Elektronisk booking i sygehusvæsenet

Sundhedsstyrelsen Center for Evaluering og Medicinsk Teknologivurdering

Sundhedsstyrelsen Center for Evaluering og Medicinsk Teknologivurdering Elektronisk booking i sygehusvæsenet Februar 2002

Udgivet af Center for Evaluering og Medicinsk Teknologivurdering Sundhedsstyrelsen Islands Brygge 67 Postbox 1881 2300 København S E-mail: cemtv@sst.dk Hjemmeside: www.cemtv.dk Center for Evaluering og Medicinsk Teknologivurdering, 2002 ISBN trykt udgave: 87-91093-95-3 ISBN elektronisk udgave: 87-91093-96-1 Denne rapport citeres således: Center for Evaluering og Medicinsk Teknologivurdering Elektronisk booking i sygehusvæsenet Center for Evaluering og Medicinsk Teknologivurdering; 2002 Tryk: Schultz Grafisk

Forord Denne rapport beskriver en evaluering af brugen af elektronisk booking i det danske sygehusvæsen - såvel intern som ekstern booking. Evalueringen viser, at 57% af sygehusafdelingerne i Danmark anvender elektroniske bookingsystemer. Udbredelsen af elektronisk booking er imidlertid afhængig af hvilket amt, der er tale om. Udbredelsen af elektronisk booking er også afhængig af, hvilket speciale der er tale om. Elektronisk booking på tværs af afdelinger er primært udbredt i røntgenafdelinger og i ambulatorier. Det er imidlertid kun i 30% af afdelingerne, der har elektronisk booking, hvor det er andre end afdelingen selv der kan booke. Det vil sige, at tværgående booking totalt set stadig er meget begrænset udbredt. Ekstern booking fra praktiserende læger til sygehuse, er næsten ikke-eksisterende. Der er derfor stadig et stort potentiale for at øge udbredelsen af elektronisk af booking i sygehusvæsenet. Elektronisk booking kan være den store forkromede løsning, som er integreret med alle andre sygehussystemer, men det kan også være et mindre ambitiøst IT-værktøj, som kan styrke den daglige arbejdstilrettelæggelse. Rapporten viser imidlertid også, at der er manglende koordination mellem amterne/h:s om udvikling og implementering af elektronisk booking. Derved går en stor mængde viden og erfaringer tabt og muligheden for at lære af hinandens erfaringer udnyttes ikke. Evalueringen bygger på dels et spørgeskema udsendt til alle afdelinger på landets sygehuse dels en række cases med erfaringer fra sygehuse i ind- og udland. Beskrivelse af disse cases, som vi håber kan inspirere og videreformidle konkrete erfaringer, har vi valgt at lægge på CEMTV s hjemmeside (www.cemtv.dk), hvorfra de kan hentes. Evalueringen blev planlagt af EvalueringsCenter for Sygehuse (ECS) og afsluttet i Center for Evaluering Medicinsk Teknologivurdering (CEMTV) i 3

Sundhedsstyrelsen. Poula Helth Rådgivning har gennemført undersøgelsen, hvis dataindsamling fandt sted i perioden fra oktober 2000 til maj 2001. CEMTV har igangsat en række projekter indenfor teknologivurdering og evaluering af IT-løsninger på sundhedsområdet, blandt andet elektronisk patientjournal, kliniske databaser med tilknyttede elektroniske værktøjer, booking og telemedicin. Projekterne beskrives og afrapporteres blandt andet på hjemmesiden (www.cemtv.dk). Januar 2002 Finn Børlum Kristensen Centerchef 4

1 Indledning... 7 2 Sammenfatning... 9 2.1 Udbredelse af elektronisk booking i sygehusvæsenet... 11 2.2 Anvendelse af elektronisk booking i sygehusvæsenet... 11 2.3 Konsekvenser ved anvendelse af elektronisk booking... 12 2.3.1 Konsekvenser for arbejdsgange... 12 2.3.2 Konsekvenser for ressourceplanlægningen/-udnyttelsen... 14 2.3.3 Konsekvenser for patienterne... 15 2.4 Barrierer for den elektroniske booking... 17 2.5 Udvikling og implementering af elektronisk booking... 20 2.5.1 Udviklingsfasen... 20 2.5.2 Implementeringsfasen... 22 3 Metode og læsevejledning... 23 3.1 Kortlægning af anvendelsen af booking... 23 3.2 Analyse af bookingsystemer udvalgte cases i Danmark... 24 3.3 Internationale erfaringer med bookingsystemer... 26 3.4 Business Process Reenginering som forståelsesramme... 27 3.5 Konkret fremgangsmåde... 28 4 Afgrænsning af begrebet booking og bookingsystemer... 31 4.1 Typer af elektronisk booking... 32 5 Udbredelse og anvendelse af elektronisk booking... 33 5.1 Udbredelsen af elektronisk booking... 33 5.1.1 Elektronisk booking i amter og afdelinger... 33 5.1.2 Udbredelsen af den tværgående booking... 36 5.2 Anvendelsen af elektronisk booking... 39 5.2.1 Hvem booker hvad og hvor længe?... 39 5.2.2 Hvilke bookingsystemer anvendes, og i hvilken grad er de integreret med andre IT-systemer?... 42 6 Konsekvenser for arbejdsgange, ressourceudnyttelsen og patienterne... 47 6.1 Konsekvenser af anvendelsen af elektronisk booking... 47 6.1.1 Konsekvenser for arbejdsgangene... 47 6.1.2 Hurtigere informationsformidling og effektive procedurer... 50 6.1.3 Reduceret antal patientbesøg i behandlingsforløbet... 53 6.1.4 Standardisering af behandlingsforløb... 54 6.1.5 Samlet konklusion på elektronisk bookings konsekvenser for arbejdsgangene... 56 6.2 Elektronisk bookings konsekvenser for ressourceplanlægningen/- udnyttelsen... 56 6.2.1 Dokumentation af ressourcer og aktiviteter... 57 6.2.2 Bedre behandlingsplanlægning... 59 6.2.3 Konsekvenser for antallet af arbejdstimer til planlægning og administrative opgaver... 61 5

6.2.4 Konsekvenser for antallet af gennemførte undersøgelser og behandlinger... 62 6.2.5 Booking af elektive versus akutte patienter... 64 6.2.6 Samlet konklusion på elektronisk bookings konsekvenser for ressourceplanlægningen/-udnyttelsen... 65 6.3 Konsekvenser for patienterne... 66 6.3.1 Patientens medbestemmelse på valg af tidspunkt for undersøgelse og behandling... 67 6.3.2 Patientens valg af læge... 68 6.3.3 Indflydelse på patientaflysninger... 70 6.3.4 Antallet af patientbesøg... 71 6.3.5 Indflydelse på serviceniveau for patienterne... 71 6.3.6 Generel konklusion på konsekvenser for patienten... 73 7 Barrierer for den elektroniske booking... 75 7.1 Tekniske barrierer... 75 7.1.1 Barrierer i de enkelte bookingsystemer... 76 7.1.2 Barrierer mellem bookingsystemer og andre applikationer... 78 7.2 De holdningsmæssige barrierer... 79 7.2.1 Uvilje til forandring... 80 7.2.2 Modstand mod booking på tværs af organisationer... 82 7.3 Ressourcemæssige barrierer... 83 7.4 Organisatoriske barrierer... 83 7.4.1 Manglende fleksibilitet i arbejdsgangene... 84 7.4.2 Manglende sammentænkning af arbejdsgange og patientforløb 84 7.4.3 Top-down implementering... 85 7.4.4 Manglende ledelsesmæssig forankring... 86 7.4.5 Sårbarhed overfor personaleudskiftning... 86 7.5 Sammenfatning af de fire barrieretyper... 87 8 Udvikling og implementering af elektronisk booking... 89 8.1 Indledning... 89 8.2 Udviklingsfasen... 90 8.2.1 Projektorganisation... 90 8.2.2 Projektbeskrivelse... 91 8.2.3 Organisationsudviklingsprojekt... 93 8.2.4 Kravspecifikation... 95 8.2.5 Udbudsforretning... 96 8.2.6 Udvikling af systemet... 96 8.3 Implementeringsfasen... 97 8.3.1 Iværksættelse af organisatoriske forandringer... 97 8.3.2 Indkøring af systemet... 99 8.3.3 Drift af systemet... 100 6

Indledning Center for Evaluering og Medicinsk Teknologivurdering har anmodet Poula Helth Rådgivning om at evaluere brugen af elektronisk booking i sygehusvæsenet i Danmark. Projektet er gennemført fra oktober 2000 til maj 2001. Nogle af de overordnede synspunkter, der har karakteriseret debatten om elektronisk booking i sygehusvæsenet har været, at det giver øget patientservice, bedre ressourceudnyttelse på sygehusene og generelt er et uundværligt redskab for et moderne sygehus. Samtidig har det siden midten af 1990 erne været et overordnet politisk mål, at der skulle ske en væsentlig udbredelse af elektroniske bookingsystemer til sygehusene i Danmark. Undersøgelsen har til formål at følge op på en statusrapport for amternes anvendelse af elektronisk booking, som Udvalg for ventetidsoplysninger og elektronisk booking udsendte i foråret 1997. Udvalget lod desuden senere et konsulentfirma udarbejde Idé-katalog om elektronisk booking 1 i 1997. Formålet med nærværende undersøgelse er: At evaluere brugen af elektronisk booking i det danske sygehusvæsen. Det være sig såvel intern som ekstern booking. Analysen skal kortlægge muligheder og barrierer i brugen af bookingsystemer i forhold til den organisatoriske udvikling i sygehusvæsenet. Analysen vil være fremadrettet med henblik på at belyse ideer og best-practises med henblik på at fremme implementeringen af bookingsystemer under hensyntagen til omkostningerne hertil. 1 Sundhedsministeriet, 1997: Idé-katalog om elektronisk booking (Idékataloget kan hentes fra Sundhedsministeriets hjemmeside: www.sum.dk ). 7

Med intern og ekstern booking forstås: - intern booking på den enkelte sygehusafdeling - intern booking på sygehuset på tværs af afdelinger - ekstern booking på tværs af amtets/landets afdelinger - ekstern booking fra primærsektoren, fra almen praksis til sygehuse Undersøgelsen skal medvirke til at inspirere og kvalificere amternes, sygehusenes og den primære sundhedssektors eksisterende og fremtidige arbejde med elektronisk booking. Herunder medvirke til at specificere over for udbyderne, hvilke krav bookingsystemer skal leve op til. Sammenlignet med idékataloget adskiller denne undersøgelse sig ved i højere grad at fokusere på de eksisterende organisatoriske og patientmæssige erfaringer med anvendelsen af elektronisk booking. Derudover lægges vægt på samspillet mellem system og de enkelte organisationer. 8

Sammenfatning I dette kapitel sammenfattes rapportens væsentligste konklusioner vedrørende elektronisk bookings udbredelse og anvendelse på landets sygehusafdelinger (kapitel 5). Det elektroniske bookingsystems konsekvenser for arbejdsgangen, ressourceudnyttelsen og patienterne (kapitel 6). De konstaterede barrierer i forhold til elektronisk booking (kapitel 7). Endelig følger en gennemgang af, hvordan udvikling og implementering af elektronisk booking kan håndteres fremadrettet (kapitel 8). Indledningsvis skal der dog fremhæves 4 hovedproblemstillinger i relation til udviklingen og implementeringen af elektronisk booking i sygehusvæsenet, som har fremstået tydeligt i nærværende undersøgelse: 1. Manglende koordination mellem amterne og H:S om udvikling og implementering af elektronisk booking. 2. Elektronisk booking kan være den store forkromede løsning, som er integreret med alle andre sygehussystemer, men det kan også være et mindre ambitiøst IT-værktøj, som kan styrke den daglige arbejdstilrettelæggelse. 3. Elektronisk bookings relevans for afdelingerne afgøres ikke af, om de både har akutte og elektive patienter eller kun elektive patienter. 4. Elektronisk booking er primært et internt arbejdsredskab på sygehusafdelingerne og ikke direkte orienteret mod patienterne. Ad. 1 - De respektive amter og H:S har hver for sig udviklet eller forsøgt udviklet elektroniske bookingsystemer baseret på forskellige tilgange til ITstrukturen. Nogle har arbejdet på at udvikle et total IT-sygehussystem med elektronisk booking som en del heraf, andre har arbejdet på integrationsløsninger mellem fx et nyudviklet elektronisk booking system og det eksisterende patientadministrative system og andre igen med integrationsløsninger med 9

nyudviklede systemer middlewaremodel. I de enkelte faser af denne undersøgelse har der været en række eksempler på, at en større koordination på området kunne have medvirket til at sikre en bedre og måske billigere udvikling og implementering af elektroniske bookingsystemer i sygehusvæsenet i Danmark. Ad. 2 - Undersøgelsen har vist, at man på nogle sygehuse er nået ganske langt med optimeringen af arbejdstilrettelæggelsen ved anvendelse af forholdsvis simple bookingsystemer. Pointen er således, at det ikke alene er det elektroniske booking system, der skaber en bedre arbejdstilrettelæggelse, men måske i højere grad det organisatoriske analyse- og udviklingsarbejde, som afdelingen har gennemført i forbindelse med udvikling og implementering af det elektroniske booking system, der skaber resultaterne. Dette understreger, at forudsætningerne for at arbejde med elektronisk booking ikke er, at der skal være optimalt samspil med alle andre systemer, og at booking systemet skal kunne booke hele patientforløb automatisk, før der er gevinster ved at arbejde med elektronisk booking. Samtidig er der indikationer i retning af, at det måske er lettere at arbejde med de avancerede bookingsystemer, hvis man tidligere har arbejdet med elektronisk booking på et mere simpelt niveau. Organisationen har så at sige lært og disciplineret sig til at arbejde med elektronisk booking. Ad. 3 Undersøgelsen har vist, at det ikke er afgørende for anvendelsen af elektronisk booking, om der er akutte patienter eller kun elektive patienter på en afdeling. Umiddelbart er det klart, at på rent elektive afdelinger er det relativt nemt og hensigtsmæssigt at anvende elektronisk booking til at styre arbejdstilrettelæggelsen efter, da der er en stor grad af forudsigelighed i arbejdet. Men det skal samtidig påpeges, at hovedparten af de afdelinger, der foruden akutte patienter også har mange elektive patienter, også har stor gavn af at gennemføre det organisatoriske analyse- og udviklingsarbejde, som ligger forud for udvikling og implementering af elektronisk booking. Dette arbejde kan gøre det muligt at anvende elektronisk booking som redskab i forhold til den daglige arbejdstilrettelæggelse, idet der fastlægges et undersøgelses- /behandlingsprogram, der kan bookes efter. Ad. 4 Undersøgelsen har vist, at elektronisk booking primært anvendes som et internt arbejdsredskab på afdelingen eller eventuelt mellem afdelinger på sygehuset. I de fleste tilfælde som et redskab til at optimere arbejdstilrettelæggelsen internt i afdelingen, dvs. få udarbejdet et undersøgelses-/behandlingsprogram, der kan bookes efter. Andre gange som et redskab til at booke relevante undersøgelser mellem afdelinger, oftest fra kirurgiske og medicinske afdelinger til røntgenafdelingen. Det betyder samtidig, at fokus ikke har været direkte på brugerne, og hvis de har oplevet forbedringer, så har det primært været spin-off ved indførelsen af elektronisk booking på den respektive 10

afdeling. Brugerne har derfor generelt ikke oplevet at få større indflydelse på tidspunktet for deres undersøgelse/behandling. 2.1 Udbredelse af elektronisk booking i sygehusvæsenet Evalueringen viser, at 57 % af sygehusafdelingerne i Danmark anvender elektroniske bookingsystemer. Udbredelsen af elektronisk booking er imidlertid afhængig af hvilket amt, der er tale om. I Frederiksborg Amt er det fx 83 % af afdelingerne, der anvender elektronisk booking, og i Nordjyllands Amt er der kun 17 % af afdelingerne, som anvender elektronisk booking. Forklaring på de store forskelle mellem amterne inklusiv H:S er mange, men eksempelvis har Nordjyllands Amt tidligere forsøgt at få udviklet et elektronisk bookingsystem, men det er ikke lykkedes. Udbredelsen af elektronisk booking er også afhængig af, hvilket speciale der er tale om. Således har 90 % af de radiologiske afdelinger elektronisk booking mod de patologisk anatomiske afdelinger, hvor ingen anvender elektronisk booking. En forklaring på, hvem der anvender elektronisk booking mest, kan være, at det er de afdelinger/funktioner, hvor andre parter er særligt afhængige af dem. Fx indgår røntgenundersøgelser i behandlingsforløb for næsten alle andre afdelinger på sygehuset. Elektronisk booking på tværs af afdelinger er primært udbredt i røntgenafdelinger og i ambulatorier. Det er imidlertid kun 30 % af afdelingerne, der har elektronisk booking, hvor andre end afdelingen selv kan booke. Det vil sige, at tværgående booking totalt set stadig er meget begrænset udbredt. Ekstern booking fra praktiserende læger til sygehuse, er næsten ikkeeksisterende. Kun 1 % af afdelingerne oplyser, at der kan bookes fra praktiserende læge til undersøgelse/behandling på sygehuset. 2.2 Anvendelse af elektronisk booking i sygehusvæsenet Evalueringen viser, at på de afdelinger, hvor der anvendes elektronisk booking, er det primært sekretærerne, der varetager bookingfunktionen. Derefter er det sygeplejerskerne og lægerne i nævnte rækkefølge. Det er hovedsageligt sekretærerne, der gennemfører den mere simple booking som fx indkaldelse af patienter til forundersøgelse, mens det i højere grad er sygeplejersker, som booker, når der er tale om booking af operationer, hvor der er flere ressourcer 11

tilknyttet bookingen. Læger booker kun meget sjældent selv, men indgår i samarbejdet om booking med lægesekretærerne og sygeplejerskerne. Når der bookes ressourcer, er læger den ressource, der oftest bookes. 68 % af afdelinger booker således læger, mens 54 % af afdelinger booker fysiske faciliteter (rum). Dernæst kommer plejepersonale i 33 % og udstyr og apparatur i 27 % af tilfældene. Samlet kan det siges, at booking af ressourcer i de elektroniske bookingsystemer ikke er voldsomt udbredt, hvilket indikerer, at bookingsystemerne er relativt simple og ikke indeholder en kobling til hverken ressource- eller lagerstyringssystemer. Når der ses på, hvilke systemer der anvendes, fremstår det Grønne System og GS-åben, begge CSC Scandihealth produkter (tidligere Kommunedata), som klart dominerende. 52 % af alle afdelinger med et elektronisk bookingsystem anvender således Grønt System, mens 16 % anvender GS-åben. Begge systemer er patientadministrative systemer med bookingfunktioner. 6 % af afdelingerne benytter et system udviklet af Cap Gemini, og 5 % af afdelingerne bruger Kodak, der begge primært er bookingsystemer. Endelig skal det nævnes, at de elektroniske bookingsystemer kun i meget ringe grad er integreret med andre IT-systemer. Hvis de er integreret, er det primært med det patientadministrative system. En stor del af forklaringen på dette er, at Grønt System og GS-åben, som nævnt er patientadministrative systemer med en bookingfunktion. 2.3 Konsekvenser ved anvendelse af elektronisk booking Der er i evalueringen fokuseret på 3 forhold vedrørende konsekvenser for anvendelsen af elektroniske bookingsystemer: Konsekvenser for arbejdsgange Konsekvenser for ressourceplanlægningen/-udnyttelsen Konsekvenser for patienterne 2.3.1 Konsekvenser for arbejdsgange Mindre administrativt arbejde Evalueringen viser, at overgangen til et elektronisk bookingsystem flere steder har medført en lettelse af det administrative arbejde. En række arbejdsproce- 12

durer bliver forenklet, når oplysningerne om behandlinger og undersøgelser ligger i et elektronisk format. Det bliver eksempelvis lettere at udskrive indkaldelsesbreve til patienterne. Understøttelse af bookingprocedurer Det elektronisk bookingsystem støtter brugeren i bookingprocedurerne, således at der bliver færre forhold at holde styr på, når der bookes. Det betyder en mindsket risiko i forhold til fejlbookinger samt, at mindre erfarne medarbejdere til en vis grad selv har mulighed for at gennemføre bookingprocedurerne. Det kan dog overraske, at der ikke er peget mere på den mindre risiko for fejlbooking, når der anvendes elektronisk booking, da der ofte er tale om store datamængder. Det må tolkes således, at de afdelinger, der anvender manuel booking, må have udviklet nogle stabile procedurer, der mindsker risikoen for fejl i bookingprocedurerne. Hurtigere informationsformidling og effektive procedurer Elektronisk booking styrker kommunikationen mellem de afdelinger og personalegrupper, der er involveret i bookingen. Derudover kan et elektronisk bookingsystem være medvirkende til at få etableret mere effektive procedurer i den daglige arbejdstilrettelæggelse. Det forudsætter dog, at man analyserer og efterfølgende optimerer arbejdstilrettelæggelsen. Det skal bemærkes, at der ikke er gjort særskilt opmærksom på, at elektronisk booking vil øge datasikkerheden. Det er således ikke eftervist, at elektronisk booking fx reducerer fejl i bookingen af undersøgelser. Jævnere arbejdsbelastning Erfaringerne viser, at koblingen mellem et elektronisk bookingsystem og en stram planlægningsdisciplin muliggør en øget planlægningshorisont, som blandt andet kan medføre et mere ensartet flow i arbejdsgangene og reducere behovet for overarbejde. Reducerer antal besøg i patientforløbet Anvendelsen af elektronisk booking har ingen konsekvenser for antallet af patientbesøg i det enkelte behandlingsforløb. Evalueringen viser, at hovedparten af de afdelinger, som er blevet analyseret, arbejder på at reducere antallet af patientbesøg på sygehuset, uanfægtet om de bruger elektronisk booking. Imidlertid kan overvejelser om patientforløb og fremadrettet elektronisk booking af undersøgelser og behandlinger være et godt grundlag for at forsøge at samle undersøgelser/behandlinger samme dag. 13

Standardisering af behandlingsforløbet Evalueringen viser, at de fleste afdelinger arbejder med at standardisere behandlingsforløbene, uafhængig af, om de anvender elektronisk booking. Det gør planlægningen lettere og øger kvaliteten i arbejdet. Elektronisk booking kan imidlertid være med til at fremme standardiseringen af forløbene som følge af en stærkere kobling mellem organisationens arbejdsgange og patientforløbene. Dette skal imidlertid gøres under hensyntagen til, at standardforløb skal kunne afviges og ikke må resultere i ufleksible arbejdsprocesser. 2.3.2 Konsekvenser for ressourceplanlægningen/-udnyttelsen Dokumentation af ressourcer og aktiviteter Anvendelsen af elektronisk booking medfører en højere grad af dokumentation af afdelingens aktiviteter og ressourcer. Det er eksempelvis statistiske oplysninger om antallet af gennemførte behandlinger og undersøgelser såvel som det tilknyttede ressourceforbrug, gennemsnitligt tidsforbrug pr. undersøgelse/behandling mv. Dokumentationen kan anvendes i afdelingernes planlægning og styring samt medvirke til en yderligere effektivisering af afdelingernes arbejdsgange. Derudover kan dokumentationen af aktiviteter og ressourcer medvirke til at synliggøre utilstrækkelige ressourcer i afdelingerne. Flere faggrupper er imidlertid skeptiske over for dokumentationen. Navnlig læger frygter, at en tæt dokumentation misbruges til egentlig overvågning af afdelinger eller enkeltpersoners arbejde. Man skal derfor på den enkelte afdeling tage stilling til, hvordan de statistiske oplysninger skal bruges. Bedre behandlingsplanlægning I relation til det elektroniske bookingsystems konsekvenser for behandlingsplanlægningen er der fremkommet tre overordnede erfaringer. Elektronisk booking har medført: En opstramning af planlægningsprocessen, blandt andet i form af en reduktionen i antallet af planlægningsmøder. En længere planlægningshorisont, og dermed også muligheden for en mere hensigtsmæssig ressourceanvendelse og udarbejdelsen af præcise ventelister. En ensartet behandlingsplanlægning, hvor der blandt andet planlægges i tidsenheder. 14

Samlet har de fleste afdelinger, der anvender elektronisk booking, fået effektiviseret eller styrket deres behandlingsplanlægning. Antallet af arbejdstimer til planlægning og administrative opgaver Det er ikke entydigt på baggrund af kortlægningsundersøgelsen og caseanalyserne, hvorvidt elektroniske bookingsystemer reducerer tidsforbruget til administrative opgaver og planlægning på afdelingerne. Der er blandt andet en del administrative procedurer forbundet med elektronisk booking, som betyder, at de tidsmæssige besparelser ikke er markante. For at afdække denne problemstilling er det nødvendigt at udarbejde før/efter analyser af arbejdsgangene på afdelinger, der indfører elektronisk booking. Antallet af gennemførte undersøgelser og behandlinger Det elektroniske bookingsystem er ikke direkte produktivitetsforbedrende i form af flere gennemførte undersøgelser/behandlinger. Afdelingerne får således ikke nødvendigvis flere patienter igennem et givent behandlingsforløb som følge af elektronisk booking. Derimod medfører implementeringen af elektronisk booking ofte en opstramning af afdelingens arbejdsgange og procedurer. En opstramning, der øger afdelingens produktivitet. Konsekvenserne for antallet af undersøgelser/behandlinger er således snarere afledte, end de er direkte. Booking af elektive versus akutte patienter Der er forskel på, hvor let det er for afdelinger med henholdsvis mange elektive og akutte patienter at anvende systemet. Mange rent elektive afdelinger har stort udbytte af at anvende elektronisk booking, hvor der ikke er akutte patienter, som forstyrrer det planlagte dagsprogram. Det betyder imidlertid ikke, at afdelinger med mange akutte patienter ikke har glæde af systemet, men det er blot sværere for dem at planlægge på længere sigt, og derfor stiller det større krav til brugerens anvendelse af systemet. 2.3.3 Konsekvenser for patienterne Patientens medbestemmelse på valg af tidspunkt for undersøgelse og behandling At give patienterne medbestemmelse på valg af tid til undersøgelse eller behandling er endnu kun i begrænset omfang slået igennem på afdelingerne, hvad enten de anvender elektronisk booking eller ej. Afdelingerne ser i højere 15

grad elektronisk booking som et internt arbejdsværktøj end som en vej til at øge afdelingens patientservice. Der kan derfor ikke spores de store ændringer i patienternes medbestemmelse på tidspunktet for undersøgelse eller behandling. Brugerundersøgelsen viser ligeledes, at patienternes indflydelse på tidspunktet for undersøgelse og behandling er stærkt begrænset. Amtssygehuset i Nakskov, hvor der er forsøg med booking af røntgenundersøgelser fra en alment praktiserende læge, er det sted, hvor der er størst mulighed for, at patienten kan få indflydelse på tidspunktet for undersøgelse/behandling. Patienten tilbydes et tidspunkt til undersøgelsen af den praktiserende læge afhængig af ledige undersøgelsestidspunkter på røntgenafdelingen. Alle andre steder indkaldes patienten af sygehuset, dog kan der, hvis der er flere besøg, nogle steder aftales tidspunktet for de følgende undersøgelser/behandlinger. Brugerundersøgelsen viser endvidere, at patienterne ikke umiddelbart vurderer muligheden for at bestemme tidspunktet som meget væsentligt. Brugerne blev også forespurgt, om de hellere selv ville have henvisningen til sygehuset af den praktiserende læge og derefter selv tage kontakt til sygehuset m.h.p. at aftale tidspunktet for undersøgelse/behandling. Hovedparten af brugerne ønskede ikke denne procedure, men der var en række brugere, der syntes, at det var hensigtsmæssigt. Patientens valg af læge Evalueringen viser, at patienternes mulighed for at vælge læge er begrænset på landets sygehuse, men at elektronisk booking i højere grad åbner for denne mulighed. Der vil imidlertid altid være visse problemer forbundet med patientens lægevalg i forhold til behandlingens type og lægernes specialisering. Brugerundersøgelsen viser, at patienterne stort set ikke har indflydelse på, hvilken læge der behandler dem. Samtidig er det kun meget få af brugerne, der har vurderet, at det var særligt vigtigt at have denne indflydelse. Indflydelse på patientaflysninger Undersøgelsen giver ikke noget entydigt svar på, om antallet af patientaflysninger er ændret som følge af den elektroniske booking. Imidlertid kan patienternes medbestemmelse på tidspunkt for undersøgelse og behandling tænkes at spille ind på antallet af patientaflysninger. 16

Brugerundersøgelsen viser, at de aftalte tidspunkter for behandling eller undersøgelse stort set overholdes, hvad enten der er elektronisk booking eller ej. Det kan derfor ikke umiddelbart konkluderes, at elektronisk booking medfører færre patientaflysninger. Indflydelse på serviceniveau for patienterne Evalueringen viser, at elektronisk booking og den heraf følgende effektivisering af arbejdsgangene vil betyde færre patientbesøg for patienten. Det vil i højere grad blive muligt for patienten at få foretaget røntgenundersøgelse, anæstesitilsyn og forundersøgelse i ét og samme besøg. Samtidig har det vist sig, at de væsentlige forhold vedrørende service over for patienterne fastlægges politisk, fx ventetider til forundersøgelse eller operation. Brugerundersøgelsen viser, at patienterne både vurderer hurtig behandling og hurtig meddelelse om, hvornår behandlingen skal finde sted som, meget vigtigt. Der er dog en tendens til, at det er lidt vigtigere at få besked om, hvornår behandlingen skal finde sted, end at det går meget hurtigt. Her skal det bemærkes, at ingen af deltagerne i brugerundersøgelsen var akutte patienter. Evalueringen viser således, at elektronisk booking direkte og indirekte kan medføre et øget serviceniveau. Direkte i form af patientens medbestemmelse, valg af læge, et reduceret antal patientbesøg, en længere planlægningshorisont samt mere præcise ventelister. Indirekte i form af at yde bidrag til servicemålenes opfyldelse. 2.4 Barrierer for den elektroniske booking Det er konstateret i evalueringen, at en række barrierer for anvendelse af elektroniske bookingsystemer i sygehusvæsenet kan kategoriseres som: Organisatoriske, ressourcemæssige, holdningsmæssige og tekniske. De vil blive gennemgået i det følgende. Derudover kan det konstateres, at der ikke har været særlig stor koordination mellem amterne eller H:S om udviklingen af elektroniske bookingsystemer. Der har således været gennemført udviklingsprojekter mange steder med mange komplikationer, uden at der har været gjort brug af andres erfaringer med de tilsvarende problemstillinger. 17

Tekniske barrierer De tekniske barrierer er knyttet til det elektroniske bookingsystems funktionalitet og integration med andre IT-systemer. De tekniske barrierer kan enten befinde sig i det enkelte system eller i samspillet med andre applikationer. De tekniske barrierer i de enkelte systemer er knyttet til: Mangelfuld oversigt over operationsstuernes ugeskemaer For mange skærmbilleder Uvant brugergrænseflade Mangelfuld fleksibilitet i bookingsystemet Upræcis fastsættelse af tider til behandling/undersøgelse For omfattende systemer De tekniske barrierer i samspillet med andre applikationer er knyttet til manglende eller utilstrækkelig data- eller systemintegration mellem forskellige applikationer på sundhedsområdet, som betyder, at de eksempelvis har svært ved at dele eller overføre data. Af applikationer kan nævnes patientadministrative systemer (PAS), røntgeninformationssystemer (RIS), laboratoriebookingsystemer, medicinadministrative systemer, rekvisitions- og svarsystemer, ressourcestyringssystemer, vagtplansystemer, elektroniske kalendere osv. Derudover har manglende videns- og erfaringsudveksling på tværs af landets amter omkring anvendelsen af elektronisk booking ført til, at fejltagelser i nogle amter er blevet gentaget i andre. Konsekvensen har været en række betydelige omkostninger, som sandsynligvis kunne være undgået eller begrænset. Holdningsmæssige barrierer De holdningsmæssige barrierer er barrierer hos personalet, der udspringer af eksisterende arbejdskulturer, traditioner, fagidentitet mv. De hyppigst forekommende holdningsmæssige barrierer er: Personalegruppers uvilje til forandring Modstand mod booking på tværs af organisationer 18

Ressourcemæssige barrierer De ressourcemæssige barrierer er eksempelvis tid og udgifter, som er en forudsætning for en vellykket implementering og anvendelse af elektronisk booressourcer i deres budgetter til at frikøbe personalet til implementering af sy- king i organisationerne. Det er derfor nødvendigt, at organisationerne afsætter stemet. Organisatoriske barrierer De organisatoriske barrierer er strukturelle og processuelle barrierer i organisationerne. Følgende organisatoriske barrierer er identificeret: Manglende fleksibilitet i arbejdsgangene Manglende sammentænkning af arbejdsgange og patientforløb Top-down implementering Manglende ledelsesmæssig forankring Sårbarhed over for personaleudskiftning Alt i alt er de ressourcemæssige og de tekniske barrierer væsentlige barrierer for en vellykket implementering og anvendelse af elektroniske bookingsystemer. Der vil således ofte være problemer forbundet med at skaffe de nødvendige ressourcer til implementering af nye systemer på afdelinger, der sideløbende har en daglig produktion, som skal passes. Desuden er der ofte tekniske barrierer i udviklingen og implementeringen af bookingsystemer og deres samspil med andre IT-systemer. På baggrund af undersøgelsen er det imidlertid erfaringen, at de holdningsmæssige og de organisatoriske barrierer er mindst lige så vigtige at overkomme for at opnå en vellykket implementering og anvendelse af elektronisk booking. Barrieretyperne bliver ikke mindre vigtige af, at både de holdningsmæssige og de organisatoriske barrierer erfaringsmæssigt tager tid at nedbryde. Særlig de holdningsmæssige barrierer er så mangeartede og integreret i den nuværende kultur på sygehusområdet, at det er et større arbejde at bearbejde dem. Det drejer sig om fagidentitet, selvopfattelse, indgroede vaner og traditioner, samt opfattelsen af ny teknologi og dens muligheder. 19