Boligselskabet Præstehaven Referat af repræsentantskabsmøde, onsdag, den 21.10.2009 Tilstede: Selskabsbestyrelsen: Else Christensen (EC) Jytte Secher (JS) Per Kjærgaard (PK) Erwin Bülow Light (EL) Lene Hansen (LH) Ole N. Madsen (OM) Leif Scherrebeck (LS) Afdelingsbestyrelser: Afd. 1: Margit Hørdum Vibeke Bak Lone Kramhøft Afd. 2: Lene Lee-Andersen Irisanda Mehmedbasic Afd. 3: Erik Hald Klaus Dahlerup Djernes Lisbeth Thuesen Afd. 5: Birthe Pedersen Helle Ravn-Sørensen Mads Klüwer Nielsen Afd. 6: Ingolf Brown Winnie Pedersen Ibrahim Amcha Gitte Bülow Light Afd. 9: Lone Jespersen Annette Christensen Karen Hansen Michael Møller Afd. 16: Martin Smedegaard Siri Avlund Knoblauch Janeke Clausen 29 stemmeberettigede Administration m.v.: Allan Søstrøm (AS) forretningsfører Connie Koppel (CK) udlejningschef Morten Kraft (MK) regnskabschef Kristian Jensen (KJ) driftschef Heidi Kahr (HK) sekretær Pernille Pedersen Protekst Afbud: Afd. 6: Stian Ehrenreich Afd. 10: Katrine Qvist Afd. 11: Pia Olesen Afd. 12: Anders Daniel Thomsen Afd. 16: Thomas Hansen Lærke Toft 1. Valg af dirigent Else byder velkommen. Lene Hansen bliver valgt til dirigent. 2. Valg af stemmeudvalg Klaus Djernes Martin Smedegaard Allan Søstrøm 3. Forelæggelse af selskabets budget for 2010 Morten Kraft (MK) forelægger budgettet for 2010. Kontoplanen er lavet efter driftsbekendtgørelsens forskrifter og bygger på samme balanceprincip som afdelingernes budgetter. Eftersom alle lønninger osv. ligger i Østjysk Boligadministration, som Boligselskabet Præstehaven betaler administrationshonorar til, er der ingen personaleudgifter i Boligselskabet Præstehaven længere. Administrationshonorar til Østjysk Boligadministration dækker lønninger, kontorlokaler, kopimaskiner, kontorartikler osv. Administrationshonoraret stiger primært på grund af udvidelsen af kontoret og overenskomstmæssige lønstigninger. 1
Klaus, Ry 19: hvad med udgiften til de to nye ansættelser? MK: som udgangspunkt skal de være omkostningsfri for selskabet, da de varetager opgaver, der tidligere blev udført af arkitekter osv. På sigt forventes det faktisk at blive en besparelse for Boligselskabet Præstehaven. Mødeudgifter stiger næste år med 200.000, hvilket først og fremmes skyldes selskabsbestyrelsens studietur. For at sidde i selskabsbestyrelsen får man et honorar, men selskabsbestyrelsen har besluttet ikke at modtage dette honorar, men i stedet hvert andet år tage på studietur. I mødeudgifterne ligger også selskabets tilskud til afdelingsbestyrelsernes kurser, da selskabet betaler halvdelen af disse kursusudgifter. Kontorholdsudgifter dækker primært over gebyr til Kollegiekontoret for at de udlejer vores ungdomsboliger. Derudover er der også kontorartikler til selskabsbestyrelsen. Afskrivninger stiger med 90.000 grundet ny hjemmeside og pc ere til selskabsbestyrelsen. Revision i alle afdelinger i Boligselskabet Præstehaven stiger med ca. 2 % om året. Administrationsbidrag bliver kr. 3.870 pr. lejemål, hvilket placerer os pænt i midten vi er hverken billigst eller dyrest. Forrentning forventes ikke at indbringe så meget som tidligere, da afdelingernes midler skal forrentes i afdelingen fremover og ikke i selskabet som nu. Så selskabet får kun renteindtægter af egenkapitalen. Grundlæggende er der ikke mange parametre tilbage i Præstehavens budget efter at Østjysk Boligadministration er blevet stiftet. Klaus, Ry 19: men hvis der kommer underskud i Østjysk Boligadministration så skal Præstehaven vel være med til at dække det? MK: tjoh, men det vil jo stadig ligge i Østjysk Boligadministration, så Præstehaven vil ikke være ene om at dække det. Derudover har selskaberne jo også indskudt startkapital i Østjysk Boligadministration. 4. Information om aktuelle byggesager og større renoveringsprojekter Kristian Jensen (KJ) fortæller om diverse renoveringssager. Afdeling 1: vi skal til at lave tre nye ungdomsboliger, hvor der tidligere har været erhvervslokaler. Vi forventer byggestart i uge 46-47 og indflytning omkring 1. april 2010. I afdeling 2 er vi nu færdige med udskiftning af varmeanlæggene. I afdeling 3 mangler vi stadig tilsagn fra Landsbyggefonden, men afdelingen er på deres positivliste for 2011, så vi håber snart at høre fra dem. I afdeling 5 er der enkelte mangler tilbage, men selve renoveringen er færdig. Økonomien tillader at gårdmiljøet bliver renoveret og der anlægges nyt græs og belægning samt bliver nedgravede containere til affald. Med hensyn til den nye afdeling i Skødstrup så arbejder vi i øjeblikket med udarbejdelse af skema B, hvor vi forsøger at løse hvordan placeringen af boligerne kommer til at være. Byggestart tjah, 2010. 2
5. Indkomne forslag Forslag 1: Der er stillet forslag om at suppleanterne tillades at deltage i møder/arrangementer i stedet for afdelingsbestyrelsesmedlemmer, når disse er forhindret. Lone, Vib 105: fortæller, at hun mener det er en god idé for eksempel til repræsentantskabsdagen at flere ører med til at høre budskaberne. EC: vi skal bare være opmærksom på, at suppleanterne aldrig kan få samme rettigheder som afdelingsbestyrelsesmedlemmer. AS: ifølge vedtægterne kan et møde som dette godkende suppleanternes tilstedeværelse eventuelt med taleret, men uden stemmeret. Klaus: er det ikke repræsentantskabet, der godkender vedtægterne? AS: jo, men vi kan ikke gå ud over det lovgivningen tillader. Gitte, HC 133: kan forslaget ikke deles, så det kun gælder f.eks. på repræsentantskabsarrangementer, men ikke til repræsentantskabmøder? Ingolf, Bispehavevej 45: det er også rigtig godt for suppleanterne at blive inddraget. AS: vi kan stemme om, at suppleanterne kan deltage i repræsentantskabsarrangementer. Klaus, Ry 19: der er vel ingen idé i at stemme om deres adgang til repræsentantskabsmøderne, hvis det allerede står i vedtægterne. AS: det står ikke i vedtægterne, men loven siger allerede i dag, at almindelige beboere kan tillades adgang. Og suppleanter er bare at betragte som almindelige bebeore. Men vi kan, da det allerede er lovmæssigt vedtaget, ikke indskrive det yderligere i vedtægterne. Karen, TS8: så det du siger er, at vi allerede i dag kunne have taget suppleanterne med selvfølgelig uden stemmeret? AS: ja. LH: vi stemmer altså om, om suppleanterne skal have lov til at deltage i kursusarrangementer. Afstemning ved håndsoprækning forslaget er vedtaget. Forslag 2: Der er stillet forslag om brug af vedligeholdelseskontoen til at opsætte væg. Lone, Vib 105 fortæller at forslaget er indsendt på opfordring af Tanya, som bor i afdeling 1 og er suppleant. EC: vi skal være opmærksomme på, at hvis vi udvider vedligeholdelseskontoen, skrider hele grundlaget og beløbene som beboerne skal betale til vedligeholdelseskontoen skal sættes meget betragteligt op. Jeg mener det her ligger under råderetten. AS: lovgivningen er meget klar omkring, hvad vedligeholdelseskontoen kan bruges til, og det er maling af vægge og hvidtning af lofter. Klaus, Ry 19: hvis det strider mod lovgivningen kan vi vel slet ikke stemme om det. AS: nej, det er rigtigt. Men enhver repræsentant har ret til at få sat forslag på repræsentantskabsmødet. Vibeke, Vib 105: tidligere har der været lejere, der har opsat væg - hvem har betalt for de ændringer? CK: det var beboerne selv, der betalte. Og så betalte de et ekstra indskud til dækning af retablering. Margit, Vib 103: hvad med lån til det ligesom man kan låne til istandsættelse af køkken og bad? AS: i øjeblikket har vi udlånt ca. 7 millioner gennem finansieringsordningen til køkken og bad. Hvis vi skal udvide den, kan det ikke hænge sammen økonomisk. 3
Forslaget falder. Forslag 3: Der er stillet forslag om endelig godkendelse af sammenlægning af afdeling 16 og 17. EC: ungdomsboligafdelingerne har selv stemt ja til en sammenlægning. Og alle de offentlige instanser, der skal godkende sammenlægningen har også givet tilsagn, men formelt skal det også endeligt godkendes af repræsentantskabet. Forslaget er vedtaget. 6. Orientering fra udlejningen Connie Koppel (CK) fortæller om udlejningssituationen. Der har været 55 færre flytninger i år i forhold til samme periode sidste år, 17 almene færre og 38 ungdomsboliger færre. Bispehaven udlejes via kombineret udlejning, det var en beslutning byrådet tog for et par år siden. I afdeling 5 var der indflytning i de sidste tagboliger i august, og vi oplever en meget stor efterspørgsel på de lejligheder. Vi har overtaget formandsskabet af Århusbolig pr. 1.9.09. Det vil sige, at det er os der står for alt vedrørende fejlfinding, videreudvikling, hjemmeside, indstillinger vedrørende IT osv. I Århusbolig har der det sidste års tid kørt en fraflytningsundersøgelse, og de sidste nye statistikker derfra viser, at over 80 % af vores fraflyttere har været enten tilfredse eller meget tilfredse med os, hvilket er meget positivt. Der kommer nye udlejningsregler pr. 1.1.2010. Disse betyder blandt andet, at alle der vil bevare deres medlemskab fremover skal betale opnoteringgebyr. Der kommer selvfølgelig information ud om det, men vi ved ikke så meget om det endnu. Derudover arbejder alle boligorganisationer i BL 5. kreds i øjeblikket på, om man kan få etableret én stor fælles udlejning i Århus. 7. Valg a. valg af formand for 2 år På valg er: Else Christensen Genvalgt. modtager genvalg b. valg af 3 bestyrelsesmedlemmer for 2 år På valg er: Erwin Bülow Light modtager ikke genvalg Jytte Secher modtager genvalg Leif Scherrebeck modtager genvalg Derudover opstiller: Helle Ravn-Sørensen Klaus Djernes (udtræder dermed af stemmeudvalget) Gitte Bülow Light 4
Der stemmes på stemmeseddel nr. 1: Jytte Secher 15 stemmer Leif Scherrebeck 18 stemmer valgt for en 2-årig periode Helle Ravn-Sørensen 17 stemmer Klaus Djernes 17 stemmer Gitte Bülow Light 20 stemmer valgt for en 2-årig periode Omvalg mellem Helle Ravn-Sørensen og Klaus Djernes. Der stemmes på stemmeseddel nr. 2: Helle Ravn-Sørensen 13 stemmer Klaus Djernes 16 valgt for en 2-årig periode 8. Valg af 2 suppleanter for bestyrelsen for en 1-årig periode Helle Ravn-Sørensen vælges til 1. suppleant. Klaus, Ry 19: plejer suppleanterne at være med til selskabsbestyrelsesmøderne? EC: nej, det plejer de ikke at være. Men det kan vi jo selv bestemme om de skal fremover, vi kan jo tage det op på et selskabsbestyrelsesmøde. 9. Eventuelt EC: vil gerne fortælle lidt om, hvad vi gerne vil forkusere på i det kommende år. Bestyrelsen var i slutningen af september på selskabsbestyrelses-weekend. Det er en tradition en gang om året, og også i år var det en rigtig god og givtig weekend. Hvert andet år skal målsætningsprogrammet gennemgås. I år snakkede vi meget om, at vi i fremtiden vil fokusere mere på miljø og energi. 40 % af vores CO2-udslip stammer fra vores boliger, og set i det lys er det meget relevant at arbejde målrettet på, at alt nybyggeri skal udføres i lavenergiklasse 1, hvilket bevirker en halvering af CO2-udslippet. I kommende renoveringer vil vi også fokusere meget på energi og miljø. Derudover besluttede vi at afsættes en pulje på kr. 250.000 om året, som alle nuværende afdelinger kan søge tilskud af til energibesparende tiltag i afdelingen. Mads, Silk 46: hvordan måles det, om man når de mål man har sat i målsætningerne? EC: da vi gennemgår programmet hvert andet år, er målene som udgangspunkt sat for to år ad gangen. Når vi så drøfter det på ny, er det nemt at se, hvor vi har opnået hvad vi ville, og hvor vi eventuelt ikke har. Mads, Silk 46: det lyder meget visionært. Med hensyn til puljen, så er 250.000 jo ikke mange penge, selvom det er et pænt beløb. Hvi vi i Rosengården f.eks. skulle gøre noget virkelig effektiv, så skulle vi udskifte vinduerne. I det tilfælde ville 250.000 ikke række langt. EC: nej, men udskiftning af vinduer ville også være en reel renovering. Mads, Silk 46: kunne man ikke opsætte et mål om, at gamle ejendomme kommer op på højde med nybyggeri? AS: som Else siger, så vil udskiftning af vinduer være en reel renovering. Det er ikke sådan nogle ting puljen er lavet til, men f.eks. etablerering af solceller til opgangslys eller lignende, dét kan der søges midler til. Altså nytænkning, hvor vi ved at det kan være svært for jer at gennemføre sådan nogle ting i afdelingen og få overbevist beboerne uden tilskud af midler. Med hensyn til renoveringer, så forsøges de fremtidige lavet som passivhuse, men ellers lavenergiklasse 1. LS: puljen er også tænkt som et forsøg på at støtte visionære idéer på området, og støtte projekter som andre afdeling også kan få gavn af efterfølgende. 5
KJ: der er i øjeblikket gang i udarbejdelse af energirapporter i alle afdeling. De bliver færdige her i løbet af 2009, og vil kunne give os nogle gode pejlemærker for, hvad vi kan gøre i de forskellige afdeling fremover. Lisbeth, Ry 20:hvad med renoveringen i Ryhaven, bliver det også efter lavenergiklasse 1 eller bygningsklasse 2? AS: ja, det er jo op til afdelingen, men vi vil i al fald forsøge at gøre det så energirigtigt som muligt. OM: vil gerne fortælle lidt om Ryhavens renovering. Renoveringsbehovet vises tydeligt gennem de hidtidige rapporter, der viser at: Der er forekomst af skimmelsvamp/fugt i 54 % af boligerne. Der er problemer med gulve i 58 % af boligerne, dette er grundet i byggesjusk. Der er skader på tagflader i 70% af boligerne på grund af dårlige materialer. Vi har leget lidt med tanken om, at vi i forbindelse med retablering af beplantning og udearealer efter renoveringen måske kunne indarbejde AlmenBolig+ som de første i eksisterende byggeri. Der er etableret beboergrupper, hvor der diskuteres hvad vi ønsker med renoveringen. Der skal bl.a. snakkes om udearealerne, de grønne områder og vedligeholdelse af disse. Så er der selve bygningsrenovering, det vil sige bygninger, energi osv., finansiering, driftsbesparelser, huslejetilskud og så videre. Vi håber at kunne lave en grundig beboerinformationsavis a la den som Ry Andelsboligforening lavede til afdeling 8 og 9. Og så håber vi på udspil fra Landsbyggefonden i 2010. Helle, Silk 46: kan selskabsbestyrelsen ikke lave et inspirationskatalog til energibesparelser? Lene, Vib 117: opfordrer til bedre kommunikation. Kan der ikke komme en konteringsvejledning på Præstehavenettet? MK: hvad skal formålet være med en konteringsvejledning? Den bliver rimelig begrænset, hvis det skal være relevant for afdelingsbestyrelserne, det er jo kun få konti, I har direkte indflydelse på. Vi kan i stedet lave et link til driftsbekendgørelsen. EC: byder velkommen til de nye selskabsbestyrelsesmedlemmer og takker Jytte og Erwin for godt arbejde. Tak for god ro og orden. 6