Januar 2013 Bilag 2. Retningslinier for det driftsorienterede tilsyn med kommunale og private dag- og døgntilbud inden for det specialiserede

Transkript

1 Januar 2013 Bilag 2 Retningslinier for det driftsorienterede tilsyn med kommunale og private dag- og døgntilbud inden for det specialiserede socialområde

2 Lovgrundlag Kommunalbestyrelsens generelle forpligtelse til at føre tilsyn følger af retssikkerhedslovens 16, hvorefter kommunalbestyrelsen har pligt til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses. Tilsynet omfatter både indholdet af tilbuddene og den måde, opgaverne udføres på. Retssikkerhedslovens bestemmelse suppleres af servicelovens regler om driftsorienteret tilsyn. Det fremgår af servicelovens 148 a, at hovedreglen er, at den stedlige kommunalbestyrelse fører et driftsorienteret tilsyn med personale, bygninger og økonomi i tilbud efter serviceloven. Hvis en anden kommunalbestyrelse har lavet en aftale med et privat tilbud om køb af alle pladser, og aftalen også omfatter tilsyn med tilbuddet, er det denne kommunalbestyrelse, der har ansvaret for at føre driftsorienteret tilsyn. Det driftsorienterede tilsyn omfatter tilsyn med tilbuddets personale, bygningsmæssige forhold og økonomi. Det omfatter bl.a. tilsyn med, om personalets kvalifikationer svarer til den opgave, som tilbuddet skal løse, tilsyn med brugernes kost og sundhed, bygningsmæssige forhold, om udbud af fritidsaktiviteter mv. svarer til målgruppen, og om tilbuddets forvaltning af økonomien er forsvarlig. Da sociale servicetilbud har forskelligt indhold, vil tilsynet altid skulle tilpasses forholdene i det enkelte tilbud. Særligt vedrørende anbringelsessteder for børn og unge Det driftsorienterede tilsyn skal, for så vidt angår anbringelsessteder for børn og unge påse, at anbringelsesstedernes pædagogiske målsætninger og metoder forsat gør anbringelsesstedet egnet til at opfylde målgruppens behov. Forpligtelsen til at føre driftsorienteret tilsyn omfatter ikke plejefamilier og kommunale plejefamilier, som er konkret godkendte, netværksplejefamilier og egne værelser mv. På disse anbringelsessteder er der som oftest alene anbragt et enkelt barn eller to, og de vil være omfattet af den anbringende kommunalbestyrelses forpligtelse til at føre personrettet tilsyn. Særligt vedrørende private tilbud, der er godkendt som generelt egnede For så vidt angår private tilbud, der skal godkendes som generelt egnede som led i optagelsen på Tilbudsportalen, jf. servicelovens 14, stk. 3, fører den stedlige kommunalbestyrelse, som har godkendt det private tilbud, tilsyn med de godkendte private tilbud og med, at de krav, der følger af godkendelsesgrundlaget, fortsat overholdes. Det gælder således for private opholdssteder for børn og unge, private (ambulante) behandlingstilbud til stofmisbrugere efter 101 og private botilbud til midlertidigt ophold for voksne efter 107. Der skal således føres tilsyn med, om det enkelte godkendte tilbud fortsat er generelt egnet. Kommunalbestyrelsen skal fx påse, at der ikke modtages flere personer, end tilbuddet er godkendt til. Kommunalbestyrelsen skal endvidere påse, at de personer, som optages, falder inden for den målgruppe, som tilbuddet er godkendt til. Den godkendende kommunalbestyrelse skal ikke godkende de konkrete anbringelser. Sammenholdt med betingelserne for at blive godkendt som generelt egnet, indebærer det driftsorienterede tilsyn med disse tilbud: 2/14

3 At det private tilbud fortsat er en selvstændig juridisk enhed med særskilt økonomi. At bestyrelsens flertal fortsat ikke er nært knyttet til tilbuddets stifter, og at mindst ét medlem af bestyrelsen skal være uafhængigt af stifteren. At tilbuddets pædagogiske metode og målsætning for det pædagogiske arbejde forsat er egnede i forhold til tilbuddets målgruppe, og at der er tale om fagligt forsvarlige pædagogiske metoder, selv om de afviger fra de metoder, som anvendes i tilsvarende kommunale tilbud. At aktiviteterne i tilbuddet svarer til, hvad der var forudsat i forbindelse med budgettets godkendelse, som ved godkendelsen skal afspejle aktiviteterne på stedet og give mulighed for den fornødne kvalitet i tilbuddet i forhold til prisen og den kreds af brugere, som stedet ønsker at modtage. Budgetrammen godkendes som helhed, og tilsynet med økonomien betyder ikke, at tilbuddet er bundet af budgettet i alle enkeltheder. Tilbuddet har mulighed for at overføre midler mellem de enkelte poster på budgettet, hvis det stadig kan sandsynliggøres, at der er den fornødne sammenhæng mellem pris og kvalitet. Det vil dog ikke være muligt at overføre midler fra»øvrige udgifter«til lønbudgettet. At den samlede medarbejdergruppes personlige og faglige kvalifikationer fortsat gør tilbuddet generelt egnet i forhold til målgruppen. Hvis tilsynet viser, at det private tilbud ikke opfylder betingelserne for at være godkendt som generelt egnet, må kommunalbestyrelsen i sidste ende træffe afgørelse om, at godkendelsen ophører. Særligt vedrørende sær- og enkeltmandsforanstaltninger Særforanstaltninger, der ydes som døgntilbud efter servicelovens 107 (midlertidige botilbud til voksne), 108 (længerevarende botilbud til voksne) eller servicelovens 66, nr. 5, (opholdssteder for børn og unge) som et tilbud til kun én person, skal godkendes af den anbringende kommune, som også fører (både driftsorienteret og personrettet) tilsyn med tilbuddet. I det tilfælde skal særforanstaltningen organiseres som selvstændig juridisk enhed med særskilt økonomi. Særforanstaltningens økonomi herunder lønudgifter - kan således ikke blandes sammen med andre tilbuds økonomi. Hvis der er tale om et tilbud til én person, er det den anbringende kommune, der fører (både driftsorienteret og personrettet) tilsyn med tilbuddet. Tilsyn med oplysningerne på Tilbudsportalen En lang række af servicelovens tilbud skal registreres på Tilbudsportalen som betingelse for, at kommunerne må anvende dem. Det gælder bl.a. alle tilbud, der tilbyder dag- og døgntilbud til børn, unge og voksne. Det gælder også for sær- og enkeltmandsforanstaltninger, selv om de er oprettet helt konkret til en bestemt person og bliver nedlagt, når personen ikke længere har behov for tilbuddet. Socialstyrelsen fører på vegne af social- og integrationsministeren tilsyn med, om oplysningerne på Tilbudsportalen er i overensstemmelse med de faktiske forhold. Formål Overordnet har tilsynet til formål at føre kontrol med, hvordan kommunens opgaver løses på sociale områder, herunder sikre at lovgivningen overholdes, og at borgere (børn, unge, voksne), som ikke selv fuldt ud er i stand til at 3/14

4 tage vare på egen tilværelse, beskyttes mod magtanvendelse, misbrug og udnyttelse. At kontrollere, om brugerne får den hjælp, omsorg og udviklingsstøtte de har ret til efter loven og efter de beslutninger som Frederikssund Kommunes byråd har truffet. At den socialfaglige hjælp og støtte er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde. At forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer. At sikre kvaliteten af oplysningerne på Tilbudsportalen. At understøtte udviklingen af tilbuddets kvalitet. At give brugere og pårørende mulighed for at blive hørt. At give information til tilbuddene, bestyrelser og Byråd om, hvordan tilbuddene varetager opgaverne. Der skal ligeledes være særlig opmærksomhed på indholdet af tilbuddets pædagogiske virksomhed og udviklingen af de metoder, som arbejdet løbende nødvendiggør. Kernen i tilsynsforpligtelsen er, at tilsynsmyndigheden har pligt til at holde sig informeret om indhold og fremgangsmåde i tilbuddene samt at forholde sig til denne information i forhold til opgaver, formål og gældende lov. Tilgang og metode Tilsynet har fokus på tre overordnede aspekter. Det er kontrolaspektet, kvalitetsaspektet og udviklingsaspektet/læringsaspektet. Kontrolaspektet skal sikre, at tilbuddene overholder gældende lovgivning og at tilbuddet det enkelte sted er i overensstemmelse med det grundlag, Byrådet har vedtaget med hensyn til målgruppe, indsats, ledelse og økonomi. Kvalitetsaspektet skal sikre, at tilbuddet anvender gode faglige standarder i dets ydelser og opgaveløsning. Målet er at sikre, at der fastholdes en basiskvalitet, der lever op til det udmeldte serviceniveau og godkendelsesgrundlag. Den faglige kvalitet i tilbuddet vurderes også gennem brugernes og de pårørendes oplevelser af tilbuddets opgaveløsning. Udviklingsaspektet/læringsaspektet sætter fokus på, at rammer og ydelser løbende udvikles i takt med brugernes behov og gældende målsætninger, herunder faglig-, personale- og organisationsudvikling. Principperne om uafhængighed, uvildighed og habilitet er de bærende principper for tilsynet, i forhold til relationerne mellem tilsynet og fagafdelingerne og i relationen mellem tilsyn og tilbuddene. Tilsynet hviler på en dialogbaseret tilgang med fokus på såvel kontrol som organisatorisk læring, faglighed og udvikling. 4/14

5 Tilsynsmyndighedens tilsyn er kendetegnet ved: At der er fokus på helheden i tilbuddet, herunder etik og værdier. At der er opmærksomhed på såvel problemstillinger som udviklingspunkter. At relevante parter inddrages i tilsynet brugere (børn, unge, voksne), pårørende, medarbejdere og ledere. At tilsynet søges gennemført i dialog med ovennævnte parter. At tilsynet kan være tematiseret ud fra temaer fastsat af fagområdet og temaer, som er fastsat af Tilsynsmyndigheden. At der anvendes en undersøgelses- og spørgeguide ved gennemførelsen af tilsyn. Undersøgelses- og spørgeguiden revideres løbende. At ledelse og medarbejdere skal medvirke til at give et retvisende billede af tilbuddet. Tilsynet vil være anerkendende i sin tilgang til tilsynsopgaven, hvilket konkret betyder at tilsynet udføres i respekt for tilbuddenes opgavevaretagelse og egenart. Metode Hvad er metode? En systematisk måde at undersøge virkeligheden på. Det er de fremgangsmåder, vi bruger og benytter, når vi skal indsamle, bearbejde og sammenfatte information, så resultatet bliver viden. Forberedelse af et tilsynsbesøg er helt grundlæggende, for at sikre kvalitet i tilsynet. Alt dokumenterbart materiale skal være tilgængeligt og gennemgået inden tilsynsbesøget. Det betyder dels en grundig forberedelse af tilsynsbesøget og dels at tilsynsbesøget (bl.a.) tager afsæt i det foreliggende materiale (fx tidligere tilsynsrapport, magtanvendelser, anonymiserede handleplaner og udviklingsplaner, ydelsesbeskrivelser, Tilbudsportalen mv.). Under tilsynsbesøg anvendes det semistrukturerede interview. Tilsynskonsulenterne har som forberedelse til det konkrete tilsynsbesøg udarbejdet en interviewguide (en spørgeramme) bl.a. med udgangspunkt i dokumentanalysen. Spørgerammen danner udgangspunkt for interview og dialog. Observation er en vigtig metode med henblik på at få adgang til tilbuddets kultur, stemninger, interaktionsformer mv., og for at afstemme interview med konkrete observationer (det er ikke altid, vi gør det, vi siger vi gør). Observation giver adgang til detaljer i den givne sociale kontekst, som interviewet ikke på samme måde kan indfange. Da observation bøjer sig i opmærksomhedens retning vil observation også kunne tilføje nye vigtige temaer/fokuspunkter både for tilbuddet og for tilsynet. Tilsynet vil ligeledes anvende spørgeskemaer som en metode til at indhente den fornødne viden og information. Der kan fx være tale om spørgeskemaer til medarbejdere ift. arbejdsmiljø og faglig udvikling, spørgeskemaer til brugere mhp at undersøge deres trivsel, og spørgeskemaer til pårørende ift. deres oplevelse af stedets kvalitet mv. 5/14

6 Indhold i tilbuddet Det løbende tilsyn skal sikre, at tilbuddet lever op til de vilkår, der er godkendt på tilbudsportalen og således sikre: At tilbuddets ydelser har et kvalitativt indhold målrettet de aktuelle brugere. At de opkrævede takster anvendes forsvarligt og i overensstemmelse med aftaler og godkendelsesgrundlag. At der sker en udvikling af tilbuddene. Tilsynet har fokus på 2 hovedområder, som er: Kerneydelsen, som vedr. bruger og faglighed Organisation, som vedr. ledelse, personale og arbejdsmiljø Tilsynet gennemføres med udgangspunkt i følgende centrale områder: Organisation, ledelse og personale Økonomi Fysiske rammer Den faglige og pædagogiske praksis Sundhed Magtanvendelse og retssikkerhed Den brugeroplevede kvalitet Organisation og ledelse Tilsynet har fokus på de ledelsesmæssige værdier, kompetencer og værdier, kompetencer og kvaliteter, herunder faglig struktur og ledelse, samarbejdet med evt. bestyrelse, medarbejderdemokrati og arbejdsmiljø. Tilsynet har fokus på sammenhængen mellem de organisatoriske rammer og de faglige målsætninger for tilbuddets praksis samt de strukturer, der er lagt for den pædagogiske og sundhedsmæssige praksis (møder, vagtplaner, aktiviteter mv.). Særskilt for plejefamilier Tilsynet har fokus på plejeforældrenes samarbejde og opgavefordeling og fokus på at få indblik i de relationelle dynamikker og omgangstonen i familien. Plejefamiliens egne børn høres om deres oplevelse af at være plejefamilie. Personale Tilsynet har fokus på personalets kompetencer ift. tilbuddets pædagogiske referenceramme, faglige metoder, pædagogiske målsætninger og brugergruppens behov. Tilsynet har fokus på personalet kompetenceudvikling, personalets mulighed for deltagelse i supervision, trivsel og omgangstonen medarbejderne imellem, og mellem medarbejdere og mellem medarbejdere og brugere. Tilsynet har fokus på personalets samarbejde med ledelsen, arbejdstidstilrettelæggelse og sikkerhed. Tilsynet har fokus på, om straffeattester og børneattester forefindes i tilbuddet. 6/14

7 Særskilt for plejefamilier Tilsynet har fokus på plejeforældrenes faglige kompetencer og på, om plejefamilien bruger deres ret og pligt til efteruddannelse og supervision. Tilsynet har fokus på plejeforældrenes beskæftigelse, fritidsinteresser, netværk mv. samt børnenes (plejebørn og egne børn) skolegang og fritidsinteresser. Tilsynet påser, at helbredsattest, straffeattest og børneattest er i orden, og at disse også er indhentet for plejefamiliens børn på 15 år og derover. Økonomi Tilsynet påser, at budgettet afspejler aktiviteterne på stedet og giver mulighed for at levere den kvalitet i arbejdet med målgruppen, som stedet har beskrevet på Tilbudsportalen. Tilsynet påser, at tilbuddet har en nedskrevet praksis omkring administration af brugernes økonomi, og at medarbejderne er bekendt med og følger denne. Særskilt for plejefamilier Tilsynet har fokus på, at plejefamiliens økonomi er sund i den forstand, at plejefamilien opretholder en generel levestandard, som giver plejebarnet muligheder for deltagelse i aktiviteter, der hører med til et almindeligt børne- og ungdomsliv. Fysiske rammer Tilsynet har fokus på, om der er overensstemmelse mellem den fysiske indretning og tilbuddets pædagogiske og sundhedsmæssige værdier, mål og praksis. Tilsynet har fokus på, hvordan tilbuddets generelle vedligeholdelsesstandard er indendørs og udendørs. Særskilt for plejefamilier Tilsynet har fokus på, at der er overensstemmelse mellem hjemmets fysiske indretning og det antal plejebørn, plejefamilien er godkendt til at modtage, herunder at plejefamilien stiller værelse til rådighed til de plejebørn, de er godkendt til at modtage. Tilsynet har fokus på, at hjemmet er sikkerhedsmæssigt forsvarligt ude og inde (fx komfur, brændeovn, trampolin, pool mv.) Den faglige og pædagogiske praksis Tilsynet har fokus på tilbuddets pædagogiske og behandlingsmæssige værdier, målsætninger og metoder. Tilsynet fokuserer på, hvordan disse stemmer overens med lovgivningens angivelse af formål med opholdet/anbringelsen og målgruppens behov. Tilsynet har fokus på pædagogikkens omsættelighed (gør vi det, vi siger vi gør) og på brugernes handleplaner/udviklingsplaner. Tilsynet har fokus på de rammer og strukturer, der er etableret omkring tilbuddets samlede faglige praksis. Det handler bl.a. om det pædagogiske indhold, aktivitetstilbuddene, tilrettelæggelse af hverdagslivet, samarbejde med pårørende og eksterne samarbejdspartnere. Tilsynet har fokus på tilbuddets konfliktforebyggende indsats samt den faglige refleksion og forventninger til effekten af de valgte metoder. Særligt for plejefamilier Tilsynet har fokus på den relationsdannelse, der er udviklet mellem plejefamilie og plejebarn. 7/14

8 Omdrejningspunktet er plejefamiliens hverdagsliv, deres opdragelsesmæssige og pædagogiske værdier og metoder. Tilsynet har fokus på, hvorledes plejefamilien er i stand til at give omsorg, nærhed, tryghed og stabilitet i hverdagen til det/de børn/unge, de er godkendt til. Sundhed Tilsynet har fokus på en dialog om og kontrol af skriftlige aftaler, retningslinjer og vejledninger i tilbuddene samt dokumentation i brugerens journal. Tilsynet har fokus på medicinhåndteringen og dokumentation af, hvordan brugerens helbredssituation i øvrigt følges. Tilsynet har fokus på sammenhængen af den sundhedsmæssige indsats og brugerens funktionsniveau. Tilsynet har ligeledes fokus på brugernes sundhed ift. KRAM faktorerne (Kost, Rygning, Alkohol, Motion). Tilsynet har fokus på, om der foreligger tilstrækkelig dokumentation for den individuelle beskrivelse af behovet for genoptræning eller vedligeholdelsestræning og evt. løbende evaluering. Tilsynet har fokus på utilsigtede hændelser og dokumentation heraf, samt tilbuddets løbende refleksion og læring vedr. hændelserne. Særskilt for plejefamilier Tilsynet har fokus på medicinhåndtering, kost, motion mv. Magtanvendelse og retssikkerhed Tilsynet har fokus på, om der er klare retningslinjer for håndtering af magtanvendelser. Tilsynet har fokus på, om medarbejderne er bekendt med reglerne om magtanvendelse, og om der er procedure for indberetning af magtanvendelser. Tilsynet har fokus på dialog med tilbuddet om deres indberetninger af magtanvendelser. Antal, typer af indgreb, faglige refleksioner om, hvordan antallet af magtanvendelser kan minimeres mv. Tilsynet har fokus på, at brugerne ikke udsættes for magt, vold eller anden nedværdigende behandling. Tilsynet følger løbende op på indberettede magtanvendelser. Tilsynet tilser, at forældremyndighedsindehaver er underrettet, når det handler om børn og personlige værger, når det handler om voksne. Tilsynet har fokus på, om personfølsomme data opbevares forsvarligt, så uvedkommende ikke får adgang til data. Tilsynet påser, at medarbejderne er orienteret om reglerne om tavshedspligt. Tilsynet undersøger, om der er modtaget klager siden sidste tilsyn, herunder håndteringen af disse. Særskilt for plejefamilier Tilsynet har fokus på plejefamiliens evner til konflikthåndtering med det formål at skabe sikkerhed for, at plejefamilien ikke anvender magt, vold eller udsætter børn og unge, som de har i pleje, for anden nedværdigende behandling. 8/14

9 Den brugeroplevede kvalitet Tilsynet har fokus på samspillet mellem brugere og organisationen. Tilsynet har fokus på brugernes oplevelse af organisationens gennemskuelighed og hensigtsmæssighed ift. formålet med brugernes anbringelse/ophold. Tilsynet har fokus på brugernes inddragelse i egen plan og inddragelse i tilrettelæggelse af hverdagslivet. Tilsynet har fokus på dialog med brugerne, der åbner op for de temaer, emner, perspektiveringer mv., der er vigtige for brugerne. Særskilt for plejefamilier Tilsynet har fokus på plejebørnenes oplevelse af at være barn i en plejefamilie. Tilsynet har fokus på barnets oplevelse af omgangstonen i plejefamilien, om regler og forventninger til børn i familien, om børns indflydelse på aktiviteter i hverdagen og forhold, som angår dem selv. Tilsynet har fokus på, at også andre brugeroplevede perspektiver kan udfoldes af barnet/den unge. Tilsynsbesøg Tilsynsbesøget Tilsynsbesøget gennemføres med en professionel, faglig og dialogorienteret tilgang, hvor tilsynskonsulenterne er garanten for, at den udmeldte dagsorden gennemføres, at centrale punkter vægtes, og at der undervejs bliver opsamlet. Der tages notater løbende og så vidt muligt ved tilsynsbesøgets afslutning opsamles på konklusioner, evt. uenigheder, opfølgninger, spørgsmål og indskærpelser. Vurderinger/konklusioner skal fremgå af tilsynsrapporten. Det anmeldte tilsynsbesøg varsles ved fremsendelse af dato for tilsynsbesøget, som skal være tilbuddet i hænde senest 5 uger før tilsynsbesøget. Den konkrete gennemførelse af tilsynsbesøget planlægges af tilbuddet ud fra en konkret vejledning fra tilsynskonsulenten, der bl.a. skal sikre, at brugere og pårørende er informeret om formålet med tilsynet samt tilsynets ønske om at interviewe brugere og pårørende. Der skal lægges særligt vægt på, at rammerne og processen i forbindelse med tilsynsbesøget, betrygger brugerne i de situationer, hvor det er valgt at interviewe dem om deres vurdering af tilbuddet, og der hvor de fremfører kritik af ledelse og medarbejdere. Tilsynet er en myndighedsopgave, hvor der i forbindelse med myndighedsudøvelsen, stilles krav til tilbuddet om at kunne organisere tilsynsbesøget hurtigt, og at ledelse og medarbejdere medvirker hertil inden for almindelig arbejdstid. I forhold til behov for at interviewe brugerne sker planlægningen ud fra en konkret vurdering af den for alle parter mest hensigtsmæssige placering på dagen. Lederen af tilbuddet kan blive bedt om at fremsende skriftligt materiale til tilsynet forud for et anmeldt tilsynsbesøg. 9/14

10 Lederen af tilbuddet kan blive bedt om at finde materiale frem til den dag tilsynet kommer. Det er afgørende for at tilsynsbesøget kan gennemføres så effektivt som muligt, at det ligger klart ved tilsynsbesøgets start. Det aftales med lederen, hvilke brugere tilsynet ønsker at se dokumentation på. Forberedelse Tilsynet foretager en forberedelse af tilsynsbesøget i form af: Bearbejdning af tilsendte dokumenter Opsamling fra seneste tilsynsbesøg Servicetjekmøde med fagafdelingen Særlige opmærksomhedspunkter (fx fra fagafdeling eller tilsynsenhed) Udarbejdelse af interview- og dialogramme(r) Stillingtagen til, om der skal udarbejdes spørgeskema (og til hvilke informanter) Der udarbejdes forslag til dagsorden Der udsendes dagsorden medfølgende: o Interviewramme o Informationsmateriale til brugere og pårørende Vejledende om det anmeldte tilsynsbesøg Det anmeldte tilsynsbesøg baserer sig primært på kvalitets-, udviklings- og læringsaspektet. Dialogen vil være i fokus i det anmeldte tilsyn. Det anmeldte tilsynsbesøg vil generelt have fokus på: Interview og dialog med ledelse, medarbejdere og brugere Evt. samtale med pårørende Dialog om pædagogik, udvikling og læring samt evnen til at leve op til bestemmelserne i Serviceloven Dialog om sundhed Dialog om opfølgning på tidligere fund og observationer Dialog om magtanvendelser og andre indgreb i selvbestemmelsesretten Dialog om arbejdsmiljø, trivsel og samarbejde Observation af stil og stemning Det planlagte kan fraviges på selve tilsynsdagen, hvis tilsynet finder det nødvendigt. Vejledende om det uanmeldte tilsynsbesøg Det uanmeldte tilsynsbesøg baserer sig primært på kontrolaspektet. Det uanmeldte tilsyn vil generelt have fokus på: Kontrol af bruger- og personaleoversigter Rundvisning/besigtigelse af de fysiske rammer Indsigt i brugernes handleplaner/udviklingsplaner, journaler mv. Indsigt i retningslinier, vejledninger, procedurer mv. (fx medicinhåndtering, utilsigtede hændelser, opbevaring af følsomme data) Samtaler med medarbejdere og brugere Indsigt i økonomi Evt. opfølgningspunkter fra det anmeldte tilsyn Observation af stil og stemning Afrapportering og høring Der udarbejdes en rapport med baggrund i tilsynsbesøg og evt. indhentede dokumenter. 10/14

11 Tilsynsrapporten udarbejdes efter en udarbejdet rapportskabelon. Under hvert tilsynstema udarbejder tilsynet en vurdering. Vurderingerne samles i en hovedkonklusion/samlet vurdering, hvor evt. bemærkninger, anbefalinger og påbud er konkretiseret. I vurderingen indgår oplysninger om, hvorvidt indholdet i tilsynsrapporten stemmer overens med oplysningerne i Tilbudsportalen. Såfremt tilsynsrapporten indeholder påbud til tilbuddet angives den tidshorisont tilbuddet har til at efterkomme påbuddet umiddelbart eller til at fremlægges en handlingsplan for, hvordan påbuddet imødekommes. Tilsynsenheden sender, senest 4 uger efter tilsynsbesøget, rapporten til faktuel kommentering i tilbuddet. Tilbuddet meddeler eventuelle faktuelle fejl skriftligt, i en mail til Tilsynsenheden, Tilsynsenheden@frederikssund.dk, senest 2 uger efter modtagelse af rapporten. Det er kun faktuelle fejl i rapporten, som bliver rettet. Høringssvar sendes til Tilsynsenheden, senest 4 uger efter modtagelse af tilsynsrapporten. Tilbuddets høringssvar vil blive vedlagt tilsynsrapporten. Tilsynsrapport med høringssvar udsendes senest 2 uger efter modtagelse af høringssvar. Den endelige tilsynsrapport med evt. høringssvar sendes til: - Social- og Borgerservice, Frederikssund Kommune (når det vedrører de kommunale tilbud og de selvejende/private tilbud med driftsaftale for voksne) - Familieafdelingen, Frederikssund Kommune (når det vedrører de kommunale tilbud eller selvejende tilbud med driftsaftale for børn og unge) - Tilbuddets bestyrelse og leder Tilsynsrapporten med tilbuddets høringssvar offentliggøres på kommunens hjemmeside (gælder ikke for enkeltmandsprojekter og plejefamilier). Tilbuddene opfordres til at lægge tilsynsrapporterne på Tilbudsportalen. Særligt for plejefamilier Der udarbejdes et referat af tilsynsbesøget i plejefamilien. Referatet skal indeholde en vurdering af plejefamiliens godkendelsesgrundlag. Plejefamilien får tilsendt referatet til kommentering, med en frist på 14 dage efter modtagelse af referatet. Plejefamiliens evt. kommentarer vil blive vedlagt referatet. Ekstra tilsyn Iværksættelse af ekstra tilsyn kan være både en kontrollerende og en støttende foranstaltning i forhold til et tilbud, der af forskellige årsager har svingende kvalitet i opgaveløsningen eller i en periode er særligt sårbart. Det kan være med baggrund i: Stor udskiftning i medarbejdergruppen over en længere periode Lederskifte i en i forvejen sårbar situation for tilbuddet Større omstruktureringer, som har skabt frustrationer i brugergruppe og/eller personalegruppen 11/14

12 Tilsynsrapport(er) der peger på uhensigtsmæssige forhold Underretning(er) eller klagesag(er) på tilbuddet Mange ikke tilladte magtanvendelser Ekstra tilsyn kan fungere som led i en forebyggende indsats, så mindre problemer ikke udvikler sig til større problemer. Der fastlægges, i samarbejde med fagområderne, en plan for omfang og indhold af det ekstra tilsyn. Tilbuddet vil typisk skulle udarbejde en handleplan, som tilsynet følger op på. Skærpet tilsyn Såfremt der under udøvelsen af tilsynet findes kritisable forhold i tilbuddets drift eller brud på de forudsætninger, der ligger til grund for godkendelsen, iværksættes et skærpet tilsyn. Et skærpet tilsyn vil sige, at Tilsynsenheden for en periode, foretager et særligt intensivt tilsyn, som består af såvel anmeldte som uanmeldte tilsynsbesøg. Et skærpet tilsyn kan fx iværksættes ved: Utilstrækkelig tilstedeværelse af faglige kompetencer i forhold til målgruppen Fysiske og psykiske overgreb på brugerne Alvorlige klager fra brugere, pårørende, anbringende kommune/hjemkommune mv. Væsentlige tilsidesættelser af regler og love Uacceptabel tone, mobning mv. Dårlig økonomistyring, der får afsmittende effekt på det pædagogiske miljø Der udarbejdes en specifik dagsorden for det skærpede tilsyn, der indeholde de fokusområder, som det skærpede tilsyn retter sig mod. Tilsynet angiver en frist for, hvornår der skal foreligge en handlingsplan samt hvornår de konkret angivne forhold skal være bragt i orden. Tilsynet fastlægger, hvornår og hvordan opfølgningen i sagen skal ske. Skærpet tilsyn meddeles tilbuddet skriftligt. Handlekommunen underrettes om det skærpede tilsyn, og underrettes når det skærpede tilsyn ophører. Det berørte fagudvalg orienteres, når skærpet tilsyn anvendes, og der orienteres ligeledes om baggrunden for det skærpede tilsyn. Ophør af godkendelsen Tilsynsmyndigheden tager skridt til ophør af godkendelsen, såfremt det vurderes, at forholdene i tilbuddet er af en sådan karakter, at der ikke længere er grundlag for godkendelsen. Det samme gælder, hvis tilbuddet under det skærpede tilsyn ikke er i stand til at indfri tilsynets krav. 12/14

13 Tilsynsenhedens definitioner på bemærkninger anbefalinger og påbud Bemærkninger Bemærkninger gives, hvor tilsynet finder anledning til at fremhæve bestemte forhold. Det kan være forhold, som er i udvikling eller som tilbuddet skal være opmærksom på i tiden frem til det næste tilsyn. Bemærkningerne kan havevejledende og/eller informerende karakter. Anbefalinger Anbefalinger gives, hvor der er tale om forhold, der kan forbedres, og som tilbuddet derfor bør arbejde med. Tilbuddet forventes at forholde sig anbefalingen, ved at tages stilling til, hvornår og hvordan de vil tage hånd om den givne anbefaling. Anbefalinger er udtalelser, der opfordrer til at ændre på områder. Anbefalingerne skal ses i et udviklings- og læringsperspektiv. Anbefalingerne gives, når tilsynsmyndigheden vurderer, at der er forhold, hvor der bør ske forbedringer, forandringer, udvikling. Der følges op på anbefalinger ved næstfølgende tilsynsbesøg. Påbud Påbud meddeles, når tilsynet konstaterer forhold af så alvorlig karakter, at der skal ske forandringer inden for en nærmere fastsat periode. Et påbud vil ofte fordre hurtig handling. Det kan fx dreje sig om pædagogisk praksis, magtanvendelser, personalemæssige forhold, organisatoriske forhold. Opfølgning på påbud vil, afhængigt af karakteren, kunne udøves på flg. måder: Anmodning om handleplan Skærpet tilsyn med anmeldte og uanmeldte tilsyn Opfølgning på skærpet tilsyn ift. udviklingen Referencer 13/14

14 Retssikkerhedslovens 15 og 16. Servicelovens 14, 148 a Bekendtgørelse om Tilbudsportalen samt om godkendelse af og tilsyn med visse private tilbud nr af 16. december Vejledning om servicelovens formål og generelle bestemmelser i lovnr. 12 af 15. februar 2011 (Socialministeriet). Vejledning om godkendelse af og tilsyn med private opholdssteder og private botilbud. KL s og Danske Regioners vejledning. Tilsyn med tilbud efter lov om social service. Skrivelse fra Social- og integrationsministeriet, d.d /14