Boligorganisationen Nygårdsparken Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 21. juni 2010 kl. 18.00 i selskabslokalet Højkær 41B REFERAT TIL OFFENTLIGGØRELSE Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 3 2 Godkendelse af referat... 3 3 Boligorganisationen Nygårdsparken... 3 3.1 Orientering fra formanden... 3 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 3 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer.... 4 3.4 Bestyrelsesforhold... 5 3.5 Boligorganisationen Nygårdsparken, årsregnskab... 5 3.6 Revisionsprotokol... 6 3.7 Bestyrelsens årsberetning... 6 3.8 Afdeling Nygårdsparken, årsregnskab... 6 3.9 Budgetopfølgning 2010 afdeling Nygårdsparken... 8 3.10 Personaleforhold...10 3.11 Orientering om driftsforhold...10 3.11.1 Godkendelse af indgåelse af rådgiverkontrakt med firma Wessberg angående 1. del af udskiftning af vandstrenge og faldstammer i højhusene...10 4 Forslag til repræsentantskabsmøde... 11 4.1 Valg af revisor...11 4.2 Nye vedtægter fra Domea...11 4.3 Nye vedtægter fra afdelingsbestyrelse...11 5 Ny lovgivning... 12 5.1 Fortrinsret for børnefamilier...12 5.2 Lejere på ekstern venteliste...12 5.3 Lejere på intern venteliste...13 5.4 Flerårigt ajourføringsgebyr...13 5.5 Fortrinsret for ungdoms- og ældreboligtagere...14 5.6 Fortrinsret ved brudt parforhold...14 5.7 Karenstid...15 6 Status på løbende sager... 15 6.1 Regninger fra Advodan og Lett advokatfirma...15 6.2 Regning fra Kuben Management...15 6.3 Tilsynssag vedrørende indkøb af terasseplanker...15 6.4 Klagenævnet for udbud...16 6.5 Klage indbragt for Advokatnævnet...16 7 Mødeplanlægning... 16 8 Eventuelt... 17 Side 1 af 17
Deltagere fra bestyrelsen: Jan Kollemorten, formand Anne Hartvig, næstformand Lars Borg (Stødte til mødet ved pkt. 3.8) Michael Buch Barnes Johnny Hansen (suppl.) Martin Hansen (suppl.) Afbud: Johnny Flindt Øvrige deltagere: Pia Christiansen, Domea Kristine Jacobsen, Domea Domea Boligcenter København, den 28. juni 2010 Side 2 af 17
1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkender dagsorden for mødet og eventuelle tillægspunkter. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Dagsorden godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 2. marts 2010. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referatet godkendt og underskrevet af bestyrelsesformanden. 3 Boligorganisationen Nygårdsparken 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Referat: Jan Kollemorten havde udarbejdet beretning til repræsentantskabet og omdelte denne. Michael Buch Barnes bemærkede, at det ville have været fordelagtigt om beretningen havde været sendt ud før mødet. Jan Kollemorten ville tilstræbe dette fremover. Der var herefter en kort pause, så deltagerne på mødet kunne læse beretningen igennem. Det blev kort drøftet, hvem der for nuværende er medlem af afdelingsbestyrelsen. Det bemærkedes, at enten organisationsbestyrelsens formand eller Domea skulle orienteres, hvis man ønskede at trække sig fra afdelingsbestyrelsen. Pia Christiansen sagde, at der fra Domeas side vil blive sendt forespørgsler direkte til de personer, der er tvivl om. Anne Hartvig gjorde opmærksom på, at beretningen ville blive fremlagt på vegne af hele bestyrelsen og ikke blot formanden. Efter en kort drøftelse var der bred enighed i bestyrelsen om, at beretningen i højere grad burde pege fremad og beskæftige sig mindre med fortidige stridigheder og klagesager. Det blev besluttet, at Domea giver beretningen en gennemskrivning. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Side 3 af 17
Orientering gives på mødet. Referat: Pia Christiansen gjorde opmærksom på, at der i denne organisation ikke var et udpeget medlem fra Domeas bestyrelse. Hun ville derfor sikre, at der fremover var en skriftlig orientering vedlagt den motiverede dagsorden. Jan Kollemorten forespurgte, om der er mulighed for at indstille på repræsentantskabsmødet, at organisationsbestyrelsen blev udvidet med et medlem af Domeas bestyrelse uden stemmeret. Dette vil blive bragt op på repræsentantskabsmødet. Pia Christiansen lovede at undersøge sagen. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Referat: Michael Buch Barnes orienterede om projekt Hotspot, hvor kommunens boligformænd samledes for nogle måneder siden og drøftede problemstillinger omkring unge med anden etnisk baggrund, der går og keder sig lidt. Der vil blive ansøgt om midler til mentorordning i et forsøg på at få disse unge væk fra gadeplan. Dog fremgår det af Integrationsministeriets hjemmeside, at kun Brøndby Strand har fået penge og altså ikke Brøndby Øster. Der er derfor ikke fra den side hjælp til at forebygge problemstillingen i fremtiden, hvilket Michael Buch Barnes fandt ærgerligt. Michael Buch Barnes havde dog fundet en ny pulje til forebyggelse af kriminalitet i almene boligområder, og opfordrede Domea til at kigge på det. Pia Christiansen bemærkede, at puljeansøgningen skulle bindes op på en ansat eller en person og ikke blot en organisationsbestyrelse. Jan Kollemorten anførte, at skulle man samarbejde med nogen, burde det være Rødovre. Johnny Hansen mente ikke, at der var problemer med bosiddende personer, men at det snarere er udefrakommende. Jan Kollemorten tilføjede, at der ikke specielt var unge med anden etnisk baggrund, der er problemer med. Michael Buch Barnes opfordrede til, at man overvejede, om det alligevel ikke var et område, man burde have forebyggende fokus på. Anne Hartvig mente, at der også var problemer med Nygårdsparkens egen unge, dog var de ikke de værste. Side 4 af 17
Bestyrelsen blev enige om at rette henvendelse til Brøndby Nord og forespørge om at lave et samarbejde med det socialpolitiske projekt Nordlyset, således at man ville kunne koble sig på et allerede etableret og konkret projekt, og søge midler ud fra det. Jan Kollemorten vil kontakte Lejerbo, der kører projektet, og bede om at få en projektbeskrivelse. 3.4 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valg af Valgt indtil Jan Kollemorten Formand Repræsentantskab 2011 Johnny Flindt Medlem Repræsentantskab 2011 Lars Borg Medlem Repræsentantskab 2010 Anne Hartvig Medlem Repræsentantskab 2010 Michael Buch Barnes Medlem Kommunen 2013 Johnny Hansen Suppleant Organisationsbestyrelsen 2010 Martin Hartvig Suppleant Organisationsbestyrelsen 2010 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Lars Borg, Anne Hartvig, Johnny Hansen og Martin Hartvig er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Referat: Lars Borg genopstiller ikke mens Anne Hartvig ønsker genvalg. Bestyrelsen tog orientering til efterretning. 3.5 Boligorganisationen Nygårdsparken, årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 1.1.2009 til 31.12.2009 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et driftsunderskud på kr. 196.767, der er overført til konto 805 - Arbejdskapital, der herefter udviser en saldo på kr. 1.280.268. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 2 til 3. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Pia Christiansen bemærkede, at der stadig fandtes en fornuftig arbejdskapital og var en fornuftig balance. Side 5 af 17
Jan Kollemorten bemærkede, at underskuddet skyldtes mange udgifter til juridisk bistand. Anne Hartvig forespurgte til 20.000 kr., der på sidste års budget blev øremærket og sat af på den sociale fond. Pia Christiansen ville undersøge, hvor de 20.000 kr. var blevet sat hen. Bestyrelsen godkendte regnskabet. 3.6 Revisionsprotokol Der er ikke fremsendt særskilt revisionsprotokol fra Lejerbo. Det indstilles, at bestyrelsen tager dette til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog dette til efterretning. Domea vil fortsat rykke Lejerbo for revisionsprotokol. 3.7 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 2 til 3 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Referat: Det bemærkedes, at dette er den økonomiske del af årsberetningen, hvor Jan Kollemorten har lavet den politiske. Regnskabet for 2009 er fremkommet på baggrund af afdelingsbestyrelsen og Alemnbos budgetlægning i 2008. Taget til efterretning. 3.8 Afdeling Nygårdsparken, årsregnskab Boligafdeling Nygårdsparkens årsregnskab for perioden 01.01.2009 til 31.12.2009 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et driftsunderskud på kr. 1.144.880, der er overført til konto 407 Underskud, der sammenlagt udviser en saldo på kr. 1.452.073. Dette underskud skal afvikles budgetmæssigt over højst 3 år. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet for afdeling Nygårdsparken. Referat: Pia Christiansen bemærkede som det første, at budgettet for de faste udgifter var ramt ved siden af. Udgifterne til ejendomsskatter var blevet over 300.000 kr. højere end budgetteret og selvom udgifterne til vandafgift, renovation og forsikringer hver især ikke overskred med så meget, havde de samlet været med til at bidrage til underskuddet. Side 6 af 17
Jan Kollemorten spurgte, om Domea ville komme ind over forsikringerne. Til dette svarede Pia Christiansen, at der er lavet et EU-udbud på området og hun ville få Domeas økonomidirektør til at henvende sig til forsikringsselskabet. Pia Christiansen bemærkede videre, at administrationsbidraget er mindre end budgetteret. Pia Christansen fortsatte med at redegøre for underskuddet, og påpegede videre, at konto 114, renholdelse, og konto 115, almindelig vedligeholdelse, under variable udgifter viste et stort underskud. Michael Buch Barnes udtrykte forundring over, at man havde ladet disse konti afvige så meget fra det budgetterede. Til dette måtte Pia Christiansen være svar skyldig, da det er sket før Domea overtog regnskabet. Lars Borg bemærkede, at budgettet for 2009 havde været et ringe styringsredskab for økonomien. Pia Christiansen spurgte bestyrelsen, om man havde kendskab til hvad vvs-anlæg i note 6 vedr. konto 115 dækkede over. Til dette svarede Jan Kollemorten, at det var en sag om nogle rør. Pia Christiansen spurgte videre, om bestyrelsen havde kendskab til, hvad el-anlæg i note 6 vedr. konto 115 dækkede over. Dette var bestyrelsen ikke klar over. Pia Christiansen påpegede med generel henvisning til årsregnskabet, at dette var resultatet, hvis man ikke udarbejder en ordentlig drift og vedligeholdelsesplan med afpassede henlæggelser. Der er i selskabet masser af henlæggelser, og også lidt træk på kontoen, men åbenbart ikke nok henlæggelser til det relevante. Michael Buch Barnes efterlyste en vedligeholdelsesplan ved sådanne beslutninger, så man kan se, hvad man har budgetteret med, også fremover. Pia Christiansen var usikker på, om Domea har modtaget en vedligeholdelsesplan. Lars Borg påpegede, at det er forkasteligt, at organisationsbestyrelsen ikke aner, hvad der er foregået med udarbejdelsen af budget på afdelingsmødet, og konstaterede, at underskuddet er meget beklageligt for afdelingen. Pia Christiansen nævnte, at man var i gang med at lave vedligeholdelsesplan med afdelingsbestyrelsen. Hertil bemærkede Jan Kollemorten, at der foreligger en rullende tiårsplan. Pia Christiansen henledte bestyrelsens opmærksomhed på konto 117, istandsættelse ved fraflytning (A-ordning). Budgettet for denne konto er ikke overskredet meget, men det er problematisk, at der ikke er penge opsparet til at dække fraflytningerne. Side 7 af 17
Derudover mente Pia Christiansen, at det var bekymrende at henlæggelserne på konto 120, planlagt og periodisk vedligeholdelse, er sat ned. Dette kunne dog være begrundet i, at man ønsker projekt om faldstammer sat i gang. Derudover kan der være sat penge af til fraflytningerne. Pia Christiansen afsluttede gennemgangen af budgettet at bede bestyrelsen tage stilling til det samlede underskud på 1.452.073 kr. på konto 407. Pia Christiansen mente, at afviklingen af underskuddet af rimelighedsgrunde burde ske over 5 i stedet for 3 år. Videre påpegede Pia Christiansen, at underskuddet ikke skyldtes umådeholdent forbrug, men slet og ret dårlig budgetlægning og hun opfordrede bestyrelsen til at drøfte, om organisationen skulle give tilskud til afdelingen for at få underskuddet bragt ned. Pia Christiansen måtte påpege overfor bestyrelsen, at det ville være bekymrende og grundlag for en tur i tilsynet, hvis man valgte at dræne organisationens arbejdskapital ved at dække det fulde underskud i afdelingen. Bestyrelsen var enig om, at den nuværende situation med stort underskud skulle understreges overfor beboerne, som særdeles alvorlig. Fremover vil det være nødvendigt at budgettere forsigtigt og at sikre, at budgettet bliver overholdt. Efter en længere drøftelse enedes bestyrelsen om at give et tilskud på 452.073 kr. til afdelingen, således at der stadig udestår et underskud på 1.000.000 kr., som afdelingen skal afvikle over 5 år. 3.9 Budgetopfølgning 2010 afdeling Nygårdsparken Status pr. 14. juni 2010 kan opgøres som følger: Budget Kontrol 137-1 : Boligorganisationen Nygårdsparken pr. 14-06-10 - Budget:01/2010 Realiseret Budget Afvigelse Budget KontoNr. Kontonavn år til dato år til dato år til dato hele året UDGIFTER Ordinære udgifter 101-105 Nettokapitaludgifter 372.099,93 604.500,00-232.400,07 1.209.000,00 Offentlige og andre faste udgifter 106-110 Skatter, afgifter og forsikringer 4.976.380,42 2.711.500,00 2.264.880,42 4.988.000,00 111 Afdelingens energiforbrug 232.573,56 371.500,02-138.926,46 965.000,00 112 Bidrag til boligorganisationen 453.096,00 748.500,00-295.404,00 1.606.000,00 113 Pligtmæssige bidrag til byggefonden 1.201.427,00 1.259.000,00-57.573,00 2.518.000,00 Offentlige og andre faste udgifter i alt 6.863.476,98 5.090.500,02 1.772.976,96 10.077.000,00 114-119 Variable udgifter 114 Renholdelse 858.086,38 1.186.500,00-328.413,62 2.373.000,00 115 Almindelig vedligeholdelse 867.135,58 1.050.000,00-182.864,42 2.100.000,00 Side 8 af 17
116 Planlagt vedligeholdelse 116.1-9 Planlagt vedligeholdelse 378.641,29 1.495.500,00-2.991.000,00 1.116.858,71 116.0* Heraf dækkes af tidligere henlæggelser 0,00-1.495.500,00 1.495.500,00-2.991.000,00 401* Forventet (ikke bogført) dækning -378.641,29 0,00-378.641,29 0,00 Planlagt vedligeholdelse i alt 0,00 0,00 0,00 0,00 117 Istandsættelse ved fraflytning m.v. Afholdte udgifter 387.901,23 0,00 387.901,23 0,00 Istandsættelse ved fraflytning i alt 387.901,23 0,00 387.901,23 0,00 118 Særlige aktiviteter 426.176,69 154.500,00 271.676,69 309.000,00 119 Diverse udgifter 50.121,24 95.499,96-45.378,72 191.000,00 Variable udgifter i alt 2.589.421,12 2.486.499,96 102.921,16 4.973.000,00 120 Henlæggelser 0,00 1.395.000,00-1.395.000,00 2.790.000,00 Samlede ordinære udgifter 9.824.998,03 9.576.499,98 248.498,05 19.049.000,00 125-139 Ekstraordinære udgifter 1.317.645,55 2.265.000,00-947.354,45 5.097.000,00 405* Forventet (ikke bogført) dækning af tab -28.642,74 0,00-28.642,74 0,00 UDGIFTER i alt 11.114.000,84 11.841.499,98-727.499,14 24.146.000,00 INDTÆGTER Ordinære indtægter 201 Boligafgifter og leje 11.676.666,00 11.725.500,06-48.834,06 23.451.000,00 202 Renter 44.132,77 6.500,00 37.632,77 13.000,00 Andre ordinære indtægter 203 Særlige aktiviteter 226.473,00 285.499,98-59.026,98 672.000,00 Ordinære indtægter i alt 11.947.271,77 12.017.500,04-70.228,27 24.136.000,00 204* Ekstraordinære indtægter 3.557,00 5.000,00-1.443,00 10.000,00 INDTÆGTER i alt 11.950.828,77 12.022.500,04-71.671,27 24.146.000,00 EGENKAPITAL (saldo) 401* Henl. planlagt/periodisk vedl. 5.161.032,48 401* Forventet (ikke bogført) forbrug -378.641,29 405* Henl. Tab ved lejeledighed 210.747,20 405* Forventet (ikke bogført) forbrug -28.642,74 407* Opsamlet underskud -1.452.072,67 EGENKAPITAL i alt 3.512.422,98 LIKVIDITET 307 Mellemregning selskab/domea 3.885.097,34 Det er pt. ikke muligt, som Domeas regnskabssystem er sat op, at trække en opgørelse med %-vise afvigelser vist. Side 9 af 17
Referat: Pia Christiansen anførte, at man skal være opmærksom på konto 114, Renholdelse, og konto 115, Almindelig vedligeholdelse, hvor der allerede er minus. Det er for nuværende ikke muligt at sige noget konkret om konto 117, Fraflytninger, men man skal generelt være opmærksom på den. 3.10 Personaleforhold Orientering gives på mødet. Referat: Orientering om en konkret sag med personfølsomt indhold e.l. 3.11 Orientering om driftsforhold Orientering gives på mødet. Referat: Pia Christiansen havde en tillægsdagsorden: 3.11.1Godkendelse af indgåelse af rådgiverkontrakt med firma Wessberg angående 1. del af udskiftning af vandstrenge og faldstammer i højhusene. Som bekendt er der store problemer med vandstrengene, faldstammer og vandlåsene i højhusene og det har i længere tid været planlagt, at der skulle ske en udskiftning af disse. Da Domea overtog administrationen i januar 2010, var dette et af de punkter der, efter ønske fra afdelingsbestyrelsen, blev fremmet. Wessberg har udarbejdet et dispositionsforslag, hvor opgaven er delt i 2 områder. 1. Udarbejdelse af projekt og udbudsmateriale. 2. udsendelse af udbud, hjemtagning af bud og udvælgelse samt gennemførelse af projektet. For at spare tid, har bestyrelsen godkendt og indstiller til, at 1. del går igang nu, således at projektet er klar til at sende i bud, når hele projektet og den deraf følgende huslejestigning har været forelagt og godkendt på afdelingsmødet i september. Udgiften til rådgiverhonorar på 1. del er 480.000 kr. Denne udgift vil blive tillagt det samlede projekt og indgå i optagelse af lån til projektet. Såfremt afdelingsmødet, mod forventning, ikke godkender projektet og den deraf følgende huslejestigning, vil udgiften skulle afholdes af afdelingen eller organisationen. Side 10 af 17
For ikke at sinke projektet unødigt, indstilles det til godkendelse at 1. del af projektet iværksættes nu, således at projektbeskrivelse, undersøgelser og udbudsmateriale kan være klar til september 2010. Pia Christiansen ønskede organisationsbestyrelsens tilsagn om, dels at projektet skal startes op, dels at man ville dække udgiften på 480.000 kr. fra dispositionsfonden, hvis forslaget faldt på afdelingsmødet. Efter en kort drøftelse gav organisationsbestyrelsen tilsagn. Fuldt projekt bliver fremlagt på afdelingsbestyrelsesmødet. 4 Forslag til repræsentantskabsmøde 4.1 Valg af revisor BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskab er Domeas faste samarbejdspartner med henblik på revision af boligorganisationerne. BDO vandt seneste udbud af opgaven på prisbillighed og kender tillige arbejdsgangene omkring opgaven. Standardpriserne i Domeas ydelseskatalog forudsætter således, at Domeas faste samarbejdspartner vælges som revisor. Det indstilles, at bestyrelsen godkender forslaget om at indstille BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskab til nyvalg som revisor, hvorefter dette udsendes til repræsentantskabet som indkommet forslag. Referat: Godkendt. 4.2 Nye vedtægter fra Domea På baggrund af lov nr. 208 om nye regler for almene boligselskaber pr. 1. januar 2010 og Socialministeriets bekendtgørelse nr. 506 af 10. maj 2010 om ændring af bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. har Domea udarbejdet vedlagte forslag til vedtægtsrevision. Alle tilføjelser/ændringer er markeret med rød skrift. Det indstilles til bestyrelsen at godkende forslaget til reviderede vedtægter, der herefter udsendes til repræsentantskabet som indkommet forslag. Referat: Godkendt 4.3 Nye vedtægter fra afdelingsbestyrelse Der er indkommet et forslag til repræsentantskabsmødet fra Henning Bergenholz vedr. ændringer af vedtægter. Forslaget indeholder en række konkrete ændringsforslag. Orientering vil blive givet på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Side 11 af 17
Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Domea vil til repræsentantskabsmødet udarbejde en juridisk vurdering af forslaget. 5 Ny lovgivning 5.1 Fortrinsret for børnefamilier Fortrinsretten for familier med børn til boliger med 3 eller flere rum bortfalder med virkning fra den 1. juni 2010. Det kræver en aftale mellem kommunen og den enkelte boligorganisation, hvis fortrinsretten også skal gælde efter denne dato jf. bekendtgørelsens 4. Reglen gælder således kun indtil 1. juni 2010 - med mindre andet aftales forinden jf. bekendtgørelsens 40, stk. 3. Det er et politisk ønske at gøre det nemt for alle grupper af boligsøgende også husstande uden børn - at efterspørge også de større almene boliger. I en række områder af Danmark er der ikke mangel på boliger til børnefamilier, og i nogle tilfælde står gode og rummelige boliger faktisk tomme i en periode. For at øge boligorganisationernes konkurrenceevne, kan det være en god idé at åbne alle selskabets boliger for alle typer af husstande, som har lyst og råd til at betale for de større boliger. Mange steder er dette allerede ændret i forbindelse med de fleksible udlejningsregler. Det indstilles til bestyrelsen at tage de nye regler til efterretning. Referat: Taget til efterretning. 5.2 Lejere på ekstern venteliste Grundreglen om anciennitet og udlejning jf. bekendtgørelsens 3, stk. 5 lyder således: Når en boligsøgende indgår aftale om leje af en bolig, slettes den pågældende på ventelisten og den oparbejdede anciennitet bortfalder. Med de nye regler åbnes der nu mulighed for, at boligorganisationen kan træffe beslutninger om anciennitet for lejere, der står opnoteret på den almindelige (eksterne) venteliste: Boligorganisationen kan beslutte, at personer, der indgår en lejeaftale, fortsat kan stå på den almindelige (eksterne) venteliste og bevare ancienniteten herpå (Bekendtgørelsens 3, stk. 6). Bestemmelsen giver mulighed for, at en lejer, der evt. senere fraflytter selskabet, kan bevare sin anciennitet til en senere ansøgning om ny bolig i selskabet. I modsætning til opnoteringer på oprykningslisten (den interne venteliste), hvor opnoteringen slettes/bortfalder hvis man fraflytter selskabet. Bestemmelsen gælder allerede, men træder først i kraft for nye lejeaftalers indgåelse, når boligorganisationen har truffet beslutning om dette. Hvis/når en sådan beslutning træffes gælder nedenstående: Side 12 af 17
Boligorganisationen skal informere lejer skriftligt (i praksis vil lejer få tilsendt et spørgeskema herom sammen med den nye lejekontrakt fra administrationen) Betingelser: Lejeren skal meddele ønske om at blive på ventelisten senest 8 dage efter lejeaftalens indgåelse (i praksis returnere spørgeskema til administrationen indenfor tidsfristen med positiv tilkendegivelse af ønsket om fortsat at stå på ventelisten) Lejeren skal betale et årligt ajourføringsgebyr En beslutning gælder første gang i 5 år og derefter i 10 år. Bekendtgørelsens 3, stk. 8. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om, hvorvidt lejere fortsat kan stå på den almindelige (eksterne) venteliste og bevare ancienniteten herpå. Referat: Punktet vurderes irrelevant pga. kommunal anvisning, så sprunget over. 5.3 Lejere på intern venteliste Boligorganisationen kan beslutte, at lejere, der står på den almindelige (eksterne) venteliste, kan få anciennitet på oprykningslisten (den interne venteliste) fra det tidspunkt, hvor de er opnoteret på den almindelige (eksterne) venteliste (Bekendtgørelsens 9, stk. 3-6). Boligorganisationen kan således beslutte, at lejere, der står på den almindelige (eksterne) venteliste - hvis de ønsker at blive opnoteret på oprykningslisten (den interne venteliste) kan få anciennitet fra det tidspunkt, hvor de blev opnoteret på den almindelige (eksterne) venteliste. Reglen gælder for lejere, der står på den almindelige venteliste på beslutningstidspunktet og herefter. Bekendtgørelsens 9, stk. 3. Lejere, der allerede ved beslutningens ikrafttræden står på oprykningslisten (den interne venteliste) har dog stadig fortrinsret. Bekendtgørelsens 9, stk. 4. Denne beslutning kan betyde væsentlige ændringer af den hidtidige oprykningsorden, og boligorganisationen skal derfor senest 4 uger efter beslutningen orientere lejerne herom samt om deres rettigheder. Der skal betales opnoterings- og ajourføringsgebyr for at stå på begge ventelister, og lejere - der fremover måske i længere tid har betalt for at stå på oprykningslisten (den interne venteliste) - kan måske komme til at føle sig snydt, hvis deres anciennitet til en intern bolig kan ændres drastisk, når en lejer fra den almindelige venteliste pludselig også er i betragtning måske endda foran. Det indstilles derfor til bestyrelsen at denne mulighed ikke tages i betragtning. Referat: Punktet vurderes irrelevant pga. kommunal anvisning, så sprunget over. 5.4 Flerårigt ajourføringsgebyr Side 13 af 17
Som nævnt ovenfor skal der fra den 1. januar 2010 betales såvel opnoterings- som ajourføringsgebyr for at stå på både den almindelige (eksterne) venteliste og oprykningslisten (den interne venteliste). Ved manglende betaling af ajourføringsgebyr inden 6 uger fra forfald slettes opnoteringen og ancienniteten bortfalder. Bekendtgørelsens 3, stk. 3. Der kan med den boligsøgende aftales et flerårigt ajourføringsgebyr for at stå på ventelisterne dog højst 5 års forudbetaling (Bekendtgørelsens 3, stk. 3 og 9). Løbende hver måned fremsender administrationen opkrævninger vedrørende opnoteringsgebyrer i god tid til de boligsøgende, der nærmer sig udløbet af den betalte opnoteringsperiode. Der fremsendes enten indbetalingskort eller PBS-opkrævning. Senest 2 uger før udløbet af 6 ugers fristen fra forfaldsdato, fremsendes reminder om betaling til de boligsøgende, der endnu ikke har betalt - således at eventuelle forglemmelser ikke uden videre medfører sletning på ventelisterne. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Punktet vurderes irrelevant pga. kommunal anvisning, så sprunget over. 5.5 Fortrinsret for ungdoms- og ældreboligtagere Boligorganisationen beslutter fortsat selv, om fortrinsret efter 7 i udlejningsbekendtgørelsen (oprykningsretten) ikke skal gælde for lejere i ungdomsboliger og lejere i ældreboliger. Såfremt boligorganisationen ikke har truffet eller træffer beslutning herom gælder fortrinsretten for lejere i ungdomsboliger og ældreboliger. Reglen blev indført pr. 1. april 1992 da der dengang med baggrund i et udvalgsarbejde mellem Boligministeriet, kommunerne og Boligselskabernes Landsforening blev ændret en del i udlejningsbekendtgørelsen, og mange boligorganisationer har derfor allerede truffet beslutning herom. Det nye regelsæt er imidlertid en god anledning til, at genoverveje dette. Det indstilles til bestyrelsen at beslutte, om fortrinsret efter 7 gælder for lejere i ungdomsboliger og lejere i ældreboliger. Referat: Punktet vurderes irrelevant pga. kommunal anvisning, så sprunget over. 5.6 Fortrinsret ved brudt parforhold Boligorganisationen beslutter fortsat selv, om fortrinsretten i forbindelse med brudt parforhold skal være gældende (jf. udlejningsbekendtgørelsens 8). Reglen om fortrinsret i forbindelse med separation, skilsmisse eller brudt parforhold indebærer fortrinsret til ledige boliger i boligorganisationens afdelinger i den pågældende kommune i op til 1 år, under iagttagelse af en evt. aftale om børnefamiliers fortrinsret til boliger med 3 eller flere beboelsesrum. Fortrinsretten forudsætter, at ansøgerens barn/børn under 18 år fortsat bor hos den anden af forældrene i en af boligorganisationens afdelinger i kommunen. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om, at fortrinsretten i forbindelse med brudt parforhold skal være gældende. Side 14 af 17
Referat: Fortrinsretten skal være gældende. 5.7 Karenstid Boligorganisationen beslutter fortsat selv, om der skal være karenstid på fortrinsretten på oprykningslisten / den interne venteliste (jf. udlejningsbekendtgørelsens 8). Boligorganisationen kan beslutte, at der skal være op til 2 års karenstid at man har boet i sin bolig i op til 2 år før man kan få fortrinsret til en anden bolig i boligorganisationen. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om en karensperiode på op til 2 år på fortrinsretten på oprykningslisten (den interne venteliste). Referat: Karenstid på 2 år vedtaget. 6 Status på løbende sager 6.1 Regninger fra Advodan og Lett advokatfirma Advodan har d. 18. maj rykket for betaling af arbejdet udført for afdelingsbestyrelsen v/ Henning Bergenholz i 2009. Lett Advokatfirma har efterfølgende skrevet tilbage med henvisning til Beboerklagenævnets afgørelse om, at beslutninger truffet på mødet d. 4. januar 2010 ikke er gyldige og udbedt sig svar på brev af 15. april. Lett Advokatfirma har fremsendt en faktura på 50.000 á conto for deres ydelser for boligorganisationen siden sidste regning. Referat: Taget til efterretning. Bestyrelsen ser tiden an indtil advokatnævnet har talt. 6.2 Regning fra Kuben Management Det er nu aftalt med Kuben Management at der deles halv skade på regningen, således at beløbet til betaling udgør kr. 18.175. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6.3 Tilsynssag vedrørende indkøb af terasseplanker Der er d. 17. marts kommet svar fra Brøndby Kommune, Tilsynet med almene boliger, vedlagt som bilag. Side 15 af 17
Tilsynet finder ikke hjemmel til, at en afdelingsbestyrelse på egen hånd indgår aftaler eller handler med tredjemand udenom organisationsbestyrelsen eller dennes daglige professionelle stedfortræder. Grundet sagens særlige omstændigheder, herunder det oplyste, finder Brøndby Kommune ikke anledning til at foretage sig yderligere i sagen. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 6.4 Klagenævnet for udbud Klagenævnet for Udbud har d. 24. marts 2010 afsagt kendelse i sagen Almenbo a.m.b.a. mod Boligorganisationen Nygårdsparken, afgørelsen er vedlagt som bilag. Klagenævnet når frem til, at Boligorganisationen Nygårdsparken ikke kan løfte bevisbyrden for, at Lejerbo ikke har haft konkurrencemæssig fordel, men at der ikke er handlet i strid med ligebehandlingsprincippet i udbudskriterierne, samt at udbuddet ikke skal annulleres. Dog skal Boligorganisationen Nygårdsparken betale kr. 10.000 i sagsomkostninger til Almenbo a.m.b.a. Referat: Orienteringen blev taget til efterretning. 6.5 Klage indbragt for Advokatnævnet Advokatnævnet har den 10. juni 2010 fremsendt brev til Jan Kollemorten om at afgørelsen i sagen Klage over advokat Torben Thomasen på vegne af Boligorganisationen Nygårdsparken v/ Jan Axel Kollemorten er udsat i yderligere tre måneder. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 7 Mødeplanlægning To bestyrelsesmedlemmer og begge suppleanter er på valg ved det snarlige repræsentantskabsmøde. Det vil derfor være praktisk i første omgang blot at aftale det næste møde derefter og lade den langsigtede mødeplanlægning vente til dette møde. Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger mødedato, -tid og -sted for næstkommende møde. Referat: Det blev besluttet at afvente mødeplanlægning til efter bestyrelsen har konstitueret sig efter repræsentantskabsmødet. Side 16 af 17
8 Eventuelt Side 17 af 17