Dagsorden til møde i den tværsektorielle arbejdsgruppe vedr. implementering af FMK i Region Midtjylland Onsdag den 28. januar 2015 Mødelokale: Hospitalsledelsesmødelokale, Bygning 4, 1. sal, Nørrebrogade 44 Tidspunkt: 13.15-14.45 Virtuelt møderum: 928728002@rm.dk Regionshuset Viborg Nære Sundhedstilbud Strategi og planlægning Skottenborg 26 DK-8800 Viborg Tel. +45 7841 0000 kontakt@regionmidtjylland.dk www.regionmidtjylland.dk Deltagere Gert Sørensen, Aarhus Universitetshospital Stinne Kvist, Aarhus Universitetshospital Pernille Sarto, Hospitalsenheden Horsens Søren Svenningsen, PLO - Midtjylland Ulrik Hjelme, Hornslet Apotek Anders Kjærulf, Holstebro Kommune Jan P. Larsen, Skive Kommune Steen Vestergaard-Madsen, Nære Sundhedstilbud, Region Midtjylland Kristoffer Stegeager, Nære Sundhedstilbud, Region Midtjylland Jens Friis Bak, Hospitalsenhed Vest (deltager via video) Heidi Aagård, Kvalitet og Data, Region Midtjylland Erik Lehfeldt, Foreningen af Praktiserende Speciallæger Dorte Medum, Horsens Kommune Niels Henrik Pedersen, Patientjournal Produkter, Region Midtjylland Helle Møller, Patientjournal Produkter, Region Midtjylland Mette Ravnebæk Nielsen, Aarhus Universitetshospital Dato 21.01.2015 Sagsbehandler Kristoffer Stegeager Tel. +45 7841 2202 kristoffer.stegeager@stab.rm.dk Sagsnr.: 1-30-72-231-14 Side 1 Afbud: Klaus Roelsgaard, Regionshospitalet Randers Thomas Stadil Pinstrup, Regionshospitalet Randers Torben Østergård, Hospitalsenheden Midt Sanne Vendelboe Hovgesen, Psykiatri og Social Birgit Bækmann Jeppesen, Aarhus Kommune Inge Pia Christensen, Hospitalsenheden Horsens Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra mødet den 27.11.2014 Referat FMK-møde 27.11.2014 2. Status på anvendelsen af FMK i Region Midtjylland På sidste møde aftalte gruppen, at der fremover skal fremlægges
data på implementering og anvendelse af FMK på hospitaler, kommuner og almen praksis. Hospitaler: Der er nu skabt overblik over hospitalernes anvendelsesgrad (FMK er ajourført) på afdelingsniveau. Data for perioden maj 2014 til december 2014 er tilgængelige på Region Midtjyllands BI-portal og er vedlagt til orientering. Det foreslås endvidere at data på afdelingsniveau løbende gøres tilgængeligt for regionens samarbejdspartnere. Almen Praksis: Administrationen har været i kontakt med MedCom vedrørende data på anvendelsen af FMK i almen praksis og MedCom har den 21. januar svaret følgende: Side 2 Den nye statistik er nu tilgængelig. Der er kommet en ny kolonne med FMKkonsultationer ved siden af antal afstemninger. Parametrene for at tælle med er følgende for en FMK-konsultation: "Opret lægemiddelordination" "Pausering af lægemiddelordination" "Ophæv pausering af lægemiddelordination" "Opdater lægemiddelordination" "Seponer lægemiddelordination" "Afseponer lægemiddelordination" "Opret receptordination" Det foreslås endvidere, at der som led i udmøntningen af den lokale implementeringsaftale vedr. FMK foretages en systematisk opfølgning på anvendelsesgraden af FMK i almen praksis. Kommuner: Der er vedlagt oversigter fra MedCOM vedrørende den tekniske og organisatoriske implementering af FMK på kommunalt niveau. FMK udvikling maj 2014 Jan. 2015 FMK anvendelse dec. 2014 Teknisk FMK-udbredelse Kommuner Organisatorisk FMK-implementering Kommuner 3. Tiltag for korrekt anvendelse af det Fælles Medicinkort (FMK) Danske Regioner har inviteret centrale parter til at byde ind med de primære udfordringer for korrekt anvendelse af FMK, herunder forslag til løsningsmuligheder. På baggrund af input fra parterne (KL, PLO, FAPS, regionerne, MedCom og NSI) er der udarbejdet følgende
kortlægning af de primære udfordringer med korrekt anvendelse af FMK samt forslag til konkrete tiltag. De primære udfordringer vedrører uhensigtsmæssige arbejdsgange og manglende tekniske forudsætninger for korrekt anvendelse. Danske Regioner har efterfølgende indstillet oplægget til godkendelse på mødet i FMK-styregruppen ultimo 2014 med henblik på at indarbejde tiltag i handleplanen for FMK med tidsfrister og ansvarlig part. Tiltag Korrekt anvendelse af FMK 12122014 Side 3 4. Implementeringsaftale mellem KL, Danske Regioner og Praktiserende Lægers Organisation om oprydning i forbindelse med implementering af FMK i kommunerne I forhandlingsaftalen mellem Regionernes Lønnings- og Takstnævn (RLTN) og Praktiserende Lægers Organisation (PLO) af 21. december 2010 fremgår det, at de praktiserende læger er forpligtiget til at tage det Fælles Medicin Kort (FMK) i brug i takt med at regionerne tager løsningen i brug. For at gøre det muligt for kommunerne at basere deres medicinadministration på oplysningerne i FMK, er det nødvendigt, at der foretages en oprydning i forbindelse med igangsætning af udvalgte medicinkort på FMK. KL, Danske Regioner og PLO har derfor indgået aftale om et enighedspapir vedrørende en oprydningsopgave i Fælles Medicinkort(FMK). Parterne har udarbejdet et udkast til en implementeringsaftale, der skal tiltrædes lokalt. De centrale parter opfordrer de regionale samarbejdsparter (kommunerne i den enkelte region, regionen og PLO-regionalt) til at tiltræde implementeringsaftalen hurtigst muligt med henblik på ikrafttræden senest 1. februar 2015. Proces Region Midtjylland, kommunerne og PLO Midtjylland mødes den 27. januar 2015 med henblik på at tiltræde aftalen og drøfte procedure for løbende opfølgning og slutopfølgning. Præciseringer Til udkastet til aftalekoncept ønsker administrationen præciseret: at det klart bør fremgå af aftalen og meldes ud, at almen praksis via denne aftale en gang foretager afstemning i FMK af alle patienter i kommunal medicinadministration, hvor der er uoverensstemmelser i mellem kommunens medicinkort og oplysningerne i FMK. Hospitaler og praktiserende speciallæger har efterfølgende en forpligtelse til at ajourføre ikke-ajourførte ordinationer ved konkret henvendelse fra kommunen til ordinerende læge.
at den særlige honorering kun kan ydes i forbindelse med anmodning fra kommunen og ikke ved patientkontakt. Oprydning kan kun foretages en gang pr. cpr. nummer i aftaleperioden. at de praktiserende læger foretager medicingennemgang i forbindelse med de forudsatte overenskomstmæssige ydelser. I den forbindelse bør indgå, at praksis kan hente bistand fra enheden for medicintjek i Region Midtjylland. At almen praksis altid ajourfører FMK af hensyn til samarbejdet med de øvrige aktører i sundhedsvæsenet. Udkast til lokal implementeringsaftale Enighedspapir Side 4 5. Udkast til vejledning vedrørende brug af Fælles Medicinkort med fokus på dokumentation og kommunikation af medicinsk behandling og sektorovergange Administrationen har modtaget Danske Regioners Udkast til vejledning vedrørende brug af Fælles Medicinkort med fokus på dokumentation og kommunikation af medicinsk behandling og sektorovergange. Udkastet til vejledning tager afsæt i eksisterende centrale aftaler, vejledninger, lovgivning og gældende praksis på området. Herunder aftalen imellem KL, Danske Regioner og PLO vedrørende opgaven med oprydning i FMK i forbindelse med igangsætning på det kommunale område. Med udkastet til vejledning ønsker Danske Regioner, i dialog med de centrale parter, en tværsektoriel vejledning, der fremadrettet kan understøtte korrekt anvendelse af FMK, herunder entydige arbejdsgange samt obligatoriske handlinger i forbindelse med sektorovergange. Formål at sikre konsensus og fælles arbejdsgange ved anvendelsen af FMK i alle sektorer at bidrage til overensstemmelse, kontinuitet og sikkerhed i forbindelse med medicinsk behandling i det samlede patientforløb på tværs af sektorer at sikre, at alle behandlere og patienterne selv får de nødvendige og bedst mulige oplysninger om en patients medicinske behandling at opnå større sammenhæng ved medicinsk behandling på tværs af sektorer Vejledningen omfatter ikke aftaler om medicingennemgang eller andre tilgrænsende dele af den medicinske behandling. Målgruppe
Alle ansatte i regioner og kommuner, der har ansvar for lægemiddelordination eller som dispenserer og administrerer medicin, ansatte på hospitalsapoteker, praktiserende læger, praktiserende speciallæger samt apotekspersonale på private apoteker. Der mangler et afsnit omkring kommunal medicinbestilling. Dette afsnit leveres hovedsagligt af kommunerne. Den Regionale Lægemiddelkomite, der har ansvaret for at indsamle kommentarer til vejledningen i Region Midtjylland, har fremsendt høringsudkastet til arbejdsgruppen med henblik på eventuelle kommentarer. Deadline er den 9. februar. Udkast til vejledning vedrørende brug af Fælles Medicinkort med fokus på dokumentation og kommunikation af medicinsk behandling og sektorovergange Side 5 6. Konkrete tiltag til at styrke kommunikationen via FMK i Region Midtjylland Tilgængelighed på hospitalerne ved fejl i FMK på en udskreven borger På sidste møde blev det aftalt at såfremt en patient udskrives med åbenlyse fejl i FMK, så kan kommunen og apoteket tage kontakt til vagthavende læge på udskrivende afdeling mhp. ajourføring af FMK. Administrationen vurderer, at der er behov for en regional udmelding til alle relevante samarbejdspartnere evt. med dertilhørende telefonlister, hvilket tidligere har været tilfældet ift. almen praksis. Eksempel på telefonliste fra HEV Ajourføring af FMK i almen praksis Det foreslås, at der som led i udmøntningen af den lokale implementeringsaftale vedr. FMK udsendes en opfordring via Praksis.dk til almen praksis om, at FMK altid ajourføres af hensyn til samarbejdet med de øvrige aktører i sundhedsvæsenet. Anvendelse af FMK på hospitalerne Det foreslås, at der udsendes en opfordring til hospitalerne om, at man ved indlæggelse bevarer FMK uændret i forhold til de oplysninger som almen praksis har indført. Ved indlæggelsen foretages alle ændringer i sortiment og medicinordinationer under indlæggelsen i MEM. Sygeplejerskerne administrerer medicin på baggrund af oplysningerne i MEM. Ved udskrivning overføres alene de ændringer, seponeringer eller tilføjelser, som indlæggelsen har resulteret i. Princippet om suspendering, som oprindeligt var tanken under indlæggelse, opretholdes, uden at FMK de facto
suspenderes. Manual for anvendelse af FMK på tværs af sektorer Det foreslås, at der på baggrund af det foreliggende materiale vedrørende anvendelse af FMK (aftaler, vejledninger etc.) udarbejdes et idekatalog vedrørende anvendelse af FMK på tværs af sektorer til støtte for hospitaler, kommuner og praksissektoren. Behov for yderligere kommunikation På baggrund af sidste møde udsendte Region Midtjylland en kommunikation til alle involverede samarbejdspartnere, som slog fast, at regionen anvender FMK og dels redegjorde for de tiltag, som er iværksat ift. at styrke anvendelsen af FMK på tværs af alle sektorer. Til at understøtte budskabet blev der vedlagt data på anvendelsesgraden af FMK på regionens hospitaler. Side 6 Det foreslås, at gruppen tager stilling til, hvorvidt der er behov for yderligere Gruppen bør overveje, hvorvidt der er behov for yderligere kommunikation ift. anvendelsen af FMK på tværs af sektorer i Region Midtjylland. FMK Status på hospitalernes anvendelsesgrad 7. Kvalitetsudvikling ift. anvendelse af FMK på tværs af sektorer i Region Midtjylland På sidste møde aftalte gruppen, at der skal igangsættes et kvalitetsudviklingsprojekt evt. i form af mini-audits i hver klynge. Heidi Aagaard, Kvalitet og Data har gennemgået de utilsigtede hændelser vedr. FMK som er indrapporteret i perioden 1.10.2014 8.01.2015. Det drejer sig om sammenlagt 128 hændelser. Hændelserne fordeler sig i to kategorier, hvor kategorien for arbejdsgange bærer 116 af hændelserne. Nummer Type Antal 1. Manglende overensstemmelse mellem 15 medicinlister efter udskrivelse, FMK ikke afstemt 2. Forkert medicinliste lagt i MEM ved indlæggelse/ 9 overflytning mellem afdelinger 3. Gammel medicinliste i MEM taget i brug ved 11 indlæggelse 4. Medicindosis fejlagtigt ændret i FMK under 5 indlæggelse 5. Rettet med kuglepen i medicinskema ved 2 udskrivelse, FMK ikke afstemt 6. FMK ikke afstemt 5 7. Patienten mangler recept på ny ordination fra ambulatorium, FMK ikke afstemt 23
8. Ved udskrivelse FMK ikke afstemt, ikke medgivet 9 recepter 9. Medicinliste i MEM ikke afstemt inden udskrivelse, 12 fører til forkert medicinliste til borger 10. Læge på hospital har ordineret i mg i stedet for 6 stk. eller omvendt 11. Læge på hospital har ordineret forkert styrke eller 3 dosering 12. Suspendering ikke ophævet ved udskrivelse 1 13. Patienten har ikke fået medicinliste med hjem ved 3 udskrivelse 14. Forkert brug af FMK i almen praksis 8 15. Dosisdispenseret medicin ikke pauseret under 1 indlæggelse 16. Ved udskrivelse er medicin ordineret 2 gange i FMK 1 Side 7 Dertil kommer 12 tekniske fejl, hvoraf de 6 skyldes en gammel fejl: Nummer Type Antal 1. Gammel ordination fra før maj 2014 med fejl i mgstk. 6 problematik ved udstedelse af ny recept 2. Problemer med at udskrive recept fra FMK 2 3. Funktionalitetsproblemer i XMO 1 5. Præparat forsvundet ved opdatering af FMK 1 6. Nedbrud af FMK 2 UTH erne giver et godt indblik i hvilke arbejdsgangsudfordringer, der er i forhold til FMK. Der vil formentlig ikke dukke mange nye problemstillinger op ved en omfattende og ressourcetung audit. Kvalitet og Data og Nære Sundhedstilbud foreslår derfor, at ressourcerne i stedet rettes mod at udbrede viden fra de afdelinger og praksis, hvor brugen af FMK er velimplementeret. Det nærmere indhold af projektet fremgår af vedlagte bilag. Skitse til en kvalitativ undersøgelse implementering af og brug af FMK på udvalgte hospitalsafdelinger og almen praksis 8. Punkter til drøftelse fra Udviklings- og hospitalsimplementeringsgruppen 9. Eventuelt 10. Dato for næste møde