Juni 2016 Gældende for skoleåret 2016/2017 Administrationsgrundlag for Ansættelsesregistret
0. Indledning... 3 1. Lov- og retsgrundlag... 3 2. Ansættelsesregistret formål... 4 3. Område... 4 4. Skolens opgaver vedrørende Ansættelsesregistret... 4 4.1. For månedslønnede ansatte efter læreroverenskomsten skal der være oprettet et skema... 4 4.2. Ansættelsesskemaer skal ajourføres pr. 30. april... 4 4.3. Ansættelsesskemaer skal ajourføres, inden der ansøges om vikartilskud... 5 4.4. Orientering om registreringen... 5 4.5. Anciennitetsberegning ved ansættelsens start... 5 5. Ajourføring af Ansættelsesregistret... 5 5.1. Ajourføring af skoleledere, viceinspektører, afdelingsledere, lærere og børnehaveklasseledere.... 5 5.1.1. Et skema for hver skoleleder, viceinspektør, afdelingsleder, lærer og børnehaveklasseleder.... 5 5.1.2. Ajourføring af Basisoplysninger... 5 5.1.3. Ajourføring af Beskæftigelsesperioder... 5 5.1.4. Lønanciennitet i ansættelsen... 6 5.1.5. Ajourføring af løndele... 6 5.2. Ajourføring af Andre personalegrupper.... 6 5.3. Indtastning af oplysninger for ansatte ved kombinerede skoler... 7 2
0. Indledning Dette dokument er administrationsgrundlaget for Fordelingssekretariatets ansættelsesregister Ansættelsesregistret. I administrationsgrundlaget beskrives på overordnet niveau de regler og bestemmelser, der knytter sig til administrationen og anvendelsen af Ansættelsesregistret. Administrationsgrundlaget kan ikke ændres uden bestyrelsens godkendelse. I forlængelse af administrationsgrundlaget er udarbejdet en detaljeret brugervejledning. Administrationsgrundlaget og brugervejledningen suppleres af Fordelingssekretariatets nyhedsbrev ServiceNyt, som udover servicemeddelelser, løbende information og vejledning også kan indeholde meddelelser med retsvirkning for skolerne, f.eks. procedureændringer, ændringer af administrationsgrundlag, ændringer i praksis m.v. Administrationsgrundlaget er gældende fra 1. august 2014. 1. Lov- og retsgrundlag Vedrørende registrering af oplysninger for ledere, lærere og børnehaveklasseledere Ifølge 11 i Friskoleloven kan Undervisningsministeren tillægge Fordelingssekretariatet yderligere opgaver af administrativ karakter på de frie grundskolers område. Ifølge 2 i Fordelingssekretariatets vedtægter varetager Fordelingssekretariatet en række opgaver af administrativ karakter på de frie grundskolers område, som Undervisningsministeriet har henlagt til Fordelingssekretariatet. Ifølge Bilag 1 til Fordelingssekretariatets vedtægter er en af Fordelingssekretariatets opgaver Drift og vedligeholdelse af et lærerregister over samtlige ledere mv., lærere og børnehaveklasseledere ved friskoler og private grundskoler. Vedrørende stamdata til Fordelingssekretariatets vikartilskudssystem Fra Friskoleloven: 11, stk. 1, pkt. 5. Af driftstilskudsbevillingen, jf. 10, fastsættes på finansloven 3) Et særligt tilskud til vikarudgifter, sygeundervisning, lærernes kursusdeltagelse, herunder efteruddannelse, og særlige lærerlønudgifter. Stk. 3. Undervisningsministeren kan bestemme, at tilskuddene efter stk. 1, nr. 5, fordeles mellem skolerne af den selvejende institution Fordelingssekretariatet for friskoler og private grundskoler, hvis vedtægter godkendes af Undervisningsministeren. Fordelingssekretariatet kan fra skolerne indhente de oplysninger, der er nødvendige for varetagelsen af dets opgaver i henhold til 1. og 3. pkt. 3
2. Ansættelsesregistret formål Ansættelsesregistrets hovedformål er at modtage, lagre, behandle og udtrække løn-, ansættelses- og arbejdstidsoplysninger for skoleledere, viceskoleinspektører, afdelingsledere, afdelingsinspektører, viceafdelingsinspektører, børnehaveklasseledere og lærere ved frie grundskoler. Registrets og behandlingens formål er herudover at udarbejde statistik om løn-, ansættelses- og arbejdstidsforhold samt at tilvejebringe stamdata til Fordelingssekretariatets vikartilskudssystem. Der udarbejdes en årlig statistik til Finansministeriet, som indeholder personoplysninger. Øvrige statistikker udarbejdes i anonymiseret form enten som skræddersyede statistikker til Finansministeriet, Undervisningsministeriet, skoleforeninger og Frie Skolers Lærerforening eller som generelle statistikker til skolerne o.a. En detaljeret beskrivelse af formål med og omfang af registreringen og databehandlingen i Ansættelsesregistret findes i registerforskriften ( Registerbeskrivelse for Ansættelsesregistret ), som kan ses på www.fordelingssekretariatet.dk. 3. Område Ansættelsesregistret indeholder person-, ansættelses-, løn- og arbejdstidsoplysninger for følgende personalekategorier ved tilskudsberettigede frie grundskoler: Skoleledere, viceskoleinspektører, afdelingsledere, afdelingsinspektører, viceafdelingsinspektører, børnehaveklasseledere, lærere og timelønnede lærervikarer Ansættelsesregistret indeholder person-, ansættelses- og arbejdstidsoplysninger for følgende personalekategorier ved tilskudsberettigede frie grundskoler: Pædagogisk og teknisk/administrativt personale. 4. Skolens opgaver vedrørende Ansættelsesregistret 4.1. For månedslønnede ansatte efter læreroverenskomsten skal der være oprettet et skema Skolen skal oprette et skema for hver skoleleder, viceskoleinspektør, afdelingsleder, afdelingsinspektør, viceafdelingsinspektør, børnehaveklasseleder og lærer. Har en ansat flere ansættelser på skolen (f.eks. som lærer og børnehaveklasseleder), skal der oprettes et skema for hver ansættelse. For nyansatte skal skemaet oprettes ved ansættelsen. 4.2. Ansættelsesskemaer skal ajourføres pr. 30. april Skolen skal årligt pr. 30. april ajourføre ansættelsesskemaerne og indberette løndele med henblik på udtræk til forhandlingsstatistik. Det gælder for skoleledere, viceinspektører, afdelingsledere, afdelingsinspektør, viceafdelingsinspektør, lærere og børnehaveklasseledere, som er ansat pr. 30. april og for timelønnede lærervikarer, som har været ansat indenfor perioden fra 1. maj året før til 30. april i det aktuelle år. 4
Senest den 30. september i det aktuelle år skal skolen indsende erklæring, hvorpå skolens leder, bestyrelsesformand og revisor attesterer, at skolens indberetning af løn pr. 30. april er korrekt. Formålet med at indhente revisorerklæringer fra skolerne er dels at vurdere den samlede lønindberetnings pålidelighed dels at medvirke til, at skolernes fremtidige indberetninger bliver korrekte. 4.3. Ansættelsesskemaer skal ajourføres, inden der ansøges om vikartilskud Inden der ansøges om vikartilskud, skal skolen ajourføre ansættelsesskemaer for de ansatte, der indberettes som fraværende eller vikarer. 4.4. Orientering om registreringen Skolen skal orientere den ansatte om dataregistreringen i Ansættelsesregistret. Til det formål har Fordelingssekretariatet udarbejdet en orientering om dataregistreringen, som skolen kan bruge til at orientere de ansatte. Meningen er, at orienteringen udleveres ved ansættelsens start. Orienteringen findes på www.fordelingssekretariatet.dk. Den skal ikke indsendes til Fordelingssekretariatet. 4.5. Anciennitetsberegning ved ansættelsens start Ved ansættelse af lærere og børnehaveklasseledere skal skolen beregne den ansattes lønanciennitet og udfylde lønanciennitetsdatoen ved ansættelsens start. Skolen kan enten vælge selv at beregne lønancienniteten og indtaste lønanciennitetsdatoen på ansættelsesskemaet i fanebladet Beskæftigelsesperioder, eller skolen kan vælge at beregne lønancienniteten ved at indtaste tidligere ansættelser i fanebladet Lønanciennitet, hvorefter lønanciennitetsdatoen automatisk udfyldes. 5. Ajourføring af Ansættelsesregistret 5.1. Ajourføring af skoleledere, viceinspektører, afdelingsledere, lærere og børnehaveklasseledere. 5.1.1. Et skema for hver skoleleder, viceinspektør, afdelingsleder, lærer og børnehaveklasseleder. Skolen skal oprette et skema for hver skoleleder, viceskoleinspektør, afdelingsleder, afdelingsinspektør, viceafdelingsinspektør, børnehaveklasseleder og lærer. Har en ansat flere ansættelser på skolen (f.eks. som lærer og børnehaveklasseleder), skal der oprettes et skema for hver ansættelse. For nyansatte skal skemaet oprettes ved ansættelsen. 5.1.2. Ajourføring af Basisoplysninger Ved fratræden skal der indtastes slutdato for ansættelsen. Ansættelsesregistret er historisk og indeholder ansættelser også fra tidligere skoleår. Fratrådte lærere skal derfor ikke slettes. 5.1.3. Ajourføring af Beskæftigelsesperioder Oplysningerne om beskæftigelsesgrad, perioder som konstitueret, orlovsperioder, arbejdsmarkedsordning og pensionskasse skal som udgangspunkt kun ajourføres én gang årligt (pr. 30. april). 5
Oplysningerne skal dog være ajourført, hvis læreren anvendes som fraværende eller vikar i vikartilskudssystemet, og hvis skolen løbende ønsker at anvende Ansættelsesregistret til at holde styr på anciennitetsoptjening og løntrin for lærere og børnehaveklasseledere. Ved ændringer i beskæftigelsesgrad, perioder som konstitueret, orlovsperioder, arbejdsmarkedsordning og pensionskasse skal der oprettes en ny periode. Oplysninger om tidligere perioder skal ikke slettes eller overskrives. For ansatte i flexjob skal den lønnede beskæftigelsesgrad indtastes. 5.1.4. Lønanciennitet i ansættelsen For lærere og børnehaveklasseledere skal lønanciennitetsdatoen ved ansættelsens start indtastes eller beregnes ved at indtaste tidligere ansættelser. Herefter beregner ansættelsesregistret ud fra lønanciennitetsdatoen ved ansættelsens start og den anciennitetsgivende beskæftigelsesgrad: Løntrin, forventet dato for næste stigning og næste trin. For at ansættelsesregistret kan beregne datoen for stigning til næste basisløntrin skal skolen sørge for at ajourføre ansættelsesskemaet, hvis der er ændringer i beskæftigelsesgrad eller orlovsperioder, fordi optjening af lønanciennitet afhænger af beskæftigelsesgraden, og fordi nogle orlovstyper ikke er anciennitetsgivende. Hvis en ansat samtidig har anciennitetsgivende ansættelse uden for den frie grundskole (f.eks. på en efterskole), skal beskæftigelsesgraden på den anden skole indtastes i feltet BG udenfor FG. Ansættelsesregistret medregner beskæftigelsesgraden på den anden skole i den anciennitetsgivende beskæftigelsesgrad. 5.1.5. Ajourføring af løndele Løndelene skal ajourføres én gang årligt pr. 30. april. Når Fordelingssekretariatet har åbnet for indberetning af løndele, får skolerne oplysning om indberetningsfristen samt en detaljeret indberetningsvejledning. Når løndelene er indberettet, skal skolen bekræfte det ved på Liste over ansættelser at vælge Lønelementer ajourført. 5.2. Ajourføring af Andre personalegrupper. Andre Personalegrupper (Pædagogisk og teknisk/administrativt personale) skal oprettes i ansættelsesregistret, og oplysningerne skal være ajourført, når de ansatte anvendes som fraværende eller vikarer i vikartilskudssystemet. For timelønnede Andre personalegrupper skal der kun indtastes Basisoplysninger, dvs. navn, initialer, cpr-nr., stilling, startdato og slutdato. For fastlønnede Andre personalegrupper skal der desuden indtastes beskæftigelsesgrad og eventuelle oplysninger om arbejdsmarkedsordning og orlov. 6
5.3. Indtastning af oplysninger for ansatte ved kombinerede skoler Ledere på kombinerede skoler med ledelsesansvar for den samlede institution dvs. forstandere og viceforstandere på kombinerede fri- og efterskoler og rektorer og vicerektorer på gymnasier med grundskoleafdeling skal registreres i Ansættelsesregistret, hvis der ikke er ansat en daglig leder af den frie grundskole. På ansættelsen skal der registreres den beskæftigelsesgrad, der svarer til omfanget af beskæftigelsen i den frie grundskole. For lærere og andre personalegrupper, hvor ansættelsen omfatter både den frie grundskole og efterskole/gymnasium/børnehave, skal beskæftigelsesgraden i den frie grundskole indtastes i feltet BG i Ansæt. Beskæftigelsesgraden i efterskole/gymnasium/børnehave skal indtastes i feltet BG uden for FG (lærere) og BG Efs/Gym/Bh (øvrige ansatte). Øvrige oplysninger om ansættelsen i efterskole/gymnasium/børnehave skal ikke registreres i Ansættelsesregistret. Ansatte, der kun har opgaver i efterskole/gymnasium/børnehave, skal ikke oprettes i Ansættelsesregistret. Hvis de fungerer som vikarer i enkeltstående timer i den frie grundskole, skal de oprettes i Ansættelsesregistret som timelønnede vikarer. 7