Maj 2013 Referat af generalforsamling i Grundejerforeningen Hamlen Onsdag d. 17. april 2013 Referat: 32 stemmeberettigede (dvs. beboere fra 32 husstande) var fremmødt. 1. Valg af dirigent Christian Møller Fløe blev valgt. Generalforsamlingen er varslet rettidigt. 2. Formandens beretning Bestyrelsen Ved generalforsamlingen i 2012 blev der valgt to nye til bestyrelsen. Desværre måtte den ene fratræde, og suppleanten kunne ikke træde ind. Derfor har der kun været 4 bestyrelsesmedlemmer i perioden. Det har ikke været muligt for bestyrelsen at finde en grundejer, som har været interesseret i at gå ind i arbejdet. Vejtilstand / overkørsler og penge fra Viborg Kommune I 2011 blev der etableret overkørsler. Det er blevet aftalt med entreprenøren, at han foretager et tjek på overkørslerne, og opkørslerne og reparerer hvor han finder det nødvendigt. Sent på året blev vejene gået igennem en efter en, hvorved vi kunne konstatere, at der er mange revner og huller, som trænger til at blive repareret. Den 25. marts 2013 modtog bestyrelsen et prisoverslag på reparation af asfaltveje og cykelstier. Revneforsegling med anslået 2600 meter revner pris 57.200 kr med forbehold for nedsynkninger i enkelte revner på grund af underlagets beskaffenhed. Reparation af diverse huller i asfaltbelægningen 3.350 kr. Prisoverslag ialt med moms 75.937,50 kr. Vi har 82.425 kroner til gode ved kommunen, fordi de har gravet i asfalten og skal udbedre det. De har tilbudt at betale regningen af vores tilgodehavende hvorved vi sparer momsen. Restbeløbet bliver overført til Grundejerforeningen Hamlen. Legeplads Der var legepladsdag 3. juni 2012. Ved generalforsamlingen i 2012 blev der tildelt 20.000 kr. til forbedring af legepladsen, da der blev udtrykt interesse for, at området fremstår indbydende med god legeplads. Derfor skulle legepladsdagen bruges til at klargøre pladsen, så vi kunne købe nye redskaber for pengene. Og der var mange opgaver at gå i gang med: Skuret skulle males, og bænkene trængte også til maling. Kort forinden blev legetårnet revet ned, fordi det ikke længere var sikkert for børnene at lege i. Rutsjebanen blev genbrugt, og den er nu integreret i den lille bakke ved siden af skuret. Legehuset blev vedligeholdt, sandet kultiveret, ukrudt fjernet og der blev revet overalt. Det var en god dag, og vi fik udført det arbejde, der var planlagt og opbygningsarbejdet kunne nu begynde. Bestyrelsen var efter generalforsamlingen 2012 i kontakt med forskellige legepladsleverandører for pris og muligheder. Der blev holdt et møde med den leverandør, der var bedst til prisen. Han kom ud på legepladsen og gav rådgivning. Enden på mødet blev, at vi ikke ville kunne etablere en gynge på det eksisterende underlag, og vi besluttede at starte et helt andet sted etablering af et nyt underlag. Sandunderlaget er på sigt en arbejdskrævende og dyr løsning, fordi der skal fyldes faldsand på løbende. Vi har valgt at så græs på hele underlaget, fordi det er nemmere at vedligeholde et græsareal end et helt areal fyldt med sand. Der blev i efteråret gravet en stor mængde sand af, lagt 30 cm. jord på og sået græs. Pris: 12.500 kr. incl moms. D. 14. april blev der sat en stor sandkasse à 3x3 meter, og vippedyret blev sat i jorden. Dette blev gjort for de resterende 7.500 kr. Bestyrelsen håber, at der efter generalforsamlingen kan laves aftale om indkøb af legeredskaber m.m, så vi kan få en god legeplads med udfordringer for børn i flere aldersgrupper. To bestyrelsesmedlemmer arbejder fortsat med projektet. 1 af 5
Der spørges ind til, om der er forsøgt at søge fonde, og det svares, at bestyrelsen ikke har haft overskud til at arbejde med fondsansøgninger. Vintervedligeholdelse Da bestyrelsen har været reduceret med en person, har vi set os nødsaget til kun at indhente et tilbud fra en entreprenør. Valget faldt på den entreprenør, som vi har brugt de sidste mange år. Vi har været fuldt ud tilfredse med samarbejdet og arbejdets udførelse og prisen var stort set den samme som tidligere år. Grøn hjælp Vores grønne hjælp har sagt op, og bestyrelsen har fundet en afløser. Der har været sendt opslag ud til samtlige grundejere. Ingen ønskede at påtage sig opgaven. Bestyrelsen annoncerede derfor i Viborg Nyt. Der var 10 personer, som reflekterede på annoncen. Heraf blev de tre mest kompetente personer udvalgt og inviteret til samtale. Valget faldt på en person med selvstændig virksomhed, som til dagligt arbejder med grønne områder, og derfor har en god erfaring med arbejdsområdet. Firmaet starter arbejdet den 1. maj 2013, og timetallet er foreløbig sat til 115 timer om året. Timelønnen er højere end den tidligere ansatte, men Grundejerforeningen har ingen udgifter på vedligeholdelse af redskaber, forsikringer og udstyr, samt et administrativt tungt arbejde og ansvar med udbetaling af løn, feriepenge mv. Der bliver tale om en mindre merudgift på ca. 2000 kr. om året, men denne udgift spares nemt i vedligeholdelse af redskaber mv. Vedrørende grundejerforeningens redskabspark, så har to personer meldt sig til at sørge for vedligeholdelse af denne, uden regning. Vi påregner, at ansættelsen indtil videre skal være for et år, hvorefter den evalueres. Støjvold ved Houlkærvej Ved sidste generalforsamling udtalte vi, at vi ønskede at tage kontakt til Viborg Kommune med henblik på at få fulgt op på den sidste nye trafiktælling fra 7. - 12. marts 2012. Det er ikke sket, idet andre opgaver har fået højere prioritet. Men vi arbejder videre med sagen, og håber på, at flere har lyst til at blande i debatten omkring støjgener, da det er svært at forestille sig, at det kun er de grundejere der bor tættest på Houlkærvej, som kan være generet af støjen. Desuden er volden sunket en del hele vejen ned, så det bliver også aktuelt at få kommunen i tale i forhold til reetablering af den eksisterende vold. Fremtidige udfordringer Bestyrelsen har flere opgaver på programmet for 2013/2014. Reetablering af legepladsen er højprioritet, idet den trænger til nye legeredskaber, så områdets børnefamilier har en fin legeplads med gynger og hvad der ellers hører en legeplads til. Desuden er der behov for snart at gå i gang med reparation af rendestensbrønde og udbedring af skader i asfalten. Knallerter og biler som kører for stærkt og uhensigtsmæssigt visse steder i området er også en udfordring vi står overfor, idet vi må tænke over hvordan vi får skabt hastighedssænkende foranstaltninger på stierne, så vi undgår at skole børn og andre bliver kørt ned. Asfaltering af vejene i hele området er nok den største udfordring, idet asfalten er i mindre god stand. Det kræver, at vi allerede nu er nødt til at gøre os overvejelser om, hvordan vi vil løse problemet med asfaltering som jo stort set er et rent økonomisk anliggende. Tak for hjælpen Afslutningsvis vil bestyrelsen gerne sige tak til de grundejere som på eget initiativ henvender sig for enten at gøre opmærksom på noget de mener der skal gøres noget ved og de som henvender for at tilbyde deres hjælp, hvis man opdager at noget er gået i stykker og trænger til at blive repareret. Det er til gavn for hele vores forening. 3. Regnskabets aflæggelse Elsebeth fremlagde regnskabet, som var blevet omdelt sammen med indkaldelse til generalforsamlingen. Regnskabet blev enstemmigt godkendt. 4. Indkomne forslag Der var indkommet i alt fire forslag, to fra bestyrelsen og to fra grundejere. To forslag omhandler økonomi og budget, derfor behandles de under punkt 7. 2 af 5
Forslag: Nye legeredskaber på legepladsen Baggrund for forslaget På generalforsamlingen 2012 var der stor opbakning til, at vi forbedrer legepladsen, der indtil nu har været i dårlig stand. Der blev sat ca. 20.000,- af i budgettet for 2012 til forbedringer, blandt andet til indkøb af gynge. Efter generalforsamlingen tog bestyrelsen fat i flere leverandører, og vi holdt møder på legepladsen. Det viste sig, at vi ville få svært ved at etablere en gynge på det eksisterende underlag, fordi det ikke var egnet som faldunderlag. Faldunderlag kan være blandt andet faldsand eller faldmåtter af gummi. Faldsand er billigere på den korte bane men skal efterfyldes hvert år for at sikre, at der er tilstrækkelig støddæmpning. Derfor besluttede bestyrelsen at klargøre området til at etablere den på lang sigt billigere løsning, faldmåtter. Legepladsen var i meget dårlig stand. Derfor blev legetårnet væltet og fjernet i juni, og rutsjebanen er genbrugt og monteret på skrænten ved siden af huset. Derefter blev der i efteråret 2012 gravet sand af området, påfyldt jord og sået græs. Så kan vi nemt holde området pænt ved at slå græsset, og det er let at lægge faldmåtter. Samtidig slipper vi for at vedligeholde sandområdet dette har hidtil været en af de tungeste opgaver på vores legepladsdage. Det kostede 12.500,- af de 20.000,-, der var afsat i 2012. De resterende penge er brugt på en sandkasse og montering af vores eksisterende vippedyr. Dette betyder, at legepladsen pt. omfatter en sandkasse, et vippedyr, en lille rutsjebane og et gammelt legehus. Vi har indhentet flere tilbud på legeredskaber og er nu i dialog med den billigste leverandør af kvalitetsredskaber, vi har kunnet finde. Priserne i disse tilbud inkluderer nødvendige faldmåtter. Bestyrelsen foreslår følgende tiltag på legepladsen i 2013. Vi beholder det eksisterende legehus trods dårlig stand, da vi prioriterer legepladsens gynger. Finansiering Grundejerforeningen har 82.000 kr. til gode ved kommunen, som kompensation for opgravning i asfalten i forbindelse med diverse arbejder. Vi har ansøgt om at hente disse penge hjem. Da vi pt. står uden en legeplads, vil vi gerne bruge nogle af disse penge til indkøb af legeredskaber. Resten af pengene skal bruges til vedligehold af asfalt. Der afventes overslag fra entreprenør. Vi forventer, at vedtages disse forslag kan udgiften til legeplads + reparationer på slidlag holdes inden for de 82.000,- som hentes hjem fra kommunen, så der ikke skal tages noget fra driften. NB: Lige før generalforsamlingen modtog bestyrelsen et overslag på ca. 76.000 kr. for reparation af asfalt, hvorfor der ikke kan tages penge til legeplads fra denne pulje. Der er dog penge på kontoen, og det vil ikke koste ekstra at etablere legeredskaber på legepladsen. Forslag 1: Etablering af: Dobbelt gyngestativ 2 pladser med metaloverligger (23.684,60 inkl. faldunderlag og moms) Dobbelt kolbøttestativ (11.124,81 inkl. faldunderlag og moms) Scooter vippedyr (4.998,36 inkl. moms) I alt: 39.807,77 kr. Forslag 2: Etablering af: Dobbelt gyngestativ 2 pladser med metaloverligger (23.684,60 inkl. faldunderlag og moms) I alt: 23.684,60 kr. 3 af 5
Forslag 3: Ingen yderligere aktiviteter (tilføjet for at der skal kunne stemmes på status quo) Der var 23 stemmer for forslag 1 (den dyre løsning). Derfor blev ikke stemt om forslag 2 og 3. Forslag vedr. snerydning Lissie Vagner Alle gældende aftaler ophæves. Det er den enkeltes husejers ansvar at rydde sne og gruse. Forslag: Fællesvejene fortsat ryddes og gruses - økonomien deles. Fortovene er grundejerens ansvar hvorfor de aftaler rydning, grusning mv. Og selv betaler. Må kunne regnes ud pr løbende meter. Kommentar fra Poul Nyby: Der er en tinglysning på husstandene, der grænser op mod fortove, der siger, at man ikke må etablere udgang ud til fortovene kun til stikvejene. Kommentar fra Elsebeth, kasserer: Forsikringspligten påhviler altid grundejeren, så det er grundejeren, der er pligtig til at rydde og gruse vejen ud til midten. Entreprenøren hjælper med at rydde vejene, så man kan komme af sted på arbejde. Til eksempel har det kostet hver grundejer 452 kr. at få ryddet og gruset i vinteren 2012/2013. Der var 1 stemme for forslaget, og det falder. 5. Valg Bestyrelsesmedlemmer - På valg er: Lene Møller Fløe (modtager genvalg) Elsebeth Dybdal (modtager genvalg) Eline Storgaard Andersen (modtager genvalg) Der er en tom plads i bestyrelsen, derfor skal der indvælges endnu et medlem. Anny Simonsen melder sig til bestyrelsen, der derfor atter er fuldtallig. Bestyrelsen har konstitueret sig som følger: Formand: Hanne Nonbo, Svinglen 48 Kasserer: Elsebeth Dybdal, Svinglen 8 Grønne områder/vinter: Eline Storgaard Andersen, Svinglen 16 Grønne områder/vinter: Anny Simonsen, Plejlen 53 Sekretær og web: Lene Møller Fløe, Svinglen 34 Suppleanter På valg er: (der er pt. ingen suppleant) Ingen meldte sig. 6. Valg af revisor og revisorsuppleant På valg er: Revisor Jens Pedersen (ønsker ikke genvalg) Verner Holm melder sig til posten. Revisorsuppleant Arne Pedersen Birgitte Bertelsen melder sig til posten. 4 af 5
7. Økonomi To indkomne forslag vedrører økonomi, derfor behandles de under dette punkt. Begge forslag omhandler vejfondbidrag og har betydning for budgettet. Derfor behandles hele økonomipunktet samlet. Forslag: Forhøjelse af vejfondbidrag Bestyrelsen foreslår, at kontingentet hæves fra 1.200 kroner i 2012 til 2.200 kroner i 2013 og fremadrettet. Forhøjelsen skal bruges til kraftigt at forhøje vejfondbidraget, da den nuværende årlige indbetaling på hidtil 20.000 kr. er alt for lille til at gøre en forskel, når vi skal asfaltere på ny. Vejene er slidte, og der er særligt på Seglen meget slid. Vi afventer priser på reparation af det mest akutte. I 2011 indhentede bestyrelsen tilbud fra Colas på asfaltering af vejene. Inden vi kan asfaltere, skal der etableres nye rendestensbrønde på flere af stikvejene, da nedbørsmængden er langt større i dag end da vejene blev projekteret i 1970 erne. Tilbuddet fra 2011 lød på omtrent 2 millioner dertil skal medregnes prisudvikling og ekstra pris for stierne, som ikke var inkluderet i tilbud. Vi står i en situation, hvor vi i dag har cirka 700.000 kroner på vejfonden. Det betyder, at vi mangler 1,5 2 millioner kroner. Med en kraftig forhøjelse af vejfondbidrag kan vi forhåbentligt undgå ekstraordinært store indbetalinger, når arbejderne ikke kan udskydes længere. Derfor foreslår vi at forhøje kontingentet til 2.200 kroner. Eksempel: Med en årlig forhøjelse af vejfonden på cirka 150.000 kroner, vil vi kunne spare pengene sammen i løbet af 13 år. Forslag vedr. økonomi Erling Dreisig Med hensyn til den af bestyrelsen foreslåede kraftige kontingentstigning pga. kommende udgifter til vejvedligeholdelse kan jeg ikke gå ind for. Når vi får lavet vejene mv. bruger vi som beskrevet i forslaget midlerne i vejfonden restbeløbet vil jeg foreslå, at vi optager et lån ( eks.30 års lån ), idet jeg mener, at der ellers vil blive en stor skjult opsparing i hvert hus, som ejendomsmægler ikke tager hensyn til ved handel. Derfor er mit forslag at kontingentet bliver femtenhundredekr.p.a. Der var ivrig debat omkring vejbidragsforslaget. Afstemningen måtte gå om på grund af utilfredshed med fremgangsmåden. Resultatet blev 15 stemmer for bestyrelsens forslag, 14 stemmer for Erling Dreisigs forslag og 3 blanke. a. Fastsættelse af udgifter til bestyrelses-weekend m.v. b. Vedtagelse af budget og fastsættelse af beløb til vejfonden. c. Fastsættelse af kontingent for det kommende år. Budget med kontingentstigninger blev vedtaget. Kontingentet for 2013 er 2.200 kroner, som forfalder i august. 8. Eventuelt Der kom ikke nogle punkter under Eventuelt. 5 af 5