Diagrammer visualiser dine tal Indledning På de efterfølgende sider vil du blive præsenteret for nye måder at arbejde med Diagrammer på i Excel. Vejledningen herunder er vist i Excel 2007 versionen, og vil kun i lille grad kunne anvendes i Excel 2003, Men i PowerPoint vil det meste af det viste herunder kunne anvendes når du ønsker et diagram indsat. Diagrammer En af Excels kvaliteter er muligheden for, at fremstille en grafisk præsentation af et givet talmateriale. Store tal mængder i et regneark kan være svære at overskue. Hvis tallene derimod fremstilles grafisk, kan man hurtigere overskue forskelle eller udvikling i dem. Specielt det grafiske element har fået en stor opløftning i denne nye udgave af Excel 2007, det er nu muligt at oprettet diagrammer med et udseende der tidligere kun var yderst rutinerede diagram hajer der kunne skabe. Når man opretter et diagram, kan man enten oprette dette som et objekt i det aktuelle regneark (integreret), eller på et selvstændigt ark. I de fleste tilfælde er det bedst at have tal og diagram i samme ark. Dette giver nemlig mulighed for at ændre på både tal og diagram, uden at skulle skifte mellem flere ark. Det er dog en fordel at placere diagrammet på et selvstændigt ark, hvis diagrammet er meget stort og detaljeret. Oprette et diagram På de følgende sider gennemgås oprettelsen af et diagram og de valgmuligheder der findes i denne forbindelse. På baggrund af nedenstående eksempel, skal der oprettes et integreret diagram, der viser salgstallene, for de fire afdelinger i årets tre første måneder. Start med at markere cellerne der indeholder de data der skal indgå i diagrammet. Husk at også de aktuelle etiketter skal markeres. I eksemplet til venstre er cellerne: A2:D6 markeret. For at oprettet et Diagram skal der klikkes på fanen Indsæt, på denne fane vil der kunne ses mange muligheder for diagramtyper, som det kan ses i eksemplet til venstre. Klik på Søjle og vælg et grupperet 2D søjle diagram.
Resultatet kan ses til venstre. Læg mærke til de kontekstafhængige faner som er fremme når diagrammet er markeret, de giver mange nye muligheder for yderst spændende og præsentable muligheder for udseendet for diagrammet. Redigere et diagram Flytte et diagram inden for arket Når diagrammet er aktiveret, føres musen ud til dets kant, hvor muse markøren vil skifte til dette udseende der klikkes på venstre musetast og klikket holdes nede, herefter kan diagrammet trækkes derhen på arket hvor det ønskes placeret. I eksemplet til venstre er markøren kørt ud til kanten på diagrammet, og er klar til at blive flyttet. Flytte et diagram til et andet ark Hvis Diagrammet ønskes placeret på et andet ark kan det forholdsvis let flyttes. Marker diagrammet, og vælg på den kontekstafhængige fane Design i båndets højreside at klikke på ikonet Flyt Diagram. Boksen herunder vil komme frem, hvor der skal vælges en destination for diagrammet. Der kan vælges at placere diagrammet på et eksisterende ark (nederste mulighed), eller det kan indsættes på et nyt ark, som kan navngives.
Skift diagram type Hvis valget af diagram type ønskes ændret kan det forholdsvis let gøres, klik blot engang på diagrammet og på den kontekstafhængige fane Design vælges der i venstre side af båndet ikonet Skift Diagram type. Boksen her til venstre kommer frem, og der vil være valgfrihed blandt de forskellige typer, foretag blot et valg og klik på OK Her er valget faldet på et grupperet søjle diagram. Diagram typografier Hvis farvevalget ønskes ændret kan dette gøres ved at markere Diagrammet, og på den kontekstafhængige fane Design kan der i båndets midte og ud mod højre ses en gruppe der hedder Diagram typografier. Herunder ses de forslag der ligger på linjen, den typografi der er i brug har en markering med en gul/orange streg. Men der findes flere typer end de få der ligger her, i højre hjørne af gruppen ligger en lille galleri vælger, klikkes der på denne får man som det fremgår i eksemplet, et langt større udvalg af typografier, foretag et valg og se resultatet på dit diagram. I eksemplet til venstre er der foretaget et valg med grå nuancer på de grupperede søjler, og en sort baggrund.
Arbejde med forklarende etiketter Det er ikke længere en standard at der indsættes diagram titel, hvis dette ønskes kan man på fanen Layout i gruppen Etiketter klikke på ikonet Diagramtitel. I eksemplet til højre er der nu lagt en titel tekstboks ind øverst i diagrammet, klik i denne og skriv en tekst. Dynamiske titel overskrifter Teksten Omsætning 1. Kvartal som står i det nedenstående eksempels øverste række ønsker vi at trække ind som tekst i titel tekstboksen i diagrammet. Marker tekstboksen hvor titlen skal indsættes. Stil markøren op i formel linien og tryk på ligheds tegnet (=) på tastaturet, klik herefter på cellen med overskriften og tryk på enter. Resultatet ses her til venstre hvor det tydeligt kan ses at overskrifts teksten er trukket ind i tekstboksen, og faktisk har vi lavet en formel der hele tiden viser det der står i overskriftscellen i vores eksempel.
Hvis vi prøver at ændre teksten i overskriftsrækken, ændres det også i titel boksen i diagrammet, som det kan ses herunder. Data etiketter I diagrammet kan værdierne på søjlerne aflæses ved at sammenholde dem med den lodrette værdi akses forklarende tal i venstre side af diagrammet. Men det kan ofte være en fordel at tallene også vises i de søjler de udgør størrelsen af. Marker diagrammet og på den kontekst afhængige fane Layout klikkes der under gruppen Etiketter på ikonet Dataetiketter, og et af forslagene vælges. Her ses data etiketterne påførte, og kan være forklarende. meget Speciel formatering af diagram elementer Hvis de tal om diagrammet udviser, skal vises i tusinder, milliarder, billioner mfl. Er der mulighed for at få Excel til at give denne forklaring. Det gøres ved at markere den lodrette værdiakse, så der ses en tydelig kant omkring værdiaksen. På den kontekst afhængige fane Layout i båndets højre side ligger der et lille ikon der hedder Formater markering, efter at have klikket på denne fremkommer den boks som du ser i vinduet til højre I feltet visningsenheder kan der vælges den visning af tallene som der ønskes. Lige under visningsenheder er der et lille felt hvor der kan
sættes et hak, hvis dette gøres betyder det at der ved værdiaksen kommer en lille forklaring af at tallene skal ses/læses som tusinde. Resultatet ses herunder: Tallene i værdiaksen ska nu ses som tusinder. I de tidligere eksempler var tallene her angivet som f.eks. 120000, men med vores valg ses de blot som 120 og forklaringen tusinder forklarer så hvordan tallet skal forstås. Tendens linjer For at spotte tendenserne i et salg kan man i et diagram tilføje tendens linjer der kan være forklarende på hvad tendensen kan være. Nb., Tendens linjer kan ikke påføres grupperede søjlediagrammer og ej heller diagrammer med et 3 dimensionalt udseende, derfor er vores eksempel ændret til et almindeligt søjlediagram, og data etiketterne er fjernet, hvilket ikke er et krav, men er gjort for overskuelighedens skyld. Marker den serie (søjler i samme farve) du ønsker at tilføje en tendenslinje til, i eksemplet her til venstre er det januar serien der er markeret, hvilket kan ses ved markeringerne i søjle seriens hjørner. På den kontekstafhængige fane Layout, vælger du under gruppen Analyse at klikke på Ikonet Tendenslinjer. I eksemplet herunder kan der ses de forskellige typer tendenslinjer der kan vælges imellem, foretag et valg ved at klikke på den tendenslinje der ønskes. Resultatet af anførelsen af en tendenslinje for januar serien ser således ud: Der kan oprettes tilsvarende linier for de andre serie, principperne er de samme som det der lige er foretaget.