Manual til Den Elektroniske Portefølje i Almen Medicin Tutorlægens udgave Til Tutorlægen Velkommen til den elektroniske portefølje. Den er blevet til i dialog mellem Dansk selskab for almen medicin og Dansk Telemedicin A/S. Formålet med porteføljen er at give læger under specialeuddannelse et effektivt værktøj til kommunikation med tutorer og uddannelsesansvarlige. Ved at åbne mulighed for at registrere elektronisk, medvirker den til at skabe oversigt over forløbet i uddannelsen. Princippet i porteføljen er simpelt, og bygger på målbeskrivelserne. Brugeren kan oprette og gemme notater, og knytte disse til de konkretiserede mål i målbeskrivelsen. Tutorlægen kan løbende holde sig opdateret om uddannelseslægens læringsmæssige udvikling. Når du som tutorlæge skønner at uddannelseslægen behersker et mål, vil du have mulighed for, digitalt, at signere målet. Data i porteføljen bliver opbevaret på en sikret server som drives af Dansk Telemedicin. Al overførsel af data til og fra serveren foregår krypteret, og kan derfor ikke læses af uvedkommende. De gemte data bliver naturligvis ikke benyttet i andre sammenhænge og bliver ikke udleveret til andre. Alle data er tilgængelige online, og kan via Internettet gemmes og læses af de adgangsberettigede. Så længe du er uddannelseslægens tutorlæge, vil du have adgang til uddannelseslægens data. Denne adgang ophæves når du ikke længere er ansvarlig for den pågældende uddannelseslæge. Du skal i systemet selv angive hvem der er din uddannelseslæge. Uddannelseslægen skal herefter acceptere at dette er tilfældet. Først når begge parter har accepteret tilknytningen, vil du have adgang til uddannelseslægens data. Ved forløbets start skal du oprette en bruger og et password, hvilket vil blive gennemgået senere i denne manual. Ved hjælp af disse kan du fra enhver computer med Internet-adgang komme i forbindelse med porteføljen. Version 1.3 7. september 2010 1
Den elektroniske portefølje skulle meget gerne være den bedst mulige hjælp både for dig og for uddannelseslægen. Selv om både DSAM og Dansk Telemedicin A/S har investeret megen omtanke i udviklingen af systemet, er det vigtigt at brugerne, dvs. uddannelseslæger, vejledere og uddannelsesansvarlige, gør os opmærksom på evt. fejl og mangler de måtte afdække. Vi vil gøre vores bedste for hurtigst muligt at reagere på sådanne henvendelser. Du kan altid kontakte os ved at klikke på kontakt øverst til højre på forsiden, eller på adressen info@telemed.dk Vi har forsøgt at gøre porteføljen så brugervenlig som muligt. Hvis en bruger skulle finde funktioner der forekommer unødigt besværlige, vil vi også meget gerne have besked. For at kunne benytte porteføljen er der nogle tekniske forudsætninger der skal være opfyldt: Du skal have adgang til Internettet Du skal benytte en nyere version af Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Opera eller Chrome. JavaScript skal være aktiveret i browseren Hvis du har problemer nogle disse forudsætninger skal du henvende dig til din systemansvarlige. Med venlig hilsen, DSAM og Dansk Telemedicin A/S Version 1.3 7. september 2010 2
Indeks Indholdsfortegnelse Indeks...3 Oprettelse af konto...4 Log ind...6 Indledning til system og tilknytning af uddannelseslæge...7 Brug af logbog...10 Skriv notat... 13 Godkendelse af kompetence... 14 Version 1.3 7. september 2010 3
Oprettelse af konto * Listen over læger med deres fødselsdagsdato ligger offentligt tilgængeligt på Sundhedsstyrelsens hjemmeside. Gå ind på: www.logbog.net Hvis du tidligere har fået tildelt, eller har oprettet, en bruger og et kodeord er det vigtigt at du ikke opretter endnu en konto. Ring i stedet til Dansk Telemedicin på telefonnummer: 49 25 25 65 Hvis du er i tvivl om du tidligere har oprettet en konto, er du ligeledes meget velkommen til at ringe til os. For at oprette en konto skal du klikke på Opret konto i øverste højre hjørne. Du kommer nu frem til siden der er vist på billedet. På denne side skal du udfylde nogle få informationer, men alle felter markeret med * skal udfyldes. Af sikkerhedsmæssige årsager skal du have en gyldig e-mail adresse. Når du har udfyldt alle felter skal du klikke på Opret konto. Version 1.3 7. september 2010 4
Du får nu tildelt et brugernavn og et kodeord. Det er vigtigt at du gemmer kodeordet! Brugernavnet er irrelevant, da du skal bruge din e-mail adresse som brugernavn. Før du kan bruge din konto skal den aktiveres. Dette er indført for at sikre at det kun er eksisterende personer der opretter konti på porteføljen. Aktiveringen kan foretages på to måder: Hvis du opgav en gyldig e-mail adresse vil du nu modtage en e-mail fra os. Denne e-mail vil indeholde et link som du skal klikke på. Når du har klikket på dette link, er din konto aktiveret og du kan logge ind på porteføljen med din e-mail adresse og kodeord. Hvis du ikke opgav en gyldig e-mail, eller hvis du har problemer med at benytte det tilsendte link, skal du ringe til Dansk Telemedicin for at aktivere din konto: 49 25 25 65 Version 1.3 7. september 2010 5
Log ind For at benytte porteføljen skal du starte din browser og gå ind på adressen: www.logbog.net Start med at logge ind med det brugernavn og den adgangskode du tidligere har oprettet. Det er vigtigt at du bruger store og små bogstaver præcis som da du oprettede dig selv tidligere. Tryk herefter på knappen Log ind. De næste sider vil vise dig hvordan du opretter en konto og får tildelt brugernavn og kodeord. Når du senere vil logge ud af systemet skal du trykke på Log ud i øverste højre hjørne eller lukke ned for dine åbne browser-vinduer. NB: Billederne øverst på siderne har kun et dekorativt formål. Version 1.3 7. september 2010 6
Indledning til system og tilknytning af uddannelseslæge Når du har logget ind, kommer du ind på en oversigtsside med følgende ikoner: Logbog, Læringsforløb, Læringskontrakt. Øverst på siden er tre knapper: Forside, Læs data og Skriv data. Du kan altid komme tilbage til oversigtssiden ved at klikke på knappen Forside. Til højre ses en boks med alle Uddannelseslæger der er tilknyttet til dig. Uddannelseslæger vises kun hvis du er tilknyttet en uddannelseslæge. Hvis du endnu ikke er tilknyttet en uddannelseslæge, skal du som det første udvælge din uddannelseslæge fra en liste. Dette gøres ved at klikke på Jeg vil redigere profil nederst i højre hjørne. Version 1.3 7. september 2010 7
Du kommer nu ind på en side hvor du kan redigere dine brugeroplysninger, udvælge din uddannelseslæge samt ændre dit kodeord. For at få adgang til uddannelseslægens data skal du gøre følgende: Først søger du på uddannelseslægens navn i søgefeltet Tilføj Læge. Herefter klikker du på uddannelseslægens navn. Hvis navnet ikke findes på listen, har uddannelseslægen ikke en konto på den elektroniske portefølje. Du skal i så fald bede vedkommende om at oprette en konto på porteføljen. Vi vælger i vores eksempel Max Berggren. Version 1.3 7. september 2010 8
Vi kan nu se at Max Berggren stå på listen over uddannelseslæger. Ud for navnet står der Afventer godkendelse. Når Max Berggren har godkendt tilknytningen har du som tutorlægen adgang til Max Berggrens data. Det er muligt at fortryde en tilknytning der venter på godkendelse, f.eks. hvis du ved en fejl har valgt en forkert uddannelseslæge på listen. Dette gøres ved at sætte kryds i kassen Fortryd. Hvis du vil ophæve en eksisterende tilknytningen sættes kryds i kassen Afslut. Dette skal du gøre når uddannelseslæge afslutter et uddannelsesforløb hos dig. Det er vigtigt at bemærke at du ikke sletter data i porteføljen når du afslutter en tilknytning til en uddannelseslæge. Uddannelseslægen vil altid have adgang til de notater du har skrevet i uddannelseslægens portefølje. Hvis du ved en fejltagelse ophæver en tilknytning til din uddannelseslæge, kan du altså blot oprette en ny tilknytning til uddannelseslægen. Version 1.3 7. september 2010 9
Brug af logbog Du har nu oprettet tilknytning til en uddannelseslæge og denne har accepteret tilknytningen. Uddannelslægen vises nu, i boksen til højre på forsiden, som aktiv. Øverst på siden er der tre knapper: Forside, Læs data og Skriv data Når du klikker på en af knapperne, kommer der en rullemenu frem. Menuerne benyttes til at manøvrere rundt i systemet. Prøv dig gerne frem ved at klikke på disse, og bliv fortrolig med dem. I boksen med uddannelseslæger kan du markerer hvilken uddannelseslæge du ønsker at evaluere, den valgte har et checktegn i boksen ud fra sit navn. I vores tilfælde vælges Max Berggren. Vælg ikke dig selv. Version 1.3 7. september 2010 10
Når Max Berggren (uddannelseslægen) er markeret, kan du se hans data. Vælg enten Jeg vil se min logbog i højre side, eller tryk på knappen Læs data og vælg herefter Logbog. Logbogen fremstår som en statusliste (se ovenstående billede). Af denne fremgår hvilke mål der er godkendte (grøn markering), og hvilke der ikke er (rød markering). Det fremgår også hvor mange notater der er indført under hvert mål. Ved at klikke på målet vil du kunne læse de pågældende notater. I vores eksempel klikker vi på mamma. Version 1.3 7. september 2010 11
Ved at klikke på Mamma som nævnt ovenfor, kommer du ind på en side, der viser alle notater, der er indført under dette mål. Felter med en blå fane er udfyldt af uddannelseslægen. Felter med en rød fane indeholder notater skrevet af tutorlægen. Du kan redigere og/eller slette de notater du selv har skrevet. Dette gøres ved at trykke på hhv. det lille e eller det lille x i fanen. Du kan også gøre dine private notater offentligt tilgængelige ved at klikke på pilen. Når et mål er godkendt kan man ikke redigere i tidligere notater. I fanen er angivet hvilke specifikke mål notatet vedrører. Står der f.eks. 1 2 i fanen, vedrører notatet specifikt mål nummer 1 og nummer 2. Hvis du ikke kan se de specifikke mål, skal du trykke på trekanten til højre i det grå felt. Hvis du vil oprette et notat, så tryk på knappen Skriv notat i menu linien. Bemærk at uddannelseslægen har mulighed for at skrive notater som ikke kan læses af andre end vedkommende selv. Version 1.3 7. september 2010 12
Skriv notat Som tutor vil du naturligvis også komme til at skrive notater dette gøres ved at trykke på knappen Skriv notat i menulinien. Du skriver dit notat i det hvide felt, præcis som i ethvert tekstbehandlingsprogram. Du kan understrege, ændre tekstfarve og anvende fed skrift efter behov. Du kan vælge om Notatet skal være tilgængeligt for tutorlæger, eller Notatet er kun til privat brug. Hvis du vælger sidstnævnte, kan tutorlægen IKKE se dit notat. Når du er færdig, trykker du på knappen Gem notat. Version 1.3 7. september 2010 13
Godkendelse af kompetence Som tutorlæge har du mulighed for at underskrive uddannelseslægens mål, dvs. godkende at uddannelseslægen har opnået de kompetencer som målet omhandler. Et mål underskrives ved at sætte et kryds i den kasse hvor der står Godkend og underskriv kompetence. Du vil herefter blive bedt om at bekræfte at du vil underskrive målet. En underskrift kan ikke tilbagekaldes når du har underskrevet målet kan dette ikke ændres. Hvis du ved en fejltagelse skulle komme til at underskrive et mål bedes du kontakte info@telemed.dk Når du har underskrevet et mål kan uddannelseslægen ikke redigere i sine gamle notater. Uddannelseslægen kan altså ikke redigere eller slette de notater der ligger til grund for din underskrift. Version 1.3 7. september 2010 14