Få det dobbelte ud af dine referater Mødereferat Stil krav til referatets kvalitet & definer jeres kvalitetskrav : - F.eks. fokus på beslutninger/konklusioner; - fokus på synsvinkler og - uddybende kommentarer Referat: HMU 6. marts 2013 Deltagere: Thomas Medom, Kirstine Markvorsen, Jette D. Harreskov, Poul Sindberg, Thor Davidsen, Leon Kanstrup, Ole Bech Antonsen, Thune Korsager, Jytte Dylmer, Kirsten Blaabjerg Pedersen, Kirsten Møller Hansen, Britha Lund Sørensen, Jesper Plaskett, Lasse Dahl Fraværende: Hosea Dutschke, Iben Lene Hansen Aarhus Kommune Sundhed og Omsorg Referatet bliver sendt til følgende: HMUs suppleanter, FAMU Referent: Mette Møller Stenkjær Mødeformål: HMU har til opgave at forbedre og udvikle samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere i Sundhed og Omsorg. Forventninger til mødedeltagerne: At deltagerne aktivt bidrager til drøftelser og beslutninger ved at reflektere og videreformidle beslutninger og orienteringspunkter. Dagsorden overblik 0. Godkendelse af dagsorden 1. Social tillidsmand 2. Sygefravær 3. Temaer for trivsel 4. Senior job 5. Budget 2014 indledende budgetbemærkninger 6. Organisering af de kliniske vejledere og undervisere 7. Kort tids og akut pladser 8. Ændringer i Faglig Stab i Sundhed 9. Udbud af tøjvask og offentligt privat partnerskab Bøgeskovhus 10. Gensidig orientering 11. Eventuelt
0. Godkendelse af dagsorden Punkt 8 blev et nyt punkt 5, og herefter blev dagsordenen godkendt. 1. Social tillidsmand Baggrund: Som et led i at forebygge det sygefravær, der relaterer sig til sociale faktorer, fremlægges et forslag om en målrettet indsats med et socialt fokus. Maj Morgenstjerne Bek introducerede kort punktet og gæsterne Randers projektkoordinator Kjeld Thystrup, social tillidsmand Helle Ladefoged og social tillidsmand Winnie Sønderhold. Kjeld Thystrup uddelte Evaluering af den sociale tillidsmandsordning (Randers Kommune og Jobcenter Randers 2009) og fortalte om ordningen, som udspringer af en partnerskabs aftale med arbejdspladser i Randers kommune og Jobcenter Randers. - 14 virksomheder deltager - (9 private og 5 offentlige). Antallet af ansatte, som de sociale tillidsmænd har som ansvarsområde, varierer fra 7 ca. 800 ansatte. De overordnede opgaver er: Fastholdelse: støtte, fastholdelse og modvirke marginalisering af kolleger f.eks. ved sygefravær Forebyggelse: forebyggelse af sygefravær Modtagelse: støtte modtagelse, integration og opfølgning på nye kolleger, der har behov for støtte Kontaktperson: varetage kontakten til eksterne samarbejdspartnere i forhold til de berørte kolleger Erfaringerne med ordningen er Overrasket over antallet af henvendelser Ordningen virker Familiære problemer bliver afhjulpet og hurtigere De sociale tillidsmænd er i netværk og lærer af hinanden Nogle steder er det en faglig tillidsrepræsentant, der også er social tillidsmand De sociale tillidsmænd bruger sig selv, og det har været hårdt og nødvendigt at sætte grænser - de har været ildsjæle Evalueringen viser, at der sker en reduktion i sygefravær, og der er forebyggelse af lang tids fravær. Det betyder en besparelse for virksomhed og kommune (syge dagpenge) Udgangspunktet er, at virksomhederne har selv valgt deres sociale tillidsmænd. Ordningen giver et øget fokus på det sociale ansvar, og alle parter fortæller, at de er glade for ordningen, og de sociale tillidsmænd brænder for opgaven. Drøftelse: Virksomhederne deltager, fordi de har interesse for det, og der er mange forskellige brancher med Der er opmærksomhed på balancen mellem medarbejdere og ledelse, og de sociale tillidsmænd sidder i midten, som
konstant vurderer, om de kan løfte opgaven eller om tillidsrepræsentanten eller ledelsen skal ind De sociale tillidsmænd er et ekstra og frivilligt tilbud for at understøtte trivsel - nedbringelse af sygefravær er en sidegevinst ved det Medarbejderne kan henvende sig til den sociale tillidsmand uden at involvere nærmeste leder Det er vigtigt at have et samarbejde med ledelsen, der sker ingen overlevering af indhold til leder; men om at der er etableret en aftale Lederen kan også henvende sig til den sociale tillidsmand og bede vedkommende om at kontakte en medarbejder, som selv vælger, om vedkommende vil tage mod tilbuddet Formålet er at samarbejde og alle arbejder i samme retning og for, at medarbejdere trives Det er vigtigt, at de sociale tillidsmænd ved, hvor og hvornår man skal søge et samarbejde med andre. De sociale tillidsmænd går ikke ind i forhold vedrørende arbejdsvilkår; men de samarbejder med de faglige tillidsrepræsentanter, og de henvender sig til hinanden Samarbejde og dialog er vejen til at undgå kampe mellem de faglige tillidsrepræsentanter og de sociale tillidsmænd De sociale tillidsmænd kommer rundt, spørger og er med til at holde dialogen om trivsel i gang Ved samtaler om sygefravær er det et tilbud at få den sociale tillidsmand med til samtalen Afrunding: Besøget gav inspiration til styregruppen med hensyn til at blive klogere på funktionen og på, hvordan en evt. model her i Aarhus kan se ud. 2. Sygefravær Baggrund: Der er udarbejdet statistik for sygefraværet i Sundhed og Omsorg i 2012. Trine Bjerg præsenterede med udgangspunkt i vedhæftede bilag sygefraværet i 2012; herunder statistik for opsigelse og status på indsatser i handleplan for sygefraværsindsatsen. Tallene er nye og opgjort på områderne og viser, at det gennemsnitlige sygefravær pr medarbejder er 12,67 dage. Der følger senere en statistik på alder. Der er lavet 141 opsigelser i 2012;heraf er 109 på grund af sygdom, herunder langvarigt. Handleplanen for sygefraværsindsatsen har fokus på psykisk betinget fravær ledelsesmæssig forankring af håndtering af sygefravær samarbejde med magistratsafdelingen for sociale forhold og beskæftigelse de unges sygefravær uddannelse under sygdom
HMU bemærkede, at det er centralt, at den ledelsesmæssige forankring fastholdes og er ansvarlig for at opbygge et fundament at tænke arbejdsmiljørepræsentanten ind i undervisning af ledere og tillidsrepræsentanter i at håndtere sygefravær Afrunding: HMU tog orienteringen til efterretning. 3. Temaer for trivsel Baggrund: På baggrund af trivselsundersøgelsen skal der udpeges områder, som der fælles skal sættes fokus på og arbejdes videre med. Dette sker på et fælles temamøde d. 24. april med FAMU. Rikke Stephensen introducerede kort punktet, hvorefter HMU drøftede og prioriterede i; herunder den videre proces frem til det fælles temamøde med FAMU d. 24. april. Temaer fra sidste møde er grupperet i følgende ni temaer: arbejdsglæde, information og kommunikation, nærmeste leder, social kapital, stress, teamledernes arbejdsvilkår, indflydelse, chikane og kerneopgaven/arbejdsopgaver/ressourcer. HMU drøftede temaerne og prioriterede at sætte fokus på - kerneopgaven/arbejdsopgaver/ressourcer arbejdsglæde chikane Der bliver nu udarbejdet forslag til indsatser på de tre område, som HMU prioriterede. 4. Senior job Baggrund: Magistraten har den 18. februar 2013 godkendt en justering af senior job ordningen i Aarhus Kommune. Ordningen er dækket af kravet om mer-beskæftigelse, og det forventes, at der skal ansættes omkring 70 borgere i senior job i Sundhed og Omsorg. Eva Tersbøl orienterede kort om, at udgangspunktet er, at seniorer skal være længere tid i organisationen end øvrigt midlertidigt ansatte, og at man ser på den enkelte senior og tager udgangspunkt i den person. Drøftelse - Være opmærksom på ikke at overbelaste bestemte faggrupper - café og pedel området har allerede mange ansatte i ekstraordinære stillinger Kan vi udfordre ordningen og bruge den til at være sammen med medarbejdere og gør det sammen? Hvor kan ordningen ud fra en borger vinkel være berigende? - hvor kan vi både lokalt og fælles være med til at løfte opgaven Når man drøfter det lokalt, er det vigtigt at overveje hvad en god modtagelse er
Det er en balance at finde den faglige kompetence som medarbejderen har med. En tidligere musiklærer laver kor/musik med de ældre. Kan vi finde lignende? Kan vi bevæge os over i det kreative, som ikke kræver nogle bestemte faglige kompetencer? Balancen mellem at ønske det ekstra-ordinære og så bevare det, næste gang der skal spares. Kan vi brede stillingerne ud, så flere kan få gavn af dem? Skal der være en fordelingsnøgle? Tillidsrepræsentanter skal med i beskrivelserne af de stillinger, der skal slås op. Forslag til områder - Hjemlighed og fokus på at skabe liv i plejeboligerne Piccolo ordning - køre borgere fra sted til oplever borgere i plejeboliger der har brug for en ekstra hånd og der er lokaler der ikke benyttes Kan man oprette stillinger, som kan bidrage til at binde aktiviteter mellem lokalsamfundet og Sundhed og Omsorg tættere sammen? Kunne vi ansætte seniorer til at være med til at skabe rammerne for de frivillige Vi skal lave konkrete vurderinger om løn og ansættelse, inden man beskriver stillingerne. Der skal laves grundige kommunikations overvejelser med henblik på at understøtte de lokale MED-udvalg i deres drøftelser 5. Ændringer i Faglig Stab Baggrund: Der skal ske ændringer i Faglig Stab i Sundhed. Hanne Linnemann orienterede kort om, at baggrunden for ændringer i Faglig Stab er følgende forhold der mangler 2,2 mio. kr. en udvidelse af klyngesamarbejdet sammenlægning af faglig stab og fælles stab Der er med de involverede medarbejdergrupper truffet aftale om en kort proces udpegning af overtallige medarbejdere Ændringerne skal også ses i relation til, at det handler om tilpasning og redefinering af Faglig Stabs rolle. I perioden frem til sommer skal der laves beskrivelser af, hvad der ligger i de forskellige områder, inden det bliver flyttet. Britha Lund Sørensen sagde, at følgegruppen omkring klyngesamarbejdet skal følge processen; herunder inddragelse af HMU Konklusion: Der skal være et møde/tema i HMU før sommerferien, hvor HMU får en opdatering om sundhedsområdet HMU tog orienteringen taget til efterretning
6. Organisering af de kliniske vejledere og undervisere Baggrund: Der er udarbejdet et forslag til ny organisering af funktionerne klinisk vejledning af sygeplejestuderende og klinisk undervisning af ergo- og fysioterapeuter; herunder et forslag til en kvalitetsaftale, der fastsætter retningslinjer for tidsforbruget på den kliniske vejledning/undervisning. Helle Rasmussen orienterede kort om, at Uddannelsesudvalget indstiller punktet til HMU. Forslaget er udarbejdet af en bredt sammensat arbejdsgruppe. Overordnet handler det om, at flere uddannelser indenfor sundhedsområdet bliver til bachelorer, og flere opgaver vil komme på kommunalt bord. Det giver en efterspørgsel på kliniske vejledere stiger, fordi opgaverne rykker fra sygehusene til kommunalt regi. Med baggrund i uddannelsesstrategien har man lavet en ramme for vejledningen, hvor en studerende udløser 10 timer; men 50 studerende udløser ikke mere en end fuldtids stilling. Tidsforbruget skal dække arbejdet med de studerende før, under og efter praktikforløbene. Drøftelse - Når opgaven skal løses lokalt, så skal den forberedes og aftales med vejleder og ledelse. Vejlederne tilrettelægger selv deres arbejde Der arbejdes med moderne tilrettelæggelses former, så det er fleksibelt Der forhandles kontrakter om forløb Det sætter en fælles retning for det arbejde, vi skal lave Der ligger en evalueringsplan for, hvordan indsatserne i strategien evalueres; herunder inddragelse af HMU. Det handler meget om lokal ledelsesopbakning Konklusion: det er et godt stykke arbejde HMUs bemærkninger inddrages i det kommende arbejde 7. Budget 2014 Baggrund: Der skal udarbejdes budgetbemærkninger for Budget 2014-17. Marianne Stefansson gav en kort introduktion til drøftelsen om de opstillede mål. HMU drøftede spørgsmål og mål i grupper. Noter fra gruppedrøftelserne samles og sendes efterfølgende til HMUs medlemmer. Ansvarlig: Marianne Stefansson
8. Kort tids og akut pladser Baggrund: Der skal etableres kort tids pladser, akut pladser og et akut team i Sundhed og Omsorg med henblik på drift 1. september. Af tidsmæssige årsager udgik punktet. At medarbejderside får en invitation til møde om punktet. Ansvarlig: Jens Lassen 9. Udbud af tøjvask og offentligt privat samarbejde Baggrund: A. Bøgeskovhus Det er den juridiske vurdering, at der ikke er sagligt belæg for at fravige hovedreglen i loven om virksomhedsoverdragelse. I stedet anbefales det at opstille en arbejdsklausul B. Der er udarbejdet projektgrundlag for udbud af tøjvask Af tidsmæssige årsager udgik punktet. At medarbejderside får en invitation til møde om punktet. 10. Gensidig orientering Jette D. Harreskov orienterede om, at hun i den kommende periode holder orlov og ferie og deltager derfor ikke i HMUs studietur. Områdechef Jette Siggaard deltager i stedet for Jette H. Thune Korsager orienterede om, at forhandlinger om MED i Sundhed og Omsorg genoptages 15/3 11. Eventuelt Ingen bemærkninger.