Tilbudsindhentning uden grænseoverskridende interesse På Glatførebekæmpelse Rute A4 For Kolding Kommune Juli 2016
Indholdsfortegnelse 1. Generel beskrivelse af tilbudsindhentningen... 4 1.1 Tidsplan... 4 1.2 Aftaleindgåelse... 4 1.3 Meddelelse om resultat... 5 2. Betingelser for tilbudsindhentningen... 6 2.1 Tilbudsfrist og formkrav... 6 2.2 Spørgsmål til tilbudsindhentningen... 6 2.3 Vedståelsesfrist for tilbud... 7 3. Kravspecifikation... 8 3.1 Udbuddet omfatter... 8 3.2 Generelt... 8 3.3 Almene vilkår... 8 3.4 Opgavens karakter... 9 3.5 Opgavens omfang... 9 3.6 Ændring i opgaven... 9 3.7 Tilstræbt kvalitet... 9 3.8 Orienteringsmøder og instruktion... 10 3.9 Organisation... 10 3.10 Kolding Kommunes materiel... 10 3.11 Materialer... 11 3.12 Tilbudsgivers ydelser... 11 4. Rammeaftale... 15 1 Parterne... 15 2 Aftalegrundlag... 15 3 Rammeaftalens omfang... 15 4 Aftaleperiode... 15 5 Kontakt mellem parterne... 15 6 Bestilling af glatførebekæmpelse... 16 7 Fakturering... 16 8 Priser... 16 9 Prisregulering... 16 10 Betalingsbetingelser... 16 11 Bonusudbetaling til tredjemand... 16 12 Underleverandører... 16 13 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer... 16 14 Tredjemandsrettigheder... 16 15 Forsinkelse... 17 16 Mangler... 17 17 Konkurs m.v.... 17 18 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure... 17 19 Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen... 18 20 Aftaleændringer... 18 21 Lovvalg og afgørelse af tvister... 18 22 Offentlige påbud... 18 23 Miljø... 19 24 Etik og socialt ansvar... 19 25 Underskrift... 19 Bilag Bilag 1 ERKLÆRING om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige... 20 Bilag 2 Virksomhedsoplysninger... 21 Bilag 3 - Referenceliste... 22 2
Bilag 4 Opfyldelse af kravspecifikation... 23 Bilag 5 Arbejdsklausul... 24 Bilag 6 - Forhåndstilsagn om forsikring af Kolding Kommunes materiel... 25 Bilag 7 - Instruks for glatførebekæmpelse, snerydning og kombikørsel... 26 Bilag 8 - Tilbudsliste for rute A4.... 27 Bilag 9 - Ruteplan for rute A4... 28 Bilag 10 - Vinterregulativ for Kolding Kommune... 29 3
1. Generel beskrivelse af tilbudsindhentningen Som en tilbudsindhentning under tærskelværdien uden klar grænseoverskridende interesse (efterfølgende kaldet tilbudsindhentningen) i henhold til lov nr. 1564 af 15. december 2015 om udbud (udbudsloven) 193, indhenter Kolding Kommune tilbud på glatførebekæmpelse. Indtil underskrift af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende tilbudsindhentningen af Indkøbsafdelingen. Tilbudsindhentningen vedrører glatførebekæmpelse, dvs. snerydning og saltspredning på rute A4 i Kolding Kommune. Rute A4 dækker 46,9 km kørebaner, buslommer m.m. og fremgår af bilag 9. Arbejdet udbydes for perioden 15. oktober 2016 til 15. april 2018. Kolding Kommune forpligter sig ikke ud over sit faktuelle behov. Kravene til de af tilbudsindhentningens omfattede ydelser fremgår af afsnit 3. 1.1 Tidsplan Nedenstående er en vejledning til tidsplanen for tilbudsindhentningen. Det skal understreges, at tidsplanen alene er vejledende og at der kan forekomme afvigelser i forhold hertil. Annoncering af materiale 1. juli 2016 Der besvares ikke spørgsmål modtaget efter 15. juli 2016 Sidste frist for modtagelse af tilbud 25. juli 2016 Forventet tilbudsvurdering/ beslutning om leverandørvalg 29. juli 2016 Forventet aftalestart 15. oktober 2016 1.2 Aftaleindgåelse Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver den for Kolding Kommune laveste pris, og som i øvrigt opfylder de stillede krav og er fundet egnet til opgaven. Vurderingen vil blive foretaget ud fra en summering af priserne på tilbudslisten, jf. bilag 8. I tilfælde af tilbudsgivers tildeling af rammeaftalen indgås det i afsnit 4 vedlagte udkast til rammeaftale. Rammeaftalen regulerer vilkårene i aftaleperioden og er en integreret del af tilbudsindhentningen. Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Den udfyldes af Kolding Kommune i tilfælde af en aftaleindgåelse. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved Kolding Kommune i den udbudte aftaleperiode. 4
1.3 Meddelelse om resultat Alle tilbudsgivere vil samtidig pr. mail blive orienteret om resultatet af tilbudsindhentningen. Tildeling af rammeaftale er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter. 5
2. Betingelser for tilbudsindhentningen 2.1 Tilbudsfrist og formkrav Tilbuddet skal være Kolding Kommune i hænde senest d. 25. juli 2016 kl. 12.00. Tilbuddet skal sendes til indkoeb@kolding.dk. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet er udfyldt korrekt og når rettidigt frem. Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt og være mærket: Tilbud Rute A4 Glatførebekæmpelse. Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Tilbud samt al kommunikation i tilbudsindhentnings- og aftaleperioden skal være på dansk. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Kolding Kommunes ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Tilbuddet skal bestå af følgende dokumenter: Bilag 1 Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Det er et krav at tilbudsgiver ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Bilag 2 Virksomhedsoplysninger. Det er et krav at der er positiv egenkapital, samt at det skønnes, at tilbudsgivers økonomiske formåen i øvrigt ikke giver anledning til tvivl om, at opgaven kan løftes. Såfremt tilbudsgivers virksomhed er blevet etableret inden for de seneste 3 år og dermed ikke kan udfylde bilag 2 vedr. omsætning, egenkapital mv., skal anden relevant og egnet dokumentation fremsendes - f.eks. revisorerklæring vedrørende tilbudsgivers kapitalforhold. Bilag 3 Referenceliste. Det er et krav at der er min. 2 sammenlignelige referencer der max er 5 år gamle. Bilag 4 Opfyldelse af kravsspecifikation. Bilag 5 Arbejdsklausul. Bilag 6 Forhåndstilsagn om forsikring af Kolding Kommunes materiel. Bilag 8 - Tilbudsliste for rute A4. Alle bilag skal påføres firmanavn. Kolding Kommune forbeholder sig ret til forkaste alle de afgivne tilbud. 2.2 Spørgsmål til tilbudsindhentningen Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til materialet og helst så tidligt som muligt i forløbet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende tilbudsindhentningen skal stilles skriftligt og sendes til adressen: indkoeb@kolding.dk, med emnet: "Spørgsmål Tilbudsindhentning på glatførebekæmpelse rute A4 senest den 15. juli 2016. Spørgsmål modtaget efter denne frist besvares ikke. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, blive offentliggjort på www.kolding.dk under Aktuelle Udbud. 6
2.3 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til den 1. oktober 2016. Vedståelsesfristen ophører ikke før endelig aftale er underskrevet med vindende tilbudsgiver. 7
3. Kravspecifikation 3.1 Udbuddet omfatter Glatførebekæmpelsen omfatter salt og lagespredning samt snerydning på 46,9 km kørebaner, buslommer, m.m. på rute A4. Rutens beliggenhed er anført på ruteplanen, jf. bilag 9. Kolding Kommune leverer salt og lage samt stiller saltspreder og sneplov til rådighed for lastbilen. Tilbudsgiver skal selv stille med lastbil inklusiv monteringsbeslag, for montering af Kolding Kommunes udstyr. Glatførebekæmpelsens omfang er afhængigt af vejret. I en gennemsnitlig vinter kan der forventes: 80 udkald til saltning på kørebaner. 15 udkald til snerydning/kombikørsel på kørebaner. Tilbudsgiver skal i sit tilbud anføre omfanget af mandskab og materiel, der tilbydes til løsning af opgaven indenfor den fastsatte tid. Glatførebekæmpelsen skal kunne udføres på alle tider af døgnet. 3.2 Generelt For at kunne få overdraget opgaven, skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen dokumentere sin ret til at udføre erhvervet, samt sin tekniske formåen. Dette skal ske ved: At anføre Færdselsstyrelsens ID-nummer samt antal "Tilladelser til godskørsel" på bilag 2 Virksomhedsoplysninger. ID-nummer skal anføres for såvel hovedentreprenør som evt. underentreprenører. Dokumentation for materiellets egnethed til den tilbudte opgave (enten kopi af registreringspapirer, eller matrice med information om de enkelte køretøjer der benyttes til opgaven, herunder at lastbil er forsynet med mindst EURO-5 motor eller bedre. Nyindkøbte lastbiler skal minimum være EURO-6 motor). Dokumentation for personalets uddannelse og erfaring (CV for chauffører). Erklæring om, at der som drivmiddel til lastbiler benyttes dieselolie med et svovlindhold på maksimalt 50 mg/kg (miljødiesel) (f.eks. kopi af virksomhedens indkøbsaftale på brændstof). Skønner Kolding Kommune, at ovenstående giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte opgaven, forbeholder Kolding Kommune sig retten til at afvise tilbudsgiver. 3.3 Almene vilkår Nedenstående krav gælder for glatførebekæmpelse udført med lastbil på rute A4 for Kolding Kommune. Kravene suppleres med Instruks for glatførebekæmpelse, snerydning og kombikørsel, jf. bilag 7. 8
3.4 Opgavens karakter Glatførebekæmpelsen har i høj grad offentlighedens bevågenhed, da den skal medvirke til at skabe fremkommelighed og sikkerhed på veje, cykelstier og fortov under ringe vejrforhold. Ved rigtigt udført glatførebekæmpelse skal det så vidt muligt undgås, at der: Efterlades snevolde ved vejtilslutninger og fodgængerfelter mv. Sker tilsprøjtning af fodgængere, cyklister, biler og ejendomme m.m., med sne fra plove. Udspredes salt på steder, hvor der ikke må saltes. Berettiget kritik skal begrænses ved, at arbejdet udføres efter de aftalte retningslinjer, og at alle parter optræder venligt og hensynsfuldt. 3.5 Opgavens omfang Saltning er fastlagt på en rute der køres af én lastbil med kombispreder. Snerydning gennemføres normalt med 1 lastbil pr. snerydningsrute. Snerydning kan dog også gennemføres uafhængigt af den fastlagte rute, fx kan der ved ekstremt vejr være behov for at køre kolonnekørsel, hvor der samarbejdes med andre leverandører om rydning af ruten. Kombineret snerydning og saltning vil kunne finde sted ved snefald eller ved oprydning efter snefald/snefygning. Ruten for saltning samt snerydning er vist på ruteplan jf. bilag 9, og er 46,9 km. Særlige krav til køretøjets lasteevne, højde eller bredde, betinget af rutens pladsforhold, vil fremgå af afsnit 3.12.6 Materiel. 3.6 Ændring i opgaven Kolding Kommune kan i aftaleperioden reducere eller udvide udstrækningen af opgaven mod regulering af de aftalte enhedspriser som beskrevet i rammeaftalens 9. Tilbudsgiver skal acceptere, at Kolding Kommune ved glatførebekæmpelse lader en anden udføre arbejde i områder omfattet af denne tilbudsindhentning. Dette kan ske uden erstatning til tilbudsgiver. Dette kan bl.a. være ved ekstremt vejr, og der er behov for kolonnekørsel. 3.7 Tilstræbt kvalitet Saltning og snerydning på kørebaner tilstræbes udført i kvalitet og tid som beskrevet i det til en hver tid gældende Vinterregulativ for Kolding Kommune, jf. bilag 10. Kolding Kommunes vejnet er opdelt i fire vejklasser, A, B, C og D og defineres som følgende: A - veje er større indfalds- og omfartsveje samt veje med højest prioriteret kollektiv trafik. B - veje er veje med betydning for gennemkørende og/eller kollektiv trafik, afgørende betydning for lokal trafik. C - veje er lokalveje og pladser som har mindre betydning for afvikling af trafikken, f.eks. boligveje. D veje er lokale veje til enkelte husstande og/eller mindre boligveje. På A - veje er servicemålet at vejene tilstræbes holdt farbare uden væsentlige gener på alle tider af døgnet, ved at: 9
Glatførebekæmpelse som udgangspunkt foretages ved præventiv saltning Snerydning igangsættes ved drivedannelse eller inden der falder op til 5 cm jævnt lag. Den udbudte opgave er på A veje. 3.8 Orienteringsmøder og instruktion Kolding Kommune afholder hvert år inden beredskabsperiodens start ét informationsmøde. Herudover gives instruktion hhv. afholdes instruktionsmøder om hver enkelt rute. Der gennemføres testudkald og prøvekørsel i uge 41. Yderligere møder vil blive afholdt i det omfang Kolding Kommune konstaterer behov herfor. Der gennemføres testudkald og prøvekørsel i uge 41. Tilbudsgiver og hans chauffører skal deltage i disse møder. 3.9 Organisation Kolding Kommune opretholder døgnet rundt i hele vinterperioden et vagtberedskab, hvis hovedformål er at gøre det muligt at sætte ind med glatførebekæmpelse i rette tid. Beredskabet ledes af vintervagten, som træffer beslutning om iværksættelse af enhver glatførebekæmpelse og fastlægger de overordnede rammer for indsatsen. Vintervagten har ledelsen af alle aktiviteter i marken og er Kolding Kommunes repræsentant overfor tilbudsgiver både under planlægning af arbejdet, i forbindelse med udkald og under arbejdets udførelse. Ved snevejr er beredskabet udvidet og bemandet med en tilsynsførende. Tilbudsgiver og hans chauffører vil i denne situation også modtage instrukser via tilsynet. Vintercentralen er beliggende på adressen: Materialegården Smedegade 10 6000 Kolding 3.10 Kolding Kommunes materiel Kolding Kommune stiller følgende materiel til rådighed for tilbudsgiver: Til saltning/lagespredning: Kombispreder med befugtningsanlæg med elektronisk styring af spredebredde og spredesymmetri, rutenavigation og GPS. Styreboks skal tilsluttes el-stik på lastbilen. Sprederen forsynes med "kraft" fra egen spreders kørehjul. Til snerydning: Sneplov til montering på DIN-ramme i henhold til DIN 76060 1983-08. El-hydraulisk løft er monteret på sneplov, og skal tilsluttes lastbilens el-system. Til kombineret snerydning og saltning: 10
Kombispreder med befugtningsanlæg og elektronisk GPS-styring af spredebredde og spredesymmetri, rutenavigation og GPS. Styreboks skal tilsluttes el-stik på lastbilen. Sprederen forsynes med "kraft" fra sprederens kørehjul. Sneplov til montering på DIN-ramme i henhold til DIN 76060 1983-08 El-hydraulisk løft er monteret på sneplov, og skal tilsluttes lastbilens el-system. Detaljerede oplysninger om størrelse mv. af det enkelte materiel vil fremgå af afsnit 3.12.6 Materiel. En del af materiellet vil være forsynet med dataopsamlings- og GPS-udstyr til registrering af arbejdets korrekte gennemførelse. Kolding kommunes materiel må kun anvendes til opgaver omfattet af nærværende tilbudsindhentning. Materiellet skal mellem udkaldene stå på Kolding Kommunes materiel plads. Kolding kommunes materiel- og materialeplads og værksted er beliggende på: Materialegården Smedegade 10 6000 Kolding Tilbudsgiver skal renholde, saltspreder og sneplov inden den stilles på pladsen jf. bilag 7 Instruks for glatførebekæmpelse, snerydning og kombikørsel. Kolding kommune gennemfører systematisk smøring og vedligehold af saltsprederen og sneplov, mens det står på den aftalte plads. Kolding Kommunes materiel skal i alle henseender monteres og behandles korrekt af tilbudsgiver og skal efter beredskabsperiodens afslutning afleveres i samme stand, som det er modtaget (bortset fra normal slitage). 3.11 Materialer Kolding kommune leverer salt, saltlage, og plovskær. Alle materialer hentes på Kolding Kommunes materiel-pladser, jf. punkt 3.10 Kolding Kommunes materiel. 3.12 Tilbudsgivers ydelser 3.12.1 Planlægning Tilbudsgiver skal inden den første beredskabsperiodes start gennemgå ruten og sammen med Kolding Kommune tilrettelægge en standardgennemkørsel, der sikrer, at de vigtigste veje bliver behandlet først og at tomkørsel minimeres. Ruten omfatter såvel egentlige kørebaner som svingbaner, rundkørsler, vejtilslutninger, kantbaner, pladser, buslommer o.l. Gennemgangen vil blive lagt til grund for den standardrutebeskrivelse, som efterfølgende udarbejdes af Kolding Kommune, og som tjener som supplement til rutekortet, og som grundlag for arbejdets rigtige udførelse. Tilbudsgiver skal hvert år til den 1. september, inden beredskabsperiodens start, opdatere skemaer om lastbil og chauffører således, at ændringer i materiel og uddannelse af personale kan være klar i god tid inden Kolding Kommunes besigtigelse. Tilbudsgiver skal til Kolding Kommunes grønne regnskab oplyse om lastbilens gennemsnitlige forbrug af brændstof ved saltning og snerydning. 11
3.12.2 Ledelse Tilbudsgiver skal meddele Kolding Kommune, hvem der til hver en tid er chauffør på lastbilen. Tilbudsgiver udleverer ved beredskabsperiodens start et vagtskema for den kommende vintersæson. Arbejdet gennemføres af chaufføren, som under indsatsen arbejder under instruktion fra og træffer eventuelle aftaler med vintervagten om arbejdets gennemførelse. Hvor snerydning gennemføres som kolonnekørsel aftales det med vintervagten, hvilken chauffør der er kolonneleder. Kolonnelederen har herefter kontakten med vintervagten hhv. tilsynet. 3.12.3 Beredskab Tilbudsgiver skal i hele beredskabsperioden som strækker sig fra 15. oktober til 15. april det efterfølgende år være at træffe på ét telefonnummer. Telefonnummeret meddeles skriftligt til Kolding Kommune senest 30 dage før beredskabsperiodens start. Der må ikke benyttes telefonsvarer, personsøger eller lignende. Ved ændring af telefonnummer skal dette øjeblikkeligt skriftligt meddeles til vintervagten og Kolding kommune. 3.12.4 Udkald Vintervagten udkalder tilbudsgiver pr. telefon vha. gruppeopkald fra computerprogrammet Vinterman. Udkaldet kan finde sted på ethvert tidspunkt på døgnet, også på lørdage samt sønog helligdage. Chaufføren skal møde på Kolding kommunes materiel plads klar til at montere materiel senest 45 min. efter udkald. Materiel skal monteres og materialer påfyldes hurtigst muligt og uden ugrundet ophold. Såfremt tidskrav undtagelsesvist ikke kan overholdes, skal tilbudsgiver straks underrette vintervagten, således at anden aftale kan træffes. Arbejdet skal kunne gennemføres uafbrudt dag og nat. Tilbudsgiver skal sikre afløsning af chaufføren, så arbejdsmiljølovens bestemmelser om hvileperioder overholdes. Dette gælder uanset om chaufføren, evt. som arbejdsgiver eller hørende til arbejdsgiverens husstand, ikke er omfattet af loven. Udkaldet samt arbejdets omfang bliver registreret af vintervagten i Vinterman. 3.12.5 Personale Tilbudsgiver skal til hver lastbil råde over mindst 2 veluddannede chauffører. Tilbudsgivers chauffører skal være uddannede til og fortrolige med udførelsen af de aftalte arbejdsopgaver. Alle chauffører skal have gennemgået AMU-kurset "Grunduddannelse i vintertjeneste på veje, stier og fortove". Mindst én chauffør pr. rute skal have erfaring fra tidligere vintertjeneste. Chauffører til glatførebekæmpelse og kombikørsel skal yderligere have gennemgået AMUkurset "Fugtsaltspredning med lastbil" eller "Lagespredning med lastbil" inden beredskabsperiodens start. Chauffører til snerydning samt kombikørsel skal have gennemgået AMU-kurset "Snerydning med lastbil med plov" inden beredskabsperiodens start. 12
Chauffører, der har været fast chauffør på en snerydningsrute hhv. glatførebekæmpelsesrute de seneste tre år kan undtages fra uddannelseskravet for den relevante arbejdsopgave, såfremt de overfor Kolding Kommune kan dokumentere en tilsvarende viden og kunnen. Chauffører skal være udstyret med det fornødne værktøj og sikkerhedsudstyr. Chaufføren skal under arbejdet være iført fluorescerende arbejdstøj (gult, orange eller rødt) med reflekser i henhold til DS/EN 471 klasse 3 beklædning. Der skal ligeledes enten være tydeligt firmanavn på tøjet ellers skal chaufføren bære synligt idkort. Chaufføren skal optræde hensynsfuldt overfor trafikanter og andre borgere og skal med hensyn til arbejdets udførelse rette sig efter vintervagtens anvisninger. Chaufføren skal kunne kommunikere med vintervagten på et forståeligt dansk. Chaufføren skal på materiel-pladsen være behjælpelig med hhv. selv udføre læsning af salt og saltlage samt montering af plov. Chaufføren skal under reparation/vedligehold af Kolding Kommunes materiel være behjælpelig og kunne gå til hånde på værkstedet, såfremt der ikke træffes anden aftale med værkstedslederen. 3.12.6 Materiel Tilbudsgiver skal levere 1 lastbil pr. rute. Det står tilbudsgiver frit for, at anvende flere lastbiler til ruten, således tilbudsgiver kan anvende forskellige lastbiler pr. gang, forudsat de er godkendt til opgaven af Kolding Kommune. Lastbilerne skal af miljøhensyn være forsynet med EURO 5 norm eller højere. Lastbilerne skal være i god mekanisk stand og velegnet til at udføre det aftalte arbejde. Lastbiler skal med fyldt saltspreder hhv. ballast og sneplov overholde det tilladte akseltryk og totalvægt for det specifikke køretøj. Det er i flg. færdselsloven, til en hver tid, førens ansvar, at køretøjets tilladte lastevne og totalvægt overholdes. Kolding Kommune afviser lastbiler, der ikke opfylder disse krav. Tilbudsgiver må kun i nedbrudssituationer udføre den udbudte opgave med andet end det godkendte materiel. Vintervagten skal orienteres inden andet materiel indsættes. Lastbilen til saltspredning skal have en lasteevne så den lovligt kan klare sprederens maximale afsætningsvægt på 17 tons og være forsynet med trækbeslag og tiplad samt med særskilt stikdåse til elforsyning af sprederens styresystem (24 V/16 AMP.). Lastbilen til saltspredning skal have gul afmærkningslygte (rotorblink, løbelys, flash, e.l.) jf. vejregler for afmærkning af vejarbejder m.m. Til styring af saltspreder skal der være tacho-udtag på speedometeret hhv. fartskriveren med min. 3.000 impulser/km. Lastbilen til snerydning skal ved snerydning have en totalvægt på min. 24 tons, beregnet som summen af egenvægt og ballast. Lastbilen skal være forsynet med DIN-ramme, jf. DIN 76060: 1983-08, til sneplov. Vores nuværende sneplove er af mærket Villeton VSH 32/12 og har en egenvægt på 1.000 kg. Lastbilen skal være forsynet med strømudtag til Kolding Kommunes el-hydrauliske løft. 13
Lastbilen til snerydning skal være forsynet med ekstralygter, som anført i seneste udgave af "Detailforskrifter for køretøjer 2014" samt gul afmærkningslygte (rotorblink, løbelys, flash e.l.) jf. vejregler for afmærkning af vejarbejder m.m. Chaufføren skal være i besiddelse af en mobiltelefon, som skal være tændt og kunne høres under indsats. Mobiltelefonnummeret skal oplyses til vintervagten og være det samme hver gang. Ved permanent ændring af telefonnummer, skal dette øjeblikkeligt skriftligt meddeles vintervagten. Lastbilens fartskriver skal under al kørsel være forsynet med diagramark/førekort, således at dette kan indgå i Kolding Kommunes evt. kontrol. 3.12.7 Kontrol og dokumentation Tilbudsgivers kontrol: Tilbudsgiver skal selv føre kvalitetskontrol med det udførte arbejde, herunder at: arbejdet igangsættes indenfor den fastsatte tidsfrist opgaven behandles i henhold til ruteplan, rutebeskrivelse og instruks materiel behandles, renholdes m.m. i henhold til "Sikkerheds- og betjeningsinstruks for materiellet". kørehastigheden tilpasses forholdene og må for saltning og lagespredning aldrig overstige 60 km/t. spredebredden, -mængden og -symmetrien overholdes ved salt-/lagespredning. sneplov har den rette højde og tryk mod kørebanen, så mest mulig sne fjernes, samt at skær udskiftes ved behov. Kolding Kommunes kontrol: Vintervagten og Kolding Kommunes tilsyn registrerer tidspunkt for arbejdets påbegyndelse og afslutning. Endvidere kontrolleres stikprøvevis arbejdets kvalitet, og at det er udført i henhold til de trufne aftaler. Hvis dette ikke er tilfældet skal tilbudsgiver straks - efter ordre fra vintervagten - afhjælpe de påpegede mangler. Data fra saltsprederens styreboks overføres løbende hhv. efter hver kørsel til Vinterman. Dette sker på vintervagtens kontor. 14
4. Rammeaftale 1 Parterne Nærværende rammeaftale er indgået mellem ORDREGIVER Kolding Kommune By og Udviklingsforvaltningen Nytorv 11 6000 Kolding og AFTALEHAVER [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] 2 Aftalegrundlag Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til tilbudsindhentning under tærskelværdien uden grænseoverskridende interesse med tilbudsfrist d.25. juli 2016 kl. 12.00. Rammeaftalen beskriver Kolding Kommunes og Aftalehavers forpligtigelser og rettigheder. Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Rammeaftale mellem Aftalehaver og Kolding Kommune B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar. C. Materiale til tilbudsindhentning med bilag fra Kolding Kommune af [mm.åååå] D. Aftalehavers tilbud af [dd.mm.åååå]. Aftalehavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende rammeaftale. 3 Rammeaftalens omfang Aftalehaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalens nævnte ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Kolding Kommune er ikke forpligtiget udover sit behov. 4 Aftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den 15. oktober 2016 til den 15 april 2018. Rammeaftalen har et gensidig opsigelsesvarsel på 6 måneder for begge parter. Kolding Kommune er ligeledes berettiget til at opsige rammeaftalen med 3 måneders varsel, såfremt en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af rammeaftalen annulleres eller erklæres for uden virkning. Kolding Kommune er i den forbindelse ikke ansvarlig for driftstab eller andet indirekte tab i den resterende aftaleperiode. Kolding Kommunes ret til at opsige gælder uanset, at afgørelsen/dommen ankes. 5 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem Aftalehaver og Kolding Kommune. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 15
måneder fra rammeaftalens ikrafttræden. Hver part er forpligtet til deltagelse i møder i denne forbindelse. 6 Bestilling af glatførebekæmpelse Udkald sker fra Vintermans udkaldsrobot eller telefonisk af vintervagten. Ved udkald meddeler Vintermans udkaldsrobot, hvor meget salt der skal spredes. 7 Fakturering Vintervagten fremsender hver fredag fakturaforslag på baggrund af elektronisk data fra GPSdata i Vinterman. 8 Priser For bestillinger foretaget i henhold til rammeaftalen gælder de i Aftalehavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. 9 Prisregulering Priserne er faste i hele aftaleperioden. Ved Kolding Kommunes ændring af en rutes udstrækning/omfang vil enhedsprisen blive reguleret forholdsmæssigt i forhold til rutens totale længde. Der reguleres ikke for ændringer på mindre end +/- 3%. 10 Betalingsbetingelser Netto 30 dage efter afsendelse af korrekt elektronisk faktura. 11 Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne rammeaftale med Kolding Kommune må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Kolding Kommune til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 12 Underleverandører Såfremt Aftalehaver anvender underleverandører til opfyldelsen af rammeaftalen, garanterer Aftalehaver for opfyldelsen af rammeaftalen i samme omfang, som hvis Aftalehaver selv havde udført ydelsen. Såfremt Aftalehaver agter at anvende underleverandører til selve udførelsen af den udbudte ydelse, opfordrer Kolding Kommune til, at navne på den eller disse juridiske personer angives i tilbuddet. 13 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Aftalehavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne rammeaftale kan hverken helt eller delvist overlades til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig samtykke med Kolding Kommune. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger Kolding Kommune til at hæve rammeaftalen. 14 Tredjemandsrettigheder Aftalehaver indestår for, at Aftalehavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Aftalehaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde Kolding Kommune skadesløs. 16
Hvis tredjemands rettigheder hindrer Aftalehavers opfyldelse af rammeaftalen i et omfang, som er væsentligt for Kolding Kommune, er Kolding Kommune berettiget til skriftligt at hæve rammeaftalen med omgående virkning, og Aftalehaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Kolding Kommune lider som følge af denne ophævelse. 15 Forsinkelse Kolding Kommune anser enhver forsinkelse som væsentlig. Ved Aftalehavers overskridelse af tidsfrister betales bod pr. køretøj, der ikke overholder tidsfristerne. Der betales bod for overskridelse af udkaldsfrist pr. gang. - 3-45 min. 0 kr. - Ved forsinkelser akkumuleres tiden pr. mdr. Dvs. hvis summen i løbet af en måned overskrider 45 min. tildeles nedenstående bod. Summen nulstilles hver måned til den 1. - 46 90 min. 5.000 kr. - Over 91 min. = udeblivelse 10.000 kr. 16 Mangler Aftalehaver er ansvarlig for mangler ved de af rammeaftalens omfattede ydelser efter dansk rets almindelige regler. Aftalehaver afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Hvis Aftalehaver tilkaldes til afhjælpning af fejl og mangler, der skyldes forhold, for hvilke Kolding Kommune bærer risikoen, afholder Kolding Kommune alle omkostninger. Undlader Aftalehaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning, er Kolding Kommune berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for Aftalehavers regning. Aftalehaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler. Hvis leverede ydelser gentagne gange er mangelfulde, eller hvis Aftalehaver gentagne gange undlader at foretage afhjælpning, er Kolding Kommune berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve rammeaftalen helt eller delvist med omgående virkning. Aftalehaver vil herefter være erstatningsansvarlig for de tab, Kolding Kommune lider som følge af denne ophævelse. 17 Konkurs m.v. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver Kolding Kommune begrundet mistanke om, at Aftalehaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse over for Kolding Kommune i aftaleperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige Kolding Kommune til omgående at ophæve rammeaftalen. Såfremt boet har ret til at indtræde i rammeaftalen i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 18 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for Aftalehavers opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). 17
Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra Aftalehavers side for at kunne genoptage leveringen. 19 Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Nærværende rammeaftale er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele rammeaftalen i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Udtalelser til pressen, der vedrører enten rammeaftalen eller den anden aftalepart, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages. Rammeaftalen vil blive gjort tilgængelig for Kolding Kommunes medarbejdere i Kolding Kommunes indkøbssystem. Aftalehaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne rammeaftales indhold. Dette gælder også efter rammeaftalens udløb. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Kolding Kommune til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 20 Aftaleændringer Nærværende rammeaftale, herunder bilag til rammeaftalen, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Kolding Kommune og Aftalehaver. Indførte ændringer, må ikke forrykke tilbudsindhentningsgrundlaget væsentligt, og skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter. 21 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende rammeaftale er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Kolding Kommunes retskreds. 22 Offentlige påbud Aftalehaver er forpligtet til at overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen som i aftaleperioden. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Kolding Kommune til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 18
23 Miljø Aftalehaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende rammeaftale opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. På forlangende skal Aftalehaver fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at Kolding Kommune kan foretage en miljøvurdering af produktet. Aftalehavers udgifter i den forbindelse er Kolding Kommune uvedkommende. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Kolding Kommune til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 24 Etik og socialt ansvar Kolding Kommune forudsætter, at Aftalehaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILOkonventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Arbejdsklausuler i offentlige kontrakter (ILO konvention nr. 94) Bilag 5 skal underskrives. Det forudsættes endvidere, at Aftalehaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Kolding Kommune til at ophæve rammeaftale med omgående virkning. 25 Underskrift Nærværende rammeaftale underskrives af hver part. Dato: Kolding Kommune Dato: Aftalehaver 19
Bilag 1 ERKLÆRING om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige Undertegnede erklærer hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige. overstigende 0 kr. Virksomhedens navn og adresse (stempel): Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 0 kr. Dato og underskrift Rute A4 - Glatførebekæmpelse 20
Bilag 2 Virksomhedsoplysninger Virksomhedens navn: Adresse: Postnr. og by Selskabsform: CVR. nr. Færdselsstyrelsens ID nummer Antal tilladelser til godskørsel Telefonnr. Hovedleverandør: Underleverandør: E-mail adresse: Web adresse: Kontaktperson: Navn: Tlf. nr. Mail:. Samlet omsætning Regnskabsår et 201x Regnskabsår et 201x Note/kommentarer Soliditetsgrad (Egenkapital/Samlede passiver x 100) Egenkapital Firma: Dato: Rute A4 - Glatførebekæmpelse 21
Bilag 3 - Referenceliste I dette skema anføres referencer over de betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de seneste 5 år. Alle kolonner skal udfyldes pr. reference. Minimumskrav: Tilbudsgiver skal som minimum have 2 sammenlignelige referencer. Med sammenlignelige referencer menes glatførebekæmpelse på ruter tilsvarende den udbudte. Kolding Kommune har ret til at indhente oplysninger hos nedenstående. Ydermere skal det i den sidste kolonne angives hvorvidt leverancen var en enkelt leverance eller en aftale med løbende leverancer. Tilbudsgiversnavn: Firmanavn: Kontaktperson Navn og tlf. nr. Beskrivelse af leverancen Enkelt eller løbende leverancer Rute A4 - Glatførebekæmpelse 22
Bilag 4 Opfyldelse af kravspecifikation Undertegnede tilbudsgiver: Firma / navn Adresse CVR nummer bekræfter hermed at leve op til kravene i nærværende tilbudsindhentning fastsat i afsnit 3 Kravspecifikation. Tilbudsgiver Dato Underskrift Rute A4 - Glatførebekæmpelse 23
Bilag 5 Arbejdsklausul Undertegnede Firma / navn Adresse I det følgende kaldet tilbudsgiver erklærer på tro og love i henhold til ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter ratificeret af Danmark den 22. juli 1955 og i forbindelse med afgivelse af tilbud til Kolding Kommune på følgende tjenesteydelse at respektere nærværende klausul: Såfremt arbejdsforhold af den i nærværende kontrakt omhandlende art ikke på den egn, hvor arbejdet udføres, er omfattet af kollektiv overenskomst, må løn- og arbejdsvilkårene ikke være mindre gunstige end de vilkår, der inden for det fag eller den industri, i hvilken entreprenøren (leverandøren) har sin virksomhed, i almindelighed bydes under tilsvarende forhold. Ansvaret for, at denne bestemmelse overholdes, påhviler virksomhedens leder. Tilsvarende gælder også for arbejder, der udføres af underentreprenører (underleverandør) eller af personer, der har fået overdraget kontrakten til udførelse. I så tilfælde påhviler det lederen af den virksomhed, der står som entreprenør (leverandør) at påse, at bestemmelsen finder anvendelse. Såfremt entreprenøren (leverandøren) ikke overholder bestemmelsen, betragtes dette som misligholdelse af kontrakten. Endvidere er Kolding Kommune berettiget til at bestemme, at tilbudsgiver afskæres fra at opnå fremtidige kontrakter af den nævnte karakter, indtil det er dokumenteret, at det pågældende forhold er bragt i orden. Tilbudsgiver Dato Underskrift Rute A4 - Glatførebekæmpelse 24
Bilag 6 - Forhåndstilsagn om forsikring af Kolding Kommunes materiel Undertegnede forsikringsselskab, bekræfter hermed at: Tilbudsgiver: i forbindelse med følgende arbejde: Glatførebekæmpelse og snerydning på rute A4, kan kaskoforsikre ordregivers materiel: 1 stk. saltspreder med tilhørende beslag, styrebokse m.m. til en værdi af kr. 450.000,00 1 stk. sneplov til en værdi af kr. 145.000,00 for en samlet genanskaffelsespris på: kr. 595.000,00 samt forsikre sit ansvar for skader på 3. part ved kørsel med ovennævnte materiel på offentlig og privat vej.... den / /.... (Forsikringsselskabets underskrift) Rute A4 - Glatførebekæmpelse 25
Bilag 7 - Instruks for glatførebekæmpelse, snerydning og kombikørsel Se særskilt PDF fil Rute A4 - Glatførebekæmpelse 26
Bilag 8 - Tilbudsliste for rute A4. Se særskilt excelark. Rute A4 - Glatførebekæmpelse 27
Bilag 9 - Ruteplan for rute A4 Se særskilt PDF-fil Rute A4 - Glatførebekæmpelse 28
Bilag 10 - Vinterregulativ for Kolding Kommune Se særskilt PDF-fil Rute A4 - Glatførebekæmpelse 29