Redegørelse Vedr.: Styringsdialogmøde Domea Mødested: Laksetorvet, lokale D.3.11 Forvaltning: Sekretariat Mødedato: 16-09-2016 Sendes til: Domea Deltagere: Administrationen, kundechef Mikki Schougaard Frandsen og bygherrerådgiver Hanne Stig Boligorganisationen, bestyrelsesformand Marianne Schultz og næstformand, Aase Jensen Randers Kommune, chefkonsulent Torben Rugholm, Social og Arbejdsmarked, samt jurist Inge Qvortrup og jurist Lene Holdtdal Pedersen, Tilsynet med almene boliger. Randers Kommune har indbudt Domea til det årlige styringsdialogmøde med følgende dagsorden: 1. Kort velkomst 2. Boligorganisationens økonomi a. Regnskab 2015 b. Administrations- og byggesagshonorar c. Ventelister/tab ved lejeledighed d. Udlån til afdelinger 3. Afdelingens økonomi a. Regnskab 2015 b. Henlæggelser 4. Nybyggeri a. Status på igangværende projekter b. Nye projekter 5. Eventuelt Punkt 4 blev behandlet som første punkt, da chefkonsulent Torben Rugholm alene skulle deltage i drøftelse af dette punkt. 2. Boligorganisationens økonomi a. Regnskab 2015 Årets resultat var et mindre underskud, der er overført til arbejdskapitalen. Underskuddet skyldes et mindre kurstab.
Dispositionsfonden har en positiv udvikling. Boligorganisationen følger den 10-årig prognose for dispositionsfondens udvikling. Der opkræves maksimalt bidrag til såvel dispositionsfonden som arbejdskapitalen. Dispositionsfonden har dækket et lille lejetab, som hidrører fra forbrugsudgifter i overgangsfasen ved fra- og tilflytning af lejemål. Bestyrelsen har i indeværende år godkendt, at dispositionsfonden skal fritages fra dækning af lejetab for regnskabsåret 2016, således at eventuelle lejetab dækkes af afdelingen. Tilsynet med almene boliger skal godkende denne beslutning. Domea oplyser, at der vil blive fremsendt ansøgning til Tilsynet i efteråret 2016. b. Administrations- og byggesagshonorar Administrationsbidraget er faldet markant i regnskabsåret, hvilket skyldes, at der ikke er opkrævet driftsudgifter, herunder bl.a. udgifter til driftsinspektør, som forskud på besparelse som følge af reduktion af administrationsbidraget. Der er tale om en enkeltstående nettobesparelse på ca. 80.000 kr. Pr. 1. januar 2016 opkræves administrationsbidraget på sædvanlig vis, hvor besparelsen som følge af Domea 2015-strategien vil være indarbejdet. Administrationsbidraget er på ca. 3.350 kr. Da der er få lejemålsenheder i boligorganisationen påvirker dette administrationsbidragets størrelse, da der ikke opnås stordriftsfordele i forhold til overordnede udgifter, som fx revision. Tilsynet spurgte ind til årsagen til, at der i årsregnskabet er angivet, at der er 56 lejemålsenheder i boligorganisationen. Administrationen oplyser, at der er tale om en fejl, da der reelt er 48 lejemålsenheder som hidtil. Der arbejdes på at få fejlen rettet i systemet. Det forventes at være på plads til næste regnskabsår. c. Tab på lejeledighed Alle lejemål tildeles via venteliste. Der er pr. 1. september 2016 72 personer på venteliste. Der er størst efterspørgsel på de store lejligheder, men også de små lejligheder er lette at genudleje. Der er et lille lejetab, som er dækket af dispositionsfonden. Lejetabet hidrører fra forbrugsudgifter i overgangsfasen ved fra- og tilflytning af lejemål. d. Udlån til afdelinger Revisor bemærker, at boligorganisationens likviditet ikke svarer til den disponible egenkapital. Årsagen hertil er, dispositionsfond og arbejdskapital på nuværende tidspunkt ikke vil kunne dække større tab i afdelingen. Dette skyldes alene, at der er tale om en forholdsvis ny boligorganisationen med få lejemålsenheder, som er ved at opbygge dispositionsfond og arbejdskapital. Der opkræves maksimalt bidrag til såvel dispositionsfond som arbejdskapital. Der forventes ikke større lejetab i afdelingen. Administrationen oplyser, at der er uomtvistelig god sikkerhed for afdelingens midler.
Der er udlånt 26.000 kr. til afdelingen, som hidrører fra undersøgelser i forbindelse med det foreslåede projekt i Staldgårdsgade. Beløbet dækkes i et eventuelt kommende skema A, når projektet bliver effektueret. Domea Danmark har dækket udgifter til andre nye projekter. 3. Afdelingens økonomi Afdeling 13801, Kaskelotten, har et stort overskud på godt 260.000 kr., som er overført til resultatkontoen. Det opsamlede overskud afvikles ved afholdelse af udgifter til forbedringsarbejder og 0-stigning i huslejen. Det er besluttet på afdelingsmøde, at dele af overskuddet anvendes til udskiftning af komfurer i alle lejemål (300.000 kr.), samt kodning af alle nøgler (70.000 kr.). Afdelingen opførte endvidere i regnskabsåret 2014 cykelskure og tørrestativer, hvor udgiften blev dækket af overskuddet på resultatkontoen. Bestyrelsen oplyser, at beboerne er meget tilfredse med de nye tiltag. Afdelingen henlægger fuldt ud til planlagt og periodisk vedligeholdelse, hvilket er i overensstemmelse med den 10-årige drifts- og vedligeholdelsesplan. Det vurderes, at der er henlagt tilstrækkeligt til det nødvendige forbrug. Der er pt. henlagt godt 12.000 kr. pr. lejemålsenhed. Der foreligger en mellemregning på knap 4 mio. kr. mellem boligorganisation og afdeling, hvilket er en væsentlig stigning siden sidste år. Mellemregningen stammer bl.a. fra en byggesag, som er mellemfinansieret. Derudover indeholder mellemregningen også forhold vedr. ejendomsskat, renovation og lign. Mellemregningen er alene et udtryk for et øjebliksbillede på statustidspunktet, hvorfor der kan være store udsving på denne post. 4. Nybyggeri a. Status på igangværende projekter Falbeparken: Byggeriet af Falbeparken følger tidsplanen. Der er rejst elementer for nyligt, og der afholdes rejsegilde d. 7. oktober 2016. Byggeriet forventes færdigt april/maj 2017. Administrationen åbner for venteliste snarest, og der opleves en stor efterspørgsel på lejlighederne allerede nu. Markedspladsen: Der pågår forhandlinger med Randers Kommune vedr. grundkøb. Domea har efter aftale med kommunen igangsat undersøgelser af geotekniske forhold og forureningsforhold, ligesom der er igangsat landinspektørvurdering. Disse forhold skal være afklaret, inden der kan indgås endelig købsaftale. Domea forventer at indsende ansøgning om godkendelse af skema A inden årsskiftet.
Munkdrup: Der er foretaget geotekniske undersøgelser, som ser positive ud. Der er dog fundet arkæologiske fund, som undersøges nu. Grunden forventes frigivet 1. december 2016. Drøftelse af grundkøbet med Randers Kommune kører parallelt med udgravningen. Domea forventer at indsende ansøgning om godkendelse af skema A inden årsskiftet. Thors Bakke: Domea har undersøgt mulighederne for at opføre blandet byggeri med såvel almene som private boliger på Thors Bakke. Der er som led i undersøgelsen indhentet advokatundersøgelse, der vurderer, at der vil være muligheder for at opføre et sådant byggeri. Der er igangsat geotekniske undersøgelser af grunden. Det er endnu ikke afklaret, hvornår ansøgning om godkendelse af skema A kan indsendes til Randers Kommune. Staldgårdsgade og Jens Otto Kraghs Plads: Projekterne er pt. sat i bero. Domea er fortsat interesseret i, at projekterne virkeliggøres og indgår gerne i dialog med kommunen derom. Aftalt, at Hanne Stig fremsender oversigt over samtlige afdelinger med angivelse af afdelingsnumre og navn. Domea har oprettet et byggeudvalg, som består af organisationsbestyrelsens 3 medlemmer. Byggeudvalget afholder møde én gang månedligt. Det er forventningen, at udvalgets sammensætning kan udvides ved Falbeparkens ibrugtagning. Bestyrelsen oplyser overordnet set, at Kaskelotten er en velfungerende afdeling med godt socialt liv, hvorfor det også af denne grund vil være oplagt at bygge yderligere i samme område. b. Nye projekter Domea ser generelt store udviklingsmuligheder i Randers Kommune. Kaskelotten var oprindeligt tænkt som 4 etaper, hvoraf der er opført én etape. Domea er fortsat interesseret i at opføre de resterende 3 etaper med henblik på udvikling af området og styrkelse af beboerdemokratiet. Domea overvejer at ændre den arkitektoniske stil ved fremtidigt bud på nyt projekt i området for at skabe variation. Domeas arkitekt har været i kontakt med Plan vedrørende fremtidigt projekt i området. Byrådet har ved tidligere fremsendte projekter ikke ønsket at prioritere yderligere projekter i området. Torben Rugholm orienterede om Byrådets aktuelle debat vedrørende behov for små boliger til flygtninge og udsatte. Byrådet skal inden for den nærmeste fremtid tage stilling til, om de afsatte midler til grundkapital skal anvendes til opførelse af små boliger, og om der skal gøres tiltag til etablering af billigere byggeri.
Torben Rugholm orienterede endvidere om kommunens igangværende dialog med arkitektfirma, der vil etablere billigere modulbyggeri. Domea er interesseret i at høre nærmere omkring mulighederne ved modulbyggeriet. Aftalt, at Torben Rugholm tager kontakt til Domea vedrørende nærmere drøftelse af mulighederne for opførelse af billige boliger, herunder modulbyggeri. Domea Danmark arbejder ligeledes med muligheder for at etablere billigere boliger i samarbejde med arkitekt Søren Nygaard, hvor huslejen er under 3.000 kr. Der arbejdes blandt andet med etablering af små boliger på ca. 34-45 m2, der skal opføres med henblik på senere sammenlægning, når boligbehovet forventeligt vil ændre sig igen. Der arbejdes konkret på et projekt med 20 billige boliger og 20 familieboliger. Aftalt at Mikki Frandsen fremsender forslag til konkret projekt til vurdering i Randers Kommune. Domea gør opmærksom på, at det er en udfordring at få økonomi i et projekt i bynære områder, da grundprisen forholdsmæssigt bliver for høj. Domea opfordrer Randers Kommune til at undersøge mulighederne for salg af kommunale grunde til opførelse af alment byggeri. Aftalt at Torben Rugholm undersøger, hvor Randers Kommune har ubebyggede grunde, der kunne være egnet til opførelse af alment byggeri. Kaskelotten kan eventuelt være en mulig placering til fremtidig opførelse af små billige boliger, da området er beliggende i umiddelbar nærhed til skole, indkøbsmuligheder mv. Det er vigtigt at sikre en bred beboersammensætning ved opførelsen af små billige boliger, da der ellers kan være risiko for området kan blive socialt belastet. Randers Kommune er ved at ombygge tidligere institution (ældre/handicap boliger) til små boliger, hvor der renoveres for et reduceret maksimumbeløb på 18.230 kr. pr. byggeretsmeter. Der er tale om en forsøgsordning, hvor kommunen gerne vil se mulighederne for at etablere godt byggeri for et lavere rammebeløb. Randers Kommune har igangsat arbejdet med udarbejdelse af en social boligplan med fokus på sikring af diversitet i beboersammensætningen. Domea inviteres til deltagelse i dialogen herom. Domea oplyser, at de gerne ville deltage i en arbejdsgruppe sammen med kommunen og de andre boligorganisationer om en social boligplan. Prioritering af midler til opførelse af nyt byggeri afventer Byrådets stillingtagen til, hvorvidt der skal opføres små billige boliger til flygtninge og udsatte. Sagen vil blive forelagt politisk behandling forventeligt i oktober/november 2016.
5.Eventuelt Salg af storparcel ved Kaskelotten: Det blev drøftet, at en af storparceller ved Kaskelotten er ved at blive bebygget. Tilsynet er ikke bekendt med, hvem der har erhvervet ejendommen, men det blev aftalt, at Tilsynet undersøger, hvilket type byggeri, der er ved at blive opført. Aftalt at Tilsynet undersøger sagen. Marianne Schultz orienteres efterfølgende. Markering i styringsrapport: Tilsynet spurgte til gul markering i styringsrapport vedrørende den sociale tilstand. Administrationen oplyser, at årsagen hertil er, at man ønsker at gøre opmærksom på, at beboerdemokratiet er udfordret af, at der er få engagerede personer, som varetager alle opgaver ved repræsentantskab, organisationsbestyrelse, afdelingsbestyrelse og byggeudvalg, hvilket medfører en stor arbejdsbyrde. Dette vil forhåbentligt blive bedre, når Falbeparken tages i brug, hvormed der bliver flere beboere i boligorganisationen. Tilsynet anerkender, at de 3 bestyrelsesmedlemmer gør en stor indsats for sikring af beboerdemokratiet i såvel boligorganisation som afdeling. Bestyrelsen oplyser, at der er flot fremmøde til afdelingsmøderne, hvor der er god stemning blandt beboerne. Ubebyggede grunde: Tilsynet bemærkede, at der i det fremsendte materiale var anført tab som følge af investering i ubebyggede grunde. Administrationen oplyste, at boligorganisationen ikke har ubebyggede grunde, men at der i stedet er tale om angivelse af en mulig tabsrisiko som følge af, at Domea Randers har gang i mange nybyggerier, samtidigt med at boligorganisationen stadig er sårbar med svag likviditet som følge af, at boligorganisationen er nyetableret og har få lejemålsenheder. Domea Danmark følger boligorganisationen nøje, og dækker ligeledes dele af udgifterne ved etablering af nye projekter til opførelse af nye almene boliger. 5-års gennemgang: Domea oplyser, at der netop er afholdt 5-års gennemgang ved Byggeskadefonden på Kaskelotten. Domea har reklameret over et par forhold for at sikre rettigheder ved eventuelle byggeskader. Det endelige 5-års eftersyn afholdes i efteråret 2016. Stillebump: Bestyrelsen gør opmærksom på, at der er etableret stillebump i området omkring Kaskelotten, men ikke på selve Kaskelotten. Der er forøget trafik på vejen, og der køres med høj hastighed, hvilket beboerne finder utrygt. Aftalt at Tilsynet tager kontakt til Vejafdelingen vedrørende situationen. Marianne Schultz orienteres efterfølgende.