ANALYSENOTAT Pris trumfer kvalitet i offentligt indkøb for milliarder

ANALYSENOTAT Pris trumfer kvalitet i offentligt indkøb for milliarder AF CHEFKONSULENT MALTHE MUNKØE, MARKEDSCHEF JAKOB SCHARFF, KONSULENT MALENE JÆPELT OG MAKROØKONOMISK MEDARBEJDER KASPER LUND NØRGAARD Det offentlige køber årligt i varer og services fra private for cirka 285 mia. kroner, og det har en væsentlig betydning for samfundsøkonomien. Den offentlige indkøbspolitik har været gennem en større forandring de sidste 10 år. Der er med forbillede fra private virksomheder gennemført en løbende oprustning og professionalisering af indkøbene i den offentlige sektor. Derved vil det offentlige typisk kunne opnå at få større kvalitet for færre penge. Det er både i det private og i det offentliges interesse, at indkøbsprocesserne foregår så professionelt som muligt. På trods af den offentlige sektors øgede prioritering af indkøbsområdet viser denne analyse - baseret på en rundspørge blandt virksomheder, der handler med det offentlige - at offentlige indkøbsfunktioner mangler kompetencer og ressourcer. Desuden fungerer samarbejdet med de private indkøbere nemmere og mere professionelt end med de offentlige indkøbere. Det offentlige køber årligt varer og services fra private virksomheder for 100 mia. kr. Der er en udbredt oplevelse af, at offentlige indkøbere og de konkrete udbudsprocesser er overdrevent prisfokuserede, mens der er langt mindre fokus på parametre som kvalitet, nytænkning og innovation. Konsekvensen er et dårligere grundlag for at levere gode ydelser og services til borgerne. Alt i alt kan der komme meget bedre kvalitet og værdi ud af det offentliges indkøb hos de private. Analysen er baseret på besvarelser fra 84 virksomheder, der har konkret erfaring med offentlige kunder. Det giver et solidt erfaringsgrundlag. I appendikset er resultaterne vist med tilhørende konfidensintervaller. Således kan læseren selv sætte dem i forhold til den statistiske usikkerhed. Konklusionerne i notatet er alle draget med tanke for den statistisk usikkerhed. Det konkluderes blandt andet at: Analysen dokumenterer utilfredshed med de offentlige indkøbere, og peger på en række forbedringsmuligheder 43 pct. angiver, at offentlige kunder kun i mindre grad eller slet ikke opleves som professionelle og kvalificerede indkøbere. Syv ud af ti virksomheder vurderer, at det offentlige er overdrevent fokuseret på pris snarere end kvalitet, levetid og lignende. Syv ud af ti virksomheder oplever, at det offentlige ikke er særlig opmærksom på innovation og nytænkning ved udbud og indkøb. Hver tredje virksomhed i undersøgelsen er overvejende utilfreds eller meget utilfreds med samarbejdet med offentlige kunder ( business to government ). Meget få virksomheder er omvendt utilfredse med samarbejdet med private kunder ( business to business ). DANSK ERHVERV DANSK ERHVERVS ANALYSENOTAT # 48 / 2016

Godt samarbejde, som bør optimeres Undersøgelsen viser, at virksomhederne samlet set er mere tilfredse med samarbejdet med private kunder end med offentlige kunder. Mens kun 1 pct. af virksomhederne erklærer sig utilfredse med den måde, samarbejdet med private kunder fungerer, er hver tredje virksomhed overvejende eller meget utilfreds med samarbejdet med offentlige kunder. Hver tredje virksomhed er utilfreds med samarbejdet med offentlige kunder Figur 1 Hvor tilfreds er du alt i alt med samarbejdet med dine offentlige/private kunder? (fx åbenhed over for løbende dialog, samarbejdsrelation efter eventuel kontraktindgåelse etc.) 60% 56% Offentlige kunder Private kunder 25% 25% 11% 8% 14% 1% 0% 0% Meget tilfreds Overvejende tilfreds Overvejende utilfreds Meget utilfreds Ved ikke Godt hver anden virksomhed i undersøgelsen vurderer, at samarbejdet med offentlige kunder fungerer dårligere end med private kunder. Kun 8 pct. har angivet, at det fungerer bedre. Det er altså tydeligt, også trods en vis statistisk usikkerhed, at det i mange tilfælde opleves som vanskeligere at samarbejde med offentlige kunder. Figur 2 Oplever I samlet set, at samarbejdet med offentlige kunder er bedre eller dårligere end med private kunder? 35% 46% Ca. halvdelen mener, at samarbejdet med det offentlige er dårligere end med offentlige kunder 8% 11% Bedre Ingen forskel Dårligere Ved ikke DANSK ERHVERV 2

En forklaring på forskellen på tilfredsheden med samarbejdet med offentlige og private kunder skal sikkert findes i forskelle i rammevilkår. Offentlige indkøbere er underlagt en mere omfattende og omfangsrig lovgivning end private virksomheder (udbudsregler, aktindsigtsregler mv.). Den nye udbudslov, der trådte i kraft 1. januar 2016, har dog utvivlsomt været med til at afbureaukratisere offentlige udbudsprocesser. En anden væsentlig forklaring er, at offentlige indkøbere ikke altid bliver set som ligeså professionelle og dygtige som indkøbere hos private kunder. Sammenlagt oplever 43 pct. af virksomhederne i Dansk Erhvervs undersøgelse, at offentlige kunder kun i mindre grad eller slet ikke kan beskrives som professionelle og kvalificerede indkøbere. Sætter man resultatet i forhold til den statistiske usikkerhed og slår i mindre grad og slet ikke sammen svarer det ved et 95 pct. konfidensinterval til, at denne andel med 95 pct. sandsynlighed ligger mellem 33 og 54 pct. Man kan altså rimeligvis konkludere, at det er en temmelig høj andel af virksomhederne, som mener, at offentlige kunder på flere parametre ikke lever op til at være professionelle eller kvalificerede indkøbere. 43 pct. af virksomhederne i undersøgelsen mener ikke, at de offentlige indkøbere er professionelle og kvalificerede Figur 3 I hvilket omfang oplever du alt i alt, at dine offentlige kunder er professionelle og kvalificerede indkøbere (fx udfærdiger kvalificeret udbudsmateriale, har fokus på alle relevante forhold, åbner op for dialog hvis relevant)? 43% 37% 8% 6% 6% I høj grad I nogen grad I mindre grad Slet ikke Ved ikke Dette afspejles også ved, at 39 pct. af virksomhederne i undersøgelsen ligefrem vurderer, at offentlige kunder er dårligere indkøbere end private kunder. Resultaterne peger i retning af, at, at borgerne får dårligere løsninger, fx fordi offentlige indkøbere ikke har tilstrækkelig indsigt i markedets sammensætning. 39% af virksomhederne i undersøgelsen har angivet, at de offentlige kunder er dårligere som indkøbere end private DANSK ERHVERV 3

Figur 4 Oplever I samlet set, at de offentlige kunder er bedre eller dårligere indkøbere end jeres private kunder? 43% 39% 15% 2% Bedre Ingen forskel Dårligere Ved ikke Faktisk er samspillet med det offentlige i mange tilfælde så besværligt, at hver fjerde virksomhed i undersøgelsen ikke ser det som et fokusområde at få flere offentlige kunder. Det er et markant resultat, særligt når man tænker på, at det ligger i de fleste virksomheders dna, at man gerne vil øge sit salg til kunderne og få flere kunder. Hver fjerde virksomhed fravælger ligefrem at have det som fokusområde at øge salget til det offentlige Figur 5 Når du ser samlet på din virksomheds oplevelser med offentlige kunder, hvor enig eller uenig er du i følgende udsagn: Det er ikke et fokusområde for os at få flere offentlige kunder / mere salg til det offentlige, fordi det nogle gange er lidt vanskelige kunder at have med at gøre 46% 20% 24% 4% 6% Helt enig Overvejende enig Overvejende uenig Helt uenig Ved ikke Hvis man spørger til udviklingen over tid, så svarer en fjerdedel af de private leverandører, at de offentlige samarbejdspartnere er blevet bedre indkøbere over tid, men det modsvares af, at ligeså mange vurderer, at offentlige indkøbere er blevet dårligere. Med andre Samlet betragtet er der ikke tegn på, at det offentlige er blevet bedre over tid DANSK ERHVERV 4

ord er der ikke noget som tyder på, at det offentlige for alvor har forbedret sig og styrket sine kompetencer, hvad angår evnen til at agere som en dygtig samarbejdspartner, sparringspartner og indkøber i forhold til erhvervslivet. Figur 6 Når du ser på den tid, din virksomhed har haft offentlige kunder, vil du så sige, at det offentlige er blevet bedre eller dårligere indkøbere over tid (fx udfærdiger kvalificeret udbudsmateriale, har fokus på alle relevante forhold, åbner op for dialog hvis relevant)? 42% 23% 25% 11% Bedre Ingen ændring Dårligere Ved ikke Forbedringspotentiale for de offentlige indkøbere Naturligvis er der forskel på offentlige indkøbere og offentlige organisationer, akkurat som der er forskel mellem brancher i det private og imellem de enkelte virksomheder. Men ser man samlet på erhvervslivets oplevelser, når de handler med det offentlige, udkrystalliserer der sig en række kritikpunkter. Offentlige indkøbere tænker alt for meget på pris og for lidt på kvalitet og totaløkonomi. Det er for så vidt ikke overraskende taget i betragtning af, at hverken stat, regioner eller kommuner har sat konkrete mål for udbredelsen af totaløkonomiske modeller. Omvendt er der klare mål for hvor meget, der skal spares gennem lavere priser. Konsekvensen er typisk, at private virksomheder, der konkurrerer om offentlige kontrakter, må fokusere på at levere billige ydelser samt spare innovation og nytænkning væk for at kunne levere et tilbud til en lav pris. Kvalitet opfattes derimod som et sekundært konkurrenceparameter. Et problem er, at det offentlige har det med kun eller i meget høj grad at se på pris, snarere end kvalitet og samlet levetid mv. DANSK ERHVERV 5

Figur 7 Det offentlige har en tendens til kun eller i meget høj grad at se på pris, i stedet for at medtænke kvalitet og samlet levetid mv. Helt enig 52% Overvejende enig 33% Overvejende uenig 10% Helt uenig 0% Ved ikke 5% - Resultaterne viser også, at offentlige indkøbere mangler viden og de nødvendige ressourcer til fx at sikre, at en udbudsproces forløber godt. Således svarer godt syv ud af ti virksomheder, at offentlige indkøbere mangler viden og ressourcer til at sikre fundamentet for succesfulde resultater. Mange offentlige indkøbere mangler ressourcer og viden Figur 8 I mange tilfælde mangler de offentlige indkøbere den viden og de ressourcer, der skal til for at sikre, at en udbudsproces, rammeaftale mv. forløber godt, og dermed sikrer det offentlige det bedst mulige resultat Helt enig 35% Overvejende enig 37% Overvejende uenig 14% Helt uenig 2% Ved ikke 12% - Mange virksomheder oplever yderligere, at det offentlige typisk er mindre opmærksomme på at få innovation og nytænkning ved køb af løsninger og produkter. Denne konklusion ligger naturligvis i forlængelse af den ovenfor nævnte DANSK ERHVERV 6

problemstilling, nemlig at det offentlige ofte har et for ensidigt fokus på pris ved indkøb. Figur 9 Det offentlige er typisk mindre opmærksom på at få innovation og nytænkning ved køb af produkter eller løsninger Helt enig 27% Det offentlige lægger for lidt vægt på innovation og nytænkning i deres indkøb Overvejende enig 43% Overvejende uenig 19% Helt uenig 2% Ved ikke 8% Samlet set er erhvervslivet ikke imponeret af de offentlige kunder og indkøbere. Det er naturligvis tale om en generel tendens med mange undtagelser, men der er et betydeligt forbedringspotentiale. Ved at forbedre indkøbsfunktionerne kan den offentlige sektor få meget bedre resultater for borgerne og forbedre samarbejdet med de private leverandører. Det kan ikke løses fra den ene dag til den anden. Men det er vigtigt at være opmærksom på, at det offentlige er en vigtig part i at sikre, at offentlige-private samarbejder fungerer hensigtsmæssigt. Professionelle indkøbere med nok ressourcer til at sikre en gennemgående evaluering og dialog med virksomheder om opgaver, såvel som tilstrækkelig opfølgning efterfølgende, er afgørende. En øget professionalisering vil give mere værdi i samarbejdet på tværs af offentlig og privat. DANSK ERHVERV 7

Figur 10 Appendix: 95% konfidensintervaller Hvor tilfreds er du alt i alt med samarbejdet med dine offentlige kunder? Andel i undersøgelsen Lower bound Upper bound Meget tilfreds 10,7% 5,7% 19,1% Overvejende tilfreds 56,0% 45,3% 66,1% Overvejende utilfreds 25,0% 17,0% 35,2% Meget utilfreds 8,3% 4,1% 16,2% Ved ikke 0,0% 0,0% 4,4% Hvor tilfreds er du alt i alt med samarbejdet med dine private kunder? Meget tilfreds 25,0% 17,0% 35,2% Overvejende tilfreds 59,5% 48,8% 69,4% Overvejende utilfreds 1,2% 0,2% 6,4% Meget utilfreds 0,0% 0,0% 4,4% Ved ikke 14,3% 8,4% 23,3% Oplever I samlet set, at samarbejdet med offentlige kunder er bedre eller dårligere end med private kunder? Bedre 8,3% 4,1% 16,2% Ingen forskel 34,5% 25,2% 45,2% Dårligere 46,4% 36,2% 57,0% Ved ikke 10,7% 5,7% 19,1% I hvilket omfang oplever du alt i alt, at dine offentlige kunder er professionelle og kvalificerede indkøbere? I høj grad 8,3% 4,1% 16,2% I nogen grad 42,9% 32,8% 53,5% I mindre grad 36,9% 27,4% 47,6% Slet ikke 6,0% 2,6% 13,2% Ved ikke 6,0% 2,6% 13,2% Oplever I samlet set, at de offentlige kunder er bedre eller dårligere indkøbere end jeres private kunder? Bedre 2,4% 0,7% 8,3% Ingen forskel 42,9% 32,8% 53,5% Dårligere 39,3% 29,5% 50,0% Ved ikke 15,5% 9,3% 24,7% Det er ikke et fokusområde for os at få flere offentlige kunder / mere salg til det offentlige, fordi det nogle gange er lidt vanskelige kunder at have med at gøre? Helt enig 3,6% 1,2% 10,0% Overvejende enig 20,2% 13,0% 30,0% Overvejende uenig 23,8% 16,0% 33,9% Helt uenig 46,4% 36,2% 57,0% Ved ikke 6,0% 2,6% 13,2% Når du ser på den tid, din virksomhed har haft offentlige kunder, vil du så sige at det offentlige er blevet bedre eller dårligere indkøbere over tid? Bedre 22,6% 15,0% 32,6% Ingen ændring 41,7% 31,7% 52,3% Dårligere 25,0% 17,0% 35,2% Ved ikke 10,7% 5,7% 19,1% DANSK ERHVERV 8

Det offentlige har en tendens til kun eller i meget høj grad at se på pris, i stedet for at medtænke kvalitet og samlet levetid mv.? Andel i undersøgelsen Lower bound Upper bound Helt enig 52,4% 41,8% 62,7% Overvejende enig 33,3% 24,2% 43,9% Overvejende uenig 9,5% 4,9% 17,7% Helt uenig 0,0% 0,0% 4,4% Ved ikke 4,8% 1,9% 11,6% I mange tilfælde mangler de offentlige indkøbere den viden og de ressourcer der skal til for at sikre at en udbudsproces, rammeaftale mv. forløber godt, og dermed sikrer det offentlige det bedst mulige resultat? Helt enig 34,5% 25,2% 45,2% Overvejende enig 36,9% 27,4% 47,6% Overvejende uenig 14,3% 8,4% 23,3% Helt uenig 2,4% 0,7% 8,3% Ved ikke 11,9% 6,6% 20,5% Det offentlige er typisk mindre opmærksom på at få innovation og nytænkning ved køb af produkter eller løsninger? Helt enig 27,4% 19,0% 37,7% Overvejende enig 42,9% 32,8% 53,5% Overvejende uenig 19,0% 12,1% 28,7% Helt uenig 2,4% 0,7% 8,3% Ved ikke 8,3% 4,1% 16,2% Anm.: Konfidensintervaller udregnet efter Wilsons metode DANSK ERHVERV 9

OM DETTE NOTAT De offentlige indkøbere skal være bedre og mere professionelle er Dansk Erhvervs analysenotat nummer 48 i 2016. Redaktionen er afsluttet den 21. november 2016. OM DANSK ERHVERVS ANALYSENOTATER Dansk Erhverv udarbejder løbende analyser, som samles i analysenotater. Ambitionen er at udgøre et kvalificeret og anvendeligt beslutningsgrundlag i forhold til væsentlige, aktuelle udfordringer på alle områder, som har betydning for dansk erhvervsliv og den samfundsøkonomiske udvikling. Det er tilladt at citere fra Dansk Erhvervs analysenotater med tydelig henvisning til Dansk Erhverv. KVALITETSSIKRING Troværdigheden af tal og analyser fra Dansk Erhverv er afgørende. Dansk Erhverv gennemfører egne spørgeskemaundersøgelser i overensstemmelse med de internationalt anerkendte guidelines i ICC/ESOMAR, og alle analyser og beregninger gennemgår en kvalitetssikring. KONTAKT Henvendelser angående analysen kan ske til chefkonsulent Malthe Munkøe på mmm@danskerhverv.dk eller tlf. 3374 6510. Henvendelser angående offentlig-privat samarbejde mv. kan ske til markedschef Jakob Scharff på jsc@danskerhverv.dk eller tlf. 3374 6404. i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen: Status for Konkurrenceudsættelse, december 2015 DANSK ERHVERV DANSK ERHVERVS ANALYSENOTAT # 48 / 2016