Selskabsbestyrelsesmøde Sjællandsvænget 1, 3. sal, 4000 Roskilde Kl. 18.00 Deltagere: Selskabsbestyrelsen Afbud: Ingen L = lukket dagsordenspunkt, hvortil der ikke kan refereres O = offentligt dagsordenspunkt, hvortil der kan refereres Kommende arrangementer: Ingen grundet sommerferie 1. O Opfølgning fra sidste møde /evaluering af repræsentantskabsmøde Repræsentantskabsmødet var godt og med god stemning. God dirigent. Lidt koldt i salen. Også meget positivt med flot fremmøde og opbakning til det ekstraordinære. 2. O Godkendelse af mødeplan 2015/16 Bilag 1. Mødet i marts indstilles flyttet til 29/3. og dermed FU møde 17/3 kl. 18.30 Til godkendelse Godkendt med ovenstående rettelse. Julefrokosten forsøges adskilt fra mødet dog således, at det afholdes samme dag. 3. O Godkendelse af forretningsorden for bestyrelsen Bilag 2 og 2A Til godkendelse Forretningsordenen blev vedtaget i den forelagte form med de indstillede rettelser, tilføjelser og udeladelser af afsnit. Det blev dog besluttet, at Bodil Nielsen arbejder på et ny sammenskrivning af forretningsordenen til godkendelse på et senere møde. Målet med sammenskrivningen er at forkorte forretningsordenen. 4. O Valg af områdeansvarlige og dermed medlem af områdeudvalg, herunder godkendelse af 1
kommissorium Indstilling med kommissorium vedlægges som bilag 3. Følgende område, skal have en ansvarlig: Roskilde Syd Trekantområdet Hyrdehøj/Viby Himmelev/Trekroner Køge/ Borup Ringsted Holbæk/Tølløse Til drøftelse, godkendelse og valg Indstilling og kommissorium blev vedtaget. Der kan efter behov - indsættes delmål for områderne. Dette besluttes lokalt i de enkelte områder. Følgende blev valgt som områdeansvarlige; Roskilde Syd Per Brink-Kjær Trekantområdet Bodil Nielsen Hyrdehøj/Viby Jeanette Gottlieb Nielsen Himmelev/Trekroner Jens Frederiksen Køge/ Borup Nina Lundgren Ringsted Chris Warby Holbæk/Tølløse Bodil Bundgaard 5. O Valg af 1 medlem til Forretningsudvalget (FU), herunder godkendelse af kommissorium Kommissorium vedlægges som bilag 4. På valg er: Jens Frederiksen. Jens Frederiksen og Jeanette Gottlieb Nielsen stiller op til valg. Til drøftelse, godkendelse og valg Kommissorium blev godkendt. Jens Frederiksen blev valgt som 3. medlem af forretningsudvalget. 6. O Valg af 3 medlemmer til Udlejningsudvalget (UD), herunder godkendelse af kommissorium Kommissorium vedlægges som bilag 5. 2
På valg er Annette Sørensen og Bodil Bundgaard. Annette Sørensen og Bodil Bundgaard genopstiller Til drøftelse og godkendelse Annette Sørensen, Bodil Bundgaard og Anna Hansen blev valgt. Kommissoriet blev godkendt. 7. O Valg af formand og 1 medlem til Byggeudvalget samt valg af en suppleant. Bygge- og renoveringspolitik vedlægges. Vedlagt bilag 6. På valg er Per Pedersen og Jan Rene Petersen. Begge genopstiller. Til drøftelse og valg Per Pedersen og Jan Rene Petersen blev valgt som medlemmer af udvalget. Jan Rene Petersen blev valgt som formand. Helene Obel blev valgt som suppleant. 8. O Valg af tre medlemmer til Uddannelsesudvalget samt valg af suppleant og godkendelse af kommissorium Vedlagt bilag 7. På valg er Per Brink, Anna Hansen og Nina Lundgreen. Alle genopstiller. Til drøftelse og godkendelse Per Brink, Anna Hansen og Nina Lundgreen blev valgt som medlemmer af udvalget. Jens Frederiksen blev valgt som suppleant. Kommissoriet blev godkendt. 9. O Valg af repræsentanter til selskabets styregruppe for lean/esdh På valg er Bodil Bundgaard, som genopstiller. Til beslutning Bodil Bundgaard og Jeanette Gottlieb Nielsen blev valgt. 3
10. O Hjælp til det beboerdemokratiske arbejde: SB har besluttet at etablere et dirigentkorps til brug af afdelingerne. Denne fremgangsmåde inddrager andre beboervalgte og styrker samarbejdet mellem afdelinger og områder og frigør også arbejdspres på SB medlemmer. Vi tænker at lave et opslag for at hverve kandidater og tilbyder uddannelse i dette og målet er at fremtidige dirigenter findes blandt beboervalgte uden om selskabet. Honorering af dirigent hvervet vil være individuelt, men selskabet vil anbefale en honorering. Fremgangsmåden frigør forpligtigelsen for SB, og de som ønsker at være dirigent kan fortsætte med dette uden om selskabet. Det er imidlertid vigtigt for evt. SB medlemmer, som ønsker at være dirigent, at de er sin rolle som SB medlem bevidst også de konflikter, det måtte kunne give. I de få afdelinger, hvor selskabet har et behov for dirigent, vil vi så vidt muligt anvende ansatte eller eksterne for ikke at bringe SB medlemmer i miskredit. Dermed er behovet for et task force ikke længere til stede I det omfang et SB medlem ønsker at deltage i et beboermøde på officiel vis koordineres dette via selskabets formand/direktion og deltagelse vil være som gæst igen for ikke at bringe SB i miskredit. Mentorordningen fortsætter i sin nuværende form. Det vil sige fra en hel bestyrelse er nyvalgt og et år frem. Hvem ønsker at være mentor? Til drøftelse og valg Det blev besluttet, at etablere dirigentkorpset på de indstillede præmisser, herunder nedlæggelse af task force. Boligselskabet er ansvarlig for listen. Der skal indføres en evalueringsproces af dirigenterne. Ordningen startes op ved at finde kandidater, herefter uddannes kandidaterne inden ordningen sættes i gang. Følgende er mentorer; Anna, Bodil B., Bodil N., Jens, Mia (ungdomsboliger), Per B. og Chris. 11. O Præsentation af SB egen hjemmeside (MLY deltager) ca. 20.00 MLY præsenterede SB s egen hjemmeside. Til drøftelse Præsentationen blev taget til efterretning. 4
12. O Indstilling vedr. Klimapuljen (CJS) Vedlagt bilag 8 (faldsikring) Vedlagt bilag 9, 10 og 11. Til drøftelse og godkendelse Indstillingerne blev behandlet særskilt og godkendt. Peter Hedenborg var inhabil ifm. behandling af bilag 11, og forlod mødet under denne del af punktets behandling. 13. O Indstilling vedr. ny kollektiv råderet Vedlagt bilag 20. Til drøftelse og beslutning Indstillingen blev enstemmigt godkendt. 14. L Indstilling vedr. mulighed for at byde på tre byggeprojekter (CJS) 15. O Valg af sted for repræsentantskabsmøde 2016 herunder forslag til dirigent Hvor ønskes mødet afholdt og hvem skal vi arbejde på at få som dirigent Til beslutning Repræsentantskabsmødet afholdes på Comwell den 28. maj 2016. Flemming Platz blev indstillet som dirigent. 16. L Indstilling vedr. tilskud til afd. Måneparken (TRP) 17. L Indstilling Forslag til ændring af forretningsgang for beboerhuse, aktivitetsmidler og afdelingsbestyrelsers råderetsbeløb (LBT) Indhold offentliggøres ifm. kommunikationsplan, der udsendes i løbet af sommeren. 18. L Indstilling vedr. tilskud til projektansættelse i IT-afdelingen (TRP) 19. O Redegørelse vedr. lean og ESDH Vedlagt bilag 21. Til orientering 5
Redegørelsen blev rost og taget til efterretning. 20. O Indstilling vedr. ændring i råderetskataloger Vedlagt: Afd. 01-042 Solparken Bilag 22, 23 og 24. Afd. 01-044 Nymarken Bilag 25, 26 og 27. Afd. 01-104 Nygade, Østergade, Tølløse Bilag 28, 29 og 30. Afd. 01-109 Herluf Trollesvej Bilag 31, 32 og 33. Til godkendelse Indstillingerne blev behandlet særskilt. Alle indstillinger blev enstemmigt godkendt. 21. O Uddannelse af selskabsbestyrelsesmedlemmer Til brug for planlægning af året bedes hvert bestyrelsesmedlem overveje eventuel nødvendig uddannelse. Til orientering Nye medlemmer tilbydes at deltage i BL s kursus om bestyrelsesjura. Øvrige kurser skal forsøges afholdt for bestyrelsen samlet. 22. L Orientering fra forretningsudvalget og direktion 23. O Udvælgelse af fokuspunkter på selskabet TV indslag om bestyrelsesmødet & evaluering af dagens møde samt eventuelt Der lægges et offentligt referat på selskabets hjemmeside. Som supplement hertil fokuserer vi efter hvert møde via TV indslag på de væsentligste punkter fra bestyrelsesmødet. Hvilke punkter ønsker bestyrelsen, der fokuseres på i TV indslaget fra dette møde? Til drøftelse og beslutning Følgende TV-indslag blev besluttet: Konstituering og udvalg 6
Kollektiv råderet Dirigentkorps Møde om sammenlægning i Æblehaven/Rønnebærparken. Møde med Solparken og Blegdammen. 7