Statens Arkiver Rigsarkivet Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen Møde: Fagligt forum for 7-arkivernes medarbejdere Dato og tidspunkt: 29. august 2013 kl. 10-14.25 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra Statens Arkiver: arkivchef Kirsten Villadsen Kristmar, teamleder Lars Martin Petersen, sektionsleder Jan Dalsten Sørensen, arkivar Christian Larsen Eksterne: 45 deltagere fra 7-arkiverne og KL Dato: 3. september 2013 Journalnr: 2013-007592 Referent: Christian Larsen Velkomst og præsentation af fagligt forum Arkivchef Kirsten Villadsen Kristmar bød velkommen og fortalte, at K-udvalget har besluttet, at der skal være en mere bred fundering af det kommunale samarbejde, så man kommer i kontakt med de 7-arkiver, der ikke hidtil har været repræsenteret i de forskellige samarbejdsfora. Hun præsenterede derpå K-udvalget og de øvrige samarbejdsfora, som man kan læse mere om på Statens Arkivers hjemmeside, hvor der også findes mødereferater fra disse fora: http://www.sa.dk/content/dk/for_kommunale_myndigheder/samarbejde_med_statens_arkiver Hun gennemgik kommissoriet for det nyoprettede Faglige forum for 7-arkivernes medarbejdere, til hvilket man har hentet inspiration fra 7-temadagen i februar 2012, hvor Statens Arkiver havde lejlighed til at drøfte arkivfaglige forhold med et bredt udsnit af 7-arkiver. Formålet med det faglige forum er den fælles opgave, som Statens Arkiver og 7-arkiverne har, nemlig at bevare kommunernes arkivalier. I den forbindelse skal vi få forvaltningen i tale og få den kompetenceudviklet, men vi skal også huske løbende at kompetenceudvikle os selv. Forummet skal også bruges til at netværke og dele erfaringer. 1. Orientering fra K-udvalget Kirsten Villadsen Kristmar fortalte, at der har været afholdt to møder i år, hvor man dels har drøftet den nye samarbejdsstruktur, dels haft en indledende drøftelse af, hvad en it-arkivar skal kunne. Det er besluttet, at der skal ske en kortlægning af 7-arkivernes dækningsområder og kompetencer, og Statens Arkiver har derfor bedt om ODA om en række oplysninger til brug for kortlægningen. 1
Statens Arkivers arkivnetværk Christian Larsen berettede kort om mødet i Odense 19. juni 2013, som især havde handlet om digitalisering af byggesager og de erfaringer, som kommunerne havde gjort sig i den forbindelse, og som kunne være nyttige for kommuner, som står over for en digitalisering af deres byggesagsarkiv. Netværk for kommuner og regioner, der afleverer til Statens Arkiver Christian Larsen fortalte om det første møde i netværket, der fandt sted 23. april 2013 med 31 deltagere. Her havde man drøftet bevaring og kassation af it-systemer, kassation af dokumenter i itsystemer, aflevering af it-systemer, herunder slettefrister og udbud af afleveringsopgaven, adgang til afleverede sager og digitaliseringsbekendtgørelsen. KMD-gruppen KMD-gruppen er et samarbejdsforum mellem KMD på den ene side og de offentlige arkiver (Statens Arkiver, København/NEA, Aalborg/KOMDA og Haderslev) på den anden. Christian Larsen sagde, at der har været holdt møde 14. august 2013 med de nye folk på KMD Arkiv: Steen Østergaard og Kasper Gubi Petersen, hvor fokus var paradigmesag for KMD Care. Der blev fra en tilhører spurgt til, hvornår KMD forventer at aflevere KMD Care, og Daniel Bøgsted- Møller fra Københavns Stadsarkiv svarede, at KMD Care er sat på i anden halvdel af 2014. Når Care er kommet godt i gang, går KMD i gang med EKJ. 2. Bevarings- og kassationsbestemmelser papir og it Christian Larsen fortalte om KMD Valgopgørelse, at Region Nordjylland på vegne af regionerne skal have møde med KMD og Statens Arkiver 2. september 2013 om aflevering af regionernes valgdata, og at det tegner til et godt forløb. Hvad angår de kommunale valgdata, hviler sagen hos KL. Pernille Grouleff Poulsen fra København spurgte til revision af dataflowsanalyserne, bl.a. set i lyset af KOMBIT, Udbetaling Danmark og de nye socialtilsyn. Statens Arkiver gav tilsagn om at ajourføre analyserne i løbet af efteråret 2013 og bad i den forbindelse 7-arkiverne om oplysninger om ressortændringer af betydning for ajourføringen.. Lars Martin Petersen spurgte til erfaringer med kassation af dokumenter i it-systemer med dokumenter (både ESDH- og fagsystemer). Fra deltagerne blev der sagt, at mange vælger at merbevare alle dokumenter på grund af en uens journaliseringspraksis, som især har gjort sig gældende i de nye kommuners første år, men at man også fremadrettet vil kigge på kassation, især af økonomiske årsager. Det er især fejlede dokumenter, som giver udfordringer og er med til at forhøje prisen. På den anden side kan en merbevaring af alle dokumenter også være med til at vanskeliggøre senere fremfindelse, sagde Mie Andersen fra Næstved, når man skal lede i mange hundredtusinde dokumenter. 2
Der udspandt sig en drøftelse af leverandørernes prismodeller, herunder om det kan betale sig at fjerne dokumenter, eller om leverandøren skal have mere for at fjerne dokumenter end for at medtage dem, ligesom deltagerne diskuterede de forskellige forhold, man skal huske på i forbindelse med en arkiveringsopgave (business case for arkivering). Det vil derfor være rart med en model/huskeliste, og deltagerne drøftede, hvem der skal lave den: K-udvalget, KL, en arbejdsgruppe blandt 7-arkiverne eller Statens Arkiver. Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at hun i første omgang nok skal sammenskriver de bidrag, der bliver sendt til hende, inden næste K-udvalgsmøde. En af forudsætningerne for udskillelse af dokumenter er korrekt journalisering, hvor 7-arkiverne kan være med til at gøre sin indflydelse gældende, men det afhænger også af, om man sidder tæt på forvaltningen og er involveret i kommunens ESDH-system (som f.eks. i Gladsaxe) eller langt fra forvaltningen (som f.eks. i Aalborg). Christian Frederiksen fra Guldborgsund sagde, at det bl.a. drejer sig om at komme kontakt med ESDH-koordinator, jurister osv., hvis man vil have indflydelse på journaliseringspraksis, mens Finn Guldbæk fra Fredensborg talte om nødvendigheden af ledelsesmæssig opbakning. Uffe Thyssen fra Vejle udtalte, at man skal bruge forvaltningslov, offentlighedslov osv. som løftestang over for forvaltning og ikke arkivloven. Statens Arkiver gjorde opmærksom på de ni pjecer om god forvaltningsskik ( KlarRet ), som Københavns Borgerrådgiver har udgivet: http://www.kk.dk/da/borger/borgerraadgiveren/klarret samt konferencen om God forvaltningsskik - hvorfor og hvordan 6. november 2013: http://www.sa.dk/content/dk/om_statens_arkiver/arrangementskalender/konference_om_god_forvaltni ngsskik Lars Martin Petersen spurgte også til erfaringer med at tiffe vanskelige dokumenter. Charlotte Voss fra Gladsaxe fortalte, at de havde lavet en beskrivelse af problemet, som indgik i arkiveringsversionens geninfo, men man havde ikke placeret et dummy-dokument. Mie Jönsson fra Aalborg sagde, at de har haft en arkiveringsversion med en hel del vanskelige dokumenter, hvor de efter bk-vurdering havde kunnet udskille hovedparten og kun endte med 1.600 dokumenter bevaringsværdige dokumenter, der ikke kunne tiffes. Der var indlagt dummy-dokument. Christoph Klingert fra Frederikssund nævnte problematikken med tiffning af eksempelvis CAD-filer og det datatab, der sker, fordi teknisk forvaltning ikke kan bruge tiff-filerne. Christian Larsen fortalte om Statens Arkivers procedure, som er en gennemgang af nettolisten over fejlede dokumenter, som munder ud i to dokumenter til kontekstdokumentation: dels et notat om problemets omfang og årsag, dels en fortegnelse over de fejlede dokumenter. På det fejlede dokuments plads indlægges der et dummydokument. 3
Lars Bo Hansen fra Gentofte sagde, at man i KMD regnede med 3-5 min. til at manuel håndtering af et fejlet dokument, og han anbefale derfor løbende konvertering. Statens Arkiver og KL har udarbejdet FORM-koder til ESDH-systemer og til klassifikation af fagsystemer. Begge dele kan rekvireres hos Statens Arkiver. 3. Vejledningsmateriale papir og it a. Digitaliseringsbekendtgørelse Lars Martin Petersen fortalte om det skema til anmeldelse, der findes på Statens Arkivers hjemmeside: http://www.sa.dk/content/dk/for_kommunale_myndigheder/skanning_og_digitalisering Statens Arkiver har endnu ikke modtaget en anmeldelse. b. Øvrigt Der blev efterlyst nyhedsbrev med orientering om ændringer på hjemmesider og/eller i vejledninger, ligesom man gerne vil have de samme kurser, som tilbydes statslige myndigheder. Lars Martin Petersen udtalte, at Statens Arkiver gerne sender orientering ud, men at man heller ikke skal spamme 7-arkiverne med meddelelser hele tiden. Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at Statens Arkiver gerne hører om ideer til kurser, men de selvfølgelig skal kunne løbe rundt. Ellers kan et 7-arkiv altid købe et kursus eller en konsulent hos Statens Arkiver. 4. Næste møde forslag til dagsorden Videndeling om kassation af dokumenter Sletninger sletter kommunerne data efter arkivering? Offentlighedsloven og den nye arkivlov Datatilsynets udmelding om tilgængeliggørelse af data på nettet via tilgængeliggørelsesværktøjer Skoleintra Opdatering af d-guldlisten Opdatering af dataflowsanalyser Deling af afleveringsbestemmelser på digitaliser.dk 5. Bevaring og aflevering af it-arkivalier a. Bitmagasinet Jan Dalsten Sørensen fortalte, at der hos Statens Arkiver findes to slags digitalt materiale: dels 40 tb digitalt skabte arkivalier (udtræk fra forvaltningens it-systemer), dels 70-80 tb digitaliserede arkivalier, primært digitaliseret af hensyn til tilgængeliggørelse, men også sikkerhedsskanninger m.v. Statens 4
Arkiver har store mængder data, der skal opbevares, men man står imidlertid ikke alene med udfordringen, og derfor har man samen med Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket lavet en fornuftig bevaring af digitalt materiale: Bitmagasinet. Han fortalte om udfordringer/trusler i forbindelse med at sikre fortrolighed, tilgængelighed og integritet og de deraf afledte omkostninger. Bitmagasinet giver mulighed for at gemme data i uafhængige kopier på forskellige lokationer, under anvendelse af forskellige teknologier, i forskellige organisationer, og som samtidig tjekker, at data er og forbliver identiske. Jan Dalsten Sørensen sagde, at man er velkommen til at kontakte Statsbiblioteket for at få et tilbud på opbevaring. Se kontaktoplysning på digitalbevaring.dk: http://digitalbevaring.dk/det-nationale-bitmagasin/ Der blev spurgt til, hvordan Statens Arkiver tjekker, om Statsbiblioteket, hvor Statens Arkivers data opbevares, lever op til dets forpligtelser ifølge den indgåede databehandleraftale. Jan Dalsten Sørensen svarede, at man laver stikprøver ved hjælp af tjeksummer en gang i kvartalet, ligesom man foretager fysiske inspektioner. Finn Guldbæk fra Fredensborg spurgte til, om der kan udvikles en standardaftale, som kommunerne kan anvende. 6. Afleveringsregler og erfaringsudveksling mht. bekendtgørelse 1007 Daniel Bøgsted-Møller fra København rejste spørgsmålet om tomme tabeller, som udsprang af en diskussion i KMD-gruppen. Jan Dalsten Sørensen svarede, at tomme tabeller ikke som sådan udgør et teknisk problem, men at Statens Arkiver har valgt, at de ikke må medtages i arkiveringsversioner, der skal afleveres til Statens Arkiver. Det sker primært af hensyn til den senere tilgængeliggørelse, hvor tomme tabeller kan udgøre støj, når man skal finde rundt i et it-system for at finde oplysninger. Daniel Bøgsted-Møller sagde, at man kan vælge at udelade tomme tabeller som værende støj, eller man kan tage tomme tabeller med for at få et komplet billede af systemet. Finn Guldbæk fra Fredensborg spurgte til erfaringer med aflevering efter 1007, især hvornår vi kan få billigere priser. Hertil kommenterede Daniel Bøgsted-Møller, at man skal bede om konkurrerende bud. Filippa Dam Fledelius fra Helsingør sagde, at man har fået skrevet arkivering ind i ESDH-kontrakten som en option, men ikke en forpligtelse, og Christian Frederiksen fra Guldborgsund fortalte om deres udbudsrunde, hvor man har sparet kommunen for 350.000 kr. 7. Tilgængeliggørelse, hvad og hvordan Kirsten Villadsen Kristmar fortalte om Statens Arkivers tilgængeliggørelsesværktøj Sofia, hvor man arbejder på online-adgang til afleverede arkiveringsversioner. I den forbindelse har man været i dialog med Datatilsynet, som har bragt sagen op i Datarådet. Rådet har besluttet, at man kun kan stille data til rådighed, hvis der søges om adgang hos det modtagende arkiv, og hvis Datatilsynet høres. Christoph 5
Klingert fra Frederikssund sagde, at der med Datatilsynets lange svarfrister in mente kan blive en modsætning mellem borgerens krav om svar inden for 10 dage og Datatilsynets svarfrist. 8. Hjælpeværktøjer (inkl. ADA) Jan Dalsten Sørensen fortalte om status på ADA, som er Statens Arkivers testværktøj til test af arkiveringsversioner. Man er nu nået frem til en stabil udgave af ADA takket været et intenst udviklingsarbejde henover foråret. Der vil ikke ske videreudvikling af ADA resten af året grundet andre arbejdsopgaver, men man retter løbende fejl, der gør, at arkiveringsversioner ikke kan godkendes, ligesom man opsamler ønsker til funktionalitet m.v. med henblik på videreudvikling i 2014. Der er lavet en issue tracker, hvor man kan indmelde fejl og ønsker: http://bit.myjetbrains.com/youtrack/issues/ada Man kan også skrive en e-post til: ada-meldinger@sa.dk. Han gjorde opmærksom på, at man altid skal huske at hente de seneste versioner af skemaerne på www.sa.dk, at man skal være opmærksom på 32-bit/64-bit-problematikken, og at man skal læse ADA-dokumentation og release note for nærmere beskrivelse. Christian Frederiksen fra Guldborgsund spurgte, om det er et krav, at der bliver testet med ADA, hvortil Jan Dalsten Sørensen svarede, at det ikke er et krav, men at Statens Arkiver anbefaler det. Jan Dalsten Sørensen har lavet en liste over typiske fejl ved afleveringer af arkiveringsversioner, og listen viser sig at være uafhængig af, om det er bekendtgørelse 342 eller 1007: Kodeværdier er ikke dokumenteret korrekt Mangelfulde tabel- og feltbeskrivelser, herunder manglende enhedsangivelser Overensstemmelse mellem beskrivelse af dataindhold og faktisk dataindhold Anvendelse af forkerte datatyper Manglende overensstemmelse mellem afleveringsbestemmelse og arkiveringsversionens indhold Arbejdet skal munde ud i en vejledning til leverandørerne og som forventes publiceret i løbet af september 2013. Problematikken vil blive drøftet på leverandørmødet 2. september 2013. 6
9. Afleveringer fra standardsystemer/paradigmesager Christian Larsen sagde, at Statens Arkiver har udarbejdet paradigmesager for Acadre ESDH-system DocuLive ESDH-system SBSYS ESDH-system Captia ESDH-system CSC Vitae omsorgssystem Lyngsø omsorgssystem Novax sundhedsplejesystem KMD Journal og Notatark KMD Børn og Voksne KMD S&A KMD Structura Miljø KMD Structura Byggesag Under udarbejdelse er Digitaliserede byggesager/filarkiv IST Extens i samarbejde med Københavns Stadsarkiv KMD Care i samarbejde med KMD-gruppen KMD Elev KMD Institution KMD Opus Økonomi KMD Sag KMD Valgopgørelse KMD ØS Hvad angår KOMBIT, har Statens Arkiver besvaret spørgsmål på et overordnet plan om prøvearkivering af DUBU. Endvidere har man korresponderet med KOMBIT om Kommunernes Ydelsessystem (KY), der ikke er bevaringsværdigt i forhold til bekendtgørelse 995/2010. Statens Arkiver har sagt, at udskillelse af dokumenter i KY er en mulighed, men ikke en pligt. Det kan betyde, at nogle kommuner vælger at udskille alle kontanthjælpssagerne fra deres it-systemer, mens andre kommuner vælger at bevare alle sagerne. 10. Eventuelt Charlotte Voss fra Gladsaxe spurgte til de nye sikkerhedstiltag fra Statens Arkivers side, der bl.a. medfører, at der ikke længere udlånes til arkiver eller biblioteker. Kirsten Villadsen Kristmar bekræftede, at der nu bliver lukket for denne mulighed, men at man stadig kan låne arkivalier fra en 7
enhed i Statens Arkiver til brug på en anden enheds læsesal, f.eks. arkivalier fra Landsarkivet for Nørrejylland til brug på Rigsarkivets læsesal. Endvidere kan mod betaling få lavet skanning af arkivalier. Pernille Grouleff Poulsen gjorde opmærksom på digitaliseringsmessen i Odense, hvor bl.a. KOMBIT har en stand: http://www.digitaliseringsmessen.dk/. 8