Generelle vilkår for Forsikringsudbud

1 of 32 Generelle vilkår for Forsikringsudbud Syddjurs Kommune Lundbergsvej 2 8400 Ebeltoft Udarbejdet af Forsikringsmægler Dorthe Albertsen april 2016

2 of 32 INDHOLDSFORTEGNELSE GENERELLE VILKÅR OG AFTALE VILKÅR FOR UDBUDDET 2 TILDELINGSKRITERIER 10 UDVÆLGELSESKRITERIER 21 BESKRIVELSE AF SYDDJURS KOMMUNE 23 Syddjurs Kommune Lundbergsvej 2 84100 Ebeltoft

3 of 32 Indledning Beskrivelse af krav Syddjurs Kommune (herefter benævnt Ordregiver) udbyder hermed sin forsikringsportefølje i EU-udbud. Ordregivers forsikringsaftaler udløber ved udgangen af 2016. Derfor udbydes Ordregivers samlede forsikringsportefølje i offentlig udbud med henblik på indgåelse af forsikringsaftaler med ikrafttræden pr. 1. januar 2017. Forsikringsaftalerne udbydes i henhold til udbudsloven, som et offentligt udbud jf. udbudslovens 56. Afgivelse af tilbud Contea Assurance Forsikringsmæglerselskab P/S (herefter benævnt Contea) udbeder sig, på vegne af Ordregiver, tilbud på Ordregivers forsikringer i henhold til nærværende udbudsmateriale. Tilbuddet skal fremsendes elektronisk via E-mail til adressen: Mailadressen på det relevante udbud, I emnefeltet skal anføres at det drejer sig om: Udbud Syddjurs Kommune 2016. Ordregiver/forsikringstager Syddjurs Kommune Lundbergsvej 2 8400 Ebeltoft CVR-nr. 29189978 Web: www.syddjurs.dk EAN-nr.: 5798004441480 Kontaktperson: Kate Sand, Forsikringskoordinator Tlf. (+45) 87535012 E-mail: ksan@syddjurs.dk Side 2 af 31

4 of 32 Forsikringsmægler Beskrivelse af krav Contea Assurance Forsikringsmæglerselskab P/S Dokken 10 6700 Esbjerg Kontaktperson: Forsikringsmægler Dorthe Albertsen, dal@contea.dk Backup: Lars Jespersen, jle@contea.dk Maj Sundenæs, mks@contea.dk Tlf. 7511 9960 Vejledende tidsplan Offentliggørelse: 28. april 2016 Spørgefrist: 19. maj 2016 Svarfrist: 9. juni 2016 Tilbudsfrist: 16. august 2016 Gennemgang af tilbud Uge 34-35 Offentliggørelse af resultatet af udbuddet: Uge 43 Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives. Kontraktstart 01. januar 2017 Udløb af vedståelsesfrist 31. januar 2017 Side 3 af 31

5 of 32 Beskrivelse af krav Tilbudsfrist Tilbuddet skal fremsendes til Contea (se data ovenfor), og være modtaget senest den 16. august 2016 kl. 23.59. Spørgsmål Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Tilbudsgiver opfordres desuden til at gøre ordregiver opmærksom på eventuelle forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud. Svar på spørgsmål vil kunne findes på Conteas hjemmeside. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes til offentlig.udbud@contea.dk Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive fremsendt til alle selskaber, der har rekvireret materialet. Versionsændring Orientering om resultatet af udbudsforretningen I tilfælde af, at tilbudsgiver finder det nødvendigt at foretage ændringer eller supplere oplysningerne i udbudsmaterialet, vil dette ske i form af versionsændring. Versionsændring vil blive uploadet til Conteas hjemmeside, hvor man med kodeordet altid vil kunne finde den gældende version. Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilke tilbudsgivere ordregiver har til hensigt at indgå kontrakt med. Denne meddelelse sendes pr. e-mail til den af tilbudsgiver angivne e-mailadresse. Bemærk, at meddelelsen kun sendes elektronisk. Kontrakt forventes herefter indgået med den vindende tilbudsgiver/de vindende tilbudsgivere efter udløbet af stand stillperioden. Meddelelse (underretning) til den vindende tilbudsgiver/de vindende tilbudsgivere om, at tilbudsgiverens/tilbudsgivernes tilbud er det/de vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren/ tilbudsgiverne. Side 4 af 31

6 of 32 Beskrivelse af krav Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt/dækningsbekræftelse er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom ordregiver ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt. Det forventes, at Ordregiver har truffet beslutning om valg af forsikringsleverandør i oktober 2016, og der vil umiddelbart efter stand still periode, blive indgået kontrakt med den valgte forsikringsleverandør. Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består (ud over Udbudsbekendtgørelsen) af 3 dele: Del 1, Generelle oplysninger til udbuddet inkl. beskrivelser: Generelle vilkår Tildelingskriterier Beskrivelse af Ordregiver Beskrivelse af risikostyringsindsatsen Del 2, Specifikke oplysninger inkl. kontraktvilkår Kontraktvilkår Kontraktbilag (kravspecifikation) ESPD European Single Procurement Document Del 3, Bilag Aktivliste Skadestatistik Diverse øvrige bilag Tilbud på alle brancher Omkostninger Der kan bydes på enkelte eller flere delaftaler efter tilbudsgivers eget valg. For nærmere beskrivelse af delaftalerne henvises til kravsspecifikationen, samt eventuelle rettelser og besvarelse af spørgsmål. Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler tilbudsgiver. Side 5 af 31

7 of 32 Ordregiver kan til-/ eller fravælge Opkrævningsgebyr og lignende Indkøbsaftaler Grundlag for udelukkelse Beskrivelse af krav I forbindelse med indgåelse af kontrakten kan Ordregiver frit vælge hvorvidt de ønsker at gøre brug af eller fravælge tilbudte forsikringsløsninger, anført som ufravigelige krav eller optioner. Endvidere kan Ordregiver fravælge hele delaftaler, de ikke ønsker at gøre brug af. Eventuelle opkrævningsgebyrer og andre former for gebyrer, skal være indeholdt i den tilbudte pris. Dog er rykkergebyr undtaget af dette krav. Skadeforsikringsafgiften opkræves dog særskilt. Tilbudsgiver skal acceptere de regler der gælder for offentligt udbud og som Ordregiver er underlagt, det betyder blandt andet at tilbudsgiver skal acceptere den eller de indkøbsaftaler Ordregiver har indgået. F.eks. betyder det, at hvis Ordregiver har indgået aftale med en bestemt leverandør omkring køb af computere, så skal forsikringsselskabet acceptere at en skadet computer erstattes med en tilsvarende ny computer ved den leverandør, som kommunen har en aftale med. Til gengæld er forsikringsselskabet ikke forpligtiget til at erstatte mere end hvad de kan fremskaffe en tilsvarende genstand til. Ordregiver anbefaler, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsmaterialet og udarbejder sit tilbud i overensstemmelse hermed. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at ordregiver er berettiget til - og kan være forpligtet til - at se bort fra, et i øvrigt godt tilbud, hvis tilbuddet ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet. Det er som udgangspunkt ikke lovligt for ordregiver at tillade tilbudsgiver at korrigere fejlbehæftede tilbud efter, at tilbuddet er indleveret. Hvis tilbud afviger fra udbudsmaterialet, og afvigelsen angår grundlæggende elementer i udbuddet, følger det af ligebehandlingsprincippet, at ordregiver har pligt til ikke at tage tilbuddet i betragtning. Hvis afvigelsen ikke angår et grundlæggende element, har ordregiveren ret, men ikke pligt, til ikke at tage tilbuddet i betragtning, dvs. at ordregiveren ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved ikke at tage tilbuddet i betragtning, men at ordregiveren heller ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved at tage tilbuddet i betragtning. Såfremt ordregiver efter udbudsreglerne har mulighed for at prissætte et forbehold, vil prissætningen indgå i evalueringen af prisen under tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet. Side 6 af 31

8 of 32 Beskrivelse af udbuddet - Ufravigelige krav mv. Beskrivelse af krav I kravspecifikationen og kontraktbilag, er der anført en række ufravigelige krav, der skal opfyldes. Der skal således afgives tilbud på en basisdækning, der er obligatorisk. Det er vigtigt, at der afgives tilbud på den beskrevne dækning, således at alle ufravigelige krav er opfyldt. Det accepteres hvis tilbudsgiver tilbyder større eller bedre dækninger, det skal dog fremgå tydeligt af tilbuddet, men det vil ikke blive vægtet i tilbudssammenligningen (der gives ikke point for bedre dækninger). Optioner I kravspecifikationerne, er afkrydset en række optioner (ønsker), som tilbudsgiver opfordres til at afgive tilbud på. Ved option forstås en forpligtigelse for tilbudsgiver til at levere på nærmere aftalte vilkår, men uden at Ordregiver er forpligtiget til at aftage den ydelse, som optionen vedrører. Optionerne indgår i tilbudsvurderingen, både hvad angår den kvalitative vurdering og vurdering af eventuel særskilt pris. Vedståelsesfrist Tilbudsgiver er bundet af tilbuddet til og med den 31. januar 2017. Korrespondance Tilbud, forsikringspolicer samt korrespondance skal være skrevet på dansk. Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler tilbudsgiver. Fortrolighed og aktindsigt De bydende selskaber skal behandle udbudsmaterialet fortroligt, og såfremt et selskab ikke ønsker at afgive tilbud, skal udbudsmaterialet bortskaffes. Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men ordregivers fortrolighedstilsagn viger i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter regionen til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i nærværende udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af reglerne om aktindsigt. Anmodning om aktindsigt fra andre virksomheder herunder også forsikringsselskaber, der også deltager i udbudsprocessen, vil blive behandlet i henhold til reglerne i Offentlighedsloven. Anmodes Ordregiver om aktindsigt vil tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. Side 7 af 31

9 of 32 Beskrivelse af krav Ordregiver vil under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. Kontraktens ikrafttrædelse og varighed Forsikringerne træder i kraft den 1. januar 2017 kl. 00.00. Forsikringerne ønskes tegnet for en 5-årig periode. Efter udløbet af denne periode har Ordregiver ret til at forlænge kontrakten for yderligere 2 x 1 år. Såfremt forsikringsaftalen forlænges skal tilbudsgiver have besked senest 3 måneder før udløb. Forsikringens ophør regnes fra datoen for forsikrings-periodens udløb kl. 23.59. Skulle der i tegningsperioden opstå en situation (fx. lovændringer, der gør at Ordregiver ikke må tegne en forsikringstype), skal kunden have mulighed for at komme ud af kontrakten. Ændringer skal ske i overensstemmelse med eventuelle frister i den pågældende lov eller offentlige regulering. Hvis Ordregiver ønsker at udtræde af en flerårig aftale, for at være selvforsikret på en bestemt forsikringstype, kan Ordregiver, udtræde af aftalen pr. førstkommende 1. Januar mod tilbagebetaling af rabat for den flerårige tegning på den pågældende forsikringstype. Udbuddets omfang Tilbuddet omfatter følgende delaftaler og forsikringsbrancher: Delaftale 1: Bygnings- og løsøreforsikring Delaftale 2: All risks forsikringer Delaftale 3: Ansvarsforsikring Delaftale 4: Kommunalt ledelsesansvar Delaftale 5: Professionelt ansvar Delaftale 6: Autoforsikring Delaftale 7: Katastrofedækning/arbejdsskader Delaftale 8: Arbejdsskadeforsikring - Personer under Lov om aktiv beskæftigelse. Delaftale 9: Kollektive ulykkesforsikringer Delaftale 10: Kriminalitetsforsikring Side 8 af 31

10 of 32 Beskrivelse af krav Delaftale 11: Sø fartøjsforsikringer Delaftale 12: Årsrejseforsikring Delaftale 13: Passageransvarsforsikring Der henvises til kravspecifikationen for nærmere beskrivelse af de enkelte brancher. Policens opbygning Der udstedes som udgangspunkt én/eller få forsikringspolice(r) omfattende alle Ordregivers bygninger og løsøre, motorkøretøjer mv. Såfremt andet ikke kan lade sig gøre, skal det dog være muligt at tegne enkelt police på enkelte udvalgte bygninger/løsøre/auto, hvor dækningsomfanget er anderledes end på fællespolice. Side 9 af 31

11 of 32 Tildelingskriterier for ordren Beskrivelse af tildelingskriterierne Kontrakten vil blive tildelt til den/de tilbudsgivere, som har afgivet det tilbud, der vurderes som det bedste forhold mellem pris og kvalitet i henhold til de nedenfor anførte underkriterier. Eventuelle samlerabatter vil ikke blive vurderet med prisen. Samlerabatten vil først komme i betragtning efter tilbudsevalueringen. Dette gælder også vedrørende forbehold i prisen for tegning af andre delaftaler Den enkelte pris pr. delaftale vurderes særskilt. 1. Størrelsen af den årlige forsikringsudgift 60 % 2. Tilbud på dækning med præmievarsling med småskadeprocent på 70 10% 3. Dækningsomfanget på de tilbudte forsikringsydelser (Optioner) 15 % 4. Omfanget af serviceydelser. Der henvises til vedlagte bilag omkring serviceydelser 15 % Evalueringsmodel For hvert tilbud og inden for de forskellige alternativer beregnes en procentsats ud fra tildelingskriterierne. Hvert tilbud på en delaftale kan maksimalt opnå 100 %, og tilbuddet med den højeste procentsats, vil være det, der ud fra en samlet vurdering bliver vurderet som tilbuddet med det bedste forhold mellem pris og kvalitet for kommunen. Vælger kommunen ikke at benytte sig af tilbuddet om en præmievarsling ved småskadeprocent på 70, kan hvert tilbud pr. delaftale maksimalt opnå 90%. 1. Størrelsen af den årlige forsikringsudgift 60 % Præmieudgift/pris inkl. eventuel præmie for de optioner der tilbydes under tildelingskriterie 3. dækningsomfang. Der skal afgives tilbud som beskrevet under kontraktvilkår, hvor præmien er fast i 2 år, præmievarsling derefter kan alene ske når småskadeprocenten er over 50. Når der beregnes, hvorvidt kunden er lønsom er det alene på baggrund af oplysninger i den indeværende kontraktperiode. Side 10 af 31

12 of 32 Beskrivelse af tildelingskriterierne 2. Tilbud på dækning med præmievarsling ved småskadeprocent på 70 10 % Der ønskes tilbud på samme vilkår som ved en varsling med småskadeprocent på + 50, men med en småskadeprocent på 70. Dette er gældende for følgende delaftaler Bygning / Løsøre, auto, erhvervs- og produktansvar. Ændringer herefter i pris, vilkår eller selvrisiko kan kun varsles, under forudsætning af at småskadeprocenten overstiger 70 inkl. reserver, inden for den enkelte delaftale. Eventuel særskilt pris vil blive medregnet i tildelingskriterie 1. Størrelsen af den årlige forsikringsudgift. 3. Dækningsomfanget (optioner) på de tilbudte forsikringsydelser 15 % Fordelt som følgende: Delkriteriet dækningsomfang skal forstås som den af tilbudsgiver tilbudte dækning ud over de ufravigelige krav til forsikringernes dækning, der fremgår af kravspecifikationen. Der gives mellem 1-10 point, alt efter hvor relevant den enkelte option er for ordregiver. Under dette punkt er de kendte sikringskrav/særlige betingelser som varierer fra selskab til selskab medtaget, så det er tydeligt, hvilken konsekvens det har i evalueringen/tilbudssammenligningen. Såfremt selskaberne kommer med nye krav/særlige betingelser vil disse blive tildelt point på samme måde ud fra en vurdering af de udgifter/konsekvenser disse vil have for kommunen. Pointværdien for hver option er angivet herunder. Der gives alene en karakter pr. gruppe nedenfor. Fx Særlige betingelser vedr. sky- og tøbrud gives enten 2,3,5 eller 10 point. Bygning og løsøre delaftale 1: Udvidet rørskadedækning Svamp- og insektskadedækning Glasforsikring Hærværk Øvrige bygninger Selvrisiko kr. 25.000 Udlejningsejendomme Udlejningsejendomme Udlejningsejendomme 10 5 5 10 Side 11 af 31

13 of 32 Beskrivelse af tildelingskriterierne Anden pludselig skade Særlige betingelser vedr. varmt køkken All Risk forsikring - Udlejningsejendomme Ingen krav/særlige betingelser Friturestegnings bassiner på over 10 liter skal disse være sikret med fire suppression system. 5 10 7 Ovne og fritureanlæg vedligeholdes i overensstemmelse med leverandørens anvisninger, samt emhætter og aftrækskanaler renses årligt eller på anden vis er friholdt for brandbare aflejringer. Brandslukningsudstyr i form af brandtæppe og en 6 kg DS/EN3- godkendt friture/fedt-slukker, samt at de personer som betjener friturekogeren, skal have fået instruktion i anvendelse af brandtæppe og friture/fedt-slukker. 2 Løsøretyveridækning Løsøre i kælder ved vandskader Særlige betingelser vedr. sky- og tøbrud, samt oversvømmelse Genstande beroende direkte på kældergulv optil 1. mio. kr. Ingen krav/særlige betingelser Varer, emballage, kontorartikler og elektronisk kontorinventar, placeres mindst 10 cm over kældergulvgulv 5 10 10 10 Løsøre placeres på fast, ikke-vandsugende underlag mindst 30 cm over kældergulv. For møbler samt driftsmateriel gælder i stedet en særlig selvrisiko. 3 Side 12 af 31

14 of 32 Beskrivelse af tildelingskriterierne Særlige betingelser vedr. affaldscontainere Særlige betingelser vedr. ubemandede biblioteker Serieskader Specifikke genstande placeres 40 cm over kældergulv Ingen krav/særlige betingelser Betingelse for dækning ved brand, at DBI s vejledning 29 er overholdt og konsekvens er selvrisiko dog maks. selvrisiko på 100.000 kr. Betingelse for dækning ved brand, at DBI s vejledning 29 er overholdt og konsekvens er selvrisiko dog maks. selvrisiko på 500.000 kr. Ingen krav/særlige betingelser Samme krav som kundens sikring er ved indtegning Krav om adgangskontrol. Krav om videoovervågning. Krav om røgdetektor. Kun en selvrisiko pr. skadebegivenhed ved serieskader indenfor 72 timer ved fx hærværk i forbindelse med indbrud, ildspåsættelse på flere bygninger/løsøre 2 10 5 0 10 8 0 7 All-risks forsikring, delaftale 2: Da der ikke er optioner i delaftale 2, tildeles der fuld point for dækningsomfang. Side 13 af 31

15 of 32 Beskrivelse af tildelingskriterierne Ansvarsforsikring, delaftale 3: Erhvervsansvar behandling/bearbejdning Miljøansvar udvidet dækning gradvis forurening Forsikringssum kr. 5.000.000 Forsikringssum kr. 5.000.000 Dækning for ansvar i forbindelse med gradvis forurening fra beholdere/tankanlæg. 3 7 Entrepriseansvar Entrepriser på op til kr. 5.000.000. Differencekrav Anmeldte arbejdsskader (også ved selvforsikring) anses tillige som anmeldt på ansvarsforsikringen. 3 5 Samtlige arbejdsskader, der er sket i perioden 1. januar 2007 til 31. december 2015 og som er anmeldt til kommunen/ arbejdsskadeselskabet inden selskabsskift, meddækkes på policen. 2 3. mands forurening Forsikringssum kr. 10.000.000 Selvrisiko kr. 100.000 pr. begivenhed. 2 Motocrossmaskiner Forsikringssum kr. 7.000.000. Plejeanbragte børn Person- og tingskader, herunder erstatningsansvar for plejefamiliens ting og personer uanset skaden er forvoldt ved forsæt, når kommunen finder det rimeligt at erstatte skaden. Forsikringssum ved fortsæt kr. 10.000.000 10 5 10 Side 14 af 31

16 of 32 Beskrivelse af tildelingskriterierne Kommunal Ledelsesansvarsforsikring delaftale 4: Geografisk område Inden for EU (Der gives også point for denne, hvis dækning i hele verden accepteres) Hele Verden 3 5 Professionel ansvarsforsikring delaftale 5: Geografisk område Inden for EU (Der gives også point for denne, hvis dækning i hele verden accepteres) Hele Verden 3 5 Autoforsikring delaftale 6: Serieskader Kun en selvrisiko pr. skadebegivenhed ved serieskader indenfor 72 timer ved fx hærværk eller ildspåsættelse på flere køretøjer/motorredskaber 5 Motoransvar for uindregistrerede køretøjer Motoransvar for knallerter Særlige betingelser vedr. Startspærre Uindregistrerede køretøjer op til og med 15 HK. Alle knallerter til undervisningsbrug uden anden specifikation end antallet. 2 Ingen krav/særlige betingelser Krav om startspærre på personbiler/varebiler inden for specifikke kategorier. 0 2 5 Side 15 af 31

17 of 32 Beskrivelse af tildelingskriterierne Særlige betingelser vedr. Sporring Ingen krav/særlige betingelser Krav om GPS-satellitovervågning (Bilsatellitalarm) på personbiler inden for specifikke kategorier. 0 5 Arbejdsskadeforsikring/Katastrofedækning delaftale 7: Da der ikke er optioner i delaftale 7, tildeles der fuld point for dækningsomfang. Arbejdsskadeforsikring Lov om Aktiv Beskæftigelsesindsats delaftale 8: Da der ikke er optioner i delaftale 8, tildeles der fuld point for dækningsomfang. Kollektiv ulykkesforsikring delaftale 9: Kommunalbestyrelsesmedlemmer Terrordækning Udvidelse med terrordækning i forbindelse med angreb 5 Kriminalitetsforsikring delaftale 10: Dækningsperiode Alternativ dækning Tyveri ( 276) Skader, der konstateres i forsikringstiden Udredningsomkostninger Udgifter forbundet med udredning af tabet, med op til 10 % af forsikringssummen. 4 5 5 Forsikringssummer kr. 2.000.000 kr. 3.000.000 2 3 Side 16 af 31

18 of 32 Beskrivelse af tildelingskriterierne kr. 10.000.000 Netbankskriminalitet Forsikringssum: kr. 10.000.000 Forsikringssum: kr. 50.000.000 Geografisk område Hele Verden 4 4 5 3 Sø fartøj forsikring delaftale 11: Da der ikke er optioner i delaftale 11, tildeles der fuld point for dækningsomfang. Årsrejseforsikring delaftale 12: Optioner i delaftale 12, bliver ikke vægtet under tildelingskriteriet på samme måde som øvrige, men alene ud fra bedste dækning i forhold til det i kravspecifikationen oplyste behov, alle optioner der opfyldes fuldt ud får 1 point. Passageransvarsforsikring delaftale 13: Da der ikke er optioner i delaftale 13, tildeles der fuld point for dækningsomfang. 3. Omfanget af serviceydelser 15 % Der ønskes en beskrivelse af, hvilke serviceydelser tilbudsgiver kan tilbyde. Samtlige nedenstående områder skal besvares (hvert område under de nævnte serviceydelser vægtes ligeligt inden for de 20 % i det samlede tildelingskriterier). Der gives point på den enkelte serviceydelse på en skala fra 0-10 point, alt efter hvorledes man opfylder serviceydelsen. Er der ikke en beskrivelse af serviceydelsen, eller kan tilbudsgiver ikke opfylde ønsket om servicen på nogen måde, gives der 0 point. Side 17 af 31

19 of 32 Beskrivelse af tildelingskriterierne Mulighed for systemunderstøttelse til kunden Evalueres positivt: - At Ordregiver/mægleren har mulighed for at få adgang til skade- og policeoplysninger. At kunden kan rette direkte i egne policer. - At Ordregiver kan se skadedata for hver enkelt skade. - At Ordregiver kan trække skadestatistikker i Excel, der som minimum skal indeholde de skadedata ordregiver allerede har adgang til at se, jf. ovenstående - At Ordregiver kan hente korrespondance, dvs. skadesrapporter, breve mm. Tilbud om kurser, uddannelse og konferencer af forsikringsrelevant karakter Evalueres positivt: - At der tilbydes kurser, uddannelse og konferencer af forsikrings- risikostyringsrelevant karakter. - At tilbudsgiver i relevant omfang udsender nyhedsbreve, eksempelvis ved lovændringer og andet. Teknisk rådgivning til skadeforebyggelse fx besigtigelser Evalueres positivt: - At tilbudsgiver kan stille en risikorådgiver til skadeforebyggelse og besigtigelser til rådighed for ordregiver tillægges positiv vægt - At ordregiver tilbydes mindst 10 gratis-timer til risikorådgivning og skadeforebyggelse. Mulighed for at ordregiver har direkte kontakt til forsikringsselskabet på policetegning og policeændringer, samt på skader og skadebehandling. Dette gælder dog ikke ved egentlig rådgivning Evalueres positivt: - At der kan være en direkte kontakt mellem ordregiver og skadeafdeling. - At ordregiver kan foretage policeændringer direkte over for tilbudsgiver. Ekspeditionstider på skade- og policebehandling - Evalueres positivt: - Policeudstedelse efter udbud er senest 30 dage efter at alle oplysninger er tilgået. - Skadebehandlingen: At der svares på anmeldelse senest efter 3 dage, på bilag 5 dage. - At tilbudsgiver ved nytegning/ændring udsteder policer senest 14 dage efter, at alle oplysninger er tilgået. Side 18 af 31

20 of 32 Evalueringsmetode/model Beskrivelse af tildelingskriterierne I nedenstående modeller er vist et eksempel på, hvordan tilbuddene vurderes i skemaform, ud fra det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Det vil være angivet i procentpoint og modellen ser ud som følgende: Bygning/Løsøre/Entreprise Selvrisiko Tilbudsgiver 1 Procentpoint Alternativ 1 Kr. 5.000 Kr. x.xxx xx % Alternativ 2 Kr.10.000 Kr. x.xxx xx % Tilbudsgiver 2 Procentpoint Kr. x.xxx xx % Kr. x.xxx xx % Tilbudsgiver 3 Procentpoint Kr. x.xxx xx % Kr. x.xxx xx % For hvert tilbud og inden for de forskellige alternativer beregnes en procentsats ud fra tildelingskriterierne. Dette gøres på følgende måde: 1. Størrelsen af den årlige forsikringsudgift 60 % Den bedste pris opnår 60 %. Øvrige priser opnår forholdsmæssigt procentpoint efter dette. Dette gøres med følgende formel for hver delaftale: Bedste pris / aktuelle pris * procentsats for tildelingskriteriet. 2. Tilbud på dækning med præmievarsling ved småskadeprocent på 70 10 % Hvis tilbudsgiver tilbyder at præmien varsles ved en småskadeprocent på 70, gives der 10 procentpoint. Eventuel særskilt pris vil blive medregnet i tildelingskriterie 1. Størrelsen af den årlige forsikringsudgift. 3. Dækningsomfanget på de tilbudte forsikringsydelser (Optioner) 15 % Hvis tilbudsgiver opnår det maksimale pointantal for optioner pr. delaftale, gives der 15 procentpoint. Når det maksimale point ikke er opnået, gives der forholdsmæssigt procentpoint. Dette gøres med følgende formel for hver delaftale: Aktuel pointantal / maksimalt pointantal * procentsats for tildelingskriteriet. Side 19 af 31

21 of 32 Beskrivelse af tildelingskriterierne 4. Omfanget af serviceydelser. Der henvises til vedlagte bilag omkring serviceydelser 15 % Hvis tilbudsgiver opnår det maksimale pointantal for serviceydelser, gives der 15 procentpoint. Når det maksimale pointantal ikke er opnået, giver der forholdsmæssigt procentpoint. Dette gøres med følgende formel, gældende for alle delaftaler: Aktuel pointantal / maksimalt pointantal * procentsats for tildelingskriteriet. På baggrund af ovennævnte skabelon skal Ordregiver tage stilling til, hvilken risikoprofil og forsikringspolitik man agter at følge i den udbudte forsikringsperiode. Side 20 af 31

22 of 32 Beskrivelse af udvælgelseskriterier Udelukkelse og egnethed Tilbudsgiver SKAL i forbindelse med sit tilbud aflevere ESPD en i udfyldt stand. Denne er vedlagt som bilag. Tilbudsgiver skal i ESPD tilkendegive, at tilbudsgiver lever op til samtlige minimumskrav, som Ordregiver har fastsat i dette udbudsmateriale. Dette drejer sig om nedenstående; Koncession til at drive forsikringsvirksomhed; Økonomisk og finansiel kapacitet; Teknisk kapacitet. I ESPD er der mulighed for en samlet angivelse for alle udvælgelseskriterierne Del IV: α skal udfyldes som det eneste vedrørende del IV: udvælgelseskriterier. Hertil skal der svares Ja. Tilbudsgivere, der ikke opfylder alle de krævede udvælgelseskriterierne og derfor svarer Nej til ovenstående, vil ikke komme i betragtning. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at indhente supplerende oplysninger efter Udbudslovens 159, stk. 5. Det er ordregivers vurdering, hvorvidt supplerende oplysninger skal indhentes. Ordregiver er således ikke forpligtet hertil. Tilbudsgiver skal, bortset fra ovenstående, udfylde alle punkter i ESPD Se eventuelt vejledning fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. Til orientering, skal Ordregiver have dokumentation fra vindende Tilbudsgiver, for en række af punkterne i ESPD'en. Til dette formål, kan tilbudsgiver med fordel indhente en serviceattest fra Erhvervsstyrrelsen, jf. følgende link: https://erhvervsstyrelsen.dk/nye-vilkaar-serviceattester Side 21 af 31

23 of 32 Beskrivelse af udvælgelseskriterier Koncession til at drive forsikringsvirksomhed Tilbudsgivere skal ved indgåelse af kontrakten kunne dokumentere, at de er i besiddelse af tilladelse til at drive forsikringsvirksomhed i Danmark jf. lovbekendtgørelse nr. 182 af 18. februar 2015 om finansiel virksomhed. For udenlandske virksomheder i et andet land inden for Den Europæiske Union eller i et land, som Fællesskabet har indgået aftale med på det finansielle område, skal endvidere dokumenteres, at Finanstilsynet har modtaget den meddelelse, der kræves efter lovens kapitel 5. Økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgivere skal ved indgåelse af kontrakten kunne dokumentere over for ordregiver, at tilbudsgiver har den økonomiske og finansielle kapacitet til at løfte opgaven: Oplysninger om omsætning, resultat, egenkapital samt totale aktiver Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds finansielle status, skal det dokumenteres, at denne virksomhed hæfter solidarisk og ubegrænset. Dokumentation for at tilbudsgiver har en egenkapital på min. DKK. 250 mio. Teknisk kapacitet Tilbudsgivere skal ved indgåelse af kontrakten kunne dokumentere over for ordregiver, at tilbudsgiver har den tekniske kapacitet til at løfte opgaven. Ordregiver kan til enhver tid anmode om at modtage en referenceliste. Referencelisten skal være for minimum 3 tilsvarende leverancer til kommuner, regioner, statsinstitutioner eller lign. tilsvarende store virksomheder inden for de seneste tre år. Side 22 af 31

24 of 32 Beskrivelse af kommunen Om Syddjurs Kommune Syddjurs Kommune er et godt og smukt sted at bo, leve og arbejde. Enestående natur, attraktive bolig- og erhvervsområder og kultur- og fritidsoplevelser af højeste kvalitet kendetegner Syddjurs Kommune. Syddjurs Kommune er en ren perle for bosætning. Her er dynamiske bysamfund, det unikke købstadsmiljø i Ebeltoft og hyggelige og velfungerende landsbyer. Her er kultur- og fritidsoplevelser af højeste kvalitet og nærhed til storbyen Århus med alle dens muligheder. I Syddjurs Kommune finder du desuden noget af Danmarks mest enestående natur med Nationalpark Mols Bjerge som kronen på værket, men også i alle de omkringliggende, bakkede landområder er man aldrig langt fra hverken skov, eng eller kyst. Syddjurs Kommune er en kommune med et varieret boligudbud med en blanding af boligtyper for forskellige aldersgrupper, familietyper, livsstile og økonomiske forhold. Vores landsbyer og byer rummer et aktivt forenings-, fritids-, og kulturliv. Her er trygge rammer for et godt familieliv, og vi kan tilbyde gode skoler, daginstitutioner og ældrecentre spredt ud over kommunen. Vi er ambitiøse med vores service og måler systematisk på borgernes tilfredshed for at være så gode som muligt. Syddjurs Kommune er sammenlagt af de tidligere kommuner Ebeltoft, Midtdjurs, Rosenholm og Rønde. Syddjurs Kommune har: et areal på knapt 700 kvadratkilometer. et befolkningstal på 41.652 (januar 2015), fordelt på ca. 17.000 husstande. ca. 3.200 fast ansatte medarbejdere. 17 integrerede institutioner 6 børnehaver 11 folkeskoler Beredskab og Sikkerhed, beredskabssamarbejde mellem Favrskov, Randers, Norddjurs og Syddjurs Kommune. Side 23 af 31

25 of 32 Beskrivelse af kommunen Forsikringsadministration Opgaven vedrørende risikostyring og forsikring varetages i tæt samarbejde med afdelingen Team Ejendomme samt eksterne rådgivere. Forsikrings- og risikostyringsenheden er organisatorisk placeret i Ledelsessekretariatet. Området er samlet i én enhed, da dette anses for det mest optimale i forhold til sammenhængen mellem de 2 områder. Forsikrings- og Risikostyringsenheden bistår med følgende: - yder stabe, afdelinger og driftsenheder konsulentbistand vedrørende risikostyring og forsikring - varetager alle forsikringsmæssige forhold i relation til forsikringsselskabet for alle stabe, afdelinger og driftsenheden - deltager i opgaver vedrørende risikoforebyggelse i Syddjurs Kommune. Der er ansat to medarbejdere i forsikrings- og risikostyringsenheden. Begge ansatte har mange års erfaring på området. Området arbejdsmiljø og arbejdsskadeforebyggelse sker i tæt samarbejde med kommunens HR-afdeling, der organisatorisk ligeledes er placeret i Ledelsessekretariatet. Forsikringsprincipper Selvforsikring Syddjurs Kommune har været selvforsikret på arbejdsskadeområdet siden januar 2007. Beskrivelse af øvrige forsikringsprincipper Ved sidste udbud i 2010 blev det besluttet, at selvrisikoen på bygnings- og løsøreskader skulle være kr. 100.000,- Selvrisikoen på henholdsvis, auto og ansvar blev bibeholdt på kr. 50.000,-. Risikostyring Risikostyring i kommunen Syddjurs Kommune har valgt at risikoforebygge på to niveauer. Dels med udgangspunkt i den enkelte skade. Forsikrings- og risikostyringsenheden er i tæt samarbejde med den enkelte Side 24 af 31

26 of 32 Beskrivelse af kommunen institution behjælpelig med at lave risikoforebyggelse. Og dels er der en løbende proces i gang med etablering af sikringstiltag. Formålet er at sikre kommunens borgere og ansatte mod skader, undgå tab og driftsforstyrrelser samt at risikoforebygge, hvor det har størst effekt. Forsikrings- og risikostyringsenheden identificerer og minimerer risikoen for skader i tæt samarbejde med Team Ejendomme. Der er fokus på at øge kvaliteten af kommunens bygningsmasse og på at skabe en kultur, hvor forebyggelse går frem for udbedring. Forsikrings- og risikostyringsenheden sikrer i tæt dialog med Team Ejendomme at sikringsforanstaltningerne ved byggeog anlægsarbejder (om- til- og nybyggeri) i kommunen overholdes og optimeres bedst muligt. Syddjurs kommune har en klar forventning om at forebyggelse på flere niveauer, er med til, at Nedsætte risikoen for indbrud og hærværk Nedsætte risikoen for skader efter tordenvejr (transientsikring) Nedsætte risikoen for brand Nedsætte risikoen for autoskader Nedsætte risikoen for skader i almindelighed Nedbringe omkostningerne til skader Nedbringe eventuelle følgeskader og omkostningerne hertil Medvirke til sikker drift Holde sikringen opdateret Skærpe ledelsens og medarbejdernes fokus på forebyggende sikring Udbrede holdningsbearbejdning blandt medarbejderne Medvirke til at sikre et godt arbejdsmiljø. Side 25 af 31

27 of 32 Beskrivelse af kommunen Udførte Risikostyringsprojekter I perioden 2011-2015 har Syddjurs Kommune investeret kr. 4.800.000 på sikringstiltag. Investeringen fordeler sig således: Ekstern rådgivning, - investering kr. 390.000 Rådgivning vedrørende valg af leverandører, indhentning af status på institutioners sikringsniveau. Diverse investering risikoforebyggelse investering kr. 87.000 I 2011 havde vi en skole der var hårdt ramt af gentagne indbrud, hvorfor et vagtselskab blev tilknyttet skolen i en periode. Indkøb af godkendt pengeskabe til institutioner. Videoovervågning - investering kr. 463.000 Syddjurs kommune har udfærdiget politik for etablering af tv-overvågning i Syddjurs kommunes bygninger. Formålet er at sikre overholdelse af den danske lovgivning om tv-overvågning samt overholdelse af Syddjurs Kommunes interne retningslinjer. Ud af Syddjurs kommunes 11 skoler har 7 skoler opsat udvendig videoovervågning. Eksempler på etablering af videoovervågning: Thorsager skole har været hårdt ramt af hærværk. I et forsøg på at hindre det stigende hærværk, blev der etableret videoovervågning på udendørsarealer. Denne foranstaltning samt inddragelse af SSP-konsulenten i Syddjurs Kommune har betydet, at hærværk på skolen er faldet markant. Der blev opsat videoovervågning ved Superstop i Ebeltoft for at imødegå hærværk på kommunens bygning. Kolind Ungdomsskole har været hårdt ramt af indbrud. I et forsøg på at hindre dette, blev der etableret videoovervågning på udendørsarealerne. Skolen har ikke siden været ramt af indbrud. Side 26 af 31

28 of 32 Beskrivelse af kommunen AIA Automatisk indbrudsalarmering. investering kr. 1.072.000 Eksempler på projekter udført med udgangspunkt i gældende retningslinjer for skalsikring Forsikring og Pension: I 2011 blev der iværksat et projekt, hvor samtlige skoler i Syddjurs Kommune skal opgraderes til sikringsniveau 20. Projektet blev afsluttet i juli måned 2013. Installationserklæringer foreligger. I 2013 påbegyndte Syddjurs Kommune opgradering af AIA til sikringsniveau 20 i Syddjurs kommunes børnehaver. Dette projekt er afsluttet i 2014. Installationserklæringer foreligger. I forbindelse med ombygning af kommunens to administrationsbygninger, i Hornslet og Ebeltoft er det automatiske indbrudsalarmeringsanlæg blevet opgraderet således, at de overholder de gældende krav til skalsikring fastsat af Forsikring og Pension. Udover skalsikring, er der foretaget cellesikring på sikringsniveau 30 i vores IT-lafdeling beliggende i administrationsbygningen i Hornslet. ADK Adgangskontrol investering kr. 374.000. I samarbejde med Team Ejendomme er det blevet opsat ADK på udvalgte ejendomme i Syddjurs Kommune, eksempelvis Der er 11 skoler i Syddjurs Kommune, heraf har 9 skoler etableret adgangs-kontrol. I forbindelse med etablering af de ubemandede biblioteker i Syddjurs kommune blev der opsat adgangskontrol. Herudover er der etableret adgangskontrol i 2 børnehaver, samt 10 andre kommunale bygninger. Der er tillige etableret adgangskontrol i begge kommunens administrationsbygninger beliggende i Hornslet og Ebeltoft. Ved nybyggeri er det obligatorisk med etablering af adgangskontrol. Side 27 af 31

29 of 32 Beskrivelse af kommunen Lynnedslag transientbeskyttelse investering kr. 127.000 Tre skoler har været hårdt ramt af lynnedslag, hvorfor der er etableret transientsikring på skolerne. Brandforebyggelse, ABA m.m. investering kr. 2.287.000 I 2015 iværksatte Syddjurs Kommune et projekt med henblik på opgradering af ABA-anlæg på plejecentre og skoler, eksempelvis: Der er lavet ABA-anlæg på fire skoler i 2015. I forbindelse med etablering af de ubemandede biblioteker blev der etableret fulde oplyste flugtveje incl. skiltning i henhold til krav fra brandmyndighederne, der er opsat brandalarmer med talevarsel, som går gennem Bibliotheca s udstyr. Dette er en henstilling ikke et krav fra brandmyndighederne. Der er ophængt brandudstyr i alle biblioteker efter beredskabets henvisninger. Arbejdsskader: På arbejdsskadeområdet er der løbende tæt kontakt til kommunens arbejdsmiljøkonsulent, som blandt andet afholder arbejdsmiljøkurser, hvor emnet arbejdsskader gennemgås. Arbejdsmiljøkonsulenten får løbende statistik på skader. I tilfælde af et stigende antal skader, er arbejdsmiljøkonsulenten i tæt dialog med institutionen med det formål at forebygge og give råd og vejledning. Årligt udarbejdes en arbejdsskadestatistik til Hovedudvalget. Side 28 af 31

30 of 32 Beskrivelse af kommunen Forebyggelse af arbejdsskader: Syddjurs Kommune anvender et forsikringssystem til indberetning af arbejdsskader samt nærved skader Institutionerne kan til enhver tid få råd og vejledning, kort undervisning i indberetning af arbejdsskader samt orientering i procedure om sagsgangen ved en arbejdsskade fra Forsikrings- og risikostyringsenheden. Syddjurs Kommune har fokus på vold mod medarbejdere Der har været afholdt en temadag Stop volden nænsomt. En temadag, hvor der blev afprøvet forskellige teknikker i at afværge vold, slippe ud af den fastlåste situation uden at forværre den. Der informeres i så bredt et omfang som muligt, hver gang der har været spørgsmål eller der er kommer nye retningslinjer på området. Syddjurs kommune forebygger faldulykker Faldterapeut underviser medarbejdere fra Ældreområdet i et kontrolleret fald/lad borgeren falde. Syddjurs kommune har fokus på uddannelse af medarbejdere Mere målrettet uddannelse og procedurer til medarbejderne og værktøjer til forståelse af de personer, som de arbejder med, er et vigtigt omdrejningspunkt i forebyggelsen af skader. Det giver arbejdsglæde, en tryg hverdag og bedre arbejdsmiljø, for både de ansatte og borgerne i Syddjurs Kommune. Side 29 af 31

31 of 32 Beskrivelse af kommunen Proaktiv risikoforebyggelse Syddjurs Kommune har i perioden 2011-2015 haft 13 skader i kategorien brand. Nogle af brandene er opstået i kommunens ældre- og plejeboliger. Tre af brandene skyldtes påviseligt rygning. Heraf krævede to brande dødsfald. Forebyggelse af brande på ældreområdet er en kompliceret opgave, der er mange hensyn at tage. For indeværende arbejdes der på at lave et samarbejde med beredskabet og ledelsen på Ældreområdet, hvor det er meningen, at man med udgangspunkt i den enkelte ældre/ borger skal lave en risikovurdering af den ældres/borgerens bolig samt dennes adfærd. På baggrund af denne risikovurdering vil det være muligt at forebygge en eventuel risiko i form af konkrete hjælpemidler og ved holdings- og adfærdsbearbejdende forebyggelse (taktisk forebyggelse). Taktisk forebyggelse skal ses som et udtryk for de aktiviteter, hvormed man opbygger, vedligeholder eller ændre holdninger, adfærd og rutiner. I 2015 iværksatte Syddjurs Kommune et projekt med henblik på etablering/ opgradering af ABA- anlæg på plejecentre og skoler. Projektet forventes afsluttet senest i 2019. ABA på Skoler 2015 ABA på 4 skoler investering kr. 2.250.0000 2016 ABA på 4 skoler planlagt investering ca. kr.1.780.000 2017 ABA på 4 skoler planlagt investering ca. kr. 1.780.000 Udvidelse af ABA på plejehjem 2016 udvidelse og modernisering af ABA på 2 plejecentre planlagt investering kr. 1.000.000 2017 udvidelse af ABA til dækning af ældreboliger på 1 plejecenter planlagt investering ca. kr. 500.000 2018 udvidelse af ABA til dækning af ældreboliger på 1 plejecenter planlagt investering ca. kr. 500.000 2019 udvidelse af ABA til dækning af ældreboliger på 1 plejecenter planlagt investering ca. kr. 500.000 Side 30 af 31

32 of 32 Beskrivelse af kommunen Opdatering af affaldshåndtering med henblik på begrænsning af brandrisiko. I 2016 påbegyndes omplacering af containere og affaldsspande indhegning, fastgørelse evt. underjordiske anlæg. Forventeligt investeringsniveau kr. 1.000.000. Syddjurs kommune har fokus på institutionernes affaldshåndtering. På den baggrund blev der i perioden oktober - december 2015 foretaget en registrering af skraldespande og affaldscontainere ved samtlige kommunens institutioner og omfatter i alt 115 institutioner Udover registreringen af affaldsforhold omfattede tjekket også en række andre brandsikkerhedsforhold af adfærdsmæssig karakter, som ikke medtages i dette notat. Konklusionen er, at der overordnet set ser fint og ryddeligt ud de fleste steder. Side 31 af 31