KirkeWeb-vejledning for Jakobskirken

KirkeWeb-vejledning for Jakobskirken Version 1.1 marts 2012 Asger Jensen

Indhold 1. Forord... 3 2. Generelt om KirkeWeb... 4 3. Om Jakobskirkens site... 5 4. Login og rettigheder... 6 5. Grupper... 7 6. Tekstredigering i KirkeWeb... 8 7. Billeder i KirkeWeb... 10 7.1. Indsæt billede på hovedside... 10 7.2. Indsæt billede på blogindlæg eller begivenhed... 10 7.3. Navngivning af billedfiler... 11 7.4. Specifikationer for billeder... 11 7.5. Billede på hovedsider justeres... 11 8. Blogindlæg... 13 9. Begivenheder... 15 9.1. Opret eller rediger begivenhed... 15 9.2. Begivenheder der skal gentages... 17 9.3. Gode råd om begivenheder... 18 10. Tilmeldingsformularer... 19 11. Sider... 22 12. Nyhedsbreve... 23 12.1. Oprette og skrive nyhedsbreve... 23 12.2. Udsende Nyhedsbrev... 25 12.3. Vedligeholde abonnentdata... 25 13. SMS udsendelser... 26 14. Upload af filer... 27 15. Alternativ URL... 28 16. Andre funktioner... 29 17. Interne sider... 30 18. Support... 31 19. Ordliste... 32 2

1. Forord Denne vejledning er under løbende udvikling. På jakobskirken.dk/kirkeweb kan du altid finde den nyeste udgave af manualen. Nyt og rettet i version 1.1: Tekster og vignetter fra kirkeweb.dk indsat Diverse mindre tekstrettelser Afsnit om Nyhedsbreve KirkeWebs egen produktbeskrivelse KirkeWeb har ikke en manual, men til gengæld masser af online vejledninger på support.kirkeweb.dk. De lyseblå bokse som denne indeholder tekster, sakset fra KirkeWebs generelle produktbeskrivelser på kirkeweb.dk 3

2. Generelt om KirkeWeb KirkeWeb er en IT-virksomhed som er startet i 2009. KirkeWeb har i dag (februar 2013) 10 ansatte, 153 kirker som kunder og 2.200 brugere. Der er mere end 75.000 besøgende på KirkeWebs sider hver måned. KirkeWebs løsning indeholder et CMS-system (Content Management System) til vedligeholdelse af hjemmesider, men har også værktøjer til at styre kalender, ressourcer, medarbejdertid etc. Vi har i Jakobskirken valgt i første omgang kun at benytte KirkeWeb til at styre hjemmesiden (herunder synkronisering af kalenderelementer med Sogn.dk, Kirku.dk og KultuNaut.dk). Jakobskirkens KirkeWeb løsning blev lagt i drift d. 1. februar 2013. 4

3. Om Jakobskirkens site Hjemmeside - Nem og hurtig redigering Hjemmesiden er kirkens ansigt på internettet. Her skal sognets beboere kunne finde relevant og opdateret information og samtidig få et indblik i kirkens liv og fokusområder. Med KirkeWeb får du en hjemmeside, der er let at redigere og opdatere, og som samtidig har et flot og tidssvarende design. Hjemmesiden er helt integreret med de øvrige moduler i KirkeWeb-løsningen. Du kan lægge artikler, informationer, pdf-filer og billeder på hjemmesiden. Hjemmesidens gæster kan også tilmelde sig kirkens nyhedsbrev og SMS-service, læse og kommentere blogindlæg, se kommende kalenderbegivenheder og melde sig til udflugter og arrangementer. Det kræver ikke en it-uddannelse af redigere en KirkeWeb-hjemmeside. Vi har sat den op, så alle kan styre den efter en kort introduktion. Du skal ikke installere en masse programmer, da redigeringen foregår via internettet. Vi gemmer din hjemmeside et trygt og sikkert sted, så du ikke behøver at tænke på backup. Skulle du komme til at slette noget eller lave en fejl, kan vi hjælpe dig med at genoprette det tabte. Vi har valgt at gruppere informationerne på Jakobskirken.dk i fem hovedgrupper. Disse hovedgrupper afspejles også i den vandrette hovedmenu på kirkens hjemmeside: Højtidskirken - om gudstjenester og kirkelige handlinger Kulturkirken - om kulturelle aktiviteter, musik, foredrag m.m. Børnekirken - om alle tilbud for børn og børnefamilier Netværkskirken - om Jakobskirkens fællesskaber Konf-X - med informationer og debat for konfirmanderne Der er tre forskellige typer elementer, som tekst og billeder vises på: Sider: Faste elementer på sitet, som er forankret i menustrukturen. Begivenheder: Kalenderelementer, som kan vises i en eller flere af sitets kalendere. Teksten på en begivenhed kan sættes til at synkronisere med Sogn.dk og KultuNaut. Begivenheder vises kun til og med den dag de afholdes. Blogindlæg: Tekster som lægger sig i rækkefølge i en af vore blogge, f.eks. Nyt fra Jakobskirken eller en af præsternes konfirmandblogge. Visse blogindlæg vises kun i en begrænset periode Oprettelse og redigering af de tre typer er lidt forskellig og beskrives nærmere i tre forskellige afsnit nedenfor. 5

4. Login og rettigheder Inden du logger ind første gang, skal du oprettes som bruger af en administrator. Login-knappen sidder nederst i højre hjørne på alle sider. Du bruger din e-mail som brugernavn og har fået password tilsendt af administrator. På forsiden finder du en hilsen til nye brugere fra KirkeWeb. Her ligger blandt andet en lille YouTube video om redigering af hjemmesider med KirkeWeb. Se den igennem. Den varer kun godt 4 minutter og giver en god hurtig introduktion. Når du ikke gider se denne velkomst på forsiden længere kan du trykke på Luk eller på Vis ikke igen. Når du er logget ind, vises den sorte Administrationsmenu i toppen af billedet: Endvidere er nu en knap synlig i venstre side af skærmbilledet med teksten Support: Over de sider, blogindlæg og begivenheder du har rettigheder til at redigere vises tre knapper: Versioner gør det muligt at vende tilbage til en tidligere version af en side. Det gør det også muligt at se hvem der sidste har redigeret en side og hvornår. Vi sletter ikke tidligere versioner. Ikke så længe serveren har plads til dem i hvert fald Rediger åbner for redigering. Se afsnittet om Tekstredigering nedenfor for nærmere vejledning i tekstredigering. Slet giver mulighed for at slette elementet. Kan ikke fortrydes. Brug kun denne funktion, hvis du er 110% sikker på at siden skal slettes. I langt de fleste tilfælde kan man få den samme effekt ved at fjerne fluebenet udfor Udgiv inde i redigeringsområdet for den pågældende side. 6

5. Grupper Styrkede muligheder for samarbejde Grupperum er en rigtig spændende funktion i KirkeWeb. Du kan oprette et ubegrænset antal grupper for eksempelvis personalet, menighedsrådet, kirkekoret og forskellige udvalg og arbejdsgrupper. Hver gruppe har sin egen kalender, et filarkiv og en blog. Man kan også sende beskeder ud til hele gruppen via grupperummet. Alle gruppens medlemmer får besked via e-mail, når der er ny aktivitet i gruppen. I udgangspunktet er det kun gruppens medlemmer, der kan se, hvad der sker i gruppen. Men ønsker du at åbne dele af gruppens aktiviteter op for sognet, kan det også lade sig gøre. KirkeWeb er designet til at styre forskellige brugeres adgang til forskellige informationer ved at opdele brugerne i grupper. F.eks. Menighedsråd, Personale, Frivillige etc. I Jakobskirken er alle brugere indtil videre medlemmer af gruppen Jakobskirken. Som hovedregel vælges derfor gruppen Jakobskirken hver gang der skal angives en gruppe ved oprettelse af sider, upload af billeder etc. Der findes et par grupper mere, som vi p.t. eksperimenterer med til lagring af billeder: Konfirmandblog-billeder og Nyhedsbrevs- og kalenderbilleder. 7

6. Tekstredigering i KirkeWeb Nedenstående gælder for al redigering af tekst på blogindlæg, begivenheder, sider, nyhedsbreve etc. Når et element er lukket op for redigering, vises tekst og billede i en lille boks, som øverst har en række knapper : Knapperne forklares, når man fører musen henover dem. Det er en meget simpel form for tekstbehandling: De første fire knapper bruges til formatering af tekst: Fed, kursiv, understreget, overstreget. De næste fire til justering af tekst: Højrestillet, venstrestillet, midterstillet og justeret med lige margen i begge sider. To knapper til definition af punktopstillinger med henholdsvis kugler og tal. Fortryd og annuller fortryd Fjern link Indsæt og rediger billede. Se afsnittet om billedredigering Ryd op i rodet kode. Ikke en funktion vi får meget brug for ;-) Formatvælger. En vigtig funktion. Al brødtekst skal være defineret som Paragraf. Som hovedoverskrift benyttes Overskrift 3. Som evt. supplerende overskrift benyttes Overskrift 4 Vandret streg. Benyttes normalt ikke på Jakobskirkens site. Klip, kopier og indsæt. Indsæt uformateret tekst og tekst fra Word. Tabeloprettelse og -redigering. Uddybende vejledning følger senere. Citat - benyttes ikke Linkit: En fiks detalje som gør det nemt at søge andre sider på sitet og linke til dem. 8

Gode råd om tekster på web Pas på med at indsætte kopieret tekst fra Word. En evt. formatering der følger med fra Word, kan give problemer med opsætningen på KirkeWeb. Brug den særlige Indsæt fra Word knap eller kopier til Notesblok først Vælg ikke for meget pynt på teksten. Brug effekter varsomt og behersket. Lad brødteksten stå som brødtekst og fremhæv kun enkelte elementer (om overhovedet nogen). Brug aldrig versaler (store bogstaver) heller ikke til overskrifter. Det virker som at råbe til brugerne. Brug de vedtagne overskrifter: Overskrift3 og Overskrift4, så siderne får et ensartet præg. 9

7. Billeder i KirkeWeb Billeder er et specielt område. Der kommer en mere fyldig beskrivelse senere. KirkeWeb-vejledning for Jakobskirken - version 1.1 7.1. Indsæt billede på hovedside Følger 7.2. Indsæt billede på blogindlæg eller begivenhed På blogindlæg og begivenheder kan man uploade billeder direkte mens man opretter indlægget eller vælge et billede som allerede ligger i Jakobskirkens arkiv på KirkeWeb. Overfør fil til blogindlæg eller begivenhed Disse felter skal udfyldes ved overførsel af fil Filnavn Fil Gruppe Emneord Synlighed Alternativt filnavn. Udfyldes kun hvis billedfilen ikke er navngivet hensigtsmæssigt. Om navngivning af billedfiler, se nedenfor. Tryk på gennemse for at vælge billedfilen på computeren Vælg Jakobskirken for generelle billeder som vi også fremover skal benytte fra kirkens billedarkiv Vælg Konfirmandblog billeder for billeder der vedrører præsternes konfirmandblogge Vælg Nyhedsbrevs- og kalenderbilleder for billeder vedr. arrangementer eller andet aktuelt som måske nok skal bruges flere gange, men ikke over lang tid Vælg emneord (tags) med omhu. De må gerne være specialiserede. Men brug i så fald også generelle tags. F.eks.: Papaya, vokalkoncert, musik, kulturkirke, 2013 Emneordene skal bruges til at søge billederne frem igen til brug i andre sammenhænge. Vælg altid Udgiv på hjemmeside Vælg fil til blogindlæg eller begivenhed Hvis man ønsker at benytte en billedfil, der allerede er i arkivet klikker man på Vælg fil Man kan filtrere på tags (emneord) eller søge på filnavnet, hvis men kender det. Når billedet er valgt klikker men på billedets navn og derefter på Brug den valgte fil. Man kan også vælge at se en fuld størrelse af billedet ved at klikke på miniaturebilledet. 10

Håndter billedbeskæringer Klik på knappen Håndter billedbeskæringer her vælges billedbeskæring både for det normale blog- /kalenderformat 16:9 og for det smalle format til forsidens slideshow. Hvis det er et blogindlæg eller en begivenhed, som ikke skal i forsideslideshowet, kan man nøjes med at definere det for 16:9-formatet. 7.3. Navngivning af billedfiler Følger 7.4. Specifikationer for billeder Generelt billedformat 16:9 Billedformat slideshow Ca. 16:6 (940 x 350 pixels) vises som beskæring af begivenhedens billede i 16:9 Billede på hovedside 460 x 259 pixels (16:9) Billede på begivenhed Tværformat, mindst 600 pixels bred (vises i 16:9, men kan være beskæring af andet format) Billede på begivenhed i slideshow Tværformat, mindst 1000 pixels bred (vises i ca. 16:6, men kan være beskæring af andet format) Billede på blogindlæg Tværformat, mindst 600 pixels bred (vises i 16:9, men kan være beskæring af andet format) Højrespalte billede 200 x 259 pixels Spaltebredde, midt 460 pixels Spaltebredde, højre 200 pixels Spaltebredde, midt+højre 700 pixels Sidebredde, alle spalter 940 pixels Logo Max. størrelse 940 x 200 pixels 7.5. Billede på hovedsider justeres For at kompensere for at billeder i kalender- og blogvisning grafisk er placeret højere på siden end et billede der står øverst på en hovedside, justerer vi manuelt placeringen af billedet på alle sider ved at ændre i sidens kode. Tryk på Deaktivér teksteditor under redigeringsvinduet for at se sidens HTML-kode. Det allerførst HTML-tag er billedets definition. Det starter med: <p><img src= http://s... og slutter med:...width= 460 /></p> Ret den sidste del af tagget til:...width= 460 style= margin-top: -20px; /></p> På den måde skubbes toppen af billedet 20 pixels op og kommer til at flugte med overkanten af de øverste illustrationer i kalender- og blogvisninger i højre spalte. Voila! 11

Jeg ved godt, at det her er for feinschmeckere, så det er helt OK at tørre den af på webmasteren, hvis man har oprettet en ny side eller skiftet billede på en af de eksisterende. Vi har en forventning om at dette overflødiggøres i en senere version af KirkeWeb. 12

8. Blogindlæg Giv mulighed for levende samtale Savner du en god kanal til at sprede nyheder? Vil du dele dine prædikener på hjemmesiden og give menigheden mulighed for at kommentere på dem eller stille spørgsmål? Er der aktuelle emner, som du har lyst til at diskutere med kirkens brugere? Bloggen er et rigtig godt værktøj, hvis du gerne vil i dialog med hjemmesidens læsere og kirkens brugere. I KirkeWeb kan du oprette flere forskellige blogs og selv vælge, hvilke indlæg der skal være åbne for kommentarer. Du kan let trække blogindlæg ind i kirkens nyhedsbrev, ligesom du kan opsætte blogruller rundt omkring på hjemmesiden efter eget valg. Vælg Blogindlæg i Administratormenuen Opret eller klik på knappen Rediger ved et allerede oprettet blogindlæg. Udfyld alle punkter på oprettelsesbilledet: Felt Overskrift Blogindlæg Redigér resume Kategori Synlighed Gruppe Indhold Overskriften vises i alle blogvisninger. Gør den ikke for lang. Den bør aldrig blive så lang at den deler sig over to linjer, d.v.s. max. 60-70 karakterer. Tænk på avisoverskrifter: Jo kortere og mere præcis overskrift, jo bedre blikfang. Skriv blogindlægget kort og præcist. Brug redigeringsknapperne som beskrevet i afsnittet om Tekstredigering. Hvis man selv vil bestemme hvordan resumeet af blogindlægget skal se ud kan man taste det her. Hvis feltet efterlades tomt, benyttes den første del af indlægget som resume. Det er vigtigt at vælge den rette kategori: Nyt fra Jakobskirken, hvis blogindlægget skal stå på forsiden eller en af præsternes konfirmandblogge, hvis det er en information til konfirmanderne. Vælg altid: Udgiv på hjemmeside. Vælg altid Jakobskirken 13

Felt Billede Indhold Der er to muligheder for at tilknytte billeder: Overfør fil eller Vælg en fil De to muligheder er nærmere beskrevet i afsnittet om billeder. Når billedet er valgt kan man klikke på Håndtér billedbeskæringer for at vælge det rette udsnit til blogvisning. Når alle felter er udfyldt og billede er valgt og evt. beskåret er blogindlægget færdigt. Tryk på den blå knap Gem. Og Blogindlægget ligger nu i den valgte gruppe. Det betyder også at indlægget nu vises øverst på forsidens højre spalte, hvis man har valgt Nyt fra Jakobskirken og øverst i den valgte præsts konfirmandblog, hvis det er det man har valgt. Bemærk vedr. billeder: Alle blogindlæg skal have tilknyttet et billede. Blogvisninger kommer til at se helt forkerte og ganske rodede ud, hvis vi blander blogindlæg uden billeder ind i forløbet. Som en nødløsning, kan man publicere indlægget med et billede af kirken, af præsten, af alteret eller noget andet neutralt indtil man har fundet det helt rigtige billede. 14

9. Begivenheder Elektronisk kalender uden dobbeltindtastning Når du taster ind i KirkeWeb-kalenderen, bliver nogle informationer lagt på et internt niveau, hvor kun kirkens medarbejdere kan se dem. Det kan for eksempel være personalemøder, kurser, fravær, interne noter til offentlige begivenheder og oplysninger om bookede lokaler og personer. Medarbejdere, som du har reserveret til et arrangement, modtager en påmindelse på e-mail og eventuelt SMS. Andre oplysninger vil du gerne have, at alle interesserede kan se. Dem får du vist på hjemmesiden, i et slideshow på forsiden eller i kategoriserede kalenderoversigter. Her bliver gudstjenester, koncerter og andre offentlige arrangementer vist med billeder og information. Når en begivenhed er overstået, ryger den automatisk ud af hjemmesiden. Du kan også dele kalenderoplysningerne på Sogn.dk, Kultunaut, Kirku og i kirkens nyhedsbrev, ligesom du kan sende dem til Facebook og andre sociale medier. Du kan lave udprint af kalenderen og opsætte automatisk eksport af kalenderoplysninger til din personlige kalender på din computer eller smartphone. På den måde sparer du mange ekstraindtastninger og sikrer dig, at informationerne kommer ud de rigtige steder. Begivenheder er elementer i en af Jakobskirkens kalendere: 9.1. Opret eller rediger begivenhed Vælg Begivenhed i Administratormenuen Opret eller klik på knappen Rediger ved en eksisterende begivehed. Udfyld alle punkter på oprettelsesbilledet: Felt Begivenhedsnavn Beskrivelse Intern note Dato (start) Indhold Overskriften vises i alle kalendervisninger. Gør den ikke for lang. Den bør aldrig blive så lang at den deler sig over to linjer, d.v.s. max. 60-70 karakterer. Tænk på avisoverskrifter: Jo kortere og mere præcis overskrift, jo bedre blikfang. Beskriv begivenheden kort og præcist. Brug redigeringsknapperne som beskrevet i afsnittet om Tekstredigering. Kan benyttes til interne kommentarer vedr. arrangementet Hvis der vinges af ved Hele dagen forsvinder muligheden for at angive start og 15

Felt Til dato Gentag Vis sluttidspunkt Billede Kategori Gruppe Synlighed Indhold sluttidspunkt. Når man klikker i datofeltet åbnes en kalender som man kan vælge fra. Man kan også selv skrive datoen i formatet dd/mm/åååå. Tidspunkt angives med kolon mellem time og minuttal. Brug evt. piltasterne til at flytte klokkeslæt op og ned Skal angives både med dato og klokkeslæt. Også selvom vi ikke viser det i kalenderen Giver mulighed for at oprette rækker af identiske begivenheder efter en forud defineret plan. Beskrives senere i detaljer Normalt fjerner vi fluebenet her. For det første ser det rodet ud i kalenderen, for det andet er vores sluttidspunkter normalt ikke så præcise ;-) Der er to muligheder for at tilknytte billeder: Overfør fil eller Vælg en fil De to muligheder er nærmere beskrevet i afsnittet om billeder. Når billedet er valgt kan man klikke på Håndtér billedbeskæringer for at vælge det rette udsnit til blogvisning. Det er vigtigt at vælge den rette kategori: Højtidskirken, Kulturkirken, Børnekirken, Netværkskirken, Konf-X Kun disse kategorier indgår i kalendervisningerne. Vælg altid Jakobskirken Vælg altid: Udgiv på hjemmeside. Nederst på begivenheden ligger en række faner, som også skal opdateres: Fane Felt Indhold Medvirkende, sted og pris Medvirkende Navn(e) på medvirkende udefra. Præstens navn, hvis det er en gudstjeneste Sted Pris Normalt vil det jo være Jakobskirken Feltet står blankt ved gudstjenester m.m. Ved sognemøder kan f.eks. stå Gratis Kaffebord 25,00 kr. Sogn.dk Eksporter til Sogn.dk Vinges af ved alle gudstjenester, alle kulturkirkearrangementer og alle børnekirkearrangementer. Det er endnu ikke afklaret om netværkskirkearrangementer skal synkroniseres. Kategori Sogn Sogn.dk s kategori vælges, f.eks. Gudstjeneste Vil normalt være udfyldt med Roskilde Søndre Sogn 16

Fane Felt Indhold Kirke Her kan kun vælges Jakobskirken. Hvis begivenheden foregår et andet sted, efterlades feltet med defaultværdien Brug Sted, så overføres det Sted der blev valgt på fanen Medvirkende, sted og pris Præst På samme måde som med Kirke, kan vi her kun vælge Jakobskirkens præster. Hvis det er andre medvirkende, efterlades feltet med default-værdien Brug Medvirkende, så overføres indholdet i feltet Medvirkende. KultuNaut Eksporter til KultuNaut Vinges af ved alle kulturkirkearrangementer og alle børnekirkearrangementer. Endvidere ved særlige gudstjenester. NB: I skrivende stund (februar 2013) virker synkronisering med KultuNaut ikke! Kategori KultuNauts kategori vælges, f.eks. Foredrag For børn Event address Vinges kun af hvis arrangementet udelukkende henvender sig til børn. Altså typisk vore Børnekirkearrangementer Vælg Use site address and the field Location Kommentarer Åben Som hovedregel lader vi brugerne få lov at kommentere på vores sider Alternativ URL Opret automatisk URL Som hovedregel vinget af. Der kan være enkelte situationer, hvor vi vælger at angive en anden URL. Se nedenfor i afsnittet om Alternativ URL Udgivelse Udgivet Vinges af hvis begiveheden skal offentliggøres og synkroniseres Forfremmet til forside Kulturkirkearrangementer og særlige gudstjenester forfremmes til forside. Det betyder at de kommer med i diasshowet med de nærmeste 5 begivenheder. NB: Kun hvis vi har et godt og skarpt billede der egner sig til at blive blæst op i 940 pixels bredde, forfremmer vi et arrangement til forsiden! 9.2. Begivenheder der skal gentages Vær meget opmærksom på teksten. Den eksporteres uden mulighed for at redigere eller rette den til de andre medier. 17

9.3. Gode råd om begivenheder Vær meget opmærksom på teksten. Den eksporteres uden mulighed for at redigere eller rette den til de andre medier. Jeg har gjort mig nogle foreløbige iagttagelser, mens jeg har arbejdet med synkronisering, men jeg er ikke i bund. Synkronisering med KultuNaut kan angives, men fungerer ikke 100 % endnu. Vi har en supportsag hos KirkeWeb p.t. (marts 2013). Der er et problem mellem KirkeWeb generelt og KultuNaut, så der arbejdes på en løsning for alle KirkeWebs sogne. Links Links i teksten kommer med over i Sogn.dk og Kirku.dk, men virker ikke på Kirkekalender app en. Specialtegn Pas på med specialtegn. Visse anførselstegn ændres til spørgsmålstegn, når de lander på Kirku. Jeg er ikke ekspert, men jeg har en fornemmelse af der findes to slags anførselstegn. Krøllede og lige. Jeg tror at det er de krøllede anførselstegn der driller. Jeg vil anbefale at vi så vidt muligt undgår specialtegn. Citater kunne måske anføres i kursiv på egen hjemmeside? Vel vidende at denne formatering nok går tabt i synkroniseringen. 18

10. Tilmeldingsformularer Tilmeldingsformular Når folk skal melde sig til et arrangement, en udflugt, et babysalmesangshold eller konfirmationsundervisningen, er det en stor hjælp at have KirkeWeb s formularbygger ved hånden. Du bestemmer selv, hvilke felter der skal med, og når formularen er klar, kan du lægge den ind på hjemmesiden. Så kan folk selv udfylde formularen, og du slipper for at holde styr på e-mails og lister. Du kan løbende se, hvem der har tilmeldt sig på hjemmesiden, og ønsker du en udskrift i et Excelark, kan du også let få det. Tilmeldingsformularer oprettes for at styre tilmeldinger, bestillinger etc. De vil ofte blive benyttet ved arrangementer, hvor de giver en nem og enkel metode til at bevare overblikket over tilmeldte. Bemærk at der ingen direkte kobling er mellem en formular og et arrangement, udover den vi skaber ved at linke dem sammen. Man kan således ikke få en formular til at lukke for tilmeldinger til et arrangement, når det maksimale deltagerantal eller sidste frist for tilmelding er overskredet. Opret formular Vælg Formular i Administratormenuen Opret eller klik på knappen Rediger ved en eksisterende formular. Udfyld felterne på oprettelsesbilledet: Felt Titel Formularbygger: Tilføj nyt formularelement Indhold Vælg et navn som giver mening, også når vi skal finde formularen igen for at linke til den fra arrangementet. Tilmelding er alt for upræcist. Tilmelding til filmaften 1/3 2013 er langt bedre. Mulighederne er: Tekstfelt Tekstområde (flere linjer) Afkrydsningsgruppe Valgliste Radioknapgruppe I langt de fleste tilfælde vil Tekstfelt være det rette valg. Der skal tilføjes og udfyldes et formularelement for hvert felt i formularen. Nedenfor vises kun udfyldning for et tekstfelt 19

Felt Tekstfelt, Titel Tekstfelt, Beskrivelse Tekstfelt, Størrelse Tekstfelt, Obligatorisk Tekstfelt, Synlig Indhold Den tekst der vises for brugeren. Skal udfyldes En hjælpetekst til brugeren. Ikke nødvendig, hvis felttitlen er selvforklarende Størrelsen af den tekst der er plads til. Ikke nødvendig Hvis feltet vinges af, vises en lille rød stjerne på formularen. Kun hvis feltet er vinget af vises dette felt på formularen. På de lodrette faner nederst på billedet Fane Felt Indhold Menu Tilføj menulink Skal normalt ikke vinges af Formularindstillinger Handling ved formularindsendelse Omdirigér til URL Send en e-mail på formularindsendelse E-mailadresser Deaktivér formular Normalt vælger vi omdiriger, så brugeren får vist en Tak for din tilmelding Indtast nedenstående, så vises den rette kvitteringsside efter tilmelding: node/592 Ving dette felt af, så vi modtager en e-mail hver gang nogen tilmelder sig. En eller flere e-mail adresser kan tastes her, normalt vælger vi: tilmelding@jakobskirken.dk Fluebenet sættes, når tilmeldingsfristen udløber - eller når arrangementet er overtegnet Alternativ URL Opret automatisk URL Som hovedregel vinget af. Der kan være enkelte situationer, hvor vi vælger at angive en anden URL. Se nedenfor i afsnittet om Alternativ URL Forfatter Skrevet af Feltet vise ikke, så lad blot navnet stå Skrevet den Feltet vise ikke, så lad blot datoen stå Udgivelse Udgivet Vinges af hvis formularen skal offentliggøres Gode råd om formularer: Lav ikke flere felter end højst nødvendigt Bed altid om e-mail adresse 20

Bortset fra et evt. bemærkningsfelt bør alle felter være obligatoriske. Hvis ikke oplysningerne er nødvendige for os, er der ingen grund til at bede om dem Husk at linke til formularen fra arrangementsbeskrivelsen ellers vil ingen se den! Checke tilmeldinger Gå ind på formularen i øverste højre hjørne findes tre knapper: Klik på Resultater for at se tilmeldingerne: Tilmeldingerne vises i en lang række. Man kan ikke umiddelbart se hvem der er tilmeldt eller hvor mange deltagere. Men hvis man klikker på linket Vis ude til højre på siden kan man se de data brugeren har tastet. Hente deltagerliste På oversigten over tilmeldinger er der et rødt link øverst til venstre: Export results to csv file Klik på dette for at hente tilmeldingerne som csv-fil. Det er en kommasepareret fil, som kan åbnes i Excel. Lukke for tilmelding Når der skal lukkes for tilmelding til et arrangement gøres det ved at sætte flueben i Deaktivér formular i opsætningen (se ovenfor). Lad være med at slette formularen, så forsvinder tilmeldingerne også! Husk at ændre teksten på arrangementsbeskrivelsen (Begivenheden), hvis der lukkes p.g.a. overtegning. 21

11. Sider Det KirkeWeb kalder Sider har jeg i det meste af dette dokument kaldt Hovedsider. Det er de faste sider på vores site som er knyttet til et menupunkt. Som hovedregel oprettes de af webmaster og vedligeholdes enten af webmaster eller af ansatte. Vælg Side i Administratormenuen Opret eller klik på knappen Rediger ved en eksisterende begivehed. Der kommer senere en nærmere redegørelse for opsætning af hovedsider og menu Topbilledet på hovedsiderne er et kapitel for sig. Se afsnittet om billedbehandling. 22

12. Nyhedsbreve Send de vigtigste nyheder og kalenderen ud via e-mail Du lægger en masse nyheder og oplysninger ud på kirkens hjemmeside, som du gerne vil have sognets beboere til at læse og bruge. Med et nyhedsbrev opnår du flere besøgende på kirkens hjemmeside, og du sikrer dig, at vigtige informationer kommer godt ud i sognet. KirkeWeb s nyhedsbrev giver mange muligheder. Opret forskellige modtagerlister, som interesserede kan tilmelde sig via hjemmesiden. Du kan bl.a. oprette lister til kirkens nyhedsbrev, koncertinteresserede, konfirmander og børnefamilier. Når du udsender nyhedsbrevet, har du mulighed for at trække indhold fra hjemmesiden ind i mailen, så du ikke skal skrive det hele igen. Det kan for eksempel være blogindlæg og begivenheder fra kalenderen. Du kan også opsætte en automatisk nyhedsbrevsudsendelse, så der for eksempel hver måned ryger et nyhedsbrev ud med aktuelle begivenheder. Nyhedsbrevsmodulet er integreret med SMS-senderen, så du altid kan vælge, om du vil sende en e- mail eller en SMS til en liste. Nyhedsbreve styres fra menupunktet Nyhedsbrev i hovedmenuen: 12.1. Oprette og skrive nyhedsbreve Vælg Udgivelser i menuen Nyhedsbrev. Dette viser en oversigt over samtlige tidligere nyhedsbrevsudgivelser. Oversigten kan evt. filtreres: 23

Klik på knappen Opret øverst til højre og vælg Nyhedsbrevsudgivelse. Øverst på Nyhedsbrevsredigeringssiden udfyldes de basale informationer om nyhedsbrevet, herunder ikke mindst teksten. Felt Titel Tekst Billede Nyhedsbrev Blogindlæg Begivenhed Indhold Nyhedsbrevets titel kan vælges frit, men de faste nyhedsbreve skal navngives ensartet. F.eks. Nyhedsbrev fra Jakobskirken - 2013 uge 13 eller Børnefamilienyhedsbrev, marts 2013 Redigeres efter samme principper som anden tekst. Der kan indsættes billeder i teksten ligesom ved andre tekstelementer. Der er to muligheder for at tilknytte et billede til nyhedsbrevet (det vises på oversigter og øverst på nyhedsbrevet): Overfør fil eller Vælg en fil De to muligheder er nærmere beskrevet i afsnittet om billeder. Når billedet er valgt kan man klikke på Håndtér billedbeskæringer for at vælge det rette udsnit til blogvisning. Her vælges hvilken abonnementsliste nyhedsbrevet skal sendes til Der kan vælges et eller flere blogindlæg, som medtages i nyhedsbrevet Der kan vælges en eller flere begivenheder, som medtages i nyhedsbrevet Nederst på redigeringssiden er der 5 lodrette faner som skal udfyldes (eller i hvert fald kontrolleres inden nyhedsbrevet udsendes): Fane Felt Indhold Kommende Antal begivenheder Hvis nyhedsbrevet automatisk skal medtage et antal begivenheder Kategorier begivenheder, angives antal og kategorier her Seneste blogindlæg Antal begivenheder Hvis nyhedsbrevet automatisk skal medtage et antal Kategorier blogindlæg, angives antal og kategorier her Alternativ URL Opret automatisk Vil normalt være vinget af URL-alias Alternativ URL Udfyldes kun hvis man ønsker en speciel URL til siden Forfatter Skrevet af Ved de faste nyhedsbreve bør feltet efterlades tomt Skrevet den Hvis nyhedsbrevet oprettes længere tid før det skal udsendes, bør datoen rettes, så den svarer til udsendelsesdagen Udgivelse Udgivet Hvis ikke nyhedsbrevet skal sendes straks, fjernes fluebenet her. Sæt fluebenet igen, inden nyhedsbrevet sendes. Tryk på den blå knap Gem, når alle felter er udfyldt korrekt. Så er nyhedsbrevet udgivet og gemt, men endnu ikke udsendt! NB: For at udsende nyhedsbrevet skal man igennem endnu en proces! 24

12.2. Udsende Nyhedsbrev Vælg igen Udgivelser i menuen Nyhedsbrev: Kontroller at feltet Oprettet er sat til d.d. og at der er grønt flueben i feltet Udgivet. Hvis ikke, skal disse rettes ved at redigere nyhedsbrevet først. Sæt så flueben yderst til venstre og vælg Send i dropdownmenuen nederst under Opdatering. Tryk så på den gule knap Opdatér: Nyhedsbrevene vil så blive udsendt snarest. Men vær tålmodig. Der kan godt gå et par timer. 12.3. Vedligeholde abonnentdata Følger 25

13. SMS udsendelser SMS-sender - Send direkte meddelelser via SMS Du har lagt en masse god information om en kommende kirkekoncert på hjemmesiden, men du vil gerne være helt sikker på, at sognets musikelskere dukker op. Med en SMS på selve dagen kan du minde dem om koncerten. Du vil gerne i bedre kontakt med dine konfirmander, som ikke altid får læst de breve, du giver dem med hjem eller de e-mails, som du sender dem. Sender du dem en SMS, er du sikker på, at informationerne når frem. KirkeWeb s SMS-sender er let at bruge. Opret forskellige modtagerlister, som interesserede kan tilmelde sig via hjemmesiden. Du kan for eksempel oprette lister til koncertinteresserede, konfirmander og børnefamilier. SMS-senderen er integreret med nyhedsbrevsmodulet, så du altid kan vælge, om du vil sende en e- mail eller en SMS til en liste. 26

14. Upload af filer Filarkiv - Opret dokumenter og billeder til deling i kirken og på hjemmesiden Du kan let og enkelt uploade billeder, dokumenter, lydfiler m.m. til filarkivet i KirkeWeb. Du kan for eksempel bygge et billedarkiv op, så du altid har gode billeder ved hånden, når du skal illustrere en artikel eller en kalenderbegivenheder på hjemmesiden. Hver gruppe har sit eget filarkiv. I menighedsrådets gruppe kan du for eksempel lægge dagsordener, referater og bilag. Gruppens medlemmer får automatisk besked, når du har tilføjet nyt indhold. Vi tager backup af alle filer dagligt, og mange af vores kunder benytter derfor også filarkivet til backup. Billeder og dokumenter kan uploades til KirkeWeb serveren for senere brug på siderne. Mere følger 27

15. Alternativ URL Følger 28

16. Andre funktioner Gruppebeskeder I KirkeWeb er det let at sende en besked rundt til alle medarbejdere i kirken, til menighedsrådet eller til en helt tredje gruppe. Du vælger, hvilken gruppe du vil sende til, skriver din besked og sender den. Alle gruppens medlemmer får din besked på e-mail, og beskeden kommer også til at ligge i grupperummet, hvor medlemmerne kan gå ind og fortsætte samtalen. Med gruppebeskeder er det lettere at samarbejde og inddrage forskellige grupper i samtaler om kirkens liv. Du slipper for at holde styr på en masse mail-lister og mail-adresser, da gruppens medlemmer selv kan opdatere deres kontaktinformationer. Ressourcestyring Få overblik over lokaler, personer og udstyr I en kirke med mange ansatte og frivillige kan det hurtigt blive vanskeligt at overskue, hvornår lokalerne er optaget, pc-udstyret er i brug, og hvornår præsten og andre ansatte er til disposition. I KirkeWeb er ressourcestyring et vigtigt arbejdsredskab, der er helt integreret i kalenderen. Hver gang du opretter en gudstjeneste, et møde eller en anden aktivitet i kalenderen, tilknytter du en eller flere ressourcer. På den måde sikrer du dig, at ressourcen er tilgængelig, og hvis andre prøver at booke ressourcen i samme periode, får de at vide, at den allerede er i brug. Udover at fjerne risikoen for dobbeltbooking giver ressourcestyringen i KirkeWeb dig også andre fordele. Du kan for eksempel få vist en ressources kalender og se, hvor meget den er i brug, og hvor der er ledige huller. Du kan oprette så mange ressourcer, som det er relevant for dig og altid føje nye til. Brugerkartotek - Overblik over personer og kontaktinformationer Med brugerkartoteket bliver det lettere for kirkens frivillige og medarbejdere at komme i kontakt med hinanden. Her kan man indtaste kontaktoplysninger, uploade profilbilleder og indtaste link til sociale medier. Man kan også sende en e-mail til personen via brugerkartoteket. Alle grupper har sit eget brugerkartotek, som på den måde altid giver et opdateret overblik over gruppens medlemmer. Det er muligt at udprinte et kartotek eller eksportere det til forskellige filformater. 29