Regnskab 2012 - XV - Generelle Bemærkninger Bilag 16 Orientering vedr. restanceudviklingen i Aarhus Kommune Regnskab 2015
Emne: Orientering vedr. restanceudviklingen i Aarhus Kommune Til: Aarhus Byråd 26-02-2016 Side 1 af 5 1. Resume De kommunale skattefinansierede restancer er steget med 1,95 % fra 2014 til 2015 til 264,6 mio. kr. Det ovenstående beløb er i lighed med tidligere år renset for restancerne inden for kontrolafgifter og underholdsbidrag. Hvis disse restancer regnes med, er de kommunale skattefinansierede restancer steget med 5,29 % fra 2014 til 2015 - fra 307,2 mio. kr. til 323,4 mio. kr. Stigningen i restancerne kan primært forklares ved sammenbruddet af SKATs it-system til inddrivelse, betegnet EFI. Dette sammenbrud har betydet, at der fra den 8. september 2015 til den 31. december 2015 er indgået knap kr. 18.000 i inddrevne midler fra SKAT til kommunen, mod knap 12,6 mio. kr. i samme periode i 2014. Det er væsentligt at fremhæve, at EFI systemet ikke på noget tidspunkt har været effektivt i drift på alle kravstyper. Aarhus Kommune burde derfor have modtaget flere inddrevne midler både i 2014 og 2015. Internt i kommunen ser vi fortsat væsentlige fald i restanceniveauet på områderne boligstøtte/boliglån, samt på de mellemkommunale krav. Modsat ser vi større stigninger på ejendomsskatter, parkeringsafgifter og kontrolafgifter, regningskrav, byggesagsgebyrer og hos Musikhuset. KULTUR OG BORGERSERVICE Borgerservice og Biblioteker Aarhus Kommune Opkrævningen Postboks 379 8100 Aarhus C Telefon: 89 40 33 30 Direkte telefon: 41 85 66 44 Direkte e-mail: dfh@aarhus.dk www.aarhus.dk Sagsbehandlere: Dinah Fey-Han sen Afskrivningerne er steget med 18,6% fra 2014 til 2015. På trods af denne i princippet store stigning i afskrivningsprocenten, er det forventningen, at kommunen fortsat har store afskrivninger til gode, som SKAT ikke er kommet til endnu. Årsagen til, at der alligevel er sket en stigning i afskrivningsprocenten er, at SKATs manglende afskrivninger i 2014. Stigning i 2015 skal derfor ses på baggrund af et lavt niveau i året før. Opkrævningsfunktionerne i Aarhus Kommune blev i 2011 samlet i Opkrævningen og der blev indført et nyt debitorsystem. Der er efter fusionen foretaget oprydning og optimering af opkrævningen. Det har givet ligebehandling af borgere med kommunal gæld og borgerne har en samlet indgang til kommunen vedr. betalingsaftaler mv. Kommunen har samtidig fået et bedre overblik over de samlede restancer. Pga. SKATs stop for inddrivelse gennemførte Opkrævningen i oktober 2015 et forsøg med at kontakte borgere og virksomheder med gæld til kommunen. Indsatsen var en succes og Byrådet har herefter bevilget 1 årsværk i 15 måneder til at fortsætte indsatsen med styrket opkrævning.
2. Restanceudviklingen i Aarhus Kommune Staten (SKAT) overtog inddrivelsen af de kommunale restancer i 2005. Den samlede restancemængde (bruttorestancerne) steg fra 2005 til 2011 med 5-6 % og vidner om, at SKAT allerede på daværende tidspunkt havde en udfordring med optimal håndtering af de kommunale restancer. Ansvaret for opkrævning i Aarhus Kommune blev samlet til en fælles enhed under Borgerservice i 2011. Siden da er rykkerprocedurer og arbejdsgange for oversendelse af krav til SKAT blevet ensrettet og optimeret. Dette er formentlig en væsentlig medvirkende forklaring til, at restancerne i perioden 2011-2014 har vist en faldende tendens på trods af SKATs udfordringer. I 2013 idriftsatte SKAT sit nu nedlukkede it-system, EFI, hvilket desværre ikke gav de ønskede resultater. Pt. ser det ikke ud til, at der sker nogen inddrivelse af nævneværdig karakter på Aarhus Kommunes krav, og dette vil uden tvivl få de samlede restancer til at stige yderligere. Pt. forhandler KL på kommunernes vegne med Skatteministeriet om, at SKAT skal købe alle eller dele af de kommunale krav. Fordelen vil være at kommunerne får en del af restancerne i kassen med det samme og ikke skal vente på, at inddrivelsen kommer i gang igen. En sådan ordning kræver givetvis, at en fornuftig kurs og pris kan aftales på kravene mellem KL og SKAT. Såfremt forhandlingerne resulterer i en aftale vil restancetallene falde væsentligt, men der må også forventes væsentlige afskrivninger, da en del af den kommunale gæld ikke har en høj kursværdi. Nedenstående tabel viser restanceudviklingen siden 2009. Der er primært sammenlignelighed i tallene siden 2011, hvor opkrævningsområdet blev samlet i en enhed under Borgerservice. På nuværende tidspunkt er det primært restancer vedr. varme, som ikke bliver håndteret af Opkrævningen. Et fælles analysearbejde i 2015 i forbindelse med indførelse af nyt varmeafregningssystem har medført beslutning om, at disse restancer fortsat skal håndteres af Affald Varme Aarhus. Det er mest hensigtsmæssigt af hensyn til de systemtekniske muligheder og den bedste service for borgerne/varmekunderne. I tabellen er der nogle restanceområder markeret med grønt og rødt alt efter om der har været en væsentlig positiv eller negativ udvikling fra 2014 til 2015. Disse afvigelser forklares nedenfor. Tabel 1 Restanceudviklingen i Aarhus Kommune 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Kr. løbende priser Gebyrer for rykkere og retsafgift 3.861.465 3.699.409 2.695.426 2.702.262 2.758.927 2.369.095 1.900.360 Ejendomsskat 4.266.825 7.744.060 8.771.588 6.495.190 9.403.165 12.909.815 13.355.393 Underholdsbidrag*) 398.896.878 425.673.210 455.686.076 2.164.519 2.291.527 1.926.091 1.799.685 Side 2 af 7
Daginstitution/døgninstitution 17.778.581 23.043.759 26.850.536 28.699.322 31.157.986 31.081.209 31.815.372 Boligstøtte**) 51.545.431 52.966.306 43.327.234 43.327.234 42.533.967 38.947.203 36.518.628 Hjælp mod tilbagebetaling 75.596.115 76.941.971 79.611.819 81.430.077 79.305.165 84.435.267 84.740.284 Bistand mod tilbagebetaling 8.890.774 7.490.399 Øvrige betalingsarter 5.302.818 Diverse sociale krav 33.751.164 37.498.818 32.976.417 31.765.847 25.934.921 28.070.093 28.045.157 Parkeringsafgifter 578.961 663.423 8.522.882 9.624.472 7.166.564 7.720.475 9.328.485 Kontrolafgifter 16.702.096 18.003.114 24.111.254 30.814.389 35.557.860 45.711.375 57.026.791 Biblioteksafgifter og erstatninger 1.922.714 1.947.837 2.188.277 2.408.846 2.293.959 2.364.287 2.092.741 Trafik og Veje 3.720.122 1.694.346 1.041.759 846.249 1.590.868 Regningskrav 18.145.137 16.940.005 17.569.342 23.784.325 For meget udbetalt løn 1.919.190 1.287.095 722.440 586.243 407.063 Planlægning og byggeri 1.400.426 1.363.298 935.873 275.388 71.597 Ejendomsforvaltningen 1.270.589 2.059.231 3.744.214 1.239.630 1.514.308 Natur og vejservice 486.239 1.015.405 665.292 Natur og miljø 932.505 425.403 464.872 411.087 366.913 Byggesagsgebyr -226.082 223.894 1.876.191 Musikhuset 653.123 1.485.264 1.394.441 859.347 1.690.593 Godsbanen 635.997 677.432 601.491 Aarhus Brandvæsen 533.783 499.996 255.581 870.110 800.090 Diverse øvrige nye restanceområder 464.330 3.096.173 547.721 1.282.742 390.532 Mellemkommunale krav 56.413.308 58.112.831 35.117.700 25.895.969 23.104.463 (varetages af MSB, MBU og MSO) Ikke placerede poster (1.471.533) (117.173) (55.332) Samlede skattefinansierede 619.093.822 655.672.306 752.048.885 327.602.102 298.993.267 307.170.574 323.431.290 restancer Billån 21.939.021 23.507.320 25.276.144 26.615.710 Boligindskudslån (tidligere år er af hensyn til sammenlignelighed lig 2013)**) 21.194.323 21.194.323 21.194.323 23.514.402 25.455.259 Takstfinansierede krav (Dagrenovation og fjernvarmekrav varetages af AVA)***) 15.419.417 16.998.690 12.998.144 12.391.563 20. Kommunale restancer 619.093.822 655.672.306 788.662.625 387.734.136 356.693.054 368.352.684 387.453.562 Kommunale restancer, 272.251.555 296.786.543 261.143.880 259.533.108 264.604.814 ekskl. kontrolafgifter og underholdsbidrag. *) I 2012 faldt restancemassen markant som følge af overdragelse af opkrævning af underholdsbidrag til Udbetaling Danmark. **) I oversigten for 2013 fremgik boligindskudslån for 2013 under kategorien boligstøtte/boliglån. Beløbene for billån og boligindskudslån er ikke udtryk for misligholdt gæld. Tallene i tabellen dækker i stedet over lånenes hovedstol ved udgangen af 2014. Der har i 2014 været en stigning i denne lovpligtige låneportefølje. ***) Opkrævningen overtog i 2015 dagrenovationskravene fra AVA Affald. Varmekravene ligger fortsat i AVA. 2.1. De største ændringer i restancerne fra 2014 til 2015 De største fald i restanceniveauet ses på følgende områder: Side 3 af 7
Boligstøtte/boliglån 2,4 mio. kr. svarende til 6,2% Boligstøtte er et af de områder, der er overdraget til Udbetaling Danmark i 2013. Dog besluttede man på daværende tidspunkt at lade de eksisterende krav forblive i kommunen. Det betyder, at er der ikke pålignes nye krav på kravstypen, og at restancerne fremover falder i takt med, at de eksisterende krav enten indfris eller afskrives. Mellemkommunale krav 2,8 mio. kr. svarende til 10,8%. Ansvaret for opfølgning på mellemkommunale krav er fordelt mellem Sociale Forhold og Beskæftigelse, Sundhed og Omsorg og Opkrævningen i Kultur og Borgerservice. En misforståelse omkring opgavesnittet blev opdaget i 2015 og der er efterfølgende blevet ryddet op på området fsva. den del af kravene, Opkrævningen er ansvarlig for. De største stigninger i restanceniveauet ses på følgende områder: Ejendomsskatter - 0,45 mio. kr. svarende til 3,4% Der er en mindre stigning i restancerne for ejendomsskatter fra 2014 til 2015. At stigningen ikke er større, må tilskrives, det særlige forsøg med styrket opkrævning via telefonkontakt til skyldnere, som blev gennemført i efteråret 2015 efter sammenbruddet af EFI. Se mere i afsnit 5 om styrket opkrævning. Udviklingen set over perioden tilbage fra 2009 viser med tydelighed, at SKAT ikke har formået at sikre effektiv inddrivelse til trods for, at der er tale om fortrinsberettigede krav. Hvis en ejendomsejer ikke betaler ejendomsskatterne vil kommunen få sit tilgodehavende før andre kreditorer, såfremt kravet er under 2 år og 3 måneder gammelt. Parkeringsafgifter 1,6 mio. kr. svarende til 20,8%. Der er udskrevet flere parkeringsafgifter i 2015 pga. nye og skærpede regler for parkering ved gadehjørner. Dette område er desuden meget afhængig af en velfungerende inddrivelse, hvorfor nedlukningen af EFI og manglende inddrivelse i SKAT har haft negativ indflydelse på restanceudviklingen. Kontrolafgifter 11,3 mio. kr. svarende til 24,8% Også dette område er ligeledes meget afhængigt af, at SKATs effektive inddrivelse. Stigningen er herudover udtryk for, at Midttrafik har haft langt større fokus på tjek af passagerer uden billet, hvilket bidrager mærkbart til de stigende antal ubetalte regninger på dette område, særligt når der ikke sker en effektiv inddrivelse. Regningskrav 6,2 mio. kr. svarende til 35,4% Regningskrav dækker over en lang række forskellige krav fra alle magistratsafdelinger. Der er ikke entydige forklaringer på stigningen, men Opkrævningen har på baggrund af udviklingen styrket dialogen med forskellige fagforvaltninger med henblik på at reducere restancerne. Det kan eksempelvis ske ved, at der ikke bliver leveret flere ydelser, før en kunde har betalt gamle restancer. Det kan eksempelvis være gebyr for en tilladelse til udeservering. Byggesagsgebyrer 1,7 mio. kr. svarende til 738%. Måden at opkræve gebyr på området er ændret markant. Tidligere var der en fast takst, mens størrelsen på gebyret i dag afhænger af, hvor lang tid det tager at behandle den konkrete sag. Derfor er den gennemsnitlige størrelse på gebyrer langt større i dag end tidligere. Dette afspejles tydeligt i den store stigning i restancetallet Musikhuset 0,8 mio. kr. svarende til 96,7%. Side 4 af 7
Det fremgår af tabellen, at Musikhusets restancer svinger en hel del fra år til år Omsætningen i Musikhuset var høj i 2015. 3. Afskrivninger Et krav afskrives som følge af, at kravet er forældet eller uerholdeligt. Sidstnævnte begreb dækker primært over dødsfald, gældssanering eller konkurs. Afskrivninger udgjorde 18,5 mio. kr. i 2015 mod 15,6 mio. kr. i 2014. Heraf var de 1,0 mio. kr. på det takstfinansierede område mod 0,1 mio. kr. i 2014. Dette giver en stigning i afskrivningerne samlet set på 2,9 mio. kr., svarende til 18,6%. Stigningen i afskrivningerne på det takstfinansierede område skyldes primært reelt oprydningsarbejde i de takstfinansierede krav et oprydningsarbejde som er initieret og udført af Opkrævningen. Det er generelt svært at sige noget om, hvad der er et passende niveau for afskrivninger på det nuværende grundlag. Dette arbejder Opkrævningen pt. med at klarlægge, se mere om dette sidst i afsnit 4. Inden overgangen til EFI, blev der ryddet op i og dermed afskrevet på gamle krav, hvilket medførte store afskrivninger i 2013. Efter idriftsættelsen af EFI i 2013, har afskrivningerne været lave og er nu altså steget lidt igen. Alle meldinger fra SKAT tyder på, at der er store afskrivninger på vej grundet de udfordringer, der har været med EFI siden idriftsættelsen, samt udfordringerne i forlængelse af stoppet for den automatiske inddrivelse. Årsagen til, at SKAT har stoppet automatisk inddrivelse via EFI, er, ulovlig inddrivelse på krav, der ikke er retskraftige. Hvis KL opnår en aftale med SKAT om at afkøbe de kommunale krav, der ligger hos SKAT, vil afskrivningerne blive foretaget af SKAT. 4. Fokus på udvikling og optimering i Opkrævningen I forlængelse af fusionen af opkrævningsfunktionerne i Aarhus Kommune i 2011 og den samtidige implementering af nyt debitorsystem er der foretaget et ret omfattende oprydningsarbejde. Der var inden fusionen meget forskellige arbejdsgange og for stor forskel på de enkelte afdelingers håndtering af opkrævningsopgaven. Fusionen af opgaverne har netop givet anledning til en harmonisering og optimering for at sikre byrådet det bedst mulige tværgående overblik og borgeren det bedst mulige restanceoverblik. Opkrævningen er nået langt mht. optimering og ensretning af arbejdsgange, men der er fortsat restancetyper og områder, hvor et oprydningsarbejde tilbagestår. Herudover bruger Opkrævningen væsentlige ressourcer på samarbejdet med sine it-leverandører for optimering af mulighederne for at systemunderstøtte opkrævningen i størst mulig udstrækning. Dette er også en nødvendighed i forlængelse af de løbende krav om effektivisering af administrative funktioner. Side 5 af 7
Der blev i 2015 foretaget fokusrevision på samarbejdet mellem Opkrævningen og dennes samarbejdspartnere. Opkrævningen har set udkastet til rapporten og konklusionen ser positiv ud. Opkrævningen har siden Statens overtagelse af inddrivelsesopgaven haft fokus på at få etableret et godt samarbejde med SKAT. Samarbejdet har desværre været meget mangelfuldt og præget af manglende gennemsigtighed i, hvad der sker med krav, som er sendt til inddrivelse. Det til trods for stort pres fra kommunernes og KLs side. Opkrævningen har i regi af 6-by samarbejdet og via øvrige kontakter haft en tæt dialog med KL om håndtering af den manglende inddrivelse siden september 2015. Opkrævningen bliver også inddraget i drøftelserne om eventuelle ændringer i opgavesnittet mellem kommunerne og SKAT, samt er med i høringer omkring ændringer i lovgivningen på inddrivelsesområdet. SKATs udfordringer med inddrivelsen gør, at der har været og fortsat må forventes stigninger i restancerne, uanset Borgerservices tværgående indsats for at optimere opkrævningsopgaven. Det er formentlig sådan, at det fyldestgørende billede af udviklingen i restancerne i kommunen først fås, når inddrivelsesmyndigheden har indhentet sit efterslæb og en ny og lovlig itunderstørrelse af inddrivelsen er på plads. Dette forventes dog først at være tilfældet i 2019. Opkrævningen har et ønske om at kategorisere kravstyperne i Tabel 1 mere gennemskueligt og hvis det er muligt forsimple oversigten. Herudover arbejdes der på at fastsætte mål for den service, Opkrævningen i Borgerservice yder til de enkelte magistratsafdelinger. Derfor vil fremtidige notater formentlig være udformet anderledes end nærværende notat. 5. Forstærket indsats mod stigende restancer efter nedlukning af EFI For at kommunen selv gør en ekstraordinær indsats for at nedbringe restancerne i forlængelse af SKATs problemer, igangsatte Borgerservice i oktober 2015 et forsøg med at ringe til borgere og virksomheder, der er i restance. To ugers ringeaktivitet gav ved to mands arbejde omkring tre millioner kroner i kommunekassen. Her skal det nævnes, at en stor del af restancerne kom ind på områder, hvor vi ikke kan opnå samme succes igen, samt at pengene potentielt ville være kommet i kassen på et senere tidspunkt. Det ændrer dog ikke på, at det samlede resultat må betegnes som vellykket. I forventet regnskab 2 bevilgede Byrådet et årsværk i 15 måneder til at fortsætte aktiviteten. Aktiviteten er sat i gang af en erfaren sagsbehandler i Opkrævningen og en ny medarbejder er rekrutteret til opgaven. Der er en oplæringsproces i gang for optimal ringeaktivitet og dermed forventes ringeaktiviteten at være fuldt kørende omkring ultimo marts 2016. Pt. er der ringet over en halv mio. kr. ind, og der foreligger aftaler på over 0,1 mio. kr. til indbetaling hver måned. Udover ovenstående, er der i tillæg fortsat stort fokus på at holde ventetiden på opkald til Opkrævningen så lav som muligt for at opfordre til kontakt, når borgere og virksomheder ønsker dialog om gælden. Ventetiden var i 2015 i Side 6 af 7
gennemsnit ca. halvandet minut pr. opkald. Til sammenligning er servicemålet max. tre minutter pr. opkald. Rolf Hapel / Lene Hartig Danielsen Side 7 af 7