Udbud af brandsikringsanlæg m.v. Service eftersyn og vedligehold Kontraktudkast Center for Ejendomme og Intern Service Høje Taastrup Kommune Bygden 2 2630 Taastrup Dato. 16-03-2010 Dok nr. 257 0049 Journal nr. 82.00.00
Indhold Side Kontraktudkast 3 1. Parterne 3 2. Kontraktgrundlag 3 3. Kontraktens omfang 3 4. Kontakt mellem parterne 4 5. Kontraktperiode 4 6. Priser 4 7. Prisregulering. 4 8. Bestilling 4 9. Leveringsbetingelser 5 10. Fakturering 5 11. Betaling 5 12. Bonus, gebyrer m.v. 6 13. Procesoptimering 6 14. Overdragelse af kontrakt 6 15. Overdragelse af fordringer 6 16. Misligholdelse 6 17. Force majeure 7 18. Erstatning og forsikring 7 19. Tvist 8 20. Kontraktændringer 8 21. Tavshedspligt 8 22. Offentliggørelse af kontrakten 8 23. Aktindsigt 8 Side 2 af 9
Kontraktudkast Kontrakt nr. 10.11.2009 vedr. registrering af kommunens nuværende brandsikringsanlæg m.v. her under registrering af slangevinder, el-attest og nød og panik belysning. Levering af årlige serviceeftersyn og reparation af brandsikringsanlæg m.v. 1. Parterne Høje-Taastrup Kommune Center for Ejendomme og Intern Service (CEIS) Bygaden 2 2630 Taastrup Kontaktperson: Allan Solberg Tlf.: 4359 1229, e- mail: allanso@htk.dk (i det følgende kaldet ordregiver) og Firma Adresse Postnr. By. (i det følgende kaldet kontrakthaver). 2. Kontraktgrundlag Kontrakten beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtelser og rettigheder således, at kontrakten samt det af ordregiver udarbejdede udbudsmateriale med bilag og kontrakthavers tilbud af den xx-xx-2010 udgør det samlede kontraktmateriale. 3. Kontraktens omfang Kontrakten omfatter levering af følgende: Kortlægning af kommunens nuværende brandtekniske anlæg m.v. her under registrering af slangevindere, el-attest og nød og panik belysning. Levering af årlige serviceeftersyn og reparation af brandtekniske anlæg m.v. Side 3 af 9
4. Kontakt mellem parterne Parterne udpeger umiddelbart efter kontraktens underskrift hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. 5. Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den 01-01-2010 til og med den 31-12-2012 med option på forlængelse i op til 2 gange 12 måneder. Kontrakten kan ved skriftligt varsel på 6 måneder til kontrakthaver forlænges med op til 2 gange 12 måneder. Ordregiver skal senest den 30-06-2012 give kontrakthaver besked, om man ønsker at gøre brug af optionen og længden heraf. Ved udløbet af den oprindelige kontraktperiode eller eventuelle optionsperioder ophører kontrakten uden yderligere varsel. 6. Priser Priserne, som er angivet eksklusiv moms i danske kroner i kontrakthavers tilbud af den xx-xx-2010, kan ikke reguleres det første løbe år. 7. Prisregulering. De tilbudte priser er faste som ovenfor anført. Priserne kan reguleres engang årligt og første gang et år efter kontraktens opstartstidspunkt i henhold til Nettoprisindekset på baggrund af indeksets fremskrivning fra 2 måneder før kontraktens opstartstidspunk, til tilsvarende måned året efter. Såfremt ordregiver udnytter optionen vil priserne endvidere kunne reguleres på samme vilkår. De regulerede priser skal meddeles skriftligt til ordregiver med et varsel på 30 dage. 8. Bestilling Rekvirenten skal indenfor kontrakthavers normale åbningstid have mulighed for at afgive bestilling per mail og per telefon. I tilfælde af at kontrakthaver ekstraordinært holder lukket, således at ordregiver og dennes udpegede kontaktpersoner ikke kan afgive bestilling, skal dette meddeles i god tid. Side 4 af 9
9. Leveringsbetingelser Leverancer af reserve dele er os uvedkommende, vi modtager ikke reservedele på vegne af kontrakt indehaver. 10. Fakturering Hver faktura skal som minimum indeholde følgende punkter: Rekvisitionsnummer Institutionens navn og adresse. Rekvirentens navn. Rekvirentens EAN nr. Specifikation af hvad der er udført, specificeret på materialeforbrug, tidsforbrug og enhedspriser. Der gøres særligt opmærksom på: KUN EN OPGAVE PR. FAKTURA /REKVISITIONSNUMMER (Med en opgave menes kun aktiviteter udført på samme ejendom) Kommunen accepterer ikke, at fakturaer bliver pålagt gebyr. Fakturaerne skal stiles til rekvirenten: Høje-Taastrup Kommune Center for Ejendomme og Intern Service Bygnings- og anlægsafsnittet Bygaden 2 2630 Taastrup Og i øvrigt i henhold til rekvisition. 11. Betaling Faktura fremsendes elektronisk som e-faktura og opdeles ejendomsvis. Betalingsfrist er løbende måned plus 15 arbejdsdage. Høje Taastrup Kommune betaler ikke for materialer, som ikke er leveret og monteret i pågældende bygning. Der gøres særlig opmærksom på, at der ikke accepteres gebyrer for udstedelse af e-faktura Side 5 af 9
12. Bonus, gebyrer m.v. Omsætningen med ordregiver vedrørende nærværende kontrakt må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. 13. Procesoptimering Ordregiver ønsker så vidt muligt at bidrage til gensidig procesoptimering med henblik på nedbringelse af parternes samlede omkostninger i forbindelse med samhandlen. Det være sig f.eks. omkring ordrestørrelse, bestillingsformer, leveringsstyring, transport osv. 14. Overdragelse af kontrakt Kontrakthavers rettigheder og forpligtelser, i henhold til denne kontrakt, kan ikke overdrages til tredjemand uden forudgående skriftlig aftale med ordregiver. Overtrædelse af bestemmelsen anses som væsentlig misligholdelse, jf. punkt 19. 15. Overdragelse af fordringer Kontrakthaver vil ikke uden forudgående skriftlig aftale med ordregiver kunne overdrage sine fordringer til tredjemand. Overdragelse af bestemmelsen anses som væsentlig misligholdelse, jf. punkt 19. 16. Misligholdelse Foreligger der misligholdelse, skal kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette, og kontrakthaver skal ved samme lejlighed underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad kontrakthaver vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelser indtræder i fremtiden. Ordregiver kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Såfremt kontrakthaver gentagne gange ikke opfylder sine forpligtelser i henhold til nærværende kontrakt eksempelvis ved reklamation, forsinkelser, fejlagtige leverancer, der er at betragte som misligholdelse, anses dette som værende væsentlig misligholdelse. Ordregiver kan fastsætte en rimelig frist, indenfor hvilken kontrakthaver skal opfylde sine forpligtelser iht. denne kontrakt. Undlader kontrakthaver herefter at opfylde sine forpligtelser, indenfor den af ordregiver fastsatte frist, er det at betragte som en væsentlig misligholdelse. Side 6 af 9
Såfremt kontrakthaver ikke overholder relevante direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og påbud for nærværende kontraktområde, vil dette blive betragtet som væsentlig misligholdelse. Væsentlig misligholdelse berettiger til ophævelse af kontrakten med tilhørende bilag uden varsel. Som væsentlig misligholdelse anses: Gentagen misligholdelse Manglende overholdelse af tavshedspligten Overdragelse af pligter og/eller flydende fordringer uden skriftligt samtykke fra kommunen. 17. Force majeure I tilfælde af force majeure, herunder også strejke og lockout, som forhindrer kontraktens opfyldelse, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang og så længe force majeure er til stede. Den af parterne der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part meddelelse herom skriftligt så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Er force majeure isoleret til kontraktshavers virksomhed, eller områder kontrakthaver bærer risikoen for, kan ordregiver kontrahere til anden side så længe force majeure er til stede. Hvis force majeure er af en sådan karakter eller har en sådan varighed, at kontraktens endelige opfyldelse må anses for umulig, er begge parter berettiget til at hæve kontrakten, uden at der kan gøres krav gældende over for den anden part. Ved betalingsstandsning bortfalder kontrakten. 18. Erstatning og forsikring Kontrakthaver er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver personog tingskade, som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede produkter og ydelser. Kontrakthaver er i kontraktperioden forpligtet til at have tegnet en produktansvarsforsikring, der dækker med en samlet årlig forsikringssum på DKK 10 mio. Kontrakthavers eventuelle selvrisiko må ikke overstige DKK 100.000 pr. skade. Kontrakthavers erstatningsansvar er ikke begrænset til forsikringssummen. Side 7 af 9
Kontrakthaver er forpligtet til ikke at indskrænke omfanget af produktansvarsforsikringen i kontraktperioden. En kopi af kontrakthavers produktansvarsforsikring beror hos ordregiver. Der kan ikke kræves erstatning for driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. 19. Tvist Eventuel tvivl om forståelse af eller tvistigheder i forbindelse med kontrakten søges afgjort ved forhandling. Fører forhandling ikke til enighed mellem parterne, afgøres sagen jf. betingelser i AB92. 20. Kontraktændringer Nærværende kontrakt samt bilag til denne, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem ordregiver og kontrakthaver. 21. Tavshedspligt Kontrakthaverne og dennes ansatte er forpligtet til at bevare tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold og forhold omkring kommunens ejendomme, som er kommet til kendskab under kontraktperioden. Dette gælder også efter kontraktens udløb. 22. Offentliggørelse af kontrakten Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan kun offentliggøres, såfremt parterne skriftligt har aftalt, hvad der skal offentliggøres. Ordregiver gør kun kontrakten tilgængelig for ordregivers medarbejdere i det omfang, det er nødvendigt for medarbejdernes anvendelse af kontrakten. 23. Aktindsigt Ordregiver er underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen, herunder forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til aktindsigt. Ordregiver meddeler ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den, som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig herom. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt ikke videregives. Der kan dog være pligt til at videregive dem til andre offentlige myndigheder. Side 8 af 9
Med forbehold for ovenstående offentliggøres ikke oplysninger, som tilbudsgiveren har fremsendt, og som tilbudsgiveren har betegnet som fortrolige. Kontrakthaver Dato: Kontrakthaver Navn i blokbogstaver på underskriver Underskrift Ordregiver Dato Kommune navn Navn i blokbogstaver på underskriver Høje-Tåstrup Kommune Underskrift Side 9 af 9