Styregruppen for MedCom Referat af 8. møde i MedCom VI s styregruppe den 10. december 2009 på Hotel H.C. Andersen i Odense: Deltagere: Vagn Nielsen, Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse Martin Thor Hansen (for Lisbeth Nielsen), Danske Regioner Otto Larsen Sundhedsstyrelsen/SDSD Mogens-Engsig Karup, Region Midtjylland Jan Kold, Region Hovedstaden Peter Simonsen, Region Syddanmark Dorthe Kusk, Region Syddanmark Glenn Leervad-Bjørn, sundhed.dk (for Morten Elbæk Petersen) Jens Parker, PL Henrik Bjerregaard Jensen, MedCom Ib Johansen, MedCom Christina Wanscher, MedCom Jens Rahbek Nørgaard, MedCom Dorthe skou Lassen Lars Hulbæk, MedCom. Slotsholmsgade 10-12 DK-1216 København K Tlf. +45 7226 9000 Fax. +45 7226 9001 E-mail sum@sum.dk Hjemmeside www.sum.dk Dato: 20. januar 2010 Kontor: Sundhedsøkonomisk Center. J.nr.: 0901645 Sagsbeh.: MK Fil-navn: Stg. 101209 Sekretariat: Mogens Køllner, Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Afbud: Ronnie Eriksson, Finansministeriet Sven-Åge Westphalen, Styrelsen for Social Service Charlotte Meyer Henius, KL Henrik Bruun, Apotekerforeningen Per Busk, Region Syddanmark (har afløst Jane Kraglund). Dagsorden: Dagsorden for styregruppemødet: 1) Godkendelse af referat fra 7. Styregruppemøde i MedCom VI den 3. september 2009. 2) Meddelelser. 3) Orientering om arbejde med national IT- strategi og organisation. 4) MedCom 7 projektindhold. 5) Udbud af Sundhedsdatanettet. 6) Internationale projekter. 7) Fødselsanmeldelse til kommunal sunhedstjeneste 8) MedComs momsmæssige status 9) Siden sidst
2 10) Regnskabsvurdering. 11) Mødedatoer i MedCom 7 12) Eventuelt. Ad 1) Godkendelse af referat fra 7. styregruppemøde i MedCom VI den 3. september 2009. Referatet blev godkendt. Ad 2) Meddelelser. Publikationen MedCom 15 år statusrapport MedCom 6 med forord af ministeren blev uddelt på mødet. Ad 3) Orientering om arbejde med national IT- strategi og organisation. Vagn Nielsen opridsede forløbet fra etablering af SDSD ved økonomiaftalen i 2006 (på det tidspunkt kaldt EPJ-organisationen) og sammenfattede, at organisationens muskler - herunder bl.a. også den beskedent tildelte økonomi- ikke i tilstrækkelig grad havde givet mulighed for at indfri de forventninger, der lå til grund for etablering af organisationen. Der lå ikke heri en kritik af SDSD-organisationens hidtidige virke, men alene en konstatering af, at rammerne for organisationens gennemslagskraft havde vist sig ikke at være tilstrækkelige. Der blev givet en status for kortlægningen af de 4 hovedspor i sundheds-it-analysen. Det fremgik, at kortlægningen var tæt ved at være afsluttet. Der udestod alene visse kvalitetssikringer, herunder af regionsanalysen. For så vidt angik regionsanalysen fremgik det, at der var gennemført et meget stort arbejde med konsolideringen af de overtagne it-systemer fra de tidligere amter. Der var mellem regionerne forskelle i hvor langt man var kommet med konsolideringen, også fordi konsolideringsopgaven havde forskellig tyngde afhængig af de systemer, der var overtaget fra de tidligere amter. Den resterende del af sundheds-it-analysen skulle med udgangspunkt i kortlægningen etablere grundlag for, at der ved de kommende økonomiforhandlinger i foråret 2010 kunne træffes beslutning om organisering- herunder ansvarsfordeling - og økonomi m.v. for de kommende års arbejde med sundheds-it. Der udestod således også politisk afklaring omkring ambitionsniveau for den kommende udvikling, hvor en dominerende overskrift for ambitionsniveauet utvivlsomt ville være tværgående sammenhænge mellem systemer og hvilken organisering der skal til for at sikre den politiske målsætning, der måtte blive besluttet. Ad 4) MedCom 7 projektindhold. Henrik Bjerregaard Jensen opridsede forløbet med nærmere at få fastlagt indholdet i MedCom 7 på baggrund af behandlingen på sidste møde i styregruppen den 3. september 2009 som afspejlet i mødematerialets projektbeskrivelse incl. bilag med nøjere specifikationer af hver af de 6 projektlinier.
3 Det fremgik, at der med overordnet udgangspunkt i en strategi for MedCom 7 om yderligere udbredelse af allerede eksisterende MedCom løsninger siden 3. september gennem møder i MedCom 7 Forberedelsesgruppe (med deltagelse af Regioner, kommuner, organisationer, leverandører og sundhedsfaglige eksperter) var arbejdet med den fra den 3. september ønskede udbygning af indhold og økonomi i de enkelte projektlinier. Endvidere var der arbejdet med at formalisere en styrket forankring hos parterne af indholdet i de enkelte projektlinier. Endelig forelå der alternativt til en videreført uændret økonomi et nærmere uddybet forslag til, at parterne supplerede deres bidrag til MedCom med 10 mio. kr. årligt. Styregruppens forholdsvis omfattende drøftelser var især koncentreret om strategi for udvikling af tekniske standarder og økonomi. Jan Kold åbnede drøftelsen om standarder med at pege på en vis fragmentering i Med- Com s standardgrundlag og pegede på, at det var vigtigt i tide at se fremtidens standardudvikling for sig, så man ikke på et tidspunkt blev fanget på et forældet grundlag. Der var i den brede drøftelse i styregruppen enighed om det vigtige i ikke at blive fanget i et forældet standardgrundlag. Samtidig blev den tryghedsskabende værdi af en passende konservatisme dog også betonet. Konklusionen på drøftelserne var, at det var vigtigt i passende tid at være opmærksom på, hvor udviklingen pegede hen og forholde sig til det. Der blev peget på SDSD s bestyrelse som et centralt omdrejningspunkt for de rette strategiske udviklingsveje på området. Der var ligeledes en bred drøftelse i styregruppen af forslaget om at øge parternes bidrag til MedCom med 10 mio. kr. årligt. Konklusionen på drøftelsen var, at der ikke fra parterne var tilslutning til at øge Med- Com s økonomi. Henrik Bjerregaard Jensen fandt, at den manglende tilslutning var bekymrende for fremdriften i den kommende udbredelse af eksisterende løsninger i MedCom 7 og andre dele af MedCom s virke. Vagn Nielsen var indforstået med, at der kunne blive tale om prioriteringer - bl.a. afhængig af omverdenens efterspørgsel - og såfremt sekretariatet var for usikker i at foretage disse, i overensstemmelse med hævdvunden selvstændighed, måtte de bringes op i styregruppen. Martin Thor Hansen rejste under behandlingen af økonomien et forståelsesmæssigt spørgsmål vedr. gennemsigtighed i tabellen på side 13 i projektbeskrivelse om projektlinie 6 internationale projekter & epsos vedr. udgiftsneutralitet for projektlinien. Det blev besluttet, at MedCom skulle lave et afklarende papir herom til udsendelse med referatet. Sammenfattende var der i styregruppen således tilslutning til indstillingen om, at den foreliggende projektbeskrivelse med strategisk sigte på udbredelse af eksisterende MedCom løsninger i de 6 projektlinier udgør grundlaget for MedCom 7, og at der på baggrund af projektbeskrivelsen laves et sammenfattende projektkatalog.
4 Der var også tilslutning til indstillingen om, at der i foråret 2010 igangsættes en tilmeldingsproces for regioner og kommuner med henblik på indgåelse af samarbejdsaftaler senest juni 2010, hvor det lidt fremskudte tidspunkt var begrundet med, at det fra regions-og kommuneside var pointeret, at en længerevarende tilmeldingsproces var nødvendig til sikring af solide aftaler. Ad 5) Udbud af Sundhedsdatanettet. Lars Hulbæk opridsede hovedtræk fra udbudsforløbet, der var igangsat som et EUudbud af MedCom s styregruppe på mødet den 27. november 2008, idet kontrakten med Uni-C om drift og videreudvikling af SDN udløber den 1. april 2010. For at opnå fornøden sammenhæng i tidsplanen besluttede styregruppen på mødet den 28. maj 2009 at delegere beslutning om valg af fremtidig leverandør til formandskabet for MedCom s styregruppe. På grundlag af forudgående behandling på møde den 13. november 2009 i Infrastrukturgruppen og indstilling herfra fremgik det, at formandskabet den 24. november 2009 havde tiltrådt indstillingen om at vælge Netdesign som fremtidig leverandør. Lars Hulbæk orienterede sammenfattende om, at der var modtaget 7 anmodninger om prækvalifikation, hvoraf 2 måtte erklæres ugyldige på grund af mangelfuld dokumentation. Blandt de resterende 5, der modtog opfordring til at afgive tilbud, undlod 2 at afgive tilbud. Der var således modtaget 3 tilbud, hvoraf reelt kun det ene (fra Netdesign) kunne antages, idet de 2 øvrige udbudsretligt set havde så grundlæggende forbehold, at de ikke kunne antages. Det fremgik af præsentationen i øvrigt, at tilbuddet fra Netdesign var det økonomisk mest fordelagtige tilbud efter de udmeldte vurderingskriterier, også hvis der blev set bort fra de grundlæggende forbehold i de 2 andre tilbud. Det antagne tilbud fra Netdesign gav således i forhold til de nuværende udgifter omtrentlig en halvering af de årlige udgifter til den grundlæggende drift, ligesom kvaliteten af tilbuddet og opfyldelsen af udbudskravene var vurderet som meget tilfredsstillende. Vagn Nielsen bemærkede, at formandskabets valg af leverandør ikke havde været vanskeligt,selv om der reelt kun havde været en leverandør at vælge mellem, idet vurderingen af tilbuddet fra Netdesign havde været så klart overbevisende, at der ikke havde været grundlag for overvejelser om fornyet udbud til sikring af fornøden konkurrence. Styregruppen tilsluttede sig det foretagne valg af leverandør med indgåelse af kontrakt for en 5 års periode fra 1. april 2010 med mulighed for forlængelse på op til 2 år. Lars Hulbæk orienterede fremadrettet om, at det kommende skift af driftsmiljø fra den nuværende til den kommende leverandør formentlig ville blive foretaget som én samlet big bang flytning i få timers arbejde af de 94 tilslutninger, der i dag foretages som VPN via internet. Det fremgik, at den kommende flytning af de nuværende 14 faste SDN forbindelser (regioner, KMD, CSC og Lægemiddelstyrelsen m.v.) var et anderledes større projekt, der skønsmæssigt var anslået til en udgift på 1,4 mio. kr. med en varians fra 5.000 kr. til 850.000 kr. pr. forbindelse.
5 Alternativt til flytning af de nuværende faste lokalt etablerede og betalte forbindelser var realisering af optionen i kontrakten om centralt leverede faste (MPLS) redundante forbindelser med høj kapacitet og døgnservice for en udgift på under 1 mio. kr. årligt. Denne løsning ville medføre en betydelig styrket driftssikring. Styregruppen tilsluttede sig indstillingen om, at MedCom gik i dialog med regionerne, KMD, CSC og Lægemiddelstyrelsen om muligheden for at udnytte Netdesigns tilbud om centralt leverede faste højhastighedsforbindelser (MPLS) i stedet for at flytte de eksisterende faste forbindelser til det nye knudepunkt. Såvel flytning af eksisterende faste forbindelser som etablering af MPLS- forbindelse ville ville som hidtil være for egen regning. Otto Larsen tilkendegav, at Sundhedsstyrelsen ønskede etablering af MPLSforbindelse. Ad 6) Internationale projekter. Det fremgik, at der i forlængelse af drøftelserne på mødet i styregruppen den 3. september siden var afholdt 2 møder mellem styregruppens formandskab og Region Syddanmark om finansiering og tilrettelæggelse i øvrigt af de internationale projekter. Der var herved opnået enighed om udover resultatkontrakten for 2009 at indgå en overgangsaftale for 2010-2012, hvor Region Syddanmark med 2,7 mio. kr. sikrer afslutning af allerede indgåede aftaler om EU-projekter. Herudover medfører aftalen, at Region Syddanmark i perioden årligt bidrager med 1 mio. kr. til basisfinansiering af MedCom s arbejde med at søge efter relevante nye EU-projekter, hvor der inden eventuel indgåelse af aftale om sådanne nye projekter skal indgås en samarbejds-og finansieringsaftale om projektet, herunder så det sikres, at eventuelle nye projekter fortsat er udgiftsneutrale for MedCom. Aftalen indebærer endvidere, at der formaliseres et årligt koordinationsmøde mellem parterne, og at de internationale projekter behandles lejlighedsvis i MedCom s styregruppe med deltagelse af Region Syddanmark. Dorthe Kusk bemærkede, at den indgåede aftale sikrede fuld finansiering og en god forankring af samarbejdet mellem parterne. Vagn Nielsen kvitterede for de forløbne konstruktive drøftelser, der havde ført til aftalen og bemærkede supplerende, at aftalen i sagens natur var med forbehold for de bevilgende myndigheders fortsatte finansiering af MedCom. Herudover appellerede Vagn Nielsen til, at parterne søgte veje til inddragelse af de øvrige regioner i det internationale samarbejde, herunder også at resultaterne af samarbejdet mellem MedCom og Region Syddanmark kom øvrige til gode, således at der kom en væsentlig større bredde i MedCom engagement i det internationale arbejde. Styregruppen tiltrådte indstillingen om indgåelse af overgangsaftalen.
6 Vagn Nielsen og Otto Larsen orienterede om nylig deltagelse i Stockholm i et af det svenske formandskab arrangeret high level møde om styrket europæisk samarbejde om sundheds-it i tilknytning til et udarbejdet forslag om Rådskonklusioner om e-sundhed, som efterfølgende blev vedtaget på EU-Rådsmøde den 1. december 2009. Det fremgik, at også foregående formandskaber havde arbejdet med emnet, og at der nu var iværksat et arbejde med dansk deltagelse til udmøntning af, hvordan samarbejdet nærmere skulle udformes. Ad 7) Fødselsanmeldelse til kommunal sundhedstjeneste. Det fremgik, at sagen er initieret af Den Digitale Taskforce med sigte på at digitalisere sygehusenes fødselsanmeldelser til de forskellige modtagere, herunder den kommunale sundhedstjeneste. Kl ønsker en løsning i form af et udbredelsesprojekt i regi af MedCom med den eksisterende MedCom standard for Den Gode Fødselsanmeldelse. Kl havde til mødet skriftligt tilsluttet sig indstillingen om, at fødselsanmeldelsen indgår som en del af kommuneprojekterne i MedCom 7, dog med forbehold for, at der i en kommende ansøgningsrunde opnås finansiering via digitaliseringspuljen. Der var tilslutning til indstillingen, såfremt Kl opnåede finansiering af projektet. Martin Thor Hansen henledte opmærksomheden på, at projektet blev tænkt samlet, således at det ikke afledte nye arbejdsbyrder andre steder. Ad 8) MedCom s momsmæssige status. MedCom s momsmæssige status var søgt afklaret ved at Region Syddanmark havde fået sit revisionsfirma Deloitte til at udarbejde en rapport herom. Det fremgik af rapporten, at revisionsfirmaet ikke havde været i stand til at fastlægge MedCom s momsmæssige stantus og således anbefalede at få en sikker afklaring ved en forelæggelse for Skat. Efter nogen drøftelse i styregruppen var der tilslutning til at følge rapportens indstilling om forelæggelse af sagen for Skat. Ad 9) Siden Sidst. Ib Johansen knyttede uddybende bemærkninger til FMK og SIP projektet (børnedatabase og bivirkningsindberetning). Indstillingerne i sagen blev tiltrådt. Jens Rahbek Nørgaard orienterede om e-journal. Det fremgik, at tilslutningen var stærkt stigende og at borgeradgangen var i stærk udvikling. Det fremgik endvidere, at e- Journal på e-sundhedsobservatoriet årsmøde den 22-23. oktober 2009 var kåret som det sidste års næst vigtigste begivenhed inden for e-sundhed i Danmark.
7 Styregruppen tog orienteringen til efterretning. Ib Johansen orienterede om konsolidering og udbredelse. Det fremgik bl.a. vedr. laboratoriemedicin, delprojekt 10, som drøftet på styregruppemødet den 3. september 2009, at en ønsket ændret løsning af forskellige ressourcemæssige grunde var opgivet. Arbejdet med den oprindelige løsning baseret på avanceret framing var således genoptaget. Arbejdet med skift i løsningsstrategi havde medført en forsinkelse på ca. ½ år med afledt forsinkelse for delprojekt 12 (mikrobiologisvar), der afventer færdiggørelse af delprojekt 10. Indstillingerne i sagen blev tiltrådt. Dorthe Skou Lassen orienterede om status for kommuneprojekterne. I tilslutning til orienteringen blev publikationen Den elektroniske korrespondancemeddelelse en vejledning til kommunerne og materialet Få bedre arbejdstilrettelæggelse i hjemmesygeplejen digital kommunikation mellem hjemmesygepleje, apotek og praktiserende læger uddelt. Styregruppen tog statusorienteringen til efterretning. Lars Hulbæk orienterede om status på arbejdet med telemedicin programmet (aktuelt teletolkningsprojektet og senest projektet om telesår ), som begge er finansieret af midler fra ABT-fonden og forløber i regi af SDSD-programstyregruppen for telemedicin, hjemmemonitorering og egenomsorg, hvor MedCom er udførende. Det fremgik, at projekterne forløber planmæssigt. Styregruppen tog orienteringen til efterretning. For internationale projekter blev der især orienteret om epsos-projektet, herunder at der via CALLIOPE- projeket om markedsføring og udbredelse af epsos-løsningerne var nye lande, som ønskede at indgå i epsos-projektet. Der blev også orienteret om, at direktivforslaget om grænseoverskridende sundhdstjenesteydelser ikke blev vedtaget på EPSCO-Rådsmøde den 1. december 2010. Der blev tillige orienteret om, at der i et samarbejde mellem DR, SDSD, sundhed.dk og MedCom var fundet en løsning og finansiering for en dansk stand på WOHIT konferencen, der afholdes i Barcelona i tilslutning til den årlige EU ehealth konference medio marts 2010, som arrangeres af det spanske formandskab. Det fremgik endvidere, at det internationale team i MedCom pr. 1. januar 2010 vil have 3 ubesatte stillinger, idet der i den seneste tids uafklarede forhold vedr. MedCom s internationale opgaver ikke har kunnet slås stillinger op. Indstillingerne i sagen blev tiltrådt. Ad 10) Regnskabsvurdering. Henrik Bjerregaard Jensen fremlagde regnskabsvurdering for MedCom 6 pr. 31/10 2009. Det fremgik, at der de forløbne 22 måneder af projektperioden (92%) var brugt
8 18,2 mio. kr. (74,6%) til basisudgifter og 13,9 mio. kr. (79%) til projekter. Af det totale budget på 44,8 mio. kr. var der anvendt 32,2 mio. kr. (71, 8%). Styregruppen tog denne del af den forelagte regnskabsstatus til efterretning med beslutning om, at der med udsendelse af referat fra mødet skulle medsendes en opdateret regnskabsvurdering/ en prognose for regnskabet pr. 31/12-2009. Regnskabsmaterialet indeholdt endvidere et første bud på et totalregnskab, hvor basis- og medarbejderudgifter er fordelt på projektlinier. Der var ikke bemærkninger til regnskabsmaterialet om særskilt bevillings-og brugerfinansierede projekter og regnskab for internationale projekter. Ad 11) Mødedatoer i MedCom 7. De indstillede mødedatoer blev tiltrådt med undtagelse af maj-mødet i både 2010 og 2011, der blev besluttet en uge tidligere end indstillet for ikke at kollidere med KL s årligt tilbagevendende sociale temamøde. De besluttede mødedatoer for MedCom 7 blev herefter fastlagt således: Torsdag den 4. marts 2010 kl. 10-13 Torsdag den 20. maj 2010 kl. 10-13. Torsdag den 2. september 2010 kl. 10-13. Torsdag den 18. november 2010 kl. 10-13. Torsdag den 3. marts 2011 kl. 10-13. Torsdag den 19. maj 2011 kl. 10-13. Torsdag den 1. september 2011 kl. 10-13. Torsdag den 15. december 2011 kl. 10-13 (Odense). Ad 12) Eventuelt. Dorthe Skou Lassen orienterede om, at dansk Selskab for Medicinsk Informatik (DSMI) i 2013 bliver vært for World Congress on Medical and Health Informatics (MEDINFO). Det fremgik, at flere parter i styregruppen havde skrevet støttebrev til DSMI, da der blev ansøgt om at få konferencen placeret i Danmark.. Den globale konference vil samle et par tusinde forskere, klinikere, ledere og leverandører for at dele viden og erfaringer om anvendelse af informations- og kommunikationsteknologi i sundhedssektoren. Det fremgik, at Danmark var blevet værtsland i konkurrence med Tyrkiet med 36 stemmer mod 12 efter afstemning. Beslutningen om værtsland var truffet på International Medical Informatics Associations generalforsamling i Hiroshima den 25. november 2009. Med venlig hilsen Mogens Køllner.