Mødedato: 29. september 2014 kl. 9.30-14.00 Mødested: Møderum 2 Referat fra møde i HovedUdvalget Mødelokalet er reserveret fra kl. 8.15 til formøde for personalerepræsentanterne Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Kenth Halfdan Ferning (formand), Jette Rud Knudsen, Leo Kristoffersen, Jørgen Larsen, Erik Bjerrum Medarbejderrepræsentanter: Bodil Jeppesen (DSR), Rikke Liboriussen (HK), Jette Harlund (AC), Torben Nielsen (DLF), Lone Bay (BUPL), Jonas Tscherning Sørensen (SL), Birgit Elkær Hegelund (FOA) Thomas Jørgensen (3F) Arbejdsmiljørepræsentanter: Niels Nejst, Arbejdsmiljø/HR: Ulla Salling Afbud: Christa Jacobsen (barsel), Birgit Elkjær Hegelund Mødet er et delvis temamøde, og derfor med reduceret dagsorden. Den ordinære del af dagsordenen gennemføres frem til kl. 11, hvorefter Direktør for Center for Offentlig innovation vil give oplæg som indledning på udvalgets kommende arbejde med tillidsreformen. Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Evaluering af sparerunden dokument lægges ud på arbejdsmiljøportalen. Formulering vedr. punkt (sundhedsordning). Det fremgår at der ikke ledelsesmæssigt er ønske om at udvide fitness-ordning til andre centre. Alle er enige om (også medarbejdersiden) at fitness-ordning ikke udvides til andre centre, under de givne økonomiske forudsætninger. Ændres i referatet. Derudover godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden Punktet eventuelt flyttes til før temadrøftelse. Derudover godkendt. 3. Status vedrørende arbejdsmiljøarbejdet til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Arbejdsmiljøgruppen Dokumentnr.: 727-2014-116484 side 1
Arbejdsmiljøgruppen holdt møde onsdag den 10. september. Referatet fra mødet er tidligere udsendt til Hovedudvalget og vedlægges som bilag til mødet. Som opfølgning på mødet er de arbejdsskader hvor der har været fravær over 7 dage gennemset, og skaderne dækker over forskellige uheldstyper (bl.a. personhåndtering, håndtering af maskiner, styrt på cykel), og er også sket indenfor forskellige områder/institutioner. Der skal naturligvis generelt være fokus på en høj sikkerhedskultur, men de pågældende skader giver ikke anledning til opmærksomhed på et enkelt område eller arbejdsopgave. Bilag: Referat fra møde i arbejdsmiljøgruppen under Hovedudvalget den 10. september 2014, doknr. 727-2014-108243 Der skal være opmærksomhed på systematikken i arbejdsmiljøarbejdet på alle arbejdspladser. Data til sygefravær haster, så udvalget kan komme videre med behandling af sygefraværet. Data vedr. arbejdsulykker leveres fremadrettet med sammenligning for de seneste to år og ekstra info om, hvad ulykker med mere end 7 dages fravær omfatter. Det blev drøftet om vi kan overveje at vælge suppleanter for arbejdsmiljørepræsentanter til både HU og OU fremadrettet dette sættes på som punkt på næste møde. Ulla orienterede i øvrigt om at, Træningscentret har oplevet stærkt generende støj i forbindelse med ombygning i Vitapark støj i forbindelse med at håndværkerne har skullet bore i lofter og vægge. Det har givet anledning til at der den 24. september er foretaget en støjmåling. Målingen viste, at støjniveauet ligger indenfor lovens krav, men støjen har været stærkt generende for medarbejdere og borgere i Træningscentret, og har haft betydning for udførelsen af nogle af opgaverne. Der er nu truffet aftale med Byggeri og håndværkerne om, at de udfører det resterende borearbejde i ydertiderne (7-9 og efter 14.30). Den vigtige læring af oplevelsen er, at dialogen mellem arbejdspladserne og Byggeri/håndværkere er rigtig vigtig både inden selve byggeprocessen og undervejs. 4. Årshjulet til beslutning Ansvarlig for information til punktet: Alle Drøftelse af behov for justeringer af årshjul og oversigt over opgavestyring (er det hele med?) Bilag til mødet: Årshjul, http://arbejdsmiljoe.odder.dk/dokumenter/hu_aarshjul_2013_2014_version_2.pdf Opgavestyringsdokument, http://arbejdsmiljoe.odder.dk/dokumenter/opgavestyring_hovedudvalg_2014_2016.pdf Vi mangler evaluering af MUS, jf. årshjul. Punktet flyttes i årshjules, da evalueringen ses i naturlig sammenhæng med opfølgning på trivselsmålingen og i øvrigt med HR strategien. I Dokumentnr.: 727-2014-116484 side 2
forhold til opgaveoversigten mangler Anne Juul Sørensen mangler på deltagerlisten i arbejdsgruppen vedr. den overordnede personalepolitik. HR strategien skrives i øvrigt ind i årshjul og opgaveoversigt. 5. Til og fra Direktionen til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Kenth Halfdan Ferning Forventet tid til punktet: 15 minutter Medarbejderne er velkomne til at spørge ind til referater så direktionen også får lidt input til, hvad medarbejdersiden gerne vil høre mere om. Der arbejdes en del med digitalisering ikke kun i forhold til digital post, men der arbejdes også med digitaliseringsløsninger. Direktionen har godkendt et nyt nummersystemet til rådhuset, som også gerne skulle integreres bedre til andre systemet. Økonomi har arbejdet med nyt ledelsesinformationsystem, og det ser ud til at lykkes at få lavet udtræk/rapporter som giver mening og som både giver mulighed for at dykke ned i tallene og giver mulighed for benchmarking med andre kommuner. Der arbejdes med at lave en informationsrapport til HU også. 6. Opfølgning på mødet med Økonomiudvalget til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Alle Forventet tid til punktet: 15 minutter Kort evaluering af mødet med Økonomiudvalget. Generelt var der en oplevelse af at det var et godt møde, og at det har udviklet sig i positiv retning. Det gælder også for dialogmødet i Spektrum tidligere på året. HU drøftede om formen skal udvikles, så der fx bliver sat fokus på 1-2 særlige emner, som giver mulighed for en bredere drøftelse og drøftelser af fremtiden, og om dialogen skal/kan udvides til at omfatte hele byrådet. Der var enighed om, at det er vigtigt at møderne har en ånd, hvor tingene kan drøftes fordomsfrit og hvor vi har fælles mål det er også oplevelsen på baggrund af de sidste møder, at der bliver lyttet interesseret fra politikernes side. I øvrigt positivt, at det er aftalt, at man næste gang laver dagsorden sammen. HU drøftede endvidere hvordan vi sikrer, at de beslutninger, der træffes af politikerne også bliver kendt af medarbejderne så vi kan sikre at de føres ud i livet. Man kunne sikre at vedtagne politikker drøftes i de rette MED-udvalg, så der også bliver ejerskab hos medarbejderne. Der er også mulighed for at sætte det på i MED-systemet til information inden de vedtages endeligt, så man er informeret undervejs i processen. Dokumentnr.: 727-2014-116484 side 3
7. Status vedr. Budget 2015 til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Kenth Halfdan Ferning Kenth orienterede om kommende forventninger til vedtagelse af budget i balance. Seks af de syv partier i byrådet har indgået forlig om budgettet se Oddernettet Ønsket om ipads til de resterende medlemmer af HU er taget ud af budgettet af Direktionen, men Kenth sørger for at de medarbejdere i HU, der ikke har ipads får det. Det blev aftalt, at medarbejderne må bruge lidt tid på at få gode råd til hvilke app s der er gode at bruge på ipads. Planlægges i forbindelse med første møde i HU i 2015. IT afdelingen høres om hvem der evt. kunne undervise. 8. Trivselsmåling til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Ulla Kæmp Salling Forventet tid til punktet: 20 minutter Information og drøftelse af status på processen. Mandag morgen (den 29. september) er der sendt en mail ud til ledere og tillidsvalgte med information om trivselsmålingen. Medarbejderne kan besvare spørgeskemaet fra mandag den 6. oktober til søndag den 26. oktober. Direktionen har behov for at drøfte ledertrivselsmålingen nærmere inden denne iværksættes. 9. Tillidsreformen oplæg om innovation i det offentlige v/ Pia Gjellerup, Centerleder for Center for Offentlig innovation Forventet tid til punktet 2½ time (1½ time til oplæg og 1 times opfølgning) Pia Gjellerup vil give indblik i de 7 principper bag tillidsreformen og inspiration til arbejde med innovation. Oplægges forventes at vare 1½ time, og efter frokost drøfter Hovedudvalget, hvordan vi vil arbejde videre med tillidsreformen. I den forbindelse drøftes også evt. deltagelse i temadag arrangeret af FTF (vedlagt som bilag). Bilag til punktet: De 7 principper i tillidsreformen, doknr. 727-2014-91443 Handlingsplan for Center for Offentlig innovation, doknr. 727-2014-110958 Invitation til temamøde, FTF, doknr. 727-2014-110959 Dias fra Pia Gjellerup er vedlagt referatet. Dokumentnr.: 727-2014-116484 side 4
Udvalget drøftede efter oplægget fra Pia Gjellerup, hvordan vi kommer videre. Det blev drøftet om HU-medlemmerne kan sikre, at drøftelserne også bliver taget i Områdeudvalget. Følgende blev også drøftet: Selvom det ikke skal være det store og forkromede vi arbejder med, skal det være tydeligt hvad vi arbejder med, hvordan og hvorfor. Det må være tydeligt, at det er i spil, at vi kan afprøve nye måder at gøre tingene på, og at vi skal lære af hinanden en god løsning har størst værdi når den bliver gentaget. Vi skal arbejde med en kultur, hvor dem, der har de gode idéer, får mulighed for at komme af med dem. I Det skal også drøftes, hvordan vi får italesat tillidsreform og innovation ind i det vi allerede gør i dag? Tillidsreformen må ikke blive et appendiks på det vi i forvejen skal. Direktionen sikrer, at tillidsreform og innovation drøftes i Direktionen og på næste storeledermøde. På næste møde i Hovedudvalget drøftes nærmere, hvad opgaven er. 10. Til efterretning Referat fra møde i OmrådeUdvalg for social, sundheds og kulturområdet, den 28.8.2014 dok.id. 727-2014-102404 Referat fra møde i OmrådeUdvalget på børne- og ungeområdet den 8.9.2014 dok.id. 727-2014-106865 Referat fra møde i OmrådeUdvalg for det tekniske område 11.9.2014 dok.id. 727-2014- 97152 11. Eventuelt Rikke har været på besøg i Ungdomsskolen som HU repræsentant. Lone har været på besøg i Krible Krablehuset. Begge steder var det en rigtig god oplevelse og der var stor spørgelyst og dialog, så det tog længere tid, end de i første omgang havde forestillet sig. Man er på den ene side glad for at der gives konkrete opgaver fra HU til de lokale udvalg det bidrager til sammenhængen i systemet, men der bliver også fra nogle givet udtryk for at HU gerne må holde lidt igen pga. de store forandringer man står overfor i de kommende år. Oplevelsen hos både Rikke og Lone var at det gav rigtig god mening, at man kom fra samme område(udvalg), som den institution man besøger. Rikke orienterede om planen for julemødet udvalget skal på udflugt i Odder Kommune. Næste møde: 27. november Mødet hævet kl. 13.50 Dokumentnr.: 727-2014-116484 side 5