1 Opsætning af Lønaftaler

Transkript

1 Indhold 1 Opsætning af Lønaftaler Lønaftalen Gyldighed Arbejdstid Flex Løntillæg og flextillæg Ny overenskomst Kopier lønaftale Opsætning af Lønaftaler Hvis man ønsker at anvende TimeMap til styring af flex og/eller beregning af løn, så skal der definers Lønaftaler, som kan tilknyttes medarbejderne. En Lønaftale kan side stilles med en overenskomst eller en ansættelsesaftale, da den definerer en arbejdstid, løntillæg og evt. flexberegning. Der kan oprettes et vilkårligt antal lønaftaler, som kan tilknyttes en eller flere medarbejdere. En medarbejder kan derimod kun have en lønaftale for en given periode. Det er en god idé at begrænse antallet af lønaftaler, således at medarbejdere med samme arbejdstid og vilkår deler den samme lønaftale TimeMap ApS Side 1

2 1.1 Lønaftalen Løn aftaler administreres vha. menupunktet Lønaftaler. Klik på menupunktet og vælg herefter enten Opret ny (1) eller Rediger (2) Gyldighed En lønaftales gyldighed specificeres i de markerede felter. Det anbefales at Gyldig til sættes til en dato mange år frem i tiden, indtil den afløsende Lønaftale er kendt og oprettet. På den måde undgår man problemer med lønberegning og/eller flextidsberegning, hvis en lønaftale er udløbet. Gyldig til datoen kan altid ændres Arbejdstid Ved at definere den normale arbejdstid på lønaftalen har TimeMap mulighed for at beregne overarbejde og derved løntillæg og/eller flexkonto. Arbejdstiden defineres for hver dag med et fra tidspunkt og et til tidspunkt TimeMap ApS Side 2

3 Hvis man ønsker at der automatisk skal trækkes for medarbejder betalte pauser, dvs. at en pause skal fratrækkes arbejdstiden selv om medarbejderen ikke checker ud i pauserne, så kan den defineres i feltet Frokost (1). Bemærk at eventuelle andre pauser også kan medregnes, men at der altid trækkes for pauserne, uanset arbejdets længe, for de dage, hvor der er sat markeringer (2). Det er også muligt at ændre arbejdstiden, således at medarbejder betalte pauser tillæges arbejdstiden. Dvs. at hvis en medarbejder skal arbejde 7 timer pr. dag fra kl. 08:00 til 15:00, men afholder i alt 1 times egenbetalte pauser, så sættes arbejdstiden til til 16:00. På den måde kan forskellige pauselængder pr. dag specificeres. Automatisk fratrækning af pauser er altid et kompromis. Ønsker man en præcis arbejdstidsberegning SKAL medarbejderne checke ud/ind ved egenbetalte pauser. Hvis der anvendes skiftende arbejdstid i hhv. lige/ulige arbejdsuger er der mulighed for at specificere dette ved at klikke på Opret skiftende arbejdstid (3). Husk altid at vælge Gem (4) når ændringerne er foretaget. Også inden Flex fanen evt. vælges! 2009 TimeMap ApS Side 3

4 1.1.3 Flex På fanen Flex specificeres hvordan evetuel flextid skal beregnes. Det gælder også for overarbejde i forbindelse med lønberegning. Nedenfor gennemgåes hvert felts betydning for flex og/eller lønberegningen Flexperiode Angiver inden for hvilken peride arbejdstiden og derved flex en skal beregnes. Hvis flex optjening og afspasering er 1:1, så har flexperioden ingen betydning for månedslønnede og det anbefales det at sætte flexperioden til Dag, således at man i flexdetaljer kan følge med i flexberegningen for hver dag TimeMap ApS Side 4

5 Hvis man er timelønnet og der findes overarbejdstillæg, så er det flexperioden, som bestemmer, hvornår tillæg udløses. Ønsker man f.eks. at den enkelte medarbejder skal have mulighed for at flex e indenfor en uge, så vælges Uge. Dette vil betyde at overarbejdsbetaling først udløses hvis medarbejderen arbejder mere end f.eks. 37 timer på en uge og altså ikke hvis han/hun arbejder en time over mandag og en time mindre tirsdag i samme uge Flexpct Angiver hvor mange procent overarbejde skal tælle i flexopgørelsen. Ønskes der at en times overarbejde skal give en time på flex kontoen sættes værdien til 100. Ønskes der 1,5 times tillæg, så sættes den til Negativ flex pct I feltet angives hvor meget afspacering skal fratrække i flexkontoen. Princippet er det samme som feltet Flexpct, men altså for afspacering Flex udbetalings pct. Samme princip som for de to foregående felter, men gælder for de timer, som medarbejderen får udbetalt Flextider Flexoptjeningsinterval Hvis flex kun kan optjenes indenfor specifikke tidspunkter på dagen kan disse angives her. Angives der f.eks. 06:00 til 20:00 alle dage, så vil arbejde udenfor dette interval ikke tælle med på flexopgørelsen Fixtid Her er det muligt at angive i hvilke tidsrum medarbejderen skal være tilstede på arbejdspladsen. Felterne anvendes p.t. kun som oplysning for administratoren, men der planlægges mulighed for at advare medarbejdere, som ikke overholde fixtiden, samt en rapport som kan vise hvem som ikke overholde fixtiden Max. flexoptjening pr. dag Her kan det angives hvor meget flex man maksimalt kan optjene på en dag. Hvis man f.eks. kun kan få +2 timer på flexkontoen pr. dag uanset arbejdstiden angives der 2 på dagen. Husk altid at vælge Gem når ændringerne er foretaget TimeMap ApS Side 5

6 1.1.4 Løntillæg og flextillæg Tidsbestemte Løn og flextillæg defines ved at vælge menupunktet Lønaftaler (1) og derefter klikke Vis/Rediger (2) udfor den Lønaftale man ønsker at definere satser på. For hver lønaftale kan der defineres et vilkårligt antal tillæg. Vælg opret ny (1) eller Rediger (2) 2009 TimeMap ApS Side 6

7 Herefter kan tillæget specificeres: Her følger forklaring af felterne: Dage Her er der mulighed for at sætte kryds udfor de dage, hvor løntillæget skal gælde Tidsrum Først er der mulighed for at vælge type: Relativ: Dvs. tidsangivelsen i fra/til er i forhold til arbejdstiden den pågældende dag. I ovenstående eksempel betyder det at løntillæget gælder, hvis medarbejderen arbejder fra 0 2 timer over. Absolut: Denne indstilling anvendes til tillæg, som gælder i et bestemt tidsrum. Det kunne f.eks. være ekstra betaling for aften arbejde. Hvis der f.eks. angives 20:00 til 22:00, så udløses tillæget, hvis en medarbejder er på arbejde indenfor det pågældende tidsrum. Arbejder man til kl. 20:15 får man altså tillæget for 15 minutter. I fra og til flelterne angives altså hvornår tillæget gælder afh. af ovenstående valg TimeMap ApS Side 7

8 Løntillæg Her angives hvad tillæget er. Det kan enten angives i kr. eller i procent af medarbejderens løn. Beløbet skal angives i forhold til valget i feltet Tilæg pr. BEMÆRK: Beløbet er et tillæg, hvilket vil sige at for en timelønnet bliver beløbet lagt oven i den almindelige timeløn. Skal en medarbejder med en timeløn på kr. 150, have kr. 170, pr. time, så skal tillæget specificeres som kr. 20, Det er ikke nødvendigt at udfylde et beløb, hvis tillæget kun relateres til flexberegning og ikke lønudbetaling Flexpct Hvis tillæget giver ekstra flex tillæg, så angives dette i feltet. Skal en medarbejder have dobbelt flex i perioden, så angives der 200 altså 200% Minimum flextillæg Her er der mulighed for at angive det minimumstillæg, som udløses ved arbejde i perioden. Hvis man f.eks. får minimum 2 timers flex for lønarbejde, så angives 2 i feltet. Hvis der arbejdes mindre end to timer, så får medarbejderen 2 timer på flexkontoen. Hvis der arbejdes, så man skal have mere end 2 timers flex tildelt, så tildeles det optjente Maximum flextillæg Her angives det maximale flex tillæg der kan optjenes. Se Minimum flextillæg afsnit for forklaring Tilæg pr. Her angives om tillæget er pr. time, dag, måned etc Beskrivelse Beskrivelse af tillæget. Denne beskrivelse vises på oversigter og på Lønspecifikationen Lønart Her angives den lønart, som tillæget skal have i forbindelse med integration til lønsystemet TimeMap ApS Side 8

9 1.2 Ny overenskomst Når der aftales ny overenskomst (arbejdsvikår), så tilrådes det at der oprettes en ny lønaftale fremfor at ændre i eksisterende. Hvis der rettes i en lønaftale skal man være opmærksom på følgende: Alle medarbejdere som anvender Lønaftalen påvirkes Ændringerne foretages omgående De historiske udvikling i Lønaftalerne mistes Beregning af løn, for perioder indenfor Lønaftalens gyldighed ændres, hvis de genberegnes Den bedste måde at oprette nye Lønaftaler er ved at kopierer den eksisterende og i den nye foretage justeringerne. Se afsnittet Kopier lønaftale for mere information. Når den nye Lønaftale er oprettet og justeret, så skal den tilknyttes de medarbejdere, som anvender den. Se dokumentet Opsætning af medarbejderens løn for mere information TimeMap ApS Side 9

10 1.3 Kopier lønaftale For at kopiere en eksistende lønaftale gør da følgende: Vælg menupunktet Lønaftaler (1) og klik herefter på linket Kopier (2) udfor den lønaftale, som skal kopieres: Angiv navnet på den nye lønaftale. Indtast gyldighed og vælg om lønsatser og flexsatser skal kopieres over på den nye Lønaftale. Vælg Kopier, hvorefter den nye aftale oprettes. For detajler om hvordan aftalen ændres se afsnittet Lønaftalen i dette dokument. For detaljer om hvordan Lønaftalen tilknyttes medarbejdere, se dokumentet Opsætning af medarbejderens løn for mere information. Bemærk: Tilknytning til medarbejdere kopieres IKKE når en Lønaftale kopieres TimeMap ApS Side 10