Mødedato: 19. april 2006 Mødelokale: Byrådssalen på Højer Rådhus Starttidspunkt for møde 15.00 Sluttidspunkt for møde 17.10 Fraværende: Gruppemøder: 19. april 2006 71
Indholdsfortegnelse Åbent møde: 73 1. Tønder Erhvervspark. 73 2. Borgerservice i Ny Tønder Kommune 74 3. Orientering fra formanden. 75 4. Placering af forvaltninger i Ny Tønder Kommune 76 5. Ansøgninger til Sammenlægningsudvalget om godkendelse af tillægsbevillinger til drift, rådighedsbeløb og finansiering - sammenlægningskommunernes beslutninger i april. 79 6. Opfølgning på de sammenlagte Byråd/Kommunalbestyrelsers økonomiske dispositioner. 81 7. Overførsel af overskud på fælles IT-drift fra 2005 til 2006. 83 8. Indgåelse af eksterne kontrakter fra 1. januar 2007 85 9. Kommunalreformens arkivmæssige konsekvenser. 86 10. Udpegning af stedfortræder for formanden for Sammenlægningsudvalget til K.L.'s repræsentantskab. 88 11. Udpegning af delegerede til Lærernes Pensionsudligning I/S. 89 12. Medlemskab af Rømø-Tønder Turistforening 91 13. Region Sønderjylland-Slesvig 92 14. Henvendelse fra KIMO Danmark. 94 15. Fælles syddansk EU-kontor 96 16. Dækning af udgifter i forbindelse med Visby Frivillige Brandværns 80 års jubilæum. 98 17. Aftale om vintertjeneste i overgangsårene 2006 / 2007 af tidligere amtsveje. 99 19. april 2006 72
Åbent møde: 1. Tønder Erhvervspark. Journalnummer 24.10.05 / KL SagsID: 1137791 Åben sag EHP Toftlund A/S, har foreslået at lade Brundtland Center Danmark indgå i et udviklingsselskab i samarbejde med Ny Tønder Kommune og lokale pengeinstitutioner ved etablering af en erhvervs- og udviklingspark, Tønder Erhvervspark, som et offentligt-privat aktieselskab. Selskabet skal sikre den facilitetsmæssige udvikling af erhvervsparken gennem udlejning og udnyttelse af bygningsmassen på ca. 4.000 m² og være grobund for både nye og etablerede virksomheder indenfor et nærmere afgrænset område. Der ønskes Økonomiudvalgets stillingtagen til, hvorvidt Ny Tønder Kommune skal gå i yderligere dialog med EHP Toftlund A/S om etablering af Tønder Erhvervspark A/S, herunder evt. deltagelse i en konkret viderebearbejdelse af projektet. Erik Hansen deltager i præsentationen af projekt Tønder Erhvervspark. Økonomi/personaleforhold: Parterne i selskabet indskyder hver kontant: Ny Tønder Kommune EHP Toftlund A/S Lokale pengeinstitutter 10.000.000 kr. 12.000.000 kr. 12.000.000 kr. Love og regler m.v.: Lov nr. 384 af 20. maj 1992 om kommuners og amtskommuners samarbejde med aktieselskaber m.v. Bilag: Projektbeskrivelse Tønder Erhvervspark A/S (1084245) Notat vedr. L 384.doc (1114168) Formanden for Sammenlægningsudvalget optager forhandling med Erik Hansen om alternative muligheder for erhvervsaktiviteter i Toftlund. 19. april 2006 73
2. Borgerservice i Ny Tønder Kommune Journalnummer 00.14.00.A00 / TP SagsID: 1140084 Åben sag I forbindelse med kommunalreformen styrkes kommunernes rolle i forhold til borgerne. Mange borgerrelaterede opgaver flyttes til kommunerne, og i forbindelse med beslutningen om at etablere Ny Tønder Kommune var borgerservice, herunder etablering af borgerservicebutikker på de 6 bestående rådhuse, et centralt emne. Der er visioner om, at borgerservice skal kunne ekspedere op mod 80% af alle borgerhenvendelser ved 1. henvendelse, et meget seriøst mål. Der er i Ny Tønder Kommune igangsat projekt Borgerservice i øjenhøjde, der overordnet har som formål at initiere og implementere nye måder at tilrettelægge den offentlige service til borgerne på. Endvidere er der gennemført kanalanalyser af flere sagsområder, som har til formål at afklare, hvordan snitfladerne mellem de enkelte fagforvaltninger og borgerservice kan tilrettelægges uden, at dette medfører dobbelt sagsbehandling. Leder af borgerservice i Ny Tønder Kommune, Asger Wind vil på mødet give en status over arbejdet med borgerservice i Ny Tønder Kommune. Love og regler m.v.: Ingen, men intentionerne i kommunalreformen er bl.a. én indgang til det offentlige. Bilag: Notat om undersøgelser (1132701) Indstilling: Til orientering. Til orientering. 19. april 2006 74
3. Orientering fra formanden. Journalnummer 00.01.00I00 / JA SagsID: 1061314 Åben sag Orientering fra formanden for Sammenlægningsudvalget. Indstilling: Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Til orientering. 19. april 2006 75
4. Placering af forvaltninger i Ny Tønder Kommune Journalnummer 00.15.01.A00 / TP SagsID: 1049926 Åben sag Sammenlægningsudvalget tog på mødet den 5. januar 2006 følgende indstilling fra Den politiske Styregruppe om placering af forvaltninger m.v. i Ny Tønder Kommune til efterretning: BREDEBRO RÅDHUS Borgerservice, Intern service, Administrationsafdeling ejendomsskat og opkrævningskontor HØJER RÅDHUS Borgerservice, Intern service, Telefon, Kultur & Fritid og del af IT LØGUMKLOSTER RÅDHUS Borgerservice, Intern service og Teknik & Miljø, NØRRE-RANGSTRUP RÅDHUS Borgerservice, Intern service, Skatteankenævnssekretariat og Social & Sundhed SKÆRBÆK RÅDHUS Borgerservice, Intern service og Børn & Skole TØNDER RÅDHUS Borgerservice, Intern service, Byrådssekretariat, Borgmesterkontor, Direktion, Økonomi, HR, Løn & Personale og del af IT PLACERET UDENFOR RÅDHUSENE: Arbejdsmarkedsområdet (Fabriksvej 12, Tønder) og Erhvervsafdelingen (Iværksætternes og Erhvervenes Samarbejdsforum) 30 adm. arbejdspladser 23 adm. arbejdspladser 76 adm. arbejdspladser 79 adm. arbejdspladser 65 adm. arbejdspladser 80 adm. arbejdspladser 35 adm. arbejdspladser ligesom det blev besluttet, at henvendelsen fra Højer og Bredebro Kommuner om sikring af et minimumsantal af arbejdspladser på de 2 rådhuse bliver realitetsbehandlet, når opgavefordelingen såvel politisk som administrativt er på plads. Chefgruppen har gennem den seneste tid arbejdet med opgørelsen af størrelsen af de enkelte forvaltninger og stabe: Normering Normering Forvaltning/Stab: 1.1.2006 (incl. overførte 1.1.2007 amtsmedarbejdere) Teknik & Miljøforvaltning 75,4 99,1 19. april 2006 76
Social & Sundhedsforvaltning 58,0 66,0 Børn & Skoleforvaltning 88,7 88,7 Erhverv & Arbejdsmarked excl. AF-medarb. 65,3 82,0 Direktionssekretariat 13,6 20,0 Økonomi & Kontrakter 32,6 33,4 HR, Løn- og Personale 26,1 24,8 IT 10,6 18,0 Borgerservice 50,3 53,4 Rengøring og Intern service 14,1 14,1 I alt 434,7 499,5 Der pågår p.t. en endelig afklaring af normeringen pr. 1.1.2006, ligesom forvaltningsog stabscheferne er anmodet om konkret at beskrive årsagen til væksten i normeringen pr. 1.1.2007 set i forhold til 1.1.2006, ligesom de er anmodet om at redegøre for allerede indarbejdede rationaler pr. 1.1.2007 som følge af strukturreformen. Den tidligere beslutning om placering af et antal arbejdspladser på de 6 rådhuse, som nogenlunde svarer til antallet af nuværende arbejdspladser på rådhusene, bevirker, at en eller flere forvaltninger/stabe skal deles med de deraf afledte virkninger. Chefgruppen har på baggrund af de p.t. foreliggende tal på forvaltningsstørrelser, som forventes at være nogenlunde retningsgivende, behandlet lokaliseringen af de enkelte forvaltninger og stabe og anbefaler følgende placering: Bredebro, Højer, Løgumkloster, Nørre-Rangstrup Skærbæk Tønder Ekstern Teknik & Miljø (note 1) 93,5 5,6 Social & Sundhed 62,0 2,0 2,0 Børn & Skole (note 2) 11,0 66,7 11,0 Erhverv & Arbejdsmarked (note 3 ) 18,0 76,0 Direktionssekretariat 20,0 Økonomi & Kontrakter 33,4 HR, Løn- & Personale 24,8 IT 18,0 Intern service og rengøring er ikke fordelt Borgerservice (note 4) 22,1 6,2 4,9 5,9 5,3 9,0 Ialt 33,1 24.2 98.4 67,9 74,0 107,2 92,6 Tidl. besluttet ca. antal arbejdspladser 30,0 23,0 76,0 79,0 65,0 80,0 Note 1. Placeringen af hele forvaltningen bevirker, at nuværende sundhedsafdeling skal flyttes fra Løgumkloster Rådhus. Den eksterne placering er beredskabsafdelingen i Tønder. Note 2. Placeringen af 11 medarbejdere i Bredebro og Tønder vedr. Børn & Ungeområdets udgående teams, som er delt op i 3 distrikter (Skærbæk & Toftlund, Bredebro & Løgumkloster og Højer & Tønder) Note 3 Den eksterne placering er jobcenter og ydelseskontor. I jobcenter indgår 12 AF-medarbejdere, som ikke er medregnet i ovenstående forvaltningsopgørelse. I Højer placeres erhvervsområdet, forvaltningens sekretariat og Kultur & Fritid. Note 4 De 9,0 arbejdspladser vedr. borgerservice, skal ikke nødvendigvis placeres på Tønder Rådhus. Det er chefgruppens opfattelse, at Tønder Rådhus ikke nødvendigvis skal fyldes til bristepunktet, idet der skal være plads til stor mødeaktivitet på Tønder rådhus. Som følge af SKATs beslutning om at flytte til Tønder kasserne frigøres ca. 25. adm. arbejdspladser på Tønder rådhus pr. 1. januar 2007. Der skal i alt placeres ca. 87,0 arbejdspladser eksternt i Tønder. Ny Tønder Kommune råder over følgende bygninger i Tønder: Fabriksvej 12 (ca. 35-40 arbejdspladser) 19. april 2006 77
Jomfrustien 2 (ca. 50 arbejdspladser) Jomfrustien 8 ( ca. 40 arbejdspladser, ej handicapvenlig m.v.) ligesom et eventuelt lejemål i Digegrevens Hus (ca. 40 arbejdspladser) tidligere har været drøftet med Realea A/S Lokaliseringen giver følgende ulemper/afklarede spørgsmål: Statens AF-chef skal sige ja til at chefen for Erhvervs & Arbejdsmarked har kontor i såvel Tønder som Højer. Central borgerservice er delt mellem Højer og Bredebro rådhuse. Erhvervsafdelingen er ikke fysisk placeret i Tønder. Økonomi/personaleforhold: Der er ikke foretaget økonomiske beregninger på evt. ombygninger m.v. Love og regler m.v.: Umiddelbart ingen, dog skal personalet varsles nye arbejdspladser senest 1. juni 2006. Bilag: DokAjour-902463-v1-DokAjour-902062-v1-Endeligt notat om placering i NTK.doc.DOC.DOC.DOC (1050422) Arbejdspladser på de bestående rådhuse (933866) Chefgruppens forslag til lokalisering af forvaltninger og stabsfunktioner anbefales. Med forslaget til lokalisering ses henvendelsen fra Højer og Bredebro Kommuner, om et minimumsantal af arbejdspladser på de 2 rådhuse, som værende opfyldt. 19. april 2006 78
5. Ansøgninger til Sammenlægningsudvalget om godkendelse af tillægsbevillinger til drift, rådighedsbeløb og finansiering - sammenlægningskommunernes beslutninger i april. Journalnummer 00.01S03 / NBA SagsID: 1078637 Åben sag Sammenlægningsudvalget er tiltænkt en særlig godkendelsesbeføjelse overfor visse af de hidtidige byråd/kommunalbestyrelsers økonomiske dispositioner, herunder iværksættelse af tillægsbevillinger til drift, rådighedsbeløb og finansiering. Sammenlægningskommunerne har som konsekvens heraf fremsendt ansøgning om godkendelse af tillægsbevilling til drift, rådighedsbeløb og finansiering. Sammenlægningsudvalget skal senest den 30. april 2006 meddele sammenlægningskommunerne om udvalgets beslutning. Hvis kommunerne ikke modtager svar denne dato, betragtes ansøgningerne som godkendt og kommunerne kan gennemføre beslutningen. Økonomi/personaleforhold: Den økonomiske konsekvens af ansøgningerne er angivet i dokument nr. 1069763. Der er tale om et øjebliksbillede og hvor der inden mødet den 27. april 2006 kan forekomme yderligere tillægsbevillingssager fra kommunerne. Love og regler m.v.: Lov om revision af den kommunale inddeling, 20. Bekendtgørelse om regulering af væsentlige økonomiske dispositioner i kommunerne i 2006. Sammenlægningsudvalgets beslutning af 5. januar 2006 om fastsættelse af procedure ved godkendelse af de sammenlagte byråd/kommunalbestyrelsers økonomiske dispositioner. Bilag: Sammendrag af ansøgninger til Sammenlægningsudvalget om tillægsbevillinger til drift (1069763) Indstilling: Det indstilles, at underudvalg Økonomi videresender sagen til Sammenlægningsudvalget til behandling på møde den 27. april 2006. Sammenlægningsudvalget skal senest den 30. april 2006 meddele Udvalgets beslutning til kommunerne. Nyt sammendrag over foreliggende ansøgninger blev omdelt på mødet. 19. april 2006 79
Tillægsbevillinger på tilsammen 1.095.000 kr. til Løgumkloster og Skærbæk Kommuners anlægsbudgetter anbefales godkendt, tillige med tillægsbevilling på 152.000 kr. til finansiering af låntagning i Højer Kommune. Henning Schmidt deltog ikke i behandlingen af bevillinger vedr. Skærbæk Ferieby p.g.a. inhabilitet. 19. april 2006 80
6. Opfølgning på de sammenlagte Byråd/Kommunalbestyrelsers økonomiske dispositioner. Journalnummer 00.01.00A01 / NBA SagsID: 1112333 Åben sag Sammenlægningsudvalget er tiltænkt en særlig godkendelsesbeføjelse overfor visse af de hidtidige byråd/kommunalbestyrelsers økonomiske dispositioner, herunder iværksættelse af større anlægsinvesteringer og tillægsbevillinger. Byrådet/kommunalbestyrelserne skal løbende informere Sammenlægnings-udvalget om den økonomiske udvikling, herunder likviditetsudviklingen i de 6 kommuner. Sammenlægningsudvalget kan også ændre væsentlige økonomiske dispositioner foretaget af de enkelte byråd/kommunalbestyrelser i forbindelse med vedtagelse af budget 2006 med henvisning til, at den pågældende disposition ikke er i overensstemmelse med den nye kommunes fremtidige interesser. Den ændrede beslutning må imidlertid ikke medføre merudgifter for den/de berørte kommuner. Hvis Sammenlægningsudvalget gør brug af disse muligheder, kan det have konsekvenser for både Sammenlægningsudvalgets budget og den ny kommunes første budget. Til brug ved den løbende opfølgning har Sammenlægningsudvalget den 24. januar 2006 godkendt proceduren for den løbende opfølgning af den økonomiske udvikling i de 6 kommuner, der indgår i sammenlægningen, hvorefter der skal fremsendes en redegørelse hver den 20. i måneden. Der fremsendes derfor redegørelse ultimo marts 2006. Der henvises til dokumentet, der fremlægges på mødet. Love og regler m.v.: Lov om revision af den kommunale inddeling, 20. Bekendtgørelse om regulering af væsentlige økonomiske dispositioner i kommunerne i 2006. Sammenlægningsudvalgets beslutning af 5. januar 2006 om fastsættelse af procedure ved godkendelse af de sammenlagte byråd/kommunalbestyrelsers økonomiske dispositioner. Bilag: Opfølgning på de sammenlagte byråds/kommunalbestyrelsers økonomiske dispositioner. Indstilling: Det indstilles, at redegørelsen, der fremlægges på mødet, tages til efterretning og videresendes til Sammenlægningsudvalget. 19. april 2006 81
Redegørelse blev fremlagt på mødet. Anbefales taget til orientering. 19. april 2006 82
7. Overførsel af overskud på fælles IT-drift fra 2005 til 2006. Journalnummer 85 / BJO SagsID: 593921 Åben sag Den fælles IT-afdeling for de 6 kommuner har udarbejdet driftsregnskab for 2005. Driftsregnskabet udviser et overskud på 284.804,67 kr. Hertil kommer betalinger på tilkøbte ydelser som den enkelte kommune skal betale: Opkobling af nye arbejdspladser 246.980,00 kr. Betaling for sikkerløsning til hjemmearbejdspladser 78.400,00 kr. Bidrag til netværksforbindelser til KMD 87.786,00 kr. I alt 697.970,67 kr. I forbindelse med godkendelse af regnskabet i kommunaldirektørkredsen er der fremsendt forslag til disponering af det samlede overskud - Se vedlagte bilag. Årsagen til at denne overførselssag ikke afventer alle øvrige overførselssager er, at omlægningen af netværk mellem de 5 rådhuse til IP-net, jf. forslag til disponering af overskud for 2005, skal igangsættes inden udgangen af april måned 2006 bl.a. for tidsmæssigt at kunne nås. Bilag: Notat til sammenlægningsudvalget på driftsregnskab for fælles IT-drift (1141468) IT-regnskab 2005 til sammenlægningsudvalg (1141474) Vurdering: IT-samarbejdet i De Vestsønderjyske Kommuner er etableret den 1. januar 2001. I starten af samarbejdet indeholdt driftsbudgettet alene midler til lønninger, kørsel, uddannelse samt køb af teknisk bistand til visse driftsopgaver. Herudover indbetalte de enkelte kommuner bidrag for opkobling af nye arbejdspladser på serverfarmen i forhold til beregnet kostpris pr. arbejdsplads ved etableringen. Med virkning fra budgetår 2004 godkendte kommunerne, at der blev afsat et beløb til reinvestering i den fælles serverfarm svarende til 25% af anskaffelses-prisen. Dette beløb skal sikre en løbende og hensigtsmæssig udskiftning af udstyr i forhold til den teknologiske udvikling således, at platformen er på et teknologisk og sikkerhedsmæssigt forsvarligt niveau. Disse ordninger har betydet, at IT-afdelingen hvert år har overført overskud til en særlig konto for henlæggelser, som er anvendt de efterfølgende år. Indstilling: 19. april 2006 83
IT-afdelingen indstiller, at overskud på 697.970,67 kr. overføres fra 2005 til 2006, og at overskuddet disponeres som anført i ovennævnte notat dok. nr. 1141468. Det indstilles, at overskuddet på 697.970,67 kr. overføres fra 2005 til 2006, og at overskuddet disponeres som anført i dok. nr. 1141468. 19. april 2006 84
8. Indgåelse af eksterne kontrakter fra 1. januar 2007 Journalnummer 00.01.00.Ø54 / BAS SagsID: 1118128 Åben sag Et par af de nuværende kommuner har henvendt sig for at få en afklaring på fornyelse eller indgåelse af eksterne kontrakter på f.eks. rengøring fra 1. januar 2007. Det gælder naturligvis især for de institutioner, hvor kontrakterne udløber den 31. december 2006. Ud fra oplægget om kontraktstyring må udgangspunktet være, at økonomien til ydelsen ligger på den enkelte institution. Set i lyset af de problemstillinger, der rejses i sektorgrupperapporter ang. færre børn og unge, anbefaler forvaltningen, at indgåelse af nye eksterne kontrakter i første omgang indenfor Børn og Skoleudvalgets område indgås med udløb til den 31. juli første gang i 2008 med mulighed for forlængelse. Indstilling: Børn og Skoleforvaltningen indstiller, at institutioner indenfor Børn og Skoleudvalgets område, der indgår kontrakter fra 1. januar 2007, skal udløbe senest 31. juli 2008, at mulighed for forlængelse af kontrakten kan indgå, og at indstillingen videresendes til underudvalget for økonomi. Børn- og Skoleudvalgets beslutning den 22. marts 2006 Indstillingen godkendt. Børn- og Skoleudvalgets indstilling anbefales. 19. april 2006 85
9. Kommunalreformens arkivmæssige konsekvenser. Journalnummer 85.02.05A26 / KIH SagsID: 1138741 Åben sag I forbindelse med kommunalreformen skal der foretages en oprydning og rensning samt aflevering af arkiverne i de nuværende kommuner inden udgangen af 2006. I Ny Tønder Kommune er nedsat en arbejdsgruppe, der har udarbejdet oplæg til fremgangsmåden omkring en fornuftig nedlukning af de nuværende kommuner, samt af den fremadrettede struktur på området. Arbejdsgruppen foreslår, at arbejdet organiseres samlet for Ny Tønder Kommune, og at der udpeges en ansvarlig medarbejder, der frikøbes til opgaven i resten af 2006. Samtidig foreslås det, at der etableres en gruppe bestående af 4-5 jobtræningspersoner, der under ledelse af den udpegede person gennemgår samtlige de nuværende kommuners arkiver, og foretager oprydning, sagsrensning samt klargøring til aflevering til Landsarkivet. Dette vil gøre, at arbejdet bliver udført på en ensartet måde for alle 6 kommuner, og vil give en sikkerhed for at regler og bestemmelser på området kan sikres overholdt. Arbejdsgruppen foreslår samtidig, at alt arkivmateriale, der er mere end 20 år gammelt, afleveres til Landsarkivet i Aabenraa, samt at kommunernes egne arkivalier forbliver på nuværende adresse, indtil de fortløbende for 5 år ad gangen kan afleveres til Landsarkivet. Økonomi/personaleforhold: Frikøb af en medarbejder til at forestå arbejdet, samt ansættelsen af 4-5 jobtræningspersoner til at medvirke ved gennemførelsen medfører en omkostning i 2006 på 300.000 kr. Love og regler m.v.: Arkivloven Lov nr. 1017 af 17. december 2002. Arkivbekendtgørelsen bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003. Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne. Bekendtgørelse nr. 693 af 7. juli 2003 om bevaring og kassation i primærkommunernes arkivalier fra tiden før 1. april 1970. Bekendtgørelse nr. 925 af 6. september 2004 om aflevering af offentlige papirarkivalier til Statens Arkiver. Bekendtgørelse nr. 342 af 11. marts 2004 om arkiveringsversioner af bevaringsværdige data fra elektroniske arkivsystemer. Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed. 19. april 2006 86
Bilag: Oplæg omkring arkiv til kommunaldirektørkredsen. (1110684) Indstilling: Det indstilles, at arbejdsgruppens anbefalinger følges, og at der frigives en bevilling fra Sammenlægningsudvalgets budget på 300.000 kr. til formålet. Det indstilles, at arbejdsgruppens anbefalinger følges, og at der frigives en bevilling fra Sammenlægningsudvalgets budget i 2006 på 300.000 kr. til formålet. 19. april 2006 87
10. Udpegning af stedfortræder for formanden for Sammenlægningsudvalget til K.L.'s repræsentantskab. Journalnummer 00.01.00A23 / KIH SagsID: 1138732 Åben sag Formanden for Sammenlægningsudvalget er medlem af KL s repræsentantskab. I henhold til 13, i KL s nye love vælger sammenlægningsudvalget en personlig stedfortræder for formanden til KL s repræsentantskab. Valget af stedfortræder har gyldighed for hele valgperioden 2006-2009. Love og regler m.v.: 13 i Kommunernes Landsforenings nye love. Indstilling: Det indstilles, at Sammenlægningsudvalget udpeger en personlig stedfortræder for Sammenlægningsudvalgets formand til KL s repræsentantskab. Det indstilles, at Jens Andresen vælges som stedfortræder. 19. april 2006 88
11. Udpegning af delegerede til Lærernes Pensionsudligning I/S. Journalnummer 00.01.00A23 / KIH SagsID: 1138764 Åben sag Kommunernes Lærerpensionsudligning I/S har anmodet Sammenlægnings-udvalget om nyudpegning af delegerede til Rådsmødet i fællesskabet. Rådsmødet er interessentskabets øverste organ, og udpegning foretages for en periode på 4 år, 2006-2009. 4 af de nuværende kommuner er interessenter i selskabet, Højer, Løgum-kloster, Tønder og Nørre-Rangstrup. Dette medfører, at der for Ny Tønder Kommune skal udpeges 4 delegerede. En forholdstalsfordeling med udgangspunkt i landsresultatet for Kommunalvalget i november 2005 medfører, at disse 4 delegerede skal udpeges af Socialdemokraterne og Venstre, Danmarks Liberale Parti med hver 2 medlemmer. Kommunernes Lærerpensionsudligning I/S meddeler, at en række kommunal-politikere fra de nuværende interessenter er blevet genvalgt til Sammenlægningsudvalget, og at der derved vil være mulighed for at udpege repræsentanter fra disse som delegerede, idet de har kendskab til interessentskabet i forvejen. Love og regler m.v.: Vedtægter for Kommunernes Lærerpensionsudligning I/S Bilag: Delegerede til Rådsmøde den 23. maj 2006 (1138780) Vedtægter for Kommunernes Lærerpensionsudligning I/S (1138784) Indstilling: Det indstilles, at Sammenlægningsudvalget udpeger 4 delegerede til Rådsmødet i Kommunernes Lærerpensionsudligning I/S, at Socialdemokraterne udpeger 2 delegerede, og at Venstre, Danmarks Liberale Parti udpeger 2 delegerede, og at udpegning foretages uden hensyntagen til tidligere kommunegrænser, idet valget foretages for hele byrådsperioden 2006-2009. Det indstilles, 19. april 2006 89
at der udpeges 4 delegerede til Rådsmødet i Kommunernes Lærerpensionsudligning I/S, at udpegning foretages uden hensyntagen til tidligere kommunegrænser, idet valget foretages for hele byrådsperioden 2006-2009, og at Socialdemokraterne udpeger 2 delegerede og at Venstre, Danmarks Liberale Parti, udpeger 2 delegerede. 19. april 2006 90
12. Medlemskab af Rømø-Tønder Turistforening Journalnummer 24.05.00 / KL SagsID: 1108803 Åben sag Ny Tønder Kommune har modtaget en henvendelse fra Rømø-Tønder Turistforening om medlemskab af den nye turistforening Økonomi/personaleforhold: Medlemskab af den nye turistforening koster 2.500 kr. og gælder 1 år. Bilag: Medlemskab af Rømø-Tønder Turistforening (1097800) Indstilling: Det indstilles til Underudvalget Kultur & Fritid, at drøfte om Ny Tønder Kommune skal tegne medlemskab af Rømø-Tønder Turistforening. Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning den 13. marts 2006 Sagen oversendes til Økonomiudvalget med henblik på en generel stillingtagen til Ny Tønder Kommunes tegning af medlemskaber. Henning Schmidt deltog ikke i punktets behandling p.g.a. inhabilitet. Det indstilles, at der ikke tegnes medlemskab. 19. april 2006 91
13. Region Sønderjylland-Slesvig Journalnummer / KL SagsID: 1137062 Åben sag Eksisterende aftale om Region Sønderjylland-Schleswig blev dannet i 1997 og omfatter parterne Sønderjyllands Amt på dansk side, og Stadt Flensburg, Kreis Schleswig- Flensburg og Kreis Nordfriesland på tysk side. Disse parter finansierer også driften af organisationen. Geografisk omfattes Sønderjyllands Amt på den danske side og Landesteil Schleswig (Sydslesvig) på den tyske side af grænsen. Interreg-programmet er i hovedsagen omfattet af samme geografiske rammer. Befolkningstallet ligger på i alt 690.000, heraf 252.000 nord for grænsen og 438.000 syd for grænsen. Formålet med samarbejdet i Region Sønderjylland-Schleswig har hidtil været at tilvejebringe et langsigtet samarbejde til styrkelse af udviklingen i den samlede grænseregion, og er opbygget som en politisk styret samarbejds-organisation, hvor beslutninger træffes i principiel enighed. Regionalrådet, som i dag består af 42 medlemmer, er øverste beslutningsorgan i samarbejdet, 21 fra hver side af grænsen. De fleste er amts- eller kommunal-politikere, men der er også repræsentanter fra organisationer m.m. Alle er dog udpeget af aftalens parter. Bestyrelsen for Region Sønderjylland Schleswig foreslår imidlertid i den kommende aftale, at Regionalforsamling reduceres til 22 medlemmer. Bestyrelsen består i dag af 8 medlemmer, 4 fra hver side med både en dansk og en tysk formand, men det foreslås yderligere, at reducere bestyrelsen til 4 medlemmer med kun én fælles formand. Rådet har nedsat 6 faglige udvalg, som har til opgave at føre en løbende politisk dialog indenfor opgavefeltet samt bringe faglige parter sammen, generere konkrete projektidéer (bl.a. til Interreg), samle inspiration, udveksle erfaringer, identificere problemer af især lovgivningsmæssig art, som hindrer samarbejde etc. Udvalgene støttes sekretariatsmæssigt af forvaltningerne hos ovennævnte parter. I den nye aftale foreslås det, at reducere antallet af udvalg til 2-3. Driften af Region Sønderjylland-Schleswig, såsom servicering af organisationen med råd, bestyrelse, udvalg, faggrupper, information og projekter m.v. varetages af Regionskontoret i Padborg. Regionskontoret huser også Infocenter Grænse. Kontoret har både danske og tyske medarbejdere, og betjener begge sider af grænsen. Som følge af kommunalreformen i Danmark og nedlæggelsen af Sønderjyllands Amt har bestyrelsen for, at sikre fortsat overlevelse af regions-samarbejdet fundet det nødvendigt at finde nye partnere på dansk side. Som følge heraf har bestyrelsen for Region Sønderjylland Schleswig taget initiativ til udarbejdelse af nærværende forslag 19. april 2006 92
om ny aftaletekst for Region Sønderjylland Schleswig. Aftaleteksten lægger op til, at de nye sønderjyske kommuner Tønder, Aabenraa, Haderslev og Sønderborg samt Region Syd-danmark indgår som fremtidige danske partnere i samarbejdet. Partnerskabet skal udgøre grundlaget for et intensivt og langsigtet samarbejde med det formål at styrke udviklingen i den samlede grænseregion samt at styrke regionen i europæisk sammenhæng og i forhold til omgrænsende regioner. Forslaget til ændring af aftaleteksten om dansk-tysk samarbejde i Region Sønderjylland Schleswig er derfor blevet sendt til høring i de nye sønderjyske kommuner, samt Region Syddanmark. I forslaget bedes parterne tilkendegive, om man fremover ønsker at indgå som de danske partnere i Region Sønderjylland-Schleswig, herunder stå for den samlede danske del af finansieringen som ifølge opstillede budget for 2006 vil udgøre i alt, ca. 1,7 mio. kr. om året. Den konkrete fordeling af udgifterne samt sammensætningen af den danske repræsentation i Regionalforsamlingen skal afklares mellem de nye sønder-jyske kommuner og Region Syddanmark. Økonomi/personaleforhold: Regionskontor Sønderjylland Schleswigs samlede budget ligger for 2006 på 2.224.000 kr. inkl. Interreg-projektet Infocenter Grænse i alt 3,3 mio. DKK. Der er p.t. ansat 3 fuldtids- og 4 deltidsmedarbejdere i Regionskontoret, heraf to projektansatte. Bilag: AFTALETEKST GAMMEL-NY _4.doc (1137297) Henvendelse til høring.doc (1137323) Tidsplan.doc (1137328) Budget 2006.xls (1137332) Orientering om Region SJ-SL2.doc (1137342) Indstilling: Det indstilles, at underudvalg Økonomi behandler forslaget til ændring af aftalen for Region Sønderjylland-Schleswig, og om Ny Tønder Kommune skal indgå som part i Region Sønderjylland-Schleswig. Det indstilles, at Ny Tønder Kommune tilkendegiver interesse i at arbejde videre med deltagelse i Region Sønderjylland-Schleswig. Umiddelbart har Ny Tønder Kommune ikke bemærkninger til forslag til aftaletekst for Region Sønderjylland-Schleswig. 19. april 2006 93
14. Henvendelse fra KIMO Danmark. Journalnummer 09.00.00.A16 / MKJ SagsID: 1110165 Åben sag KIMO Danmark (Kommunernes Internationale Miljø Organisation) har henvendt sig med henblik på at klarlægge sammenfald af interesser for kommunerne langs den jyske vestkyst. Der ligger i dag 25 kommuner langs den jyske vestkyst og 19 af disse vestkystkommuner er medlem af KIMO Danmark. Efter kommune-sammenlægningen vil alle nye kommuner langs den jyske vestkyst være repræsenteret i KIMO Danmark. KIMO er en international miljøorganisation for lokale myndigheder. KIMO repræsenterer mere end 6 mio. borgere og har 120 medlemmer i interesse-området der er Nordsøen, Det Irske Hav og dele af Nordatlanten. KIMO har medlemmer i 10 lande, der inkluderer Storbritannien, Norge, Sverige, Danmark, Holland, Belgien, Irland og associerede medlemmer i Tyskland, Færøerne og Isle of Man. KIMO s medlemmer har fælles interesser i bl.a. fiskeri, landbrug, turisme og fritidsaktiviteter, som er tæt forbundet med kravet om en ren Nordsø. KIMO har derfor i en årrække arbejdet målrettet med: Problematikker om radioaktivt affald Forurening i forbindelse med ophugning i olie- og gasindustrien Problemet med tilførsel af affald til Nordsøen, og hvordan man kan sikre, at mængden med tiden begrænses Maritim sikkerhed og forurening med fokus på store forureningskatastrofer Internationale bestemmelser om registrering af dumpede konventionelle og kemiske våben Forurening med farlige stoffer Tilstrækkelig forsikringsdækning ved forureningskatastrofer og dækning ved anden påvirkning, der kan påføres kommuner KIMO Danmark gør endvidere opmærksom på, at såfremt medlemmer af Sammenlægningsudvalget ønsker at deltage som observatør i et af KIMO Danmarks bestyrelsesmøder, vil der være mulighed herfor fredag, den 19. maj 2006 eller fredag, den 8. september 2006. Der vil også være mulighed for at deltage som observatør ved KIMO s internationale årsmøde, den 6.-8. oktober 2006 i Helsingborg Kommune. KIMO anmoder om Sammenlægningsudvalgets stillingtagen til (fortsat) medlemskab af KIMO. Økonomi/personaleforhold: 19. april 2006 94