Vejledning, data til lønforhandling

Vejledning, data til lønforhandling Indhold 1 Indledning... 1 2 AUHRA pålogning og startside... 2 3 Personhenførbare løndata... 4 3.1 Log på AUHRA... 5 3.2 Fremsøg data i AUHRA... 5 3.3 Eksporter til Excel... 7 3.4 Bearbejd data efter behov... 9 4 Aggregerede løndata... 10 5 Dataindhold... 12 6 Ofte stillede spørgsmål og kendte fejl... 13 6.1 Har din computer adgang til AU s netværk og adm. systemer?... 13 6.2 Kan din pc afvikle AUHRA korrekt?... 13 6.3 Hvordan installerer jeg Excel-macroen?... 13 6.4 Er det dit første logon på AUHRA?... 14 6.4.1 Tillad Java-installation... 15 6.4.2 Pop-up blokker... 17 6.4.3 Eksportfilen åbner ikke Excel automatisk... 18 6.5 Glemt brugernavn eller password?... 19 6.6 Kendt uhensigtsmæssighed - Hovedmenuen forsvinder... 19 1 Indledning Denne vejledning indeholder en gennemgang af IT-understøttelsen af lønforhandlinger ved AU. Vejledningen er opbygget således, at hvert afsnit svarer til en delproces i det workflow som brugeren skal foretage for at få adgang til løndata. IT-understøttelsen er et modul i AU s HRsystem, normalt omtalt som AUHRA. Vejledningen henvender sig til alle grupper, der har en rolle i lønforhandlingerne, eksempelvis institutledere, vicedirektører, tillidsrepræsentanter og HR-medarbejdere. Følgende data er til rådighed: a) Lønoversigter på medarbejderniveau med personhenførbare data. Disse data stilles til rådighed for såvel ledelsessiden som medarbejdersiden. Lederen har adgang til alle medarbejdere på det institut/vd-område, som han/hun er leder for. Tillidsrepræsentanten har adgang til de kolleger, som han/hun er forhandlingsberettiget for. Dog er det sådan, at vil TR har adgang til alle indenfor den forhandlingsberettiget organisation på et institut/vd-område, også selv om vedkommende kun er TR for en delmængde af de pågældende personer. TR har ikke adgang til medarbejderens cprnr, men kan i stedet identificere medarbejderen på navn, fødselsdato og enhed. HR vil have adgang til alle data. 1

b) Lønoversigter for hele AU uden personhenførbare data. Disse data stilles til rådighed i en regnearksmodel, der er velegnet til tværgående analyse. Disse data vil alle have adgang til. c) I de tilfælde hvor der er behov for supplerende data om fordeling af lønnen vil dette kunne tuilvejebringes af HR-frontoffice ved opslag i AU s journalsystem. Adgang til data nævnt under a) er beskrevet i afsnit 3. Adgang til data under b) er beskrevet i afsnit 4. 2 AUHRA pålogning og startside Efter aftale med AU HR er der udsendt brugernavn og password og vejledning til alle brugere af Lønforhandlingsdelen i AUHRA. Mangler du dit login, så kontakt HR front office inden for dit område. Start AUHRA med følgende URL: http://auhra.au.dk Er det første gang du logger på bedes du gennemlæse afsnittet: Når du logger på første gang samt foretage installation af Excel macro, som beskrevet i afsnit 6. Inden man logger på, kan brugeren vælge sprog, dansk eller engelsk. Vær dog opmærksom på at Excel-regnearkene kun findes på dansk. Log på med det tilsendte brugernavn og password. Har du glemt dit brugernavn eller password, se afsnittet 7.2 Glemt brugernavn eller password. Følgende startside vises efter logon: 2

Af hensyn til datafortrolighed vil systemet låse skærmen ved 30 min inaktivitet. Herefter skal man indtaste password igen for at fortsætte arbejdet. Startsiden indeholder følgende elementer: Arbejdsliste Består af en liste af meddelelser om, at der er sket ændring i et flow, hvor man er deltager. Dette anvendes ikke i f.b.m. lønforhandling. Foretrukne Her kan du selv definere links til specifikke funktioner i systemet eller til relevante, interne eller eksterne websider. Definition foretages med knappen Personalisér. Hovedmenu Hvis du udelukkende er bruger af lønforhandlingsmodulet vil der kun være én indgang i hovedmenuen. Er du institutleder på Institut for Kemi vil indgangen være som vist ovenfor: Lønforh. Kemi Er du TR for DM erne på Institut for Kemi vil hovedmenuen hedde: Hvis du er TR og repræsenterer kolleger fordelt på flere institutter/vd-områder vil der være en menuindgang for hvert institut/vd-område. Er du bruger i AU HR hedder hovedmenuen: Dokumenter 3

Herunder ligger en række dokumenter, der knytter sig til forskellige anvendelser af AUHRA. Kun dokumenter, der starter med Lønforh. er relevante for arbejdet med lønforhandling. Dette drejer sig om dels denne vejledning som ligger under betegnelsen Lonforh. IT-vejledning og dels regnearket Lonforh. Aggrerede londata, som er beskevet i afsnittet 4. Aggrerede løndata Blå bjælke øverst (øverste højre hjørne) Indeholder 2 funktioner: Log af. (VIGTIG) Husk at anvende denne for at logge af. Afslutning ved blot at klikke på kryds i vinduets højre hjørne kan give problemer med at logge på igen senere. Præferencer. Herfra kan brugeren sætte forskellige personlige definitioner op. Her er det bl.a. mulighed for at ændre password. Når man står på en anden side end startsiden findes desuden: Hjem, som vil bringe brugeren tilbage til startsiden. 3 Personhenførbare løndata Figuren nedenfor viser de 3 forskellige brugerroller, samt den proces man skal gennemføre for at få løndata tilrådighed. Lønforhandling, personhenførbare data Leder, Inst. X TR, Inst. X Org. Y Itunderstøttelse SLS AUHRA Forespørgsel, data fra Inst. X Søgeresultat, data fra Inst. X Eksporter Forespørgsel, data fra Inst. X Org. Y Søgeresultat, Data fra Inst. X, Org. Y 1) Eksporter AU HR Forespørgsel, data fra hele AU Søgeresultat, data fra hele AU Eksporter 1) Data uden cprnr Processen er som følger a) Log på AUHRA b) Fremsøg i AUHRA de medarbejderdata, som du ønsker at anvende. Du kan enten lave en fuld søgning og få vist alle de data, som du har adgang til eller du kan afgrænse og kun se på et udsnit. Bemærk, at der ligger et datasæt for hver lønperiode (måned) for hver medarbejder. Dvs. hvis du kun ønsker at arbejde med seneste lønperiode skal du søge disse frem (beskrives i afsnit 3.2) 4

c) Eksporter nu data til Excel d) Bearbejd nu data i Excel efter eget behov De fire trin er beskrevet detaljeret i det følgende. 3.1 Log på AUHRA Log på AUHRA som beskrevet i afsnit 2. 1. Åbn funktionen ved at klikke på hovedmenuen Lønforh. Kemi (eller tilsvarende) 2. Klik på undermenuen Lønforhandling hvorefter søgebilledet vises: 3.2 Fremsøg data i AUHRA 3. I feltet Særlig oplysningstype tast Lønfor efterfulgt af TAB. (Feltet Særlig oplysningstype vil nu have værdien Lønforhandling): 4. Ønskes det fulde datasæt, som du har adgang til, kan du blot klikke på Søg og alle data vises. 5

Bemærk, at søgningen kan tage op til et minut eller mere afhængig af hvor mange data der findes i systemet. Mens systemet søger vises følgende popup-vindue: Vinduet vil forsvinde når søgningen er afsluttet. Hvis du vil afbryde søgningen kan du trykke Annuller. Søgningens resultatet vi se ud som følger: 5. Ønskes kun en delmængde af de medarbejdere du har adgang til anvendes feltet Detaljer. Placer markøren i feltet Detaljer og åbn feltet med Ctl l eller ikonet: I de felter der nu vises kan angives søgekriterier. Tastes f.eks. i Stillingstype 121 Lektor vil kun lektorer vises. Bemærk, at de felter hvor der vises tre prikker ud for feltet (når markøren er placeret i feltet) kan vælges værdier fra en liste, hvorimod der i de øvrige felter er fritekstsøgning. Når søgekriterierne er angivet trykker du Ok og efter følgende på knappen Søg 6. Ønsker du kun data fra én lønkørsel kan dette gøres på følgende måde: i) Placer Markøren i Feltet Dato: 6

ii) Tast F11. Systemet er nu i forespørgselstilstand og klar til at modtage forespørgselskriterier. iii) Skriv dato for den måned hvorfra data ønskes f.eks. 01.10.2011 iv) Tast CTRL F11 for at forespørge. (Tast evt. F4 for at forlade forespørgselstilstand) Denne dato søgning kan kombineres med den nævnte søgning v.h.a. Detalje-feltet. 3.3 Eksporter til Excel Når du har fremsøgt de data du ønsker at arbejde videre med kan disse overføres til et regneark. 7. Vælg Fil Eksporter 7

Systemet giver mulighed for at standse eksporten efter de første 100 rækker er eksporteret (Stop), eller fortsætte med 100 rækker af gangen (Fortsæt) eller fortsætte til alle rækker er eksporteret (Fortsæt til slut) 8. Tryk nu Ctrl-tasten ned og hold den nede (for at sikre at overførslen sker korrekt) indtil følgende vises: 9. Tryk Åbn 10. Regnearket viser nu data i et råt format svarende til rækkerne i AUHRA: 8

11. Anvend nu den makro som du tidligere installerede. Tast Crtl+ d: For hver medarbejder vises nu et datasæt på 30 segmenter indeholdende stamdata og lønoplysninger fra den pågældende måned. Indholdet i de enkelte segmenter er beskrevet i afsnittet Dataindhold 3.4 Bearbejd data efter behov Data kan nu analyseres og bearbejdes med de funktioner der findes i Excel. 9

4 Aggregerede løndata I de tilfælde hvor du har brug for at sammenligne løndata på tværs af hele AU eller for en gruppe der ligger uden for den gruppe som du har adgang til persondata for kan dette gøres i et generelt tilgængeligt Aggregerede løndata.xls. Dette regneark ligger frit tilgængeligt på AUHRA s forside under Dokumenter. Åbn regnearket ved at dobbeltklikke på det. Arket har 2 faner, én med rådata og én med analysemodellen, som vises som en såkaldt pivottabel. Pivottabellen kan se lidt forskellig ud afhængig af hvilken Excel-version du har. Nedenfor er udgangspunktet Excel 2007. I instrumentbrættet til højre (pkt. 1 5 ) fastlægges de felter der indgår i skemaet til venstre. Dette foregår på følgende måde: 1) Her afkrydser du de felter, som du ønsker skal indgår i tabellen til højre. 2) Træk felter over i dette område, hvis du ønsker at afgrænse/filtrere på dette felt. 3) Træk felter som du ønsker skal danne kolonner i tabellen over i dette område. 4) Træk felter som du ønsker skal danne rækker i tabellen over i dette område. 5) Træk felter som du ønsker skal indgå i tabellen over i dette område. Klik på pilen for at vælge hvilken beregning der skal anvendes på feltet, typisk vil dette være middelværdi eller antal 10

6) Vælg her afgrænsning/filtrering på kolonnerne 7) Vælg her afgrænsning/filtrering på rækkerne 11

5 Dataindhold Felt Dato Cprnr Fulde navn Køn Fødselsdato Aldersgrp. Stillingstypegrp Stillingstype Stil.type txt Fakultet Institut/VD-område Enhed niv 3 Enhed niv 4 Fagl.org. Hovedaft. Overenskst. Løngrp Basisløn(2012) Stil.tillæg(2012) OK.tillæg(2012) Kval.tillæg(2012) Funkt.tillæg(2012) Rolle tillæg(2012) Åremålstillæg(2012) Centrale tillæg(2012) Tillæg ialt(2012) Løn ialt(2012) Løn ialt ex pension(akt.) Ans.brøk Pension% Pension(2012) Bruttoløn(Akt.) Faktor Indhold Dato, hvor lønnen er udbetalt Cprnr Efternavn, Fornavne Mand/Kvinde Fødselsdato 5-års aldersinterval vip, tap, phd Stillingstype nr Stillingstype text Fakultet eller AU Administration Institut eller VD-område Niveau 3 i AU's enhedsregister. Struktur afhænger af institut/vd-område Niveau 4 i AU's enhedsregister. Struktur afhænger af institut/vd-område Faglig organisation som har forhandlingsret for vedkommende Hovedaftale (f.eks. AC-området eller OAO-fællesoverenskomsten) Overenskomstområde ( den specifikke overenskomst eller organisationsaftale) Løngruppe Basisløn i 2012- niveau Sum af evt. stillingstillæg. Knytter sig til funktionen i den bestemte stilling. 2012-niveau. F.eks. tillæg i den videnskabelige stillingsstruktur eller rådighedstillæg for fuldmægtige Sum af overenskomstmæssige tillæg udover basisløn. 2012-niveau. F.eks. farmaceuttillæg eller sluttrinstillæg for PROSA. Sum af kvalifikationstillæg. Decentrale. 2012-niveau. Professortillæg fra gl. aftale indgår her. Udligningstillæg indgår også her. Sum af funktionstillæg. Decentrale. 2012-niveau Sum af funktionstillæg. Centrale. Typisk studieledertillæg. 2012-niveau Sum af åremålstillæg. Typisk knyttet til særlige ansættelsesvilkår for chefer. 2012-niveau Sum af centralt aftalte tillæg, eksempelvis turnustillæg eller snerydningstillæg for 3 F. 2012-niveau. Sum af de ovenfornævnte tillæg. 2012-niveau Sum af tillæg og basisløn. 2012-niveau Løn i alt eksklusiv pension. Aktuelt niveau Ansættelsesbrøk med 2 decimaler. Den maksimale pensions pct. for ansættelsen, ikke nødvendigvis den aktuelle. Pension i alt i 2012-niveau. Bruttoløn i aktuelt niveau. (Løn + pension) Omregningsfaktor mellem 2012-niveau og aktuelt niveau. 12

6 Ofte stillede spørgsmål og kendte fejl 6.1 Har din computer adgang til AU s netværk og adm. systemer? Du skal være på AU s netværk og have adgang til AU s administrative systemer for at anvende systemet. Hvis ikke AUHRA s logon-billede vises når du aktiverer linket til AUHRA skal du kontakte AU IT s support, helpdesk@au.dk. 6.2 Kan din pc afvikle AUHRA korrekt? Lønforhandlingsmodulet kan ikke afvikles fra ipad, kun fra Windows pc og Mac. AUHRA kræver at pc ens Java version ikke er nyere end version 1.6 Dvs. hvis har du opgraderet Jave til den seneste version 1.7 kan modulet ikke køre og du må nedgradere til 1.6. Kan du ikke selv udføre dette kontakt da helpdesk på helpdesk@au.dk. Følgende fejlmeddelelse vil typisk vises ved ovenstående problem: 6.3 Hvordan installerer jeg Excel-macroen? Inden du eksporterer dat til Excel skal du have installeret en makro, der kan formatere data. Gør følgende: 1) Åbn filen Lonforh. Tilføjelsesprogram v 3.0, der ligger på området Dokumenter på AUHRA s forside. 2) Tryk Gem for at gemme filen i følgende mappe på din pc: a) C:\Programmer\Microsoft Office\Office12\Library hvis du har Office 2007 på din pc. b) C:\Programmer\Microsoft Office\Office14\Library hvis du har Office 2010 på din pc. c) Har du Windows 7 professionel 64 bit og 32 bit version af Office pakken skal du bruge mappen C:\Programmer (x86) og ikke C:\Programmer d) Tip: Hvis du har en engelsk udgave af Windows hedder mappen ikke programmer men programs 3) Du skal nu sikre dig at din pc tillader anvendelse af makroer. Start Excel og vælg Excelindstillinger: 13

4) Vælg nu Sikkerhedscenter. På denne side trykker du på knappen Indstillinger for Sikkerhedscenter. Tryk på Indstillinger for makro og sæt prik i Aktiver alle markroer 5) Afslut med OK 6) Installer nu makroen som add-in. Gå igen i Excel-indstillinger 7) Vælg Tilføjelsesprogrammer og tryk på Udfør 8) Sæt flueben i Lønforhandling og tryk OK 6.4 Er det dit første logon på AUHRA? Ved første logon vil du blive bedt om at vælge et nyt password. Gem brugernavn og password på et sikkert sted. 14

6.4.1 Tillad Java-installation AUHRA anvender hjælpeprogrammet Java, som måske/måske ikke findes på din computer i forvejen. 1. Når du klikker på menuen Lønforhandling ved første logon vil følgende meddelelse måske vises: 2. Højreklik på den gule linje og vælg Kør tilføjelsesprogram: 3. Vælg Kør 4. Kryds af i feltet I accept the risk og Klik Run 15

Hvis du har pop-up blokker slået til vil nedenstående vises. I så fald skal du udføre vejledningen i pkt 6.4.2. Pop-up blokker 5. Luk nu alle AUHRA vinduer. 6. Åbn computerens Kontrolpanel, vælg Java opsætning og vælg i pop-up billedet Java fanebladet 7. Klik på View og aktiver Java 1.6 som vist nedenfor 16

6.4.2 Pop-up blokker Første gang du logger på systemet skal du sikre sig at din computer accepterer pop-up vinduer fra systemet. Dette kan være meget forskelligt afhængigt af hvilken Browser du bruger og om du har installeret toolbars og andet. Bruger du Internet Explorer skal du gøre følgende: Har du Google Toolbar skal du sætte følgende: Hvis du har undladt at deaktivere pop-up blokkeren vil systemet efterfølgende give følgende fejlmeddelelse: 17

6.4.3 Eksportfilen åbner ikke Excel automatisk Når man eksporterer data fra AUHRA skal din computer fortolke data vha. Excel. Dette er din computer måske ikke indstillet til. Du skal i så fald sætte computeren op til at åbne eksportfilen, som er en såkaldt csv-fil,i Excel. Dette gør du på følgende måde: 1. Åbn stifinderen (evt vedr højreklik på Start-knappen) 2. Vælg Funktioner Mappeindstillinger og vælg fanebladet Filtyper 3. Skriv CSV i Filtypenavn og Vælg Microsoft Excel-program i Tilknyttet filtype: 4. Vælg OK og Vælg Ja til at acceptere den nye filtypetilknytning. 5. Klik Anvend og OK 6. Eksportfilen fra AUHRA vil nu åbnes i Excel 18

6.5 Glemt brugernavn eller password? Hvis du glemt dit brugernavn eller password kan du automatisk få det tilsendt ved at anvende Assistance til logon på AUHRA s logon side. Herfra kan bestilles nyt brugernavn og password. 6.6 Kendt uhensigtsmæssighed - Hovedmenuen forsvinder Der er i systemet en kendt fejl, der opstår ved længere tids inaktivitet. Fejlen viser sig ved at hovedmenuen forsvinder: Brugeren bliver herefter nødt til at logge af og på igen, herefter vil hovedmenuen igen vises. 19