger Ekstra tilsyn Der kan iværksættes ekstra tilsyn, såfremt forvaltningen ønsker at følge op på klagesager, markante ændringer på et tilbud (eksempelvis organisationsændringer, lederskifte og/eller stor personaleudskiftning) eller hvis der er forhold på tilbuddet, der er årsag til bekymring. 7
Ekstra tilsyn kan fungere som led i en forebyggende indsats, så mindre problemer ikke udvikler sig til større problemer. Der fastlægges i fagafdelingerne, ud fra omfanget af konkrete situation, en plan for omfang og indhold af det ekstra tilsyn. 4.2 Det økonomiske tilsyn De kommunale tilbud Bestemmelserne for det økonomiske tilsyn og kontrol er beskrevet i Kasse- og regnskabsregulativet for Aalborg Kommune. Forvaltningen har inden for sit område ansvaret for forvaltningen af de afsatte midler og for udførelse af opgaver af kasse- og regnskabsmæssig art. Forvaltningen skal lave forretningsgange for de enkelte afdelinger / institutioner. Forvaltningen skal føre tilsyn med at forretningsgangene overholdes og vedligeholdes. Fagafdelingerne er ansvarlige for at tilbuddene drives økonomisk hensigtsmæssigt og forsvarligt. Alle tilbud er hver 2. år omfattet af økonomisk ledelsestilsyn og intern revision. Det interne tilsyn suppleres med ekstern revision. Derudover følges de kommunedækkende enheder og de enkelte tilbud igennem fagafdelingernes løbende kontakt og dialog omkring budget, regnskaber, økonomiske dispositioner m.v.. De private opholdssteder For de private opholdssteder er der fastsat bestemmelser for det økonomiske tilsyn i bekendtgørelse om Tilbudsportalen samt godkendelse og tilsyn med visse private tilbud Forvaltningens overordnede ansvar i forhold til økonomisk godkendelse og tilsyn på de private opholdssteder er, at sikre at offentlige midler anvendes forsvarligt og er i overensstemmelse med godkendelsens ramme. Opholdsstedets budgetramme skal godkendes som helhed om budgettet afspejler aktiviteterne på stedet og giver mulighed for den fornødne kvalitet i tilbuddet i forhold til pris og målgruppe. I den samlede budgetrammer indgår tre hovedelementer og pladsprisen fastsættes her ud fra: Lønudgifter Ejendomsudgifter Øvrige udgifter 5. Godkendelse af private opholdssteder En undersøgelse af ansøgninger om generel godkendelse omfatter følgende elementer: Ledelses- og personalegodkendelse Pædagogisk projektgodkendelse Økonomisk godkendelse Juridisk og organisatorisk godkendelse 8
Ansøgninger om generel godkendelse af opholdssted sendes til undersøgelsesforløb hos den private leverandør. Leverandøren vurderer på ledelses- og personalegodkendelse og pædagogisk projektgodkendelse. Leverandøren indstiller efter endt undersøgelse til forvaltningen. Det økonomiske og organisatoriske godkendelsesforløb forestås i forvaltningen. Forvaltningen har myndighedsansvaret for den samlede godkendelse og træffer afgørelse ud fra det samlede materiale. Afgørelsen meddeles skriftligt i form af godkendelsesgrundlag eller begrundet afslag. Klage over afslag på generelt godkendelse som led i optagelse på Tilbudsportalen kan indbringes for det sociale nævn. 6. Klageadgang for brugere og pårørende Ansvaret for behandling, undersøgelse og opfølgning på klager og underretninger vedrørende de enkelte kommunale tilbud er placeret i fagafdelingerne. Ansvaret for de private opholdssteder er placeret i Juridisk Kontor. Der kan ikke klages administrativt over svar på klager over tilbuddene. Hvis klager mener, at forvaltningen har handlet uforsvarligt eller ulovligt, kan man henvende sig til Tilsynet med Kommunerne, Slotspladsen 1, 9000 Aalborg. Tilsynet er ikke en klageinstans og de bestemmer selv, om de vil behandle en henvendelse. 7. Magtanvendelse I medfør af Servicelovens kapitel 24 er der fastsat regel om magtanvendelse og andre indgreb i selvbestemmelsesretten, i bekendtgørelser på henholdsvis børn og ungeområdet og voksenområdet. En hver form for magtanvendelse skal registreres og indberettes af tilbuddet og indsendes til de ansvarlige fagafdelinger. I samarbejde med Juridisk Kontor vurderer fagafdelinger på indberetningerne og har ansvaret for at sikre, at reglerne på området efterleves på både forvaltnings- og institutionsniveau. 8. Tilbudsportalen I medfør af Servicelovens 14 er der i bekendtgørelsen om Tilbudsportalen samt godkendelse og tilsyn med visse private tilbud fastsat regler om portalens formål og anvendelsesområde. Forvaltningen skal påse, at de offentliggjorte oplysninger er i overensstemmelse med de faktiske forhold. 9. Myndighedsansvar Forvaltningen har myndighedsansvaret i forhold til det driftsorienteret tilsyn og skal således: Behandle de konkrete tilsynsrapporter fra den private leverandør Behandle indkommende klager og underretninger vedrørende tilbuddene Behandle indberetninger om magtanvendelse 9
Sikker efterlevelse af reglerne vedrørende Tilbudsportalen Godkendende og føre tilsyn med budgetter og regnskaber. Behandle ansøgninger om godkendelse af private opholdssteder, botilbud og private alkoholbehandlingssteder Føre tilsyn med, at forretningsgangene på de økonomiske område overholdes og vedligeholdes. Føre tilsyn med om de enkelte tilbud drives økonomisk hensigtsmæssigt og forsvarligt. Ansvaret for det driftsorienterede tilsyn på de kommunale tilbud er placeret i fagafdelingerne (i de respektive sekretariater i Børne- og Familieafdelingen, Socialafdelingen og Jobcentret). Ansvaret for godkendelse og tilsyn med de private opholdssteder, botilbud og alkoholbehandlingssteder er ledelsesmæssigt forankret i Juridisk Kontor. Ansvaret for praksis og udarbejdelse af retningslinjer på området er således placeret i de enkelte fagafdelinger og Juridisk Kontor. 10. Årsberetninger Den private leverandør udarbejder årligt en årsrapport som samler indtrykkene fra det socialfaglige tilsyn. Som myndighedssupplement udarbejder forvaltningen årligt en årsberetning vedrørende det socialfaglige tilsyn til orientering til Familie- og Socialudvalget. Der udarbejdes separat årsberetning på magtanvendelsesområdet, ligeledes til orientering til udvalget. 10