Fra TimePlan ver. 6.10 til ver. 6.12 Frigivelses dato den 5. februar 2013 INDHOLDSFORTEGNELSE Indholdsfortegnelse... 1 04-10 Overenskomster... 2 "8. søndag" (Version 6.11.12.65)... 2 Ulempe udløses kun i forbindelse med overarbejde (Version 6.12.21.94)... 3 12-00 SH/H-tid... 6 Reduktionstid (Version 6.12.21.94)... 6 Valideringstabeller... 6 SH-tider... 8 Overenskomster... 9 53-00 Internet... 12 Byttetider (Version 6.12.21.94)... 12 62-00 Importer... 15 Import af projektenheder (Version 6.11.14.70)... 15 Simplex A/S Vendor & Distributor of TimePlan Side 1 af 16
04-10 OVERENSKOMSTER "8. SØNDAG" (VERSION 6.11.12.65) Der er der sket en udvidelse af ulempetillæg. Kan i Danmark bruges til eksempelvis at sætte at detailbranchens 7 ud af 16 weekend (den 8. plus efterfølgende søndage indenfor en 16 ugers periode). Det er nu muligt fra Fanen Ulempe, når der vælges at ulempen først udløses efter y antal gange i perioden fra en komboboks at vælge hvorledes ulempen skal udløses Alle i perioden. Alle efterfølgende De X efterfølgende Eks.: Udløses kun ved flere end 3 forekomster i perioden udløses for: Alle i peridoden Alle arbejdstimer som har dette ulempe vil få ulempetillægget Alle efterfølgende Alle arbejdstider efter nr 3 vil få ulempetillægget De x efterfølgende Hvis man har f.eks. valgt x = 2 De x efterfølgende De to næste arbejdstider efter nr 3 vil få ulempetillægget Der kan være undtagelser fra opsættet, eksempel Påskesøndag. Simplex A/S Vendor & Distributor of TimePlan Side 2 af 16
Disse undtagelser kan opfyldes ved at oprette de dage hvorpå tillægget må udløses som Dagstyper fra kalender. De dage der ikke skal udløse tildeles ikke denne dagstype. ULEMPE UDLØSES KUN I FORBINDELSE MED OVERARBEJDE (VERSION 6.12.21.94) Det er muligt at opsætte ulempe tillæg til kun at blive udløst i forbindelse med overarbejde. Skal der på en dag hvor på der er lagt overarbejde udbetales et mindre tillæg, er det derfor muligt fra ulempen at vælge at tillægget kun skal kunne udløses i forbindelse med at der er registret overarbejde. For at få ulempen til kun at træde i kraft i forbindelse med overarbejde, skal det registreres både på fanen Ulempe og Overarbejde. Ulempetiden opsættes som normalt fra fanen Ulempetid. Her er der valgt at tillægget kun skal udløses på Lørdage og da der er markeret i "Udløses kun ved overarbejde", vil tillægget ikke blive udløst i forbindelse med arbejde på lørdage. Simplex A/S Vendor & Distributor of TimePlan Side 3 af 16
For at det "Udløses kun ved overarbejde", skal der på fanen Overarbejde opsættes for hvilke tider der tillader tillægget. Er der oprettet regler for bestemte dage, her lørdag, skal disse tillade tillægget. Klik på knappen.. for at vælge de ulempetillæg der tillades. Marker de/det ønskede, klik OK Simplex A/S Vendor & Distributor of TimePlan Side 4 af 16
Overenskomsten er nu opsat til at Tillægget "Ulempe ved OA" kun udløses når arbejdstider på lørdage bliver bliver stemplet som Overarbejde. På timeopgørelse for en medarbejder vises det som nedenstående. Simplex A/S Vendor & Distributor of TimePlan Side 5 af 16
12-00 SH/H-TID REDUKTIONSTID (VERSION 6.12.21.94) I Danmark kom der per 1. oktober 2012 nye regler for detail brachens overenskomster med reduktion af plantiden for de helligdage og søgnehelligdage der måtte være i en planperiode (typisk 16 uger). De enkelte medarbejderes arbejdstid skal reduceres med et variabelt timetal for hver reduktionsdag (SHdag/helligdage/Overenskomst dage) alt efter hvor mange arbejdstimer den enkelte medarbejder har i planperioden. Som hovedregel tages der udgangspunkt i de normtimer der fremgår at den enkelte medarbejders stamkort i TimePlan. Og de aktuelle dage belægges ud i fremtiden med det antal reduktionstimer den enkelte skal have. Reduktionstimerne fremgår som ikke til stede og tæller med i alle tælleværker. Der kan lægges en arbejdstid med fysisk tilstede på dagene alligevel hvis medarbejderen skal møde på arbejde. Der er til opsætningen muligt at vælge en variant for deltidsansatte og timelønnede. Varianten tager sit udgangspunkt i et gennemsnit af de sidste x antal hele kalenderuger (typisk 16). Ved denne model foretages der en ny beregning af reduktionstimerne fra det tidspunkt hvor reduktionsdagen oprinder. Vær opmærksom på, at overenskomsten ikke kan arbejde både med SH/H Reduktionstid samtidig med at der arbejdes med SH-tid med konto. Hvis overenskomsten tidligere har arbejdet med SH-tid med konto anbefaler vi at der oprettes et nyt regelsæt med ikrafttrædelsesdato på den dag medarbejderne overgår til SH/H Reduktionstid. VALIDERINGSTABELLER Vælg Administration > Valideringstabeller Her oprettes de regelsæt hvorefter der skal foretages reduktion, og regelsættet for Dansk Erhverv og HK Handel butiksoverenskomsten bruges i nedennævnte eksempel: Simplex A/S Vendor & Distributor of TimePlan Side 6 af 16
OPRET/REDIGER REGELSÆT Når der skal oprettes et nyt sæt klikkes på Opret og der angives Navn og Beskrivelse af regelsættet. Herefter klikkes igen på Opret og regelsættet kan sættes op med tidsintervaller og det antal reduktionstimer der skal gives indenfor disse tidsintervaller. Når et nyt regelsæt er oprettet kan de aktuelle overenskomster tilknyttes ved at vælge Tilknyt i værktøjslinjen. Det aktuelle regelsæt skal være markeret (blå bjælke). Dobbeltklik på eksisterende regler (blå bjælke) og regelsættet åbnes med eksisterende data, hvorfra de kan rettes og/eller slettes. Det viste regelsæt er opsat efter den danske detailhandels butiksoverenskomst mellem Dansk Erhverv og HK Handel 2012 2014. Simplex A/S Vendor & Distributor of TimePlan Side 7 af 16
SH-TIDER Vælg Administration og SH-tider og opret de konkrete Søgnehelligdage, Helligdage og overenskomst dage hvorpå der skal gives reduktionstimer. Dagene vælges ud fra kalenderen med en konkret dato og år det betyder for eksempel at juleaftensdag, den 24. december, skal oprettes hvert år for sig. Der er ingen gentagelsesfunktion. Der kan vælges mellem en Hel dag og en Halv dag og der kan skrives navn eller bemærkning om dagen, det kunne være: Juleaftensdag (overenskomstdag) eller Skærtorsdag (søgnehelligdag) eller Påskedag (helligdag). Til SH-reduktion bruges kun hele dage. Når dagen er valgt kan overenskomsterne tilknyttes denne konkrete dag med knappen Tilknyt. Simplex A/S Vendor & Distributor of TimePlan Side 8 af 16
OVERENSKOMSTER Vælg Administration > Overenskomster og fanen SH-tid på overenskomsten. Her kan der vælges om denne overenskomst skal anvende SH/H Reduktionstid eller SH-tid med konto. Der vælges Benyt SH-Tid med udbetaling via reduktion i planlægningen Resten af skærmbilledet nedtones og de valg der skal være gældende bestemmes. Simplex A/S Vendor & Distributor of TimePlan Side 9 af 16
Når man ikke markerer nogle af de 3 varianter betyder det, at der alene tages udgangspunkt i den normtid der er anført på stamkortet. Hvis en medarbejder ikke har nogen tid angivet på stamkortet får vedkommende ingen reduktionstid. Når man markere i Benyt gennemsnit for ansatte med 0 i normtid vil alle medarbejdere med en normtid på stamkortet få beregnet reduktionen ud fra denne normtid. De medarbejdere med 0 timer i normtid på stamkortet vil få beregnet sin reduktionstid ud fra det antal timer vedkommende har haft i gennemsnit for de seneste hele antal kalender uger, som gennemsnitsperioden er sat til (typisk 16 uger) fra det tidspunkt hvor reduktionsdagen oprinder. Når man markere i Benyt gennemsnit for alle timelønnede vil alle medarbejdere, uanset hvilken normtid der står på stamkortet, med timeløn få beregnet sin reduktionstid ud fra det antal timer vedkommende har haft i gennemsnit for de seneste hele antal kalender uger, som gennemsnitsperioden er sat til (typisk 16 uger) fra det tidspunkt hvor reduktionsdagen oprinder. Når man markere i Benyt gennemsnit for deltidsansatte månedslønnede vil alle deltidsansatte medarbejdere, uanset hvilken normtid der står på stamkortet, få beregnet sin reduktionstid ud fra det antal timer vedkommende har haft i gennemsnit for de seneste hele antal kalender uger, som gennemsnitsperioden er sat til (typisk 16 uger) fra det tidspunkt hvor reduktionsdagen oprinder. Simplex A/S Vendor & Distributor of TimePlan Side 10 af 16
Herefter foretages valg af det antal hele kalenderuger som gennemsnitsberegningen skal foretages over. Med hele kalenderuger menes der fra den sidst passerede søndag og det valgte antal hele uger bagud. Sidst vælges hvilket regelsæt overenskomsten skal anvende. Det er de regelsæt der er oprettet under valideringstabellerne. I nedenstående eksempel er der to funktioner foruden pause der trækker fra og så er der en funktion der ikke trækker fra. Funktionen der ikke trækker fra har en længde på 5 timer. Simplex A/S Vendor & Distributor of TimePlan Side 11 af 16
På timeopgørelsen vises den samlede arbejdstid og hvor meget arbejdstid der skal trækkes fra (arbejdstider med funktioner der trækker fra) samt den faktiske tid som udgør de timer hvorpå der ikke er funktioner der trækker fra. 53-00 INTERNET BYTTETIDER (VERSION 6.12.21.94) Fra medarbejderportalen er det blevet muligt at skrive bemærkninger på frigivne arbejdstider. Dette betyder at vælger en medarbejder fra arbejdstidsoversigten at frigive en arbejdstid, kan der nu skrives en bemærkning på denne. Simplex A/S Vendor & Distributor of TimePlan Side 12 af 16
Bemærkningen skrives - det kunne evt. være at man havde aftalt at bytte med en anden medarbejder. Der klikkes på Ja for at frigive vagten og på Portalen vil man kunne se at tiden nu ligger som en Byttetid og at der i dette tilfælde er aftalt at bytte med en bestemt medarbejder. For de medarbejdere der vil tage tiden fra Arbejdsoversigten fra medarbejderportalen, vises bemærkningen når man fører musen hen på arbejdstiden. Simplex A/S Vendor & Distributor of TimePlan Side 13 af 16
I TimePlan vil det kunne ses at tiden er lagt til bytte og ved at få vist hint på medarbejderens tid der er frigivet kan man se at der er en medarbejderbemærkning på. Fra Program > Oversigt over ledige / byttetider, kan man høreklikke på en tid og vælge Vis arbejdstidsbemærkninger. Simplex A/S Vendor & Distributor of TimePlan Side 14 af 16
Herfra vil der udover systembemærkningerne blive vist evt. brugerbemærkninger. Planlæggeren kan nu efter at have set bemærkningen vælge at godkende eller afvise ændringen. 62-00 IMPORTER IMPORT AF PROJEKTENHEDER (VERSION 6.11.14.70) Det er muligt at importere projekt enheder til TimePlan. Under Administration > Importer > Ny er der tilføjet at der kan importeres til Projekt enheder. Vælges import til Projekt enheder får man under Tilgængelige felter nogle nye valgmuligheder. Projektnummmer:Nummeret på det projekt projekt enheden skal tilhøre. Feltet SKAL udfyldes Projektenhed nummer: Det unikke nummer projekt enheden skal have. Feltet SKAL udfyldes. Navn: Navnet på projektenheden. Udfyldes dette felt ikke vil navn blive enheds nummeret. Simplex A/S Vendor & Distributor of TimePlan Side 15 af 16
Start: Startdatoen på projekt enheden. Udfyldes feltet ikke eller udfyldes det forkert, får det projektets startdato Slut: Slutdatoen på projekt enheden. Udfyldes feltet ikke eller udfyldes det forkert, får det projektets slutdato Minimum: Angiver hvor mange medarbejdere der mindst skal være på projektenheden skal have. Budget timer: Angiver antal timer der skal være som default på projektenheden. Primære funktion: Angiver den primære funktion projektenheden har. Har betydning for hvilken funktion der bruges ved rettelse af arbejdstiden på projektenheden. o Skal udfyldes hvis der ikke udfyldes andre funktioner. Sekundær funktion 1: Kan udfyldes hvis der er flere funktioner på enheden, der kan vælges op til 6 sekundære funktioner, hvis flere skal der vælges alle funktioner. o Skal udfyldes hvis der skal flere funktioner på end den primære funktion. Sekundær funktion 2: Sekundær funktion 3: Sekundær funktion 4: Sekundær funktion 5: Sekundær funktion 6: Alle funktioner: Vælges denne mulighed får projektenheden tilknyttet alle funktioner o Såfremt primær funktion ikke udfyldes, vil systemet vælge en primær funktion blandt de tilknyttede funktioner. Medarbejder 1: Kan udfyldes hvis det ønskes, der kan vælges op til 6 individuelle medarbejdere. Medarbejder 2: Medarbejder 3: Medarbejder 4: Medarbejder 5: Medarbejder 6: Alle medarbejdere: Vælges denne bliver alle medarbejdere tilknyttet projektenheden. o Valget af medarbejdere vælges ud fra de funktioner der er tilknyttet projektenheden og ud fra medarbejderne historik poster. Simplex A/S Vendor & Distributor of TimePlan Side 16 af 16