Side 1 af 1 P R O T O K O L fra bestyrelsesmøde i SK Forsyning A/S og datterselskaber Onsdag, den 25. februar 2015 kl. 08.00 Varmeværket, Stop 39, Slagelse (Fællesprotokollen) Bestyrelsen: Ole Drost (Formand), Bodil Knudsen (Næstformand), Anders Nielsen, Henrik Brodersen, Troels Christensen, Flemming Erichsen, Villum Christensen, Axel Larsen, Svend Aage Nielsen, Niels Jørgensen, Hanne Kamienski, Jan Jørgensen, Stina Hansen, Erling Stuhr, Malene Sadowski Fraværende: Flemming Erichsen og Villum Christensen. Dagsorden: TIL OFFENTLIGGØRELSE: 1. Godkendelse af dagsorden. 2. Projektbeskrivelse fjernaflæste målere v/projektleder Claus Andersen 3. Orientering fra Formanden - Fornyet henvendelse fra Korsør-Slagelse Elitehåndbold - Mailkorrespondance om halmleverance og flisanvendelse - Vejudbedringer efter kloakering Kongsmark Strand - Kapitalforvaltning, kapitalforvaltningsstrategi og gældspleje. 4. Orientering fra Direktionen. - Effektivitet og kompetence status - Foreløbigt årsregnskab for 2014 - Risikoanalyse - Selskabslovens 115 - Kundetilfredshedsundersøgelse KTUS. 5. Kommunikations- og markedsføringsstrategi. 6. Endelig godkendelse af koncernstrategi. 7. Mødeplan 2015. ØVRIGE: 8. Orientering fra Direktionen. - Samarbejde med andre forsyninger - Skatteredegørelse. 9. Eventuelt. 10. Oplæsning, godkendelse og underskrift af protokollat.
Side 2 af 2 Pkt. 1. Godkendelse af dagsorden. Formanden indstiller: dagsordenen godkendes. Dagsordenen blev godkendt. Pkt. 2. Projektbeskrivelse fjernaflæste målere v/projektleder Claus Andersen. SK Forsyning A/S ansatte primo januar projektleder til projekt Fjernaflæste målere. Projektleder Claus Andersen vil komme til stede og redegøre for projektets stade, med særlig vægt på organisering, tidsplan og økonomi. Der vil kun i begrænset omfang blive redegjort for projektets tekniske potentiale og ditto udfordringer. Det forventes, at et endeligt udbud i forhold til projektet kan finde sted umiddelbart efter sommerferien. Der vil således ikke i nærværende præsentation blive lagt vægt på de tekniske og udbudsretlige aspekter i projektet, idet bestyrelsen vil skulle tage stilling til løsning og udbud senere. orienteringen om projekt Fjernaflæste målere tages til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. Pkt. 3. Orientering fra Formanden. Fornyet henvendelse fra Korsør Slagelse Elitehåndbold Håndboldklubben har på to bestyrelsesmøder i SK Forsyning A/S fået behandlet en ansøgning om et sponsorat fra SK Forsyning A/S. Begge gange har bestyrelsen afslået at indgå i et samarbejde. Formand vil orientere om en fornyet henvendelse fra klubben. Mailkorrespondance om halmleverance og flisanvendelse Formanden vil orientere mundtligt om korrespondancen med en større, lokal halmproducent. Vejudbedringer efter kloakeringerne ved Kongsmark Strand Formanden har korresponderet med en grundejer om oplevet utilstrækkelig vejudbedring efter kloakering. Anlægschefen har medvirket ved en besvarelse af henvendelsen.
Kapitalforvaltning, kapitalforvaltningsstrategi og gældspleje Side 3 af 3 SK Forsynings kapitalforvaltningsstrategi og faktiske resultater af samme, har været forelagt bestyrelsen ved talrige lejligheder. Dels som selvstændige orienteringer og redegørelser og dels i forbindelse med kvartalsrapporteringer og årsrapporterne for selskaberne. Tilsvarende har ajourførte gældsoversigter være forelagt bestyrelsen flere gange årligt. Formanden har bl.a. foranlediget af de aktuelle forhold på kapitalmarkederne - sammen med Økonomidirektøren haft lejlighed til at aflægge besøg hos en af koncernens kapitalforvaltere med henblik på at opnå indsigt i, hvorledes forvaltningen er tilrettelagt, og hvilke resultater forvaltningen har skabt og forventes at skabe i fremtiden. Formanden vil redegøre for sine observationer og overvejelser om fremtidig strategi for kapitalforvaltning og gældspleje i SK Forsyning A/S ikke mindst i lyset af de p.t. noget usædvanlige forhold på kapitalmarkedet. Formanden indstiller: orienteringen tages til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. Pkt. 4. Orientering fra Direktionen. Effektivitet og kompetence - status Bestyrelsen vedtog på sit møde i november Budget 2015, der bl.a. omfattede effektiviseringer for 7½ mio. kr. På baggrund heraf og under indtryk af de øgede krav til forsyningssektoren, som konkurrencepakken og sektorlovgivningen vil medføre (se orientering fra direktionen på bestyrelsesmødet 12.11.2014) gennemførte direktionen og chefgruppen i januar en række organisationstilpasninger under overskriften Kompetence og effektivitet. Samtlige afdelinger bidrog i større eller mindre grad til tilpasningerne, der medførte at tre medarbejdere forlod virksomheden, at der blev indgået to seniorordninger og gennemført to interne rokeringer. Entreprenørafdelingens graveydelser skal herudover markedsudsættes, og af samme årsag genbesættes den vakante chefstilling foreløbigt ikke. Økonomi & bogholderi, der hidtil på medarbejderniveau har refereret direkte til Økonomidirektøren, har fået selvstændig ledelse, via intern rekruttering. Omhyggelig timing og inddragelse af SU synes at have bidraget til, at organisationstilpasningerne er gennemført uden større rystelser i organisationen. Samtidig med disse organisatoriske tiltag, er arbejdet med LEAN blevet systematiseret i højere grad. Ved hjælp rådgiveren Kompetenceforum, er en række ledere og medarbejdere blevet uddannet som LEAN-agenter, der skal bistå de enkelte afdelinger med det videre arbejde. Desuden har samtlige medarbejdere i alle afdelinger gennemført LEAN workshops, der resulterede i mere end 200 forslag til forbedringer. Der er således både stort engagement og masser at arbejde videre med. Foreløbigt årsregnskab for 2014 Til bestyrelsens orientering fremlægges det første ikke-reviderede bud på årsregnskaberne for 2014. Revision af årsregnskaberne finder sted i uge 9 (indeværende uge på mødetidspunktet) og kan særligt i forhold til de regulatoriske forhold medføre mindre korrektioner i forhold til det fremlagte.
Side 4 af 4 Som det fremgår forventes årsregnskaberne at være nærmest kemisk rensede for væsentlige afvigelser i forhold til forventningerne. Det er dog alt andet lige yderst tilfredsstillende, at der er så god sammenhæng imellem forventninger og resultater for både drift og anlægs. Risikoanalyse. Selskabslovens 115 I henhold til Selskabslovens 115, skal bestyrelsen påse at: der er etableret de fornødne procedurer for risikostyring og interne kontroller. Nedenfor følger ordlyden af hele 115. Bestyrelsens opgaver 115. I kapitalselskaber, der har en bestyrelse, skal denne ud over at varetage den overordnede og strategiske ledelse og sikre en forsvarlig organisation af kapitalselskabets virksomhed påse, at 1) bogføringen og regnskabsaflæggelsen foregår på en måde, der efter kapitalselskabets forhold er tilfredsstillende, 2) der er etableret de fornødne procedurer for risikostyring og interne kontroller, 3) bestyrelsen løbende modtager den fornødne rapportering om kapitalselskabets finansielle forhold, 4) direktionen udøver sit hverv på en behørig måde og efter bestyrelsens retningslinjer og 5) kapitalselskabets kapitalberedskab til enhver tid er forsvarligt, herunder at der er tilstrækkelig likviditet til at opfylde kapitalselskabets nuværende og fremtidige forpligtelser, efterhånden som de forfalder, og kapitalselskabet er således til enhver tid forpligtet til at vurdere den økonomiske situation og sikre, at det tilstedeværende kapitalberedskab er forsvarligt. I medfør af risikobestemmelsen (stk. 1 litra 2), har Direktionen påbegyndt en systematisk risikovurdering af hele SK Forsynings virksomhed. Analysen gennemføres formelt af virksomhedens forsikringsmægler RTM Insurance Brokers, om end alle elementer i analysen i sagens natur skabes af virksomheden selv. Med henblik herpå, har samtlige medarbejdere med et ledelsesansvar været samlet for inden for eget ansvarsområde at vurdere og analysere risikobilledet for SK Forsyning A/S. I fokus for analysen har selvsagt været Forsyningssikkerhed i bredeste forstand. Det indebærer, at analysen på nuværende tidspunkt favner meget bredt lige fra maskinnedbrud, ledningsbrud og tab af (forretningskritiske) kunder til politiske risici i form af lovgivning, volatil myndighedsudøvelse, afgifts- og skatteforhold m.m. Det forventes, at der inden for ca. 1 måned foreligger et samlet bud på en risikoanalyse, som kan præsenteres for bestyrelsen på maj-mødet. Kundetilfredshedsundersøgelse - KTUS I henhold til selskabets markedsføringsstrategi skal der gennemføres målinger af kundetilfredshed, dels for at give en indikation af markedsføringens effektivitet og dels for at hjælpe til at målrette den. KTUS 2015 er netop gennemført og kommunikationskonsulent (og bestyrelsesmedlem) Malene Sadowski vil på mødet fremlægge hovedresultaterne af undersøgelsen, inklusive en sammenligning med KTUS 2013 og benchmark. orienteringen tages til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning.
Side 5 af 5 Pkt. 5. Kommunikations- og markedsføringsstrategi. Bestyrelsen besluttede på sit møde den 12. november 2014 at selskabets markedsføringsstrategi skulle genoptages til drøftelse primo 2015 med henblik på at revitalisere strategien. Den nuværende strategi fra 2009 bærer præg af, at selskabet dengang var nystiftet og i høj grad havde behov for at slå sin eksistens fast i omverdenens bevidsthed. Fokus for markedsføringen og kommunikationen er til en vis grad flyttet siden da, og det giver god mening at give strategien en opdatering. Til brug for at målrette drøftelsen og for at give mulighed for lidt forberedelse vedlægges en./.. skitse til en Kommunikations- og markedsføringsstrategi tillige med den nugældende Markedsføringsstrategi. De i skitsen anførte målgrupper og medier/kanaler, er alene eksempler. Den effekt, som enhver kommunikations- og markedsføringsindsats helt koncentreret betragtet bør have for SK Forsyning A/S, er forsøgt beskrevet i udkastets Formålsangivelse. Metodisk forventes drøftelsen afviklet ved besvarelse af spørgsmålet: Skal SK Forsyning (som delvist naturlig monopolvirksomhed) overhovedet have en kommunikations- og markedsføringsstrategi? og i givet fald Hvorfor? Antages det, at det ikke mindst henset til de konkurrenceudsatte dele af virksomheden giver mening at have en strategi, bedes bestyrelsen hernæst give begrundede bud på målgrupper for strategien og på, hvilke midler/kanaler/medier, strategien bør benytte sig af. Det vil tillige være nyttigt, hvis bestyrelsen kan bidrage med tanker om, hvilke effekter der ønskes opnået, og hvilke budskaber der ønskes placeret i forhold til den enkelte målgruppe. Endvidere må denne overvejelse gerne sættes i forhold til og sammenhæng med de valgte og foreslåede kanaler og medier. Direktionen vil, på baggrund af bestyrelsens input, arbejde videre med strategien, således at en ny strategi kan godkendes på mødet i maj. Helt generelt bør en kommende Kommunikations- og markedsføringsstrategi naturligvis helt og fuldt kunne rummes indenfor og i videst muligt omfang understøtte den overliggende Koncernstrategi. Se andet punkt på denne dagsorden. Bestyrelsen drøfter formål med og indhold af kommunikations- og markedsføringsstrategien. Bestyrelsen tilkendegiver, hvilke målgrupper samt medier/kanaler strategien bør omfatte. På baggrund af de faldne bemærkninger og eventuelle efterfølgende input fra Bestyrelsen fremlægges et forslag til Kommunikations- og markedsføringsstrategi i Bestyrelsens maj-møde, med samtidig angivelse af omkostnings- og ressourceforbrug til realisering af forslaget.
Side 6 af 6 Pkt. 6. Endelig godkendelse af koncernstrategi. På bestyrelsens møde i december 2014, blev et tilrettet forslag til Koncernstrategi fremlagt. Strategien blev i sit indhold godkendt, om end bestyrelsen ønskede sig en sproglig opstramning og forenkling, ligesom bæreteksten til Forsyningssikkerhed i international klasse blev erstattet af -med fokus på fremtiden../. Med denne sag fremlægges den sprogligt opstrammede og forenklede koncernstrategi til endelig godkendelse. Koncernstrategien for SK Forsyning A/S godkendes. en blev godkendt. Pkt. 7. Mødeplan 2015. På bestyrelsesmødet den 17. december 2014 blev nedenstående mødeplan godkendt, idet møderne, som udgangspunkt, altid afvikles med start kl. 08.00, undtagen seminaret og de ordinære generalforsamlinger. Direktionen foreslår, at møderne, så vidt muligt, henlægges til koncernens forskellige lokationer således: Møder i 2015 Dato Tid Sted Bestyrelsesmøder Onsdag, 25. februar Kl. 08.00 Varmeværket på Stop 39 Trafikcenter Allé, Slagelse Bestyrelsesmøder Årsrapporter 2014 Onsdag, 6. maj Kl. 08.00 Mødelokale Høloftet Assensvej 1, Slagelse Bestyrelsesmøder Onsdag, 26. august Kl. 08.00 Korsør Renseanlæg Slagelse Landevej 30, Korsør Bestyrelsesseminar/ Studietur Fredag, 2. oktober Bestyrelsesmøder Budget 2016 Onsdag, 11. november Kl. 08.00 Mødelokale Vandtårnet Nordvej 7, Slagelse Bestyrelsesmøder ¾-års regnskab Onsdag, 16. december Kl. 11.00 Juleafslutning ude i byen Ordinære Generalforsamlinger Onsdag, 27. maj Kl. 16.00 Lilleøvej 3, Korsør bestyrelsen drøfter og godkender mødeplanen med stedangivelse.
Side 7 af 7 Mødeplanen blev godkendt.