Referat af hovedbestyrelsesmøde 3/2014 Mødested Hotel Nyborg Strand Mødedato Onsdag den 14. maj 2014 kl. 17.00 21.30 (middag kl. 18.30) Mødedeltagere Referat Gæster Afbud: Walther Rahbek, Formand (WRM) Mette Rønning Steffensen, Næstformand (MRS) Torben Seir, Øst (TS) Kate Nielsen, Syd (KN) Birgitte Halle, Nord (BH) Bjarke Refslund, MTBO (BR) Casper Sørensen, BUU (CS) Thomas Jensen, Elite (TJ) Lisa Tantholdt, Bredde (LT) John Holm, Kort (JH) Jens-Jørgen Hansen, Plan (JJH) Michael Sørensen, Direktør (MS) Direktør Michael Sørensen Ingen Kim Folmann Jørgensen, Næstformand (KFJ) Mødeoplæg: Alm. skrift Referat: Kursiv WRM bød velkommen til sit første møde og præsenterede ny struktur for mødeafholdelsen, hvor udvalgsrunden er opprioriteret og lagt først på dagsordenen for at sikre fornøden tid til denne. Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra møde 2/2014 Bilag: Referat HB-møde 2/2014 Referatet godkendt uden yderligere bemærkninger. 2. Udvalgsrunden a. Formand/Næstformænd WRM har afholdt møde med DIF s formand Niels Nygaard, der gav en introduktion til DIF s organisation. En sådan introduktion gives til samtlige nyvalgte specialforbundsformænd. WRM og MS deltog i DIF s årsmøde i Idrættens Hus 2.-3. maj. Der afholdes introdage for nye specialforbundspolitikere (bestyrelsesmedlemmer) med maksimalt 2 års anciennitet. Der kan vælges
mellem datoerne 1. november 2014 og 25. april 2015. Der opfordres til deltagelse og tilmelding foretages individuelt på event.dif.dk/introdag DIF afholder kongres 5.-7. februar 2015, hvor bl.a. Vision 25-50-75 vil være på dagsordenen. WRM redegjorde for ærgerlig misforståelse i forbindelse med medaljeoverrækkelsen ved DM Sprint, hvor WRM s egen starttid kolliderede med præmieoverrækkelsen. Medaljeoverrækkelsen blev i stedet gennemført med DOF s tidligere formand, Røde. b. Direktøren Der er booket lokaler til repræsentantskabsmødet 7. marts 2015 på kursuscentre.dk beliggende ved Middelfart (Hindsgavl) Find vej Dagen blev igen i 2014 afviklet med stor succes. 43 lokale events landet over trak 2.858 deltagere, hvilket vejret taget i betragtning var ganske tilfredsstillende. Mediedækningen af dagen var flot i optakten primært lokalt, men også i TV 2 og i P4 flere steder i landet. Kronprinsfamiliens deltagelse til Søllerød OK s arrangement gav også massiv omtale efterfølgende bl.a. med indslag i DR TV Sporten. DIF og DGI har vedtaget en fælles Vision 25-50-75, der kort fortalt går på, at i 2025 skal 50 procent af befolkningen være medlem af en idrætsforening og 75 procent være fysisk aktive. MS deltog i indledende seminar herom 7. marts, mens JJH deltager i det efterfølgende seminar 20. juni. Udviklingsprojektet klubudvikling med fokus på frivillighed præsenteres i detaljer på klubledermøderne i juni, hvor en spørgeundersøgelse til samtlige klubber sættes i gang. Vigtigheden af at projektet kommer alle klubber til gode understregedes. MRS og MS indgår i projektets styregruppe, der har sit første møde 24. juni. O-service: Der er gennem vinteren sket en række opdateringer af O-service, ligesom der under DOF Akademiet har været afholdt kursus i Østkredsen. Internationalt arbejde: NORD-landene har stillet fælles forslag til IOF vedrørende antal internationale konkurrencer, opsplitning af fod-o-vm og opprioriteringen af World Cup. Forslaget er dog efterfølgende trukket efter nedsættelsen af arbejdsgruppe i IOF-regi. WRM og MS deltager i IOF s General Assembly i forbindelse med VM i Italien i juli. IOF planlægger afholdelse af council-meeting i København i oktober. HB har givet dispensation til Viborg OK til at betale løbsafgift for Læsø 3-dages 2014 i henhold til reglerne gældende frem til 30. juni 2014, idet indbydelse var udsendt og tilmelding åbnet, inden vedtagelsen af nye regler. Som et pilotprojekt afholdes tre forsøg med Find vej Baner i 2014 i form af et let genkendeligt koncept med lange lette baner til eksisterende konkurrenceløb for at skabe en større kobling mellem Find Vej og orientering som konkurrenceidræt. Pilotprojektet evalueres efterfølgende med henblik på udbredelse i 2015. Jagten gennem historien afvikles 23. maj, hvor en lang række klubber er involveret i arrangementerne med korttegning og praktisk afvikling af løbene, der arrangeres i samarbejde med Golden Days, lokale kulturinstitutioner og kommuner, der er med i kultursamarbejdet KulturMetropolØresund. Kommunikation: I forbindelse med gennemgang af forbundets kommunikationsarbejde, har DOF fået foretaget et 360 graders kommunikationstjek af DIF, som vil indgå i det kommende strategiarbejde. c. Nord NK har afholdt bestyrelsesmøde bl.a. med debat omkring prissætning på træningsløb for ikkemedlemmer, og det igangsatte visionsarbejde, der hilses velkomment. Også en debat om
skolereformen og hvordan DOF kan være med til at få orientering på dagsordenen i skolernes idrætsundervisning d. Syd SK arbejder med at finde den rette form for afviklingen af kredsudvalgsmøder og definering af kredsbestyrelsernes opgave. KN har været på udvekslingsbesøg i NK. e. Øst ØK har iværksat projektet Unge i O-sporten nu Orienteering Runners Copenhagen., der har stor succes med at samle unge mennesker i og omkring København til ugentlige fælles træninger. Deltagertallet ligger stabilt på godt 30. f. MTBO MTBO-camp på Bornholm blev afviklet med stor succes og 250 deltagere, som et flot flagskibsarrangement for MTBO også internationalt set. World Cup afdeling i MTBO afvikles i Nordsjælland 15-18/5, hvor MRS er DOF s repræsentant i forbindelse med ceremonier, og Gert Nielsen stiller op med information om idrætten og forbundet i forbindelse med det åbne arrangement om lørdagen. Reglementsproces kører lige nu under ledelse af Tage Andersen. Der er fortsatte tanker om dansk VM i MTBO kombineret med et Veteran-VM. g. Plan Reglementsarbejde pågår både i fod-o og MTBO. Kommer på hjemmeside til kommentering. Skovaftale under forhandling implementeres løbende i takt med nye driftsplaner på de enkelte enheder. Denne efterfølges af særskilt aftale for MTBO. Forhandling endvidere undervejs med Dansk Skovforening. Der er givet en enkelt dispensation i forbindelse med DM Ultralang til anvendelse af kort i målestok 1:15.000 i H35 og H40, mens tilsvarende ansøgning blev afvist for H45. Kortudvalget har lavet guide til valg af DM-terræner diskussioner mellem Kortudvalget og Planudvalget om pågår om, hvordan den anvendes. Diskussion af krav til at banelæggere, banetrollanter, stævneledere og stævnekontrollanter har været på kursus. Banelægningskonkurrencen er afgjort og ophører med dette års konkurrence. h. Kort Der afholdes korttegningskurser i alle tre kredse i begyndelsen af juni. Der er uddelt printeksempler og vejledning til korrekt og ensartet opsætning i Condes til alle kortkonsulenter til videreformidling til løbsarrangører. i. Bredde Påbegyndt strategiarbejde. Voksenkursus afholdt i Vintersbølle med stor tilslutning. j. Børn og Unge Udvalg består pt af blot 4 medlemmer og søger derfor flere gerne unge til opgaverne. KUM afviklet med stor succes CS uddelte ros til arrangørerne fra SK. Arbejde med at definere egne opgaver i udvalget pågår i denne forbindelse er spørgeskemaundersøgelse udsendt til ungdomsløbere, forældre og trænere. Arbejdet munder ud i en workshopdag primo september passer godt med strategiproces. DOF deltager i nordisk seminar finansieret af DIF med deltagelse af en politiker (CS), en administrativt ansat (Gert Nielsen) og en ung leder (Inge Skovgaard Knudsen) i september i Stockholm. Nordisk ungdomslederlejr 2NULL15 i forbindelse med JWOC 2015 i Norge er under forberedelse. k. Elite Flotte EM-resultater guld, sølv og 2 fjerdepladser. Historisk damesejr til Tiomila. Der afholdes styregruppemøde med Team Danmark 22/5 og eliteudvalgsmøde 23/8, hvor midtvejsevaluering af eliteplanen for 2013-16 og definition af eliteudvalgets opgave er på dagsordenen.
3. Tema: DOF strategi 2020 Mødets hovedtema bliver arbejdet med DOF s Strategi 2020. WRM gennemgår proces og tidsplan for strategiarbejdet, hvorefter der er god tid til debat. Bilag: Input til strategiproces Bilag: Forslag til ny struktur for HB WRM gennemgik den overordnede tidsplan for strategiarbejdet, hvor de første klubmøder har været afholdt og fortsætter med klubledermøderne i juni og fagudvalgenes arbejde med strategien, inden det hele samles til visionsdøgnet i august, hvor Martin Hedal deltager i processen. 4. Budgetopfølgning pr. 30. april 2014 Budgetopfølgningen pr. 30. april 2014 viser samlet ændringer i forhold til det vedtagne budget på 121 tkr i negativ retning, hvormed årets forventede resultat er et underskud på 96 tkr. Den største afvigelse vedrører indtægten på klub- og medlemskontingenter, hvor der var indlagt en budgetforudsætning om øget medlemstal i 2014 i forhold til 2013, der ikke blev opfyldt, hvilket påvirker resultatet negativt med 80 tkr. På mødet bedes taget stilling til budgetopfølgningen og eventuelle konsekvenser heraf besluttet. Bilag: Budgetopfølgning pr. 30. april 2014 Budgetopfølgningen blev taget til efterretning uden vedtagelse af konkrete budgetændringer. Men alle opfordres til at vise mådeholdenhed med udgifterne frem til HB s visionsdøgn til august, hvor der forelægges opdateret budgetopfølgning. 5. Budgetprocedure for budget 2015 DOF s budget 2015 skal lægges i overgangsfasen mellem den eksisterende vision 2015 og den kommende strategi 2020 og dermed knyttet op på begge, idet strategiarbejdet kører parallelt med budgetprocessen. Køreplan for budgetprocessen fremgår af bilaget med endelig vedtagelse på HB-mødet i november 2014. Bilag: Køreplan for budget 2015 Budgetproceduren blev vedtaget. 6. Adfærdskodeks vedrørende matchfixing På DIF s årsmøde 2013 vedtog samtlige 61 specialforbund at indføre fælles regler for hele DIFidrætten mod matchfixing og tilsvarende uetisk adfærd, og som følge heraf har alle specialforbund forpligtet sig til at udarbejde eget adfærdskodeks vedrørende matchfixing. Udkast hertil er nu udarbejdet på baggrund af DIF s skabelon herfor med henblik på vedtagelse på HB-mødet. Bilag: Udkast til adfærdskodeks vedrørende matchfixing. Adfærdskodekset vedtaget og offentliggøres på DOF s hjemmeside sammen med udsendelsen af referatet.
7. Kommunikation web/hjemmeside og pressen Adfærdskodeks vedrørende matchfixing offentliggøres på hjemmesiden (ansvarlig: MS) 8. Eventuelt Ingen bemærkninger. Mødeplanen 2014/2015 Januar/Februar 2014 Mandag den 27. januar 2014 Klubledermøde, Syd Kolding Onsdag den 29. januar 2014 Klubledermøde, Nord Skive Mandag den 3. februar 2014 Klubledermøde, Øst Roskilde Torsdag den 30. januar 2014 Hovedbestyrelsesmøde 1/2014 Nyborg Februar/Marts 2014 Fredag den 28. februar 2014 Hovedbestyrelsesmøde 2/2014 Brøndby Forb. Repr.mødet Lørdag den 1. marts 2014 Repræsentantskabsmøde Brøndby Maj 2014 Onsdag 14. maj 2014 Hovedbestyrelsesmøde 3/2014 Nyborg Juni 2014 Mandag den 2. juni 2014 Klubledermøde, Syd Vejle WR, MS, Gert N deltager Tirsdag den 3. juni 2014 Klubledermøde, Nord Karup WR, MS, Gert N deltager Mandag den 16. juni 2014 Klubledermøde, Øst Roskilde MRS, MS, Gert N deltager August 2014 Fredag den 29. august kl. 17.00 Lørdag den 30. august kl. 16.00 Hovedbestyrelsesmøde 4/2014 og visionsseminar Brøndby Oktober/November 2014 Mandag den 20. oktober 2014 Klubledermøde, Øst Roskilde Mandag den 27. oktober 2014 Klubledermøde, Syd Fredericia Onsdag den 29. oktober 2014 Klubledermøde, Nord Aarhus Tirsdag den 25. november 2014 Hovedbestyrelsesmøde 5/2014 Nyborg Budget 2015 (slut)
Januar 2015 Torsdag den 29. januar 2015 Hovedbestyrelsesmøde 1/2015 Nyborg Marts 2015 Fredag den 6. marts 2015 Hovedbestyrelsesmøde Middelfart Forb. Repr.mødet Lørdag den 7. marts 2015 Repræsentantskabsmøde Middelfart