Frederiksberg, 30. april 2015 Ejd.nr. 8-472 REFERAT E/F Hørsholm Park ordinær generalforsamling Mødested: Hørsholm Sognegård, Barakstien 2, 2970 Hørsholm Mødedato: 28. april 2015, kl. 19.00 Fremmødte: Der var fremmøde eller ved fuldmagt repræsenteret 1.035 af ejendommens samlede 1.775 fordelingstal. Heraf udgjorde D.I.P s andel 499 fordelingstal med fradrag for lejligheder genudlejet efter 31.12.1979 (191 fordelingstal) stemmeret for 308 fordelingstal. Dagsorden 1. Valg af dirigent og referent. 2. Bestyrelsens beretning for det foregående kalenderår. 3. Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse. 4. Forelæggelse af årsbudgettet til godkendelse. 5. Indkomne forslag. 6. Valg af bestyrelsesformand for så vidt han er på valg. 7. Valg af bestyrelse. 8. Valg af suppleanter til bestyrelsen. 9. Valg af revisor. 10. Eventuelt. 1. Valg af dirigent og referent. Formanden bød velkommen, præsenterede bestyrelsen samt repræsentanterne fra DEAS og foreslog advokat Jan Christiansen som dirigent. Da der ikke var andre forslag, blev Jan Christiansen valgt. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og afholdt i henhold til vedtægternes bestemmelse samt, at generalforsamlingen var beslutningsdygtig i alle dagsordenes punkter. 2. Bestyrelsens beretning for det foregående kalenderår. Formanden aflagde bestyrelsens beretning, der tillige er vedhæftet nærværende referat som bilag. Dirigenten efterlyste kommentarer til den aflagte beretning. Ingen ønskede at kommenterer beretningen, men der blev udtrykt tak til bestyrelsen for dens arbejdsindsats. Da ikke flere ønskede ordet, konstaterede dirigenten, at beretningen var taget til efterretning. 3. Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse. Administrator gennemgik regnskabet, og fremhævede en række positioner, herunder revisors påtegning, afvigelser i forhold til årets budget, årets resultat på kr. 137.213 samt egenkapitalens størrelse på kr. DEAS A/S Dirch Passers Allé 76 2000 Frederiksberg www.deas.dk Tel +45 70 30 20 20 info@deas.dk cvr. 20 28 34 16 Regionskontorer: Aalborg Aarhus Kolding
995.006. Administrator oplyste endvidere, at der var sket en dublering af et notenummer idet der var 2 poster med note 10, men teksthenvisningerne er korrekte. Herefter efterlyste dirigenten bemærkninger til regnskabet. Der var spørgsmål og kommentarer omkring administrationsudgifter og udgifter til udarbejdelse af varmeregnskab, idet spørgeren ønskede oplyst, om opgaven har været konkurrenceudsat. Hertil svarede formanden, at man fra bestyrelsens side var tilfreds med de ydelser der blev leveret, og at foreningen, når den valgte leverandører af varer og tjenesteydelser, ikke alene så på pris men også vægter kvalitet og samarbejde. Der var ligeledes spørgsmål til posten viceværtafløsning. Der blev fra formandens side redegjort for behovet ved sygdom, ferier samt skaktning i weekenderne. Administrator supplerede, at en ejendom at Hørsholm Parks størrelse er normeret til mere end 1 vicevært, nærmere 1 varmemester og 1 gårdmand. Ejerforeningen har i stedet for fastansættelse af en gårdmand valgt at købe assistance udefra. Da ikke flere ønskede ordet, konstaterede dirigenten at regnskabet var godkendt. 4. Forelæggelse af årsbudgettet til godkendelse. Administrator gennemgik bestyrelsens budgetforslag for 2015 herunder bestyrelsens forslag om nedsættelse af fællesudgifterne. Det blev særligt bemærket, at opkrævningen af antenneafgift for YouSee grundpakke fra 1. juli 2015 vil udgå af ejerforeningens driftsregnskab og i stedet som en individuel opkrævning på pt. kr. 110,- pr. måned, hvilket beløb skal tillægges fællesudgiften. Nedsættelse af fællesudgifterne vil ske ved opkrævningen fra ejerforeningen pr. 1. juni 2015 og med samtidig efterregulering for perioden januar maj 2015. Der fremkom enkelte afklarende spørgsmål fra forsamlingen. Der var spørgsmål om der vil ske en reetablering af opgangen i nr. 16. Bestyrelsen er opmærksom på behovet dels som følge af brugen som børnehave men også den igangværende renovering, og vil vurdere behovet for ny gulvbelægning og eventuel opfriskning af maling m.m.. Det fremlagte budget for 2015 blev enstemmigt godkendt som nedenstående: Budgetforslag Resultatopgørelse 2015 Indtægter Aconto E/F-bidrag 4.697.000 Øvrige indtægter 105.000 Indtægter i alt 4.802.000 Udgifter Bidrag til grundejerforening m.m. 23.000 Forbrugsafgifter 1.465.000 Forsikringer og abonnementer 716.000 Renholdelse og vicevært 980.000 Administrationshonorar, DEAS A/S 293.000 Øvrige adm.omkostninger 237.000 Løbende vedligeholdelse 750.000 Større vedligeholdelsesarbejder 425.000 Udgifter i alt 4.889.000 Driftsresultat -87.000 2
5. Indkomne forslag. Der var fra Bjarne Thornholt fremsat forslag om etablering af en facebookgruppe, til brug for intern dialog mellem beboerne. Per Illum orienterede på bestyrelsens vegne om foreningens hjemmeside. Bestyrelsen opfatter hjemmesiden www.hørsholmpark.dk som sin informationsplatform, og har ingen intentioner om oprettelse af en facebookgruppe, men det står enhver frit for at oprette en sådan. Dirigenten spurgte forslagsstilleren, om forslaget skulle opfattes som et pålæg til bestyrelsen. Da dette ikke var tilfældet, kom forslaget ikke til afstemning. Bjarne Thornholt havde endvidere henstillet til beskæring af træer i området, der overstiger husets højde. Formanden redegjorde for træ- og planteplejen i Hørsholm Park. Formanden gav tilsagn om en udtynding af træerne, men ikke en nedskæring. Dirigenten konkluderede, at forslaget i den fremsatte form ikke var egnet til afstemning, hvorfor forslaget ikke kom til afstemning. 6. Valg af bestyrelsesformand for så vidt han er på valg. Punktet udgik, da formanden ikke var på valg i år. 7. Valg af bestyrelse. Der var genvalg til følgende: advokat Jan Christiansen på vegne af DIP og Henrik Grastrup Ram-Pedersen Herefter er bestyrelsen således sammensat: Flemming Lundahl (formand) (på valg i 2016) Bjørn Bogason (på valg i 2016) Torben Rohde (på valg i 2016) Henrik Grastrup Ram-Pedersen (på valg i 2017) Advokat Jan Christiansen (på valg i 2017) 8. Valg af suppleanter til bestyrelsen. Der var genvalg til følgende til Per Illum Suppleanterne er herefter følgende: Per Illum (på valg i 2017) Verner Søgaard (på valg i 2016) 9. Valg af revisor. Der var genvalg af BDO Statsautoriserede revisorer 10. Eventuelt. Der var spørgsmål om ekstrem regn. Formanden redegjorde for et møde med kommunens klimatilpasningsafdeling. Hørsholm Kommune påtænker ikke en udvidelse af kloaknettets dimensioner. Der vil blive lavet særlige afvandingsordninger af pludselig vandtilstrømning. Kommunen arbejder med planer om etablering af nyt parallelt rørsystem der føres mod Dronningedammen. 3
Ideen med vandskodder til opgangene er skrinlagt. Det vurderedes at der ville være problemer med logistikken, hvortil kom at prisen var høj; kr. 385.000 for 1 blok. Der var spørgsmål til kontrakten med YouSee. Bestyrelsen orienterede at aftalen med YouSee indbefatter, at antennesystemet i ejendommen tilhører YouSee, hvorfor foreningen er forpligtet til at aftage minimum grundpakken til alle lejligheder. Der vil formentlig ske store ændringer i de kommende år omkring den måde, vi modtager tv-signaler på. En forberedelse herpå er at tage antenneudgifterne ud af ejerforeningens drift. Der var spørgsmål til vinduesprojektets fremdrift, hvilke blev besvaret af projektleder Valdemar Liesk Hansen. Der var ønske om borde og bænke på det vestlige græsareal. Ved legepladsen er der borde. Der var spørgsmål til energiforbrug i opgange, herunder hoveddøres tætning, ventilation. Det er undersøgt at skifte belysningskilder i opgangene. Tilbagebetalingstiden for lang p.t. Spørgsmål til evt. isolering af loft i opgangene. I nr. 1 går døren mere på grund af vaskeriet. Bestyrelsen overvejer. Efterlysning af en grillplads. Det er en husordensbestemmelse, at der ikke må grilles i Hørsholm Park, hvorved det vil kræve en husordenændring, hvis der skal kunne gives tilladelse til grill. Der var spørgsmål til dørlåsen i nr. 8. Da ikke flere ønskede ordet, hævede dirigenten generalforsamlingen og takkede de fremmødte for en god og saglig debat. Generalforsamlingen blev afsluttet kl. 20.30. ------------------------------------------------------------------------- Dette referat er digitalt underskrevet (signeret) af generalforsamlingens dirigent og ejerforeningens formand ved brug af NemID. Signeringerne fremgår af dokumentets sidste side. 4
Aflæggelse af årsberetning for 2014. Hørsholm Park. Vi ønsker samlet i bestyrelsen, at der ser pænt og rent ud på terræn og i opgangene. Vi har fået mere fred og ro i området, efter vi fik sat låger op med lås og vejledende skilte. Vores dørtelefoner og adgangskontrollen har også givet mere tryghed. Alligevel blev jeg i vinter ringet op af en beboer, der havde set unge mennesker opholde sig i længere tid foran en opgang og pludselig begyndte at hive i en gadelampe. Da vedkommende råbte dem an, kom der en bil efter et par minutter og de kørte alle væk. Det giver mig anledning til nøje at indskærpe, at man ikke bør lukke ukendte personer ind i opgangene. Heller ikke, når der bliver sagt, at det er reklamer. Ud over vores eget låsesystem har vi et særligt system til omdelere af reklamer, som de kommer ind med. Så jeg beder jer alle så mindeligt om at værne om vores hoveddør og ikke lukke folk ind, som I ikke kender! I 2014 blev børnehaven i nr. 16 lukket ned. Ejeren af lokalerne var Danske civil- og akademiingeniørers Pensionskasse, i det følgende kaldet DIP. Til vores tilfredshed valgte DIP ikke at forsætte med at leje ud som erhvervslokale men solgte det til en entreprenør, som nu har etableret 4 nye lejligheder på boligarealet, to store og en lille lejlighed på 1. etage (dog uden altaner) og en mindre stuelejlighed med en terrasse. I stedet for mange gæsters gåen og kommen får vi nu 4 nye medlemmer af Ejerforeningen. DIP har samtidig tilbageleveret jordarealet til Ejerforeningen og givet et økonomisk bidrag til nedtagning af den slidte legeplads, etablering af græsplæne, stentrappe m.m. Der har også været et godt samarbejde med DIP vedr. faste regler for brug af terrassen til stuelejligheden. Vi siger mange tak til DIP for det konstruktive samarbejde og den økonomiske støtte. I 2015 skal vi have drænet dette nye område, sået græs, plantet lidt blomstrende buske og malet træhegnet. Det nye areal har givet et løft for både udsyn og brug for beboerne i nr. 13-16 i almindelighed og for hele Hørsholm Park i særdeleshed. Vi fik sidste år renoveret den sidste tagbelægning over nr. 6-7. En tilstandsvurdering over alle vores tage viser, at belægningen som minimum nu kan holde det næste 10-15 år med variation og måske længere. Så vi har gode tage både her og nu og fremover. I de sidste to vintre har vi haft snehegn sat op på parkeringspladsen. Men inden da havde en gammel saltskade ødelagt en del træer og buske. Vi har nu sat 10 nye træer op og genplantet mange nye, blomstrende buske i udskiftet jord. Det skal se pænt ud, når man kører ind på vores parkeringsplads! Ud for nr. 10-13 havde vi personer, som forcerede vores hæk ud til Skolestien ved flere lejligheder. Der er nu sat et kraftigt grønt hegn, som svarer til vores øvrige hegn. Når man går ned fra græsplænen fra nr. 10-16, så er der her et gelænder, som man kan støtte sig til. Af uforklarlige grunde har der aldrig været sådanne gelændere ved nedgangene fra plænen ved nr. 1-5. Det er der nu, så man også om vinteren kan komme sikkert op og ned. På opfordring har vi også sat et mindre jerngelænder op ved fortsættelsen af fortovet fra nr. 10-16 ud til Rungstedvej. Her er der tre trin, som enkelte ældre beboere var usikre ved i sne og is. Vi lytter og gør vores bedste til, at det er sikkert at færdes på området. Malerarbejdet er jo ændret meget efter beslutningen om nye vinduer. Men vinduerne på altanerne skal jo holdes vedlige. Det blev de sidste år mod vest ved nr. 10-16. I 2016 skal nr. 6-9 mod syd males, og i 2018 gælder det nr. 1-5 vest. Materielgården blev også malet i 2014. Til vores store overraskelse blev basketballbanerne og idrætspladsen ved Hørsholm Skole ud for nr. 10-16 pludselig med kort varsel gjort åben for offentligheden i sommerferien 2014. Vi gjorde indsigelser, skrev breve og stillede spørgsmål ved selve ideen og arbejdsgangen. Fra kommunens side er det et ønske om at give børn og unge mulighed for beskæftigelse i ferien. Det er vi naturligvis åbne over for, hvis det foregår i dagtimerne, svarende til skoledagene. Men vi er ikke glade, hvis der er støj og larm langt ud på aftenen om sommeren, når folk sidder på altanerne. Vi er i god kontakt med både Hørsholm Skole og kommunens Center for Dagtilbud og Skole. Der har været en række møder, hvor vi har påpeget, at hegnet skal være i orden. En skiltning om tider for brug af arealet vil også være en hjælp. Vi har i øvrigt en god 5
kontakt til kommunens SSP-konsulenter, der kan hjælpe til, hvis noget eskalerer. Vi får se, hvad erfaringerne fra den kommende sommer vil være. Men vi følger nøje udviklingen og har god og direkte kontakt med myndighederne. Vi har længe haft problemer med vores udelys, der stammer helt fra 1969. Lysarmaturet er forældet og bliver ulovligt om få år. Pærerne, som vi bruger, udgår af produktionen. Den øverste del af lamperne er revnet flere steder, så det kalder klart på en udskiftning. Vi har nøje afsøgt markedet og valgt en designkendt lampe med LED-belysning, der giver en besparelse af strømforbruget på helt op til 60 % i forhold til nu. Vi får tilmed installeret et modul, så lamperne kan give forskelligt lys til forskellige tider på stedet og individuelt lys lampe for lampe. Vi har afprøvet lampen tæt ved en af bygningerne og på p-pladsen til vores samlede tilfredshed. Når det gælder vores altanruder, så er der efterhånden sat mange lav-energiruder op rundt omkring på altanerne. Vi har jo henvist til den lokale glarmester J. Jensen & Søn, som har arbejdet til alles tilfredshed. Her og nu har vi optalt omkring 86 udskiftninger over de sidste par år. Dertil kommer måske udskiftninger af andre glarmestre, så godt og vel halvdelen af altanerne har i dag nye ruder. Termoruden i altandøren skal I ikke røre ved, for den udskiftes af fællesskabet, hvis den er i uorden. Alle disse nye og gamle ruder på altanerne og de nye vinduer, som sættes op, vil fremover alle tilhøre den ydre klimaskærm, som vi er fælles om at vedligeholde. Skulle der være nogen, der i de kommende år vil have udskiftet ruder i de to altanvinduer, så er jeg sikker på, at der kommer nye tilbud fra den omtalte glarmester, som man så kan hægte sig på. Udskiftningen af vinduer er i øjeblikket i fuld gang i Hørsholm Park. Vi sendte en fyldig information ud til jer i januar om, at budgettet for udskiftningen var faldet fra 16,3 millioner til 12 millioner. Det betød en væsentlig nedsættelse for prisen af det udførte arbejde. Det var for en gangs skyld rart, at noget blev billigere - og ikke dyrere! Det er så endt med, at 143 ejere kontant har indbetalt 8.944.00 kr., mens 53 ejere deltager i fælleslånet, som dermed får en hovedstol på 3.065.775 kr. inkl. bankens ekspeditionsgebyr på 10.000 kr., der alene dækkes af lånedeltagerne. Det vil sige, at omkring ¾ af ejerne har valgt at betale kontant for deres nye vinduer. Endeligt regnskab for de nye vinduer vil foreligge til efteråret 2015. Der har været mange opslag i opgangene, folk har fået direkte besked via postkasserne, og man får særskilt besked, når man står for tur til udskiftning. Vi har også sendt information ud om Praktisk hjælp ved nye vinduer. På den måde kan man få assistance hos vores maler- og tømmermester, der kender vores bygninger grundigt, og som vi har tillid til. Senest i sidste uge kom den grundige information om arbejdsprocesserne. Hvem gør hvad og hvornår? Efter en spæd start køres der for fuld tryk nu i denne uge. Det har været forsøgt fra vores og DEAS side at holde informationsniveauet højt hele tiden. Skulle der være spørgsmål af økonomisk eller praktisk art, så er vores administrator og projektledere til stede her i aften og kan give et svar efter min årsberetning. Jeg vil gerne her i aften sige tak til vores flittige vicevært Jørgen Kyhl. Han er effektiv, korrekt, fleksibel og venlig i sin daglige kontakt med os alle. Han er altid parat, når det sner eller noget helt uventet opstår. Og det gør der jo altid! Så har han tilmed humor, og det hjælper i et sådant mangesidet job. Til sidst vil jeg blot oplyse, at vi 2014 fik en ansøgning fra Hørsholm Skole om at bruge vores parkeringsplads til parkering af lærernes og forældrenes biler. Til det gav vi det klare svar, at vi desværre ikke kunne løse den problemstilling for hverken skolen eller kommunen. Hørsholm Park skal være et attraktivt og godt sted at bo midt i en stor, grøn park ikke langt fra bymidten, skoven og stranden. På generalforsamlingen, den 28. april 2015 Flemming Lundahl 6
Ny gadebelysning i Hørsholm Park i løbet af sommeren 2015 Den eksisterende gadebelysning, der består af 31 lamper af typen Albertslund er nedslidt og kan ikke tilpasses morgendagens krav til energirigtig LED belysning. Derfor gik vi på jagt, for at finde frem til en optimal og fremtidssikret grøn afløser. Blandt flere muligheder faldt valget på Louis Poulsens kvalitetsprodukt KIPP med 45w LED lyskilde, der sammenlignet med de eksisterende lamper svarer til en strømbesparelse på 50 % hvortil kommer yderligere besparelser via automatisk natsænkning. Vi kunne naturligvis også have valgt den nye Albertslund Mini; men dens design er stadigvæk midt 60 erne, hvorimod vi med den nye KIPP kommer op i nutiden og trods lampens moderne linier er helt i harmoni med vores bygninger og omgivelser i det hele taget. Spørgsmålet omkring tryghed og sikkerhed ved at færdes efter mørkets frembrud har været højt prioriteret og det har været væsentligt at få et moderne og fremtidssikret anlæg med god lyskomfort og farvegengivelse. KIPP n er nu opstillet i demo version ud for nr. 10. 7
Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift Underskrivernes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Flemming Lundahl Jakobsen formand På vegne af: Ejerforeningen Hørsholm Park Serienummer: PID:9208-2002-2-600574299626 IP: 131.164.141.213 05-05-2015 kl. 10:25:39 UTC Jan Rene Reipuert Christiansen dirigent På vegne af: Advokat Jan Christiansen Serienummer: PID:9208-2002-2-721775774872 IP: 212.242.145.82 05-05-2015 kl. 10:25:58 UTC Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <penneo@penneo.com>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: https://penneo.com/validate