Bilag 2.1 Dagsorden. Bestyrelsesmøde i Fredensborg Spildevand A/S, Fredensborg Vand A/S, Fredensborg Affald A/S og Fredensborg Forsyning A/S. Den 19. februar 2014, kl. 18:00 Mødested: Fredensborg Forsyning A/S, Højvangen 23, Fredensborg Mødedatoer år 2014: 19/2, 23/4, 26/8, 12/11. Alle møder begynder kl. 18:00 Bestyrelsesmedlemmer: Thomas Lykke Pedersen Flemming Rømer Carsten Nielsen Bestyrelsesformand Christian de Jonquiéres Claus Birkelyng Diana Hansen Hossein Armandi Jan Kristensen Lars Simonsen Lars Søndergaard Morten Tranborg Tine Boye Andersen Tom Nicolaisen Egon Kristian Munch Erlandsen Per Lykke Larsen Forbrugerrepræsentant Forbrugerrepræsentant Fraværende: Flemming Rømer og Carsten Nielsen, Per Lykke Larsen har meldt afbud til mødet. Som suppleant deltager: Fra direktion deltager: Henrik Hansen (direktør) Referent: Heidi Lysen Side 1 af 6
1. Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen blev godkendt. 2. Konstituering af bestyrelse. Sagsbeskrivelse: Jvf. Forretningsorden for bestyrelsen i Fredensborg Forsyning Holding A/S og datterselskaber skal bestyrelsen konstitueres på det første møde efter generalforsamling, hvor valg af bestyrelse og valg af dennes formand har fundet sted. På det konstituerende møde skal bestyrelsen vælge sin næstformand. Indstilling: Formanden indstiller, at bestyrelsen vælger Flemming Rømer som næstformand. Beslutning: Bestyrelsen valgte Flemming Rømer for 2014 og 2015. 3. Tiltrædelse af forretningsordenen. Sagsbeskrivelse: Jvf. forretningsorden for bestyrelsen i Fredensborg Forsyning Holding A/S og datterselskaber skal nye bestyrelsesmedlemmer gøres bekendt med forretningsordenen og skal med sin underskrift tilkendegive, at denne har sat sig ind i dens bestemmelser. Forretningsordenen af 19. februar 2014 er tilrettet i overensstemmelse med lov nr. 470 af 12. juni 2009 om aktie- og anpartsselskaber (selskabsloven) med de ændringer, der følger af 1 i lov nr. 159 af 16. februar 2010, 20 i lov nr. 718 af 25. juni 2010, 2 i lov nr. 720 af 25. juni 2010 og 1 i lov nr. 1557 af 21. december 2010. Indstilling: Direktøren indstiller, at forretningsordenen af 19. februar 2014 tiltrædes. Side 2 af 6
Beslutning: Bestyrelsen godkendte forretningsordenen. Bilag 3.1: Forretningsorden for bestyrelsen i Fredensborg Forsyning Holding A/S herunder datterselskaberne Fredensborg Vand A/S, Fredensborg Spildevand A/S, Fredensborg Affald A/S og Fredensborg Forsyning A/S 4. Forelæggelse af bestyrelsesprotokol med indført protokolliering af sidste bestyrelsesmøde til godkendelse og underskrift. Bilag nr. 4.1: Referat af sidste bestyrelsesmøde 24/10-2013. 5. Meddelelser fra formanden. Kontaktudvalgsmøde Usserød renseanlæg den 8. maj 2014. Bestyrelsen sender en krans til Peter Amstrups begravelse. Formanden takkede for det gode arrangement for bestyrelsesmedlemmerne den 8. februar 2014. 6. Direktørens beretning om selskabets virksomhed siden sidste bestyrelsesmøde. Planlagte større anlægsarbejder mv. spildevand. Kapacitetsudvidelse af Fredensborg renseanlæg. Etablering af regnvandsbassin ved Kratbjerg. Nedlæggelse af Karlebo renseanlæg. Klimatilpasningsprojekt Kokkedal. Strukturanalyse på spildevandsområdet (Nordøstsjælland). (Fremover et fast punkt på bestyrelsesmøder) Planlagte større anlægsarbejder mv. vand. Etablering af overløbsbassiner ved Veksebo og Kokkedal vandtårn. Side 3 af 6
Affald. Udarbejdelse af ny affaldsplan. Udarbejdelse af affaldsregulativer. Administration mv. Status vedr. ny fælles vagtordning. Opkrævning af kompensationsbeløb (310 kr.) ved manglende betaling fra erhvervsdrivende. Tvister. Restancer. Beslutning: Bestyrelsen tog direktørens beretning til efterretning. Bestyrelsen besluttede at afholde ekstraordinært bestyrelsesmøde den 12/3 2014 kl. 19:00 med baggrund i Skat s forslag til ændring af skatteansættelse. Bilag 6.1: Planlagte større anlægsarbejder på vand- og spildevandsområdet. 7. Selskabernes økonomiske status foreløbig budgetopfølgning/perioderegnskab pr. 31. december 2012. Sagsbeskrivelse: Fredensborg Forsyning har udarbejdet driftsprognoser pr. 31. december 2013 for Fredensborg Forsyning Holdning A/S s selskaber. Bemærkninger til de enkelte selskabers foreløbige regnskab: Fredensborg Forsyning A/S: Fredensborg Forsyning har i år 2013 solgt serviceydelser til andre forsyningsvirksomheder jf. Fredensborg Kommunes ejerstrategi. Fredensborg Forsyning har bl.a. samarbejdet med Hillerød Forsyning, Ballerup Forsyning, Halsnæs Forsyning samt Egedal Forsyning. Samarbejdet har primært bestået i at yde specialistbistand på afregningsområdet. Baggrunden for det forventede overskud i Fredensborg Forsyning A/S kan derfor primært henføres til arbejder for andre forsyningsvirksomheder samt en ekstraordinær indsats for Side 4 af 6
at reducere omkostningerne til konsulentbistand. Fredensborg Spildevand A/S: Resultat før skat forventes at ligge indenfor en margin på få procent fra det budgetterede. Fredensborg Vand A/S: Resultat før skat forventes at ligge indenfor en margin på få procent fra det budgetterede.. Fredensborg Affald A/S: Resultat før skat forventes at ligge indenfor en margin på få procent fra det budgetterede. Indstilling: Direktionen indstiller, at bestyrelsen tager prognoserne for selskaber i Fredensborg Forsyning Holding A/S til efterretning. Beslutning: Bestyrelsen tog prognoserne til efterretning. Bilag nr. 7.1: Bilag nr. 7.2: Bilag nr. 7.3: Bilag nr. 7.4: Prognose pr. 31/12-2013, Fredensborg Vand A/S. Prognose pr. 31/12-2013, Fredensborg Spildevand A/S. Prognose pr. 31/12-2013, Fredensborg Affald A/S. Prognose pr. 31/12-2013, Fredensborg Forsyning A/S. 8. LUKKET SAG. Strategisk og operationelt indkøbssamarbejde blandt forsyningsselskaberne i Nordøstsjælland. Side 5 af 6
9. LUKKET SAG. Resultataftale 2014 for direktøren. 10. LUKKET SAG. Regulering af direktørens vederlag. 11. Eventuelt. Afholdelse af bestyrelsesseminar ifb.m. bestyrelsesmødet den 23/4-2014. o Der afholdes seminar 23/4-2014 kl. 14:00-18:00 o Der oprettes bestyrelsesmapper til alle nye bestyrelsesmedlemmer referater og dagsordener for de sidste 2 år. Orientering om hvor det er muligt at se hvor Forsyningen udfører kloakrenovering vha. strømpeforingsmetoden. o Direktøren fremsender tidsplan for strømpeforingsarbejder til bestyrelsesmedlemmerne. Studietur. o Formanden foreslog at en eventuel studietur afholdes i år 2014 eller år 2015. Næste møde. Der afholdes ekstraordinært bestyrelsesmøde den 12. marts kl. 19.00. Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 23. april 2014 kl. 18:00. Side 6 af 6