1. Baggrund og problemstilling

Transkript

1 1. Baggrund og problemstilling 1.1 Baggrund Opgavestiller og fremtidig bruger af systemet er klinikken Tandlæge Annelise Bom 1. Opgaven udspringer af et ønske om at forbedre aftalestyringen. Nøgleordene er effektivitet og fleksibilitet i forbindelse med arbejdsopgaverne booking, ændre booking og planlægning. Klinikkens formål er at levere ydelser i form af tandbehandlinger til patienter. Set ud fra en økonomisk/driftmæssig synsvinkel leverer personalet arbejdskraft i form af timer, der sælges i form af ydelser til patienterne. Aftalekalenderen er det centrale værktøj i forbindelse med aftalestyringen og anvendes til at styre kapaciteten i form af ydelser. Klinikkens kapacitet forbruges, når tiden løber. Klinikken er en enmandspraksis (beskæftiger kun én tandlæge) beliggende i Hellerup og er etableret af ejeren for 16 år siden. I de første 12 år var der ud over tandlægen (ejeren) 1-2 klinikassistenter ansat. I de sidste 4 år har der været ansat en tandplejer med et stigende antal timer. Der har igennem årene været en meget lav udskiftning af personale, hvilket er med til, at der er en stor forretningsmæssig viden om patienter og klinikdrift hos den enkelte ansatte. I forbindelse med planlægningen af patientbehandlingerne er denne viden af stor betydning for effektivt at anvende aftalekalenderen. Endvidere er det væsentligt i forbindelse med uddannelse af nye brugere af den elektroniske aftalekalender. Liste over termer der anvendes i dette projektet: Begreb Beskrivelse Aftalekalender Viser de aftaler som klinikken har med patienterne og tidspunkter, hvor der er planlagt 'andre aktiviteter' (frokost, ferie). Aftalekalenderen omfatter tandlægen og tandplejeren Aktivitet Anden aktivitet Behandler Overbegreb der dækker over patientbehandling og 'anden aktivitet' Dækker over et tidsinterval i aftalekalenderen der ikke vedrører patientbehandling. F. eks. kursus, fri mv. Overbegreb for tandlæge eller tandplejer Behandlingsforløb Nogle behandlinger er opdelt i flere behandlinger. F.eks. at få en krone på en tand, hvor forarbejdet og isætningen finder sted på hver sin dag Booking Datodont Aftale tandbehandling med patienterne eller afsætte tid til anden aktivitet Tandlægesystem, der indeholder fakturering, debitor og nogle specialfunktioner for tandlægebranchen Listen fortsætter på næste side 1 Link til klinikkens site: 1

2 Liste over termer (fortsat): Begreb Dobbelt booking Beskrivelse I særlige tilfælde er der behov for at sætte mere end en patient til inden for det samme tidsinterval. Det kan være i forbindelse med nødbehandling eller en mindre behandling, der kun tager meget kort tid. Det kunne være fjernelse af tråde efter operation. Fortsat behandling Med 'fortsat behandling' menes at patienten starter dagens behandling hos tandplejeren og fortsætter hos tandlægen (eller omvendt). Fortsat behandling er altid samme dag. Ikke primær tid Klinikassistent Patientaftale Patientbehandling Patientgruppe Tidsinterval hvor patientgruppens patienter ikke har første prioritet til de ledige tider. har hovedopgaven med at holde aftalekalenderen ajour herunder lave aftalerne med patienterne. Herudover assisterer klinikassistenten tandlægen under behandlingen samt udfører mange andre opgaver. En ny facilitet hvor der til en patient kan tilknyttes en aftale om en bestemt behandling. Det kan f.eks. være en aftale om tandsrensning hvert kvartal. Der er tale om en 'standard liste', som der kan vælges fra. Tandbehandling hos tandplejer eller hos tandlægen. En ny facilitet der muliggør en gruppering af patienter. I projektforløbet har der været arbejdet med følgende opdeling: Fast tilknyttet, f.eks. patienter der regelmæssig går til eftersyn Standard, f.eks. ny patienter Ikke fast, f.eks. patienter der kun modtager nødbehandling Sekundær aktivitet Det samme som 'Dobbelt booking'. Tandlæge Tandplejer udfører samtlige behandlinger der laves på klinikken, har dog ikke tandplejerens arbejdsområde som fokusområde. udfører tandrensning og forebyggende behandlinger 2

3 Klinikkens informationssystemer (arkiver) Klinikkens information er fordelt på både manuelle og maskinelle systemer: IT-systemer Manuelle systemer (arkiv) Standard tandlægekliniksystem Datodont Finanssystem Journalsystem Aftalekalender Der anvendes et standard tandlægesystem (Datodont). Systemet er konstrueret ud fra et særligt regelsæt, der findes for fagområdet. Aftaler indgået imellem Dansk Tandlægeforening og Sygesikringen er et vigtigt element i systemet. De vigtigste opgaver som systemet løser er Udskrivning af regning efter gældende regler. Tilgodehavende hos den enkelte patient Sygesikringsopgørelse og afregning Reg. af dankort- og FIK-kortindbebetalinger Kontroller vedr. ovennævnte aftale Statistik klinik, behandler Delvis integreret finanssystem hvor klinikkens regnskab føres Som det fremgår af figuren har klinikken 2 manuelle systemer, hvilket er Aftalekalenderen og journalsystemet. I journalen beskrives patientens tandmæssige status samt de behandlinger, der er udført på klinikken. Hertil kommer dokumentation af de aftaler, der er lavet med patienten, behandlingsplaner og røntgenbilleder mv. Patientjournalen er et juridisk dokument, hvorfor der findes særlige regler for opdatering, opbevaring og udlevering. I Aftalekalenderen registreres aftalerne, der er lavet med patienterne og andre planlagte aktiviteter. Før ansættelsen af tandplejeren var designet således, at det gav en oversigt med en uge pr. side (se afsnit 9.4), hvilket gav en brugbar løsning med en god balance imellem overblik og detaljer, der fungerede i mange år. Ved ansættelsen af tandplejeren anskaffede klinikken en ny aftalebog (aftalekalender) af samme type, således at aftalerne for de to behandlere kunne føres i hver sin bog. Dette fungerede dog ikke efter hensigten, f.eks. er det besværligt at indskrive en fortsat behandling, hvor de to tider skal koordineres, og oplysningerne skal skrives to gange. Hertil kommer et øget behov for at flytte behandlinger bøgerne imellem. Endvidere er det kompliceret at danne sig et samlet billede over de ledige tider samt at se, hvilke behandlinger der er en del af en fortsat behandling. 3

4 Løsningen blev, at der blev designet en ny aftalekalender (se afsnit 9.5) hvor én dags aftaler for de to behandlere er samlet på én side. Denne løsning anvendes i dag og er en forbedring i forhold til løsningen med de to bøger men er ikke optimal, da det er blevet sværere at skaffe sig et overblik over bookingen. Hvis man f.eks. ønsker at få et overblik over, hvor mange ledige tider, der er tilbage en måned frem, skal der bladres en del. Der er mange situationer, hvor man ønsker at få et overblik, men hvor den nuværende løsning ikke fungerer optimalt. I forbindelse med bookingen er der behov for historiske oplysninger og baggrundsviden vedr. patienten. Denne viden findes dels i kliniksystemet og dels hos den enkelte klinikassistent. Bookingen vil kunne blive mere effektiv, hvis denne viden nemt kunne skaffes i en standardiseret form. 1.2 Problemstilling Projektets formål er at lave en elektronisk aftalekalender for en tandlægeklinik, der beskæftiger en tandlæge og en tandplejer. Det er målet at udnytte computerens muligheder for at skabe forskellige visninger på de samme data afhængigt af det konkrete behov. En løsning afskærer ikke en anden løsning. Det er f.eks. muligt at skabe et overblik over aktiviteterne for en periode og herefter give adgang til at specificere udvalgte oplysninger. Udgangspunktet for projektet er at udarbejde en aftalekalender, der kan løse den manuelle aftalekalenders opgaver, men på en mere hensigtsmæssig måde. Den elektroniske aftalekalender skal kunne løse de samme arbejdsopgaver som i dag, men give et bedre overblik og samtidig give mulighed for en bedre tilgang til detaljerne. Hertil kommer ønsket om nemmere navigation, end det er muligt i en papirkalender. Desuden skal Aftalekalenderen tilknyttes flere oplysninger vedrørende den enkelte patient, end der findes i dag. Hertil kommer nye regler om prioritering af behandlingstiden ved anvendelsen af patientgrupper til brug for bookingsituationen. Målet med disse regler er, at arbejdsopgaven bliver mindre personafhængig. Hertil kommer den øgede sikkerhed, der kan opnås ved at validere input i forbindelse med indskrivning af nye aktiviteter eller ændring af eksisterende. Udarbejdelsen af en elektronisk aftalekalender giver mulighed for at vise informationer på forskellige måder fra simpel tekst til avanceret grafik. En grafisk løsning giver gode muligheder for både at formidle informationer og oplysninger om sammenhænge mv., men mere kompliceret at udvikle og kan kræve oplæring. Der skal her findes en afbalanceret løsning ud fra behovet. Brugervenlighed er en vigtig del af opgaven for at få succes med projektet. Der blev i forbindelse med forundersøgelsen foretaget en prioritering med hensyn til en vægtning af usabilityfaktorerne. Resultatet blev at effektivitet i forbindelse med booking og ombooking er den vigtigste faktor. Der blev lagt mindre vægt på let at lære ved prioriteringen. Dette skyldes værktøjets centrale placering i administration af klinikken, og at udskiftning i brugergruppen er lav. Opgavestilleren giver gode muligheder for at involvere brugerne, hvilket giver muligheder for at definere arbejdsopgaver mv., afprøvning af prototyper, brugerafprøvning og usability test. Løsningen skal integreres med de nuværende systemer. Den forventede arbejdsgang efter implementeringen af det nye system skal kort skitseres. 4

5 Projektet startede med en forundersøgelse, hvilket har dannet grundlag for denne problemstilling. Herefter skal den endelige metode fastlægges. Som en del af projektet skal der udarbejdes en kravspecifikation (afsnit 9.1), der beskriver kravene og rammerne for projektet. Udviklerens viden om programmeringssproget Java og om databaser gør, at løsning af opgaven peger i den retning, men det fastlægges endeligt i forbindelse med analysefasen. Projektet er tidsmæssigt afgrænset til projektperioden, hvilket gør, at der vil ske en afgrænsning af implementeringen af projektet. Det blev fra start vurderet, at den største og den mest avancerede del af projektet ville kunne blive konstrueret. 5