zexpense Danske Ølentusiasters rejse og udlægs afregningssystem Version 0.6 2016.02.08 Forfatter: William S. Jacobsen Danske Ølentusiaster har implementeret et rejse og omkostnings afregningssystem, der hedder zexpense. zexpense finder du på www.zexpense.dk. Der findes også en mobil app til zexpense til både Android og iphone. Den kan bruges til at tage billeder af bilag og sende dem, så bliver de tilgængelige i zexpense. For at den kan bruges skal den sættes op med den Email adresse du også logger ind med. Det kan på nogle telefoner (specielt Samsung) være lidt besværligt, at finde ud af hvordan man får den opsætningsmenu frem. Det skal gøres med Menu knappen, som på nogle Samsung telefoner er nederst til højre under skærmen, på andre fremfindes ved at trykke på skærmen og så vælge en menu ikon. I må prøve jer frem eller søge på nettet. Der findes også nogle demo video er på www.zebon.dk. Det er generelle video er som ikke er tilpasset vores brug, så anvend først og fremmest denne vejledning. Login: Først skal du logge ind på zexpense: Hvis du har en ale.dk mail adresse vil du skulle bruge den, ellers skal du bruge den mail adresse, du er registreret med i vores medlemsdatabase. Første gang du logger ind skal du trykke på Forgot your password? og følge instruktionerne der. Så får du tilsendt et midlertidigt password, som du så skal ændre, første gang du logger på.
Hvis du får denne meddelelse, når du anmoder om nyt password, skal du skrive en mail til den landsøkonomiansvarlige med dit navn, medlemsnummer og hvis du har en @ale.dk mailadresse denne, ellers den mail adresse du vil anvende som login:
Dashboardet: Når du har logget ind kommer du til det såkaldte Dashboard: For at du kan gennemføre afregninger skal du angive nogle obligatoriske personoplysninger. Se afsnittet om Personlige oplysninger. Opret Udgiftsposter og Kørsel: Når man skal lave en afregning skal man først oprette de udgiftsposter og den kørsel, der skal afregnes. Det gør man ved enten i det blå menubånd øverst at trykke på Udgiftsposter eller i Dashboardet trykke på en af Udgiftsposter knapperne. Man kommer så til dette billede:
Hvis man har uploaded bilag fra appen (eller har kreditkort transaktioner) vi de allerede stå her. Man skal så bare angive hvad det er for en udgift ved at trykke på Ændre knappen. På hver linje man har oprettet eller uploaded har man 3 knapper ude til højre: Den første knap er til at ændre posten. Det giver samme billede, som når man trykker på Ny udgiftspost. Bare udfyldt med det man allerede har angivet i appen eller da man oprettede posten. Den anden knap er til at slette posten. Den tredje knap er til at splitte posten i 2, hvis man f.eks. har et bilag der vedrører 2 forskellige ting. Man skal så angive hvor stor en del af beløbet der skal splittes m.v. Når man trykker på ændre en eksisterende Udgiftspost eller Ny udgiftspost får man dette billede:
I Dato angiver man datoen for udgiften. Skal passe med bilagets dato! I Kategori vælges den Udgiftstype man mener skal bruges. For langt de fleste er der kun ganske få udgiftstyper der er relevante. Og du vil formentligt have fået at vide hvilken eller hvilke du skal bruge. Vi håber de er nogenlunde selvforklarende, hvis du er i tvivl, så kontakt Sekretariatet eller evt. den Økonomiansvarlige. Men det er vigtigt, at du aktivt tager reel stilling til dette felt, da det er det der styre, hvordan udgiften bliver konteret i vores bogholderi system. Vær særlig opmærksom på forskellen mellem Møder, Bespisning/Mad og Rejseudgifter: Møder er til omkostninger til afholdelse af et møde, d.v.s. lokaleleje, materialer m.v. Bespisning/Mad er til mad og drikke, men kun i Danmark og ikke diæter. Rejseudgifter er til alt det andet, d.v.s. tog, bro, færge, fly, diæter m.v. I Bemærkning skriver man en tekst der giver mening i forhold til den der skal godkende udgiften. Man skriver altså ikke f.eks. Togbillet eller 5 Øl! Enhver i., selv mig, kan se på bilaget, at det er en togbillet eller et bilag på 5 øl og Kategorien man har valgt angiver at det er en Rejseudgift eller en Mødeudgift! Så i stedet skriver man f.eks. Pressegruppen i Odense, xx udvalg i Kolding eller noget andet der giver den der skal godkende posten god information om, hvad der drejer sig om. Valuta beløb er beløbet. Indtil videre bruger vi kun afregninger i Danske kroner. Så man bedes selv foretage omregning af evt. udgifter i udenlandsk valuta. Hvis man har uploaded bilaget via appen vil det allerede være der, ellers kan man uploade f.eks. en pdf-fil, hvis man har scannet eller udskrevet sit bilag eller har fået det som en fil f.eks. togbilletter m.v. Når alt er klar trykker man Gem.
Tilsvarende for Kørsel, her trykker man på Ny kørselspost. I Dato angiver man dato for kørslen. Fra og Til felterne udfyldes med adresserne. Nogle adresser er allerede oprettet og den lærer efterhånden vores adresser. Når begge adresser er udfyldt vil den selv udregne afstanden og indsætte i feltet Afstand. Man bedes undlade, at ændre i feltet Afstand, da Godkenderen, så skal tjekke afstanden! Hvis den ikke kan beregne afstanden, så tjek adressen på www.krak.dk. Måske har den en anden opfattelse af, hvordan det skal skrives (f.eks. vil den have Store Heddinge, ikke St. Heddinge), men der er adresser den af en eller anden grund ikke kan finde ud af, så må man selv finde afstanden og taste den ind i feltet Afstand. I Reg.nr. skal man angive registreringsnummeret på den bil man kørte i. Det kan sættes op i de personlige oplysninger, så kommer det automatisk ind her. Se afsnittet om Personlige oplysninger. I Bemærkning skriver man, ligesom ved Udgiftsposter, noget der giver mening for den der skal godkende det. Altså ikke f.eks. Kørsel, men xx udvalg! I Godtgørelse vælger man hvad kørslen vedrører, f.eks. Stormøde, hvis man har været til stormøde eller Udvalg, hvis man har været til et udvalgsmøde. Værdien Blank (ingen afregning) er normalt standard værdien. Den får man ingen penge for! Hvis man sætter hak i Opret retur rute laver den automatisk en kørselspost på den samme dag men med modsat retning. Man kan evt. ændre denne, ved at gemme den og åbne retur ruten igen. Når alt er klar trykker man Gem. Når alle udgiftsposter og Kørselsposter er oprettet er man klar til at lave en afregning.
Opret Afregning: Når man har registreret alle sine udgifter, er det tid til at oprette en afregning. Det gøres ved i billedet med udgiftsposter, at trykke på Opret ny afregning : Inden man opretter afregningen kan man markerer (sætte hak ved) de omkostninger, man vil have med på afregningen. Så overføres de automatisk til afregningen. Der skal nu vælges hvilken type det skal være. Der er en type vedr. Ølfestival og en type til Øvrige afregninger. Så har man både omkostninger/kørsel vedr. Ølfestival og andre omkostninger skal man oprette 2 afregninger.
Nu fremkommer dette skærmbillede: I øverste del af billedet finder man Dimensioner. De brugere med mange afregninger og omkostninger er oprettet med Bærer i systemet. Det er sat på den enkelte bruger som default og skal normalt ikke ændres. Men feltet Godkender er vigtigt! Har skal man angive hvem der skal godkende afregningen. Vedrører den Ølfestivalen vælges Ølfestival, ellers vælges Andet. Man kan ikke Videresende en afregning uden, at Godkender er angivet! Godkender skal passe sammen med Type. Desværre kan vi ikke få den regel sat op i systemet, så den selv vælger Godkender ud fra Type. Det er vigtigt, når man har ændret f. eks. godkender, at man husker at trykke på knappen Gem. Ellers gemmes det ikke! Man kan også her tilføje allerede oprettede eller ny udgiftsposter og kørsel ved at trykke på de dertil hørende knapper. Det er altså muligt, at oprette en afregning lægger udgifter og kørsel på
den og så tilføje nye udgifter og kørsel efterhånden, som de kommer til, for så når måneden er slut at sende afregningen videre. Det vil vi gerne anbefale, da vi betaler pr. afregning! Når man har oprettet en afregning, som er åben kan man også, der hvor man opretter udgiftsposter tilføje dem til den eller de oprettede afregninger man har. I feltet Bemærkninger kan man tilføje yderligere information til brug for godkenderen. Når man ønsker at afslutte en afregning trykkes på knappen Videresend. Man kommer derefter tilbage til oversigtsbilledet med sine afregninger, hvor denne afregning står med Status: Verificeret Der bliver automatisk sendt en mail til den der skal godkende afregningen. Hvis man ikke kommer videre til dette oversigtsbillede, er det fordi der er en fejl i afregningen. Det kan blive vist på flere måder. Hvis der er fejl på en linje, ser det sådan ud: Linjen er pink og der er et rødt Udråbstegn. Her mangler der en tekst i Bemærkning, hvilket man desværre ikke bliver gjort ordentligt opmærksom på. Den kan også bare nægte at gå videre og så sætte et rød ramme om et felt der mangler, som f.eks. her: Godkenderen kan ændre på f.eks. en Kategori eller lignende, men kan ikke ændre på f.eks. Beløb. Hvis godkenderen mener afregningen er i orden vil den pågældende godkende den, hvorefter den sendes videre til bogholderiet, som sørger for bogføringen og selve afregningen, via filer der downloades fra zexpense. Hvis godkenderen ikke vil godkende en afregning sendes den retur med en bemærkning om, hvorfor den ikke kan godkendes. Den der har oprettet afregningen vil modtage en mail om at afregningen ikke er godkendt.
Indtil en afregning er downloadet til bogholderi systemet er det muligt at trække en afregning tilbage for enten at ændre eller tilføje nye poster til den. Det sker ved at i billedet Afregninger at åbne afregningen ved at trykke på forstørrelsesglasset ud for afregningen: Herefter kan man trykke på knappen Tilbagerulning :
Personlige oplysninger: Vi har oprettet dig med de oplysninger vi har tilgængelige i vores medlemsdatabase. Men for at du kan modtage afregninger er der nogle yderligere personoplysninger du skal angive og nogle stamdata du kan sætte op, så du ikke behøver angive dem hver gang. Indtil de obligatoriske personoplysninger er angivet, vil der på hver side øverst være en besked om, at du mangler at sætte dem op: Du kan ændre / sætte dem op ved, at trykke på private indstillinger eller ved at trykke på dit navn øverste til højre og vælge Private indstillinger : I fanen Brugeroplysninger skal du ud over navn og adresse, som allerede er indsat fra vores oplysninger, angive CPR nr. og Bank oplysninger. Når det er gjort er det vigtigt, at du trykker på Gem nederst til venstre før du gør noget andet! Uanset om det er skift til andre faner, nyt kodeord eller andet. Det er også her du kan skifte kodeord (password). Du vil blive bedt om at skifte password efter første login. Bemærk: Navn og adresse bliver ikke automatisk bliver opdateret, hvis du flytter, så skal du selv sørge for at holde disse opdateret i zexpense.
Under fanen Kørsel kan man opsætte registreringsnummeret på sin bil og evt. Standard Kørselstype. Den sidste bør stå til Blank (ingen afregning). Man bør kun ændre den, hvis man altid bruger den samme, da der er stor risiko for at man glemmer at ændre den, hvis den er sat til noget andet og kørselstypen bestemmer, hvordan det konteres i vores økonomisystem: Her kan man også se, hvor meget kørsel man er blevet afregnet for i det indeværende år.
Godkendelse af afregninger: Når nogle sender en afregning til godkendelse hos en vil man modtage en mail om, at der er afregninger til godkendelse. Man logger ind på sædvanligvis på zexpense og der vil så stå en boks i højre side om, at man har afregninger til godkendelse. Man tjekker de enkelte poster, bilag m.v. Under Kørsel skal man være opmærksom på feltet Distance kilde! Hvis der står Kort er afstanden beregnet af systemet og man behøver ikke tjekke afstanden. Hvis der står Manuel er afstanden tastet ind af brugeren og man skal kontrollere, at den er korrekt! Det er også vigtigt, at kontrollere, at brugeren har valgt Kategori på udgiftsposter og Godtgørelsestype på Kørsel. Hvis afregningen er OK sendes den videre, hvis ikke er der nogle ting man selv kan ændre på eller man kan sende den retur til brugeren. Husk da at skrive en forståelig Bemærkning om hvorfor den sendes retur.