FOLKEKIRKENS PERSONALEPOLITIK

FOLKEKIRKENS PERSONALEPOLITIK

Personalepolitik Del 1 2

Indledning Denne personalepolitik indeholder 3 dele: 1. En overordnet personalepolitik 2. en lokal personalepolitik om politik, regler og administrative forhold hos det enkelte menighedsråd 3. en kort beskrivelse af udvalgte regler. Del 1 er en generel, overordnet personalepolitik, der beskriver personalepolitiske holdninger og opgaver inden for forskellige personalepolitiske delområder. Menighedsrådet kan beslutte at bruge del 1 umiddelbart. I givet fald anbefales det, at menighedsrådet supplerer denne med menighedsrådets egen lokale politik i del 2. Del 1 vedligeholdes af en arbejdsgruppe under Folkekirkens Samarbejdsudvalg. Del 2 indeholder en række overskrifter til lokale politikker, regler og administration af lokale forhold, hvoraf det fremgår, hvordan det enkelte menighedsråd lokalt tilrettelægger administrative rutiner og hvilke beslutninger, der er truffet om andre lokale personalepolitiske initiativer. Menighedsrådet bør vurdere de enkelte punkter i afsnittet og skrive de lokale procedurer og beslutninger ind. Hvis der ikke er lokale beslutninger eller procedurer, kan afsnittet lades ubeskrevet. Del 2 vedligeholdes således af menighedsrådet. Del 3 er en fremstilling i oversigtsform af en række af de regler, der gælder for folkekirkens personale. Del 3 vedligeholdes af Kirkeministeriet. Det er hensigten, at de 3 dele af personalepolitikken skal give menighedsrådet samt nuværende og kommende medarbejdere en god indføring til ansættelsen ved kirken og på kirkegården, og medvirke til, at medarbejderne hurtigt vil få lært arbejdspladsen at kende. Yderligere information om regler og link til relevant information findes på www.folkekirkenspersonale.dk. Formål Menighedsrådet ønsker at skabe gode rammer om gudstjenester, kirkelige handlinger, kirkelige arrangementer og i det hele taget om det kirkelige arbejde i sognet som et samlende, åbent fællesskab. Det er medarbejderne, der har den daglige kontakt med borgerne, og det er derfor afgørende, at medarbejderne arbejder for det formål at skabe gode rammer for den kirkelige betjening i almindelighed. Det er væsentligt for menighedsrådet, at medarbejderne befinder sig godt på arbejdet og det er menighedsrådets intention, at kirken og kirkegården skal være en god og attraktiv arbejdsplads. Personalepolitikken skal understøtte dette formål og er samtidig en beskrivelse af de forventninger, menighedsråd og medarbejdere gensidigt kan have til hinanden. 3

Indholdsfortegnelse: 1 Menighedsrådets kompetence... 4 1.1 Menighedsrådets kontaktperson... 4 2 Kommunikation og god omgangstone... 5 3 Information og mødestruktur... 5 4 Ansættelse af personale... 5 4.1 Ansættelse af elever og praktikanter m.fl.... 6 4.2 Ansættelsesbrev... 6 4.3 Introduktion af nyt personale... 6 5 Personaleudvikling... 6 5.1 MUS... 6 5.2 Kurser... 7 6 Arbejdsmiljø... 8 6.1 Arbejdspladsvurdering (APV)... 8 6.2 Psykisk arbejdsmiljø... 8 7 Ferie... 8 8 Sygdom... 9 8.1 Kroniske og/eller livstruende sygdomme... 9 9 Arbejde og familieliv... 9 10 Alkohol m.v.... 9 11 Rygning... 10 12 Seniorer... 10 12.1 Seniorsamtaler... 10 13 Uansøgt afsked... 10 14 Modtagelse af gaver... 10 15 Tjenestefrihed/Bevilget frihed... 11 16 Ytringsfrihed/Tavshedspligt... 11 4

1 Menighedsrådets kompetence Menighedsrådet har det overordnede ledelsesansvar for alle medarbejdere ved kirker og kirkegårde med undtagelse af præsterne. Det indebærer, at det er menighedsrådet som helhed, der - bestemmer, hvordan serviceniveauet skal være - fastsætter den normering, der skal benyttes til at levere de ydelser og den service, som menighedsrådet ønsker - ansætter kirke- og kirkegårdsfunktionærer - har retten til at lede og fordele arbejdet og give anvisning om arbejdets udførelse (instruktionsbeføjelse) - har retten til at ændre på og omorganisere arbejdet - kan afskedige kirke- og kirkegårdsfunktionærer, med undtagelse af uansøgt afskedigelse af tjenestemænd, som kun kan gennemføres af Kirkeministeriet. Menighedsrådet har også kompetencen til at træffe beslutning om de personalepolitiske værdier og personalegoder, der skal være på den enkelte arbejdsplads. 1.1 Menighedsrådets kontaktperson Efter menighedsrådsloven vælger menighedsrådet en kontaktperson, der fungerer som menighedsrådets repræsentant i forhold til de ansatte. Der er således kontaktpersonen, der varetager den daglige ledelse på menighedsrådets vegne. Kontaktpersonens ledelse fraviges på følgende områder: Præsten har instruktionsbeføjelsen i forhold til kirkefunktionærer i følgende tilfælde: Kordegnen/præstesekretæren vedrørende personregistrering kirkefunktionærer med hensyn til deres medvirken ved gudstjenester og kirkelige handlinger. Præsten fører også tilsyn med sognemedhjælper og konfirmandmedhjælp i forbindelse med forberedelse og gennemførelse af konfirmandundervisning og indledende konfirmationsforberedelse. Nogle kirke- og kirkegårdsfunktionærer er tillagt instruktionsbeføjelse i deres regulativ/stillingsbeskrivelse, f.eks. gravere i forhold til gravermedhjælpere og organister i forhold til kor. 5

2 Kommunikation og god omgangstone Menighedsrådet forventer, at der er en ordentlig omgangstone på arbejdspladsen mellem kolleger, mellem menighedsråd og medarbejdere og overfor kirkens brugere. Alle har et medansvar for, at der skabes og bevares et godt arbejdsklima og en god omgangstone. Det er derfor menighedsrådets forventning, at alle udviser respekt for kollegerne og deres arbejde er hjælpsomme og imødekommende overfor kolleger og brugere. 3 Information og mødestruktur Menighedsrådet ønsker, at vigtige informationer og drøftelser sker på en måde, så alle berørte hurtigt får kendskab til det. Information kan gives skriftligt, elektronisk eller på møder. Vigtig information skal gives først til dem, den berører information om arbejdspladsen skal gives til alle arbejdspladsens mødestruktur er en del af kommunikationen på arbejdspladsen. 4 Ansættelse af personale For at menighedsrådet skal kunne løse kirkens opgaver på den bedst mulige måde, er det afgørende, at samtlige medarbejdere er velkvalificerede, motiverede, parat til at udvikle sig med de opgaver, der stilles, trives med deres arbejde og er indstillet på at samarbejde indbyrdes og med ledelsen. Ansættelse af nye medarbejdere er derfor en vigtig beslutning. Menighedsrådet skal sikre, at det er de rigtige nye medarbejdere, med de rigtige personlig og faglige kvalifikationer, der ansættes. For at sikre dette bedst muligt kan medarbejderne inddrages i ansættelsesproceduren. Der nedsættes et ansættelsesudvalg, som har ansvaret for at gennemføre ansættelsesproceduren således: Analysere det ledige job og opgaverne: o Vurdere jobbet og opgaverne, herunder i forhold til andre stillinger hos menighedsrådet o beskrive de faglige kvalifikationskrav o beskrive de personlige kvalifikationskrav udforme stillingsannonce 6

annoncere på en måde så annoncen kan blive set af alle, der er interesserede i at ansøge. Valg af medie er afhængig af den personalegruppe, der søges vurdere indkomne ansøgninger indkalde et passende antal relevante ansøgere gennemføre samtaler foretage indstilling til menighedsrådet om ansættelse ud fra en samlet vurdering af ansøgernes faglige og personlige kvalifikationer begrunde afslag til ansøgere, der ikke fik stillingen. Inden ansættelsen kan menighedsrådet indhente eventuelle referencer. 4.1 Ansættelse af elever og praktikanter m.fl. Lærlinge på kirkegården og kontorelever ansættes efter samme principper, som gælder for øvrige ansættelser med vægt på den uddannelsesmæssige baggrund og de personlige kvalifikationer. 4.2 Ansættelsesbrev Alle medarbejdere får senest 1 måned efter ansættelsen udleveret et ansættelsesbrev. Under ansættelsen skal der ved væsentlige ændringer i ansættelsesforholdet udarbejdes et tillæg til ansættelsesbrevet eller et nyt ansættelsesbrev. 4.3 Introduktion af nyt personale Alle medarbejdere skal tage godt imod nye medarbejdere og hjælpe med at sikre, at nye kolleger hurtigt finder sig til rette. Nyansatte medarbejdere ansættes som udgangspunkt med en prøvetid på 3 måneder. Sammen med ansættelsesbrevet udleveres kopi af personalepolitikken og en eventuel arbejdsbeskrivelse, eller personalepolitikken gøres tilgængelig for medarbejderen på anden måde. 5 Personaleudvikling En del af personaleudviklingen finder sted i hverdagen gennem udførelsen af det daglige arbejde, tilrettelæggelsen af arbejdet og ansvaret for eget arbejde. Denne udvikling understøttes af medarbejderudviklingssamtaler (MUS) og eventuelle kurser med fagligt eller personligt indhold. 5.1 MUS Menighedsrådet holder i henhold til reglerne om medarbejderudviklingssamtaler mv. årlige 7

medarbejderudviklingssamtaler. Der holdes ikke samtaler med vikarer eller løs medhjælp. Formålet med samtalen er at: Udvikle medarbejderens faglige og personlige kompetencer i relation til jobbet afstemme forventninger til job og udviklingsmuligheder fremme medarbejderens tilfredshed i jobbet og støtte medarbejderens udvikling ved så vidt muligt at sikre, at opgaverne svarer til, hvad den enkelte har lyst og evner til. MUS er en drøftelse mellem medarbejderen og dennes nærmeste leder om hans/hendes arbejdssituation. Lederen får her oplysninger om, hvordan medarbejderen oplever arbejdspladsen, og hvilke forventninger medarbejderen har til den. Tilsvarende kan lederen give medarbejderen respons på, hvordan lederen oplever medarbejderen, og hvilke forventninger lederen og menighedsrådet har til den pågældende. MUS er en forberedt, systematiseret samtale om medarbejderens nuværende og kommende arbejdssituation, herunder uddannelsesforløb. Det er vigtigt, at begge parter afsætter god tid til både forberedelse og gennemførelse af MUS. Der gennemføres MUS for hver medarbejder én gang om året. På www.folkekirkenspersonale.dk findes et forslag til et forberedelsesskema, et konklusionsskema og et forslag til, hvordan man kan udforme den skriftlige udviklingsplan, som MUS skal resultere i. 5.2 Kurser Menighedsrådet og medarbejderen har et fælles ansvar for at sikre en styrket kompetenceudvikling og efteruddannelse af medarbejderen. Menighedsrådet vil som udgangspunkt sikre at alle har gode muligheder for at få efterkommet relevante ønsker om efteruddannelse. Kurser bør drøftes under MUS og kan være en del af den skriftlige udviklingsplan. Kursusdeltagelse er relevant, når den understøtter det daglige arbejde, den udvikling, der er enighed om at fremme i arbejdet, og/eller den faglige eller personlige udvikling. For nogle personalegrupper er der mellem Kirkeministeriet og de faglige organisationer aftalt obligatorisk uddannelse/efteruddannelse. Kirkeministeriet administrerer en overenskomstbestemt Kompetencefond, hvis formål er at støtte medarbejdernes individuelle kompetenceudvikling. Kompetencefonden er et supplement til de økonomiske midler, der anvendes i menighedsrådenes arbejde med kompetenceudvikling. Midlerne fra Kompetencefonden kan bl.a. anvendes til dækning af kursusafgifter, vikardækning m.v. 8

6 Arbejdsmiljø Menighedsrådet ønsker et sikkert og sundt arbejdsmiljø på arbejdspladserne. Menighedsrådet forlanger, at alle overholder sikkerhedsbestemmelserne på arbejdspladsen, bærer påkrævede, udleverede værnemidler og anvender redskaber og værktøj på en måde, så der ikke sker skader eller overbelastning. Yderligere oplysninger, herunder om APV og psykisk arbejdsmiljø, findes på www.folkekirkenspersonale.dk 6.1 Arbejdspladsvurdering (APV) Alle arbejdsgivere har siden udgangen af 2000 været omfattet af kravet om at udarbejde en arbejdspladsvurdering, herefter benævnt APV. I APV en skal man kortlægge arbejdsmiljøforholdene på arbejdspladsen. Man skal beskrive og vurdere alle væsentlige arbejdsmiljømæssige problemer. Beskrivelsen af arbejdsmiljøforholdene i APV en skal omfatte såvel de fysiske som de psykiske forhold. Det er arbejdsgiverens pligt at sørge for, at APV udarbejdes og vedligeholdes. 6.2 Psykisk arbejdsmiljø Menighedsrådet ønsker et godt psykisk arbejdsmiljø. Menighedsrådet vil arbejde for, at indholdet i og betingelserne for arbejdet giver de bedste muligheder for at godt psykisk arbejdsmiljø. Medarbejderne må ikke udsættes for fysiske eller psykiske overgreb f.eks. vold, trusler, misbrug, chikane eller mobning. Alle former for overgreb er uacceptable. Den daglige omgang med hinanden skal være præget af respekt og tolerance både verbalt, fysisk, psykisk og kulturelt. 7 Ferie Menighedsrådet ønsker at planlægge ferien, så medarbejderne så vidt muligt får ferie, som de ønsker, herunder at tage hensyn til tidspunktet for sommerferien for medarbejdere med skolesøgende børn. Ved ferieplanlægningen skal der tages hensyn til alle medarbejdere. Man kan således ikke forvente at få accept af sin ferie uden at andre medarbejdere også har haft lejlighed til at komme med deres ferieønsker. 9

Det er menighedsrådets ønske, at ferie og eventuelle særlige feriedage afvikles i ferieåret. Er man sygemeldt, når ferien skulle påbegyndes, har man krav på suspension af ferien. Bliver man syg i sin ferie ydes der som altovervejende hovedregel ikke erstatningsferie. Menighedsrådet kan dog i særlige tilfælde yde hel eller delvis erstatningsferie. 8 Sygdom Sygdom kan ramme alle og er lovligt forfald. Sygdom er naturligvis værst for den, der er syg, men berører også alle andre med tilknytning til arbejdspladsen. Menighedsrådet ønsker et lavt sygefravær, og det er en målsætning, at arbejdsmiljørelateret sygefravær undgås eller reduceres mest muligt. Det er menighedsrådets opfattelse, at en tidlig indsats i forhold til syge medarbejdere kan være med til at mindske sygefraværet og sikre en hurtigere tilbagevenden til arbejdspladsen. 8.1 Kroniske og/eller livstruende sygdomme Hvis en medarbejder lider af en kronisk og/eller livstruende sygdom, vil menighedsrådet arbejde for at fastholde medarbejderen, hvis vedkommende selv ønsker dette, og sygdommens karakter giver mulighed for det. Menighedsrådet vil derfor i videst muligt omfang imødekomme og støtte medarbejderens mulighed for at følge fastlagte behandlingsforløb, lægebesøg m.v. bestræbe sig på at tage øvrige, nødvendige hensyn til medarbejderens situation, såsom delvis omlægning af medarbejderens ansvarsområde, nedsættelse af arbejdstiden eller anskaffelse af særlige hjælpemidler. 9 Arbejde og familieliv Medarbejderne er hele mennesker, og menighedsrådet finder det vigtigt, at arbejdsliv og familieliv kan hænge sammen. Dette gælder uanset om familielivet er et liv med småbørn, med sygdom i den nærmeste familie, borgerlige ombud eller andet. Ændringer af arbejdet kunne være ønsker om ændret arbejdstid, nedsat arbejdstid (også midlertidigt) og fleksibel arbejdstid. Menighedsrådet er indstillet på at imødekomme sådanne ønsker under skyldig hensyntagen til arbejdspladsen. 10

10 Alkohol m.v. Som udgangspunkt hører alkohol ikke til på folkekirkens arbejdspladser. Ved receptioner og andre arrangementer kan menighedsrådet godkende, at der serveres f.eks. øl eller vin. Hvis en medarbejder har alkoholproblemer - eller andre misbrugsproblemer er det menighedsrådets ønske at medarbejderen hjælpes så tidligt i forløbet som muligt. Alle medarbejdere har et ansvar for, at der tages initiativ til hjælp og støtte til en kollega med et begyndende misbrugsproblem. Men menighedsrådet har et særligt ansvar for, at der bliver taget hånd om misbrugsproblemer. 11 Rygning Folkekirken er en offentlig arbejdsplads og dermed underlagt de almindelige regler om rygning på offentlige arbejdspladser. Hovedreglen er, at ingen ufrivilligt må udsættes for passiv rygning. Lov om røgfrie miljøer gælder for folkekirken, og menighedsrådet er som offentlig arbejdsgiver forpligtet til at udforme en skriftlig rygepolitik. 12 Seniorer Menighedsrådet er indstillet på at bruge statens rammeaftale om senior- og fratrædelsesordninger. 12.1 Seniorsamtaler I forbindelse med MUS tilbydes ældre medarbejdere en seniorsamtale, som har fokus på fastholdelse på arbejdspladsen og medarbejderens ønsker og forventninger til sit arbejdsliv på kortere eller længere sigt. 13 Uansøgt afsked Menighedsrådet ønsker som udgangspunkt at fastholde gode medarbejdere. Menighedsrådet vil derfor kun gribe til uansøgt afsked, hvis andre mulige løsningsmodeller er overvejet, eventuelt afprøvet og ikke fundet tilstrækkelige til at løse problemet. Ved uansøgt afsked sker opsigelse skriftligt og begrundet i enten medarbejderens eller menighedsrådets/arbejdspladsens forhold. Afsked sker med gældende varsel og efter forudgående høring i henhold til gældende regler. 11

14 Modtagelse af gaver Modtagelse af gaver er reguleret af almindelige forvaltningsretlige principper og af straffeloven. De ansatte må ikke modtage gaver eller andre fordele, der har karakter af bestikkelse, og medarbejderne bør under alle omstændigheder være yderst tilbageholdende med at modtage gaver eller andre fordele fra borgere og virksomheder. Der skal ikke kunne rejses tvivl om de ansattes habilitet, saglighed og upartiskhed. 15 Tjenestefrihed/Bevilget frihed Ved ønske om frihed med eller uden løn kan medarbejderen søge menighedsrådet om tjenestefrihed. En sådan ansøgning vil blive konkret vurderet efter saglige kriterier. 16 Ytringsfrihed/Tavshedspligt Menighedsrådet finder, at åbenhed fra medarbejdernes side over for omgivelserne vil kunne bidrage til offentlighedens kendskab til folkekirken. Medarbejderne må gerne i almindelighed fortælle andre om deres arbejde og om forholdene på arbejdspladsen. Alle, der virker i den offentlige forvaltning, har imidlertid tavshedspligt i henhold til straffeloven, når en oplysning f.eks. ved lov er betegnet som fortrolig. I personalesager er der f.eks. hensyn at tage til enkeltpersoners personlige, herunder økonomiske og helbredsmæssige forhold. I andre sager er det f.eks. oplysninger om brugeres private forhold. 12

Personalepolitik Del 2 13

Indholdsfortegnelse: Indledning... 3 2 Lokal politik og praktiske oplysninger... 5 Adresselister... 5 Adresseændring... 5 Afsked/Uansøgt afsked... 5 Alarm... 5 Alkohol... 5 Ansættelse... 5 Arbejde og Familieliv... 5 Arbejdsmiljø... 5 Arbejdspladsvurdering (APV)... 5 Attestation... 5 Beklædning... 5 Brand (-sikring, -materiel, -alarm)... 5 Edb-udstyr, privat anvendelse... 5 Ferie/Ferieplanlægning... 5 Førstehjælp... 5 Information (intern)... 5 Introduktion af nyansatte... 5 Kommunikation og god omgangstone... 5 Kurser... 5 Lægeerklæring... 5 Lønpolitik... 5 Medarbejderudviklingssamtaler (MUS)... 5 Modtagelse af gaver... 6 Mærkedage... 6 Mødestruktur... 6 Nøgler... 6 Personaleudvikling... 6 Psykisk arbejdsmiljø... 6 Raskmelding... 6 Rejseafregning... 6 Rejseforskud ved tjenesterejser (kurser/efteruddannelse)... 6 Rygning... 6 Seniorer... 6 Sikkerhedsorganisation... 6 Sygdom... 6 Sygemelding... 6 Tilskadekomst i tjenesten... 6 Tjenestefrihed/Bevilget frihed... 6 Tjenestetelefon... 6 Tyveri... 6 Uddannelsespolitik... 6 Åbningstid... 6 3 Supplerende lokale forhold... 6 14

Indledning Del 2 er den lokale del af personalepolitikken, hvor det enkelte menighedsråd udfylder rammen for de lokale administrative forhold, lokale personalepolitiske initiativer og beslutninger, samt praktiske oplysninger. De fleste af de personalepolitiske overskrifter fra Del 1 genfindes i Del 2, så de enkelte punkter kan indgå i beskrivelsesdelen af den lokale personalepolitik. De oplistede punkter kan anvendes som inspiration til at skrive de lokale politikker og beslutninger, som menighedsrådet ønsker skal indgå i den lokale personalepolitik. Til inspiration vedrørende udfyldelse af Del 2 følger nedenfor eksempler på overvejelser, menighedsrådet kan gøre sig. Eksemplerne vedrører politikpunkterne Uddannelsespolitik, Mødestruktur og Edb-udstyr. Uddannelsespolitik Punktet kan f.eks. beskrive: Formålet med medarbejdernes efter- og videreuddannelse en langsigtet strategi og politik for medarbejdernes efter- og videreuddannelse inddragelse af efter- og videreuddannelse i forbindelse med medarbejderudviklingssamtaler (MUS) om kompetenceudvikling og udfærdigelse af skriftlige udviklingsplaner. Mødestruktur Punktet kan f.eks. beskrive: Formålet med løbende og gensidig, struktureret information en fælles mødekalender med mødetype(r) og -emne(r) mødehyppighed og -varighed deltagerkreds mødeansvarlig(e). Edb-udstyr Punktet kan f.eks. beskrive: I hvilket omfang edb-udstyr og programmer må anvendes til privat brug i hvilket omfang printere, fax, kopimaskine mv. må anvendes til privat brug om der er forskel på anvendelsen, hvis det er indenfor eller udenfor arbejdstiden. 15

Det er frivilligt for menighedsrådet at skrive de enkelte forslag til punkter ind i egen personalepolitik eller slette de punkter, som menighedsrådet ikke finder er relevante. Det er naturligvis også muligt at skrive nye punkter og politikområder ind under punkt 3, Supplerende lokale forhold. 17 2 Lokal politik og praktiske oplysninger For Snejbjerg sogns menighedsråd (MR) har medarbejdernes trivsel stor betydning, og det er derfor MRs intention, at Snejbjerg sogn skal være en god arbejdsplads. Det har afgørende betydning for medarbejdernes indsats, engagement, samarbejdsvilje og ansvarsfølelse, at de bliver vist tillid og har gode vilkår på arbejdspladsen. Adresseliste Adresseændring fremgår af kirkebladet meddeles til kontaktperson Afsked Ved fratrædelse tager menigheden afsked med medarbejderen. Alarm Nøgler og dørkode udleveres af kirkeværgen med introduktion om alarm. Alkohol Der må ikke indtages alkohol i arbejdstiden, i indlagte pauser eller efter arbejdstids ophør på arbejdspladsen. Ved receptioner og andre arrangementer kan menighedsrådet godkende, at der serveres f.eks. øl eller vin. Ansættelse Menighedsrådet kvitterer ansøgerne for modtagelse af ansøgning. Efter ansøgningsfristens udløb læser MR/ansættelsesudvalg samtlige ansøgninger, og den enkelte udtager de ansøgere, som foreslås indkaldt til samtale. Ud fra dette bestemmes, hvilke ansøgere, MR ønsker at indkalde til samtale,og hvor lang tid, der skal afsættes til de enkelte ansøgere. Ved ansættelsessamtalerne deltager MR/ansættelsesudvalg. Menighedsrådet kan i hele ansættelsesproceduren indhente ekstern bistand. Alternativt kan MR fra sag til sag udpege et mindre udvalg, som tager sig af jobsamtalerne. Udvalgets indstilling forelægges MR til godkendelse. Menighedsrådet giver ansøgerne besked, når stillingen er besat. 16

Nyansattes modtagelse. Kontaktpersonen bør være til stede ved modtagelsen af en ny medarbejder. Hvis det er en nyoprettet stilling, som et udvalg har været involveret i, er det naturligt, at udvalget er repræsenteret ved modtagelsen. I tilfælde, hvor en medarbejder går af, er det om muligt den afgående, der modtager og sætter den nye medarbejder ind i arbejdet. En afløser modtages af den, som vedkommende er afløser for. Til hjælp for en ny medarbejder udarbejder den ansatte medarbejder en arbejdsbeskrivelse. Arbejde og Familieliv Medarbejderne er hele mennesker, og menighedsrådet finder det vigtigt, at arbejdsliv og familieliv kan hænge sammen. Dette gælder uanset om familielivet er et liv med småbørn, med sygdom i den nærmeste familie, borgerlige ombud eller andet. Ændringer af arbejdet kunne være ønsker om ændret arbejdstid, nedsat arbejdstid (også midlertidigt) og fleksibel arbejdstid. Menighedsrådet er indstillet på at imødekomme sådanne ønsker under hensyntagen til arbejdspladsen. Arbejdsmiljø Menighedsrådet ønsker et sikkert og sundt arbejdsmiljø på arbejdspladsen. Menighedsrådet forlanger, at alle overholder sikkerhedsbestemmelserne på arbejdspladsen, bærer påkrævede, udleverede værnemidler og anvender redskaber og værktøj på en måde, så der ikke sker skader eller overbelastning. Den, der evt. bliver opmærksom på problemer i arbejdsmiljøet, tager ansvaret for, at der bliver taget hånd om problemet. Arbejdspladsvurdering (APV) Menighedsrådet har ansvaret for, at der foreligger en APV(arbejdspladsvurdering) en kortlægning af arbejdspladsens sikkerheds- og sundhedsforhold. APV bruges til at styrke sikkerhedsarbejdet og øge medarbejdernes engagement og medansvar for den dgl. sikkerhed og sundhed. Psykisk arbejdsmiljø Den daglige omgang på arbejdspladsen skal være præget af hensyn, respekt og tolerance. Medarbejderne skal i det daglige være opmærksomme på hinanden. Der forventes ligeledes en god og venlig omgangstone på arbejdspladsen, da det er en forudsætning for et godt arbejdsmiljø. For at sikre et godt psykisk arbejdsmiljø, holder kontaktpersonen løbende kontakt med medarbejderne og afholder mindst et årligt medarbejdermøde. Attestation jfr. MR forretningsorden 17

Beklædning for organist, kirkesanger og kirketjener forventes en til funktionen passende påklædning under kirketjenesten. Evt. tilskud til beklædning forhandles med MR via kontaktperson jfr. ansættelsesaftale/overenskomst. Brandslukningsmateriale ved Snejbjerg kirke Kirkely: 2 stk. brandslanger i aflåste skabe indbygget i muren. Ved brand brydes lågerne. Brandslangerne er placeret ved kældernedgangen og ved indgangen til køkkenet. I tilfælde af brand følg vejledningen ved materialet. Brandtæppe ved opvaskemaskinen i køkkenet. Kirken: Vandhåndpumpeslukker i dåbsværelset. I tilfælde af brand følg instruktionen på sprøjten. Brandtæppe findes ved prædikestolen. Graverbygningen. Brandslanger i aflåst skab ved på gangarealet i graverbygningen. Pulverslukker i værkstedsafdelingen. Instruktion på slukkeren. Edb-udstyr, privat anvendelse For ansatte som har delvis hjemme-arbejdsplads og her rådighed over computer/mobiltlf. gælder, at den ansatte også her er ansvarlig for arbejdspladsen arbejdsredskaber og anvendelse, og at arbejdsredskaberne kun benyttes af den ansatte. Med skattereformen er der indført en såkaldt multimedieskat. Personer med adgang til arbejdsgiverbetalte telefoner, computere, internetadgang eller lignende skal fremover beskattes af kr. 3.000 ekstra. Der er dog visse undtagelser, som primært er kommet med i loven, fordi multimedieskatten blev mødt med en række protester, især fra faglige organisationer. De pegede blandt andet på det uhensigtsmæssige i at beskatte helt nødvendige arbejdsredskaber. Multimedieskatten er nu udformet således, at der tillægges kr. 3.000 (2010-niveau) til den enkeltes indkomst for adgang til privat brug af arbejdsgiverbetalte multimedier. Ferie/Ferieplanlægning Kontaktpersonen sørger for, at der i samarbejde med medarbejderne udarbejdes en samlet ferieplan. 18

Præstesekretæren styrer i samarbejde med kontaktpersonen ferier, feriefridage, fridage og omsorgsdage for de af menighedsrådet ansatte. Fotokopiering Kopimaskinen må benyttes til alt kirkeligt arbejde i Snejbjerg sogn. Førstehjælp MR er ansvarlig for at tilbyde førstehjæpskursus til ansatte, hvor det er relevant for arbejdsfunktionen. Information (intern) Den ansvarlige for både faste og enkeltstående arrangementer i Kirkely skriver ind på kalenderen på opslagstavlen i Kirkely, giver besked til pedel og evt. køkken. Ved særlige arrangementer i kirken gives besked til graverkontoret om kirketjeneste. Introduktion af nyansatte MR er ansvarlig for introduktion af nyansatte. Kommunikation og god omgangstone Der forventes, at der medarbejderne imellem er åbenhed, tillid, gensidig forståelse og respekt for forskellige fagligheder i funktionerne. Der forventes ligeledes en god og venlig omgangstone på arbejdspladsen, da det er en forudsætning for et godt arbejdsmiljø. Kurser kurser/uddannelse via kontaktperson for behandling i MR Ansøgning om Ledelse: Alt vedrørende præster: Provsten. Alt vedrørende de af MR ansatte: kontaktpersonen. Formel ledelse: Præsterne er frie i deres embedsførelse, men forpligtet på et samvirke ifm. gudstjenesteplanlægning mv.. Daglig leder er formelt provsten. Opgavebestemt ledelse: Ansvar betyder her: ansvarlig for planlægning, gennemførelse og evaluering. Gudstjenester Koncerter i kirken Arrangementer i Kirkely Ugentlige koordineringsmøde Månedlige personalemøder Årlige personalemøde Den tjenstgørende præst organisten præster, sognemedhjælper, organist, udvalgsformand, MR medarbejderne medarbejderrepræsentant. kontaktperson Kirketjenere/gravermedhjælpere er ansat under Herning Kirkegaard, men er forpligtet på at samarbejde med kirkens øvrige medarbejdere. 19

Andet: En præst er udnævnt som gejstligt tilsyn med sognemedhjælperen. Indebærer også tæt samarbejde og coaching. Lægeerklæring Erstattes fra 05-10-09 af mulighedserklæring, som har til formål at vurdere mulighederne for at fastholde medarbejderen i arbejde; fokus er altså på de muligheder, som medarbejderen har for at udføre arbejdsopgaver på trods af sygdommen. MR kan forlange mulighedserklæring udarbejdet og betaler udgiften. Lønpolitik Alle kan til enhver tid tage initiativ til forhandling af egen løn via faglig organisation. Ligeledes kan kontaktpersonen, udvalg eller menighedsrådet indstille til lønforhandling. Iflg. organisationsaftaler sker lønforhandling i perioden 15/9 15/11. Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) Der henvises til del 1. Kontaktpersonen fører MUS samtaler med hver enkelt medarbejder en gang årligt. Modtagelse af gaver Ansatte, medarbejdere og medlemmer af MR kan indenfor den beløbsmæssige skattefrie grænse modtage en gave i forbindelse med mærkedage, jubilæum, sygdom og dødsfald. Modtagelse af gaver er reguleret af almindelige forvaltningsretlige principper og af straffeloven. Mærkedage Jfr. ansættelsesvilkår - undersøg evt. ved kontaktpersonen om en mærkedag giver anledning til en fridag. Mødestruktur tilpasses efter medarbejdernes behov. Det tilstræbes for organist, præstesekretær, sognemedhjælper sammen med præsterne at holde ugl. koordineringsmøder med kalender. Nøgler Nøgler og dørkode udleves af kirkeværgen mod kvittering. Raskmelding skal ske til kasserer/kontaktperson Rygning Snejbjerg kirkes lokaler er røgfrit område - rygning er tilladt udendørs. 20

Seniorer I forbindelse med MUS tilbydes ældre medarbejdere en seniorsamtale, som har fokus på fastholdelse på arbejdspladsen og medarbejderens ønsker og forventninger til sit arbejdsliv på kortere eller længere sigt, om seniorbonus/seniordage. Samarbejde I tilfælde af samarbejdsproblemer mellem ansatte er det vigtigt at gribe ind så tidligt som muligt både fra personalegruppen og fra MR. Er der et problem med en kollega, tager man en samtale med vedkommende. Opdager man et samarbejdsproblem mellem kollegaer, tager man en samtale med de berørte. Om nødvendigt indkalder kontaktpersonen til udredningssamtale/mægling. Menighedsrådet vil være indstillet på at indkalde professionelle coaches, konfliktløsere. Er konflikten mellem præst og MR/-ansat, indkalder kontaktpersonen først til en udredningssamtale, derpå kontaktes provsten for at koordinere og samle bestræbelserne på at udrede trådene. Har problemet sammenhæng med arbejdsmiljø (psykisk eller fysisk), tages problemet op i forhold til sikkerhedsudvalget. Måske skal der laves en ny APV. Har problemet sammenhæng med præstens arbejdsmiljø (psykisk eller fysisk), kontaktes Sikkerhedsgruppen for Herning nordre Provstis præster (Provst og sikkerhedsrepræsentant). Sygdom/ Sygemelding Sygdom meldes til kasserer/kontaktperson. Raskmelding skal ske til kasserer/kontaktperson. Hvis den sygemeldte har en afløser, træffer man om muligt selv aftale med denne om afløsningsopgaven. Fra 04-01-2010 har MR pligt til at indkalde en sygemeldt medarbejder til en sygefraværssamtale om, hvordan og hvornår den ansatte kan vende helt eller gradvis tilbage til arbejdet og evt. skånehensyn. Samtalen skal holdes senest 4 uger efter den første sygedag. Den sygemeldte medarbejder kan bede om at få udarbejdet en fastholdelsesplan, hvis medarbejderen ikke forventes at vende tilbage til arbejdet inden 8 uger fra første sygedag. MR og medarbejderen udarbejder fastholdelsesplanen sammen. Kontaktpersonen sørger for en buket og evt. besøg til den langtidssygemeldte. Tjenestefrihed/Bevilget frihed Ved ønske om frihed med eller uden løn kan medarbejderen søge menighedsrådet om tjenestefrihed. En sådan ansøgning vil blive konkret vurderet efter saglige kriterier. 21

Tjenestetelefon i henhold til gældende skatteregler. Uddannelsespolitik MR er indstillet på at støtte medarbejderne i relevant uddannelse til faglig udvikling. Forelagt til godkendelse på MR-møde 20-10-2009/Irene Bak 18 19 3 Supplerende lokale forhold 22

Personalepolitik Del 3 23

Indholdsfortegnelse: 1 Indledning... 3 2 Regler... 3 Ansættelsesbreve... 3 Arbejdspladsvurdering (APV)... 3 Barns første og anden sygedag... 4 Barsels- og adoptionsorlov... 5 Dagpengegodtgørelse for 1., 2. og 3. ledighedsdag... 5 Ferie... 6 Forhandling... 6 Forsikring... 7 Forældreorlov... 7 Friweekends... 8 Frokostpause... 8 Jubilæum... 8 Kompetenceudvikling OK08... 8 Kørselsgodtgørelse... 8 Medarbejderrepræsentant... 9 Offentlighedsloven og Forvaltningsloven... 9 Omsorgsdage... 10 Opsigelse... 11 Seniorer... 11 Sikkerhedsorganisation... 11 Særlige feriedage... 12 Tillidsrepræsentanter... 12 Tilskadekomst i tjenesten... 12 Ugentlig fridag... 13 24

20 Indledning Del 3 af personalepolitikken er en fremstilling i oversigtsform af en række af de regler, der gælder for folkekirkens personale. Der henvises i øvrigt til www.folkekirkenspersonale.dk, hvorfra alle overenskomster kan downloades, og hvor der er links til relevante personaleadministrative regler. Opmærksomheden henledes endvidere på Landsforeningen af Menighedsråds Håndbog for Menighedsråd. OAOs fællesoverenskomst Fællesoverenskomst for gravermedhjælpere Organisationsaftale for gartnere m.fl. 21 Regler Ansættelsesbreve I henhold til ansættelsesbevisloven har arbejdsgiveren pligt til at underrette lønmodtageren om vilkårene for ansættelsesforholdet ved et ansættelsesbevis. Dette er der også indgået aftale om mellem Finansministeriet og Tjenestemændenes Centralorganisationer. Ansættelsesbeviset indeholder som minimum følgende oplysninger: Arbejdsgivers og arbejdstagers identitet arbejdsstedets beliggenhed, eller i mangel af et fast arbejdssted eller det sted, hvor arbejdet hovedsagligt udføres, oplysning om, at arbejdstageren er beskæftiget på forskellige steder, samt om arbejdsgivers adresse titel, rang, stilling eller jobkategori ansættelsesforholdets begyndelsestidspunkt varighed ved tidsbegrænsning rettigheder med hensyn til betalt ferie, herunder om der udbetales løn under ferie varighed af arbejdsgivers og arbejdstagers opsigelsesvarsel eller reglerne herom begyndelsesløn, pensionsbidrag og udbetalingsterminer den normale daglige eller ugentlige arbejdstid angivelse af, hvilke aftaler, overenskomster eller regler der regulerer arbejdsforholdet andre væsentlige forhold. Ansættelsesbevislov Ansættelsesbevisaftale 25

Arbejdspladsvurdering (APV) En APV er en løbende proces, hvor arbejdspladsens arbejdsmiljøproblemer identificeres og kortlægges, hvorefter løsninger på eventuelle problemer planlægges og gennemføres. APV skal kortlægge alle væsentlige arbejdsmiljøproblemer på arbejdspladsen. Problemerne skal beskrives og vurderes. Hvis problemerne ikke er særligt komplicerede løses de umiddelbart, hvorimod der skal udarbejdes en prioriterings- og handlingsplan for problemer, som ikke kan løses umiddelbart. Der skal ligeledes fastsættes retningslinier for, hvordan handlingsplanen skal følges op, så det sikres, at problemerne bliver løst. I vurderingen af de væsentlige arbejdsmiljøproblemer skal indgå en vurdering af arbejdsmiljøets indvirkning på sygefraværet. Det er arbejdsgiverens pligt at sørge for, at der udarbejdes en skriftlig APV, som sikrer, at alle væsentlige arbejdsmiljøproblemer inddrages i menighedsrådets arbejdsmiljøarbejde. Det er ligeledes arbejdsgiveren, der skal sørge for, at medarbejderne inddrages og deltager i hele APVprocessen. Dette gælder både planlægning, tilrettelæggelse, gennemførelse, opfølgning og revision af APV. APV skal kortlægge arbejdsmiljøforholdene på den enkelte arbejdsplads, dvs. der hvor arbejdet udføres, såsom kirke, kontor, kapel, kirkegård, konfirmandlokale og sognegård. Der skal udarbejdes en APV mindst hvert tredje år. Hvis der sker ændringer i arbejdet, arbejdsmetoder og arbejdsprocesser m.v., og disse ændringer har betydning for sikkerhed og sundhed under arbejdets udførelse, skal APV en revideres. APV en tilhører menighedsrådet. Der er metodefrihed, hvilket vil sige, at det er menighedsrådet, der selv kan vælge hvilken metode, man vil udarbejde APV efter, forudsat at metoden er egnet til at identificere de væsentligste arbejdsmiljøproblemer. APV en skal være tilgængelig for alle medarbejdere. Menighedsrådet sørger for, at de valgte sikkerhedsrepræsentanter tilmeldes den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. Tilmelding skal ske senest fire uger efter valget, og uddannelsen skal være gennemført senest otte måneder efter. Den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse består blandt andet af en introduktion til arbejdsmiljøarbejdet, gennemgang af lovgivningen på arbejdsmiljøområdet, beskrivelse af sikkerhedsrepræsentantens opgaver og metodelære, der skal gøre sikkerhedsrepræsentanten i stand til at fremme arbejdet med arbejdsmiljøet på sin egen arbejdsplads. I forhold til arbejdet med APV er det vigtigt at fastslå, at gældende arbejdsmiljøregler skal overholdes. Arbejdstilsynets hjemmeside 26

Barns første og anden sygedag Medarbejdere med hjemmeværende børn under 18 år har mulighed for at blive hjemme og passe et sygt barn på dets første og anden sygedag. Friheden forudsætter, at der er et pasningsbehov, og at fraværet er foreneligt med arbejdet. Medarbejderen skal derfor anmode om barns første og anden sygedag, hvorefter kontaktpersonen (eller en anden, der er sat i dennes sted) kan bevillige det. Barnets første sygedag er den kalenderdag, hvor barnet bliver sygt. Menighedsrådet kan inddrage retten til barns første og anden sygedag, hvis det har mistanke om, at en medarbejder misbruger ordningen, eller hvis en medarbejder meget ofte er fraværende pga. et barns 1. og/eller 2. sygedag. Barsels- og adoptionsorlov Moderen Moderen skal give besked om sin graviditet senest 3 måneder før forventet fødsel og samtidig oplyse om, hvornår barselsorloven forventes begyndt. Hun har pligt til mindst 2 ugers barselsorlov efter fødslen. Hvis hun er omfattet af statens barselsaftale, har hun ret til: Lønnet fravær (graviditetsorlov) fra arbejdet 6 uger før forventet fødsel 14 ugers barselsorlov med løn efter fødslen 6 ugers løn under forældreorlov efter udløbet af de 14 uger 6 ugers yderligere løn under forældreorlov, hvis de ikke i stedet gives til faderen Faderen Faderen skal give besked med 4 ugers varsel om tidspunktet for, hvornår han regner med at begynde fraværet og om længden af fraværet. Hvis han er omfattet af statens barselsaftale har han ret til: Lønnet fravær i 2 uger inden for de første 14 uger efter fødslen løn i 6 uger under forældreorlov efter moderens afholdelse af de første 14 uger løn i yderligere 6 uger under forældreorlov, hvis de ikke i stedet gives til moderen. Se også afsnittet om Forældreorlov. Statens barselsaftale Barselsloven 27

Dagpengegodtgørelse for 1., 2. og 3. ledighedsdag Ved afskedigelse, herunder ophør af tidsbegrænset ansættelse, som fører til ledighed, skal menighedsrådet betale dagpengegodtgørelse for første, anden og tredje ledighedsdag til medarbejdere, som på fratrædelsestidspunktet er medlem af en a-kasse. Menighedsrådets forpligtelse indtræder kun, når medarbejderen inden for de sidste fire uger har været beskæftiget hos menighedsrådet svarende til fuld overenskomstmæssig arbejdstid i to uger. Menighedsrådet skal ikke betale dagpengegodtgørelse (G-dage), hvis medarbejderen påbegynder beskæftigelse den efterfølgende dag arbejdsophøret sker på medarbejderens initiativ, f.eks. fordi medarbejderen siger op eller ønsker at gå på pension eller efterløn (der skal dog betales, hvis medarbejderen afskediges og først derefter vælger at gå på pension eller efterløn) medarbejderen modtager sygedagpenge medarbejderen afholder ferie i tilslutning til arbejdsophøret afskedigelsen væsentligst kan tilregnes den afskedigede medarbejderen inden ansættelsens ophør afslår et skriftligt tilbud om fortsat beskæftigelse svarende til overenskomstmæssig løn- og ansættelsesvilkår hos menighedsrådet den afskedigede har været i beskæftigelse, hvortil der ydes offentligt tilskud til lønnen i henhold til lov om en aktiv beskæftigelsesindsats medarbejderen er tjenestemand og overgår til rådighedsløn arbejdsophøret skyldes strejke eller lockout på virksomheden/ er nødvendiggjort af strejke eller lockout på anden virksomhed eller arbejdsophøret skyldes force majeure. Lov om arbejdsløshedsforsikring m.v. Ferie Medarbejderne følger enten ferieloven, ferieaftalen eller en kombination. For alle regelsæt gælder, at en medarbejder har krav på 5 ugers ferie i ferieåret, der går fra 1. maj til 30. april. Ferie optjenes i optjeningsåret, som er kalenderåret før ferieåret starter. Hvis man har været ansat i hele optjeningsåret har man ret til løn eller feriepenge, når man holder ferie. For månedslønnede gælder normalt, at der holdes ferie med løn. Der udbetales særlig feriegodtgørelse 1. maj. For timelønnede gælder normalt, at der indbetales feriepenge til feriekonto, og ferie holdes derfor uden løn. 28

Medarbejderen har ret til at holde 3 ugers sammenhængende ferie i ferieperioden, som er fra 1. maj til 30. september. Udgangspunkter er, at restferien også holdes i hele uger, men der kan laves aftale om at holde ferien i dage. Feriens placering aftales normalt mellem medarbejder og kontaktpersonen eller den, der i kontaktpersonens sted aftaler ferien. Hvis menighedsrådet vil varsle feriens afholdelse skal det ske med 3 måneders varsel for hovedferien og 1 måneds varsel for restferien. Se også afsnittet om Særlige feriedage. Ferieloven Ferieaftale Forhandling Forhandlingsretten Forhandlingsretten er en ret til at blive hørt. De forhandlingsberettigede organisationer har ret til over for menighedsrådet at forlange en forhandling om alle spørgsmål vedrørende en stilling og en medarbejders forhold. Forhandlingsretten indebærer, at menighedsrådet har pligt til på forlangende at udveksle synspunkter/standpunkter med organisationen vedrørende konkrete spørgsmål i et ansættelsesforhold eller om fortolkningen af de regler, som regulerer det. Der består ingen pligt til at opnå enighed, men organisationens argumenter indgår i menighedsrådets beslutningsgrundlag. Samtidig gælder, at menighedsrådet ikke kan afgøre sager, der vedrører en medarbejders forhold, forinden medarbejderen har haft lejlighed til at udtale sig i sagen. Denne ret omfatter også efter ønske medarbejderens faglige organisation. Forhandlingsberettigede organisationer Organisationer for tjenestemænd og ansatte på tjenestemandslignende vilkår: Centralorganisation: Offentligt Ansattes Organisationer (OAO) Danmarks Kirketjenerforening Forbundet af Kirke- og Kirkegårdsansatte (FAKK) Centralorganisation: Statstjenestemændenes Centralorganisation II (CO II) Danmarks Kordegneforening Foreningen af Præliminære Organister (FPO) Foreningen af Danske Kirkegårdsledere Centralorganisation: Akademikernes Centralorganisation (AC) 29

Dansk Organist og Kantor Samfund (DOKS) Organisationer for overenskomstansatte: Centralorganisation: Offentligt Ansattes Organisationer (OAO) HK Fagligt Fælles Forbund (3F) Organisationer for andre ansatte: Centralorganisation: Statstjenestemændenes Centralorganisation II (CO II) Foreningen af sognemedhjælpere i Danmark Dansk Kirkemusiker Forening Forsikring Menighedsrådets medarbejdere er i medfør af lov om forsikring mod følger af arbejdsskade dækket med hensyn til erstatning for ulykker, der sker under udførelse af det daglige arbejde, herunder ulykker under tjenesterejser. Forældreorlov Efter de 14 ugers barselsorlov efter fødslen har hver af forældrene ret til 32 ugers forældreorlov. Begge forældre har ret til at udstrække de 32 ugers orlov (til enten 40 eller 46 uger). Forældrene har en samlet ret til dagpenge i 32 uger, hvoraf der er ret til løn i en del af perioden, hvis man er omfattet af statens barselsaftale (Se afsnittet om Barsels- og adoptionsorlov). En medarbejder, der ønsker at udnytte sin ret til forældreorlov i hele eller en del af perioden på 32 uger (evt. udstrakt til 40 eller 46 uger), skal inden 8 uger efter fødslen underrette sin arbejdsgiver om tidspunktet for orlovens begyndelse og om længden heraf. Barselsloven Friweekends De fleste medarbejdere har ret til mellem 3 og 6 årlige friweekends afhængig af deres ansættelsesbrøk. Friweekends optjenes og afvikles i kalenderåret. De kan ikke overføres til nyt kalenderår, og manglende afholdte friweekends kan ikke godtgøres. Det er menighedsrådet, der fastlægger medarbejderens friweekends under hensyntagen til dennes ønsker. Se også afsnittet om Ugentlig fridag. Kirkeministeriets cirkulæreskrivelse af 10. januar 1983 om fridagsregler for tjenestemænd ved folkekirkens kirker og kirkegårde m.fl. 30

Frokostpause Medarbejderne har normalt ikke betalt frokostpause. Frokostpausen holdes så den passer med arbejdet. Gravermedhjælpere, gartnerimedarbejdere og gartnere har betalt frokostpause, hvis den er på under ½ time, og hvis de vælger at stå til rådighed for arbejdspladsen i pausen. Jubilæum Der ydes jubilæumsgratiale efter ansættelse i staten og folkekirken i hhv. 25 år, 40 år og 50 år. Jubilæumsancienniteten er som hovedregel den samlede længde af ansættelser i staten eller folkekirken uanset ansættelsesbrøk. Gratialet udgør pr. 1. april 2007 5.600 kr. ved 25 års jubilæum, 7.000 kr. ved 40 års jubilæum og 8.400 kr. ved 50 års jubilæum. Gratialet reguleres hvert andet år. Der trækkes arbejdsmarkedsbidrag af beløbene. Medarbejderen har ret til en fridag i anledning af jubilæumsdagen. Kompetenceudvikling OK08 Finansministeriet og de faglige centralorganisationer har i forbindelse med overenskomstforhandlingerne i 2008 (OK08) fornyet aftalen om kompetenceudvikling i enighed om, at en målrettet kompetenceudvikling fortsat er vigtig. Aftalen fastlægger de overordnede rammer for kompetenceudviklingsindsatsen og understøttes af andre aftaler om Statens Center for Kompetence- og Kvalitetsudvikling, om Kompetencefonden, om Fonden til udvikling af statens arbejdspladser m.v. Menighedsrådet og medarbejdere kan aftale at ansøge Kirkeministeriet om midler fra Kompetencefonden til medarbejdernes individuelle kompetenceudvikling. Aftale om kompetenceudvikling Kørselsgodtgørelse Der findes en høj og en lav sats for tjenstlig kørselsgodtgørelse. Udgangspunktet er anvendelse af den lave sats. På tjenesterejser skal fortrinsvis benyttes offentlige transportmidler, men hvis en stilling er forbundet med regelmæssig kørsel af større omfang kan menighedsrådet give en skriftlig bemyndigelse til at benytte privat transportmiddel til tjenstlig kørsel. Bemyndigelsen skal indeholde en beskrivelse af hvilke tjenesterejser, der er omfattet af bemyndigelsen. Med en skriftlig kørselsbemyndigelse kan en medarbejder få høj takst for kørsel til de omfattede rejser, dog maksimalt for 20.000 km. årligt. Kørsel herudover er til lav takst. Tjenesterejseaftalen 31

Medarbejderrepræsentant Medarbejderrepræsentanten vælges for et år ad gangen på medarbejdermødet. Medarbejderrepræsentanten har ret til at deltage i menighedsrådsmøderne. Regler om medarbejderrepræsentant Offentlighedsloven og Forvaltningsloven De to love er grundlæggende for menighedsrådets virke som offentlig forvaltningsmyndighed. Forvaltningsloven gælder som hovedregel for behandlingen af sager, hvor der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed. Som eksempel på en afgørelse på personaleområdet kan nævnes afskedigelse. Uden for begrebet falder tjenestebefalinger og beslutninger, der er udslag af menighedsrådets ret til at lede og fordele arbejdet, f.eks. arbejdets organisering og udførelse eller placering af ferie og fridage. Inhabilitet Forvaltningsloven indeholder regler om inhabilitet, som skal sikre, at afgørelser m.v. ikke påvirkes af uvedkommende hensyn. En medarbejder eller et menighedsrådsmedlem er f.eks. inhabil, hvis vedkommende eller vedkommendes nært beslægtede har en særlig personlig eller økonomisk interesse i en sags udfald. Den, der er inhabil i en sag, må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelse eller i øvrigt medvirke ved sagens behandling. En medarbejder, der har en sådan tilknytning til en sag, at der kan vækkes tvivl om medarbejderens upartiskhed, skal underrette menighedsrådet. Aktindsigt Adgangen til at få oplysninger fra forvaltningen er reguleret i både offentlighedsloven og i forvaltningsloven. Offentlighedsloven regulerer den generelle adgang til aktindsigt for personer, der ikke er part i en sag. Der kan f.eks. være tale om en journalist, der ønsker oplysninger om en sag til avisen. Sager om enkeltpersoners ansættelse i det offentliges tjeneste er som udgangspunkt ikke undergivet generel aktindsigt. Forvaltningsloven regulerer den udvidede adgang for parter i konkrete sager, f.eks. berørte medarbejdere i personalesager, til - med få undtagelser - at få alle sagsoplysninger. Tavshedspligt Den, der virker i den offentlige forvaltning, har i henhold til både forvaltningsloven og straffeloven tavshedspligt, når en oplysning ved lov m.v. er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. I personalesager er der f.eks. hensyn at tage til enkeltpersoners personlige, herunder økonomiske og helbredsmæssige forhold. Partshøring Ifølge forvaltningsloven skal menighedsrådet som hovedregel foretage høring af en part med hensyn til en sags faktiske omstændigheder, inden der træffes afgørelse i sagen, hvis 32

parten ikke kan antages at være bekendt med, at menighedsrådet er i besiddelse af de pågældende oplysninger oplysningerne er til ugunst for parten og oplysningerne er af væsentlig betydning for sagens afgørelse. Offentlighedsloven Forvaltningsloven Omsorgsdage Omsorgsdagsordningen blev omlagt pr. 1. oktober 2005. Fra 1. oktober 2005 har medarbejdere omfattet af statens barselsaftale ret til 2 omsorgsdage pr. barn til og med det kalenderår, hvor barnet fylder 7 år (dvs. i barnets 8 første leveår). Det gælder for medarbejdere, der: føder/modtager børn fra 1. oktober 2005 ansættes 1. oktober 2005 eller senere, kommer fra en stilling udenfor aftalens område og har børn under 7 år ansættes 1. oktober 2005 eller senere, kommer fra en stilling indenfor aftalens område, hvor der var ret til omsorgsdage for barnet efter de nye regler Omsorgsdagene kan ikke holdes før fødslen og bortfalder umiddelbart ved kalenderårets udløb. Omsorgsdagene kan dog overføres til det efterfølgende kalenderår fra det kalenderår, hvor barnet er født/modtaget. Overførsel kan også ske, hvis medarbejderen er forhindret i at bruge dagene på grund af afholdelse af barsels-/adoptions- eller børnepasningsorlov. Indtil og med 30. september 2005 havde forældre til børn født/modtaget fra og med 1. april 1995, som ikke er omfattet af den nye ordning, hver ret til 10 omsorgsdage pr. barn, hvis forældrene på tidspunktet for fødslen/modtagelsen var ansat inden for aftalens område. Statens barselsaftale Barselsvejledningen Opsigelse Inden menighedsrådet træffer afgørelse om opsigelse, skal medarbejderen høres. Ved opsigelse følges gældende regler. Opsigelsesvarslet fra medarbejderens side er forskelligt afhængig af ansættelsesforholdet. Opsigelsesvarslet fra menighedsrådets side er oftest afhængig af ansættelsens længde. Regler om opsigelsesvarsel skal stå i ansættelsesbrevet. Forvaltningsloven Ansættelsesloven 33

Seniorer Mellem Finansministeriet og de faglige centralorganisationer er der indgået forskellige aftaler, der angår seniormedarbejderes forhold. Som eksempler kan nævnes aftaler om frivillige fratrædelsesordninger, om overgang til andet job/retræte, og om fleksible arbejdstider. Flere af disse aftaler er udformet som rammeaftaler inden for hvilke, der kan indgås lokalaftaler, som regulerer den enkelte seniormedarbejders forhold. En seniorordning kan omfatte deltid eller retræte eller en kombination heraf. For medarbejdere, der er fyldt 60 år, kan menighedsrådet under hensyntagen til arbejdet indgå aftale med den ansatte om en seniorordning med deltid og mulighed for hel eller delvis pensionsmæssig kompensation. For medarbejdere, der er fyldt 62 år, kan menighedsrådet under hensyntagen til arbejdet indgå aftale med den ansatte om en fastholdelsesordning med mulighed for op til 1 dags betalt frihed pr. måned. Desuden kan der aftales en særlig fastholdelsesbonus, hvis den ansatte udskyder sin fratræden til et nærmere aftalt tidspunkt. For medarbejdere, der er fyldt 55 år, kan menighedsrådet under hensyntagen til arbejdet indgå aftale med den ansatte om en retræteordning med mulighed for hel eller delvis pensions- og lønmæssig kompensation. Fra og med OK08 er der mellem Finansministeriet og Centralorganisationerne indgået aftale om seniorbonus. Seniorbonus er en kontant udbetaling til seniorer, som kan veksles til ekstra frihed. Senioraftale Sikkerhedsorganisation Når der er 10 faste medarbejdere på en arbejdsplads, kan der vælges en sikkerhedsrepræsentant. Sikkerhedsrepræsentanten indgår i sikkerhedsgruppen med kontaktpersonen. Hvis der er en kirkegårdsleder er denne også med i sikkerhedsgruppen. Sikkerhedsgruppen skal blandt andet arbejde for et sikkert og sundt arbejdsmiljø i dagligdagen. Hvis der er mere end 25 medarbejdere etableres et sikkerhedsudvalg. Sikkerhedsudvalget består af de valgte sikkerhedsrepræsentanter og arbejdsledere. Sikkerhedsudvalget skal arbejde for at løse arbejdspladsens sikkerheds- og sundhedsproblemer. Menighedsrådet sørger for, at de valgte sikkerhedsrepræsentanter tilmeldes den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. Tilmelding skal ske senest fire uger efter valget, og uddannelsen skal være gennemført senest otte måneder efter. I kirker og på kontorer med meget få medarbejdere sker arbejdet for sikkerhed og sundhed ved personlig kontakt mellem medarbejderne og kontaktpersonen. Den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse består blandt andet af en introduktion til arbejdsmiljøarbejdet, gennemgang af lovgivningen på arbejdsmiljøområdet, beskrivelse af 34

sikkerhedsrepræsentantens opgaver og metodelære, der skal gøre sikkerhedsrepræsentanten i stand til at fremme arbejdet med arbejdsmiljøet på sin egen arbejdsplads. Arbejdstilsynets hjemmeside Særlige feriedage Nogle medarbejdere har ret til særlige feriedage. Optjening sker i optjeningsåret. Der optjenes 5 hhv. 6 dage afhængig af, om medarbejderen har 5 eller 6 dages uge. Særlige feriedage holdes i ferieåret. Det er kun medarbejdere, der har optjent retten til særlige feriedage, som har ret til at holde særlige feriedage. Dagene afvikles efter aftale. Menighedsrådet kan efter 1. januar varsle ikke afholdte særlige feriedage til afholdelse efter samme regler som varsling af restferie. Ved fratræden udbetales ikke afholdte særlige feriedage, medmindre der indgås aftale med en ny arbejdsgiver om overførsel af dagene. Se også afsnittet om Ferie. Ferieaftalen Tillidsrepræsentanter Der er oprettet særskilte tillidsmandsordninger for følgende medarbejdergrupper: Gravere og visse kirkegårdsledere kordegne organister i lønrammestillinger sognemedhjælpere. Disse faggruppers tillidsrepræsentanter bistår de faglige organisationer i det faglige arbejde. For gartnere og gartneriarbejdere gælder statens regler om tillidsrepræsentanter. Se også afsnittet om Forhandling. Tilskadekomst i tjenesten Menighedsrådets medarbejdere er i medfør af lov om forsikring mod følger af arbejdsskade dækket med hensyn til erstatning for ulykker, der sker under udførelse af det daglige arbejde, herunder ulykker under tjenesterejser. Skadelidte skal snarest give besked om ulykken til en repræsentant for sikkerhedsudvalget med henblik på anmeldelse af ulykken til arbejdstilsynet, arbejdsskadestyrelsen m.v. Se også afsnittet om Forsikring. Ugentlig fridag Medarbejderne har ret til en fast ugentlig fridag. 35

En fast fridag kan undtagelsesvis inddrages, hvis arbejdet nødvendiggør det. Den mistede fridag erstattes for hovedparten af medarbejderne af en anden dag i samme eller næstfølgende måned. Fridagen skal som udgangspunkt holdes. Hvis den ikke kan afvikles inden for fristen, kan den erstattes af en økonomisk godtgørelse. Se også afsnittet om Friweekends. Kirkeministeriets cirkulæreskrivelse af 10. januar 1983 om fridagsregler for tjenestemænd ved folkekirkens kirker og kirkegårde m.fl. Bekendtgørelse om hvileperiode og fridøgn m.v. 36