Hovedudvalget Referat Mødedato: Tirsdag den 02-02-2016 Starttidspunkt for møde: 13:00 Mødelokale: Mødelokale 1 Deltagere: Bemærkninger: Fraværende: Afbud: Mie Pedersen, Josephine Hansen, Kurt Karlsson, Lene Pryds Andersen, Marianne Sørensen, Gitte Milling, Rikke E. Hermansen, Dorthe Birch Nielsen, Susanne Madsen, Torben Lønberg, Jani Hansen, Chirie Laulund-Pedersen, Heidi Kieler, Hanne Nielsen
Hovedudvalget, Tirsdag den 02-02-2016 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 1. Bemærkninger til referat af seneste møde 1 2. Orientering fra arbejdsmiljøområdet 1 3. Arbejdsmiljødrøftelsen 2015 og mål for 2015-2016 2 4. Håndtering af IT-sikkerhed 3 5. Budgetprocessen og tidsplan for budget 2017 og overslagsårene 2018-2020 4 6. Budgetseminar 4 7. Forsøg på MED-området 5 8. Plan for konkrete politikområder 6 9. Udpegning af medarbejderrepræsentanter til ansættelsesudvalg 6 10. Opslag af stillinger i Langeland Kommune 7 11. Tjenestefri til opgaveskrivning i forbindelse med kommunomuddannelsen 7 12. Eventuelt 9 soversigt 10 Underskriftsside 11
Hovedudvalget, Tirsdag den 02-02-2016 1 1. Bemærkninger til referat af seneste møde 16/495 81.38.04P35 Åben sag Eventuelle bemærkninger til referat af møde den 1. december 2015. - 805066 Åben 01-12-2015 Det er aftalt, at Mie Pedersen er mødeleder. Mie Pedersen informerede om, at Økonomiudvalget har indledt afskedigelsessag mod Jørgen Christiansen, og at Bjarne Nielsen indtræder i direktionen. Direktionen består af Mie Pedersen, Jani Hansen og Bjarne Nielsen. Bjarne Nielsen vil indtil videre deltage i Hovedudvalgets møder. Torben Lønberg blev budt velkommen som medlem af Hovedudvalget. Der er ingen bemærkninger til referat af seneste møde. 2. Orientering fra arbejdsmiljøområdet 16/501 87.00.00G01 Åben sag Arbejdsskadestatistik for perioden 1. november 2015 til 5. januar 2016. - Åben Arbejdsskadestatistik for perioden 1. november 2015 til 5. 818065 januar 2016 - Åben Arbejdsskadestatistik for perioden 1. november 2015 til 5. 818106 januar 2016 Beslutning i Områdeudvalg for Ældre den 28-01-2016 Kortlægningen af arbejdsskader 2015 viser generelt at antallet af arbejdsskader er faldet, men at voldsskaderne er øget. Det besluttes at arbejdsstedet på deres personalemøde drøfter arbejdspladsens arbejdsskader samt voldspolitikken. (Voldspolitikken er ved at blive revurderet af AMiR- gruppe) Solveig Stürüp, Lene Pryds Andersen, Bettina Nielsen, Linda Frederiksen, Marianne Allen, Ulla Nielsen, Jeanette Pedersen Der er en del anmeldelser vedrørende slag og bid. Dette kan dels hænge sammen med, at vi er blevet bedre til at anmelde, længere skoledage samt inklusion.
Hovedudvalget, Tirsdag den 02-02-2016 2 Statistikken blev taget til efterretning. 3. Arbejdsmiljødrøftelsen 2015 og mål for 2015-2016 15/11011 87.01.00P35 Åben sag Den 28. september 2015 afholdt Langeland Kommune den lovpligtige årlige arbejdsmiljødrøftelse. Arbejdstilsynet beskriver, at kommunen skal: Udarbejde en plan for arbejdsmiljøarbejdet for det kommende år Beslutte, hvem der skal gøre hvad fastsætte målene for det kommende års samarbejde og vurdere, om det foregående års mål er nået Derudover skal det drøftes: Om kommunen har arbejdsopgaver, der kræver særlig viden om arbejdsmiljø, og den nødvendige viden haves Om kommunen står over for nogle udfordringer i det kommende år, hvor viden om de arbejdsmiljømæssige konsekvenser ikke slår til Hvad kommunen skal gøre for at få den viden, der eventuelt mangles Strategi og Forebyggelse og planlægningsgruppen stod for programmet for dagen. Næste års planlægningsgruppe er: Laila Lund Hansen Marianne Nystrøm Larsen Merethe Borch Mai Stensege René Clausen Referatet for arbejdsmiljødrøftelsen 2015 er vedlagt som bilag. - 794426 Åben Program for arbejdsmiljødrøftelse - 794430 Åben Referat arbejdsmiljødrøftelse - PDF Indstilling Hovedudvalget bedes drøfte og beslutte de kommende mål i forhold til eventuelle gradueringer (antal og tidshorisont) og/eller supplerende mål. Ligeledes bedes Hovedudvalget forholde sig til de foreslåede aktiviteter, samt hvem der skal iværksætte de foreslåede aktiviteter. Beslutning i Hovedudvalget den 01-12-2015 Hovedudvalget godkendte de foreslåede indsatsområder.
Hovedudvalget, Tirsdag den 02-02-2016 3 Hovedudvalget foreslår, at vold forårsaget af brugere tilføjes som indsatsområde. Punktet genoptages på kommende møde i Hovedudvalget med henblik på drøftelse af gradueringer og aktiviteter. Anni Bagge Jensen, Dorthe Birch Nielsen, Torben Lønberg Arbejdsgruppen bag arbejdsmiljødrøftelsen inviteres til Hovedudvalgets kommende møde med henblik på evaluering samt forberedelse af dette års arbejdsmiljødrøftelse. Indsatsområderne dagsordensættes i MED-udvalg med direkte reference til Hovedudvalget, og der bedes om tilbagemelding til Hovedudvalget. 4. Håndtering af IT-sikkerhed 15/11630 85.15.00P22 Åben sag Der er udarbejdet et udkast til en ny IT-sikkerhedshåndbog, som beskriver håndtering af ITsikkerheden i Langeland Kommune og fastsætter krav og forventninger til kommunens ITsikkerhedsniveau. Det er besluttet, at dette udkast drøftes i Hovedudvalget, inden IT-sikkerhedspolitikken sendes til politisk behandling i marts 2016. IT-sikkerhedshåndbogen udgør sammen med IT-sikkerhedspolitikken - kommunens overordnede IT-sikkerhedsregler, som er yderligere uddybet i en række bilag. Fastlæggelsen af IT-sikkerhedsniveauet vil have udgangspunkt i en risikovurdering, som vil være fuld gennemarbejdet inden udgangen af februar 2016. Udkast til IT-sikkerhedshåndbog eftersendes. Supplerende sagsfremstilling Til møde den 2. februar 2016 i Hovedudvalget: vedrørende IT-sikkerhed vil blive eftersendt. - Åben Appendiks A 805021 - Åben Informationssikkerhed - præsentation til møde den 2. 824874 februar 2016 i Hovedudvalget Beslutning i Hovedudvalget den 01-12-2015 vedrørende sikkerhedshåndbog blev udleveret på mødet (bilaget vedlægges om bilag til referatet).
Hovedudvalget, Tirsdag den 02-02-2016 4 Der er aftalt en tidsplan med revisoren. Omkring 15. januar 2016 er første udgave af sikkerhedshåndbogen klar. Punktet sættes på dagsordenen til næstkommende møde i Hovedudvalget. Anni Bagge Jensen, Dorthe Birch Nielsen, Torben Lønberg Orientering fra IT- og digitaliseringschefen taget til efterretning. PowerPoint-præsentation vedlægges som bilag til referatet. 5. Budgetprocessen og tidsplan for budget 2017 og overslagsårene 2018-2020 16/1 00.30.00S00 Åben sag Formanden orienterer om budgetprocessen og tidsplan for budget 2017 og overslagsårene 2018-2020. vil blive eftersendt. - 822112 Åben Budgetprocessen 2017-2020.pdf Beslutning i Områdeudvalg for Ældre den 28-01-2016 Taget til orientering. Solveig Stürüp, Lene Pryds Andersen, Bettina Nielsen, Linda Frederiksen, Marianne Allen, Ulla Nielsen, Jeanette Pedersen Jani Hansen informerede om, at budgetprocessen blev godkendt af Økonomiudvalget på møde den 1. februar 2016. Økonomiudvalget fastsætter endelig fordeling på møde den 7. marts 2016. 6. Budgetseminar 16/22 00.30.10S00 Åben sag
Hovedudvalget, Tirsdag den 02-02-2016 5 Orientering om budgetseminar den 8. februar 2016. Budgetseminaret vil omhandle driften og fælles løsningsmuligheder. 7. Forsøg på MED-området 16/514 81.38.00P08 Åben sag KL og Forhandlingsfællesskabet sætter i de næste år fokus på værdien af den danske model i kommunerne. Dette gøres bl.a. ved at give MED-udvalgene mulighed for at iværksætte forsøg på MED-området. Formålet med forsøgene er at udvikle og afprøve metoder og fremgangsmåder, der øger værdien af MED-samarbejdet. Erfaringerne fra forsøgene vil indgå i KL og Forhandlingsfællesskabets drøftelser af visionen for fremtidens MED-system forud for næste overenskomstforhandlinger. Forsøg kan iværksættes i hele MED-organisationen, dele af MED-organisationen eller i et enkelt MED-udvalg. Forsøgene kan omhandle alle mulige elementer i MED-samarbejdet. Følgende elementer kan f.eks. indgå: Fokus på MED-udvalgenes roller i strategiske processer MED s bidrag til at understøtte den kommunale opgaveløsning til gavn for borgerne Kompetenceudvikling af MED-udvalg Fritagelse af MED-udvalgene for alle obligatoriske opgaver på nær de EUimplementerede vedr. stress og vold/mobning/chikane Andre måder at samarbejde på end det, der er forudsat i MED-rammeaftalen eller i den lokale MED-aftale, idet der dog ikke kan dispenseres fra arbejdsmiljølovgivningens ufravigelige bestemmelser De formelle rammer for samarbejdet i MED-systemet Kommunikation mellem MED-udvalg(ene) og øvrige medarbejder/ledere Der vil i minder omfang være mulighed for at søge om økonomisk støtte til ekstern bistand til forsøgene, f.eks. til procesbistand, evaluering etc. Ansøgning om dispensation fra MED-reglerne eller om økonomisk støtte til forsøg skal indsendes til KL og Forhandlingsfællesskabet af Hovedudvalget. Erfaringer og evaluering af forsøg vil indgå i KL og Forhandlingsfællesskabets drøftelser af visionen for fremtidens MED-system, som finder sted i marts 2017, hvorfor forsøgene skal
Hovedudvalget, Tirsdag den 02-02-2016 6 være afsluttet inden da. KL og Forhandlingsfællesskabet vil i løbet af de næste par år besøge en række kommuner for sammen med MED-udvalg, ledere og tillidsrepræsentanter at drøfte, hvordan den danske model fungerer i praksis, herunder hvilke rammer, der styrker henholdsvis hæmmer det gode samarbejde og hvordan samarbejdet og dialogen mellem ledelsen og medarbejderrepræsentanter skal fungere i fremtiden. Planen er, at 9 kommuner besøges. - Åben Invitation til forsøg på MED-området 817704 - Åben Ansøgning om iværksættelse af kommuneforsøg 817707 vedrørende MED Indstilling Til drøftelse. Hovedudvalget ønsker ikke at benytte tilbuddet om at iværksætte forsøg. 8. Plan for konkrete politikområder 16/580 81.00.00G01 Åben sag Hovedudvalget besluttede i forbindelse med godkendelse af årshjul for 2016, at der i 1. kvartal skal udarbejdes plan for arbejde med konkrete politikområder. Indstilling Drøftelse af plan for arbejdet med konkrete politikområder. Hovedudvalget ønsker, at der sættes fokus på voldspolitik på børn- og ungeområdet. Til næste møde i Hovedudvalget dagsordenssættes politianmeldelser i forbindelse med vold mod ansatte. 9. Udpegning af medarbejderrepræsentanter til ansættelsesudvalg 16/316 81.03.00G01 Åben sag Kommunalbestyrelsen har på møde den 11. januar 2016 besluttet, at der skal ansættes en direktør til asylområdet.
Hovedudvalget, Tirsdag den 02-02-2016 7 Jf. Langeland Kommunes kompetence- og procedureplan for ansættelser skal Hovedudvalget udpege to medarbejderrepræsentanter til ansættelsesudvalget. - 817619 Åben Tidsplan for ansættelse af direktør til asylområdet Indstilling At Hovedudvalget udpeger to medarbejderrepræsentanter til ansættelsesudvalget i forbindelse med ansættelse af direktør til asylområdet. Hovedudvalget udpeger Trine Kristensen (indkvarteringskoordinator) og Torben Bendix Christensen (netværksmedarbejder) som repræsentanter til ansættelsesudvalget. 10. Opslag af stillinger i Langeland Kommune 15/9923 81.02.00A26 Åben sag Medarbejdersiden har i forbindelse med stillingsopslag et ønske om at interne ansøgere indkaldes til samtale. Herved sikres også lov om deltidsansattes adgang til højere timetal. Økonomi og HR udarbejder oplæg vedrørende deltidsansattes adgang til højere timetal til behandling på næstkommende møde i Hovedudvalget. Lederne skal være opmærksomme på, om der er medarbejdere, der ønsker højere timetal, inden stillinger opslås. 11. Tjenestefri til opgaveskrivning i forbindelse med kommunomuddannelsen 15/9856 81.39.10P21 Åben sag Direktionen har på møde den 22. september 2015 godkendt følgende vedrørende tjenestefri til opgaveskrivning i forbindelse med kommunomuddannelsen: Der ydes tjenestefri på eksamensdagen + dagen før, såfremt denne er en arbejdsdag, jf. fravær- og nærværspolitikken. Ved eksamener, hvor opgaver udleveres til forberedelse 24 timer før eksamensafholdelse, ydes ikke yderligere tjenestefrihed. Herudover er der mulighed for at aftale tjenestefri i op til 3 arbejdsdage i forbindelse med afslutningsopgaven.
Hovedudvalget, Tirsdag den 02-02-2016 8 Hvis dele af afslutningsopgaven f.eks. spørgeskema, interview og lignende kan inddrages - og er relevant for afdelingens opgaver, så kan det aftales, at en del af dette arbejde indgår i arbejdstiden. Placering af tjenestefriheden aftales mellem medarbejderen og nærmeste leder og tilrettelægges, så den daglige drift kan varetages bedst muligt. Tjenestefriheden skal aftales så tidligt som muligt. - 817819 Åben ECTS-point Indstilling Til Hovedudvalgets møde den 2. februar 2016: Direktionen foreslår ret til frihed til opgaveskrivning til uddannelser med optjening af minimum 60 ECTS-point. Beslutning i Hovedudvalget den 20-10-2015 Overskriften ændres til tjenestefri til opgaveskrivning, og teksten fungerer som en ramme. Det undersøges, hvilke retningslinjer andre kommuner har for tjenestefri til opgaveskrivning (Faaborg-Midtfyn Kommune og Nordfyns Kommune). Retningslinjer for tjenestefri til opgaveskrivning genoptages på næste møde. Jane Sloth, Kirsten Larsen, Dorthe Birch Nielsen, Torben Lønberg, Jani Hansen Beslutning i Hovedudvalget den 01-12-2015 Jf. beslutning i Direktionen kan der bevilges op til 3 dages frihed til udarbejdelse af afsluttende opgave. Medarbejdersiden ønsker at få rettet teksten til: har ret til 3 dages frihed. Det skal defineres hvilket uddannelsesniveau, der skal være omfattet af reglerne. Drøftes på Lederforum den 10. december 2015. Mie Pedersen deltog ikke i behandlingen af dette punkt. Anni Bagge Jensen, Dorthe Birch Nielsen, Torben Lønberg Udsættes til efter sommerferien. Direktionen udarbejder oplæg til behandling i Hovedudvalget.
Hovedudvalget, Tirsdag den 02-02-2016 9 12. Eventuelt 16/581 81.38.04P35 Åben sag Intet.
Hovedudvalget, Tirsdag den 02-02-2016 10 soversigt Punkt Tilgang Titel nr. 1 Åben 01-12-2015 2 Åben Arbejdsskadestatistik for perioden 1. november 2015 til 5. januar 2016 2 Åben Arbejdsskadestatistik for perioden 1. november 2015 til 5. januar 2016 3 Åben Program for arbejdsmiljødrøftelse 3 Åben Referat arbejdsmiljødrøftelse - PDF 4 Åben Appendiks A 4 Åben Informationssikkerhed - præsentation til møde den 2. februar 2016 i Hovedudvalget 5 Åben Budgetprocessen 2017-2020.pdf 7 Åben Invitation til forsøg på MED-området 7 Åben Ansøgning om iværksættelse af kommuneforsøg vedrørende MED 9 Åben Tidsplan for ansættelse af direktør til asylområdet 11 Åben ECTS-point
Hovedudvalget, Tirsdag den 02-02-2016 11 Underskriftsside Jørgen Christiansen - Formand Rikke E. Hermansen - Medlem Mie Pedersen - Medlem Dorthe Birch Nielsen - Medlem Anni Bagge Jensen - Medlem Susanne Madsen - Medlem Jane Sloth - Medlem Torben Lønberg - Medlem Josephine Hansen - Medlem Jani Hansen - Medlem Kurt Karlsson - Medlem Chirie Laulund-Pedersen - Medlem Lene Pryds Andersen - Medlem Heidi Kieler - Medlem Marianne Sørensen - Medlem Hanne Nielsen - Medlem Gitte Milling - Medlem