With the support of the Prevention of and Fight against Crime Programme European Commission Directorate-General Justice, Freedom and Security 1. BETINGELSER Opgave: Forskningsprojekt om medarbejderes erfaringer med interventioner i forbindelse med ekstremisme og radikalisering (i det følgende benævnt casestudyopgaven eller opgaven), november 2010 august 2011. 1.1. Indledning Disse betingelser indgår i materialet vedrørende ovennævnte opgave, som findes på ministeriets hjemmeside, www.nyidanmark.dk under emnet Integration og undermenuen Udbud og forskning. Proceduren gennemføres i overensstemmelse med reglerne om annoncering i Tilbudslovens kapitel 2. Alle interesserede opfordres herved til at afgive tilbud på udførelsen af opgaven i overensstemmelse med kravspecifikationerne i materialet. 1.2. Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration. Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration er ansvarlig for gennemførelsen af denne kontrakttildeling. 1.2.1. Kontaktperson Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, spørgsmål mv. skal rettes til: Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Kontoret for Demokratisk Fællesskab og Forebyggelse af Radikalisering Holbergsgade 6 1057 København K Tlf.: 33 92 33 80 Hjemmeside: www.nyidanmark.dk Kontaktperson: Projektkoordinator Mille Windfeld Lund, e-post mwf@inm.dk Yderligere oplysninger kan fås på ovennævnte adresse. Alle henvendelser skal ske skriftligt. Opstår der uoverensstemmelser mellem ordregivers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, skal de skriftlige angivelser til enhver tid gælde forud.
1.3. Opgavens omfang Opgaven omfatter: udarbejdelse af 15 casestudies af 5-6 forskellige faglige grupper og en endelig rapport. Selve beskrivelsen og kravene til opgaven fremgår af vedlagte kravspecifikationer. Alle oplysninger om opgaven kan findes i materialet, som kan fås på www.nyidanmark.dk under emnet Integration og undermenuen Udbud og forskning. 1.3.1. Kontraktperioden Kontraktperioden er fra november 2010 til 1. august 2011. 1.4. Betingelser 1.4.1. Procedure Proceduren for udvælgelse af leverandør gennemføres som et offentligt udbud: Alle interesserede leverandører kan afgive tilbud. Der er mulighed for at et konsortium bestående af forskellige leverandører kan byde på opgaven. Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske i to faser: udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet med egnethedsvurderingen er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, som er egnede til at varetage den udbudte opgave. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de oplysninger, der efterspørges i afsnittet Udvælgelseskriterier. I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering og sammenligning af de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det, hvilke tilbudsgivere der skal have tildelt kontrakten. Tildelingen vil ske ud fra de tildelingskriterier med den for kriterierne angivne vægtning, der fremgår af afsnittet Tildelingskriterier. 1.4.2. Udvælgelseskriterier 1.4.2.1. Den juridiske person og underleverandører Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive, hvilken juridisk person der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for ordregiver. Hvis tilbud afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftale med. Hvis tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse eller dele heraf, skal navnene på underleverandørerne angives klart og entydigt i tilbuddet, samt til hvilke dele af opgaven disse anvendes. 2
1.4.2.2. Betingelser for at deltage Ordregiver vil foretage en bedømmelse af tilbudsgivers egnethed til at opfylde den udbudte kontrakt. Egnethedsbedømmelsen vil omfatte tilbudsgivers egne forhold, økonomisk egnethed og teknisk egnethed. Såfremt tilbudsgiver er et konsortium skal hver enkel konsortiedeltager vedlægge erklæring, dokumentation eller oplysninger, som kræves nedenfor. 1.4.2.3. Tilbudsgivers økonomiske egnethed Tilbudsgiver skal som dokumentation for den økonomiske egnethed som minimum vedlægge følgende: - Fremlæggelse af de seneste 3 års disponible årsregnskaber eller anden af registreret eller statsautoriseret revisor attesteret opgørelse af virksomhedens samlede omsætning og i påkommende tilfælde omsætningen inden for det aktivitetsområde, som udbuddet vedrører i de seneste 3 år. - Erklæring fra ansøgers bank, revisor el. lign. om, at der siden seneste godkendte regnskab ikke er indtrådt væsentlige ændringer i virksomhedens økonomiske situation. - Tilbudsgiver skal afgive en erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ikke har forfalden gæld til det offentlige på mere end 100.000 kr. 1.4.2.4. Tilbudsgivers tekniske og faglige egnethed Tilbudsgiver skal som dokumentation for den tekniske og faglige egnethed som minimum vedlægge følgende: - Liste over de mest relevante opgaver eller ydelser, herunder interview og skriftlig formidlingsarbejde, og evt. arbejde med relevante faglige emner, som tilbudsgiver har udført de seneste 3 år. 1.4.3. Tilbudsvurdering Tilbudsvurderingen vil ske på grundlag af de nedenfor angivne tildelingskriterier med henblik på at 1. identificere de tilbudsgivere, der skal inviteres til at give en præsentation, og 2. dernæst med henblik på at identificere det vindende tilbud. Som grundlag for vurderingen indgår alle de efterspurgte oplysninger, der modtages fra tilbudsgiveren i forbindelse ved afgivelse af tilbuddet. Der er i budgettet fastsat maksimalt beløb for vederlaget på 400.000 kr. (ekskl. moms). Tilbud på over 400.000 kr. ekskl. moms vil derfor ikke blive taget i betragtning. 3
1.4.3.1. Alternative tilbud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at give alternative tilbud. 1.4.3.2. Tildelingskriterier Valg af leverandør sker på baggrund af tildelingskriteriet: det økonomiske mest fordelagtige tilbud. Udvælgelsen sker ud fra en vægtet vurdering af følgende: Kvalitet / løsningsmodel Kvalifikationerne af tilbudte projektleder og projektmedarbejdere Pris 1.4.3.3. Delkriterier Kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der efter evalueringen har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Vurderingen af det økonomiske mest fordelagtige tilbud vil ske på baggrund af nedenstående kriterier med den angivne vægtning. I vurdering af kvalitet / løsningsmodel indgår en vurdering af: o Redegørelsen for den overordnede forståelse af opgaven og udfordringerne. o Redegørelsen for tilgangen til opgaven. o Beskrivelsen af hvordan tilbudsgiver vil løse opgaven, herunder overvejelser omkring interview-metoder, interview-spørgeskema, og antal af interviews, adgang til relevante fagpersoner m.fl., samt tilrettelæggelse af arbejdet og kvalitetssikring af opgavens resultater. I vurdering af kvalifikationerne af det tilbudte projektleder og projektmedarbejdere indgår en vurdering af: o kvalifikationerne hos de personer, der skal varetage og tilknyttes opgaven. Det skal fremgå, hvordan den enkelte personer vil indgå i løsningen af opgaven og hvilke kvalifikationer, de har i relation til opgaven. I vurdering af pris indgår en vurdering af: o Samlet pris for løsning af opgaven ekskl. moms. 1.5. Tilbudsbetingelser Tilbudsgiver skal afgive tilbud på baggrund af nærværende materiale og kravspecifikationer. Endelig aftale indgås på baggrund af det vedlagte udkast til kontrakt med bilag. 4
1.5.1. Tilbudsfrist mv. Tilbuddet skal være den ordregivende myndighed i hænde senest den 8. november 2010 kl.12.00. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddet skal afleveres eller sendes til: Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Kontoret for Demokratisk Fællesskab og Forebyggelse af Radikalisering Holbergsgade 6 1057 København K Tilbuddet mærkes: Projektkoordinator Mille Windfeld Lund. Metodeudvikling og med tydelig angivelse Må ikke åbnes i postmodtagelsen. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. Ordregiver anser ikke proceduren for afsluttet, før kontrakten er underskrevet. 1.5.2. Tilbuddets indhold, udformning mv. Tilbudsgiveren skal afgive pris på løsningen af opgaven. Opgaven udbydes som totalleverance. Alle omkostninger til gennemførelse af opgaven skal indgå i tilbuddet, herunder transportudgifter, ophold, forplejning, trykke og kopieringsudgifter, evt. udgifter til underleverandører, m.v.. Tilbudsgiveren skal udforme tilbuddet i overensstemmelse med følgende disposition: 1) Indledning, der beskriver, hvem der byder, samt til hvilken pris opgaven tilbydes løst. 2) Resume af tilbud. 3) Fyldestgørende løsningsbeskrivelse af opgaven beskrevet i kravspecifikationen inkl. antal af interviews der forventes gennemført. 4) Opgaver/referencer varetaget af tilbudsgiveren de seneste tre år. 5) Styring og organisering af projektet. 6) Ugentlig tidsplan med angivelse af milepæle for gennemførelse jf. uddybning nedenfor. 7) Detaljeret budget for projekt jf. uddybning nedenfor. 8) Tilbudsgivers bemanding af projektet med tilhørende CV er i bilag. 9) Øvrige kommentarer. 10) Relevante bilag, herunder opfyldelsen af udvælgelseskriterier og tildelingskriterier. Det samlede tilbud må ikke overstige 10 sider, eksklusiv bilag. Manglende overholdelse af dispositionen og tilbuddets maksimale omfang indebærer, at tilbuddet bliver ansat for ukonditionsmæssigt. Ad 6) Tidsplan opdelt på uger 5
Tidsplanen skal også indeholde en plan for hvornår tilbudsgiveren forventer at mødes med udbyder i forbindelse med udvikling og evt. godkendelse af del-opgaver m.m.. Ad 7) Detaljeret budget for opgaven Budgettet skal opstilles i overskuelig og detaljeret form. Tilbuddets ressourceforbrug skal opgøres både i beløb (ekskl. Moms) og i arbejdstimer. Tilbudsgiver skal angive budget på del-inputs dvs. budgettet skal mindst indeholde følgende budgetlinjer: Budgetlinje for leverandørens rejseaktiviteter angives særskilt i forbindelse med interviews, møder med projektpartnere, og evt. andre specificerede aktiviteter. Budgetlinje for arbejdstimer angives særskilt for hhv. projektleder, konsulenter og andre medarbejdere. Budgetlinje for layout og print. Evt. supplerende budgetlinjer som leverandøren har behov for i forbindelse med løsning af opgaven. Ved fremsendelse af tilbud skal disse indeholde de nødvendige bilag og dokumentation som beskrevet i opgavematerialet. Tilbuddet skal afleveres i 3 papireksemplarer samt en elektronisk udgave (Cd-rom eller USB-stick) af hele det afleverede tilbudsmateriale. Tilbuddet kan ikke fremsendes elektronisk, men sendes eller afleveres til den ovenfor angivne adresse. Hvis der er uoverensstemmelse mellem papirudgaven og den elektroniske udgave, gælder det papirudgaven. Hvis ministeriet ikke har modtaget 3 papireksemplarer samt en elektronisk udgave på Cd-rom eller USBstick, vil tilbuddet blive afvist. 1.5.3. Sprog Tilbuddet med tilhørende bilag skal være affattet på dansk. 1.5.4. Priser og leverandørforhold Tilbudspriser skal afgives i DKK inkl. afgifter og gebyrer men ekskl. moms. Jf. yderligere om priser, betalingsbetingelse mv. i udkast til kontrakt. Opgaven udbydes som totalleverance. Alle omkostninger til gennemførelse af opgaven skal indgå i tilbuddet, herunder transportudgifter, ophold, forplejning, trykke og kopieringsudgifter, evt. udgifter til underleverandører, m.v.. Tilbudsgiver skal angive samlet pris for løsning af hele opgaven. Den samlede pris må ikke overstige 400.000 kr. ekskl. moms. 6
Da finansiering af projektet er støttet med EU-midler gælder vejledende maksimum priser for konferencer og seminarer ifølge EU anvisninger. Eks. leje af værelse, badges, kontorartikler, dokumenter, konference taske, dokumenter til konference, og registrering gebyrer, av og teknisk udstyr, flipover, mikrofoner, forfriskninger under konferencen, kaffepauser m.m. - 100 pr. person dagligt (8 timer) - 35 pr. person dagligt for frokost og aftensmad - Festligt måltid (middag eller frokost) 60 pr. person (accepteres kun i begrundede tilfælde). Hvis måltider eller andre udgifter er fastsat under konferencen eller seminaret skal dagpengene reduceres tilsvarende. Vejledende priser for publikationer, formidling og evaluering af resultaterne: - Fotokopier (sort og hvid) maksimum pris 0,10 pr. side - Køb af Cd er maksimum pris pr. stk. 5,00 - Oversættelse maksimum pris pr. side 45,00 - Design omkostninger maksimum pris pr. side 15,00-20,00 - Printing / udskrivning maksimum pris pr. side 0,20 1.5.5. Aftalegrundlag Kontrakten indgås på baggrund af det vedlagte kontraktudkast. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med levering af de ydelser, der er omfattet af nærværende opgave. Tilbudsgivers standardvilkår vil ikke være en del af aftalegrundlaget. Dette gælder uanset om tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering mv. vedlægger sine egne betingelser. 1.5.6. Annullation Ordregiver forbeholder sig ret til, indtil forretningen er afsluttet med endelig indgåelse af kontrakt, at annullere forretningen, såfremt der foreligger en saglig begrundelse for at annullere. En evt. annullation vil blive ledsaget af et brev til alle tilbudsgiverne indeholdende årsagen til annullationen. 1.5.7. Omkostninger ved deltagelse Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsafgivelse og eventuel efterfølgende kontrahering er ordregiver uvedkommende, ligesom tilbudsmateriale ikke returneres til tilbudsgiver. 1.5.8. Forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold vedrørende grundlæggende bestemmelser i udbuds- og kontraktbetingelserne. 7
Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud, der indeholder forbehold for grundlæggende elementer i udbuds- og kontraktbetingelserne. Disse tilbud betragtes som ukonditionsmæssige. Eventuelle forbehold, som ikke vedrører grundlæggende bestemmelser i udbuds- og kontraktbetingelserne, vil blive kapitaliseret og indgå i den samlede evaluering af tilbudsgivers tilbud. Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundende spørgsmål herom. 1.6. Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Nærværende betingelser og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, der måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med tilbudsgivning og løsning af opgaven. Tjenesteyder er i forbindelse med samarbejdet med PET underlagt særlige retningslinjer for tavshedspligt. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i processen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren om at angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 1.7. Spørgsmål og rettelser Ordregiver skal som følge af ligebehandlingsprincippet behandle alle tilbudsgivere lige. Dette indebærer bl.a. at ordregiver skal give alle tilbudsgivere samme informationer under processen. Tilbudsgiver kan skriftlig stille spørgsmål til betingelserne og processen i øvrigt. Alle spørgsmål, der stilles skriftlig senest den 28. oktober 2010, vil blive besvaret senest den 3. november 2010. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og såvel spørgsmål som svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration hjemmeside på adressen: http://www.nyidanmark.dk. under emnet integration og undermenuen udbud og forskning. Eventuelle rettelsesblade til betingelserne vil ligeledes blive offentliggjort på Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations hjemmeside på adressen: http://www.nyidanmark.dk under emnet integration og undermenuen udbud og forskning. Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret om spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade, idet ansvar for eventuelt forkert tilbud som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler tilbudsgiver. 8
1.8. Tidsplan 18. oktober, 2010 (uge 41) Annoncering af opgave 28. oktober, 2010 (uge 43) Frist for at stille skriftlige spørgsmål 3. november, 2010 (uge 45) Offentliggørelse af spørgsmål og svar 8. november, 2010 (uge 45) Frist for afgivelse af tilbud Uge 45 Uge 47, 2010 Uge 47, 2010 Senest uge 4, 2011 Senest uge 6, 2011 Senest uge 14, 2011 Senest uge 15, 2011 Senest uge 24, 2011 Senest 1. august, 2011 Egnethedsvurdering af tilbud. Vurdering af skriftlige tilbud på baggrund af tildelingskriterier og dernæst udvælgelseskriterier Underretning om valg af leverandører Forventet kontraktindgåelse De første 2 casestudies forelægges Ordregiver mhp at justering af tilgang og form. Det antages at Tjenesteyder og Ordregiver også mødes tidligere for at aftale tilgang og indhold i cases Mindst 4 (i alt) casestudies forelægges Ordregiver mhp justering og godkendelse Mindst 9 (i alt) casestudies forelægges Ordregiver mhp justering og godkendelse Disposition for endelig opsamlende rapport fremlagt til godkendelse hos Ordregiver Alle 15 casestudies er færdiggjort og fremlagt til godkendelse Endelig opsamlende rapport fremlagt til godkendelse hos Ordregiver 9